Sunteți pe pagina 1din 7

1.

Sistemul informational si ntreprinderea


Orice societate, fie ca este vorba de societate la nivel micro sau macroeconomic, fie ca este la nivelul ntregii
lumi, nu poate exista fara informatii si fara comunicarea lor. Obtinerea si transmiterea informatiei presupun existenta
unui sistem care sa asigure att culegerea si prelucrarea datelor, ct si diseminarea lor. Sistemul este (sau ar trebui
sa fie) grefat pe structura organizationala a societatii n care functioneaza, presupunnd un ansamblu organizat de
resurse necesare atingerii obiectivelor pentru care a fost creat.
n ultimul timp, a devenit o realitate dependenta dintre nevoia de informatii, existenta unui sistem care sa
asigure furnizarea acestora si dezvoltarea societatii, n general.Sistemul care poate oferii informatiile cerute este
sistemul informational, un adevarat producator si distribuitor de informatii. El este cel care preia datele din mediul
intern si extern al organizatiei n care functioneaza, le prelucreaza si le distribuie celor care au nevoie de informatiile
obtinute, sub diferite forme.
Are loc, astfel, un ciclu, care poate fi comparat cu ciclul economic " Bani - Marfa - Bani " , in care elementele
componente sunt :
INFORMAIE (DAT) - DECIZIE - INFORMAIE .
Asa cum se observa, "materia prima " vehiculata n cadrul sistemului informational o reprezinta informatia,
indiferent de numele sub care apare: "informatie", "data", "decizie". Dar informatia este mai mult dect att. Ea
reprezinta puntea de legatura intre subsistemul informational si celelalte subsisteme din cadrul oricarei societati.
Daca ar fi sa privim sistematic societatea contemporana si fluxul de informatii ce se desfasoara n interiorul ei,
am oberva ca acesta se realizeaza pe 2 nivele:

Un prim nivel e reprezentat de informatiile care circula ntre subsistemele ce compun societatea
(printre care se afla si subsistemul economic);

Un alt nivel l constituie fluxul de informatii ce circula n cadrul aceluiasi subsistem, ntre diferitele
nivele de organizare ce l compun.

n ceea ce priveste subsistemul economic, celula elementara de organizare o


constituie unitatea economica, adica ntreprinderea, la nivelul careia au loc formarea si
vehicularea informatiilor primare din economia unei tari.
ntreprinderea este principalul furnizor de informatii al domeniului economic.

Schematic fluxul de informatii din cadrul unei intreprinderi se prezinta astfel :

Fig.1.1 Fluxul informational n cadrul ntreprinderii


Schema ne arata importanta informatiei si a sistemului informatic, legatura ce exista ntre aceste subsisteme
ale ntreprinderii. Sistemul informational este cel care prelucreaza datele oferite de sistemul operational pentru a le
trimite sub forma de informatii sistemului de conducere. Mai departe, acesta emite decizii, care sunt transmise tot prin
intermediul sistemului informational, sistemului operational pentru a le pune n practica, rezultnd astfel alte date, si
ciclul se repeta.
Rezulta ca fundamentarea deciziilor la nivelul conducerii ntreprinderii (care corespunde subsistemului
decizional) are la baza informatiile provenite de la nivelul sistemului informational. Acest lucru are o nsemnatate
deosebita pentru activitatea unitatii economice, ntruct bunastarea ei depinde ntr-o proportie covrsitoare de
rapiditatea cu care se iau decizii si de corectitudinea lor, decizii care au la baza tocmai informatiile furnizate de catre
sistemul informational.

1.3. Contabilitatea si sistemul informational al ntreprinderii


Dupa unele aprecieri, ntreprinderea apare n viitor, "ca o institutie centrala a societatii". si pentru ca de
deciziile si evolutia activitatilor ntreprinderii se intereseaza un public din ce n ce mai larg, responsabilii politici ai
colectivitatilor locale sunt preocupati de contributia ntreprinderilor la economia locala.
Iar fiindca n aceasta economie informationala resursa cea mai importanta este informatia si pentru ca
procesul de productie s-a deplasat din ntreprinderi prelucratoare n "ntreprinderi gnditoare", care produc
"informatie de masa" la fel cum obisnuiau sa produca automobile pe banda, se impune un nou domeniu al cunoastetii
si anume acela al stiintelor gestiunii, iar n cadrul acestuia al contabilitatii.

