INTRODUCCIN

La palabra administracin viene del latn "ad" y significa cumplimiento de una

funcin bajo el mando de otra persona, es decir, prestacin de un servicio a otro.
Sin embargo el significado de esta palabra sufri una radical transformacin.
La tarea actual de la administracin es interpretar los objetivos propuestos por la
organizacin y transformarlo en accin organizacional a travs de la planeacin, la
organizacin, la direccin y el control de todas las actividades realizadas en las
reas y niveles de la empresa con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera
ms adecuada a la situacin.
El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las
actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales
coincidan con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una
organizacin tienen la obligacin de controlar; Por ejemplo, tienen que realizar
evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las
ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en la administracin.
El proceso de determinar lo que se est llevando a cabo, a fin de establecer las
medidas correctivas necesarias y as evitar desviaciones en la ejecucin de los
planes.
Puesto que el control implica la existencia de metas y planes, ningn
administrador puede controlar sin ellos. l no puede medir si sus subordinados
estn operando en la forma deseada a menos que tenga un plan, ya sea, a corto,
a mediano o a largo plazo. Generalmente, mientras ms claros, completos, y
coordinados sean los planes y ms largo el periodo que ellos comprenden, ms
completo podr ser el control.
Un administrador puede estudiar los planes pasados para ver dnde y cmo
erraron, para descubrir qu ocurri y porqu, y tomar las medidas necesarias para
evitar que vuelvan a ocurrir los errores. Sin embargo, el mejor control previene que
sucedan las desviaciones, anticipados a ellas.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL:
Fundamentar el control de una empresa (procesos de control, control de
operaciones)

OBJETIVOS ESPECFICOS:
o

o
o
o
o
o
o

Conocer los Tipos de Control

Enumerar Las fases del proceso de control
Definir la Importancia del Control dentro del Proceso Administrativo
Describir las reas de Control en la Empresas
Evaluar los Requisitos para un buen Control
Exponer las tcnicas de control en la empresa
Mencionar los Factores que comprende el control

RESUMEN
El control de una empresa es un proceso que lleva a cabo el Consejo de
Administracin, la direccin y los dems miembros de una entidad, con el
objetivo de proporcionar un grado razonable de confianza en la consecucin de
objetivos en los siguientes mbitos o categoras: eficacia y eficiencia de las

~2~

operaciones, fiabilidad de la informacin financiera, cumplimiento de las leyes y

normas aplicables:
o Es un proceso
o Lo llevan a cabo las personas
o Solamente puede aportar un grado razonable de seguridad
o Est pensado para la consecucin de objetivos
Controlar es verificar que todo se vaya desarrollando segn lo que estaba
previsto en los planes, en las polticas y en los programas concretos que los
desarrollan.
El control ha de basarse en la planificacin, cuanto ms claros y detallados
sean los planes ms efectiva ser la tarea de controlarlos.
El control es una tarea delicada, afecta a personas con diversos grados de
responsabilidad. El control es una actividad que slo puede realizarse si se
dispone de la informacin suficiente que permita conocer y cuantificar, tanto los
objetivos perseguidos como los logros parciales que se van consiguiendo.
En este informe se fundamentara el control de una empresa (procesos de
control, control de operaciones) para que de este modo se pueda ampliar los
conocimientos en este tema imprescindible en la asignatura de Gestin
Empresarial.

MARCO TERICO
1. Definicin:
El Control Empresarial es un Proceso Administrativo muy ligado con la
Planeacin, el control es la fase a travs del cual se evalan los resultados
obtenidos en relacin con lo planeado, a fin de corregir desviaciones y errores
para mejorar continuamente.
Podemos definirlo como: La funcin que permite la supervisin y comparacin
de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente,
asegurando adems que la accin dirigida se est llevando a cabo de acuerdo
con los planes de la organizacin y dentro de los lmites de la estructura
organizacional.
2. Tipos de Control

~3~

 Control Preliminar:
Son los realizados antes que el proceso operacional comience. Esta
incluye la creacin de polticas, procedimiento y reglas diseadas para
asegurar que las actividades planeadas sern ejecutadas con propiedad.
Por Ejemplo: Si se va producir telas tenemos que verificar antes que
calidad de hilo est ingresando.

