ANALIZA SISTEMULUI INFORMAIONAL

PRIVIND GESTIUNEA FURNIZORILOR

LA SPITALUL CLINIC DE BOLI INFECIOASE
SF. PARASCHEVA IAI
CAP. 1. Identificarea proiectului ce va face obiectul analizei
1.1.

Prezentarea organizaiei

Spitalul clinic de boli infecioase Sf. Parascheva, cu sediul n oraul Iai, strada Octav Botez,
nr. 2, este o person juridic romn, cu capital integral de stat. Acesta i desfoar activitatea n
conformitate cu legea romn i prevederile actului constitutiv.
Spitalul i-a inceput activitatea la 1 septembrie 1911, sub numele de Spitalul de Boli
Infecioase - Izolarea. Prin activitatea nentrerupt de peste 96 de ani, acesta este o prezen continu
i notabil n viaa medical, tiinific i didactic ieean, un adevrat for metodologic pentru
activitatea n domeniul patologiei infecioase.
Spitalul asigur asisten medical cu sistem de gard 24 ore / 24 ore, 7 zile pe sptmn,
inclusiv pentru urgenele de profil din teritoriul judeelor Moldovei pentru meningite, encefalite,
leptospiroz, sepsis etc.
Spitalul cuprinde i un compartiment pentru infecia HIV-SIDA cu 20 de paturi, nfiinat n
1996. Din anul 1998, spitalul este desemnat Centru Regional pe Moldova pentru supravegherea i
monitorizarea infeciei HIV-SIDA. n cadrul instituiei funcioneaz cel mai performant laborator de
biologie molecular din Moldova. De asemenea, spitalul mai dispune i de un compartiment de
urgene pentru cazurile acute, deosebit de grave. Pentru regiunea Iai, spitalul este singurul centru
autorizat n urmrirea i instituirea profilaxiei antirabice.
Spitalul este dotat cu un laborator de nalt performan n radiologie, biochimie, serologie i
microbiologie care permite justificarea germenilor implicai n infecii la nivel de serotip (de
exemplu, meningococ).
Spitalul are statut de clinic universitar, majoritatea medicilor spitalului fiind cadre didactice
ale Universitii de Medicin i Farmacie Gr. T. Popa Iai.
1.1.1. Obiectul de activitate, relaiile cu partenerii de afaceri
Domeniul principal de activitate al Spitalul clinic de boli infecioase Sf. Parascheva Iai este
asigurarea asistenei medicale a bolnavilor cu boli infecto-contagioase din judeul Iai i cazurile
problem din Moldova.
n acelai timp instituia mai desfoar activiti precum:

Coordonarea seciilor de boli infecioase din spitalele judeene, fiind for metodologic de
specialitate pe Moldova;

Activitate didactic;

Dispensarizarea convalescenilor de hepatit viral;

Profilaxia antirabic prin cabinetul antirabic.

Numrul de paturi din cadrul unitii sanitare s-a modificat n timp, scznd de la 400 n 1994
la 300 n 1998, iar n prezent este de 310.
Personalul a crescut n numr, de la 7 n 1920 (1 medic primar i 1 secundar, 2 infirmiere, un
farmacist, un laborant i un preot) la 278 n 1971, din care 25 de medici, 3 chimiti i 141 asistentesurori. La realizarea obiectului de activitate al spitalului, n prezent, contribuie un numr de 267
salariai, din care 34 de medici i 105 cadre medii.
Pentru a-i desfura activitatea n bune condiii, spitalul interacioneaz cu diveri parteneri
de afaceri:

Furnizorii spitalului asigur necesarul de medicamente, materiale sanitare (seringi,

seturi de perfuzie, seturi de transfuzie, mnui de examinare, mnui chirurgicale i alte
materiale), aparatur medical i alimente.

Clienii, componenta cea mai important a micromediului unei firme, sunt reprezentai
de o arie larg de persoane fizice. Datorit obiectului de activitate al spitalului, orice
persoan fizic poate deveni clientul instituiei i poate beneficia de serviciile prestate
de aceasta.

Bariere de intrare pe pia Datorit necesitii existenei unui spital specializat n

tratarea bolilor infecioase, la nfiinare acesta nu a ntmpinat dificulti. O barier o
reprezint costurile ridicate pe care le presupune activitatea medical.

Concurena este factorul de micromediu cu cea mai puternic influen asupra oricrei
firme. Pe piaa serviciilor medicale din Iai, Spitalul Sf. Parascheva este singurul
specializat n tratarea bolilor infecioase. Ca urmare, putem afirma c exist o
concuren sczut.

1.1.2. Organizarea instituiei

Analiznd structura organizatoric a Spitalului Sf. Parascheva Iai putem spune c are o
structur organizatoric de tip funcional. Schematic, organigrama este prezentat n fig. 1.1.
Organele de conducere a spitalului sunt Consiliul de Administraie, Comitetul Director i
directorul general, care formeaz mpreun nivelul 1 de conducere.

Cosiliul de Administraie are un caracter consultativ, avnd ca atribuie dezbaterea

principalelor probleme de strategie, de organizare i funcionare a spitalului. Acesta este format din:
- doi reprezentani ai Ministerului Sntii Publice;
- doi reprezentani numii de consiliul judeean, dintre care un specialist n finane publice
locale;
- managerul spitalului public;
- doi reprezentani ai universitii sau facultii de medicin;
- doi reprezentani ai mediului de afaceri, nominalizai de patronatele reprezentative la nivel
naional pentru spitalele din reeaua Ministerului Sntii Publice.
Atribuiile principale ale consiliului de administraie sunt urmtoarele:
a) aprob bugetul de venituri i cheltuieli al spitalului;
b) organizeaz concurs pentru ocuparea funciilor de director general, director general adjunct
medical i celorlalte funcii de director. Preedintele consiliului de administraie numete n funcie
persoanele care au promovat concursul;
c) analizeaz i recomand msuri pentru dezvoltarea activitii spitalului, n concordan cu nevoile
de servicii medicale ale populaiei;
d) analizeaz i propune lista investiiilor care urmeaz s se realizeze ntr-un exerciiu financiar;
e) analizeaz modul de ndeplinire a obligaiilor asumate prin contracte i activitatea directorului
general i a comitetului director, dispunnd msuri de mbuntire a activitii;
f) negociaz i ncheie, prin preedinte i directorul general, contractele de furnizare de servicii
medicale cu casele de asigurri de sntate.
Comitetul director este constituit din:
a) director general;
b) director general adjunct medical;
c) director economic;
d) director de ngrijiri, de profesie asistent medical.
Comitetul director este numit de consiliul de administraie pe baza concursurilor susinute.
Comitetul director conduce ntreaga activitate a spitalului ntre edinele consiliului de
administraie.
Comitetul director din spital are urmtoarele atribuii principale:
a) elaboreaz proiectul bugetului de venituri i cheltuieli al spitalului;
b) analizeaz i recomand msuri pentru dezvoltarea activitii spitalului n concordan cu nevoile
de servicii medicale ale populaiei;
c) analizeaz i propune lista investiiilor care urmeaz s se realizeze;

d) rspunde de modul de ndeplinire a obligaiilor asumate prin contracte i dispune msuri de