Dar, contabilitatea, produs al unei activitati practice si teoretice ndelungate, este


legata de devenirea omului ca fiinta economica (homo sapiens devenit homo
economicus). Originile sale ne ntorc cu mii de ani n urma, cnd oamenii participau la
formarea primelor relatii ceconomice,dobndind notiuni noi ca unitate de masura, de
numar si cnd a aparut si nevoia omului de a cunoaste si de a tine o "evidenta" a
acestor relatii economice, nevoie justificata mai ales de simtul proprietatii. Este un

moment extrem de important , multi autori considernd-ul momentul nasterii


contabilitatii.
nsa, "nasterea" contabilitatii s-a produs de fapt cu mult mai trziu, odata cu
cresterea nivelului de complexitate al relatiilor economice, n special a celor monetare.
Se poate spune ca totul a inceput la Venetia, n anul 1494, cnd a fost publicata
lucrarea de literatura contabila "Tratactus de computis et scripturis", a lui Luca Paciolo
si n care este redat pentru prima data principiul partidei duble, element de baza al
contabilitatii. Acum se naste practic contabilitatea n partida dubla.
Mergnd nainte pe linia timpului, aparitia capitalismului, revolutia industriala ct
si dezvoltarea concurentei au generat relatii economice din ce n ce mai complexe ,
relatii ce au necesitat sisteme de evidenta din ce n ce mai bune. Acum se formeaza o
literatura contabila, iar contabilitatea , asa cum se prezinta la acest moment, devine o
practica sociala generalizata.
Evolutia n timp, att sub aspectul diversificarii formelor de manifestare ale vietii economice, ct si sub acela al
tehnicilor folosite n practica contabila, au dus la sedimentarea si consacrarea contabilitatii ca o disciplina stiintifica,
cu o baza practica si teoretica solida.
Definirea contabilitatii s-a lovit n timp n principal de categoria n care ar fi trebuit ncadrata, fiind considerata
pe rnd arta, tehnica sau disciplina stiintifica. Mai ales datorita genezei sale din domeniul practic, cu toata baza
stiintifica de care dispune, se pune ntrebarea : este contabilitatea, asa cum se prezinta ea astazi, o tehnica sau o
disciplina stiintifica? Unii autori, cum este si Michel Capron, considera contabilitatea ca fiind " o tehnica cantitativa de
colectare, de prelucrare si de analiza a informatiei, aplicata evenimentelor economice si juridice ale ntreprinderilor".
O data nsa cu dezvoltarea si construirea teoriei contabilitatii, bazata pe sistemul de principii contabile, se depaseste
stadiul de tehnica. n opinia altor autori, cum ar fi profesorii N.Feleaga si I. Ionascu, contabilitatea este considerata ca
fiind "o disciplina stiintifica matura, cu o pluritate de paradigme si grupuri disciplinare (comunitati stiintifice), deschisa
cercetarii fundamentale si aplicative." [1]
Ca disciplina stiintifica, contabilitatea poate fi definita ca un ansamblu coerent de obiective, principii
(concepte), norme sau standarde si reguli prin care se informeaza si explica gestiunea resurselor economice
separate ca entitati patrimoniale.
n prezent contabilitatea se prezinta de o maniera duala, fiind "scindata" n doua componente distincte, dar
interdependente: contabilitatea financiara, orientata att catre consumatorii interni de informatie, ct si catre cei
externi si contabilitatea de gestiune, orientata exclusiv catre consumatorii interni de informatie.
Desi n teoria contabila exista obiceiul de a aseza la poli opusi contabilitatea financiara si cea de gestiune,
aceasta ruptura este artificiala, caci n realitate nu exista un sistem de informatii pentru contabilitatea financiara si
altul pentru contabilitatea de gestiune. Exista nsa procedee de tratare analitica a datelor contabile care permit
furnizarea de informatii utile gestiunii, rezultatul contabilitatii analitice putnd fi nteles n functie de finalitati, n functie
de rezultatele scontate.
Schematic, putem spune ca spre deosebire de contabilitatea analitica, care apare ca un instrument de analiza
interna utilizata de gestionari, de unde si denumirea de contabilitate de gestiune,contabilitatea financiara este n mod
esential un instrument de informare externa.