Control Concurrente:
Se aplican durante la fase operacional. Esta incluye direccin, vigilancia,
sincronizacin de las actividades que acurran para que el plan sea
llevado a cabo bajo las condiciones requeridas. Por Ejemplo: Si se
produce un producto qumico se tendrn que verificar las temperaturas y
las presiones del sistema para verificar si est en las condiciones
adecuadas.

Control de Retroalimentacin:
Se enfoca sobre el uso de la informacin de los resultados anteriores
para corregir posibles desviaciones. Por ejemplo: Si sabemos que tras la
elaboracin de un producto l % de humedad en comparacin con lo
anterior (lo estndar) ha variado, es decir se detecta un error,
inmediatamente se hace aviso para que se tome la accin correctora
oportuna.
3. Las fases del proceso de control
Las actividades de control constituyen un proceso, ya que no se realizan una
sola vez de forma inmediata, sino que acompaa a las actividades de la
empresa a lo largo del tiempo.
Fases de la funcin de control:
3.1.

Establecimiento de los estndares

La primera etapa del proceso de control consiste en establecer una serie de

medidas que se consideran adecuadas o normales a la actividad objeto de
control, a las que llamaremos estndares.
Atendiendo a la unidad monetaria con que trabaja la empresa tenemos:

~4~

 Estndares de costes: son medidas monetarias que, en general,

determinan la cuanta de los gastos de las distintas actividades, por
ejemplo el coste de un da de determinado trabajador, el coste directo o
indirecto por unidad de producto, el coste de mantenimiento por da de
una mquina o el coste de vender una unidad de producto.
Estndares de ingresos: asignan el valor monetario esperado de las
ventas de bienes y servicios como, por ejemplo, el ingreso esperado por
unidad de producto vendida, el ingreso medio por cliente y periodo de
tiempo, el ingreso esperado por establecimiento, o por rea geogrfica,
etc. Hay que hacer constar que muchas actividades admiten y requieren
la fijacin de estndares que no sean nicamente monetarios o fsicos.

3.2.

Medicin y anlisis de las desviaciones.

Para hacer la comparacin entre los resultados habidos efectivamente y las

previsiones esperadas en los estndares tenemos dos formas de hacerlo:
La primera, la ptima, es controlar antes de que se produzcan las desviaciones
que se van a producir, esto es, control anticipatorio.
La otra alternativa de disear las actividades de control es hacerlo de forma que
sean advertidas cuando ya han sucedido, con carcter histrico.
Es obvia la conveniencia de actuar segn la primera forma para no tener costes
innecesarios e irrecuperables en los procesos de fabricacin, de ah la
conveniencia de manejar la informacin necesaria para el control en tiempo
real.
3.3.

Correccin de las desviaciones.

La finalidad del control no es detectar errores, sino tratar de evitarlos en el

futuro y corregirlos cuanto antes.
Hay dos tipos de causas genricas de desviaciones:
No se han ejecutado realmente las tareas tal y como estaba previsto en
los planes y programas de la empresa
Estos planes y programas estaban mal diseados y contemplaban
objetivos inalcanzables con los medios disponibles.

~5~

Sea cual sea la causa de la desviacin, los anlisis derivados de las actividades
de control pueden servir como un mecanismo de retroalimentacin en la
administracin general de la empresa.
Ello es as porque los anlisis derivados del control pueden exigir nuevos
diseos de todas las actividades de la administracin, empezando por la
planificacin y pasando por la organizacin y la direccin.

