Organizarea evenimentului Perfectionarea in IT

Definirea profilului reuniunii

Tema/obiective
Industria IT din Romnia a cunoscut o cretere semnificativ n ultimii ani, tot mai multe
companii i start-up-uri de succes fcndu-i apariia pe piaa autohtona.
Evenimentul are ca scop aducerea in plan public a ultimelor trenduri si practici inovatoare in
industria IT software.
Evenimentul cuprinde sesiuni de conferinte cu importanti speakeri din domeniul software,
dezbateri sau oportuniti reale de socializare i de cunoatere.

Data/durata
Prima editie va avea loc in perioada 4-6 martie 2016.

Responsabilitati de organizare
Responsabilitile de organizare sunt in seama noastra ca firma organizatoare.

Orarul evenimentelor
4 martie 2016: Conferinta: Cat de importanta este inovatia din IT&C
Iulian CIRCIUMARU, manager PwC
Mircea TUDOR, fondator al MB Technology
5 martie 2016: Prezentarea unor programe de software Oracle, Conferinte & Networking
Prezentare programe: Reprezentant Oracle: IACOB Paul, Manager Oracle Romania
Conferinte & Networking:

CRISTEA Stoica, Dezvoltator Oracle

JULA Emil, Key Account UBUNTU
MIU Iulian, Senior Project Manager BEATM Sistems

BACIU Marius, Managing Partner Soft Expert Mobility

6 martie 2016: Circuit turistic

Numar participanti/ conferentiari invitati/ numar interventii:

In cadrul primei editii vom avea 77 de participanti, 30 de firme a cate 2 reprezentanti si
10 participanti din partea presei de specialitate, iar pe durata evenimentului vom avea 7
conferentiari invitati (2 vineri si 5 sambata). Numarul interventiilor nu este unul bine delimitat
deoarece conferentiarii vor fi omniprezenti in cadrul evenimentului pentru a raspunde efficient si
util tuturor intrebarilor.

Spatii necesare, cerinte tehnice si de infrastructura

Spatii: sala Fortuna Ballroom din Hotelul Intercontinental 100 de locuri,
dimensiune sala 25 X 11 m.
Dispunearea locurilor: sistem parlament
Metode: proiectii de date si prezentarea produs
Echipamente: proiector digital; proiector; LCD proiector; DVD player; planseta si markere;
whiteboard; videocassette recorder; pupitru; microfon; iluminat natural; cablu modem; 5 prize in
sala.
Locatie manifestare: Bucuresti .

Definirea profilului participantilor

Participantii ce vor lua parte la eveniment, vor fi reprezentantii unor firme ce activeaza in
domeniul IT. Firmele participante sunt din provincie. Numarul participantilor din partea firmelor
este de 60, fara a avea insotitori.
Firmele au fost selectate de la Registrul Comertului, dar a contat domeniul de activitate.
Toate firmele participante fac parte din industria IT.
Din presa am invitat reprezentanti ai unor siteuri de specialitate, blogari si emisiuni tv pe
domeniul it.

Cei care au acceptat invitatia noastra: arenait.net; connect.ro; emisiunea tv itmania; emisiunea
tv zona IT; blog.innovated.ro
In total 10 persoane din partea presei.
Toti participantii sunt din Romania.

Stabilirea bugetului
Cheltuielile vor fi realizate din sponsorizari, reclama, taxa de participare si tur post eveniment.
Dorind sa multumim pentru fondurile provenite din sponsorizri, vom recunoaste public meritul
sponsorilor prin:

invitarea i menionarea sponsorilor la ceremonia de deschidere i inchidere;

prezentarea companiei sponsor n timpul sesiunilor si prezentarea produselor sale
(programe software Oracle)
inserarea de materiale promoionale ale sponsorilor n mapele de conferin, afiarea
siglelor n materialele tiprite; includerea numelui i siglei sponsorului n machetele de
publicitate din pres;

