Secretariatul din zilele noastre si din

trecut

Printre activitile cu importan deosebit n cadrul unei organizaii economico-sociale

se numr i activitatea de secretariat.
Activitatea de secretariat este structurat pe compartimente specializate i are o ampl
generalizare. Ea se desfoar la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale ale
administraiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primrii, consilii
locale), ct i la nivelul agenilor economici, al unitilor cu profiluri diferite (academii, instituii
de nvmnt superior, coli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma de organizare,
amploarea, numrul de funcii i unele atribuii sunt diferite de la o organizaie la alta.
Munca de secretariat n administraia public prezinta unele particulariti faa de
secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului c insui managementul instituiilor publice
i structura organizaionala sunt diferite de oranizarea si conducerea companiilor i firmelor
private. Aici termentul de secretara a fost inlocuit cu cel de asistent manager.
Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu personalul angajat i
cu persoanele din afara instituiei i de asemenea, reprezint (n unele cazuri) o dublare a
direciilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuiilor specifice. Astfel,
secretara preia o serie de atribuii privind personalul, activiti administrative, activiti de relaii
cu publicul.
Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin
degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, crendu-i astfel condiiile necesare realizrii
principalelor sale funcii: prevedere organizare comand coordonare control. Secretara
trebuie s creeze condiii optime pentru luarea deciziilor care reprezint actul esenial al
conducerii.
n literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcii i
respectiv persoane care le ocup) cu activiti, atribuii i sarcini individuale complexe. Acest
grup de oameni specializai sunt reunii sub o autoritate ierarhic (directori de secretariate, efi
de serviciu, secretari-efi) autoritate subordonat la rndul su direct conducerii i care are
precizate atribuii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrrilor specifice muncii de
secretariat.
Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activiti :
1) Activiti cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon,
stenografierea, multiplicarea, redactarea nscrisurilor dictate de efi, clasarea
documentelor, nregistrarea corespondenei).
2) Activiti prin care se duc la ndeplinire sarcinile i atribuiile prevzute n fia
postului (documentare, coresponden, protocol, organizarea manifestrilor etc.).
3) Activiti pe care le decid, le iniiaz singure (cursuri de perfecionare, instruire a
secretarelor din subordine),
4) Activiti de reprezentare a efilor lor (primiri oficiale, participare la discuii cu
parteneri de afaceri, etc.)

Activitile se compun din atribuii, iar atribuiile din sarcini. Atribuia reprezint sfera de
competen a unui compartiment, iar executarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune
competena membrilor compartimentului n realizarea sarcinilor ce decurg din aceste activiti.
I.

Atribuiile i sarcinile secretariatelor

Compartimentului secretariat i revin atribuii globale din care se extrag i se
detaliaz sarcini pentru fiecare lucrtor. Atribuiile i sarcinile unei secretare depind
de structura i domeniul de activitate al organizaiei respective i sunt cuprinse n
fia postului.
Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi n tara
activitatea de secretariat, (in cazul n care funcioneaz ca un serviciu autonom), ea
include urmtoarele atribuii i sarcini :