Dincolo de diferentele existente n cadrul celor doua componente ale sale,


contabilitatea n prezent mai este scindata si dintr-un alt punct de vedere. La ora
actuala n lume exista mai multe moduri de a privi contabilitatea si de aici mai multe

sisteme de contabilitate. Se diferentiaza astfel sistemele de contabilitate anglo-saxon si


european. Avnd n vedere aria tot mai mare de desfasurare si complexitatea
crescnda a relatiilor economice internationale, si necesitatea de a detine informatii
capata alte dimensiuni.
Problema care se ridica n acest caz este aceea de asigurare a comparabilitatii
informatiilor desprinse din contabilitate. nsa din sisteme de contabilitate diferite nu se
pot obtine informatii comparabile si apare astfel necesitatea unificarii sau aducerii la un
numitor comun a sistemelor de contabilitate.
Normalizarea contabilitatii la nivel mondial a presupus adaptarea regulilor
internationale de organizare si conducere a contabilitatii la specificul fiecarei tari,
adaptare ce a avut n vedere att nevoile de informatii specifice unitatilor economice din
fiecare tara, ct si evolutia n plan doctrinar a teoriei contabilitatii.
n prezent, n contextul unificarii europene si introducerii monedei unice, prin
directivele emise de CEE se ncearca tocmai eliminarea diferentelor existente la nivel
de tara n ceea ce priveste sistemul de contabilitate adoptat de fiecare tara. Directivele
CEE au ca scop armonizarea legislatiilor din fiecare tara europeana n vederea
asigurarii unui sistem informational contabil unitar si pentru eliminarea diferentierilor ce
ar aparea n cadrul tarilor membre CEE din cauza legislatiilor diferite.
La nivel mondial, normalizarea si armonizarea contabilitatii se realizeaza prin
intermediul Comitetului de Norme Contabile Internationale (IASC), fondat n 1973.
Acesta elaboreaza si difuzeaza norme contabile internationale tarilor membre. Fiecare
tara care face parte din IASC are obligatia sa recomande aceste norme agentilor
economici din tara respectiva.
Rolul contabilitatii n economie este la ora actuala unul foarte important:
informatiile furnizate prin intermediul situatiilor contabile fundamenteaza deciziile
economice, att la nivel la nivel de agent economic, ct si la nivel de tara si chiar la
nivelul relatiilor economice internationale. n prezent, societatea informationala n care
traim necesita "hrana vie" sub forma informatiilor bine fundamentate, informatii care n
domeniul economic provin ntr-o proportie covrsitoare din sfera contabilului.
Privind spre viitor, nu se poate prezuma dect ca rolul contabilitatii de furnizor
de informatii se va accentua si va capata noi dimensiuni.

1.4. Sistemul informational contabil


Este cunoscut faptul ca pentru realizarea proceselor de cunoastere si gestiune a patrimoniului se procedeaza
la organizarea datelor si informatiilor ntr-un sistem informational. n acest scop, se identifica evenimentele si faptele
ce genereaza date, se delimiteaza obiectivele cunoasterii si conducerii, se stabilesc purtatorii materiali de informatii si
modul n care se culeg si nregistreza datele, se aleg modelele si instrumentele de prelucrare a acestor date, se
defineste destinatia informatiilor si se organizeaza transmiterea lor la destinatari.

