SPIRIDON ELUA

C O M U N I CAR E
Importana informaiei n management

Comunicare a fost o necesitate n existena omului i o condiie a evoluiei

acestuia, iar conceptul de comunicare se refer la informaia care se comunic
ntr-un limbaj disponibil.
Limbajele sau sistemele de comunicare s-au format, pentru a servi
transferului de informaii, ntr-un proces complex psiho-social i sunt de mai
multe feluri: sonore (comunicare oral-vorbire, sunete, zgomote), vizuale
(comunicare scris), gestuale (prin imagini i expresii mimice).
Fenomenele i procesele din natur i societate sunt percepute de oameni
ca entiti faptice i reflectate sub form cifric, letric sau grafic. Datele
nregistrate n cadrul diferitelor activiti umane (de producie, de cercetare, de
nvmnt, etc.) pot fi prelucrate, obinndu-se informaii, acestea reprezentnd
interpretri ale datelor n raport cu anumite situaii particulare sau cu nelegerea
de ctre mintea uman n general. Prelucrarea datelor urmrete evaluarea,
selectarea, ordonarea i agregarea lor, n scopul obinerii unor informaii care s
reduc incertitudinea i s conduc la un spor de cunoatere a anumitor
fenomene sau procese.
Informaiile sunt utilizate, la rndul lor, pentru realizarea unor
experimentri i formularea unor raionamente ce se vor concretiza n noi
cunotine. Acestea sunt enunuri logice formulate i generalizate n urma
nelegerii unor relaii de tip cauz efect stabilite cu ocazia observrii unor
fenomene i procese particulare. n lucrrile de specialitate se renun de cele
mai multe ori la distincia ntre date, informaii i cunotine din motive de
conciziune a exprimrii, folosindu-se astfel un termen generic, de obicei
termenul de informaii, pentru toate cele trei elemente de cunoatere.
Pentru organizaiile agrenate n competiia pe pia, informaiile au
devenit tot mai importanta n ultimele decenii datorit a doi factori care au
determinat aceast mutaie: creterea complexitii managementului i
dezvoltarea unor mijloace perfecionate de decizie i comunicare. Complexitatea
sporit a managementului are mai multe cauze: creterea gradului de
complexitate a mijloacelor de producie i de comercializare utilizate, ridicarea
nivelului cultural i profesional al resurselor umane, accentuarea dinamismului
factorilor de mediu care influeneaz operaiunile organizaiilor, dar n aceste
condiii, managerii au nevoie de tot mai multe informaii relevante i oportune
pentru asigurarea succesului organizaiilor lor.

Datorit importanei lor, informaiile au devenit o sursa la fel de valoroas

ca i resursele fizice (umane, materiale i financiare) ale organizaiei.
Managementul acestei resurse este o preocupare de prim ordin n organizaiile
moderne, aa c n structurile organizatorice ale firmelor au aprut
compartimente specializate de culegere, prelucrare i disponibilizare a
informaiilor, responsabilii acestor compartimente fiind considerai manageri de
nivel foarte nalt. Pentru a fi cu adevrat utile, informaiile trebuie sa fie de
calitate. Dintre caracteristicile calitative ale informaiei manageriale, mai
importante sunt: exactitatea, adecvarea, oportunitatea i eficiena.
Exactitatea este nsuirea informaiei de a conine elemente de cunoatere
care s asigure conturarea unei imagini veridice a fenomenului sau procesului la
care se refer informaia.
Adecvarea deriv din capacitatea informaiei de a fi necesar
destinatarului ei, pentru ca acesta s-i poat rezolva n mod corespunztor
problemele pe care le are i mai presupune i prezentarea informaiei ntr-o
form care s asigure utilizarea ei cu uurin de ctre destinatar.
Oportunitatea informaiei reprezint nsuirea acesteia de a ajunge la
destinatar n momentul n care este realmente nevoie de ea.
Eficiena informaiei este dat de capacitatea acesteia de a asigura un
efect determinat de deinerea informaiei superior efortului depus pentru
obinerea ei. Eficiena informaiilor de management nu este uor de estimat
ntruct disponibilitatea acestora are un efect indirect asupra rezultatelor
organizaiei.
n toate organizaiile, cu excepia celor mai mici, managementul observ
rareori direct activitatea. Acesta ncearc s ia decizii, s pregteasc planuri i
s controleze activitatea utiliznd informaii, care sunt de dou tipuri: oficiale
(includ rapoarte, declaraii, dosare, manuale, proceduri de operare, notie i
diferitele forme de produse ale sistemului de informaii ale managementului) i
neoficiale (includ conversaiile, convorbirile telefonice, observaiile, contactele
sociale, etc.).
Informaia nu are valoare n sine, aceasta derivnd din valoarea schimbrii
n comportamentul de decizie, cauzat de informaia disponibil, minus costul
producerii informaiei. Exist tendina de a presupune c mai multe informaii
nseamn, toate, informaii mai bune, dar ele pot fi mai bune numai dac
mbuntesc deciziile rezultante, altfel nu au nici o valoare.
Obinerea datelor, manipularea, nregistrarea i procesarea lor, prin orice
mijloace, presupun costuri i nu produc valoare, dar n cazul n care datele sunt
comunicate i nelese de primitor, fiind astfel transformate n informaii,
valoarea poate s creasc, cu condiia ca informaiile s fie folosite pentru
mbuntirea lurii deciziilor sau pentru alt aciune de management.
Informaiile bune, adic cele utilizate i cele care creeaz valoare, sunt
relevante pentru scopul lor, suficient de precise pentru scopul lor, suficient de
complete pentru problem, dintr-o surs n care utilizatorul are ncredere,

