coala Naional de Studii Politice i Administrative

Administraie public

PLANUL DE COMUNICARE
AL
PRIMRIEI MUNICIPIULUI FETETI
2014-2015

*Planificare funcional

Sandu Mdlina
Grupa III

Bucureti
2015

Cuprins

1.

Structura administrativ...........................................................................................................3
1.1.

Procedura tipic de auditare..............................................................................................4

2.

Strategia instituiei de comunicare...........................................................................................5

3.

Analiza swot.............................................................................................................................8
3.1.

Ptratul imaginii................................................................................................................9

4.

inte..........................................................................................................................................9

5.

Funcii de comunicare..............................................................................................................9

6.

Activitile instituiei..............................................................................................................10

7.

Nivel de comunicare...............................................................................................................10

8.

Planul de aciune.....................................................................................................................11

1. Structura administrativ
Municipiul Feteti este situat n sud-estul Romniei, n judeul Ialomia, ocupnd o poziie de
contact ntre Cmpia Brganului i Valea Dunrii. Principalele resurse naturale sunt
reprezentate de ctre terenurile agricole (peste 8.000 ha) favorabile agriculturii, Braul Borcea
care are o lungime de peste 9 km pe teritoriul municipiului, flora i fauna (n special cea
piscicol).
Populaia municipiului Feteti, la 1 iulie 2009, era de 34.263 persoane (aproximativ 26% din
populaia urbana a judeului), aceasta nregistrnd modificri minore n perioada 2002-2009.
Podurile Dunrene dintre Feteti i Cernavod (Anghel Saligny) reprezint principalele
resurse antropice. De asemenea, pot fi amintite Muzeul Muncipal i Biserica SF. Nicolae.
Primria Municipiului Feteti este o instuie public de interes local, cu personalitate juridic,
aflat n subordinea Instituiei Prefectului Judeean Ialomia. Instituia este organizat i
funcioneaz potrivit prevederilor Legii nr. 215/2001 privind administraia public local,
republicat i n conformitate cu hotrrile Consiliului Local Feteti privind aprobarea
organigramei, a numarului de posturi i a statului de funcii ale aparatului de specialitate al
Primarului i serviciilor publice.
Aceast instituie posed o imagine public mediocr n principal din cauza nevalorificrii
oamenilor remarcabili care lucraz n cadrul ei i din cauza imaginii nefaste pe care cetenii
orasului o au.
mbuntirea imaginii este necesar deoarece instituia a devenit locul despre care locuitorii
oraului nu au de spus cuvinte de laud i pe care nu o promoveaz.
Primria Municipiului Feteti i desfoar activitatea ntr-un bloc, unde ocup 4 etaje,
deoarece fosta cldire a primriei a fost desfiinat, fiind ncadrat in categoria celor cu risc
seismic ridicat. Conform strategiei de dezvoltare vechiul sediu trebuia s fie reabilitat cu bani
din fonduri europene pn n 2015, ns nu au fost ncepute lucrrile.
Majoritatea specialitilor n relaiile publice consider comunicarea eficient drept cheia
succesului n relaiile dintre organizaie i publicurile ei. Ei susin ca aceasta implic crearea unor
fluxuri de comunicare bidirecionate dinspre mediu spre instituie n beneficiul reciproc. O
instituie trebuie s fie un bun asculttor, sensibil la interesele i valorile publicului, un bun

comunicator, capabil s conving publicul s i asculte mesajele, s le neleag i s accepte

punctul de vedere respectiv.
Comunicarea uman poate s fie verbal sau non-verbal, interpersonal sau intrapersonal.
La rndul ei, comunicarea interpersonal poate sa fie direct sau mediat de un anume suport
(canal, media) . Relaiile publice se folosesc de mai multe forme de comunicare: ele fac apel la
comunicarea interpersonal (n conferine de pres, spre exemplu), la comunicarea mediat
tehnologic (scrisori) i la comunicare de mas (comunicatele sau nregistrrile video).

1.1. Procedura tipic de auditare

Intervievarea
managerilor
instituiei
Managerul public

Determinarea obiectivelor

Transparena
actului
decizional,
Transparena
informaiilor,
Consultarea cetenilor
pentru luare unei decizii
corespunztoare,
Implicarea cetenilor n
procesul decizional,
Nediscriminarea
cetenilor de etnie rrom
Amabilitate din partea
funcionarilot publici.

