ANTECEDENTES HISTRICOS DE LA CORRESPONDENCIA

La evolucin de la correspondencia, se puede decir que es la misma de la escritura, ya

que la primera forma como el hombre se comunic son sus semejantes fue a travs de
la escritura ideogrfica (figuras o dibujos); as los jeroglficos son la muestra ms
representativa de la expresin del pensamiento del hombre, tanto en las antiguas
civilizaciones egipcias como en las aborgenes americanas
Posteriormente los fenicios crearon los caracteres alfabticos, los cuales fueron
ampliados por los griegos con la inclusin de las vocales. Del alfabeto fenicio se
derivan todos los dems alfabetos conocidos, adaptados al modo particular de cada
raza.
La escritura de mensajes originariamente se realizaba en tabletas de arcilla,
posteriormente, posteriormente en tabletas cuadradas de madera recubiertas de cera y
luego se utiliz el papiro como material de escritura, ests se fabricaba con el tallo de la
planta que recibe el mismo nombre, la cual se cultivaba en Egipto a orillas del Nilo. En
Prgamo, ciudad de Asia Menor, se cre el pergamino, el cual era obtenido de la piel
de las reses, ste desplazo el papiro en el siglo VI, luego a finales del siglo VIII y
principios del siglo IX los rabes introdujeron en Europa el papel, que haban aprendido
a fabricar de los chinos.
En los tiempos primitivos, la correspondencia estuvo reducida solo a cartas con un uso
muy restringido, debido a la falta de comunicacin y el escaso intercambio de ideas
entre los diversos pueblos. Ya en la edad media por el desarrollo de la civilizacin y el
auge del comercio, la correspondencia alcanzo gran desarrollo y difusin.
Hoy da, debido al avance cientfico y tecnolgico alcanzado en las vas y medios de
comunicacin, es comn que los mensajes escritos del hombre lleguen a los ms
escondidos lugares de la tierra, logrndose as una comunicacin efectiva, capaz de
mantener informada a la humanidad de los acontecimientos ms resaltantes del mundo
entero, desde el mismo momento en que estos ocurren.
CLASIFICACIN DE LA CORRESPONDENCIA DE ACUERDO A SUS
CARACTERSTICAS.
La correspondencia presenta una variedad de formas con caractersticas propias; por
tanto, dados su importancia, es necesario realizar una clasificacin que permita
conocer la finalidad de cada uno.

Por el destino: Pblicas y Privadas

Publicas: contienen informacin general a travs de medios de comunicacin

(prensa, radio, TV, Carteleras, pancartas.)

Privadas: Tratan de informacin de inters y carcter particular comercial y oficial.
Por su contenido: Primera clase y Segunda clase
Primera clase: es toda correspondencia de carcter actual y personal su contenido
es solo de informacin: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios,
peridicos, etc.
Segunda clase: Es toda correspondencia relacionada con bultos, muestras,
paquetes, cuya tramitacin se realiza tambin por correo.
Por su tramitacin: Postal y Telegrfica
Postal: Cuando se acude a la oficina de correos para hacerla llegar a su destino, se
divide en:
o Ordinaria: Es la que sigue curso normal a travs del correo
o Certificada: Cuando el remitente paga una tarifa doble y exige un recibo
para su entrega a su destinatario
o Telegrfica: Es cuando la correspondencia se tramita ante las oficinas del
telgrafo
o Por su puntuacin: Abiertas, Cerradas y Mixtas.
o Abiertas: No llevan signo de puntuacin en la fecha, direccin, firma,
antefirma, excepto en las abreviaturas.
o Cerradas: Son las que llevan los signos de puntuacin
o Mixtas: Son las que combinan las Abiertas y Cerradas
o Por su extensin: Largas medianas y cortas
o Largas: Cuando contienen ms de doscientas palabras
o Medianas: Cuando contienen doscientas palabras
o Cortas: Cuando contienen cien palabras
o Por su Forma: Abarca todos los tipos de correspondencia su diferencia est
en redaccin y presentacin

FACTORES QUE INCLUYEN LA CORRESPONDENCIA

Estilo: es la forma particular en que las personas, redactan sus mensajes segn la
finalidad que estos tengan (amistad negocios o asuntos gubernamentales) en ella
se manifiesta la cultura y la personalidad de quien escribe.
Aspecto gramatical: trata lo concerniente a la ortografa sntesis que debe existir
en el mensaje que se comunica.
Ortografa: se aprecia en la escritura correcta de las palabras a travs de la
utilizacin exacta de las letras signos de puntuacin y entonacin.
Sntesis: se refiere al ordenamiento armnico de las palabras de manera tal que no
se dificulte la claridad del escrito.
Analoga: trata de los accidentes y propiedades de las palabras consideradas
aisladamente
Aspecto material: esto se refiere al papel (calidad, color, tamao), sobres, color de

