Managementul

Proiectelor
Trainer, Bogdan Tlmaciu

Managementul Proiectelor, Bucuresti, Septembrie 2009

Ce Servim la acest curs?

1. Definire concepte
2. Etapele scrierii proiectelor
3. Definire scop si obiective
4. Stabilire plan activitati
5. Stabilire plan bugetar
6. Evaluarea proiectului
2

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Obiectivele trainingului
La sfarsitul trainingului participantii vor putea
sa:
1. Sa elaboreze un proiect.
2. Sa asigure managementul asupra unui
proiect

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Definire Concepte

Proiect ansamblu de activitati planificate ce se

adresesaza unei probleme specifice, cu scop si
obiective bine definite in timp, ce beneficiaza de
fonduri limitate.
Management de proiect
Efortul de organizare, planificare, implementare si
control asupra unui set de activitati, cu scopul de a
atinge obiective predefinite, incadrate in timp si spatiu.

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Caracteristicile unui
PROIECT
Porneste de la o idee
Vizeaza un anumit SCOP
Este realist
Este unic
Este bine definit in timp si spatiu
Este complex
Presupune lucrul in echipa
Poate fi evaluat

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Proiectul este

Un efort concret, practic, orientat spre un rezultat

Doreste solutionarea unei probleme
Obiective clare si tangibile
Rezultate cuantificabile
Bine planificat
Are asigurat un sistem eficient de monitorizare si
evaluare.

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Ciclul de viata al
unui proiect
Concepere / Formularea ideii proiectului
Planificare / dezvoltarea ideii
Implementarea proiectului
Evaluarea proiectului

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Conceperea
proiectului
Identificarea si analiza nevoilor problema ce trebuie
rezolvata
Identificarea surselor de finantare
Construirea unei argumentatii in sprijinul acestei
probleme / nevoi
Definirea solutiei vizate , a scopului si a obiectivelor
Estimarea costurilor si a resurselor necesare
Prezentare propunerii de proiect forului de decizie a
organizatiei / institutiei din care faceti parte

, Managementul

Proiectelor, Bucuresti,
Noiembrie 2009

Identificarea surselor de
finantare
Se realizeaza printr-o cercetare asupra tuturor finantarilor active in
domeniul de activitate al proiectului dumneavoastra
Se analizeaza cerintele finantatorului: criteriile de eligibilitate,
activitatile eligibile, grupurile tinta / beneficiarii eligibili, limita
inferioara / superioara a bugetului.
Se investigheaza actele necesare pentru completarea dosarului de
aplicare
Se studiaza cu atentie cererea / formularul de finantare al
finantatorului

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Surse de finantare
nationale

Fonduri Nationale:
MTS Ministerul Tineretului si Sportului
Administratia Nationala pentru Mediu
Fundatia Principesa Margareta
Fundatia Soros
Fundatia pentru Dezvoltarea Societatii Civile
Agentia Nationala pentru Intreprinderi Mici si Mijlocii
Fundatia PRO Patrimonium

10

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Surse de finantare
europene
Programul Operational Regional
Programul Operational Tehnic
Programul Operational Asistenta Tehnica
Programul Operational Sectorial Transport
Programul Operational pentru Dezvoltarea Resurselor Umane
Programul Operational Cresterea Competitivitatii Economice
Programul Operational Sectorial de Mediu
Youth in Action
Programul Europa pentru Cetateni
EEA Grants Programul de Cooperare Norvegia

11

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Adrese utile
www.fonduri-ue.ro
www.fseromania.ro
www.info.eu
www.anpcdefp.ro
www.fpm.ro

12

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Ce trebuie sa stim despre

potentialul finantator
Adresa si numarul de telefon/fax/mail
Care sunt conditiile de acordare a finantarii
Ce alte finantari a acordat in trecut
Cerinte speciale
Deadline
Experienta altei organizatii care a obtinut finantare de la
acesta
Criterii de eligibilitate
Criterii de selectie
Contractare / acordarea banilor

13

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Criterii de selectie a
proiectelor

Relevanta
Metodologie
Sustenabilitate
Cost-eficienta

14

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Relevanta proiectului

Fata de obiectivele programului de finantare

Adecvarea activitatilor la nevoile grupurilor tinta
Contributia proiectului la indeplinirea scopului programului
de finantare

