Generalitti

Microsoft Excel este un program de calcul tabelar. Acest tip de aplicatii a fost dedicat initial memorrii
si prelucrrii datelor care pot fi organizate sub form tabelar, pe linii si coloane. Dezvoltarea ulterioar a
aplicatiilor de calcul tabelar a permis extinderea posibilittilor de prelucrare, astfel nct aplicatiile de
ultim generatie nu mai pot fi considerate ca fiind limitate la prelucrri de tabele. Microsoft Excel este un
instrument complex de analiz a datelor si informatiilor economice, tehnice sau stiintifice. Functiunile
uzuale sunt oferite de procedurile predefinite n Excel, prelucrrile foarte specializate sunt posibile prin
programare n limbajul de dezvoltare Visual Basic for Applications (VBA).
Datorit integrrii n pachetul Microsoft Office, aplicatia arat similar celorlalte componente
(Microsoft Word, Microsoft PowerPoint etc.), ceea ce reduce considerabil timpul de instruire. Integrarea
cu celelalte aplicatii nu se reduce ns doar la aspect, datele primare si rezultatele prelucrrilor pot fi
practic transferate ntre toate componentele Office.
1.
Spatiul de lucru
La pornirea aplicatiei Excel se prezint utilizatorului un spatiu de lucru organizat la fel cu spatiile de
lucru ale celorlalte componente din Microsoft Office:

Bara de meniu

Bare de unelte

Bara de stare

Zona documentelor

n figura alturat sunt indicate principalele obiecte din spatiul de lucru, cu mentiunea c, datorit
flexibilittii aplicatiei, organizarea spatiului de lucru se poate modifica extrem de usor pentru a rspunde
necesittilor si preferintelor utilizatorului.
Elementele specifice sunt explicate pe larg n sectiunile ulterioare.
2.
Principalele obiecte Excel
Unitatea de baz pentru memorarea datelor este caietul workbook. Un caiet este salvat ca un fisier cu
extensia implicit .xls. ntr-o sesiune Excel se pot deschide simultan mai multe caiete, fiecare fiind
identificat prin numele su. Doar un caiet este activ la un moment dat, cel n care se lucreaz. Fiecare
caiet este afisat n cel putin o fereastr proprie.
Un caiet Excel este format din mai multe foi sheets. Exist trei tipuri de foi
foi de calcul worksheets , cele care contin datele primare si rezultatele prelucrrilor
foi diagram chart sheets , care contin grafice
foi cu macro-uri macro sheets , un tip special de foi de calcul, specifice unor versiuni anterioare
ale aplicatiei, care permit memorarea unei succesiuni de actiuni (macro); nu sunt utilizate direct n
versiunea Excel 97 si urmtoarele.
La un moment dat este activ doar o foaie a caietului, cea n care se lucreaz si care este afisat n
fereastra activ. Pentru a vedea simultan mai multe foi ale caietului se opereaz cu comenzile din meniul

Window (a se vedea sectiunea dedicat acestui meniu). Fiecare foaie a unui caiet este identificat n mod
unic prin numele su.
O foaie de calcul este alctuit din celule cells care sunt organizate n linii si coloane, similar unui
tabel uzual. Coloanele sunt identificate prin litere: A, B, C etc.; liniile sunt identificate prin numere: 1, 2,
3 etc. n acest sistem de referint fiecare celul a foii de calcul este identificat printr-o combinatie de
tipul A1, litera indicnd coloana iar numrul indic linia celulei referite. De exemplu, D6 indic celula
aflat n coloana a 4-a (coloana D) si linia a 6-a.
Observatie. Exist si sistemul de referint de tip RnCm, n care se indic linia (prin R de la Row) si
coloana (prin C de la Column). De exemplu, R6C4 indic aceeasi celul ca n exemplul anterior, D6. Este
recomandabil ca n procesrile curente s se utilizeze sistemul de referint A1. Comutarea ntre cele dou
sisteme de referint se realizeaz prin secventa de comenzi Tools - Options - General - R1C1 reference
style.
O singur celul este activ la un moment dat, celula care are cursorul aplicatiei pe ea, vizualizat cu
un chenar diferit de restul celulelor. Figura urmtoare arat situatia n care celula C4 este celula activ.
Se observ c adresa celulei active este afisat si n zona de adres a barei de formule. Functionalitatea
complet a acestei zone este descris la navigarea n foaia de calcul.
O foaie de tip diagram contine o singur imagine grafic produs prin mecanismul de reprezentare a
datelor sub form grafic (diagram, grafic de functie, histogram etc.) charting. Lucrul cu aceste foi
este explicat n sectiunea dedicat reprezentrilor grafice.
Capitolul III Comenzile Excel accesate din meniuri

3.

Meniul File
1.
New
Deschide un nou caiet (document). Se initiaz un dialog care permite
selectarea template-ului cel mai adecvat noului document.
2.
Open
Deschide un caiet existent sau un fisier de tip spatiu de lucru (.xlw). Se initiaz
dialogul standard de deschidere a unui fisier. Permite si cutarea documentului
dorit dup cuvinte cheie, continut etc.
3.
Close
Inchide caietul curent.
4.
Save
Salveaz caietul curent.
5.
Save As
Salveaz documentul curent sub un nou nume.
6.
Save Workspace
Salveaz sub o singur denumire configuratia existent n mediul de lucru:
caiete deschise, bare de unelte etc. Initiaz un dialog care permite stabilirea
numelui, calea etc. Se creeaz un fisier cu extensia .xlw care permite refacerea
configuratiei salvate printr-o singur operatiune de deschidere.
7.
Page Setup
Se initiaz un dialog foarte complex, organizat pe fise, prin care se pot stabili formatul paginii,
marginile, layout-ul.
8.
Print Area
Permite fixarea (sau anularea unei fixri anterioare) zonei care se tipreste. Explicatii mai multe
se dau n sectiunea dedicat tipririi.
9.
Print Preview
Se afiseaz pe ecran o form similar formei finale a documentului tiprit. Permite, n special,
aranjarea final a documentului.
10.
Print
Initiaz dialogul care controleaz tiprirea documentului (alegerea imprimantei, domeniul
paginilor de tiprit, calitatea tipririi etc.).
11.
Send To
Permite selectarea optiunii privind rutarea documentului n retea.
12.
Properties
Afiseaz dialogul cu atributele documentului (datele creerii si modificrilor, cuvinte cheie, autor
etc.). Este de remarcat fisa Summary.
13.
Exit
Comand prsirea aplicatiei Excel. Pentru documentele care nu au fost
salvate, utilizatorul este ntrebat asupra eventualei salvri.
4.
Meniul Edit
14.
Undo
Anuleaz ultima actiune efectuat n document.
15.
Repeat (sau Redo)
Repet ultima actiune efectuat n document sau reface ultima operatiune
anulat. Actiunea efectuat este selectat automat n functie de succesiunea de
operatiuni efectuate de utilizator. Denumirea comenzii este modificat
corespunztor.
16.
Cut
Taie portiunea selectat n document. Aceasta poate fi eliminat sau mutat
n alt parte a documentului.
17.
Copy
Copie n Clipboard portiunea selectat din document. Actiunea serveste
copierii unui text n unul sau mai multe locuri (din acelasi document sau nu).
18.
Paste
Copie continutul Clipboard la zona selectat (sau ncepnd cu celula activ).