mbuntire a activitii spitalului;
e) conduce operativ ntreaga activitate a spitalului.
Directorul general este numit de ctre Consiliul de Administraie pe un mandat de 4 ani, cu
posibilitatea de a fi rennoit. Directorul general este ordonator de credite i reprezint spitalul n
relaiile cu terii. Directorul general conduce activitatea comitetului director, fiind preedintele
acestuia.
Nivelul 2 de conducere al spitalului este reprezentat de directorul administrativ, directorul
financiar-contabil, consilierul juridic, directorul adjunct medical, eful biroului RUNOS, eful
compartimentului statistic i informatic medical, eful cabinetului previziuni i combatere infecii
nosocomiale.
n cadrul spitalului sunt cinci compartimente principale: compartimentul tehnic-administrativ,
compartimentul financiar-contabil, compartimentul RUNOS, compartimentul statistic i informatic
medical i compartimentul juridic.
Compartimentul statistic i informatic medical este subordonat directorului general. n
acest compartiment i desfoar activitatea un referent de specialitate statistic informatic, doi
statisticieni i cinci operatori, care asigur dezvoltarea sistemului informatic, precum i activiti
statistice.
1.1.3. Funciile instituiei i compartimentele care le realizeaz
n cadrul Spitalului clinic de boli infecioase Sf. Parascheva Iai se regsesc 4 funcii: funcia
de cercetare-dezvoltare, funcia comercial, funcia financiar-contabil i funcia de personal.
n cadrul funciei de cercetare-dezvoltare au loc activiti de studiere, concepie i elaborare,
care vizeaz cercetarea i proiectarea serviciilor medicale acordate. Pentru realizarea acestei funcii,
spitalul efectueaz studii, elaboreaz documentaii i proiecte pentru dezvoltarea i modernizarea
capacitilor de analiz medical. Obiectivele de baz ale acestei funcii sunt:

mbuntirea aparaturii medicale pentru realizarea ct mai eficient a obiectului de

activitate;

Perfecionarea tratamentelor acordate pacienilor.

Aceast funcie este realizat n cadrul laboratoarelor (laborator explorri funcionale, laborator
analize medicale, laborator anatomie patologic, laborator radiologie, laborator endoscopie) i are ca
principal activitate studierea bolilor i a tratamentelor specifice fiecreia.
Funcia comercial presupune activiti legate de aprovizionarea spitalului cu medicamente,
materiale sanitare i alimente. Ca obiective pot fi enumerate:

Asigurarea ritmicitii n aprovizionarea cu medicamente, materiale sanitare, aparatur

medical i alimente;

Pstrarea unor bune relaii cu partenerii de afaceri;

Creterea prestigiului spitalului prin calitatea serviciilor oferite.

Funcia comercial este realizat n cadrul compartimentului aprovizionare, transport, achiziii

publice care este subordonat Directorului administrativ.
Activitile ce se desfoar n cadrul acestei funcii sunt:

Calculul i asigurarea necesarului de resurse materiale pentru constituirea stocurilor de

medicamente i de alimente;

Contactarea furnizorilor, negocierea i ncheierea contractelor de aprovizionare cu

resurse materiale;

Inventarierea activelor circulante depozitate;

Efectuarea operaiunilor de primire, recepie cantitativ i calitativ, precum i

eliberarea din depozite a resurselor materiale;

Organizarea spaiilor de depozitare.

Funcia financiar-contabil cuprinde activiti privind folosirea mijloacelor financiare

necesare n procesul economic i de urmrire a rezultatelor obinute de spital. Obiectivele principale
ale funciei sunt:

Gestiunea eficient a resurselor financiare;

Respectarea contractelor;

Creterea patrimoniului.

Aceast funcie este realizat n cadrul biroului contabilitate-financiar, care este subordonat
directorului financiar-contabil. Printre activitile efectuate de acest birou se numr: nregistrarea i
evidena elementelor patrimoniale ale spitalului, inventarierea patrimoniului, ntocmirea balanelor de
verificare i a situaiilor financiare la sfritul exerciiului financiar.
Funcia de personal urmrete determinarea necesarului de for de munc, acoperirea
locurilor de munc cu personal cu pregtire corespunztoare posturilor, orientarea, selecia, angajarea
i instruirea permanent a personalului, stabilete responsabilitile fiecrui post (fia postului) etc.
Ca obiective, pot fi enumerate:

Crearea unor condiii optime de munc pentru toi salariaii;

Perfecionarea pregtirii profesionale a angajailor.

Funcia de personal este realizat n biroul RUNOS (resurse umane, normare, organizare i
salarizare). Acesta are ca atribuii ntocmirea statului de funcii, asigurarea angajrii personalului,

stabilirea drepturilor salariale ale angajailor (salarii de baz, spor de vechime, spor pentru condiii
deosebite, grzi, indemnizaii de conducere, premii anuale etc.).

1.2. Descrierea principalelor aplicaii financiar-contabile

1.2.1. Resurse software
n cadrul sistemului informatic al Spitalului clinic de boli infecioase Sf. Parascheva Iai nu
se ntlnete o singur aplicaie ERP ce implementeaz toat activitatea economico-administrativ din
unitate, ci se gsesc mai multe aplicaii independente. Aceste aplicaii sunt:

ExBuget V. 4.0 este un sistem informatic pentru raportarea periodic a indicatorilor de

performan n paralel cu compararea evoluiei indicatorilor de performan realizai fa de
cei propui i pentru raportarea cheltuielilor cu servicii spitaliceti, n funcie de centrele de
cost definite conform structurii organizatorice aprobate de MS, repartizarea cheltuielilor
pn la nivelul seciilor i/sau compartimentelor, iar n cadrul acestora repartizarea pe baza
clasificaiei economice (execuie bugetar). Bara de meniu conine urmtoarele ferestre:
Operaii curente, Editare, Cheltuieli, Nomenclatoare i Utilitare.

DRG (Diagnostic Related Groups) este un sistem de clasificare i finanare a activitii

spitaliceti. Prin sistemul DRG, pacienii pot fi clasificai simultan att dup patologie ct i
dup costul ngrijirilor, ceea ce asigur posibilitatea de a asocia tipurile de pacieni cu
cheltuielile spitaliceti efectuate. Dintre scopurile avute n vedere prin clasificarea DRG se
enumer evaluarea rezultatelor activitii spitalului, evaluarea i modelarea furnizorilor de
servicii spitaliceti. Dintre scopurile atinse prin finanarea DRG, cele mai importante se
refer la creterea eficienei alocative pentru palierul serviciilor spitaliceti, creterea
eficienei tehnice la nivelul furnizorului de servicii spitaliceti i modelarea serviciilor
spitaliceti pentru a rspunde ct mai bine nevoilor populaiei. Bara de meniu conine
urmtoarele ferestre: Fia pacieni, Cutare, Transfer date, Vizualizare,
Rapoarte, Utilitare, Setri, Ajutor, Ieire.
Premier este un sistem informatic prin care se ine evidena operaiilor economicofinanciare din cadrul spitalului. Sistemul ine evidena mijloacelor fixe, bunurilor de natura
stocurilor, trezoreriei, furnizorilor, clienilor, contabilitii generale, salariilor i drepturilor

personalului. Sistemul cuprinde urmtoarele meniuri: Plan de conturi, Nomenclator

Poziii Bugetare (Articole, Alineate), Nomenclator Furnizori, Debitori, Clieni,
Creditori, Documente (Primare i Note contabile).

1.2.2. Resurse hardware

Spitalul clinic de boli infecioase Sf. Parascheva Iai dispune de 21 de calculatoare, dintre
care 17 sunt legate n reea, toate calculatoarle fiind conectate la internet.
Topologia reelei este de tip star (stea). ntr-o astfel de reea, fiecare nod este conectat direct la
un hub. Informaiile sunt transmise de la calculatorul surs ctre cel destinaie prin intermediul hubului. Acesta este principalul dispozitiv care gestioneaz i controleaz funciile reelei. Avantajele
acestei tipologii de reea sunt: uurina n instalare, reeaua nu este afectat dac sunt adugate sau
retrase calculatoare i uurina n detectarea problemelor. Dezavantajele sunt c necesit cablu mai
mult, sunt mai costisitoare, dac un hub se defecteaz, toate calculatoarele din acel nod devin
nefuncionabile.
n cadrul spitalului se gsete un singur calculator n biroul managerului general,
compartimentul juridic, biroul financiar-contabil, biroul directorului administrativ, casierie,
secretariat i la triaj. n biroul directorului adjunct medical (unde se afl serverul) i n
compartimentul statistic i informatic economic se afl dou calculatoare, iar n compartimentul
statistic se afl trei calculatoare. Cele patru calculatoare care nu sunt legate n reea sunt dispuse n
laboratorul de analize (dou calculatoare), la dispensarizare (un calculator) i la magazie (un
calculator). Schema reelei este prezentat n fig. 1.2.
1.2.3. Resurse umane
Personalul Compartimentul statistic i informatic medical este format din: un referent de
specialitate statistic informatic, doi statisticieni i cinci operatori.
Pentru ntreinerea resurselor hardware spitalul are ncheiat un contract cu o firm specializat,
firma Amos.
1.3.