15

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Metodologie

Coerenta proiectului
Activitati realiste si fezabile in corelatie cu resursele
proiectului
Planificare coerenta a activitatilor
Existenta partenerilor si gradul lor de implicare in
proiect
Rezultate cuantificabile
Strategie de publicitate si promovare
corespunzatoare
Existenta indicatorilor

16

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Sustenabilitate

Proiectul include si prevede actiuni de

continuare acestuia dupa incetarea
finantarii
Strategii de integrare si valorificare a
rezultatelor proiectului
Diseminarea rezultatelor la diverse
nivele: national, local, regional.
17

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Cost Eficienta

Justificarea cheltuielilor propuse in

relatie cu rezultatele asteptate
Nivel realist al costurilor
Strategie eficienta de utilizare a
banilor

18

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Definirea problemei
Problema situatie sau complex de situatii care afecteaza
un grup de oameni, o comunitate sau intreaga societate la
un moment dat.
De ce este aceasta o problema?
Cine este afectat de aceasta problema?
Care sunt cauzele si efectele problemei?
Este urgenta rezolvarea ei si de ce?
Este rezolvabila?
In ce stadiu se va afla problema dupa terminarea
proiectului?
Ce s-ar intampla daca problema nu se va solutiona?

19

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Caracteristicile
problemei
Reala
Concreta
Orientata spre nevoi
Rezolvabila
Cu efecte serioasa
Exemplu : cresterea ingrijoratoare a abandonului
scolar in localitatea X in ultimele 3 luni.

20

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Justificarea
proiectului

Cine sunt membrii grupului tinta?

Reflecta acest proiect nevoile reale ale grupului
tinta?
Care ar fi oportunitatile proiectului?
Este proiectul inovator?
Ce anume (situatie, stare de fapt) o sa schimbe
proiectul?

21

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Grup tinta si beneficiarii

proiectului
Grupul tinta persoanele sau grupul de
persoane care sunt vizati de catre proiect.
Nu se confunda cu beneficiarii, deoarece
acestia reprezinta doar o mica parte din
grupul tinta.

Beneficiarii proiectului -- persoanele

care vor beneficia de rezultatele proiectului
implementat, implicate direct in proiect.
22

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Beneficiari directi vs. indirecti

Beneficiarii directi sunt cei care sunt implicati
in mod direct in proiect si care beneficiaza de
rezultatele proiectului.
Beneficiarii indirecti nu participa efectiv la
proiect si nici nu beneficiaza in mod direct de
rezultatele acestuia. Ei vor aprecia
rezultatele pe termen lung.
23

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Analiza SWOT
Instrument de analiza strategica folosit pentru
identificarea celei mai potivite directii de actiune.
Scopul acestei analize este e a identifica o solutie
sau o strategie care sa amelioreze o situatie / o
problema.
Analiza se face in functie de 2 factori:
1. Factori interni (puncte tari puncte slabe)
2. Factori externi (oportunitati - amenintari)

24

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Analiza SWOT

Puncte tari

Puncte slabe

Mediu
intern
Mediu Oportunitati
extern

25

Amenintari

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Puncte tari

Atribute pozitive care tin de organizatie

Capacitate
Avantaje fata de concurenta
Resurse , echipamente, oameni
Experienta, cunostinte, informatii
Locatie
Cultura organizationala
Managementul organizatiei

26

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Puncte slabe
Acestea se afla sub controlul organizatiei insa
impiedica mentinerea unui nivel de calitate
competitiv
Lipsa capacitatii
Lipsa avantaje
Reputatie
Lipsa resurselor financiare
Resurse limitate
Cultura organizationala neadecvata

27

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Oportunitati

Evalueaza factorii atractivi externi care reprezinta

elemente de care organizatia poate profita. Reflecta
potentialul pe care organizatia il poate avea prin
implementarea proiectului.
Dezvoltarea sectorului de activitatea al proiectului
Lipsa unor organizatii concurente
Influente globale
Legislatie favorabila
Surse de finantare existente

28

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Amenintari
.