4. Importancia del Control dentro del Proceso Administrativo

El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeo de las actividades de
los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organizacin se
estn llevando a cabo.
De aqu puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo
a travs de esta funcin que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo
planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y
corregir dichos errores.
Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a
posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en
parte, una labor de previsin. En este caso se puede estudiar el pasado para
determinar lo que ha ocurrido y porque los estndares no han sido alcanzados;
de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro
no se cometan los errores del pasado.
Adems siendo el control la ltima de las funciones del proceso administrativo,
esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentacin respecto a
desviaciones significativas contra el desempeo planeado. La retroalimentacin
de informacin pertinente a partir de la funcin de control puede afectar el
proceso de planeacin.
5. reas de Control en la Empresas
I.

reas de Produccin: Si estamos frente a una empresa Industrial, el rea

ser donde se producen los productos; y si es una Empresa Prestadora de
Servicios, el rea es donde se prestan los servicios.
Control de Produccin

~6~

II.

Control de Calidad
Control de Costos
Control de tiempos de Produccin
Control de Inventarios
Control de Operaciones Productivas
Control de mantenimiento y conservacin
Control de desperdicios

rea Comercial: Es el rea de la empresa que se encarga de vender los

productos y/o servicios.

III.

Control de Ventas
Control de Publicidad
Control de Costos

rea Financiera: Es el rea de empresa que se encarga de los recursos

financieros, como el capital, la facturacin, los pagos, el flujo de caja, etc.
Control de Presupuesto
Control de Costos

IV.

rea de Recursos Humanos: Es el rea que administra al personal.

Control de Puntualidad (Asistencias, tardanzas, faltas.
Control de Salarios
Control de Vacaciones

6. Requisitos para un buen Control:

Para poder ser efectivos, el control demanda una serie de requisitos y
caractersticas.
Simplicidad: Indica que el proceso es sencillo, todos deben entender
perfectamente que es lo que se pretende con l.
Adaptabilidad: El sistema de control debe incorporar mecanismos
capaces de adaptarse a las condiciones cambiantes del entorno.
Eficacia y Eficiencia: Las seales debern generarse en el momento
oportuno, lo ms rpidamente posible y las medidas correctoras
aplicarse en el momento idneo para que generen los efectos esperados.
Continuidad: El control debe efectuarse son regularidad.
Aceptacin: Los control debe ser aceptado por todos.

~7~

 Enfoques sobre puntos estratgicos: Deben controlarse reas donde las

desviaciones sean ms relevantes. Los controles son ms efectivos
cuando se aplican selectivamente en puntos crticos.
Si se poseen estos requisitos, es fcil que el control sea entendido por todos los
miembros como una forma de prevenir y corregir problemas.
7. Tcnicas de control en la empresa
7.1.

El presupuesto
El presupuesto es el resultado de la planificacin expresado en trminos
numricos; es decir, es el plan cuantificado. Este documento es uno de
los instrumentos de control ms eficaz a disposicin de la empresa.
Existen muchos tipos de presupuesto, aunque los ms utilizados son los
de ingresos por ventas y los de gastos en las distintas operaciones, los
vemos ambos en detalle.

7.1.1. El presupuesto de ingresos y gastos.

Aunque las empresas pueden obtener ingresos de muy diversas
maneras (financieros, alquileres, etc.) la principal fuente de ingresos
son las ventas y el posterior cobro de bienes y servicios a los que la
empresa se dedique, por eso se suelen elaborar presupuestos
separados para los distintos tipos de ingresos o se incluyen como una
partida al margen los ingresos que no se refieren a la actividad
normal de la empresa.
Anlogamente, con los gastos sucede que los ms elevados suelen
ser los derivados de la produccin y de la comercializacin, por eso
se elabora un presupuesto que contiene nicamente las partidas
principales y se agrupan todas las dems en un resumen.

~8~

Hacer constar que la presupuestacin extrema produce rigideces en

el modo de actuacin y genera costes innecesarios.
7.1.2. Principales tcnicas de presupuestacin.
o

Presupuestacin de base cero: consiste en que cada responsable

de departamento al elaborar el presupuesto de ste no tendr en
cuenta el actual ni el anterior, ha de analizar cada nuevo periodo las
actividades que se van a realizar, teniendo presentes las metas
fijadas y los gatos de esas actividades como si no se hubieran
realizado nunca, esto impedir repetir indefinidamente la estructura
bsica del primer presupuesto que se hizo histricamente en la
empresa.

