Sunteți pe pagina 1din 11

UNIUNEA EUROPEAN

GUVERNUL ROMANIEI

Inovaie n administraie

Fondul Social European

Ministerul Administraiei i
Internelor

Programul Operaional
"Dezvoltarea Capacitii
Administrative"

DEFICIENE IDENTIFICATE DE CTRE AM PODCA N CADRUL


VERIFICRII DOCUMENTELOR AFERENTE CERERILOR DE
RAMBURSARE

DERULAREA PROCEDURILOR DE ACHIZIII PUBLICE

Conform prevederilor art. 60 din Reg. CE nr. 1083/2006, coroborate cu


prevederile art. 13 din Reg. CE nr. 1828/2006, AM PODCA are rolul de a
verifica furnizarea de produse i prestarea de servicii cofinanate ex-post
atribuirii contractelor de achiziie public, avnd responsabilitatea identificrii
i semnalrii eventualelor nereguli, cu aplicarea coreciilor financiare care se
impun.
n acest context, urmare a verificrilor administrative a achiziiilor publice,
AM PODCA a constatat, n raport cu prevederile O.U.G. nr. 34/2006, cu
modificrile i completrile ulterioare, urmtoarele nclcri/neconformiti,:
Reduceri nejustificate ale termenelor de publicare;

Nerespectarea termenului de publicare n SEAP a invitaiei de


participare/anun de participare;
Nepublicarea eratelor n cazul n care modificarea cerinelor minime de
calificare din cuprinsul fiei de date a achiziiei implic modificarea informaiilor
din anunul de participare;
Nepublicarea n SEAP a tuturor clarificrilor/rspunsurilor la
clarificri;
Criterii de calificare restrictive, n funcie de obiectul contractului
(consultan, audit financiar, servicii organizare evenimente, servicii proiectare,
realizare i implementare sisteme informatice integrate, servicii instruire,
transport aerian, consumabile, servicii de publicitate i alte servicii conexe), spre
exemplu:
- conform art. 184 din O.U.G 34/2006 impunerea de ctre
autoritatea contractant, n cadrul documentaiei de atribuire la
situaia economic i financiar, ca operatorii economici
participani la procedurile de atribuire s fac dovada unei cifre de
afaceri mai mare dect 2 x valoarea estimat a contractului.
Dac nivelul solicitat pentru cifra de afaceri este aproape egal sau
egal cu 2 x valoarea estimat, se va meniona expres c se solicit
cifra de afaceri au media cifrei de afaceri globale pe ultimii 3 ani.
Impunerea de ctre autoritatea contractant, n cadrul
documentaiei de atribuire la situaia economic i financiar, ca
operatorii economici participani la procedurile de atribuire s fac
dovada ca rezultatele exerciiilor financiare/bilanul contabil
pentru ultimii 3 ani s fie pozitive sau s indice profit;
- conform art. 188 din O.U.G 34/2006 impunerea de ctre
autoritatea contractant, n cadrul documentaiei de atribuire, a
unor cerine minime de calificare referitoare la capacitatea
tehnic i/sau profesional, ca operatorii economici participani la
procedurile de atribuire s fac dovada experienei experienei
tehnice i/sau profesionale n cadrul unor proiecte/contracte
finanate din fonduri nerambursabile/europene. Impunerea de
ctre autoritatea contractant, n cadrul documentaiei de atribuire,
a unor cerine minime de calificare referitoare la capacitatea
tehnic i/sau profesional, ca operatorii economici participani la
procedurile de atribuire s fac dovada experienei tehnice i/sau