Sunt factori in afara controlului exercitat de

organizatie, insa se pot anticipa
Efecte politice
Efecte economice
Lipsa surselor de finantare

29

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Premisele unei analize

SWOT
Folosirea punctelor tari
Eliminarea sau reducerea punctelor
slabe
Fructificarea oportunitatilor
Evitarea amenintarilor

30

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Scopul proiectului
Ce dorim sa realizam/ obtinem prin implementarea proiectului?
SCOPUL = SOLUTIA pentru PROBLEMA identificata,
SITUATIA la care vrem sa ajungem in urma implementarii
proiectului.
De evitat in formularea SCOPULUI urmatoarele cuvinte:
SI
PRIN

31

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Scopul proiectului

Sa contina un verb la forma conjunctiva : sa

realizeze
Sau un substantiv verbal: realizarea
Scurt si concis
Sa denote rezultatul ce se doreste a fi atins si nu
metodele de obtinere a acestuia
Sa denote grupul tinta
32

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

OBIECTIVELE PROIECTULUI

S - SPECIFIC
M - MASURABIL
A- ABORDABIL/DE ATINS
R - REALIST
T INCADRAT IN TIMP

33

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

TEHNICA SCRIERII
OBIECTIVELOR IN 7 PASI

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

34

DETERMINAREA REZULTATELOR
DETERMINAREA INDICATORILOR DE PERFORMANTA
DETERMINAREA STANDARDELOR DE PERFORMANTA
DETERMINAREA TIMPULUI NECESAR
DETERMINAREA COSTURILOR NECESARE
SCRIEREA OBIECTIVULUI
EVALUAREA OBIECTIVULUI

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Indicatorii de
performanta
Indicatorii reprezinta modalitatea de masurare a unui obiectiv care trebuie
atins, o resursa mobilizata sau un efect obtinut. Indicatorii descriu in
termeni masurabili, obiectivele proiectului. Ajuta la evaluarea fezabilitatii
obiectivelor oferind baza sistemului de monitorizare si evaluare a
proiectului. Acestia sunt:
De realizare imediata permit masurarea bunurilor si serviciilor produse in
cadrul proiectului. Masoara tot ceea ce este obtinut in urma utilizarii
finantarii obtinute.

35

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Indicatorii de
performanta
Pe termen scurt (outcome indicators) masoara rezultatele pe
termen scurt in randul beneficiarilor
Pe termen lung (impact indicators) masoara rezultatele pe
termen lung.
De rezultat se masoara efectele, rezultatele proiectului,
beneficiile si avantajele proeictului. Pot fi observate cand
proiectul a fost finalizat.

36

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Standardele de
performanta

Ne arata care ar trebui sa fie valoarea

indicatorilor , pentru a fi siguri ca ne-am
atins rezultatele.

37

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

PLANIFICAREA
PROIECTULUI

CE TREBUIE FACUT?
CUM TREBUIE FACUT?
CAND TREBUIE FACUT?
UNDE TREBUIE FACUT?
DE CATRE CINE TREBUIE FACUT?
CU CE RESURSE TREBUIE FACUT?

38

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

PLANIFICAREA ACTIVITATILOR
FIECARUI OBIECTIV CORESPUNDE UN SET DE
ACTIVITATI
ACTIVITATILE SE IMPART IN SUB-ACTIVITATI SI SARCINI
REALIZABILE
ESTIMAREA DURATEI SI A RESURSELOR NECESARE
DEPENDENTA ACTIVITATILOR DE RESURSE
STABILIRE TERMENE PENTRU FIECARE ACTIVITATE
DEFINITI EXPERTIZA IN CADRUL ECHIPEI DE LUCRU
ALOCATI SARCINI IN CADRUL ECHIPEI

39

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Caracteristicile activitatilor
Au rol bine determinat
Necesita resurse fizice si umane in timp bine determinat
Au moment de inceput si sfarsit bine determinat
Dependenta activitatilor de resurse
Simultaneitate
Stabiliti activitatile prioritare
Uitlizati repere evenimente cheie care ofera o buna
evaluare a progresului proiectului, si calea spre care sa
se indrepte echipa
Stabiliti drumul critic inlantuirea activitatilor astfel incat
sa formeze calea cea mai lunga de finalizare a
proiectului

40

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Diagrama Gantt
Instrument ce permite urmarirea interelationarii
activitatilor proiectului
Cu ajutorul diagramei Gantt putem observa
Incadrarea in timp a planului de lucru
2.Datele desfasurarilor activitatilor
3.Vizibilitatea planului de lucru
1.