Identificarea principaleleor sisteme informaionale financiar-contabile din instituie

Sistemele informaionale care se regsesc n cadrul unitii se identific n funcie de tipul

activitii desfurate. Pentru funcionarea efectiv i eficient a sistemului, subsistemele sale trebuie
s interacioneze, interaciunea fiind realizat n principal prin comunicarea ntre subsisteme. Fiecare

subsistem urmrete atingerea propriilor obiective, dar acestea sunt circumscrise obiectivelor
generale ale sistemului.
Sistemele informaionale identificate n cadrul unitii sunt:

Subsistemul informaional financiar-contabil al mijloacelor fixe;

Subsistemul informaional financiar-contabil al bunurilor de natura stocurilor;

Subsistemul informaional financiar-contabil al trezoreriei;

Subsistemul informaional financiar-contabil al salarizrii i al altor drepturi de

personal;

Subsistemul informaional financiar-contabil al furnizorilor;

Subsistemul informaional financiar-contabil al clienilor;

Subsistemul informaional financiar-contabil al contabilitii generale.

Pentru o bun funcionare a sistemului informaional, tot timpul ntre aceste subsisteme au loc
schimburi de informaii. Toate aceste schimburi de informaii au la baza producerii lor documente
justificative specifice.
Prin urmare, n urma studiului asupra relaiilor de interdependen dintre subsistemele
sistemului informaional al Spitalului Sf. Parascheva Iai, am observat urmtorul circuit al
purttorilor de informaii (documentelor justificative):
1. Subsistemul informaional financiar-contabil al mijloacelor fixe
Fluxul datelor dintre acest sistem i entitile cu care intr el n interaciune este redat de
circuitul urmtoarelor documente:

rapoarte:

Nr.
Crt.

Denumirea
documentului

Locul unde se ntocmete

i nr. de exemplare

l.

Fia mijlocului fix

Nu circul

2.

Raport situaie curent

3.

Lista de inventar a
mijloacelor fixe

4.

Registrul numerelor de
inventar

Compartiment
financiarcontabil; 1 exemplar
Compartiment
financiarcontabil; 1 exemplar
La compartimentul unde se
execut inventarierea, de
ctre
comisia
de
inventariere; 2 exemplare
La contabilitate; 1 exemplar
Compartiment
financiarcontabil; 1 exemplar.

- la persoanele autorizate s verifice i s

semneze documentul;
- la persoana care conduce Registrul jurnal
pentru nregistrare;
- la persoana care asigur contabilitatea
sintetic-analitic n cadrul compartimentului
financiar contabil.

5.

Not contabil

Circuitul documentului

Nu circul
- la contabilitate exemplarul l;
- la sectorul inventariat exemplarul 2.

Nu circul

intrri:

Nr.
Crt.
1.

Denumirea
documentului
Bon de micare a
mijloacelor fixe

Locul unde se ntocmete

i nr. de exemplare
La
contabilitate;
3
exemplare

2.

Proces verbal de
scoatere din funciune a
mijlocului fix / de
declasare

La
locul
efecturii
operaiunii de casare; 2
exemplare

3.

Proces-verbal. de
recepie, Proces-verbal
de recepie provizorie,
Proces-verbal de punere
n funciune,
Proces-verbal de recepie
final

La
recepionarea
obiectivului de investiii; 3
exemplare

Circuitul documentului
- la persoana care aprob micarea mijloacelor
fixe (exemplarul 3);
- la sectorul predtor 3 exemplare;
- la sectorul primitor 1 exemplar;
- la compartimentul financiar-contabil 2
exemplare.
- la persoana autorizat s aprobe scoaterea din
funciune (ambele exemplare);
- la secie (serviciu, subunitate) pentru
nregistrarea n eviden la locul de folosin a
mijloacelor fixe (ambele exemplare);
- la magazie, pentru descrcarea gestiunii
(ambele exemplare);
- la magazia primitoare, pentru semnare de ctre
gestionar a primirii n gestiune a ansamblelor,
subansamblelor, pieselor componente i
materialelor rezultate din scoaterea efectiv din
funciune (ambele exemplare);
la
compartimentul
financiar-contabil
(exemplarul l);
- la compartimentul care a fcut propunerile de
scoatere din funciune a mijloacelor fixe, pentru
nregistrare (exemplarul 2).
- la persoanele care fac parte din
comisie (exemplarele 1,2,3);
- la compartimentul care efectueaz operaiunea
de control preventiv (exemplarul 2);
- la compartimentul financiar-contabil pentru
verificarea i nregistrarea procesului-verbal de
recepie (exemplarele 2 i 3).

2. Subsistemul informaional financiar-contabil al bunurilor de natura stocurilor

Documentele n cadrul acestui subsistem circul n felul urmtor:

rapoarte:

Nr.
Crt.

Denumirea
documentului

Locul unde se ntocmete i Circuitul documentului

nr. de exemplare

1.

Fi de consum colectiv

Compartiment
planificare- - la persoane autorizate s semneze pentru
aprovizionare; 2 exemplare
acordarea vizei de necesitate (ambele exemplare);
- la persoanele autorizate s aprobe nlocuirea,
suplimentarea sau diminuarea cantitii;
- la magazia de materiale, pentru nscrierea
cantitii eliberate, semnndu-se de delegatul care
primete materialele (exemplarul 1);
- la secie, atelier, semnndu-se de gestionarul
magaziei predtoare, exemplarul 2;
- la compartimentul financiar-contabil, pentru
nregistrare n contabilitatea sintetic i analitic,
ambele exemplare: primul exemplar se utilizeaz
de contabilitatea materialelor ca document de
scdere din gestiune, iar al doilea exemplar pentru

nregistrarea n contabilitatea costurilor.

2.

Borderou de predare a Se ntocmete de ctre

documentelor
gestionar; n cazul n care se
utilizeaz pentru predarea
documentelor
justificative
ntre alte compartimente, se
ntocmete
de
ctre
compartimentul care pred
documentele respective; 2
exemplare

- la compartimentul financiar-contabil sau la

compartimentele
interesate
nsoite
de
documentele justificative respective - exemplarul
1;
- rmne la magazie sau la ceilali emiteni pentru
justificarea predrii documentelor (exemplarul 2).

3.

Fi de magazie

4.

Fi de eviden a - un exemplar, pe msura drii Nu circul

obiectelor de inventar n n folosin a bunurilor pe
folosin
fiecare
persoan,
de
gestionarul care elibereaz
obiectele respective sau de
persoana desemnat s in
evidena acestora

5.

Fi de eviden a Se ntocmete ntr-un singur Nu circul

stocurilor i obiectelor de exemplar
de
ctre
inventar pe locuri de compartimentul
financiarfolosin
contabil, n cazul utilizrii ca
document
pentru inerea
contabilitii
analitice
a
materialelor i obiectelor de
inventar n folosin.

6.

Registrul stocurilor

Se
ntocmete
de Nu circul
compartimentul
financiarcontabil.

7.

List de inventariere

Se
ntocmete
ntr-un
exemplar, la locurile de
depozitare, de comisia de
inventariere i se semneaz de
ctre membrii comisiei de
inventariere i de ctre
gestionar.