19.
Paste Special
Permite copierea continutului Clipboard sub un format controlat. Comanda este util atunci cnd
se efectueaz transferuri de informatii ntre zone/documente diferite si permite selectarea
informatiilor copiate.
20.
Paste as Hyperlink
Insereaz o referint de tip legtur (hyperlink) ctre locul si documentul de unde este copiat
informatie n Clipboard (comanda este accesibil doar pentru anumite tipuri de documente).
21.
Fill
Permite completarea automat a unei zone de celule.
22.
Clear
Initiaz un dialog privind stergerea selectiv a informatiilor din portiunea selectat n document.
23.
Delete
Initiaz un dialog privind eliminarea unei zone din foaia de calcul. n dialog se precizeaz modul
n care restul foii de calcul ocup zona eliminat (foaia de calcul nu poate rmne cu goluri).
24.
Delete Sheet
Initiaz dialogul de eliminare din caiet a foii active. Operatiunea se va efectua cu atentie, o foaie
rupt din caiet nu mai poate fi regsit.
25.
Move or Copy Sheet
Initiaz dialogul care permite copierea sau mutarea foii active n alt pozitie a aceluiasi caiet sau
ntr-un alt caiet (existent sau nou).
26.
Find
Se deschide dialogul de cutare a unei informatii.
27.
Replace
Initiaz dialogul de nlocuire, asociat dialogului Find.
28.
Go To
Permite o navigare rapid printre obiectele unui document. Pentru utilizarea eficient a acestei
comenzi se va studia procedura de definirea a denumirilor pentru zone ale foilor de calcul.
29.
Links
Afiseaz sau modific informatiile privind legturile existente n caietul curent.
30.
Object
Activeaz aplicatia prin care a fost creat obiectul selectat. Comanda este disponibil pentru
obiecte scufundate ntr-o foaie de calcul (imagini, documente Word etc.) si permite editarea pe loc a
obiectului.
5.

Meniul View
31.
Normal
Stabileste pentru document modul de vizualizare Normal.
32.
Page Break Preview
Afiseaz n foaia de calcul limitele paginilor la tiprire. Se permite mutarea
acestor limite prin operatiunea de tragere.
33.
Toolbars
Deschide un submeniu cu toate barele de unelte disponibile n Excel
(predefinite sau create de utilizator). Permite personalizarea mediului de lucru
Excel.
34.
Formula Bar
Comut ntre afisarea si ascunderea barei de formule.
35.
Header and Footer
Permite stabilirea textului care apare n antetul/subsolul paginilor tiprite.
36.
Comments
Comut ntre afisarea si ascunderea comentariilor atasate documentului (utile n cazul
documentelor create n cooperare).
37.
Custom Views
Creeaz diferite viziuni proprii ale caietului, selectarea unei anumite forme de afisare fiind la
latitudinea utilizatorului.

38.
Full Screen
Maximizeaz fereastra documentului la ntregul ecran, pentru a mri zona util de editare.
39.
Zoom
Deschide dialogul pentru stabilirea scalei la care se vede documentul pe ecran.
6.
Meniul Insert
40.
Cells
Initiaz dialogul pentru introducerea unor noi celule la locul selectat.
Dialogul afisat permite stabilirea modului de deplasare a celulelor existente
pentru a face loc noilor celule.
41.
Rows
Initiaz introducerea unor linii noi (attea linii cte sunt selectate curent).
Liniile sunt inserate deasupra selectiei.
42.
Columns
Insereaz n foaia activ; un numr de coloane egal cu numrul coloanelor
selectate. Coloanele sunt inserate la stnga selectiei.
43.
Worksheet
Adaug o nou foaie de calcul la caietul activ. Noua foaie este inserat
naintea foii active.
44.
Chart
Initiaz dialogul care permite crearea unei noi diagrame de vizualizare a
informatiilor din foaia de calcul.
45.
Page Break
Defineste o rupere de pagin naintea celulei active (care devine prima tiprit pe o pagin nou).
Comanda se modific n Remove Page Break dac celula activ este adiacent unei ruperi de
pagin definit manual (prin Page Break).
46.
Function
Deschide dialogul prin care se poate insera o functie din lista functiilor predefinite n Excel.
Dialoguri succesive permit stabilirea argumentelor pentru functia selectat. Dialogul este prezentat
n sectiunea privind informatiile nscrise n celule.
47.
Name
Initiaz dialogul de creare a unor denumiri n caietul curent. Denumirile pot fi atasate unei zone
dintr-o foaie de calcul, unei formule sau unei constante. Denumirile atasate unor domenii de celule
pot servi la navigarea ntre celule/foi (vezi Edit - Go To).
48.
Comment
Insereaz un comentariu asociat celulei active. Comentariul este vizibil ntr-o fereastr separat,
adiacent celulei comentate. O prezentare complet a subiectului este fcut n sectiunea dedicat
cooperrii n realizarea unui document.
49.
Picture
Permite inserarea n document a unui obiect de desen creat anterior (From File) sau desenat
pe loc.
50.
Map
Creeaz o hart geografic pe foaia de calcul pentru prezentarea unor date statistice, n general.
51.
Object
Introduce n text, la punctul de insertie sau asociat pozitiei respective, a unui obiect creat n alt
aplicatie. Lista tipurilor de obiecte disponibile este afisat la alegerea comenzii.
52.
Hyperlink
Introduce o referint de tip hiperlegtur ctre un bookmark din document sau ctre adrese
Internet uzuale. Sunt adresabile si fisiere din reteaua local.
7.
Meniul Format
53.
Cells
Deschide un dialog foarte complex privind formatarea celulelor si a
informatiilor continute.
54.
Row
Permite alegerea dintr-un submeniu a aspectului liniilor selectate:
dimensiuni, vizibilitate etc.