41

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Buget

Cuantifica activitati
Directioneaza si identifica ce resurse sunt
necesare si cand sunt solicitate
Permite evaluarea obiectivelor si a activitatilor unui
proiect din punctul de vedere al costului lor actual
Un buget realist si actualizat permite evaluarea
financiara a proiectului

42

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

BUGETUL PROIECTULUI

PLANIFICAREA ACTIVITATILOR PROIECTLUI

ESTIMAREA CHELTUIELILOR PENTRU FIECARE
ACTIVITATE
ESTIMAREA POSIBILELOR SURSE DE VENITURI
PLANIFICARE IN TIMP A CHELTUIELILOR SI A
VENITURILOR
STABILIRE PROCEDURI DE SUPRAVEGHERE A
PLANULUI FINANCIAR

43

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Categorii de cheltuieli
Costuri de personal
Costuri de transport
Costuri echipamente bunuri
Costri administratie
Costuri promovare
Costuri cazare
Costuri masa
Costuri prestari servicii

44

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

TIPURI DE BUGET
BUGET PE CATEGORII DE CHELTUIELI
stabilirea cheltuielilor pe diverse categorii
BUGET PE ACTIVITATI SI CHELTUIELI
realizeaza planul financiar coreland categoriile de
cheltuieli cu fiecare activitate stabilita
BUGET PE SURSELE DE VENIT grupeaza
cheltuielile pe categorii si pe surse de finantare

45

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Evaluarea
proiectului
Emiterea de judecati privind progresul inregistrat pe calea
atingerii obiectivelor propuse.
Ce evaluam :
In ce masura proiectul si-a atins obiectivele. Daca nu, de ce?
In ce masura munca a fost bine facuta?
In ce masura resursele au fost utilizate in mod eficient?
Care a fost impactul proiectului?
Ce ati invatat pe parcursul proiectului?
Cum veti utiliza experienta dobandita pe parcursul proiectului
pentru viitoarele proiecte?
Cand se vor face evaluarile?
Ati inclus banii pentru evaluare in proiect?

46

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Evaluarea si monitorizarea
Presupune analizarea pe baza indicatorilor de performanta
Monitorizarea = permite o verificare regulata a ceea ce facem in mod
curent. Monitorizam: resursele investite
activitatile derulate
deciziile luate
A monitoriza inseamna a cerceta ceea ce se intampla in timp ce se
intampla.
Cum colectam datele pentru monitorizarea?
Din statistici
Informatii calitative
Jurnale
Observatii
Interviuri si chestionare

47

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Raportul de evaluare
Contine rezultatele obtinute in urma aplicarii planului de evaluare
care se pot insera in raportul catre finantator. Raportul trebuie sa
contina:
Obiectivele avute in vedere
O scurta informare cu privire la necesitatea atingerii obiectivelor
Cum si ce informatii au fost colectate, cum au fost colectate si
analizate
Ce demonstreaza informatiile colectate
Cum a fost facuta evaluarea si de catre cine
Au fost atinse obiectivele propuse initial?
Ce alte rezultate au fost atinse
Ce noi necesitati au aparut pe parcursul programului
Ce recomandari se fac pentru viitor

48

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Evaluarea impactului
Analizai ce impact a avut n comunitate realizarea
proiectului
Analizai dac proiectul poate fi realizat n alt parte
(dac poate fi reaplicat)
Analizai ce modificri a adus proiectul:
n modul de via a beneficiarilor
n comportamentul beneficiarilor
Analizai dac proiectul a adus o ameliorare a
situaiei care a determinat realizarea lui

49

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Evaluarea financiar
Evaluai costurile proiectului
Evaluai raportul dintre costuri i rezultatele obinute
Evaluai raportul dintre numrul de beneficiari i
cheltuielile de funcionare i de personal
Analizai dac resursele financiare au fost bine
distribuite pe categorii de cheltuieli

50

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Justificarea proiectului
n cadrul acestui capitol trebuie s convingei finanatorul de
urmtoarele aspecte:
1. Problema abordat n cadrul proiectului este una real iar amnarea
rezolvrii ei are repercursiuni asupra unui grup seminificativ de
ceteni. Trebuie s explicai ntr-un mod ct mai convingtor ce ar
urma s se ntmple dac problema respectiv ar fi lsat
nerezolvat, fr a fi patetici.
2. Atingerea scopului i, implicit, rezolvarea problemei va aduce o serie
de avantaje comunitii, societii sau anumitor grupuri sociale,
avantaje pe care trebuie sa le menionai.
3. Instituia dumneavoastr este n msur s abordeze problema
respectiv i s duc proiectul la bun sfrit.