executarea lucrrilor de registratur general (sortarea, nregistrarea, datarea,

distribuirea) acolo unde nu exist un compartiment specializat de registratur.
lucrri de coresponden primit i emis de unitate; lecturarea corespondenei primite,
prezentarea la conducere, nregistrarea, repartizarea i urmrirea rezolvrii
corespondenei primite, ntocmirea unor rspunsuri pe baza documentrii prealabile,
dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondenei cu materialul de baz;
pregtirea corespondenei pentru expediere, predarea la registratur sau expedierea
direct, dup caz, asigurarea transportului corespondenei prin organizarea muncii
curierilor.
atribuii de documentare: detectarea surselor interne i externe, selectarea materialului;
prezentarea materialelor rezultate sub form de tabele, scheme, statistici, etc., clasarea
documentelor, organizarea i asigurarea unei bune funcionri a arhivei unitii.
scrierea rapid, stenografierea discuiilor din edinele, conferinele, ntlnirile de
afaceri, stenografierea dup dictare (i la telefon), transcrierea setnogramelor.
multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maina de scris sau calculatorul
(folosind metoda oarb), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea mainilor de
copiat, corectarea greelilor, cunoaterea unor sisteme de corectare a materialelor pentru
editorial.
traduceri i retroversiuni de acte, coresponden, materiale documentare, cunoaterea
unei limbi strine de circulaie internaional scris i vorbit.
probleme de protocol i relaii cu publicul: ntocmirea unor planuri pentru desfurarea n
bine condiii a ntlnirilor cu persoane din afr instituiei, primirea vizitatorilor i a
partenerilor de afaceri, cunoaterea, documentarea n ceea ce privete regulile de
comportament i protocol specifice rii din care vine partenerul, pregtirea
corespondenei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente.
evidena necesarului de consumabile i evidena de personal (secretara ntocmete
referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, ine evidena orelor
suplimentare, concediilor, evidena delegaiilor, a deplasrilor i a evenimentelor
profesionale.
pregtirea cltoriilor de serviciu ale efului, rezervarea de bilete, a camerei de hotel,
obinerea vizei (dac este cazul), pregtirea documentelor necesare pentru ntlnirile de

II.

lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie s se ntlneasc eful i stabilirea

programului.
cunoaterea i folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maina de multiplicat,
fax, aparatura de nregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoaterea tehnoredactrii
computerizate i a programelor pentru aceasta.
organizarea sistemului informaional: primirea prelucrarea i transmiterea informaiilor.
ntocmirea contabilitii primare a firmei
primirea i transmiterea comunicrilor telefonice
organizarea edinelor i a materialelor necesare.
difuzarea n unitate a deciziilor i instruciunilor cu caracter de circulat.
preluarea de la efi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara
(asistenta manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de
responsabiliti persoanelor din subordine.
perfecionarea permanent din punct de vedere profesional.
supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia, evaluarea
posibilitilor fiecruia i stabilirea responsabilitilor.
respectarea disciplinei muncii.

Rolul i locul secretarei (asistentei manager) n lumea profesional contemporan

Pentru funcia de secretar nu exist o descriere universal valabil, dar definirea funciei
presupune considerarea cel puin a urmtoarelor elemente : scopul i rolul secretariatelor n
sistemul general al activitii economico-sociale i n organizaia respectiv, poziia pe care
activitatea de secretariat o deine, responsabilitile, gradul de autoritate primit de la manager,
relaiile cu toi factorii implicai n respectivul proces al muncii.
n ciuda a ceea ce s-ar putea crede apariia meseriei de secretar nu aparine vremurilor
moderne, ea are deja o istorie ndelungat.
O abordare evolutiv a meseriei de secretar nu se poate realiza dect n contextul
evoluiei istorice a managementului i a mijloacelor de comunicaie. Inc din fazele de nceput,
n practicarea acestei meeserii, descoperim cteva coordonate eseniale care i-au marcat
funcionarea pn astzi, i anume:
- meseria de secretar a aprut i a funcionat ntotdeauna pe lng factorii de decizie ai
vieii eocnomico-sociale;
- tratarea informaiei scrise, a stat la baza acestei activiti;
- confidenialitatea a constituit o cerin esenial sub aspect deontologic.
Confidenialitatea este sugerat chiar de termenul ,,secretar(); etimologic, cuvntul
derivnd din latinescul secretum,i desemna o persoan care tia s pstreze secrete. Meseria
de secretar precede - n timp istoric - apariia denumirii sale. Dac inem cont de faptul c
primele forme ale scrierii au aprut din necesitile administraiei de stat de a emite dispoziii, de
a da ordine i a administra bunuri, putem lega apariia acestei meserii de casta scribilor. In
special, n perioda faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori specializai n
comunicarea scris. Problema confidenialitii se punea, la vremea aceea, numai pe cale oral,
fiind puini cei care tiau s citeasc. Aa se i explic practica unor autoriti de a tia limba
scribilor, pentru a se asigura de pstrarea secretului profesional.