55.
Column
Permite alegerea dintr-un submeniu a aspectului coloanelor selectate: dimensiuni, vizibilitate etc.
56.
Sheet
Permite alegerea dintr-un submeniu a atributelor foii selectate: denumire, vizibilitate, fundal.
57.
AutoFormat
Permite initierea unui proces de formatare automat a unui document.
58.
Conditional Formatting
Initiaz un proces de formatare a celulelor selectate n functie de anumite criterii definite de
utilizator. Permite evidentierea prin acelasi format a datelor asemenea.
59.
Style
Initiaz dialogul de definire/modificare/selectare a stilurilor.
8.
Meniul Tools
60.
Spelling
Initiaz procesul de verificare a corectitudinii scrierii.
61.
AutoCorrect
Initiaz complexul dialog de fixare a parametrilor operatiunii de corectare
automat a textului tastat. Sunt posibile formatri automate, nlocuiri de cuvinte
tastate eronat etc.
62.
Share Workbook
Comut la modul de caiet partajat, care permite editarea caietului simultan cu
alti utilizatori din retea.
63.
Track Changes
Selecteaz ntre optiuni de urmrire a schimbrilor efectuate ntr-un document
partajat de mai multi utilizatori.
64.
Merge Workbooks
Permite fuziunea mai multor copii ale unui caiet partajat.
65.
Protection
Initiaz dialogul de stabilire a parolelor necesare protectiei documentului.
66.
Goal Seek
Initiaz procedura de analiz a datelor prin care se modific automat valoarea
dintr-o celul pentru a atinge o valoare fixat a unei functii (echivalent
operatiunii de rezolvare a unei ecuatii).
67.
Scenarios
Deschide dialogul prin care se definesc si se vizualizeaz scenarii (a se vedea sectiunea
corespunztoare din prezentarea procedurilor de analiz a datelor).
68.
Auditing
Permite selectarea optiunilor de figurare a dependentelor/precedentelor pentru celule care contin
formule sau sunt argumente n alte formule. Este util la structurarea foii de calcul sau la rezolvarea
erorilor.
69.
Solver
Initiaz procedura de rezolvare a unei probleme de optimizare pentru functii si restrictii definite
de utilizator.
70.
Macro
Permite selectarea optiunilor privind lucrul cu macrouri.
71.
Add-Ins
Afiseaz dialogul privind extensiile posibile pentru mediul Excel. Adugarea unei extensii
produce, n general, extinderea corespunztoare a unui meniu cu noi comenzi si atasarea
procedurilor activate de aceste comenzi. De exemplu, comanda Data Analysis este activat de
atasarea unui add-in.
72.
Customize
Permite personalizarea mediului Excel prin afisarea/ascunderea unor bare de unelte, modificarea
comenzilor afisate n meniuri etc.
73.
Options
n fisele disponibile n dialogul afisat se stabilesc, dintr-un singur loc, principalii parametrii de
functionare ai mediului Excel.

74.
Wizard
Permite selectarea dintr-un submeniu a unui wizard specializat pe o anumit problem.
75.
Data Analysis
Initiaz dialogul pentru selectarea unei proceduri privind un tip de analiz statistic a datelor
(regresii, corelatii, teste statistice etc.). Comanda este disponibil doar dac este ncrcat add-in-ul
corespunztor.
9.
Meniul Data
76.
Sort
Ordoneaz cresctor sau descresctor datele din lista sau liniile selectate.
Procesul este precizat prin dialogul afisat prin aceast comand.
77.
Filter
Permite selectarea (filtrarea) informatiilor dup criterii predefinite sau proprii.
Informatia este selectat prin ascunderea informatiilor care nu satisfac criteriile
de cutare sau prin copierea ntr-o zon separat.
78.
Form
Afiseaz un formular adaptat listei selectate din foaia de calcul curent. Se
pot completa noi nregistrri, modifica cele existente etc., operatiuni uzuale
pentru nregistrrile unei baze de date.
79.
Subtotals
Calculeaz totaluri partiale si generale pentru date organizate ca tabel, locurile
inserrii totalurilor partiale fiind definite de utilizator. Se realizeaz si
structurarea tabelului obtinut.
80.
Validation
Initiaz un dialog prin care se poate defini tipul de dat permis ntr-o anumit celul (ntreg,
numr zecimal, text), limite admisibile etc.
81.
Table
Table
Creates a data table based on input values and formulas you define. Data tables can be used to
show the results of changing values in your formulas.
82.
Text to Columns
Convert Text to Columns (Data Menu)
Separates text in one cell on a worksheet into columns by using the Convert Text to Columns
Wizard. The Convert Text to Columns Wizard helps you specify how you want the text divided into
columns using a separator or delimiter, such as tabs or commas.
83.
Template Wizard
Se activeaz wizard-ul Template and Data Tracking prin care se creeaz, pe baza structurii
caietului activ, o baz de date n care se trec datele introduse n caiet si un sablon Excel.
84.
Consolidate
Creaz un sumar al datelor continute n mai multe foi de calcul.
85.
Group and Outline
Realizeaz o structurare a foii de calcul oferind posibilitatea afisrii datelor pe nivele de
concentrare a informatiei.
86.
Pivot Table Report
Initiaz wizard-ul PivotTable prin care se creeaz o tabel pivotant (o tabel cu mai multe
dimensiuni din care se afiseaz doar sectiunile cerute).
87.
Get External Data
Se initiaz un dialog prin care se pot interoga surse externe de date.
88.
Refresh Data
Se realizeaz recitirea datelor (din surse externe n general) pentru a include eventualele
modificri ale acestora.

10.