51

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Finanare ulterioar Durabitatea

proiectului
Cei mai multi finanatori doresc ca finanarea lor s contribuie
capital la creterea gradului de cunoatere ntr-un domeniu
important
Cei mai muli cuttori de finanare ns, nu au fora s gndeasc
sau s descrie proiectul pe care l propun dect pe durata
derulrii trecut n cererea de finanare.
Este de dorit s includei n aceast seciune un buget prospectiv
detaliat care s scoat n eviden obineredea durabilitii
proiectului

52

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Introducerea
Introducerea este acea parte a propunerii n care l
convingem pe finanator c instituia noastr e cea
mai potrivit pentru a aborda i rezolva problema de
care se ocup proiectul nostru
Scopul introducerii este acela de a spori interesul
finanatorului pentru ceea ce face instituia noastr i
de a-l face interesat s citeasc mai departe
propunerea de finanare.

53

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Introducerea

54

Introducerea trebuie:
s descrie instituia noastr i aciunile pe care le ntreprinde
s prezinte relaionarea dintre scopul i obiectivele proiectului
i scopul i obiectivele pe termen lung ale instituiei
s scoat n eviden pregtirea profesional i tiinific a
personalului ce se va ocupa de proiect i ale
responsabilului/coordonatorului de proiect
s prezinte persoanele ce pot oferi recomandri
s prezinte alte tipuri de suport de care beneficiaz instituia n
prezent
s prezinte orice alt informaie menit s creasc
credibilitatea instituiei
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 2009

Titlul proiectului
De obicei titlul trebuie :
s fie descriptiv
s scoat n eviden rezultatele proiectului i
nu metodele folosite
s descrie avantajele pe care le vor ctiga
beneficiarii sau societatea de pe urma
proiectului
s fie clar, concis i uor de inut minte.
55

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Titlul proiectului
Recomandri:
e bine s nu folosii acronime atunci cnd finanatorul nu
menioneaz explicit c dorete acest lucru
nu facei referine la vasta dumneavoastr cultur (mitologie,
cultur general, istorie, art, etc.). S-ar putea ca finanatorul
Dvs. s nu aib aceleai hobby-uri cu ale Dvs.
nu ncercai s impresionai finanatorul cu termeni tehnici sau
cu elemente de jargon. Dac termenii finanrii nu prevd acest
lucru s-ar putea s nu v facei neles pe deplin.

56

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Rezumatul proiectului

57

Motivele pentru care o cerere de finanare trebuie s

cuprind un rezumat sunt urmtoarele:
1. De cele mai multe ori, rezumatul este solicitat de ctre
finanator.
2. Rezumatul ofer o trecere n revist a capitolelor care
urmeaz, fcndu-le, astfel, pe acestea, mai uor de neles.
3. De multe ori, rezumatul este singura parte a cererii de
finanare care se citete, servind, astfel, ca unic baz de
luare n considerare sau respingere a proiectului.
4. Fiind prima parte a propunerii care se citete, solicitantu de
finanare poate trezi interesul finanatorului pentru proiect.
Este foarte important ca prima reacie a cititorului s fie
pozitiv.
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 2009

Rezumatul proiectului

58

Un rezumat trebuie s cuprind:

o scurt prezentare a solicitantului;
scurt informaie privind credibilitatea solicitantului:
prezentarea problemei ce urmeaz a fi abordat;
scurt prezentare a obiectivelor;
scurt prezentare a modului de atingere a obiectivelor;
scurt prezentare a planului de evaluare;
menionarea costului total al proiectului, a fondurilor deja
primite, fondurilor solicitate de la finanatorul cruia i este
adresat cererea i a fondurilor solicitate de la ali finanatori;
menionarea modului de finanare n viitor (durabilitatea
proiectului).
Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 2009