Apoi, prin trecerea de la un sistem economic la altul i prin evoluia mijloacelor de

comunicaie, apar alte coordonate funcionale ale acestei profesii.
Astfel, n Evul Mediu persoana desemnat cu titlul de secretar era cea care se ocupa de
corespondena monarhului sau a unor nali demnitari; aceasta presupunea meninerea n
continuare a sarcinilor iniiale de caligrafiere a textelor, la care s-au adugat alte operaiuni de
expediere, dar i de eviden a circulaiei documentelor scrise.
In epoca modern, o dat cu ptrunderea mainilor mecanice de scris n structurile
administrative, imaginea secretarei se va asocia att de mult cu acest mijloc de imprimare a
textelor, nct activitatea ei se va confunda cu cea de dactilograf. Trebuie spus, ns, c din
punct de vedere istoric, aceast meserie a aparinut brbailor, pn la nceputul secolului XX,
cnd au nceput s fie promovate drepturile ceteneti refuzate femeii secole de-a lungul.
Astzi, statisticile demonstreaz c 95% din funciile de secretare sunt ocupate de femei.
Sociologii argumenteaz acestea prin faptul c este o meserie care se potrivete ca o mnu
femeilor, cci ele din natere au o capacitate mai mare de supunere, nclinaie spre detaliu,
loialitate, abilitate relaional i chiar o mai mare inteligen emoional. Apar, astfel, noi cerine
privind practicarea acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca tiin tot la
nceputul secolului XX, dezvolt noi valori, privind resursele umane i resursele informaionale.
Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, i reevaluarea auxiliarului su de
baz, secretariatului.
In zilele noastre meseria de secretar/asistent manager este foarte cutat, accentul
punndu-se acum pe selectarea ct mai atent a lor. Dovad c este aa sunt i zecile de anunuri
care apar zilnic n ziare i reviste.
Profesiunea de secretar este poate singura profesiune care a suferit cele mai multe
transformri dup 1989, odat cu apariia i la noi a mijloacelor moderne de comunicare i
informare. Secretara nu nseamn doar puin dactilografie, picioare frumoase i arta de a face
cafea, ea lucreaz acum pe calculator, folosete Internetul, are cunotine de management,
marketing, drept, primete i transmite mesaje prin telefon, fax sau e-mail n limbi strine pe care
le stpnete mai bine dect eful ei, dispune de un mic atelier informaional, dactilografiaz pe
calculator folosind metoda oarb. Ea ntocmete i folosete sisteme sigure de eviden, fiind
la curent cu instituiile, organismele i departamentele din ar i strintate cu persoanele lor
cheie
Competena celor
concretizeaz n a fi:

care

lucreaz

compartimentele

de

secretariat

se

un bun stenograf s poat transmite i transcrie exact ceea ce i se dicteaz;

un dactilograf ndemnatic, scriind fr greeli de tastare i limb;
un bun corespondent, folosind o limb corect i bogat n coninut;
un bun specialist n clasarea i arhivarea actelor, corespondenei i documentelor, capabil
s le gseasc, la nevoie, cu rapiditate;
un interpret capabil s discute cu persoane strine, s fac cunoscute ideile
reprezentanilor firmei, s comunice acestora ideile reprezentanilor firmei, i s
comunice acestora ideile interlocutorilor strini fr denaturri;
un bun organizator al sistemului informaional, capabil s primeasc, s prelucreze i s
transmit informaii, precum i s in la zi evidenele pentru conducere i celelalte
compartimente ale unitii;

