MODULUL II.

PLANIFICAREA PROGRAMELOR TURISTICE

CAPITOLUL II.1.PROGRAMAREA I COORDONAREA ACTIVITATII
TURISTICE
Ghidul de turism va rezolva situaiile neprevzute care pot apare, in mod operativ, n
funcie de condiiile concrete n care s-au produs, n funcie de gravitatea lor, respectndu-se normele
legale. Cile de soluionare vor fi alese cu discernamant si atitudinea sa va fi plina de solicitudine,
responsabilitate si amabilitate. Deasemenea, se va informa periodic si va verifica daca nu au aparut
modificari legislative sau de alta natura care sa afecteze buna desfasurare a activitatii de turism.
Dintre situaii neprevzute uzuale, putem aminti:
pierderea actelor turitilor sau pierderea bagajelor;
mbolnviri;
defeciuni ale mijloacelor de transport;
pierderea drumului sau abateri justificate de la traseu;
calamitai naturale;
situaii de fora majora;
pierderea sau rtcirea turitilor.
Ghidul de turism va informa turitii cu privire la perioada de valabilitate a documentelor de
cltorie, precum si despre noutile referitoare la documentele de cltorie.
Ghidul de turism va furniza informatii detaliate asupra declaraiilor si documentelor pe care
turitii trebuie sa le completeze la trecerea frontierei, precum si nainte de sosirea la frontierei.
Deasemenea, va furniza informatii despre ultimele reglementari internationale. Ghidul de turism va
furniza informatii asupra comportamentului pe care trebuie sa-l aiba turistii in alte tari, asupra
comportamentului pe care turistii trebuie sa le aiba n relaia cu autoritile, prezentate intr-o maniera
clara i concisa.
Ghidul de turism se va asigura ca turistii au asupra lor documentele de calatorie:
paapoarte;
asigurare medical de cltorie;
voucher turistic;
bilete de transport (avion, tren).
si ca prezinta declaraii vamale:
asupra bunurilor;
asupra sumelor de bani numerar.
II.1.1. Preluarea si pregatirea actiunii
Aceasta etapa include o serie de activitatii care vizeaza asigurarea desfasurarii n cele mai bune
conditii a programului turistic si anume:

1. Ghidul se prezinta la Agentia de turism XXX si preia dosarul actiunii (delegatia, stampila,
programul actiunii mpreuna cu analiza de pret, mijloacele de plata mpreuna cu instructiunile de
lucru referitoare la derularea programului.
2. La primirea dosarului, ghidul are obligatia:
sa studieze cu atentie programul:obiectivele turistice care vor fi vizitate, serviciile care
urmeaza sa fie asigurate, diversele plati incluse n pretul excursiei si care se achita de catre
ghid;
sa-si pregateasca n detaliu prezentarea tinand cont de componenta grupului;
sa verifice daca au fost lansate toate comenzile si daca exista confirmarea rezervarilor facute;
sa preia de la organizatori materialele publicitare, respectiv pliante, brosuri,harti ale
localitatilor.
II.1.2. nceperea actiunii
n cadrul acestei etape ghidul stabileste primul contact cu grupul, moment din care preocuparile
acestuia vizeaza asigurarea satisfactiei membrilor grupului.
Pentru acesta, ghidul:
se va prezenta la punctul de ntalnire cu turistii cu 45 de minute naintea sosirii acestora,
pentru a verifica daca mijlocul de transport soseste la timp;
la sosirea turistilor desfasoara protocolul de primire: se prezinta ca delegat al agentiei de
turism si le ureaza bun venit;
verifica daca biletul de excursie sau voucherul corespunde actiunii respective;
asigura mbarcarea turistilor si a bagajelor ce le apartin n mijlocul de transport;
n mijlocul de transport comunica programul ce urmeaza a fi efectuat, prezinta succint traseul
si diverse informatii care sa starneasca interesul turistilor.