Meniul Window
89.
New Window
Deschide o nou fereastr care afiseaz caietul curent. Este util atunci cnd se
doreste afisarea simultan (vezi comanda Arrange) a mai multor foi ale caietului.
90.
Arrange
Aranjeaz ferestrele deschise astfel nct s fie toate vizibile.
91.
Hide
Ascunde (nu afiseaz) fereastra curent. O fereastr ascuns rmne deschis, dar
nu este artat.
92.
Unhide
Afiseaz o list a ferestrelor ascunse permitnd anularea ascunderii.
93.
Split
Separ fereastr curent n dou "geamuri", astfel nct se pot vedea simultan portiuni distincte
ale aceluiasi document. Dac fereastra curent este separat, anuleaz separarea.
94.
Freeze Panes
Imobilizeaz sectiunea din stnga sau de sus (sau ambele) astfel nct defileaz doar restul foii de
calcul. Dac foaia nu este separat prin Split, se imobilizeaz prima linie si prima coloan.
Operarea cu principalele obiecte Excel
n aceast sectiune sunt prezentate principalele operatiuni suportate de obiectele Excel, n special
cele care privesc crearea unor elemente, eliminarea lor, navigarea ntre obiecte.
11.
Caiete (workbooks)
Dup cum s-a mai precizat, caietul este fisierul tratat de mediul Excel drept document principal.
n foile caietului se nscriu datele si rezultatele prelucrrilor Excel, acestea sunt salvate si regsite ca
un singur fisier. Atributele specifice unui caiet sunt:
numele, fiecare caiet are un nume propriu, unic n folderul unde este salvat,
deschiderea, un caiet poate fi deschis sau nu ntr-o sesiune Excel; doar caietele deschise pot fi
prelucrate,
activarea, dintre toate caietele deschise n sesiunea Excel, doar unul poate fi activ la un
moment dat; caietul activ primeste direct comenzile efectuate de la tastatur.
1. Crearea unui caiet nou
Un nou caiet se obtine prin comanda New din meniul File.
Comanda deschide un dialog, care permite selectarea unui model
pentru noul caiet creat.
n general, un caiet complet gol se obtine prin selectarea intrrii
Workbook, precum n imaginea alturat. Acelasi efect se obtine
prin actionarea uneltei New de pe bara de unelte Standard, avnd
iconita .
n fisa Spreadsheet Solutions se gsesc caiete predefinite dedicate
anumitor prelucrri specifice. Numrul acestora poate fi diferit dup instalrile efectuate.
2. Numele unui caiet
Denumirea unui caiet, respectnd conventiile din mediul Windows, poate fi fixat n mediul
Excel prin comanda Save As din meniul File. Dialogul afisat permite fixarea numelui sub care se
salveaz caietul precum si formatul fisierului salvat.
n zona File Name se trece numele sub care
se salveaz caietul, iar n zona Save as type se
selecteaz tipul fisierului. Doar tipul
Microsoft Excel Workbook (*.xls) permite
pstrarea tuturor caracteristicilor (de format si
de continut) caietului. Din motive de compatibilitate cu alte versiuni Excel sau alte aplicatii, un
caiet poate fi salvat si sub alte formate.
Dac se salveaz cu o nou denumire un caiet care a mai fost salvat, vechea copie nu este
afectat de salvare.
Observatii. 1. Contrar exemplului din figur, pentru salvarea unui caiet se vor alege denumiri
sugestive si nu se vor accepta denumirile propuse n mod implicit (n cazul de fat Book3).

2. Numele unui caiet salvat poate fi modificat (fr a crea o copie cu noua denumire) doar n
meniul Windows, de exemplu n Windows Explorer.
3. Deschiderea unui caiet
Un caiet existent se deschide prin comanda Open din meniul File. Dialogul afisat este similar
celui de deschidere a unui document n alt aplicatie Office 97 (sau aplicatie Windows, n general).
Comanda poate fi dat si prin unealta figurat prin
.
Elementul principal este zona container, de tip Explorer, n care sunt listate documentele din
folderul curent selectat. Dublu click pe numele caietului, sau click
simplu si comanda Open (sau Enter, din tastatur), produce
deschiderea caietului.
Pentru a deschide un fisier despre care stim doar informatii
partiale (tip, fragment de denumire etc.) se pot utiliza controalele din zona de cutare. De exemplu,
n figura alturat se initiaz o cutare dup denumire si tip. Cutarea este executat prin butonul
Find Now si poate fi rafinat prin dialogul afisat la actionarea butonului de comand Advanced.
Observatii. 1. Din Windows Explorer, sau de pe Desktop, dublu click pe un fisier de tip Excel
porneste aplicatia Excel si deschide fisierul respectiv.
2. Un caiet se poate deschide si prin intermediul unui spatiu de lucru. La deschiderea unui spatiu
de lucru salvat n prealabil (fisier .xlw) sunt deschise toate caietele care erau deschise n momentul
salvrii.
4. Activarea unui caiet
O list a tuturor caietelor deschise n sesiunea Excel curent se gseste la baza meniului
Windows. Click simplu pe numele caietului dorit, sau tastarea numrului din fata numelui,
realizeaz activarea acelui caiet.
Prin combinatia de taste CTRL+F6 (sau CTRL+SHIFT+F6) se trece de la un caiet deschis la
altul n sensul cresctor al numerelor (sau invers), lista fiind parcurs circular.
5. nchiderea unui caiet
Un caiet n care nu se mai lucreaz se va nchide pentru a salva resurse ale sistemului. nchiderea
se realizeaz prin comanda Close din meniul File. Dac de la ultima salvare a caietului s-au mai
fcut modificri n caiet, este afisat un dialog prin care utilizatorul poate decide asupra salvrii
acestor modificri.
Terminarea aplicatiei Excel (prin comanda Exit din meniul File) determin nchiderea tuturor
caietelor deschise, cu eventuala salvare decis de utilizator.
6. Salvarea unui caiet
Memorarea caietului pe disc are loc la comanda Save din meniul File, comand dublat de
unealta Save figurat prin iconita
. n cazul n care caietul este la prima salvare se afiseaz
dialogul de la Save As, pentru atribuirea unui nume.
12.
Foi de calcul (worksheets)
Asupra foilor dintr-un caiet se pot efectua operatiuni cum ar fi inserarea unei noi foi, eliminarea
unei foi, modificarea ordinii din caiet, stabilirea imaginii de fundal etc. Este important de retinut c
fiecare foaie a unui caiet poate avea un nume distinctiv (implicit se acord denumirile Sheet1,
Sheet2 etc.), poate fi vizibil sau ascuns si c doar o foaie este activ la un moment dat. n cazul
existentei mai multor caiete deschise, pentru a activa o anumit foaie se va activa mai nti caietul
care o contine.
7. Activarea unei foi
Toate foile vizibile ale caietului sunt reprezentate prin cotoarele (fisele) nsiruite n partea stng
a barei de defilare orizontal. Foaia activ este
prezentat n list cu o culoare deschis (n imagine
este foaia cu numele Balanta). Click pe un cotor
realizeaz activarea foii selectate.
Butoanele de navigare situate n stnga permit defilarea listei cotoarelor n locul rezervat.
Din tastatur, combinatia CTRL+PgDn activeaz foaia urmtoare din list, CTRL+PgUp
activeaz foaia precedent.