 un bun traductor, capabil s traduc cu rapiditate un text din/n limba romn/limba

strin;
un bun cunosctor al lucrrilor de secretariat i coresponden, capabil s nregistreze,
repartizeze i s urmreasc rezolvarea corespondenei primite, s pregteasc rspunsul
la scrisorile indicate de conducere, s prezinte la semnat corespondena mpreun cu
materialul de baz, s ntocmeasc formele de expediere a corespondenei;
un bun organizator al contactelor ntre conducere i persoanele din afar i din interiorul
firmei (ntlniri de lucru, edine, conferine); capabil s fac oficiul de secretar de
edin i s redacteze procese-verbale;
un bun documentarist, capabil s detecteze surse de documentare, s selecteze i s
claseze materialul, s-l difuzeze sub form de buletine, fise, etc;
un bun specialist n manipularea i utilizarea aparaturii moderne de birou (calculatoare,
maini de multiplicat, aparatur de nregistrare-clasare, etc);
un bun lucrtor, capabil s ntocmeasc statistici specifice sectorului de secretariat, s le
prezinte sub form de grafice i tabele;
un bun agent de triere i transmitere a comunicrilor telefonice, capabil s filtreze,
limitnd pn la evitarea total a caracterului nociv al suprasolicitrilor i ntreruperilor
frecvente ale activitii conducerii n anumite perioade.
un lucrtor capabil s redacteze rapoarte, referate, informri pe baza unor directive
generale i a materialului documentar;
un bun specialist pentru controlul i corectura editorial i tipografic a materialelor n
curs de multiplicare.
Secretara este cea care contribuie la imaginea public a unei firme sau instituii. Ea
reprezint prima imagine a firmei, prima persoan cu care se intr n contact (tim cu toi c
prima impresie conteaz; imaginea pe care o creeaz secretara este extrem de important. Nu de
puine ori am auzit s-au am gndit dac secretara arat aa sau se comport aa ce s mai
zicem de ef).
Trebuie s recunoatem c n Romnia zilelor noastre, mai ales n instituiile publice de
stat, secretariatul apare ca ceva tabu, ca locul unde i este team s intri si s ceri informaii i
asta pentru c unele secretare confund profesionalismul cu atitudinea ostil pe care o afieaz de
la prima ora a programului, aducnd astfel un mare deserviciu att efului ct i instituiei unde
lucreaz.
n concluzie, putem spune c orict de multe schimbri vor fi n structura organizatoric a
instituiilor, orict de multe i sofisticate echipamente apar, acestea nu vor reui s nlocuiasc
niciodat o secretara competent, care se va perfeciona continuu.
III.

Functia de asistent manager

Asistentul manager face parte din structurile ierarhice superioare, ca prim subaltern i n
acelai timp colaborator apropiat al directorului (general sau de departament). Asistentul
manager nu poate da dispoziii nimnui, fr a fi delegat n acest sens de director, doar dac la
rndul su are subalterni (secretare). Sunt cazuri n care, prin delegare de autoritate, asistentului
manager i se subordoneaz directori de departamente, asistentele acestora etc.
Activitatea de asistent manager ofer nenumrate satisfacii personale i profesionale,
dar i o serie de constrngeri:
Avantaje:

un salariu mai mare;

condiii de munc mai bune;
contacte variate;
mai multe responsabiliti;
mai mult putere de influen;

