Sunteți pe pagina 1din 11

COMUNICAREA N ADMINISTRAIA PUBLIC

ADMINISTRAIA PUBLIC I COMUNICAREA PUBLIC


1. Importana comunicrii pentru administraia public Comunicarea nsoete activitatea
instituiei administraiei publice, contribuind la realizarea n bune condiii a acesteia. Ea rspunde
totodat nevoii organizaiilor din sectorul public de a-i afirma rolul specific, aducnd la
cunotina cetenilor obligaiile de asumat i prerogativele de care dispun.
Comunicarea instituional
Prin natura ei, administraia public depinde ntro mare msur de comunicare.
Ea se ntlnete ntre diferitele niveluri ierarhice ale administraiei publice, ntre structuri aflate
pe acelai nivel, n cadrul structurilor administrative, ntre administraie i executorul social, ntre
instituiile administraie publice i autoritatea politic, ntre adminstraia public i mediul social,
n general, ntre funcionarii publici, ntre acetia din urm i partenerii publici ( ceteni,
ONGuri etc.).
Un act administrativ - presupune implicarea unui mare numr de funcionari, fiecare dintre
acetia specializat ntrun anumit domeniu i depinznd de ceilali, deoarece produsul final este
rezultatul direct al eforturilor combinate ale diferiilor participani la realizarea acestei finaliti.
Comunicarea este aadar definitorie n coordonarea adecvat i eficient a activitilor
caracterizate de astfel de conexiuni, proces de coordonare pentru materializarea cruia este
necesar construirea unor canale de comunicare prin care ideile, cunotinele i exigenele s
poat fi transmise.
managementul public trebuie s se asigure c deciziile sunt transmise tuturor nivelurilor
ierarhice. n plus, este din ce n ce mai important att pentru administraie, ct i pentru clienii
acesteia ( autoritatea politic, contribuabili, ceteni, grupuri de interese)
dezvoltarea canalelor de comunicare cu lumea de afar. Sunt create, n acest mod, condiiile ca
tot ceea ce se ntmpl n cadrul structurilor administrative s fie comunicat publicului, n
general, i segmentelor int, n special. Pe de alt parte, administraia beneficiaz din exterior de
informaiile care i sunt necesare n finalizarea obiectivelor.
Dezvoltarea unei politici sociale adecvate, crearea i meninerea, la toate nivelurile, a unei
atmosfere transparente sunt, ntro mare msur, determinate de importana ce se acord
procesului de comunicare.
Comunicarea public - aa cum i spune i numele, se situeaz n mod necesar n zona public
sub influenele ceteanului. Informaiile sale, cu rare excepii, in de domeniul public,
intervenind aici transparena la nivel decizional. Comunicarea public poate fi considerat drept

o comunicare formal care tinde ctre schimbul i mprtirea de informaii de utilitate social
i spre meninerea relaiilor sociale, a cror responsabilitate revine instituiilor publice.
Comunicarea public urmrete patru categorii de efecte
a. modernizarea funcionrii administraiilor. Administraiile trebuie s fac fa unor cereri
din ce n ce mai complexe i precise. Adaptarea i modernizarea administraiilor depind la fel de
mult de schimbrile comportamentului celor administrai care se consider, tot mai mult nite
consumatori, chiar nite clieni;
b. cutarea adeziunii cetenilor cu privire la o anumit problem, prin aciuni de sensibilizare;
c. producerea unor schimbri de comportament n rndul cetenilor;
d. pentru unele administraii, grija principal este s i asigure, o imagine modern.
Funciile comunicrii n administraia public:
- de a informa: a aduce la cunotin informaiile de natur administrativ,
-de a asculta ntrebrile i ateptrile ceteanului; - de a supune dezbaterii proiectele
administrative
- de a contribui la asigurarea relaionrii sociale
- de a nsoi schimbrile comportamentelor i pe cele ale organizrii sociale.
Tipuri de comunicare public n administraie:
- comunicarea de informare i de explicare, informaii pe care serviciile publice sunt datoare
s le furnizeze cetenilor sau de reguli civice, care trebuie reamintite n mod permanent;
- de promovare sau de valorizare: att a instituiilor publice i a serviciilor oferite de acestea
publicului, ct i a recomandrilor care dezvluie ce s-a convenit a fi considerate drept cauze
sociale;
- de discutare sau de propunere spre dezbatere a proiectelor de schimbare instituional,
de alegere a ofertelor politice.
NOIUNEA DE COMUNICARE. ELEMENTELE PROCESULUI DE COMUNICARE N
ADMINISTRAIA PUBLIC 1.
Noiunea de comunicare Termenul de comunicare provine din limba latin, de la cuvntul
communis, care nseamn a fi n legtur , sau a fi n relaie, dar i a pune de acord,
a pune n comun sau a mprti ceva celorlali. Din perspectiva teoriei comunicrii este
dificil s se defineasc aria de cuprindere a termenului de comunicare.