8. Inserarea unei foi de calcul

O foaie de calcul nou se poate insera prin comanda Worksheet din meniul Insert. Noua foaie
este inserat naintea foii active n momentul comenzii si devine foaia activ.
9. Eliminarea unei foi de calcul
Pentru eliminarea unei foi, aceasta trebuie s fie foaia activ si se d comanda Delete Sheet din
meniul Edit. Operatiunea se va efectua cu atentie (exist de altfel si un mesaj de confirmare)
deoarece o foaie eliminat nu mai poate fi refcut automat (nu exist Undo pentru aceast
operatiune).
10. Vizibilitatea unei foi de calcul
Pentru simplificarea mediului de lucru, unele foi de calcul pot fi ascunse. Operatiunea poate fi
utilizat si atunci cnd datele de pe o foaie sunt date fixe si nu este necesar modificarea lor
frecvent.
Pentru a modifica atributul de vizibilitate, se d
comanda Sheet din meniul Format. Se afiseaz
submeniul din imaginea alturat.
Comanda Hide produce ascunderea foii active.
Comanda invers, Unhide, deschide un dialog de
unde se selecteaz foaia ascuns care devine vizibil.
Comanda este activ doar dac exist foi ascunse.
11. Numele unei foi de calcul
O organizare corect a caietului presupune denumirea sugestiv a foilor. Initial, fiecare foaie are
un nume acordat n mod automat. Acest nume poate fi schimbat prin
comanda Rename din submeniul afisat la Sheet din meniul Format (vezi figura anterioar)
sau prin
dublu click pe cotorul foii, caz n care numele afisat devine editabil si se poate trece o nou
denumire.
12. Ordinea foilor n caiet
Dac se doreste modificarea ordinii n care sunt aranjate foile unui caiet, se poate proceda prin
agtarea cotorului foii care se mut si tragerea n lista foilor pn la locul dorit; n timpul
operatiunii de drag-and-drop, o linie vertical arat locul unde se aseaz foaia dac se elibereaz
butonul mouse-ului,
comanda Move or Copy Sheet din meniul Edit afiseaz un dialog care permite
mutarea/copierea foii active n caietul activ sau n alt caiet.
13. Formatarea unei foi
Aspectul unei foi de calcul poate fi modificat prin stabilirea fundalului foii, a prezentei/absentei
grilei. n afara acestor formatri cu caracter global, liniile, coloanele, celulele dintr-o foaie se pot
formata separat.
Fundalul comanda Background, din submeniul afisat la Sheet din meniul Format (vezi
figura de la vizibilitate), permite pavarea fundalului foii de calcul cu o imagine stabilit de

utilizator. Comanda afiseaz dialogul pentru stabilirea fisierului cu imaginea.

Grila celulele foii de calcul pot fi delimitate printr-o gril colorat. Cu rol evident n
organizarea informatiilor, grila poate deranja n prezentarea final a rezultatelor, mai ales dac
exist o imagine sugestiv pe fundalul foii de calcul. Atributele grilei sunt comandate prin Options
din meniul Tools. n dialogul complex care apare, fisa View contine un grup de optiuni ale ferestrei
afisate, grup artat n imaginea alturat.

Caseta de control Gridlines indic afisarea, sau nu, a grilei. n lista derulant Colors se poate
stabili culoarea liniaturii. Celelalte optiuni prezente n acest grup se explic singure, fiecare artnd
prezenta, sau nu, a unui element al ferestrei afisate.
14. Alte operatii asupra foilor de calcul
Selectarea atunci cnd una dintre operatiunile care se pot efectua cu foile de calcul trebuie
aplicat la mai multe foi, acestea trebuie s fie selectate. Selectarea se efectueaz pe lista de cotoare
ale foilor:
selectarea unui domeniu continuu de foi prin pozitionare pe cotorul primei foi care se
selecteaz, SHIFT si click pe cotorul ultimei foi;
selectarea pe srite a unor foi prin pozitionare pe prima foaie care se selecteaz, CTRL si clickuri succesive pe cotoarele foilor care se selecteaz.
Dac dup o selectie multipl de foi se realizeaz o inserare de foaie, se vor insera attea foi cte
sunt selectate. Este evident c eliminarea, mutarea si formatarea are loc pe toate foile selectate.
Afisarea simultan a mai multor foi desi nu este o operatiune specific pentru foi se
realizeaz prin
comanda New Window din meniul Window prin care se deschide o nou fereastr pentru
caietul curent;
n noua fereastr se activeaz foaia dorit;
comanda Arrange din meniul Window urmat de alegerea optiunii dorite de vizualizare.
13.
Linii (rows), coloane (columns)
Desi sunt considerate uzual ca multimi de celule (si formatate ca atare), liniile si coloanele unei
foi de calcul pot suporta actiuni specifice privind vizibilitatea si dimensiunea ajustabil (nltimea
pentru o linie, ltimea pentru o coloan). Actiunile sunt initiate, n general, din meniul Format,
intrrile Row si Column. Anteturile sunt vizibile dac este marcat caseta de control Row &
column headers din fisa View a dialogului Options, meniul Tools.
15. Formatarea liniilor/coloanelor
Comanda Row din meniul Format afiseaz un submeniu, reprezentat n figura alturat, prin
care se poate controla vizibilitatea si dimensiunea liniei curente, sau a liniilor selectate.
Hide liniile selectate sunt ascunse.
Unhide liniile ascunse din domeniul de linii selectate sunt
fcute vizibile. Pentru ca operatiunea s fie cea dorit se va
selecta un domeniu de linii care s includ la propriu liniile
ascunse care se reafiseaz. O linie ascuns nu-si pierde
informatia si formatarea.
Height deschide dialogul pentru fixarea nltimii liniilor selectate. nltimea se d n puncte
tipografice. n mod implicit, nltimea este ajustat automat dup dimensiunea fontului utilizat la
scrierea datelor.
AutoFit realizeaz o ajustare automat a nltimii liniei astfel nct s fie afisat n ntregime
informatie din orice celul de pe liniile selectate.
Comanda Column din meniul Format afiseaz un submeniu, reprezentat n figura alturat, prin
care se poate controla vizibilitatea si dimensiunea
coloanei curente, sau a coloanelor selectate.
Hide coloanele selectate sunt ascunse.
Unhide coloanele ascunse din domeniul de
coloane selectate sunt fcute vizibile.
Width deschide dialogul pentru stabilirea ltimii
coloanelor selectate. Se poate considera, n general, c
ltimea se indic n caractere afisate (desi, teoretic, calculul este diferit: media ltimii cifrelor de la
0 la 9 din fontul standard care ncape n celul).
AutoFit Selection realizeaz o ajustare automat a ltimii coloanelor astfel s poat fi afisate
integral informatiile selectate.
Standard Width permite stabilirea ltimii implicite a coloanelor foii de calcul.
16. Dimensiunea liniilor/coloanelor
O procedur de modificare a acestor dimensiuni este prezentat anterior (meniul Format
Row/Column Height/Width).