Document de eviden la Nu circul

locul
de
depozitare
a
intrrilor-ieirilor i stocurilor
de valori materiale;
se
ntocmete
ntr-un
exemplar separat pe fiecare
fel de materiale i se
completeaz de ctre:
- compartimentul financiarcontabil la deschiderea fiei
(datele din antet) i la
verificarea
nregistrrilor
(data i semntura de control),
- gestionar sau persoana
desemnat care completeaz
coloanele privitoare la intrri,
ieiri, stoc.

- la comisia de inventariere, pentru stabilirea

minusurilor, plusurilor i a deprecierilor constatate
la inventar, precum i pentru consemnarea n
procesul-verbal a rezultatelor inventarierii;
- la gestionar, prin semnarea fiecrei file,
menionnd pe ultima fil a listei c toate
cantitile au fost stabilite n prezena sa, c
bunurile respective se afl n pstrarea i
rspunderea sa;
- la compartimentul financiar-contabil pentru
calcularea diferenelor valorice i semnarea listei
privind exactitatea soldului scriptic, precum i
pentru verificarea calculelor efectuate;
- la conductorul compartimentului financiar-

contabil i la oficiul juridic, mpreun cu

procesele-verbale cuprinznd cauzele degradrii
sau deteriorrii bunurilor, inclusiv persoanele
vinovate, precum i procesul verbal al rezultatelor
inventarierii pentru avizarea propunerilor fcute
de comisia de inventariere;
- la conductorul unitii, mpreun cu procesulverbal al rezultatelor inventarierii pentru a decide
asupra soluionrii propunerilor fcute;
- la unitatea creia i aparin valorile materiale
primite n custodie, pentru prelucrare n scopul
comunicrii eventualelor nepotriviri (exemplarul
2).
8.

List
de
inventariere Se ntocmete n dou
pentru gestiuni global exemplare la locurile de
valorice
depozitare, pe gestiuni i
conturi de materiale, mrfuri
i ambalaje, i se semneaz de
membrii
comisiei
de
inventariere, de gestionar i
contabilul care ine evidena
gestiunii. n cazul predriiprimirii gestiunii, listele de
inventariere se ntocmesc n 3
exemplare, dintre care un
exemplar
la
gestionarul
predtor, un exemplar la
gestionarul care primete
gestiunea, iar un exemplar la
contabilitate.

9.

Not contabil

Compartiment
financiar- - la persoanele autorizate s verifice i s semneze
contabil; 1 exemplar.
documentul;
- la persoana care conduce Registrul jurnal pentru
nregistrare;
- la persoana care asigur contabilitatea sinteticanalitic n cadrul compartimentului financiar
contabil.

intrri:

Nr. Denumirea documentului

Crt.
1.

- la gestionar pentru semnarea fiecrei file a listei,

menionnd pe ultima fil a listei c toate
cantitile au fost stabilite n prezena sa, c
bunurile respective se afl n pstrarea i
rspunderea sa , c nu mai are bunuri care nu au
fost supuse inventarierii, precum i faptul c
preurile, cantitile, calitile i unitile de
msur au fost stabilite n prezena sa i nu are
obieciuni de fcut;
- la membrii comisiei de inventariere, pentru
semnarea fiecrei file a listei, calcularea listelor de
inventariere, ntocmirea recapitulaiei listelor de
inventariere, stabilirea minusurilor sau a plusurilor
valorice, stabilirea perisabilitilor, conform
dispoziiilor legale, n cadrul procesului-verbal al
rezultatelor inventarierii;
- la compartimentul financiar-contabil, unde se
efectueaz confruntarea dintre raportul de gestiune
predat la contabilitate i valoarea total a
inventarului faptic. Totodat, se iau msuri pentru
a corecta determinarea valorii deprecierilor
constatate i nregistrarea n contabilitate a
provizioanelor pentru deprecieri;
- la conductorul compartimentului financiar
contabil i la oficiul juridic, mpreun cu
procesele- verbale cuprinznd cauzele degradrii,
deteriorrii bunurilor, numele persoanelor
vinovate i cu procesul-verbal al rezultatelor
inventarierii pentru avizarea propunerilor fcute
de comisia de inventariere;
- la conductorul unitii, mpreun cu proceseleverbale de mai sus, pentru a decide asupra
soluionrii propunerilor fcute.

Locul unde se ntocmete i

nr. de exemplare

Circuitul documentului

Proces verbal de licitaie Comisia numit de unitate n - exemplarul 1 nsoete contractul sau nota de
sau de selecie de oferte
acest scop; n 2 exemplare
comand;

- exemplarul 2 la comisie.
2.

Contract de lucrri de La unitatea beneficiar; 2 - exemplarul 1 la executant;

investiii, prestri servicii exemplare
- exemplarul 2 la beneficiar.
sau procurare de bunuri

3.

Not
de recepie
constatare de diferene

4.

Bon de predare, transfer, - n cazul utilizrii ca bon de

restituire
predare:
la
magazie,
document de predare a
materialelor refolosibile (2
exemplare);
- n cazul utilizrii ca bon de
transfer ntre 2 gestiuni aflate
n
incinta
unitii:
la
gestiunile din incinta aceleiai
uniti (2 exemplare);
- n cazul utilizrii ca bon de
restituire: la gestiunile din
incinta unitii (seciei) n 2
exemplare.

- n cazul utilizrii ca bon de predare: la magazia

de materiale refolosibile, semnndu-se de
predare-primire (ambele ex); la compartimentul
financiar- contabil sau la persoana care conduce
evidena materialelor exemplarul l i exemplarul
2 la evidena costurilor;
- n cazul utilizrii ca bon de transfer ntre 2
gestiuni aflate n incinta unitii: la magazia
predtoare, semnndu-se de predare de ctre
gestionar; la delegatul magaziei primitoare care
semneaz de primire pe exemplarul 1 i ine
exemplarul 2; la compartimentul financiarcontabil, ambele exemplare, care, dup
confruntarea lor, stau la baza efecturii
nregistrrilor n evidena magaziilor;
- n cazul utilizrii ca bon de restituire: la
magazie pentru primirea cantitii restituite,
semnndu-se de predare de ctre delegatul
seciei care face restituirea i de ctre gestionar
(ambele
exemplare);
la
compartimentul
financiar-contabil
pentru
efectuarea
nregistrrilor n evidena sintetic i analitic
(exemplarul l pentru evidena materialelor,
exemplarul 2 pentru evidena costurilor).

5.

Bon de consum i bon de Se ntocmete n 2 exemplare

consum colectiv
de
compartimentul
care
solicit materiale pentru a fi
consumate.

- la persoanele autorizate s semneze pentru

acordarea vizei de necesitate (ambele exemplare);
- la persoanele autorizate s aprobe folosirea altor
materiale;
- la magazia de materiale pentru eliberarea
cantitii prevzute, semnndu-se de predare de
ctre gestionar i de primire de ctre delegat, care
primete materialele (ambele exemplare);
- la compartimentul financiar-contabil pentru
efectuarea nregistrrilor n contabilitatea sintetic
i analitic (ambele exemplare).

6.

Lista zilnic de alimente

i La locul de depozitare pe - la gestionar pentru ncrcare n gestiune a

msura efecturii recepiei; 2 bunurilor recepionate (toate ex);
exemplare
- la compartimentul financiar-contabil ataate la
documentele de livrare;
- la unitatea furnizoare (exemplarul 2);
- la unitatea de transport, exemplarul l pentru
comunicarea lipsurilor constatate.

Se ntocmete n cadrul - la compartimentul financiar-contabil pentru viz

compartimentului
tehnic- i calculaie i pentru efectuarea nregistrrilor n
administrativ n 2 exemplare. contabilitatea sintetic i analitic;
- la persoana autorizat s aprobe eliberarea
alimentelor din magazie;
- la magazia de alimente, pentru eliberarea
cantitii de alimente prevzute i semnate de
predare de ctre gestionar, de primire de ctre
buctar, precum i de persoana desemnat s asiste
i s confirme predarea primirea alimentelor
(ambele exemplare);
- la blocul alimentar, cantin dup caz, pentru
urmrirea meniurilor preparate i a meselor servite
(exemplarul 2).