Instituiile administraiei publice. Sunt persoane juridice, autorizate de ctre o autoritate


public s realizeze un serviciu public de interes general. Instituiile .
Ceteanul. n cadrul comunicrii publice, ceteanul este un interlocutor ambivalent. Prin
tradiie, el a respectat sau a suportat autoritatea instituiilor publice. Ceteanul dorete s fie
informat, s fie luat n considerare, ascultat, asociat.
mesajul. Informaiile publice, de interes pentru ceteni, constituie mesajul principal al
comunicrii administrative.
Canalele de comunicare sunt cele care definesc forma comunicrii, aceasta putnd fi: scris,
verbal, nonverbal (semne, gesturi, etc.) sau mixt. n cazul transmiterii mesajului prin semne,
este necesar existena unor reguli semantice care s fie cunoscute att de emitor, ct i de
receptor. Pentru administraia public central i local folosirea mass-media se dovedete
esenial pentru legitimitatea public
Bruiajul, indiferent de forma comunicrii, exercit o influen negativ asupra calitii relaiei,
asupra activitii de comunicare dintre cei doi subieci. Procesul de comunicare administrativ
poate fi perturbat i unele bariere de comunicare. - Comentariile (prin mijloacele mass-media),
pe marginea informaiilor emise de instituiile publice, sunt un puternic factor de influen si
specialitii i experii care i expun public opiniile, putnd condiiona modul n care opinia 12

Feed-back-ul const ntr-un mesaj n sens opus celui transmis de ctre emitor. Responsabilul
din administraie trebuie s acorde mare atenie acestuia, putnd afla aprecieri despre calitatea i
utilitatea muncii sale n relaiile cu publicul, despre eficiena comunicrii ctre public.

NIVELURILE I FORMELE COMUNICRII N ADMINISTRAIA PUBLIC I.


Comunicarea n administraia public se poate realiza pe patru niveluri16 relativ distincte:
intrapersonal, interpersonal, n grup, de mas.
Comunicarea intrapersonal Este comunicarea individului cu el nsui.Gndete, analizeaz i
reflecteaz. Evalueaz decizii sau repet mesajele destinate altora. Este necesar i important
pentru echilibrul psihic i emoional al persoanei. Comunicarea interpersonal Este
comunicarea cu cellalt. Ne ajut s-i cunoatem pe semeni i pe noi nine, prin imaginea lor
despre noi. Comunicarea n grup- Este comunicarea realizat ntre indivizi n cadrul grupului
sau organizaiei din care fac parte. Comunicarea de mas - Este comunicarea realizat pentru
publicul larg de ctre instituii specializate i cu mijloace specifice. Ea de realizeaz prin
intermdediul mass-media: televizunea, radioul, cinematograful, ziare, reviste etc. n cadrul
acesteia vorbitorul i auditorul sunt izolai i astfel conexiunea invers este limitat.
Pentru ca relaia serviciilor publice cu utilizatorii sa fie eficienta este necesar ca serviciul public
s rspund la urmtoarele exigene: - de a informa din datorie, cel mai adesea chiar n
absena dorinei sau a motivaiei de a primi informaia; - de a asigura transmiterii unui mesaj
complex; - de a include comunicarea n procesul de identificare i de precizare a serviciului; - de
a contribui la restituirea sensului vieii colective.
Promovarea serviciilor oferite publicului. Administaia public recurge n prezent din ce n ce
mai clar i mai organizat la mijloacele publicitare i la relaiile publice. Pentru a scoate n
eviden, pentru a face cunoscut sau folositoare o ofert public se poate folosi metode de
informare ale publicitii, cu cteva precauii n privina limbajului exprimrii publicitare sau n
privina suporturilor i a mijloacelor. Se face publicitate publicaiilor oficiale, ghidurilor i
rapoartelor, accesului la documentele publice sau la baze de date.
Campaniile de informare de interes general. Aceste campanii au ca punct de plecare cauze
sociale i umanitare, formarea i educarea cetenilor n spirit civic sau simpla diseminare a
informaiei cu caracter utilitar.
ORGANIZAREA COMUNICRII N ADMINISTRAIA PUBLIC I.
Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informatiile de interes public, consolidata 2009.
Potrivit acestei legi: -Pentru asigurarea accesului oricarei persoane la informatiile de interes
public autoritatile si institutiile publice au obligatia de a organiza compartimente specializate de
informare si relatii publice sau de a desemna persoane cu atributii in acest domeniu.