Modificarea dimensiunilor se poate efectua si prin tragerea limitelor din dreapta (pentru o
coloan) sau de jos (pentru o linie) cu mouse-ul, ntr-o operatiune drag-and-drop. O linie
desprtitoare este agtat doar ntr-o zon antet si agtarea este indicat de transformarea cursorului
mouse-ului ntr-un cursor cruce.
Dac sunt selectate mai multe linii sau coloane, tragerea ultimei linii desprtitoare are efect pe
toate elementele selectate.
17. Selectarea liniilor si coloanelor
O linie se consider selectat pentru o operatiune pe linii atunci cnd celula activ este n linia
respectiv. Pentru a selecta linii multiple, se utilizeaz selectie uzual pe anteturile de linii: tragerea
cu mouse-ul n timp ce este actionat simultan tasta SHIFT (selectie contigu) sau CTRL (selectie
pe srite).
O coloan se consider selectat pentru o operatiune pe coloane atunci cnd celula activ este n
coloana respectiv. Pentru a selecta coloane multiple, se utilizeaz selectie uzual pe anteturile de
coloane: tragerea cu mouse-ul n timp ce este actionat simultan tasta SHIFT (selectie continu) sau
CTRL (selectie pe srite).
14.
Celule (cells)
Elementele de baz ale unei foi de calcul sunt celulele. O celul, caracterizat de coloana si linia
pe care se afl, este locul n care se poate nscrie (deci memora) o informatie (dat primar sau
rezultat al unei prelucrri). Imaginea intuitiv corect este aceea a unui container care poate primi o
ncrctur. Analogia merge mai departe prin aceea c, similar containerului, o celul poate avea o
formatare proprie, independent n general de continut. Sunt ns situatii n care un atribut al celulei
se aplic automat datelor nscrise n celul.
Datorit complexittii subiectului, n aceast sectiune nu se discut dect unele aspecte, legate n
special de formatarea celulei ca recipient. Restul aspectelor se vor prezenta n sectiunile dedicate
informatiilor din foaia de calcul.
18. Selectarea celulelor
Prin tragerea mouse-ului se realizeaz selectarea unui domeniu dreptunghiular de celule. Acelasi
efect se obtine prin actionarea tastelor de directie n timp ce tasta SHIFT este apsat. Pentru
selectarea unui domeniu multiplu (format din mai multe domenii dreptunghiulare disjuncte) se
selecteaz cu mouse-ul primul domeniu, urmtoarele selectii efectundu-se cu tasta CTRL apsat.
Celula activ se consider ntotdeauna selectat, cele mai multe operatiuni care presupun o
selectie efectundu-se n mod uzual doar pentru celula activ.
La selectarea unei linii (coloane), toate celulele acelei linii (coloane) se consider selectate
pentru operatiunile pe celule.
19. Inserarea unor noi celule
Atunci cnd este necesar, datorit unei omisiuni n structurarea datelor, s se introduc noi celule
n foaia de calcul activ, se va da comanda Cells din meniul Insert, afisndu-se dialogul alturat.
Prin natura foii de calcul, noile celule trebuie s-si fac loc prin deplasarea celulelor deja existente.
Directia deplasrii celulelor existente, cu tot cu continutul lor, este stabilit prin selectarea optiunii
dorite din dialogul afisat.
Shift cells right celulele existente sunt deplasate spre
dreapta,
Shift cells down celulele existente sunt deplasate n jos,
Entire row se introduce o linie n ntregime (deasupra liniei
cu celula activ),
Entire column se introduce o coloan nou (la stnga
coloanei cu celula activ).
n cazul selectrii mai multor celule, la comanda Insert Cells
se vor aduga attea celule cte sunt selectate.
Dup adugarea noilor celule are loc o renumerotare automat a liniilor si coloanelor foii de
calcul, doar deplasarea informatiilor artnd realizarea operatiunii.
20. Eliminarea unor celule
Operatiunea invers adugrii de celule este realizat prin comanda Delete din meniul Edit. Se
afiseaz un dialog prin care se stabileste cum se umple locul gol lsat.

Dialogul este prezentat n figura alturat.

Shift cells left locul este ocupat prin deplasarea celulelor spre
stnga.
Shift cells up locul este ocupat prin deplasarea celulelor n
sus.
Entire row se elimin ntreaga linie.
Entire column se elimin ntreaga coloan.
Dup eliminarea celulelor selectate si recompactarea foii se
renumeroteaz n mod automat coloanele si liniile.
21. Curtarea (eliberarea) unor celule
Deoarece formatul unei celule, considerat container, este diferit de continutul celulei, eliminarea
informatiilor din celul (stergerea) este diferit de eliminarea formatului. Exist astfel mai multe
operatiuni de "stergere", toate fiind accesibile prin
intermediul comenzii Clear din meniul Edit. n figura
alturat se observ submeniul afisat de comand, cu
urmtoarele intrri:
All se elimin formatele, continutul si comentariile
atasate celulelor selectate.
Formats se elimin doar formatele celulelor selectate.
Contents se elimin doar continutul celulelor selectate. Pentru aceast stergere se poate utiliza
tasta DEL.
Comments se elimin comentariile atasate celulelor selectate.
22. Formatarea celulelor
Dintre formatele care pot fi aplicate celulelor discutm aici despre stabilirea chenarelor si
umplerea fundalului cu o textur. Alte formate, desi sunt atasate celulelor, se aplic mai degrab
continutului si vor fi prezentate n sectiunea dedicat datelor si informatiilor dintr-o foaie de calcul.
Comanda principal este Cells din meniul Format, dup ce s-au selectat celulele necesare.
95.
Chenare
Grila care poate fi vizualizat pe o foaie de calcul nu constituie o liniatur adecvat pentru date
structurate n tabele. Caracterul uniform al grilei nu este de ajutor n acest caz, ca si n toate cazurile
similare (zone distincte de informatii, titluri etc.). Se va vedea la prezentarea operatiunii c grila
poate fi omis la tiprire.
Pentru a stabili un chenar propriu pentru un domeniu de celule (posibil o singur celul) acesta
se va selecta n prealabil. n dialogul Format Cells afisat la comanda Cells din meniul Format se
alege fisa Borders. Imaginea urmtoare arat aspectul casetei de dialog n acest caz.
n grupul Presets se poate alege o form predefinit de liniatur: None fr linii, Outline
chenar exterior, Inside liniatur interioar.
n grupul Border se poate construi o liniatur personalizata prin actionarea butoanelor marginale
sau prin click pe linia interioar vizat n zona de vizualizare a rezultatului.