7.

Dispoziie de livrare

Serviciul de
exemplare

desfacere;

2 - la magazie, pentru eliberarea produselor,

mrfurilor sau altor valori materiale i pentru
nregistrarea n evidena magaziei, semnndu-se
de ctre gestionarul predtor pentru cantitile
livrate (ambele exemplare);
- la compartimentul de desfacere pentru
nregistrarea cantitilor livrate n evidena
acestuia i pentru ntocmirea avizului de nsoire a
mrfurilor sau facturii, dup caz.

3. Subsistemul informaional financiar-contabil al trezoreriei

Acest subsistem cuprinde decontrile care au loc ntre instituie i diferite entiti. Din cadrul
acestui subsistem fac parte urmtoarele fluxuri de documente:

rapoarte:

Nr.
Crt.

Denumirea
documentului

Locul unde se ntocmete i Circuitul documentului

nr. de exemplare

1.

Borderoul documentelor Se ntocmete ntr-un singur

achitate cu cecuri de exemplar, zilnic sau la alte
decontare
perioade
stabilite
de
conductorul
compartimentului financiarcontabil, de ctre gestionarul
carnetului de cecuri, pe
msura utilizrii filelor din
carnet.

- la compartimentul aprovizionare sau alt

compartiment desemnat pentru confirmarea
legalitii,
necesitii,
oportunitii
i
economicitii operaiei;
- la persoana autorizat s efectueze controlul
financiar preventiv, pentru acordarea vizei
respective;
- la compartimentul financiar-contabil, mpreun
cu documentele anexate semnndu-se de
verificare.

2.

Registrul de cas

Se ntocmete n 2 exemplare
zilnic, de casierul unitii sau
alt persoan mputernicit.
Se semneaz de ctre casier
pentru
confirmarea
nregistrrii
operaiunilor
efectuate i de ctre persoana
din compartimentul financiarcontabil desemnat pentru
primirea exemplarului 2 i a
actelor justificative anexate.

- la compartimentul financiar-contabil pentru

verificarea exactitii sumelor nscrise i
respectarea dispoziiilor legale privitoare la
efectuarea operaiunilor de cas (exemplarul 2);
-exemplarul l rmne la carnet (la casier).

3.

Borderou de achiziie

- se ntocmete n 2 exemplare
de ctre delegatul nsrcinat
s aprovizioneze unitatea cu
produse
de
pe
piaa
rneasc, de la productorii
individuali sau de la alte
persoane fizice, n momentul
achiziiei;
- se semneaz de delegatul
care face achiziiile respective
i de gestionarul care primete
marfa.

- la gestiune, pentru semnarea de primire a

produselor i ntocmirea notei de recepie i
constatare de diferene (ambele exemplare);
-la compartimentul financiar-contabil (exemplarul
l);
- rmne la carnet exemplarul 2.

4.

Not contabil

Compartiment

financiar- - la persoanele autorizate s verifice i s semneze

contabil; 1 exemplar.

documentul;
- la persoana care conduce Registrul jurnal pentru
nregistrare;
- la persoana care asigur contabilitatea sinteticanalitic n cadrul compartimentului financiar
contabil.

Intrri:

Nr. Denumirea documentului Locul unde se ntocmete i Circuitul documentului

Crt.
nr. de exemplare
1.

Chitan pentru operaii n Se ntocmete la unitatea care

valut
efectueaz operaii cu devize,
n dou exemplare, de casierul
unitii i se semneaz de
acesta pentru primirea sumei.

2.

Proces verbal de pli

3.

Dispoziie
de
plat- Se
ntocmete
ntr-un
ncasare ctre casierie
exemplar de compartimentul
financiar-contabil.
Se semneaz de ntocmire la
compartimentul
financiarcontabil.

- la depuntor (exemplarul 1, cu tampila unitii);

- exemplarul 2 rmne la carnet, fiind folosit ca
document de verificare a operaiilor., nregistrate
n registrul de cas.

Se
ntocmete
ntr-un La compartimentul financiar-contabil, ca anex la
exemplar i se reine n exemplarul 2 al registrului de cas.
casieria unitii ori de cte ori
se fac pli prin casierii
pltitori astfel:
- faa
formularului se
completeaz
de
casierul
unitii, care semneaz de
predarea sumelor i a actelor
de plat i de casierul pltitor
pentru primirea acestora.
Documentul se reine n
casieria
unitii
pentru
justificarea
salariilor,
ajutoarelor din fondurile de
asigurri sociale, premiilor i
altor drepturi ridicate de la
banc i predate casieriei pn
la termenul legal de efectuare
a plilor respective;
-verso-ul formularului se
completeaz
de
casierul
pltitor la restituirea sumelor
neachitate, mpreun cu actele
de pli. Se semneaz de
acesta i se verific de casier.
- la persoana autorizat s exercite controlul
financiar preventiv pentru viz n cazurile
prevzute de lege;
- la persoanele autorizate s aprobe plata sumelor
respective;
- la casierie, pentru efectuarea operaiunii de
ncasare sau plat, dup caz i se semneaz de
ctre casier; n cazul plilor se semneaz i de
ctre persoana care a primit suma;
- la compartimentul financiar-contabil, anex la
registrul de cas, pentru efectuarea nregistrrilor
n contabilitate.

4.

Extras de cont

Se ntocmete n 3 exemplare
de compartimentul financiarcontabil
al
unitii
beneficiare, pe baza datelor
din contabilitatea analitic.

- la conductorul compartimentului financiarcontabil i conductorul unitii emitente, pentru

semnare ( toate exemplarele);
- la unitatea debitoare (exemplarele l, 2), care
restituie unitii emitente exemplarul 2 semnat pe
verso de conductorul unitii i conductorul
compartimentului
financiar-contabil,
pentru
confirmarea debitului. Eventualele obiecii asupra
sumelor prevzute n extrasul de cont se
consemneaz ntr-o not explicativ semnat de
conductorul
unitii
i
conductorul
compartimentului financiar- contabil, care se
anexeaz la exemplarul 2 al extrasului de cont.

4. Subsistemul informaional financiar-contabil al salarizrii i al altor drepturi de personal

Acest sistem conine informaii despre drepturile salariale i alte drepturi de personal, n
cadrul cruia circul urmtoarele documente:

rapoarte:

Nr.
Crt.

Denumirea
documentului

Locul unde se ntocmete i Circuitul documentului

nr. de exemplare

1.

Stat de salarii

Se ntocmete n 2 exemplare,
pe secii, ateliere, servicii etc.
de compartimentul care are
aceast atribuie. Se semneaz
pentru confirmarea exactitii
calculelor de ctre persoana
care
determin
salariul
cuvenit i ntocmete statul de
salarii.

- la persoanele autorizate s exercite controlul

financiar preventiv i s aprobe plata (exemplarul
l);
- la casieria unitii pentru efectuarea plii
sumelor cuvenite (exemplarul l);
- la compartimentul financiar-contabil pentru
nregistrarea n contabilitate (exemplarul l);
- la compartimentul care a ntocmit statele de
salarii (exemplarul 2).

2.

List de avans chenzinal

Se ntocmete lunar de
compartimentul
care
are
aceast atribuie, pe baza
documentelor de eviden a
muncii, al timpului efectiv
lucrat,
a
certificatelor
medicale prezentate i se
semneaz pentru confirmarea
exactitii
calculelor
de
persoana care a calculat
avansurile chenzinale i a
ntocmit lista.

- la persoanele antorizate s execute controlul

financiar preventiv i s aprobe plata (exemplarul
l);
- la casieria unitii, pentru efectuarea plii
avansurilor cuvenite (exemplarul l);
- la compartimentul financiar-contabil, ca anex la
exemplarul 2 al registrului de cas, pentru
nregistrare n contabilitate (exemplarul 1);
- la compartimentul care a ntocmit lista de avans
pentru a servi la ntocmirea statelor de salarii la
sfritul lunii (exemplarul l).