Discutata sub acest aspect, contabilitatea reprezinta un sistem informational orientat spre cunoasterea si
gestiunea valorilor economice separate patrimonial. n aceasta calitate ea se delimiteaza ca un ansamblu de
elemente interdependente orientat spre culegerea, prelucrarea, stocarea, analiza si transmitarea informatiilor privind
starea si miscarea patrimoniului. Aceste elemente sunt: fondul sau sistemul de informatii, suporturile materiale ale
informatiilor, mijloace de prelucrare a datelor, metodele si procedurile de prelucrare a datelor ; circuitele
informationale.
Fondul sau sistemul de informatii reprezinta de fapt componeneta de baza a sistemului informational contabil.
ntr-o acceptie generala, informatia este o forma de cunoastere a realitatii prin care se aduc stiri cu privire la
felul, caracteristicile si marimea obiectelor, evenimentelor, fenomenelor si proceselor ce formeaza mediul
nconjurator, iar expresiile concrete ale informatiilor poarta denumirea de "date" si consta din:cifre, formule, simboluri,
imagini, litere, cuvinte, propozitii etc.
n viata social-economica, una din formale de baza ale informatiei este informatia economica, iar n cadrul
acesteia informatia contabila, care vehiculeaza cunostinte de reflectare si control privitoare la situatia patrimoniului si
rezultatele obtinute.
Analizata prin prisma teoriei informatiei, informatia contabila are o dubla determinare: calitativa sau de
determinare si cantitativa sau de stare. Determinarea calitativa indica felul si natura elememtului patrimonial la care
se refera informatia (mijloace fixe, materii prime, disponibilitati banesti), iar determinarea cantitativa se refera fie la
starea n care se afla elementul de patrimoniu, fie la valoarea definita prin raportare.
Multitudinea si varietatea informatiilor pe care le gestioneaza si le ofera sistemul informational contabil se pot
delimita n primul rnd n informatii de natura juridica si financiara, care se refera la operatiile generate de relatiile cu
tertii permitnd cunoasterea n orice moment a sumelor datorate furnizorilor, angajatilor, organismelor sociale,
creditorilor etc., ct si sumele de primit de la clienti, debitori si alti creantieri, prezentarea si justificarea catre organele
fiscale a cifrei de afaceri, a veniturilor si cheltuielilor pe baza carora s-a determinat rezultatul sub forma de profit. n al
doilea rnd, se grupeaza n informatii de natura economica, care se refera la cunoasterea costurilor de fabricatie a
bunurilor, de executare a lucrarilor sau de prestare a serviciilor, nivelului de rentabilitate realizat n urma vnzarii lor
pe piata, marimii valorica a factorilor care au cauzat sau determinat volumul rezultatelor obtinute n cursul si la
sfrsitul unui exercitiu financiar si totodata pentru cunoasterea n perspectiva a modului cum vor evolua n perioada
viitoare situatia datoriilor, creantelor, costurilor de productie, rezultatelor finale etc. Pe baza acestor informatii
furnizate conducerii ntreprinderii se poate gestiona si dirija, n deplina cunostiinta de cauza, ntreaga activitate
economico-financiara.
n mod concret, informatiile contabile se identifica cu datele financiar-contabile privind starea si miscarea
elementelor patrimoniale si cu indicatorii economico-financiari privind resursele si rezultatele obtinute.
Suporturile materiale ale informatiilor au calitatea de a conserva, stoca si restitui datele. n contabilitate
purtatorii de informatii consta din: documente justificative, registre de evidenta contabila, situatii financiar-contabile de
sinteza si raportare, precum si din purtatorii tehnici de date, benzi si discuri magnetice, microfilme etc.
Mijloacele de prelucrare a datelor sunt cele care servesc la culegerea, prelucrarea si transmiterea datelor si
consta din masini de calcul, masini de birou specializate, echipamente electronice, calculatoare.
Metodele si procedurile de prelucrare a datelor reprezinta partea logica a prelucrarii datelor n vederea
obtinerii informatiilor si a indicatorilor economico-financiari. Din punct de vedere teoretic, aceste metode si proceduri
se ntemeiaza pe principiile si regulile metodei contabilitatii, iar n mod concret-aplicativ se identifica cu procedeele
acestei metode.
Circuitele informationale desemneaza traiectul pe care-l parcurg informatiile contabile ntre emitator si
prelucrator, ntre emitator sau prelucrator si destinatar, implicit returul lor.