n grupul Line se poate alege modelul de linie (n Style) si culoarea liniei (n Color). Optiunile
alese aici se aplic la actiunile urmtoare efectuate n grupul Presets sau Border. Se pot defini astfel
chenare care s aib atribute diferite ale liniilor componente
96.
Texturi de umplere
Fundalul celulelor selectate poate fi umplut cu un model (culoare
simpl sau hasurat) n mod independent de fundalul foii de calcul.
n acest mod se pot evidentia anumite zone de informatii. Comanda
este Cells din meniul Format urmat de activarea fisei Patterns.
n Color se selecteaz o culoare pentru fundal, n Pattern se
selecteaz tipul si culoarea de hasurare din fereastra deschis la
actionarea butonului. O culoare simpl se obtine prin fixarea n
Color si alegerea Solid (prima optiune) la Pattern (sau, de obicei,
Automatic).
Zona Sample prezint rezultatul alegerilor efectuate.
O culoare simpl de fundal poate fi obtinut si prin actionarea
uneltei Fill Color de pe bara de unelte Formatting. Unealta are
iconita , deschiderea listei derulante afiseaz o fereastr identic
optiunii Color din imaginea anterioar.
23. Atribuirea de nume unor domenii de celule
Pentru pozitionarea rapid n foile de calcul complexe, ca si pentru facilitarea referirii la anumite
informatii, este util s se atribuie denumiri la domeniile importante de celule. Dac asimilm foaia
de calcul cu memoria unui calculator, crearea unei denumiri este similar introducerii unei variabile
ntr-un limbaj de programare. Ulterior, continutul domeniului respectiv poate fi referit prin
denumirea domeniului. Aceast ultim remarc atrage atentia asupra faptului c multe dintre
actiunile mediului Excel sunt functie de context (denumirea poate servi la pozitionarea foii, dar si la
referirea continutului, n functie de contextul utilizrii denumirii).
Pentru atribuirea unui nume se selecteaz zona vizat si se d comanda Name din meniul Insert.
Se afiseaz dialogul din figura alturat, fiecare intrare initiaz un alt mecanism de creare a unor
denumiri. Explicatiile procedurilor principale sunt date n
continuare.
97.
Define
Se afiseaz un dialog n care se precizeaz numele creat (n
zona editabil Names in Workbook), se urmreste dac zona
referit (n Refers To) este corect (dac nu, se corecteaz) si se
actioneaz butonul Add. Denumirea dat se adaug listei de

denumiri. O denumire existent poate fi eliminat prin selectarea n list si actionarea butonului
Delete.
Acest procedeu nu necesit existenta unor denumiri trecute n foaia de calcul, iar denumirea
creat se refer la ntreg domeniul selectat (eventual prin controlul Refers To).
Acelasi rezultat se obtine dac, dup selectarea domeniului de celule, se completeaz cu numele
dorit zona editabil din controlul Name Box de pe bara Formula. Controlul este reprezentat prin
, situat n extremitatea stng a barei si contine n mod uzual denumirea celulei
active. Accesul la zona editabil se obtine prin click n zon sau prin derularea listei ascunse cu
denumiri.
98.
Paste
Permite nscrierea unei denumiri acolo unde este nevoie de referinta respectiv (de exemplu la
crearea unei formule vezi sectiunea dedicat completrii foii de calcul), sau permite formarea unei
liste cu toate denumirile definite de utilizator.
99.
Create
Dac zona de celule selectat contine o linie, sau o coloan, cu rol de antet (denumiri ale
coloanelor, respectiv ale liniilor), atunci denumirile respective pot fi utilizate ntr-un proces de
creare de denumiri n foaia de calcul prin alegerea optiunii Create. Deosebirea de procedura Define
este aceea c denumirile exist n zona selectat. Denumirile create se refer doar la zonele de
informatii, fr a include si denumirea propriu-zis. Dialogul afisat cere precizarea locului unde se
afl denumirile: Top row linia de sus a zonei selectate, Left column coloana din stnga, Bottom
row linia de jos, Right column coloana din dreapta.
24. Navigarea n foaia de calcul
Pentru deplasarea n foaia de calcul, n afar de utilizarea comun ntregului mediu Office a
barelor de defilare, tastelor de directie, tastelor Home, End, Page Up si Page Down, exist
posibilitatea folosirii unor denumiri create anterior.
Controlul Name Box (explicat la Define) permite o pozitionare rapid a celulei active prin
nscrierea n zona editabil a celulei dorite (de exemplu, nscrierea referintei G14 duce la activarea
celulei G14), urmat de ENTER. Derularea listei ascunse permite de asemenea selectarea unei
denumiri cu pozitionarea celulei active n coltul din stnga sus a domeniului numit (si selectarea
domeniului).
O actiune echivalent se poate obtine prin comanda Go To din meniul Edit (comanda este totusi
mult mai complex).

Date si calcule
Fiecare celul a unei foi de calcul este similar unei zone de memorie care poate contine
informatii de diverse tipuri. n aceast sectiune se prezint principalele tipuri de date, acceptate ntro foaie de calcul Excel si modul cum se poate opera cu datele nscrise n caiet.
Trebuie retinut, pentru a completa imaginea corect a unei foi de calcul, c o celul este din
punct de vedere al informatiilor continute doar o fereastr prin care se vede la un moment dat att
ct permite dimensiunea celulei. Prin urmare, modificarea dimensiunilor celulei permite afisarea
unei cantitti mai mari de informatie (dac este disponibil o cantitate nmai mare). Informatia care
nu poate fi afisat nu este pierdut, doar nu ncape n spatiul rezervat de celul. Pentru anumite
tipuri de date (n general numerice) acest fapt este semnalat prin completarea celulei cu caractere #.
Pentru alte tipuri de date se afiseaz att ct se poate.
Dac bara de formule este vizibil (prin selectarea din meniul View a optiunii Formula Bar),
atunci continutul celulei active este afisat n partea dreapt a barei.
n imaginea alturat se vede o asemenea situatie.
Celula activ C1 nu poate afisa dect o portiune a
textului continut, text vizibil n totalitate pe bara de
formule.
15.
Tipuri de date
ntr-o foaie de calcul Excel se pot utiliza