Anexele proiectului
Este bine ns s avei n vedere urmtoarele elemente pentru a fi incluse
n anexe, chiar dac ele nu sunt solicitate de ctre finanator:
lista membrilor conducerii organizaiei;
curriculum vitae al responsabilului de proiect i al persoanelor cheie;
explicitarea bugetului;
planul de activitate pe anul n curs;
bugetul general curent:
lista cu ali finanatori, n trecut i n prezent, ai organizaiei;
materiale legate de alte proiecte sau activiti relevante pentru
proiectul n cauza.
acordurile de parteneriat (dac este cazul)
orice documente care sprijin argumentaia proiectului

59

Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 2009

Scrisoarea de intenie
De regul, scrisoarea de intenie trebuie s cuprind
urmtoarele elemente:
prezentarea organizaiei (scop, activiti de succes);
problema abordat de ctre proiect (sau scopul proiectului);
justificarea proiectului;
obiectivele proiectului;
rezultatele ateptate (avantajele scontate);
modul n care va fi implementat (n mare);
bugetul total (estimativ) i menionarea altor co-finanatori
(dac exist);
parteneriate (dac este cazul).

60

Managementul Proiectelor, Bucuresti, Noiembrie 2009

Forma final a propunerii de

finanare
Atunci cnd trecei la redactarea variantei finale a propunerii,
trebuie s avei n minte urmtoarele considerente:
cei care vor citi propunerea dumneavoastr, vor avea de citit i
alte zeci de propuneri
n general, cititul necesit un efort destul de mare
termenul de evaluare al propunerilor este foarte scurt
cei care evalueaz propunerile sunt oameni cu profesii
diverse, ocupai i cu alte activiti

61

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Forma final a propunerii de

finanare
Verificai c nu v lipsete nici o seciune din cele cerute de finanatar
Punei-le n ordinea amintit n capitolele anterioare (Elementele propunerii de
finantare)
Alegei un caracter i un format de litera care s se poat citi uor
Nu folosii sublinieri i nflorituri; acestea vor ngreuna cititul
Folosii un limbaj accesibil, comun, evitnd termenii tehnici sau frazele prea
pompoase
Folosii, dac se poate, hrtie cu antet
Nu punei anexe mai mult dect trebuie
Dac scriei de mn, ncercai s scriei ct mai cite (evitai paragrafe lungi
scrise cu majuscule, se citesc greu)
Verificai c avei suficient toner sau cerneal, pentru c textul s fie vizibil i
pe copii

62

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Managementul proiectelor

1.
2.
3.
4.
5.

63

Proces dinamic si complex, reprezinta

sinteza a cel putin 5 domenii
Pregatirea / planificarea proiectului
Aisgurarea leadershipului proiectelor
Capacitatea de a asigura control asupra
proeictului
Asigurarea coerentei actiunilor
Capacitatea de a implementa proiectul
Managementul Proiectelor, Bucuresti,
Noiembrie 2009

Functiile managementului

1.
2.
3.
4.

64

Planificare
Implementare
Control
Conducere

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Planificarea
Identificarea scopului si a obiectivelor
proiectului
Stabilirea strategiei optime de atingere a
obiectivelor
Stabilirea activitatilor si a resurselor
necesare
Planificarea temporala a proiectului
Realizare plan de rezerva
65

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Organizarea
Stailirea structurii organizatorice a proiectului
Repartizarea sarcinilor in cadrul echipei
Stabilire standarde de autoritate si
responsabilitate ale echipei de proiect
Alocare resurselor materiale si financiare pe
activitati

66

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Implementarea
Pregatirea si derularea activitatilor
Instruirea personalului
Supervizarea
Monitorizarea resurselor si activitatilor

67

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Controlul

Ce se monitorizeaza
Urmarirea indicatorilor de performanta si a
standardelor acestora

68

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Conducerea

Luare decizii
Team building
Delegare
Comunicare

69

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Aptitudinile si abilitatile necesare unui

bun Manager de proiect
Leadership
Team building
Management
Time management
Puterea de a delega
Capacitatea de a estima
Administrarea bugetului
Risk management
Capacitatea de a intervieva
Abilitatea de a negocia
Abilitati de bun comunicator si prezentator
Abilitati tehnice