3.

List de indemnizaii Se ntocmete n 2 exemplare,

pentru concediu de odihn pe
msura
plecrii
persoanelor n concediul de
odihn, de compartimentul
care are aceast atribuie, pe
baza datelor din fiele de
eviden a salariailor i se
semneaz pentru confirmarea
realizrii datelor i exactitii
calculelor de persoana care a
calculat indemnizaiile i a
ntocmit lista ca anex la
exemplarul 2 al registrului de
cas, pentru nregistrarea n
contabilitate (exemplarul l); la

- la persoanele autorizate s exercite controlul

financiar preventiv i s aprobe plata (exemplarul
l);
- la casieria unitii mpreun cu Drepturi bneti
chenzina a-II-a (extras), pentru efectuarea plii
(exemplarul l);
- la compartimentul financiar-contabil.

compartimentul
care
a
ntocmit lista de avans pentru
a servi la ntocmirea statelor
de salarii la sfritul lunii
(exemplarul 2).
4.

Desfurtorul
indemnizaiilor pltite n
contul asigurrilor sociale
de stat

Se
ntocmete
ntr-un Nu circul.
exemplar de compartimentul
financiar-contabil, la sfritul
fiecrei
luni,
pe
baza
certificatelor medicale i a
statelor de salarii.

5.

Drepturi bneti chenzina Se ntocmete n 2 exemplare

I i drepuri bneti de compartimentul care are
chenzina II
atribuii
de
calcul
al
drepturilor
bneti
ale
salariailor, el nsoind orice
plat a acestora i se
semneaz pentru exactitatea
sumelor de persoana care a
calculat drepturile bneti ale
salariailor. Formularul poart
semntura
persoanei
autorizate
s
verifice
concordana deplin dintre
acestea i documentele ce au
stat la baza ntocmirii lor.
Ambele
exemplare
ale
extrasului
mpreun
cu
drepturile bneti se introduc
n plicul care se nmneaz
salariatului, acesta verific
concordana sumei primite cu
rubrica
"Total
plat",
semneaz exemplarul l i l
restituie casierului.

- la casieria unitii sau casierii pltitori pentru

efectuarea plii drepturilor bneti ale salariailor;
- la compartimentul financiar-contabil, ca anex la
exemplarul 1 al documentelor care servesc la
stabilirea drepturilor cuvenite salariailor (stat de
salarii, list de avans chenzinal etc.).

6.

Stat de salarii
colaboratori

- la persoanele autorizate s exercite controlul

financiar preventiv i s aprobe plata (exemplarul
l);
- la casieria unitii pentru efectuarea plii
drepturilor cuvenite (exemplarul l);
- la compartimentul financiar-contabil pentru
nregistrarea n contabilitate (exemplarul l
mpreun cu exemplarul l al borderoului de salarii
neridicate);
- la compartimentul care a ntocmit statul de salarii
pentru colaboratori (exemplarul 2, mpreun cu
exemplarul 2 al borderoului de salarii neridicate,
care va servi la acordarea vizei atunci cnd se
solicit plata drepturilor neridicate).

7.

Fi de
salariailor

8.

Rapoarte statistice

pentru Se ntocmete n 2 exemplare,

lunar, pe baza conveniei
civile de prestri de servicii i
se
semneaz
pentru
confirmarea
exactitii
drepturilor bneti de ctre
persoana care ntocmete
documentul.

eviden

a Se
ntocmete
ntr-un Nu circul.
exemplar,
lunar,
de
compartimentul
care
are
atribuii de calcul i stabilire a
drepturilor de salarii, pe baza
statelor de salarii, contractelor
sau altor documente legale.
Compartiment statistic i La conducere i la persoanele din afara unitii
informatic economic n interesate.
colaborare cu biroul RUNOS;
1 exemplar

9.

Not contabil

Compartiment
financiar- - la persoanele autorizate s verifice i s semneze
contabil; 1 exemplar.
documentul;
- la persoana care conduce Registrul jurnal pentru
nregistrare;
- la persoana care asigur contabilitatea sinteticanalitic n cadrul compartimentului financiar
contabil.

intrri:

Nr. Denumirea documentului Locul unde se ntocmete i Circuitul documentului

Crt.
nr. de exemplare
1.

Ordin de deplasare

Se
ntocmete
ntr-un
exemplar, pentru
fiecare
deplasare, de persoana care
efectueaz deplasarea, precum
i
pentru
justificarea
avansurilor
acordate
n
vederea procurrii de valori
materiale n numerar.

- circul la persoana mputernicit s dispun

deplasarea, pentru semnare;
- la persoana care efectueaz deplasarea;
- la persoanele autorizate de la unitatea unde s-a
efectuat deplasarea s confirme sosirea i plecarea
persoanei delegate;
- la compartimentul financiar-contabil pentru
verificarea decontului, pe baza actelor justificative
anexate la acesta de ctre titular la ntoarcerea din
deplasare sau cu ocazia procurrii materialelor,
stabilind diferena de primit sau restituit, avnduse n vedere eventualele penalizri i semnnd
pentru verificare;
- la persoana autorizat s exercite controlul
preventiv financiar pentru viz;
- la conductorul unitii pentru aprobarea
cheltuielilor efectuate.

2.

Ordin
de
deplasare Se ntocmete la unitile care
(delegaie) n strintate
efectueaz transporturi n
strintate n dou exemplare,
pentru fiecare deplasare, de
ctre sectorul de exploatare i
se
semneaz
de
eful
sectorului pentru confirmarea
realitii datelor i exactitii
calculelor din ordinul de
deplasare.

- la conductorul unitii pentru semnare (ambele

exemplare);
- la persoana autorizat s exercite controlul
financiar preventiv pentru viz;
- la conductorii auto care urmeaz s efectueze
deplasarea, pentru semnare, pe ambele exemplare,
de primire a avansurilor n valut, reinnd
exemplarul 1, care urmeaz s fie ataat la
decontul de cheltuieli valutare;
-la casierul unitii care semneaz pentru plata
sumei n valut (ambele exemplare) i efectueaz
nregistrarea sumelor pltite n registrul de cas.

3.

Decont de cheltuieli

- circul la persoanele autorizate s verifice

legalitatea actelor justificative de cheltuieli,
exactitatea calculelor privind sumele decontate la
ntoarcerea din deplasare i calculul eventualelor
penalizri de ntirziere; semneaz de verificare;
- la persoanele autorizate s exercite controlul
financiar preventiv i s aprobe plata diferenei n
cazul cnd, la decontarea sumelor primite pentru
efectuarea deplasrii, suma cheltuielilor efective
depete avansul primit;
- la casieria unitii pentru plata diferenei., caz n
care titularul de avans semneaz pentru primirea
diferenei respective, fr a se mai ntocmi

Se
ntocmete
ntr-un
exemplar de titularul de avans
pentru cheltuielile efectuate
pe
ntreaga
durat
a
deplasrii.

document distinct.
4.

Decont
de
cheltuieli Se ntocmete la unitile care
valutare
(transporturi execut
transporturi
n
internaionale)
strintate, ntr-un exemplar,
de ctre titularul de avans,
pentru cheltuielile efectuate
pe
ntregul
parcurs,
semnndu-se de titularul de
avans.

5.

Contract
munc

6.

Stat de funcii

7.

Certificat
medical

individual

de

- la persoanele autorizate s verifice legalitatea

actelor justificative de cheltuieli, exactitatea
calculelor privind sumele decontate la ntoarcerea
din strintate i calculul eventualelor penalizri
de ntrziere, care semneaz de verificare;
- la persoana autorizat s exercite control
financiar preventiv pentru viz;
- la conductorul unitii pentru aprobarea
cheltuielilor efectuate i a eventualei diferene de
primit de ctre titularul de avans.

de Se ntocmete n 2 exemplare Un exemplar rmne la angajator n

de ctre
compartimentul compartimentul RUNOS, iar cellalt exemplar
RUNOS.
rmne la angajat.
Se ntocmete ntr-un singur La conducere.
exemplar de compartimentul
RUNOS.

concediu

Se
elibereaz
n
3
exemplare, de ctre medicii
din oricare
unitate
sanitar n evidena creia se
afl persoana care solicit
acest act.