profesionale n cadrul unor proiecte/contracte n administraia


public;
- solicitarea de demonstrare a experienei similare prin: nr.
MINIM de contracte/recomandri, nr. FIX de contracte;
prezentarea unor contracte derulate n cadrul unui program
operaional specific (uneori cu indicarea inclusiv a axei de
finanare sau a domeniului major de intervenie); prezentarea unor
documente care s dovedeasc emiterea unui nr. minim de
certificate sau instruirea unui nr. minim de persoane; experii
din cadrul echipei de implementare a operatorilor economici
interesai s participe la procedur, s aib domiciliul stabil pe
raza unui anumit jude; operatorii economici interesai s
depun oferte, s dein un punct de lucru sau s fie parte ntr-un
acord de asociere cu un alt operator economic care deine un
asemenea punct de lucru, ntr-o anumit zon geografic sau,
mai explicit, pe raza teritorial a unei anumite uniti
administrative; operatorii economici interesai s participe la
procedur, s dein unul sau mai multe autoturisme
(proprietate, leasing sau nchiriere) att timp ct obiectul
contractului nu este transportul de persoane; participarea
personalului responsabil ntr-un nr. MINIM/MAXIM de proiecte
similare sau participarea personalului responsabil ntr-un nr.
MINIM/MAXIM de proiecte similare a cror valoare de
finanare aprobat s fie de lei.
- conform art. 191 din O.U.G 34/2006 - impunerea de ctre
autoritatea contractant, n cadrul documentaiei de atribuire,
cerine privind standardele de calitate restrictive (ISO
9001/2001 pentru ofertant i productorul sistemului, ISO
9001/2001 pentru operatorii economici cu atribuii n
managementul proiectului, suport local; ISO 27001/2006 pentru
operatorii economici cu atribuii n managementul proiectului,
sisteme de operare, implementare sisteme i baze de date, suport
local; ISO 18001/2005 pentru operatorii economici cu atribuii n
managementul proiectului, sisteme de operare, programare
implementare sisteme i baze de date, coordonare tehnic, suport
local, OHSAS 18001, ISO 14001 pentru contractele de furnizare);
- conform art. 15 din H.G. 925/2006 - utilizarea criteriilor de
calificare drept factori de evaluare;

- conform art. 176 din O.U.G 34/2006 - solicitarea experienei


profesionale n cadrul caietului de sarcini i nu n cadrul Fiei
de date a achiziiei;
Autoritatea contractant a ntocmit Nota justificativ privind privind
cerinele minine de calificare fr motivarea necesitii de a impune cerinele
minime de calificare, nclcndu-se astfel prevederile art. 8 alin. (2) din H.G.
925/2006, cu modificrile i completrile ulterioare. Autoritatea contractant
trebuie s fie n masur s motiveze cerinele minime de calificare n cadrul notei
justificative ntocmit n acest sens.
Autoritatea contractant a ntocmit Nota justificativ privind stabilirea
factorilor de evaluare fr motivarea modului de stabilire a ponderii
factorilor de evaluare, nclcnd astfel prevederile art.15 alin.(4) din H.G. nr.
925/06 i ale art.199 alin.(4) din O.U.G. nr.34/06 cu modificrile i completrile
ulterioare;
Prin semnarea actului adiional a fost afectat avantajul obinut prin
desemnarea ofertei ctigtoare n cadrul procedurii iniiale (acte adiionale
care conin clauze care afecteaz evaluarea ofertelor din perspectiva factorilor de
evaluare, atunci cnd criteriul de atribuire este oferta cea mai avantajoas din
punct de vedere economic. Exemplu: termenul de execuie al contractului, preul i
condiiile de ajustare dac este cazul);
Autoritatea contractant nu a precizat n fia de date a achiziiei, n mod
clar i detaliat, n documentaia de atribuire factorii de evaluare a ofertei cu
ponderile relative ale acestora sau algoritmul de calcul, precum i metodologia
concret de punctare a avantajelor care vor rezulta din propunerile tehnice i
financiare prezentate de ofertani. Factorii de evaluare cu ponderile relative ale
acestora, algoritmul de calcul, precum i metodologia de punctare a avantajelor
trebuie s aib legtura concret cu specificul contractului i, dup ce au fost
stabilii, nu se pot schimba pe toat durata de aplicare a procedurii de atribuire,
conform art. 199 alin. (3) din O.U.G. nr.34/06 cu modificrile i completrile
ulterioare;
Oferta declarat ctigtoare nu ndeplinete cerinele privind
calificarea i selecia;

Neprecizarea, n cadrul comunicrilor rezultatului procedurii, a


informaiilor solicitate la art. 207 din O.U.G 34/2006, cu modificrile i
completrile ulterioare;

Nepublicarea anunului de atribuire n termenul legal prevzut de art.