Grupuri int

Metodologie pentru
fiecare tip de grup

Beneficiari
Cercetare
Poteniali beneficiari
cantitativ
Poteniali investitori
Cercetare
Mass-media
calitativ
nfiinarea
unor
organizatii
neguvernamentele
(ONG, fundaii).

Au fost aplicate 80 de chestionare la nivelul institu iei, fiecare funcionar public putnd s-i
exprime opinia. Pe baza chestionarului concluzionez urmtoarele:

majoritatea funcionarilor publici sunt de sex feminin, cu vrste cuprinse ntre 30-40
ani,
80% dintre functionari au studii universitare, 20% au studii liceale, doar 30% au studii
superioare de lung durat.
Respondenii au afirmat c n cadrul instituiei comunicarea se face att formal ct i
informal

Toi funcionarii susin c prerea cetenilor influeneaz deciziile pe care ei le iau.

Deciziile sunt luate n mod rational, se respect termenuele limit i sunt publicate n
ziarul local al municipiului.
60% dintre functionari au afirmat c n urmtorii ani nu se vd lucrnd n aceeasi
instituie/funcie deoarece evoluia economic i politic actual va determina
modificri ale structurii executive.

2. Strategia instituiei de comunicare

ntr-o organizaie planul de comunicare trebuie s fie cunoscut n integralitatea sa de
managementul de la cel mai nalt nivel pn la func ionarii de execuie. Planul de comunicare
fixeaz un cadru de referin pentru ansamblul aciunilor de comunicare, referine specifice la
aciuni concrete.
Strategia de dezvoltare economico-social a oraului cuprinde domenii precum: dezvoltarea
infrastructurii, protecia mediului, educaie, cultur, art, asisten social, sntate,
administraie, economie.
Obiectivele planului de comunicare sunt: implicarea cetenilor comunitii n procesul
decizional; consultarea populaiei pentru luarea deciziilor corespunztoare; implicarea
cetenilor prin contribuie direct la finanarea diverselor obiective; creterea transparenei
actului decisional.
Strategia de comunicare, va contribui la distribuirea adecvat i sistematic a informaiei
despre activitile derulate de funcionarii din cadrul primriei, asigur nd accesul publicului la
mai multe surse de informaie cu referire la situaia decizional i la problemele pe care
municipiul le are n domeniul dezvoltrii.
Strategia de comunicare a Primriei este necesar pentru a crea o legtur eficient ntre
instituia aflat n subordinea Instituiei prefectului Ialomia i ceteni. Aceast legtur va fi
realizat prin intermediul instituiilor mass-media, societii civile, colaboratorilor, ONG-uri,
asociaii obteti, a partenerilor naionali ct i internaionali etc.
Scopul strategiei const n identificarea i dezvoltarea mesajelor coerente, specializate pe
fiecare din componentele vizate (intern, extern i internaional), diseminat publicului intr-un
timp adecvat.

Strategia are o serie de caracteristici ce trebuie avute n vedere:

o Informativ: distribuirea informaiei folosind diverse canale de comunicare (mass-media,
pagina web a Primriei, reele de socializare, administraie public local, ONG-uri etc.);
o educativ: sesiuni de instruire, workshop-uri pentru grupurile-int;
o cognitiv: discursuri, mese rotunde, conferine, ntlniri n teritoriu;
o multiaspectual
Proiectul are ca obiectiv general promovarea serviciilor de informare i rela ionare cu
cetenii pe baza unor principii generale de calitate i eficien, n vederea creterii transparenei
administraiei publice i a ncrederii cetenilor n serviciile publice oferite. Primria trebuie s
ating un nivel corespunztor de ncredere instituional intern i extern a prilor implicate,
ceea ce se reflect ntr-o imagine public neutr sau pozitiv.
Obiectivele strategiei se concretizeaz n:
o
o
o
o
o
o
o