Pentru asigurarea accesului mijloacelor de informare in masa la informatiile de interes public


autoritatile si institutiile publice au obligatia sa desemneze un purtator de cuvant, de regula din
cadrul compartimentelor de informare si relatii publice. La nivelul fiecrei structuri
administrative exist aadar o structur de comunicare. Existena acestor structuri n organigrama
instituiilor administrative de la toate nivelurile:
1. La nivelul administraiei prezideniale: exist Departamentul de Comunicare Public,
condus de un consilier de stat. Departamentul de Comunicare Public este structura din cadrul
Administraiei Prezideniale. eful Departamentului Comunicare Public este i purttorul de
cuvnt al Preedintelui Romniei.
2. La nivelul Guvernului Romniei: n cadrul Secretariatului General al Guvernului
funcioneaz Departamentul de comunicare i al purttorului de cuvnt al Guvernului, Insitutuia
guvernamental posed un compartiment de relaii cu publicul, ce are n compunere Biroul de
audiene ceteni i Biroul relaii petiii.
3. La nivelul ministerelor: exist n majoritatea cazurilor direcii de comunicare i relaii
publice. Denumirile acestor direcii difer de la un minister la altul.
4. la nivelul prefecturilor: Toate instituiile prefectului de ar au desemnat o persoan
responsabil cu asigurarea accesului la informaiile de interes public. Atributii principale ale
structurii de comunicare a prefecturilor: - asigur prin compartimentul de specialitate relatia cu
cetateanul si aplicarea prevederilor legale privind liberul acces la informatiile de interes public; asigur activitatea de registratura pentru toate documentele adresate Institutiei Prefectului,
asigura programarea cetatenilor la audiente si solutionarea cererilor, petitiilor si a sesizarilor.

5. la nivelul administraie publice locale: a. n cazul consiliilor judeene, structurile


comunicaionale se numesc fie Compartiment Informare Relaii cu Publicul, fie Serviciul Relaii
cu Publicul, Unele instituii administrative judeene au i purttor de cuvnt, n adevratul sens al
cuvntului. b. la nivelul primriilor: Birou Informaii publice i Mass-Media

II. Metode i tehnici de realizare a activitii de comunicare public


Autoritile i instituiile administraiei publice n realizarea comunicrii publice folosesc
urmtoarele tipuri de strategii: - strategiile de autoritate (de putere), prin care se urmreste
afirmarea autoritii sau a instituiei publice n domeniile ei de competen tradiionale ct i n
cele noi dobndite n contextul dinamicii i modificrii elementelor din sistemul social; strategiile de eficien, prin care se urmreste s se amelioreze eficacitatea diferitelor elemente
structurale ale autoritilor sau instituiilor publice precum i a elementului uman ce le compun;

- strategiile de ncredere, prin care urmreste s se creeze un dialog real i constructiv cu


cetenii, cu organizaii i instituii publice i private
DECIZII PUBLICE I COMUNICAREA CU PUBLICUL
Forma n care sunt comunicate depinde de importana, obiectul, influena i de orizontul vizat de
decizie. Prinicipiilor le corespund punerea la dispoziie a datelor publice i comunicarea civic.
Politicilor li se asociaz comunicarea instituional, cea a serviciilor oferite sau cea prin
campanii.
I. Comunicarea n procesul decizional
- contribuie la sporirea cantitii de informaie necesar instrumentrii dosarului i pregtirii mai
bune a judecii; - face public rezultatul, Eliberarea unei autorizaii de construcie constituie un
exemplu de decizie n care procedura de instrumentare (examinarea dosarului, a conformitii
sale cu documentele de urbanism, a avizelor) este ocazia comunicrii n interiorul forului
decident, sub responsabilitatea primarului.
Procesul de decizie este rodul unei instituii coerente, si al interactiunii mai multor
compartimentate. Comunicarea ei se face, de asemenea, fragmentat. Fiecare serviciu face s
prevaleze un stil propriu de informare, de relaionare intern i de exprimare extern. Serviciile
orientate spre dezvoltare i progres instituional favorizeaz punerea la dispoziie a datelor i sunt
receptive la tot ce ar contribui la perfecionarea lor. Interpretarea deciziei ca rezultat al
raporturilor de for ntre actori care intervin, n acelai timp, prin prisma intereselor individuale
i a celor instituionale, face s apar i mai clar rolul pe care-l poate avea comunicarea
II. Mass-media, deciziile i dezbaterea public
Fie c este vorba de activitile curente ale serviciilor publice, de situaii de criz sau de
schimbare, locul mass-media n deciziile publice este foarte important. Rolul presei nu este cel al
unui simplu martor. Medierea pe care o face ntre decident i public aduce elemente de
informaie legate de o decizie care nc nu a fost luat. Presa devine n acest fel un intermediar al
deciziei de luat. Jurnalitii nu respect de multe ori funcionarea serviciului public, presa se
face vinovat de atitudini i comportamente care ncalc principii deontologice, i anume:
deformare faptelelor, obinerea de informaii prin mijloace necinstite sau prin abuzul buneicredine a celuilalt, confundarea rolului ziaristului cu cel al poliistului sau magistratului,
redactarea tirilor fr a se cuta punctele de vedere ale protagonitilor diferii, nerespectarea
prezumiei de vinovie sau a vieii particulare. Insuficiena formrii jurnalitilor sau a calitilor
lor profesionale trebuie, i ele, luate n calcul.