56 din O.U.G. nr. 34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare;
Nenregistrarea notelor justificative aferente procedurii de achiziie
public.
n cazul atribuirii contractelor de prestri servicii din categoria celor
incluse n anexa 2B a O.U.G. nr. 34/2006, cu modificrile i completrile
ulterioare, iar autoritatea contractant a optat, prin nota justificativ privind
alegerea procedurii pentru aplicarea prevederilor ordonanei, atribuirea
contractelor se supune regulilor stabilite prin aceasta i este analizat ca atare,
n sensul respectrii tuturor procedurilor legale incidente.
ERORI N COMPLETAREA RAPORTULUI TEHNIC DE PROGRES R2
(nerespectarea instruciunilor de completare a raportului, existente pe site-ul AM
PODCA):
La seciunea activiti nu se completeaz toate activitile aferente
perioadei de raportare, nu sunt completate data de nceput i de sfrit a
activitilor, conform graficului Gantt i nici stadiul real al derulrii acestor
activiti;
La seciunea indicatori nu se completeaz indicatorii de realizare
imediat i de rezultat, specifici cererii de proiect/cererii de idei de proiect pe
care s-a aplicat, precum i toi indicatorii din proiect, conform ultimei seciuni
2.7 aprobate n cadrul proiectului.
La seciunea indicatori suplimentari nu se completeaz indicatorii
afereni DMI-ului i cererii de proiect/cererii de idei de proiect pe care s-a
aplicat, aa cum sunt predefinii n modelul de raport.
La seciunile informare i publicitate, dezvoltare durabil i egalitate de
anse nu se face corelarea cu seciunile corespunztoare din proiect;
Nu sunt transmise toate documentele justificative pentru activitile
desfurate, documentele nu sunt transmise n format electronic, aa cum
prevede Manualul de implementare, iar cele transmise nu sunt corect denumite,
fiind greu de identificat pe CD-uri.

ERORI N PREZENTAREA DOCUMENTELOR JUSTIFICATIVE,


AFERENTE ACTIVITILOR DESFURATE, CARE NSOESC
CEREREA DE RAMBURSARE
Documentele justificative transmise nu reflect ndeplinirea activitilor
conform celor asumate n proiect, astfel nct cheltuielile nu pot fi rambursate
integral. Exemplu: nu sunt parcurse toate etapele aferente unei activiti i nu sunt
furnizate toate livrabilele conform contractelor ncheiate cu prestatorii
(metodologii, sondaje, chestionare, studii, analize,etc.);
Rapoartele asupra activitii desfurate, realizate de furnizorii de servicii
contractai n cadrul proiectului, sunt ntocmite foarte sumar, nu reflect toate
activitile/subactivitile prestate i nu sunt asumate de ctre reprezentantul
legal al instituiei;
Fiele de post transmise nu sunt corelate cu atribuiile menionate n
proiect, nu sunt actualizate i nu sunt semnate de ctre reprezentantul legal;
Nu se transmit rapoarte de activitate ale echipei de implementare a
proiectului, din care s rezulte modul de ndeplinire a atribuiilor asumate n
cadrul proiectului;
Documentele justificative aferente unei activiti prestate, pentru care se
solicit rambursarea cheltuielilor, conin informaii diferite i necorelate.
Exemplu: pentru activitile de instruire - denumirea cursului, perioada de
derulare a cursului, numrul de participani la curs sunt menionate diferit n
listele de prezen, n certificate, n raportul prestatorului, etc.