comunicate persoanei potrivite, comunicate la timp pentru scopul lor, cele care
conin nivelul dorit de detalii, comunicate printr-un canal de comunicaii potrivit
i cele inteligibile pentru utilizator.
Dintre aceste caracteristici, relevana este caracteristica cea mai
important i, n plus, trebuie avut grij ca utilizatorul s nu fie necat n prea
multe detalii sau ca informaia s nu fie ntrziat de cutarea unei precizii mai
mari. Trebuie s existe cea mai mic cantitate de detalii potrivite pentru scopul
propus, iar nivelul de precizie trebuie s corespund deciziei implicate.
Informaia ca fenomen obiectiv este, prin ea nsi, complex i
multilateral, sensul original al noiunii de informaie fiind acela de noutate,
anun, care vizeaz n principal aspectul comunicativ i n acelai timp,
calitativ. De asemenea, mai exist informaie care apare n procesul de
comunicare uman, unde informaia devine sistem structurat i poart nsemnele
cunotinei (de la semnificaie la valoare).
Diversitatea manifestrii n plan managerial a informaiei poate fi nscris
pe coordonata mai larg e criteriilor: tiiific, tehnic, politic, economic, juridic
etc., care justific o specializare n funcie de un receptor avizat i nuaneaz
ideea considerrii procesului informaional ca parte esenial a diviziunii sociale
a muncii.
Considernd informaia productiv a fi aceea care particip la actul
decizional se apreciaz c informaia excedentar cea care depete volumul
funcionrii optime a sistemului social. Dar ceea ce la un moment social dat
poate reprezenta un excedent, n alte condiii devine strict necesitate, sau chiar
o stare deficitar. Deci multitudinea informaiilor nu o raportm la aspectul
cantitii ei, ci avem n vedere participarea pe dimensiunea timpului la
constituirea acelor momente optime de stare productiv pentru informaie.
Fazele neproductive ale informaiei pot fi considerate anumite momente
ale strii ei poteniale de manifestare i din aceast cauz criteriul participrii la
actul decizional ntemeiaz ciclul productiv neproductiv n dinamica
procesului informaional.
n funcie de natura obiectivelor urmrite i de specificul organizaiilor
care le folosesc, pot fi identificate diferite tipuri de sisteme informaionale ale
firmei, meteorologice, tiinifice i altele, cele mai rspndite i mai studiate n
acelai timp fiind totui sistemele informaionale de management. Sistemul
informaional de management este o metod organizat de asigurare cu
informaii interne i externe referitoare la operaiunile trecute, prezente i
viitoare ale organizaiei, pentru a sprijini luarea i aplicarea deciziilor.
La nivelul unei organizaii orientate spre profit, sistemul informaional de
management poate fi vzut ca un ansamblu de subsisteme intercorelate,
delimitate dup domeniile funcionale mai importante ale ntreprinderii: sistemul
informaional de marketing, sistemul informaional de producie, sistemul
informaional financiar, sistemul informaional al resurselor umane, sistemul
informaional executiv. Aceste sisteme funcionale pot include, la rndul lor, mai