III. Trasparena decizional n administraia public din Romnia


Legea nr. 52 din 2003 stabilete regulile procedurale minimale aplicabile pentru asigurarea
transparenei decizionale n cadrul autoritilor administraiei publice centrale i locale din
Romnia:
1. edinele autoritilor i instituiilor administraiei publice sunt publice;
2. dezbaterile vor fi consemnate i fcute publice;
3.minutele acestor edine vor fi consemnate i fcute publice.
anunul privind edina public se afieaz la sediul autoriii publice, inserat n site-ul
propriu i se transmite ctre media, cu cel puin 3 zile nainte de desfurare; - anunul trebuie
adus la cunotina cetenilor i a asociaiilor legal constituite care au prezentat sugestii i
propuneri n scris, cu valoare de recomandare, referitoare la unul dintre domeniile de interes
public care urmeaz s fie abordat n edina public; - anunul va conine data, ora i locul de
desfurare a edinei publice, precum i ordinea de zi
Persoana care prezideaz edina public ofer invitailor i persoanelor care particip din
proprie iniiativ posibilitatea de a se exprima cu privire la problemele aflate pe ordinea de zi.
Adoptarea deciziilor administrative ine ns de competena exclusiv a autoritilor publice.
Punctele de vedere exprimate n cadrul edinelor publice de invitai i de persoanele care
particip din proprie iniiativ au valoare de recomandare. Atunci cnd se consider necesr,
edinele publice pot fi nregistrate. Instituiile administative sunt obligate s ntocmeasc i s
fac public un raport anual privind trasparena decizional, care va cuprinde cel puin
urmtoarele elemente: Raportul anual privind transparena decizional va fi fcut publci pe
site-ul propriu, prin afiare ntrun spaiu accesibil publicului sau prin prezentare n edin
public.

ADMINISTRAIA PUBLIC-ORGANIZAIE COMUNICANT


I. Conceptul de organizaie comunicant.
Tipuri de abordri n comunicare Orchestra sun bine doar pentru c toi membrii ei au
nvat aceeai partitur, membrii orchestrei, cu toii, subordnndu-i specialitatea unui singur
obiectiv. n mod similar, o organizaie performant este dependent de contribuia fiecruia
dintre membrii si. n cele mai multe instituii ale administraiei publice, fiecare funcionar are o
contribuie vital la buna funcionare a acesteia, fr de care nu pot exista rezultate. n acelai
timp, niciunul dintre funcionari nu poate produce rezultatele dorite fr aportul susinut al
celorlali. Organizaiile, ca sisteme sociale complexe, sunt astfel constituite din elemente ce
trebuie s acioneze n mod concerta pentru a obine eficiena organizaional.

O organizaie care se dorete comunicant trebuie s prezinte anumite caracteristici: s fie


deschis, pentru a putea comunica cu exteriorul, emiterea, respectiv receptarea de mesaje
constituindu-se ntr-un proces interactiv ; s fie evolutiv, adic s nu valorizeze rutina, ci
inovaia ; s fie supl pentru a permite un dozaj oportun al comunicrii formale i informale ; s
fie orientat explicit spre finalitate, pentru a crea cadrul cel mai potrivit pentru desfurarea
comunicrii formale ; s responsabilizeze, pentru a evita acumulrile artificiale de putere prin
stocarea de informaii ; s fie dinamic, pentru a putea crea prin intermediul informrii,
specializrii i comunicrii potenialitii interne i mijloacele de a le transforma n realitate.
Organizaia comunicant presupune
-

o organizare a muncii care favorizeaz implicarea, spiritul de echip i un management de


tip participativ..
capacitatea de a reaciona n mod adecvat la influenele din mediu extern. fie nu doar
protejate, ci i promovate interesele i imaginea instituiei.
finalitatea: prin punerea n practic a unui plan de comunicare;
- adaptabilitatea: folosete sisteme de informaii adaptate nevoilor specifice fiecrui sector
i care concord cu cultura organizaional;
- instrumentalitatea: exist o serie de instrumente, suporturi, dispozitive, indicatori la care
se apeleaz selectiv, n funcie de obiectivele vizate;
- flexibilitatea: integrarea comunicrii informale i crearea unei structuri care s favorizeze
acest mix formal-informal.
coordonarea- proces ce vizeaz atingerea unui obiectiv prestabilit;
armonizarea- concentrarea asupra definirii unui obiectiv comun.