ERORI N COMPLETAREA FORMULARULUI CERERII DE


RAMBURSARE
Lipsa de corelare ntre perioadele de referin din cererea de
rambursare, raportul financiar i raportul tehnic de progres corespunztor;
Nerespectarea procentelor stabilite prin contractele de finanare;
Transpunerea incorect a sumelor din raportul financiar n cererea de
rambursare (respectiv aa cum acestea sunt defalcate pe anul anterior/curent);

Deducerea incorect a prefinanrii, astfel nct aceasta s fie recuperat


integral nainte de ultima cerere de rambursare;
Menionarea incorect a conturilor n care se va face rambursarea
cheltuielilor eligibile;
Neactualizarea graficelor estimative de depunere a cererilor de
rambursare i netransmiterea acestora odat cu cererile de rambursare.
ERORI N COMPLETAREA RAPORTULUI FINANCIAR
Confuzie ntre valoarea facturii (coloana 6 a raportului financiar) i
valoarea eligibil solicitat la rambursare (coloanele 9 i 11 ale raportului
financiar), ceea ce duce la completare eronat n raportul financiar;
n coloanele 10 i 12 din raportul financiar este completat eronat TVA
aferent facturii, n loc de TVA aplicat cheltuielilor eligibile solicitate la
rambursare;
Nu sunt completate datele n coloana 7 a raportului financiar, respectiv
numrul contractului/referatului de necesitate sau alte documente justificative
care au stat la baza achiziiei;
Algoritmul dup care se calculeaz cheltuielile generale de
administraie nu este corect aplicat i ca atare apar erori n calculul acestor
cheltuieli;
ncadrarea incorect a cheltuielilor solicitate la rambursare fa de
categoriile de cheltuieli din bugetul aprobat prin contractul de finanare, ceea
ce duce chiar i la depirea bugetului alocat acestora. Exemplu: obiectele de
inventar sunt solicitate la categoria de consumabile iar cheltuielile privind
mijloacele fixe sunt ncadrate la categoria de mobilier i alte obiecte de inventar i
invers;
Greeli de calcul frecvente la subtotalurile pe categorii de cheltuieli
precum i la totalurile generale, sume care se reflect eronat n cererea de
rambursare;
Defalcarea eronat a cheltuielilor eligibile solicitate la rambursare de
tva-ul aferent acestora (de exemplu, la bonurile de benzin, la valoarea cheltuielii
eligibile se nscrie suma solicitat integral, incluznd tva -ul);

Cumularea eronat a valorilor documentelor justificative solicitate la


rambursare. Exemplu: dac se solicit la rambursare contravaloarea mai multor
facturi de consumabile, nu se detaliaz numrul fiecrei facturi precum i suma
solicitat aferent.

ERORI N PREZENTAREA DOCUMENTELOR JUSTIFICATIVE


FINANCIARE CARE NSOESC CEREREA DE RAMBURSARE
Neconcordane ntre datele de identificare ale beneficiarului din
contractul de finanare i datele de identificare care apar pe cererea de
rambursare/facturi i alte documente justificative;
Nu sunt ataate toate documentele justificative specifice fiecrei
categorii de cheltuial, semnate i tampilate conform cu originalul;
Documentele justificative i de plat nu sunt prezentate n corelare
direct cu enumerarea categoriilor de cheltuieli din raportul financiar
(Exemplu: aferent categoriei de cheltuial de consultan i expertiz,
documentele justificative nu sunt prezentate n urmtoarea ordine: factur,
contractul de prestare servicii, proces verbal de recepie, ordin de plat/propunere
de angajare a unei cheltuieli, angajament bugetar, ordonanare de plat, extras de
cont, nregistrarea contabil);
Nu sunt ataate toate notele contabile/fiele de cont aferente cheltuielilor
solicitate la rambursare, balanele aferente perioadei de raportare ce nsoesc
cererea de rambursare (contabilitatea analitic pe proiect);
Lipsa documentelor de plat sau documente de plat
incomplete/ilizibile. Exemplu: n cazul cheltuielilor salariale nu sunt ataate
dovada virrii sumelor ctre angajai - statele de plat semnate de angajat,
fluturaii de salarii i nu sunt transmise pontajele cu numrul de ore stabilite prin
contractul de munc;
Solicitarea la rambursare a unei cheltuieli pltite n perioada de
referin, aferent unei activiti neefectuate (Exemplu: prezentarea spre
rambursare a contravalorii unui contract de achiziie pentru un numr de 10
carnete de bonuri valorice de benzin n condiiile n care au fost utilizate pn la
data cererii doar un numr de 3 bonuri valorice) ;
Lipsa extraselor de banc;