- Exemplarele 1 (alb) i 2 (roz) se nmneaz

pacientului sau, dup caz, persoanei care l
reprezint, care are obligaia de a le depune la
pltitor, n termenul stabilit de lege.
- Exemplarul 3 (verde) rmne arhivat la medicul
care l elibereaz.
- Exemplarul 2 va fi depus lunar de ctre angajator
la casa de asigurri de sntate n a crei raz
administrativ-teritorial i are sediul sau
domiciliul. Excepie fac certificatele de concediu
medical care poart codurile de indemnizaie 02,
03, 04, 10, confirmate prin avizul casei teritoriale
de pensii sau avizul direciei de sntate public,
precum i certificatele de concediu medical care
poart codul de indemnizaie 11 i care se depun
direct la casele teritoriale de pensii.
- Exemplarul 1 rmne la angajator, ataat la fia
angajatului, i va fi vizat, dup caz, de medicul de
ntreprindere, n cazul asigurailor salariai.

5. Subsistemul informaional financiar-contabil al furnizorilor

Fluxul datelor dintre acest subsistem i entitile cu care intr el n interaciune este redat de
circuitul urmtoarelor documente:

rapoarte:

Nr. Denumirea documentului Locul unde se ntocmete i Circuitul documentului

Crt.
nr. de exemplare
1.

Raport intrri
furnizori

de

la Se ntocmete de ctre Este prezentat conducerii i se pstreaz la

departamentul
financiar- compartimentul financiar-contabil.
contabil
ntr-un
singur
exemplar.

2.

List facturi nepltite

Se ntocmete de ctre Este prezentat conducerii i se pstreaz la

departamentul
financiar- compartimentul financiar-contabil.
contabil
ntr-un
singur
exemplar.

3.

Centralizator NIR-uri

Se ntocmete de ctre Nu circul.

departamentul
financiarcontabil
ntr-un
singur

exemplar.
4.

Fia furnizorului

5.

Balana furnizori pe tipuri Se ntocmete de ctre Nu circul.

de articole bugetare
departamentul
financiarcontabil
ntr-un
singur
exemplar.

6.

Raport
comenzi
aprovizionare

7.

Not contabil

Se ntocmete de ctre Este prezentat conducerii i se pstreaz la

departamentul
financiar- compartimentul financiar-contabil.
contabil
ntr-un
singur
exemplar.

de Se ntocmete de ctre Nu circul.

compartimentul
aprovizionare, transport i
achiziii publice, ntr-un
singur exemplar.
Compartiment
financiar- - la persoanele autorizate s verifice i s semneze
contabil; 1 exemplar.
documentul;
- la persoana care conduce Registrul jurnal pentru
nregistrare;
- la persoana care asigur contabilitatea sinteticanalitic n cadrul compartimentului financiar
contabil.

Intrri:

Nr. Denumirea documentului Locul unde se ntocmete i Circuitul documentului

Crt.
nr. de exemplare
1.

Comand de aprovizionare

Se
ntocmete
la
compartimentul
aprovizionare, transport i
achiziii
publice
ntr-un
exemplar.

Comanda (semnat de conducere) este trimis de

la compartimentul aprovizionare, transport i
achiziii publice la furnizori, urmnd ca acetia s
trimit confirmarea comenzii i apoi s aib loc
livrarea propriu-zis a bunurilor.

2.

Bilet la ordin

Se
ntocmete
la Un exemplar se nmneaz beneficiarului, care l
compartimentul
financiar- va ncasa ulterior de la banc.
contabil n 2 exemplare.

3.

Aviz de nsoire

Se ntocmete n 3 exemplare
de ctre furnizorul de mrfuri
i intr n unitate la
compartimentul
de
aprovizionare, transport i
achiziii publice.

- Un exemplar este folosit pentru ntocmirea

facturii de ctre furnizor;
- Al doilea exemplar este trimis beneficiarului
(care arhiveaz documentul la compartimentul
financiar-contabil);
- Cel de-al treilea rmne la emitent.

4.

Contract comercial

Se ntocmete n 2 exemplare
de compartimentul juridic al
furnizorului i intr n
unitatea cumprtorului la
compartimentul juridic.

Fiecare din prile contractante va primi cte un

exemplar din contractul comercial ncheiat.
Contractul se ncheie de ctre conducere i este
pstrat de compartimentul juridic.

5.

Factur

Se ntocmete n 3 exemplare
la compartimentul financiarcontabil al furnizorului i
intr
n
unitatea
cumprtorului
la
compartimentul
de
aprovizionare, transport i
achiziii publice.

- Primul exemplar este oferit clientului, care

arhiveaz
documentul
la
compartimentul
financiar-contabil;
- Celelalte 2 exemplare rmn la furnizor.

6.

NIR

Este ntocmit de comisia de - un exemplar este trimis la compartimentul

recepie a cumprtorului n 2 financiar-contabil cu factura n original;
exemplare.
- un exemplar rmne la cotorul blocului pentru

corelarea cu originalul i ulterior arhivarea.

7.

Proces verbal de recepie

La recepionarea obiectivului - la persoanele care fac parte din

de investiii; 3 exemplare
comisie (exemplarele 1,2,3);
- la compartimentul care efectueaz operaiunea
de control preventiv (exemplarul 2);
- la compartimentul financiar-contabil pentru
verificarea i nregistrarea procesului-verbal de
recepie (exemplarele 2 i 3).

8.

Ordin de plat

Se
ntocmete
la Exemplarul nr.2 rmne la pltitor ;
compartimentul
financiar- Exemplarul nr. 1 merge la beneficiar.
contabil n 2 exemplare.

9.

Referat de necesitate

Compartiment aprovizionare, -la compartimentul aprovizionare, transport i

transport i achiziii publice; 1 achiziii publice;
exemplar.
- la conducere pentru aprobare;
- la compartimentul financiar-contabil pentru
semnare.

6. Subsistemul informaional financiar-contabil al clienilor

n relaia dintre acest subsistem i entitile interacionate, fluxul datelor este redat de
urmtoarele documente:

rapoarte:

Nr. Denumirea documentului Locul unde se ntocmete i Circuitul documentului

Crt.
nr. de exemplare
1.

Borderou facturi ieite

Se actualizeaz zilnic de ctre Nu circul

compartimentul
financiarcontabil; 1 exemplar

2.

Lista ieiri cantitativ

Compartiment
financiar- -la compartimentul financiar-contabil pentru
contabil; 1 exemplar
nregistrarea n contabilitate;
- la conducere pentru verificarea i semnarea
documentului;
- la compartimentul tehnic-administrativ pentru
verificarea conformitii cu lista de necesiti.

3.

Lista ieiri valorice

Compartiment
financiar- -la compartimentul financiar-contabil pentru
contabil; 1 exemplar
nregistrarea n contabilitate;
- la conducere pentru verificarea i semnarea
documentului;
- la compartimentul tehnic-administrativ pentru
verificarea conformitii cu lista de necesiti.

4.

Fia pacientului

Triaj; 1 exemplar

5.

Situaie facturi

Compartiment
financiar- Este prezentat conducerii i se pstreaz la
contabil; 1 exemplar
compartimentul financiar-contabil.

6.

Fi
de
tratament

7.