70

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Managementul resurselor umane

ale proiectului
Pentru a selecta o echipa buna, eficienta trebuie sa:
Descrieti activitatile elementare pentru fiecare
obiectiv
Transformati activitatile in sarcini de realizat si
competente necesare
Transformati sarcinile in responsabilitati
Realizati fise de post pentru membrii echipei
Selectarea membrilor echipei se face atat din
interiorul organizatiei cat si din exteriorul acesteia

71

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Succesul muncii in echipa de

proiect
Comunicare eficienta
Formulare concisa si precisa a mesajului
Fluenta si reversibilitatea comunicarii
Limbaj comun
Flexibilitate si adaptabilitatea sistemului de
comunicare

72

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Managementul timpului
Timpul este singura resursa ce nu se poate
economisi.se poate doar consuma.
E foarte important ca fiecare activitate sa fie bine
determinata in timp.
Este recomandat ca in cadrul proiectului sa existe un
time keeper sa tina evidenta activitatilor si a
timpului in care acestea sunt estimate dar si
indeplinite.

73

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Hotul de timp
Amanarea este asasinul oportunitatii
Amanarea este arta de a tine pasul cu ziua de ieri
De ce amanam?
Sarcina pe care trebuie sa o indeplinim este coplesitoare,
neplacuta
Sarcina este neclara sau neprevazuta
Obiectivele sunt neclare
Esti un cuceritor al haosului
Esti un perfectionist
Astepti dupa altcineva

74

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Solutii
Incercati sa stabiliti de la bun inceput
obiective clare
Gasiti persoana potrivita pentru activitatea
potrivita
Fiecare sarcina sa fie clara, bine definita ca
timp si spatiu

75

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Managementul riscului
The real risk is doing nothing.
Proiectele sunt supuse riscurilor:
Bani
Timp
Calitate

76

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Managementul Riscului
Riscul este nesiguranta, posibilitatea ca anumite
lucruri sa nu mearga conform planului, avand impact
negativ asupra bugetului, timpului alocat sau chiar
asupra calitatii proiectului.
Riscul nu poate fi eliminat, ci cu ajutorul
managementului poate fi controlat.

77

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Managementul riscului
Riscuri interne:
Lipsa unor proceduri scrise si formalizate
Autoritatea in organizatie este atribuita unor
persoane nepotrivite, lipsite de experienta
Lipsa raportarilor fata de manageri
Personal necalificat
Existenta unei culturi organizationale neadecvate
Conflicte angajati - manageri

78

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Reducerea aparitiei risculurilor

interne se face prin
Monitorizarea activitatii financiare
Existenta unor proceduri financiare interne
Existenta control intern

79

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Riscuri externe
Retragerea unei finantari
Calamitati naturale
Schimbarea legislatiei
Crize economice

80

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Strategii de de diminuare a
efectelor riscurilor aparute
Diversificarea surselor de finantare
Planuri de rezerva
Asigurari de bunuri si persoane

81

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Metode de identificare a riscului

Intocmirea unor liste de control: conditii de
mediu , rezultate asteptate, erori si omisiuni
de proiectare sau executie etc.
Analizarea documentelor din organizatie
Utilizarea experientei persoanelor care au
lucrat in proiecte similare
Identificarea riscurilor impuse din exterior
82

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Metode de analizare a riscului

Brainstorming
Consultarea expertilor
Analogii

83

Managementul Managementul

Proiectelor,
Bucuresti, Noiembrie 2009

Managementul riscului
Presupune identificarea potentialelor surse de risc.
Este indicat ca cercetarea asupra surselor de risc sa se faca
asupra tuturor factorilor implicati in proiect:
Resurse umane
Timp
Resurse materiale
Tehnologie
Cadrul legal
Organizatia
Mediul inconjurator

84

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009

Managementul proiectelor
EXTREME TRAINING va multumeste pentru
participarea la acest training
Bogdan Tlmaciu, 0727 321 125
btalmaciu@yahoo.com
btalmaciu@gmail.com
bogdan.talmaciu@traininguri.ro
85

Managementul Proiectelor, Bucuresti,

Noiembrie 2009