tinta, mrgenes, espacios, limpiezas, orden y liquidez que se utiliza en la

correspondencia

CLASIFICACIN DE LOS SOBRES

Por la forma:
Semi cuadrado: Tiene las dimensiones casi iguales por cada lado.
Rectangulares: Tiene la base ms larga que la altura
Por el tamao:
Corriente: Sus dimensiones son 16 por 9.5cm.
Comercial: Sus dimensiones son 16 por 12cm
Oficial: Sus dimensiones son 23.5 por 12cm
Por su confeccin:
Con ventana: Son los que llevan la abertura o ventanilla cubierta con papel
transparente.
Sin ventana: Son todos los dems sobres
Por el medio de transporte:
Ordinarios: Son los que se transportan por va terrestre martima o fluvial.
Areos: Son los que se transportan por va area.
NORMAS PARA LA REDACCIN DE UNA CARTA COMERCIAL
Una carta comercial tiene un formato diferente al de una carta personal. Adems de
que la carta comercial debe estar bien escrita, es importante saber cmo darle un
formato correcto. El propsito de la carta comercial es informar o persuadir a tu
audiencia y se debe evitar el lenguaje pomposo o inflado. La carta es a espacio
seguido, dejando dos lneas entre prrafos.
Partes de la carta
La direccin debe ir primero y estar completa con el nmero exterior de tu oficina, la
ciudad, estado y cdigo postal. (Omite este paso si utilizas papelera con membrete).
Directamente bajo la direccin va la fecha. Escribe la lnea de referencia y una breve
frase acerca de la carta. Debajo de sta escribe el nombre y la direccin del
destinatario. Redacta el saludo. Escribe el cuerpo de la carta, luego el cierre y deja dos
espacios antes de incluir tu nombre y firma.
Formato de bloque
La regla de formato para el estilo de bloque es que la carta est alineada a la izquierda.
Por ejemplo, la direccin y la fecha estn a la izquierda; dejando dos lneas y luego el
saludo. Deja dos lneas y comienza el cuerpo sobre el lado izquierdo del papel. Inicia el
cuerpo en el lado izquierdo y no dejes sangra. La regla de formato es que la carta no
tenga sangras. Inicia un nuevo prrafo dejando dos lneas de espacio y luego justifica

a la izquierda las nuevas oraciones. Otra regla para el formato de bloque consiste en
escribir las cartas a espacio sencillo, excepto entre los prrafos. El cierre es a un solo
espacio. Despus, deja dos lneas, escribe tu nombre y firma la carta.
Bloque modificado
El estilo de bloque modificado es ampliamente utilizado en las cartas comerciales. La
regla de formateo para el estilo de bloque modificado es que el nombre y la direccin
del remitente se justifica a la izquierda. La fecha y el cierre se justifican al centro. El
cuerpo de la carta se justifica a la izquierda sin sangras. Para el saludo, deja dos
lneas y luego justifica el cuerpo a la izquierda.
Semibloque
Este formato es similar al estilo de bloque modificado. La regla de formato para el
semibloque es que el nombre y la direccin del remitente van justificados a la izquierda.
La fecha se centra en medio de la pgina. Deja dos lneas y justifica el saludo a la
izquierda. La regla de formateo para el cuerpo de la carta es usar sangra. Usa sangra
en todos los prrafos en lugar de justificarlos a la izquierda. Para el saludo, deja dos
lneas y usa sangra en el prrafo del cuerpo, dejando doble espacio entre prrafos. El
cierre y tu nombre van centrados.
EXPRESIONES MS USADAS EN LA REDACCIN DE UNA CARTA COMERCIAL
Tres marca que ustedes representan, con las caractersticas mecnicas que
adjuntamos.
Se hace tediosa y quita tiempo al hombre o mujer
"el tiempo es oro".
El club de oratoria
Respuesta a un cliente
El precio
Su inters
Su oferta
Refleja la actitud
Hacia la empresa
Con nuestro sistemas
Nuestro procedimientos de contabilidad
Mucha atencin
Forma de organizacin
De un proceso

CLASIFICACIN DE LA CARTA COMERCIAL

Cartas de solicitud. Este tipo de cartas, en el que se incluyen tambin las de

pedido, es el que se emplea para pedir servicios, instrucciones, informes,
reservaciones, referencias, precios, catlogos, entrevistas, cooperacin, etc.
Cartas de remisin o envo. Son las que se dirigen para acompaar cheques,
giros, documentos comerciales, panfletos, boletines, muestras o mercaderas. En
dichas cartas se hace constar la remisin de lo que se manda. Sirve para identificar
lo que se ha enviado y par que el destinatario sepa especficamente lo que ha de
llegarle.
Cartas de cobranza. Se proponen recordar a las persona a quienes se ha
concedido crdito, el cumplimiento de su obligacin. Su redaccin debe ser muy
cuidadosa para no herir la susceptibilidad del cliente.
Cartas de reclamaciones. Son aquellas que expresan una queja o protesta, en
virtud de los errores que con frecuencia se cometen en las transacciones
comerciales o en las decisiones profesionales y administrativas, aunque traten de
evitarse.
Cartas de ofertas. Se escriben con el fin de inducir al posible cliente a comprar
determinados artculos o servicios. Ejemplos de stas son las que tienen como
propsito anunciar un nuevo producto, asegurar a los clientes a mejora de un
servicio, o dar a conocer la naturaleza y alcance de nuevas actividades, convencer
a alguien de la ventaja de abrir una cuenta corriente en determinado banco, etc.
Cartas de relaciones pblicas. Son cartas comerciales que tienen carcter social.
Se escriben para conservar las buenas relaciones entre los clientes o usuarios de
las empresas o agencias. Son muy importantes porque, por medio de ellas, se
mantiene vivo en el recuerdo de todos, el nombre de la empresa o agencia y su
presencia en la comunidad. Las ms comunes son las de felicitacin, psame,
invitacin y agradecimiento.