Transparena actului decizional,

Transparena informaiilor,
Consultarea cetenilor pentru luare unei decizii corespunztoare,
Implicarea cetenilor n procesul decizional,
Nediscriminarea cetenilor de etnie rrom
Amabilitate din partea funcionarilot publici.
Sporirea gradului de sensibilizare i contientizare de ctre opinia public a importanei

instituiei
o Creterea nivelului de ncredere al cetenilor fa de instituie
o Creterea eficienei colaborrii cu societatea civil i partenerii naionali ct i internaionali.
Obiectivul principal al Strategiei de comunicare este constituit de identificarea direciilor
principale de aciune n ceea ce privete comunicarea intern i extern a Primriei, astfel nct
s poat dezvolta i/sau menine o bun relaie cu toate tipurile de public-int, att cu cele
interne, ct i cu cele externe.
Strategia are dou obiective specifice:
1. stabilirea unui tipar comunicaional intern al instituiei i prioritizarea direc iilor
principale de aciune n ceea ce privete comunicarea intern;
2. stabilirea unui tipar comunicaional extern al instituiei i prioritizarea direc iilor
principale de aciune n ceea ce privete comunicarea extern.

Obiectivul general de comunicare intern const n mbuntirea relaiilor de colaborare

intra- i inter-instituionale, odat cu transparentizarea proceselor de diseminare a informa iilor i
luare a deciziilor, astfel nct publicul-int intern (funcionari i personal contractual) s capete o
bun nelegere a aciunilor instituiei i s aib posibilitatea de a contribui la mbuntirea i/sau
implementarea acestora
Aa cum i statutul funcionrului public precizeaz, funcionarii publici 1 nu au voie s aib
oriectri politice, astfel c partidul politic aflat la putere nu pot influena strategia de comunicare.

3. Analiza swot
Puncte tari
Contientizarea de ctre instituie a nevoii
de

comunicare

eficace

pentru

Puncte slabe
Comunicare intern ce nu permite un

realizarea parcurs rapid al informaiilor de interes public

atribuiilor i obligaiilor sale,

ce pot deveni o tire i pot aduce un plus de

Prezena paginii web i procesul n derulare imagine i credibilitate instituiei,

de modernizare a acesteia,

Lipsa unor mesaje clare despre ce se va

Interesul i sprijinul partenerilor de ntmpla cu problemele identificate anterior,

dezvoltare pentru diminuarea corupiei,

fapt ce ar permite angajailor s se concentreze

Suportul extern oferit instituiei,

pe atribuiile lor i s nu simt c este

Personal bine pregtit, care poate face fa

ameninat viitorul lor profesional apropiat,

cerinelor postului;

Lipsa unui departament cu mai muli

angajai

nsrcinai

cu

administrarea

comunicrii.
Relaionare inter-instituional uneori
problematic n scopul dobndirii informaiilor
n regim de urgen
Oportuniti
Ameninri
Procesul de e-transformare care creeaz
Schimbri sociale i economice frecvente
condiii pentru evitarea factorului uman n
acordarea serviciilor publice ctre ceteni,

Deficitul de cooperare ntre instituiile

statului

1 Legea 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici

Interesul mass-media pentru mediatizarea

cazurilor de corupie

subordonat politic, dei este o percepie fals.

Existena reelelor de socializare i a

platformelor

online

Perceperea instituiei statului ca fiind

pentru

Dezinteresul funcionarilor de a combate

transmiterea corupia i starea de decepie generalizat n

mesajelor i ncrederea publicului n acestea

rndul cetenilor

3.1. Ptratul imaginii

Ptratul imaginii este oferit de analiza swot a institu iei, este o imagine obiectiv pe care
aceasta o red instituiei.

4. inte
Prin intermediul grupurilor-int se urmrete stabilirea unei legturi cu societatea, la diferite
niveluri. intele pot fi compuse din.
o
o
o
o
o
o
o
o

Ceteni
Beneficiari
Poteniali beneficiari
Poteniali investitori
Mass-media
nfiinarea unor organizatii neguvernamentele (ONG, fundaii).
Funcionarii publici
Cetaenii comunitilor locale invecinate

5. Funcii de comunicare
Pentru realizarea obiectivelor sale managerul se va baza pe urmtoarele funcii2 ale
comunicrii:

2 Paul Marinescu, Managementul instituiilor publice,

http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/marinescu/cuprins.htm, accesat la 13.06.2015

Funcia de informare Managerul este pus n faa monitorizrii la dou feluri de

informaie: informaia extern trimis i primit i informaia intern care circul prin
canalele formale i neformale de comunicare.

Funcia de comand i instruire aceast funcie a comunicrii se refer la modalitile prin

care managerii se asigur c oamenii i departamentele acioneaz continuu n direcia
obiectivelor instituiei.