II.1.3. Desfasurarea programului turistic

Pe tot parcursul actiunii, ghidul va urmari asigurarea satisfactiei turistilor n urma
prestarii serviciilor prevazute n program. Pentru aceasta:
1. Aduce la cunostinta turistilor cu o zi inainte, ora, locul de plecare pentru continuarea programului
si ia masuri, daca este cazul, pentru asigurarea trezirii la ora fixa a turistilor (prin intermediul
recepiei);
2. La micul dejun comunica turistilor programul detaliat al zilei, urmarind efectuarea tuturor
actiunilor nscrise n program;
3. Prezinta, ntr-un mod cat mai atractiv, pe tot parcursul excursiei , traseul si obiectivele ce se
viziteaza sau se ntalnesc pe traseu;
4. Urmareste prestarea corecta a serviciilor de catre prestatori, conform programului:
verifica realitatea datelor nscrise de soferi pe foile de parcurs( traseu, numarul de kilometri
parcursi, orele de sosire, plecare);

verifica respectarea baremului de masa, calitatea serviciilor.

II.1.4. ncheierea actiunii

Activitatea desfasurata pe parcursul acestei etape urmareste ca ncheirea programului turistic
sa se faca n cele mai bune conditii pentru ca satisfactia turistilor sa fie deplina. Pentru aceasta
ghidului i revin urmatoarele atributii:
rezolva toate problemele legate de asigurarea transportului pe ruta de ntoarcere;
urmareste asigurarea eventualelor servicii de care turistii beneficiaza pe perioada
transportului;
verifica daca totii turistii au predat cheile la receptia hotelului, daca lipsesc bagaje sau acte de
identitate;
asigura prezenta turistilor la punctul de plecare.
II.1.5. Organizarea campaniei publicitare
Pentru organizarea unei campanii publicitare pentru promovarea produsului turistic
"Excursie de 3 zile in localitatea XXX" trebuie parcurse urmatoarele etape:
Stabilirea rolului publicitatii in cadrul strategiei de marketing;
Selectionarea pietelor tinta;
Stabilirea obiectivelor publicitatii in cadrul pietelor tinta;
Alegerea mediului publicitar;
Stabilirea bugetului alocat publicitatii.
II.1.6. Intocmirea programelor optionale
Programarea si pregatirea programelor turistice optionale.
Definirea programelor optionale.
Organizarea programelor optionale.
Insotirea turistilor in programele optionale.
Ghidul de turism intocmete programe opionale, n funcie de oferta locala i de timpul
pe care l au la dispoziie turitii. Aceste programe opionale vor fi alctuite n funcie de
propunerile turitilor si vor fi prezentate cu profesionalist, dupa o documentare riguroasa. In
acelasi timp, va identifica i propune servicii suplimentare, identificate n baza ofertei locale,
care vor putea fi realizate n limita timpului disponibil. Se va asigura de calitatea serviciilor
suplimentare furnizate, astfel incat calitatea acestora sa fie cel puin egal cu cea a programului
initial. Preul programelor/ serviciilor opionale va fi negociat, n funcie de sezon, n favoarea
clientului, n funcie de calitatea i caracteristicile produsului oferit.
Mentionm ca posibile programe opionale:

vizitarea unor obiective turistice altele dect cele incluse n programul turistic (muzeu,
galerie de arta, expoziie, centru arhitectonic etc.);

mini excursie cu durata de o zi /jumtate de zi intr-o zona de interes turistic (peisaj sau forme
de relief deosebit, castel sau cetate medievala, podgorii cu degustri de vinuri, centre
meteugreti etc.);
mese festive n restaurante cu program folcloric i meniu tradiional;
participarea la spectacole de varietatea, balet, opera, festivaluri.

Servicii opionale:
rezervri de bilete la spectacol;
rezervri la restaurant;
transferuri.

II.1.7. Elaborarea raportului final

Centralizarea documentelor administrative si financiare.
Structurarea informatiilor.
Rapoarte tehnice.
Rapoarte finaciare.