Not contabil

evoluie

Se ntocmete la triaj i se trimite pentru

completare la medici.
-la compartimentul financiar-contabil pentru
nregistrarea cheltuielilor aferente fiecrui client;
- la compartimentul statistic i informatic
medical pentru arhivare.

i Se ntocmete la cabinetele -la cabinetele medicilor;

medicilor pe baza fiei - la compartimentul statistic i informatic,
pacientului i a foii de pentru arhivare.
observaie, ntr-un singur
exemplar.
Compartiment
financiar- - la persoanele autorizate s verifice i s semneze
contabil; 1 exemplar.
documentul;

- la persoana care conduce Registrul jurnal pentru

nregistrare;
- la persoana care asigur contabilitatea sinteticanalitic n cadrul compartimentului financiar
contabil.

intrri:

Nr. Denumirea documentului Locul unde se ntocmete i Circuitul documentului

Crt.
nr. de exemplare
1.

Chitan

Se ntocmete n dou
exemplare, de casierul unitii
beneficiare i se semneaz de
acesta pentru primirea sumei.

- la pltitor (exemplarul 1, cu tampila unitii);

- exemplarul 2 rmne la carnet, fiind folosit ca
document de verificare a operaiilor., nregistrate
n registrul de cas.

2.

Factur

Se ntocmete n 3 exemplare
la compartimentul financiarcontabil al furnizorului i
intr
n
unitatea
cumprtorului
la
compartimentul
de
aprovizionare, transport i
achiziii publice.

- Primul exemplar este oferit clientului, care

arhiveaz
documentul
la
compartimentul
financiar-contabil;
- Celelalte 2 exemplare rmn la furnizor.

4.

Foaie de observaie

Se ntocmesc
exemplar.

la

triaj,

1 Se ntocmete la triaj i se trimite pentru

completare la medici.
- la compartimentul statistic i informatic
medical pentru arhivare.

7. Subsistemul informaional financiar-contabil al contabilitii generale

Documentele n cadrul acestui subsistem circul n felul urmtor:

rapoarte:

Nr.
Crt.

Denumirea
documentului

Locul unde se ntocmete i Circuitul documentului

nr. de exemplare

1.

Not
de
creditare

2.

Jurnal-situaie
privind Se ntocmete zilnic sau pe Nu circul.
operaiile contabile
msur efecturii operaiilor
n cadrul compartimentului
financiar-contabil; 1 exemplar

3.

Jurnal-situaie
privind Se ntocmete lunar sau pe Este prezentat conducerii i se pstreaz la
operaiile de cas i msura efecturii operaiilor compartimentul financiar-contabil.
banc
n cadrul compartimentului
financiar-contabil,
separat
pentru fiecare cont sintetic.

4.

Jurnal
privind Se ntocmete n cadrul Nu circul.
decontrile cu furnizorii compartimentului financiarcontabil, fie pentru toi
furnizorii, fie separat pe feluri
de furnizori.

debitare Se ntocmete n 2 exemplare - la conductorul compartimentului financiar

de compartimentul financiar- contabil sau nlocuitorul su, pentru semnare
contabil.
ambele exemplare;
- la compartimentul financiar-contabil pentru
nregistrare (exemplarul 2);
- la unitatea sau subunitatea care particip la
operaiile de decontare pentru nregistrare
(exemplarul l).

5.

Situaia
ncasrii- Se ntocmete lunar sau pe Este prezentat conducerii i se pstreaz la
achitrii facturilor
msura efecturii operaiilor, compartimentul financiar-contabil.
n cadrul compartimentului
financiar-contabil, fie pentru
clieni sau furnizori, fie
separat pe feluri de clieni sau
furnizori.

6.

Jurnal
privind Se ntocmete lunar sau pe Se ntocmete la compartimentul financiarconsumurile i alte ieiri msura efecturii operaiilor, contabil.
de stocuri
n cadrul compartimentului -la compartimentul tehnic-administrativ
financiar-contabil; 1 exemplar

7.

Situaia privind micarea Se ntocmete lunar, n cadrul Nu circul.

stocurilor
compartimentului financiarcontabil; 1 exemplar.

8.

Jurnal privind salariile i Se ntocmete lunar n cadrul - la compartimentul financiar-contabil pentru

contribuia la asigurri compartimentului financiar- arhivare.
sociale
contabil; 1 exemplar.
- la biroul RUNOS mpreun cu statul de salarii;
- la compartimentul statistic i informatic,
pentru ntocmirea rapoartelor statistice privind
salariaii.

9.

Fia de cont
operaii diverse

10.

Document cumulativ

Se ntocmete n cadrul Nu circul.

compartimentului financiarcontabil, 1 exemplar.

11.

Balana de verificare

Se ntocmete lunar i ori de Este prezentat conducerii i se pstreaz la

cte ori se consider necesar, compartimentul financiar-contabil.
ntr-un exemplar.

12.

Fi de cont analitic Se
ntocmete
ntr-un Nu circul.
pentru cheltuieli efective exemplar de compartimentul
financiar-contabil.

Nr.
Crt.
1.

1.4.

pentru Se
ntocmete
ntr-un Nu circul.
exemplar
pentru
fiecare
client, debitor, furnizor sau
creditor.

intrri:
Denumirea
documentului
Not de contabilitate

Locul unde se ntocmete i

nr. de exemplare
Se
ntocmete
ntr-un
exemplar de compartimentul
financiar-contabil.

Circuitul documentului
- la persoanele autorizate s verifice i s semneze
documentul;
- la persoana care conduce Registrul jurnal pentru
nregistrare;
- la persoana care asigur contabilitatea sinteticanalitic n cadrul compartimentului financiar
contabil.

Proiecte informatice n curs de realizare sau propuse la nivelul instituiei

Spitalul clinic de boli infecioase Sf. Parascheva Iai nu este mulumit de resursele software

pe care le utilizeaz n prezent. n urma studierii mai multor oferte de produse software, conducerea

instituiei i-a manifestat dorina de a ncheia un contract cu firma Info World. Prin acest proiect
informatic, spitalul i propune s achiziioneze un sistem informatic integrat, Hospital Manager
Suite, care este o soluie de tip ERP ce acoper att activitatea clinic, ct i cea economic i
administrativ a unitii.

1.5.

Delimitarea ariei de ntindere a sistemului de gestiune a furnizorilor

1.5.1. Componentele organizatorice cu responsabiliti pe linie de gestiune a furnizorilor

Directorul general:

ncheie contracte cu furnizorii;

Aprobarea rapoartelor de necesitate primite de la compartimentul aprovizionare, transport

i achiziii publice.

Biroul contabilitate - financiar:

Introduce date n sistem pe baza documentelor justificative;

ine evidena facturilor (pltite, nepltite, termene de scaden);

Verific corectitudinea datelor nscrise n factur;

ine evidena contractelor ncheiate cu furnizorii;

Urmrete plata furnizorilor.

Consilierul juridic:

Avizeaz contractele comerciale;

Rezolv litigiile n cazul nerespectrii contractelor comerciale.

Compartimentul aprovizionare, transport i achiziii publice:

ntocmete rapoarte de necesitate;

Contacteaz furnizorii i trimit comenzi;

Recepia cantitativ i calitativ a bunurilor;

ntocmete formele de respingere pentru bunurile necorespunztoare.

Elaborarea programului anual al achiziiilor

Constituirea i pstrarea documentelor de achiziii

Compartiment tehnic administrativ:

ntocmirea documentelor i urmrirea ncadrrii n normele legale

pentru
lucrrile de investiii, reparaii capitale, consolidri, reparaii curente

cu teri i n
regie proprie

colaborarea cu furnizorii de utiliti n vederea ncheierii de contracte i

urmrirea derulrii acestora

1.5.2. Clasele de operaii economice reflectate n sistemul furnizorilor

Principale clase de operaii economice reflectate n acest sistem sunt:

ntocmirea comenzilor de aprovizionare;

Plata furnizorilor;

Refuzul plii facturii i returnarea bunurilor;

Evidena facturilor;

Contractarea furnizorilor (emiterea rapoartelor de necesitate).

Operarea platilor si incasarilor

Calcul de diferente de curs in functie de data de emitere si data de

plata

Evidenta scadente multiple (rate)