Funcia de influenare i convingere, ndrumare i sftuire prin aceast funcie se

realizeaz moduri specifice de control asupra informaiei i asupra comportrii membrilor
instituiei.

Funcia de integrare i meninere funcie ce trebuie privit sub urmtoarele aspecte:

o pstrarea instituiei n stare operaional prin cursivitatea informaiei;
o folosirea corect a canalelor de comunicare pentru a evita ncrcarea cu informaie
inutil;
o sortarea i verificarea datelor; integrarea prilor n ntreg prin raportarea lor la acesta
i la contextul n care prile trebuie s funcioneze.
Interesai, de strategia instituiei i tot prin comunicare acetia pot fi motivai. Tot prin

comunicare managerul poate asigura circulaia informaiei; informaia corect i util trebuie s
ajung la locul potrivit n momentul potrivit astfel c eforturile tuturor s se coordoneze ntre ele.

6. Activitile instituiei
Activitile instituiei sunt stabilite n cadrul unor edine. edinele sunt printre cele mai
utilizate instrumente de gestionare a activitilor, de mobilizare a echipei i, n final, de
documentare i obinere a rezultatelor. Din acest motiv, este foarte important s organizm aceste
edine ntr-un mod ct mai efficient.

Scopul sedintelor de proiect este luarea unor decizii concrete cu privire la pai urmtori,
responsabiliti, termene limit etc.

7. Nivel de comunicare
n ceea ce privete comunicarea extern Managerul este ntr-adevr purttorul principal de
imagine al organizaiei pe care o conduce. Cu toate acestea, legturile sale cu mediul extern sunt
mai degrab oficiale, comportamentul i atitudinile sale sunt predictibile. El nu face altceva dect
s se conformeze unor prescripii de rol i cel mult de status. Activitatea i legturile sale externe
sunt proiectate n aa fel nct s reitereze i s ntreasc imaginea creat prin intermediul
relaiilor publice i a publicitii.
Comunicarea vertical cuprinde fluxuri de informaii (mesaje) generate de managerii de la
nivelurile cele mai nalte ale instituiei i adresate celor de la nivelurile inferioare. Ele se
manifest ntre manageri i subordonai i se concretizeaz prin decizii, instruciuni, proceduri,
memorii oficiale, reglementri interne, norme, rapoarte, etc.
Comunicarea orizontal vizeaz egalitatea de anse. Egalitatea ntre femei i brbai este un
drept fundamental, o valoare comun a UE, i o condiie necesar pentru realizarea obiectivelor
UE de cretere economic, ocuparea forei de munc i a coeziunii sociale. Aceste aspecte
vizeaz accesul la ocuparea forei de munc, egalitatea salarial, protecia maternitii, concediul
parental, de asigurri sociale i profesionale, securitatea social, sarcina probei n cazurile de
discriminare i de auto-ocupare a forei de munc. Toate activivile de comunicare la care face
referire Strategia de fa vor respecta i promova directivele europene n domeniul egalitii de
anse.

8. Planul de aciune
Public int
Functionari
ai Primrie

inte de
comunicare
mbuntirea
fluxului

Etapizare
1-3ani
Peste 4ani
- revizuire
- organizare
constant a
compartiment

Resurse

Performan

Resurse - numrul de
umane care
proceduri de

Rezultate
Flux intern de
comunicare

intern
de
comunicare,
astfel
nct
procentul
funcionarilor
care
consider
comunicarea
intern
drept
puin
transparent.

procedurilor
n
domeniul
comunicrii
interne
(gestionare
documente,
resurse
umane,
organizare
sesiuni de
informare i
formare)

cu funcii de
gestionare a
comunicrii
interne (n
perioada
postcriz,
odat cu
diminuarea
presiunilor
financiare)

dein
cunotine i
competene n
domeniul
comunicrii
instituionale
i
manageriale
(minim 2
specialiti la
nivelul
instituiilor
centrale i
minim
1
specialist la
nivelul
structurilor
teritoriale).

comunicare
intern
revizuite
- compartiment
cu
funcii
de
gestionare
a comunicrii
interne
creat.

mbuntit,
astfel
nct procentul
funcionarilor
care
consider
comunicarea
intern
drept
puin
transparent a
sczut.