Organiser une confrence

Objectif de lanimation
Allier animation dune universit ou de tout autre site et information/sensibilisation via une confrence et un
dbat sur un sujet prcis. Le but est de consacrer un temps dinformation alternative et dchange avec le
public.

Nombre de personnes ncessaires

2 personnes minimum le jour mme. Une seule personne pour le contact avec le confrencier.

Organiser la confrence

Choisir le(s) confrencier(s)

- Une confrence se prpare au minimum 2 mois avant le jour J. En fonction du thme de la journe ou de la
confrence tablir choisissez bien le ou les confrenciers adquats. Pour contacter la personne, envoyez-lui
un mail avec le descriptif du projet et de la confrence que vous souhaitez organiser avec les dates de votre
SDE pour quil puisse voir directement ses disponibilits. Si sa rponse tarde, nhsitez pas lappeler
directement !
- Dfinissez prcisment lintitul, le contenu et le temps de son intervention avec lui. Si un confrencier est
seul, son intervention ne doit pas durer plus de 30 45 min sous peine de voir lattention du public
sessouffler.
- Dans le cas o plusieurs confrenciers interviennent, dfinissez bien leur temps de parole (pour un total
dinterventions ne dpassant pas 30 45 min) et surtout coordonnez bien les diffrents confrenciers pour
que leur intervention ne se rpte pas et quil y ait une bonne cohrence dans lensemble des discours.

Cot pratique

- Rservez la salle ou lamphi auprs de ladministration

universitaire et de lappariteur. Posez une option sur la
salle le plus tt possible (2 mois minimum avant le jour de
la confrence !). Attention au choix de la salle : ne prenez
pas un amphi de 300 places pour une confrence qui
aura lieu en dbut de semaine par exemple et choisissez
si possible une salle accessible aux handicaps mais
galement facile trouver sur le campus (pour les
aveugles).
- Lors de la rservation de salle, demandez 1
micro/intervenant plus 1 2 micros libres pour le dbat
avec le public. Enfin, en fonction de ce que demande
le(s) confrencier(s) prvoyez ou non un vidoprojecteur.
- En terme dhoraires, choisissez soit 18H30 (juste aprs la
fin des cours) ou 20h/20h30. Rservez la salle pour 2H
2h30 de temps.

confrence dYves Cochet Rennes, 2007

- Prvoyez bien avec le(s) confrencier(s) 3 aspects pratiques : lhbergement le soir sil a lieu dtre (chez
lhabitant ou lhtel), le repas (oui ou non ?) et son dplacement (offrez le dfraiement en train). Rares sont
les confrenciers qui demandent des frais de prestation et en gnral on peut toujours sarranger :
nhsitez pas ngocier!

Organiser une confrence

Communication

- Utilisez les journaux locaux qui relayent gnralement bien les confrences/dbats dans les universits ou les
salles de la ville.
- Sur le campus la veille ou le jour mme, mettez des affiches et crivez sur les tableaux des amphis pour
annoncer la confrence. Cela attire les tudiants qui ont cours ces jours l.

Le jour mme

- Passez quelques heures avant le dbut de la confrence dans la salle pour tester les micros, le son et
galement le vidoprojecteur ( ce sujet, noubliez pas lordinateur.)
- Allez chercher directement le confrencier la gare ou lentre du campus quelques temps avant la
confrence, le temps dinstaller le matriel.
- Flchez le parcours pour aller de la station de bus/mtro/parking lamphithtre. Noubliez pas que tout le
monde ne connat pas le campus et quil est facile pour des nophytes de sy perdre !
- A lentre de la salle disposez une table avec les tracts/programme de la SDE.
- Annoncez le confrencier et faites une prsentation de quelques minutes de la SDE
- Aprs lintervention, une deux personnes se chargent de faire passer le micro dans le public. Nhsitez pas
couper la parole aux gens qui font des interventions un peu trop longues. Cest vous de bien distribuer le
temps de parole pour quil ne soit pas accapar par une ou deux personnes du public.

Trucs et astuces
A faire !
- Noubliez pas de rappeler rgulirement au confrencier sa date dintervention pour quil nannule pas la
dernire minute
- A la fin de la confrence, annoncez le programme de la journe du lendemain
- Passer un petit court-mtrage de 10/15 minutes avant lintervention histoire de rendre la confrence plus
vivante.
- Pour plus de facilit et selon les exigences de votre intervenant, vous pouvez tester un repas bio
emporter pour manger sur le lieu de la confrence.

A ne pas faire !
- Oublier de ranger ou rendre le matriel (micros, vidoprojecteur) lappariteur
- Ngliger laccueil du confrencier et le laisser manger seul au restaurant !

Base de donnes GRAPPE

- contacts de confrenciers sur http://contacts.reseaugrappe.org , rubrique confrences