Constrngeri :
- deplasri frecvente n provincie i/ sau strintate ;
- program flexibil ;
- raportri permanente ;
- obligaii sociale sau mondene (o mai mare disponibilitate) ;
- stagii de perfecionare.
Ceea ce ateapt efii din partea asistentilor este adesea contradictoriu. Pe de o parte,
orice director i dorete un asistent care s primeasc dispoziiile fr a-l contrazice, s fie loial
i discret, iar pe de alt parte, independena, inteligena, solicitudinea i responsabilitatea sunt
acele caliti pe care trebuie s le aib un asistent manager pentru a-l degreva de anumite sarcini,
sprijini si asigura succesul.
Sarcinile i atribuiile pe care trebuie s le ndeplineasc un asistent manager depind de
poziia pe care eful lui o ocup n structura organizatoric a firmei, precum i de domeniul de
activitatea al acesteia. Fa de secretara din instituiile de stat, asistentului manger i se cer mai
multe cunotine i abiliti (cunotine de mangement, marketing, drept, psihosociologie,
informatic, relaii publice, etc.) ; au mai multe responsabiliti.
Cele mai importante competente ale asistentei manager sunt :
administrarea gestionarea documentelor
corespondena cu partenerii de afaceri
motivare-stimulare
rezolvare a conflictelor
luarea deciziilor
negocierea
controlul
delegarea responsabilitilor
raportarea activitii
optimizarea forei de munc
coordonarea perfecionrii forei de munc
comunicarea interpesonala
Aceste uniti de competn definesc n mare parte activitatea unei asistente manager, dar
aa cum am mai spus, ele se stabilesc n funcie de domeniul n care lucreaz i de poziia pe care
o ocup ( n subordinea directorului general, a unui director de departament, etc.).
Eficiena unei asistente manager devine o cerin tot mai stringent n munca
ei de zi cu zi. Pentru a fi eficient i a evita strsul, ea trebuie s-i organizeze ct
mai bine activitile pe care le are de ndeplinit.
In ajutorul efecturii cu succes a sarcinilor, asistenta manager are la
dispoziie diferite mijloace i metode de organizare a activitilor:

 planificarea scris este o metod care duce la eficientizarea timpului de lucru. Secretara
trebuie s-i planifice, s-i noteze toate sarcinile pe care le are de rezolvat i toate
informaiile pe care le primete. In afar de planificarea zilnic, se pot face i planificri
pe termen lung (pentru sarcinile ce pot fi prevzute dinainte. De ex. vizitele unor strini,
diferite lucrri, rapoarte, dri de seam etc.) In planificarea zilnic a sarcinilopr pe care le
are de rezolvat, secretara trebuie s aprecieze corect durata rezolvrii lor. De asemenea,
ea nu i va planifica toate cele opt ore de munc ale zile, ci numai 40%, restul de 60%
din timpul de lucru reprezentnd timp tampon (perioade de timpi pentru sarcini, lucrri
neprevzute, suplimentare, noi etc.).
stabilirea corect a prioritilor este foarte important ca secretara s stabileasc corect
prioritile sarcinilor pe care le are de rezolvat ntr-o zi. Prioritile se stabilesc dup cum
urmeaz:
a) sarcini importante i urgente (se rezolv imediat);
b) sarcini importante, dar nu urgente (nu trebuie rezolvate imediat);
c) sarcini nu foarte urgente i nu foarte importante (trebuie delegate pe
ct posibil, fiind mari consumatoare de timp).
scurta discuie matinal cu eful asupra programului zilei;
informarea efului, atunci cnd problemele foarte urgente i importante se
decaleaz sau nu pot fi toate rezolvate;
delegarea unor sarcini mari consumatoare de timp;
nfiinarea unei mape personale de coresponden (pentru presortarea
corespondenei sosite dup puncte de interes);
evitarea nemulumirii de a cuta mereu documente sau dosare care lipsesc,
urmrind cu atenie micarea hrtiilor i a dosarelor;
notarea tuturor informaiilor importante
reactualizarea periodic a caietului cu numerele de telefoane i adresele pe
care le folosete n mod curent;
stabilirea de bune relaii de munc, att cu efii, ct i cu persoanele din
subordine;
comunicarea eficient cu celelalte secretare din instituie i din afara
instituiei;
Secretara nu poate ine minte numrul mare de detalii ce apare n munca de
zi cu zi. Informaiile sosite pe diferite ci n secretariat trebuie notate, pentru a fi
transmise conducerii i compartimentelor de lucru ct mai exact. In acest scop,
secretara dispune de diferite mijloace; cele mai uzitate sunt:
Agenda de birou este extrem de necesar i cea mai des utilizat form de
eviden. In agend se nscriu n mod obligatoriu toate sarcinile, inclusiv cele care
trebuie rezolvate imediat. Agenda de birou computerizat poate fi pstrat n
memoria unui calculator, astfel nct nregistrrile pot fi vizualizate pe ecran i pot fi
tiprite la imprimant. Inregistrarea se face introducnd data, ora i scurte detalii,
iar cnd o ntlnire este anulat sau mutat la alt dat, nregistrarea poate fi
tears din memorie sau mutat. O ntlnire care se repet la intervale de timp n
decursul unui an se poate introduce o singur dat, iar calculatorul va nregistra
mesajul automat la toate datele. Inregistrrile fiecrei zile pot fi vizualizate la
nceputul zilei de lucru. Avantajul acestui tip de agend este confidenialitatea