1.5. Necesitatea automatizarii fluxurilor informationale

n cadrul unitatii economice

n cadrul unitatii economice, fluxurile de informatii care apar si se desfasoara antreneaza, pe lnga resurse
materiale si umane, importante resurse de timp. n conditiile unei nevoi tot mai acute de a fi informat la timp cu date
pertinente, apare necesitatea reducerii timpului n care informatia ajunge de la sistemul operational la cel de
conducere si a celui n care deciziile ajung la sistemele destinatare.
Pentru o mai buna circulatie a informatiei n cadrul unitatii economice, s-au gasit diverse solutii:

Optimizarea structurii organizationale a ntreprinderii;

Optimizarea fluxului de documente n cadrul diferitelor departamente ale ntreprinderii

Reducerea numarului de verigi intermediare dintre conducere si unitatile operative

Reducerea timpului de prelucrare a datelor prin utilizarea sistemelor electronice de calcul.

Aceasta din urma apare ca un proces de automatizare a fluxului informational din cadrul ntreprinderii, cu un
accent deosebit n ceea ce priveste sistemul informational al ntreprinderii.
Introducerea sistemelor electronice de calcul pentru fluidizarea fluxului informational are ca efecte: reducerea
timpului de prelucrarea a datelor, reducerea costurilor de prelucrare, etc.
Efectele pozitive pe care automatizarea fluxurilor informationale le implica, determina, mai ales la unitatile
economice mari, cu un volum considerabil de informatii si date, necesitatea folosirii sistemelor electronice de calcul.

1.6. Reglementari legale privind utilizarea sistemelor informatice


n contabilitate
n ceea ce priveste forma de contabilitate adaptata la sisteme de prelucrare
automata a datelor, legea reglementeaza folosirea ei, precum si conditiile pe care
trebuie sa le ndeplineasca un astfel de sistem.
Astfel, potrivit Regulamentului de aplicare a Legii contabilitatii, persoanele fizice
si juridice care utilizeaza sisteme de prelucrare automata a datelor au obligatia sa
asigure respectarea normelor contabile, stocarea, pastrarea sub forma suportilor tehnici
si controlul datelor nregistrate n contabilitate, iar organizarea sistemului de prelucrare
automata a datelor trebuie sa asigure toate informatiile necesare unui eventual control.
Cerintele pe care trebuie sa le ndeplineasca un sistem de prelucrare automata
a datelor, potrivit legii, sunt:

Sistemele trebuie sa precizeze tipul de suport pentru pastrarea datelor de intrare,


precum si listele nregistrarilor efectuate n evidenta contabila pe baza de
documente justificative care sa fie numerotate n ordine cronologica, interzicndu-se
inserari, intercalari, precum si orice eliminari sau adaugiri ulterioare.

Sistemele trebuie sa precizeze cu claritate originea, continutul si apartenenta


fiecarei date; fiecare data trebuind sa aiba la baza continutul unui document scris.

Sistemele trebuie sa permita, n orice moment, reconstituirea elementelor si


continutului conturilor, a listei si informatiilor supuse verificarii, pornind fie de la cele
de intrare, fie invers, de la continutul sintetic al conturilor, listelor sau altor informatii
pe baza carora sa se poata determina datele de intrare.

Toate soldurile conturilor trebuie sa fie rezultatul unei liste de nregistrari, si dupa
caz, a unui sold anterior acelui cont.

Fiecare nregistrare trebuie sa aiba la baza elemente de identificare a datelor


supuse prelucrarii.

Procedurile de prelucrare automata a datelor trebuie sa fie organizate astfel nct sa


permita controlul respectarii normelor n vigoare privind securitatea datelor si a
fiabilitatii sistemului de prelucrare a datelor.