CHELTUIELI

1. Organizare & personal

1.1.
Pregatire si derulare eveniment
staff
contabilitate
Serviciu de presa
Colaboratori in timpul derularii evenimentului
Tehnicieni sunet
Tehnicieni imagine
Tehnicieni lumini
Alti tehnicieni
Personal de hol/indrumare
Conferentiari invitati
fotograf
securitate
Total 1. organizare & personal
Taxe inchirieri
2.1 chirii spatii/holuri/saloane
Sala conferinta

Prevazut

Realizat

1000
300
150

840
300
150

350
300
300
400
100
1500
300
200
4900

350
300
280
400
100
1400
300
200
4620

5000

5000

2.2 Costuri energie si colaterale

2.3 taxe mobilier si echipamente
Mese, scaune
Podium. Platforma, tribuna
Pereti despartitori
Cosuri de gunoi
altele
Total 2 taxe inchirieri
3 Echipamente
3.1 Echipamente audio/sunet
microfoane
Instalatie de amplificare/difuzare
3.2 echipamente video
Proiector film
videorecorder
Ecran obisnuit
3.3 echipamente lumina
Sistem de iluminare electrica
Total 3 echipamente
4 Tiparituri/corespondenta
4.1 tiparituri diverse
Anunturi preliminare si finale
Programul reuniunii
Lista participantilor
ecusoane
4.2 tiparituri pentru organizare
Formulare inregistrare participanti
Formulare confirmare
facturi
Confirmare rezervare hoteliera
presa
Total tiparituri/corespondenta
5 taxe postale, telefon
6 materiale pentru eveniment
mape
Blocnotes, pixuri personalizate
Folii ecusoane
Total 6 materiale pentru eveniment
7 cazare si transport
Comitet organizator
conferentiari
Participanti
Total 7 cazare si transport
8 program social
Ceremonia de deschidere

900

750

200
1000
500
50
50
7700

200
1000
500
50
50
7550

150
1000

150
1000

400
250
350

400
250
350

400
2550

390
2540

900
150
70
70
70

870
140
70
70
70

100
100
100
100
100
1760
500

70
70
70
70
50
1550
500

350
500
100
950

350
450
70
870

800
800
40000
41600

2000
2000
35000
39000

1000

1000

Ceremonia de inchidere
Total 8 program social
9 catering
Catering pentru participanti
Catering pentru personal
Total 9 catering
10 marketing
10.1 publicitate
Anunturi in reviste de specialitate
Altele
10.2 relatii publice
Comunicat de presa
Total 10 marketing
11 alte cheltuieli
Pregatirea si instalare software, retea PC
Onorarii conferentiari
Total 11 alte cheltuieli
Total costuri
tva
Total costuri + tva

1000
2000

1000
2000

3000
700
3700

3000
700
3700

1000
500

1000
500

100
1600

100
1600

500
3500
4000
71260
17102.4
88362.4

500
3500
4000
64330
15439.2
79769.2

VENITURI
Taxe de participare
Taxa de participare
Tur post eveniment
Marketing
Publicitate/reclama
sponsorizari
Total incasari
tva
Total venituri + tva

Prevazut

Realizat

24000
45000

18000
60000

10000
45000
124000
29760
153760

5000
25000
108000
25920
133920

Cooperarea cu industria de profil:

Pentru acest eveniment am cooperat cu Oracle Romania, sponsor principal, si cu Echipamente
AV, CHR Electronics, Media Solutions care ne-au ajutat cu echipamente video/sunet.
Toti conferentiarii invitati au experienta in domeniu IT si sunt nume importante din aceasta
industrie.

Selectia destinatiei/locatiei:
Locul ales pentru desfasurarea evenimentului este Bucuresti deoarece:

Usor accesibil din punct de vedere al transportului (cel mai important nod
rutier/feroviar/aeroportuar)
Cele mai numeroase variante de accomodare
Fiind capitala Romaniei, orasul Bucuresti cuprinde atat spatii de divertisment, cat si
culturale sau istorice, gasind aici o varietate complexa pentru toate gusturile.