nregistrrilor, prin folosirea de ctre secretar a unei parole care nu permite

accesul altcuiva la agend.
Calendarul de evenimente are o natur distinct de cea a agendei de lucru,
cuprinznd toate invitaiile, convocrile, programrile, evenimentele protocolare.
Pentru a putea fi trecute n agenda de lucru, acestea trebuie s fie aprobate i s se
transmit confirmarea participrii.
Evenimentele cuprinse n calendarul de evenimente sunt:
-

invitaii primite de la organismele civile, alte autoriti, parteneri din ar

i strintate, reprezentaniile diplomatice, invitiile la evenimente
personale;
- evenimente de specialitate organizate de instituie sub forma colocviilor
i meselor rotunde; organizate de alte instituii omoloage saxu din alte
domenii de activitate, la care se solicit prezena ca specialist;
- convocri de ctre autoriti superioare : la edine, la prezentri de
rapoarte, la stagii de instruire etc.
Programul zilnic- se prezint dactilografiat n fiecare diminea conducerii i
cuprinde edinele consftuirile, ntlnirile de lucru din ziua respectiv.
Caietul alfabetic cu adrese i numere de telefon trebuie ales foarte gros,
deoarece pe parcursul activitii unei instituii, numrul acestora va crete. Caietul
trebuie s fie format mare, pentru a putea conine coloane cu numele persoanei sau
a instituiei, adresa, numrul de telefon. Adresele i numerele de telefon se noteaz
pe msura apariiei lor, din aceast cauz, caietul cu adrese prezint urmtorul
dezavantaj: ordinea alfabetic n cursul unei litere nu poate fi respectat, unele se
ordoneaz numai dup prima liter nu i dup a doua, ceea ce face dificil gsirea
rapid a numelui i adresei unei persoane sau a unei instituii.
Lista numerelor de telefon curente cuprinde un numr restrns de numere
de telefon care trebuie identificate rapid. Utilizarea ei scutete secretara de a pierde
timpul cutnd n agend sau n fiier; se impune revizuirea i actualizarea lunar
sau trimestrial.
Scadenarul de termene constituie un instrument indispensabil n
asigurarea respectrii termenelor stabilite de conducere sau de secretariat. La
folosirea scadenarelor de termene este nexcesar ca secretara s dovedeasc mult
discernmnt n aprecierea diverselor termene,dup urgen i important,
atrgnd din timp atenia factorilor responsabili, pentru prevenirea unor ntrzieri.
Activitile nerealizate la termenele fixate se vor transfera, cu acordul prilor, la noi
termene sau se va renuna la ele dac este cazul.

Asistenta manager ocup

reprezentnd cartea de vizit a
comportamentul ursuz i indiferena
bun asistent trebuie s cunoasc

o funcie reprezentativ n cadrul firmei, ea

firmei n faa partenerilor de afaceri. Lipsa de tact,
acioneaz n mod negativ asupra clienilor. De aceea, o
i s respecte regulile bunelor maniere n afaceri, s

dovedeasc respect fa de clieni, s respecte timpul celorlali, s fie amabil, binevoitoare i s

poat purta n mod plcut o conversaie.