Presupuestacin por programas; esta tcnica sustituye al

departamento como unidad de presupuestacin por las metas u
objetivos a conseguir, estableciendo los gastos en los que hay que
incurrir durante la ejecucin de las actividades descritas en el
programa, esto exige la colaboracin de las unidades de la empresa,
y trata de asignar eficientemente los recursos para el logro de las
metas, siendo tambin ms flexible temporalmente, ya que cada
presupuesto estar referido al tiempo de ejecucin de un programa,
que no tiene porqu coincidir con el ejercicio econmico.

7.2.

Otras tcnicas de control

7.2.1. La estadstica
Una de las herramientas ms tiles y de aplicacin ms general con
que cuentan los administradores de las empresas para prever cifras
futuras es la estadstica. La estadstica permite procesar los datos

~9~

histricos de cierta parcela de la realidad o de cierta situacin y

realizar a partir de dicho procesamiento inferencias sobre el
comportamiento futuro de esos datos.
7.2.2. El anlisis del punto de equilibrio.
Se trata de la elaboracin del grfico de la figura, en el punto de
interseccin E los gastos son iguales a los ingresos, no hay ni
beneficio ni prdidas, a partir de aqu hay beneficios y hasta este
punto estaramos en zona de prdidas ya que las ventas no llegaran
a cubrir los gastos necesarios para su propia produccin y
comercializacin.
Punto de equilibrio Ingresos-Gastos.
El anlisis basado en el punto de equilibrio es de utilidad en el punto
de control de los ingresos por ventas y de los gastos de produccin y
venta del producto, puesto que permite un seguimiento simple del
comportamiento real de esas variables y su comparacin con las
ventas y los gastos previstos.
7.2.3. Las auditorias
Otra de las tcnicas de control utilizadas en la prctica es la de la
auditora interna, que es un procedimiento que permite la evaluacin
regular y permanente del sistema de informacin contable y de las
operaciones financieras de la empresa en l registradas.
8. Factores que comprende el control
Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de
control:
Cantidad
Tiempo.
Costo

~ 10 ~

Los tres primeros son de carcter cuantitativo y el ltimo, como su nombre lo

indica, es eminentemente cualitativo.
El factor cantidad se aplica en actividades en las que el volumen es importante;
a travs del factor tiempo se controlan las fechas programadas; el costo es
utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de
l se determinan las erogaciones de ciertas actividades. Por ltimo la calidad se
refiere a las especificaciones que deben reunir un determinado producto o
ciertas funciones de la empresa.
Es importante indicar que existen funciones en las que no es necesario aplicar
los cuatro factores, ya que esto depende del rea controlada, verbigracia, el
control de inventarios utilizara los dos factores siguientes: cantidad, en cuanto a
las existencias de los artculos o de la materia prima que debe tener
almacenada, y el tiempo, en cuanto a la fecha necesaria para reponer el
material.

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CONCLUSIONES

o
o
o
o
o
o

Se conoci los Tipos de Control

Se enumer Las fases del proceso de control
Se defini la Importancia del Control dentro del Proceso Administrativo
Se describi las reas de Control en la Empresas
Se evalu los Requisitos para un buen Control
Se expuso las tcnicas de control en la empresa
Se mencion los Factores que comprende el control

BIBLIOGRAFA
~ 12 ~

Revista ENLACES de RR.HH

ROBBINS, Stephen y DE CENZO, David. Fundamentos de administracin,

concepto y aplicaciones. Mxico, 1996.

TERRY, George y FLANKLIN, Stephen. Principios de administracin. Editorial

Continental. Mxico, 1999.

MELINKOFF, Ramn. Los procesos administrativos. Editorial Panapo.

Caracas, 1990.
ROBBINS, Stephen y COULTER, Mary. Administracin. Quinta edicin.

Mxico, 1996.
STONER, James; FREEMAN, R y GILBERT, D. Administracin. Sexta Edicin.
Mxico, 1996.

ANEXOS

~ 13 ~

~ 14 ~