Lipsa anexelor contractelor de prestare servicii/furnizare bunuri,


ncheiate de beneficiari cu diveri operatori economici;
n cazul beneficiarilor autoriti publice, nu sunt prezentate toate
documentele premergtoare efecturii plii (propunere de angajare, angajament
bugetar, ordonanare) i nu toate documentele prezentate au semntura i
sigiliul pentru cfp;
Facturile nu prezint, n interiorul formatului, meniunile solicitate (bun
de plat,certificarea realitii, regularitii i legalitii precum i remis spre
rambursare pentru proiectul avnd codul smis);
n cazul n care se solicit la rambursare o sum mai mic dect cea
facturat, nu se menioneaz pe factur remis spre rambursare pentru proiectul
avand codul smis, pentru suma de.;
Documente incomplete i incorect completate (Exemplu: ordine de
deplasare nesemnate, netampilate la destinaie, nu se trec orele de plecare/sosire
n vederea calculrii diurnei corespunztoare, bonuri de benzin ilizibile i pe
care nu s-a menionat numrul mainii cu care s-a fcut deplasarea, etc);
Facturile aferente cazrii/transportului unui grup de persoane, nu sunt
nsoite de centralizatorul cu persoanele cazate/transportate, semnat i
tampilat de unitatea de cazare/firma de transport;
Pentru plata cheltuielilor generale de administraie nu sunt ataate actul
administrativ prin care se aprob metodologia de calcul i cota parte (procent)
de cheltuieli alocate pentru implementarea proiectului (nr. de telefon alocate,
utilizarea spaiului pentru managementul proiectului,etc.), n conformitate cu
metodologia de calcul stabilit de Autoritatea de Management;
n cazul plilor n numerar nu sunt ataate i copie a registrului de cas,
dispoziiei de plat, respectiv a decontului de cheltuieli;
Lipsa documentelor de recepie, de consum i de predare a obiectelor de
inventar i a consumabilelor achiziionate;
Lipsa menionrii n documentele de recepie ( not de recepie i
constatare diferene, fia mijlocului fix) a componentelor care formeaz
mpreun un mijloc fix;
Realizarea de cheltuieli n afara perioadei de implementare prevzute n
contractul de finanare;

Pe facturi nu se menioneaz detaliat bunul achiziionat, serviciul


prestat (nu se face precizarea conform contract nr../) ;
Solicitarea la rambursare a unor cheltuieli neeligibile (Exemplu: n cazul
externalizrii unor activiti sunt solicitate la rambursare urmtoarele categorii
de cheltuial: diurna, cazare i transport, ce nu pot suporta cot TVA 24%,
conform prevederile legale);
Solicitarea la rambursare a unor cheltuieli neeligibile (penaliti,
dobnzi, comisioane etc.) incluse pe facturi care conin i cheltuieli eligibile;
Documentele sunt transmise nendosariate n bibliorafturi si neopisate;
Nu se efectueaz o monitorizare atent a derulrii contractelor astfel
nct beneficiarul s se asigure c produsele ofertate corespund cerinelor
impuse, s fie ndeplinite toate clauzele contractuale legate de facturare, recepie,
plata, testare/inspecii etc. ;
Contractele de achiziie nu conin anexele menionate n contract.
(Exemplu: nu conin oferta financiar, graficul de prestare a serviciilor, graficul
de pli etc.);
Neconcordane ntre datele din centralizatoarele aferente cererii de
rambursare i datele nscrise n raportul financiar. (Exemplu: att perioada de
referin ct i sumele din centralizatoare trebuie s corespund cu cererea de
rambursare/raport financiar).