Intocmirea documentatiei i a decontului

Derularea oricarei actiuni turistice presupune intormirea urmatoarelor documente:
1. Comanda de prestatii: este un document in care sunt precizate servicile comandate, numarul
de persoane pentru care vor fi prestate, valoarea unitatii de servicii, valoarea totala. Se
intocmeste in trei exemplare: unul la agentie, doua la ghid.
2. Programul excursiei: este un document care cuprinde detaliat itinerariul pe localitati, pe zile
si servicii. Se intocmeste in trei exemplare, acestea fiind necesare organizatorului de turism,
ghidului si soferului.
3. Analiza de pret: este documentul folosit pentru determinarea tarifului actiunii turistice,
pornind de la cheltuielile directe asigurate din prestatii de la tert, cheltuieli directe din prestatii
auto, asigurari, comision, TVA.
4. Biletul de excursie: este documentul in baza caruia se incaseaza contravaloarea actiunii
respective. Se completeaza in doua exemplare, unul se inmaneaza turistului, iar celalalt ramane
la carnet.
5. Diagrama autocarului: este documentul folosit pentru repartizarea turistilor pe locuri.
6. Delegatia: este documentul prin care ghidul este imputernicit sa gestioneze actiunea
respectiva; se completeaza intr-un singur exemplar si serveste la ridicarea avansului spre
decontare de la caseria unitatii de turism.
In afara acestor documente, la sfarsitul actiunii se va intocmi Raportul privind
desfasurarea actiunii . Acesta va cuprinde aspectele pozitive din timpul desfasurarii excursiei,

eventualele nemultumiri si evenimente de orice natura privind desfasurarea excursiei, propuneri

de imbunatatire pentru activitatea de viitor. De asemenea, se vor inscrie si justifica si eventualele
depasiri obiective ale unor costuri, se vor indica numele turistilor care nu au participa la actiune,
seria eventualelor cecuri anulate.
Odat cu depunerea "Raportului de ghid" se ntocmete i decontul aciunii, care
reprezint sinteza justificrii legale a cheltuielilor efectuate pentru buna desfurare a excursiei
interne sau externe.
Decontul aciunii turistice trebuie ntomit cu mult atenie, exactitate i acte justificative,
n 24 de ore de la ncheierea excursiei interne i n 48 de ore de la ncheierea excursiei externe.
Decontul poate fi ntocmit i pe documente tip ale ageniei de turism.
n decont trebuie incluse raportul asupra respectrii cheltuielilor efectuate, rata de schimb
valutar pentru cheltuielile efectuate n alte ri, lista exact a comisioanelor la diver i prestatori,
sumele necesare pentru srbtorirea unor turiti sau a zilei naionale etc..
Dac ghidul realizeaz economii la un element de cheltuieli, acestea pot fi utilizate pentru
mbuntirea altui element de cheltuieli cu acte justificative. n cazul n care economiile rezult
n urma neparticiprii unor turiti la excursie, acestea nu pot si cheltuite pentru alte servicii
suplimentare i se restituie integral la casieria ageniei de turism.
Decontul va avea anexat programul aciunii turistice, copiile comenzilor, note de plat,
chitane i facturi fiscale, copiile notelor de decomnadare (atunci cnd este cazul), diagramele de
transport auto i de cazare, eventual un scurt raport al oferului, carnetul de cec-uri, voucher-ul
confirmat i semnat de reprezentantul firmei partenere i ale ghidului turistic etc..
Certificarea serviciilor pe voucher se face doar n momentul n care serviciile comandate
au fost efectiv prestate. n cazul n care turistul ntrerupe excursia, se vor meniona pe voucher
serviciile primite i datele la care au fost primite.
Serviciile de care nu au beneficiat turitii care nu s-au prezentat la aciunea turistic
respectiv sau au beneficiat numai parial, se anuleaz de ctre ghidul turistic i se consemneaz
n decontul aciunii turistice.