multe subsisteme, specifice diferitelor activiti realizate n domeniile

funcionale respective.
Asigurarea informaional a diferitelor activiti realizate ntr-o firm,
inclusiv a celor legate de managementul resurselor umane, presupune nu numai
transmiterea informaiilor prin comunicare, ci i culegerea, prelucrarea i
stocarea datelor i informaiilor. Pentru a fi eficace i eficiente, toate aceste
operaii trebuie organizate n sisteme informaionale adecvate.
Un sistem informaional este un ansamblu integrat de metode, proceduri i
mijloace folosite pentru culegerea, transmiterea i prelucrarea datelor, analiza,
pstrarea, difuzarea i valorificarea informaiilor i cunotinelor. Atunci cnd
pentru pstrarea i prelucrarea datelor i informaiilor sunt utilizate calculatoare,
sistemele se numesc informatice, dup terminologia francez, sau
computerizate, dup terminologia englez.
Indiferent de nivelul i complexitatea lor, sistemele informaionale de
management au, de regul, cinci componente mai importante: intrrile n sistem,
prelucrrile de date, stocrile de date i de informaii, ieirile din sistem i
controlul operaiunilor din sistem.
Intrrile ntr-un sistem informaional de management pot include date
referitoare la fenomene i procese pe baza crora sunt evaluate punctele forte i
cele slabe ale organizaiei, oportunitile i ameninrile manifestate din partea
factorilor externi, precum i multe alte date i informaii de care au nevoie
managerii pentru fundamentarea i controlul deciziilor operaionale.
Prelucrrile datelor constau n ordonri, grupri, selectri, calcule
algebrice, operaiuni logice i altele, n urma crora datele sunt transformate n
informaii utile managerilor n procesul decizional.
Stocrile de date i informaii constau n nregistrarea acestora pe supori
adecvai (de hrtie, magnetici, optici) i pstrarea sub form organizat de arhive
sau baze de date computerizate.
Ieirile informaionale oferite managerilor pot lua diferite forme. Cel mai
adesea astfel de ieiri sunt prezentate sub forma unor rapoarte incluznd texte,
tabele i grafice imprimate pe hrtie sau afiate pe ecranul monitoarelor video.
n sistemele informatice evoluate, o categorie important de ieiri o constitue
rspunsurile la ntrebrile puse de manageri.
Controlul funcionrii sistemului trebuie s asigure producerea i
distribuirea unor informaii utile, oportune i veridice, la un cost care s fac
sistemul eficient.
n funcie de complexitatea i performanelor lor, sistemele informaionale
de management, bazate pe calculatoare, pot fi de mai multe tipuri: sisteme de
prelucrare a datelor, sisteme de informare a managerilor, sisteme suport pentru
decizii, sisteme de birotic i sisteme expert.
Sistemele de prelucrare a datelor nregistreaz date cu privire la operaiile
de rutin, repetitive ale organizaiei i pregtesc documente (rapoarte) care
descriu aceste operaii n detaliu sau la sintetizeaz. Prelucrarea datelor poate

contribui la rezolvarea problemelor decizionale prin rapoartele standard

pregtite, n care se gsesc informaii sintetice utile managerilor i, n acelai
timp, sunt ntreinute baze de date actualizate care pot fi utilizate i de alte tipuri
de sisteme informaionale.
Sistemele de informare a managerilor pregtesc informaii cu privire la
trecut, prezent i viitor i le ofer unor grupuri de manageri cu nevoi similare
ntr-o organizaie. Aceste informaii sunt destinate identificrii i rezolvrii unor
probleme decizionale.
Sistemele suport pentru decizii sprijin un singur decident (individual sau
colectiv) n soluionarea unei probleme semistructurate, oferind informaii sau
sugestii privind deciziile cerute de problema respectiv.
Sisteme de birotic nglobeaz tehnici i echipamente destinate
automatizrii sarcinilor repetitive din munca de birou i sunt bazate pe
calculatoare i telecomunicaii. Astfel de sisteme vizeaz cu precdere
prelucrarea i comunicarea textelor, a imaginii i a sunetelor.
Sistemele expert sunt aplicaii informatice destinate s simuleze
raionamentul experilor n domenii specifice de cunoatere i permit
managerilor s-i mbunteasc procesele decizionale, oferindu-le mai multe
alternative de aciune i un nalt nivel logic de evaluare a acestor alternative.