 date numerice,
date calendaristice si
date de tip text.
Pentru a introduce ntr-o celul o dat (de orice tip ar fi), se activeaz celula prin click sau orice
tip de pozitionare n foaia de calcul, se tasteaz data dorit si se termin operatiunea cu ENTER
(cursorul se mut pe linia urmtoare a aceleiasi coloane), cu TAB (cursorul se mut pe coloana
urmtoare a aceleiasi linii) sau click n alt celul a foii. Este de notat c nu se poate lucra n alt
celul pn cnd nu se termin introducerea curent.
25. Constante de tip numeric
n Microsoft Excel o constant numeric poate contine doar caracterele:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e
sirul format trebuind s aib semnificatie de valoare numeric (de exemplu, 12; -123.45; 123%;
2/3; 10 1/4 etc.). Utilizarea caracterului separator ntre partea ntreag si partea zecimal depinde de
optiunile efectuate n Regional Settings din Control Panel, n mediul Windows. Combinatiile de
caractere nerecunoscute drept numere sunt tratate drept text.
Toate numerele sunt aliniate n mod implicit la dreapta.
n mediul Excel se accept (si se recunosc) mai multe forme ale datelor numerice, explicate n
continuare n sectiunea dedicat formatrii datelor. Trebuie ns retinut c formatul unui numr, de
exemplu, nu afecteaz valoarea numrului, ci doar forma afisat a valorii numrului. Indiferent de
forma numrului, Excel retine ntotdeauna 15 cifre semnificative.
26. Constante de tip dat calendaristic
Observatie. Pentru simplificarea exprimrii, doar n aceast sectiune prin dat se ntelege o dat
calendaristic (cum ar fi 1/05/1999), iar prin timp se ntelege o dat orar (cum ar fi 11:45). Prin
dat calendaristic se poate ntelege uneori si combinatia dat+timp (cum ar fi 1/05/1999 11:45)
Microsoft Excel trateaz datele si timpii din punctul de vedere al reprezentrii interne drept
numere. Data este retinut n partea ntreag iar timpul n partea fractionar. Forma extern, cea
afisat n foaia de calcul, depinde de formatul ales pentru respectiva valoare, formatul datelor si
timpilor fiind prezentat n sectiunea privind formatarea valorilor din celule. Din aceast cauz, cu
date si timpi se pot efectua unele operatiuni aritmetice (adunare, scdere) dar se pot produce si erori
n cazul mixrii datelor numerice propriu-zise cu cele calendaristice si orare.
n mod implicit, o dat sau timp este aliniat n celul la dreapta, alinierea la stnga (dac nu este
cerut explicit) indic nerecunoasterea sirului tastat drept dat sau timp.
Exist dou mari sisteme de corespondent ntre numere si date calendaristice:
cel bazat pe 1 ianuarie 1900 (n care 1 reprezint ziua de 1 ian.1900), utilizat n Microsoft
Excel pentru Windows si de Lotus 1-2-3;
cel bazat pe 1904 (n care 1 reprezint 2 ian. 1904), utilizat n Microsoft Excel pentru
Macintosh.
Selectarea bazei de numrare a datelor se realizeaz prin Options din meniul Tools, fisa
Calculation. Sub Workbook se selecteaz, sau nu, boxa de control 1904 date system. Este necesar
aceast configurare atunci cnd se lucreaz simultan cu foi de calcul care utilizeaz aceast baz
(foi provenite eventual de pe calculatoare Macintosh).
Constantele de tip dat se pot tasta drept siruri de caractere de forma
mm/dd/yyyy, unde mm este numrul lunii, dd este ziua, yyyy este anul (cu 2-4 cifre); de
exemplu 1/12/89 reprezint 12 dec 89, 02/03/1990 reprezint 3 feb 1990 etc.
mmm-dd-yyyy, dd-mmmm-yyyy, unde mmmm reprezint denumirea lunii, prescurtat sau nu,
n englez, iar dd si yyyy au semnificatia de mai sus; de exemplu, 12-jan-1980 reprezint 12 ian
1980, jan-80 reprezint ian 1980 etc.
Constantele de timp se introduc separnd orele, minute si secundele (dac exist) prin caracterul
":". De exemplu, 12:25, 12:25:30 etc.
Timpul este bazat n mod implicit pe 24 de ore. Pentru a utiliza un timp bazat pe 12 ore se las
un spatiu si se tasteaz AM sau PM, cum ar fi 3:10 PM sau 11:25 AM.
27. Constante de tip text
Orice combinatie de caractere care nu este recunoscut drept un numr sau o dat/timp este
tratat de Microsoft Excel drept o constant de tip text.
Un text este aliniat, n mod implicit, la stnga.

Observatie. Atunci cnd se doreste ca un sir de caractere s fie recunoscut drept text indiferent
de eventuala asemnare cu un numr/dat/timp, se va formata celula drept Text si apoi se introduce
sirul dorit.
Pentru trecerea fortat la rndul urmtor, n aceeasi celul, se va tasta ALT+ENTER. Pentru
defilarea textului n celul se va urmri sectiunea urmtoare.
16.
Formatarea informatiilor din celule
Informatia nscris ntr-o celul, constant sau obtinut printr-o formul, poate fi formatat att
pentru a avea o imagine corect (numr de zecimale, dat calendaristic si nu numeric etc.), ct si
pentru a fi receptat mai usor de utilizatorul foii de calcul. Dup cum s-a mai spus, formatarea nu
schimb valoarea informatiei si orice alt formatare este posibil ulterior.
n ntelegerea formatrii si comportrii foii de calcul, trebuie s se retin c desi formatul se
aplic informatiei, el este atasat celulei care contine informatia. Prin urmare dac se sterge doar
continutul celulei, orice nou continut va primi formatul existent n momentul stergerii. Doar
eliminarea formatului atasat celulei (comanda Clear din meniul Edit, optiunea All sau Formats)
conduce la refacerea formatrii implicite.
Comanda principal este Cells din meniul Format. Cele trei fise de interes pentru aceast
sectiune (alte dou au fost prezentate la descrierea si formatarea celulelor) sunt Number,
Alignment si Font, descrise n continuare.
Formatarea efectuat se aplic tuturor celulelor selectate n momentul comenzii (deci cel putin
celulei active).
28. Formatul numerelor
Aspectul informatiilor numerice sau calendaristice este stabilit de fisa Number a dialogului
Format Cells (afisat prin comanda Cells din meniul Format). Organizarea general este aceea a
unei liste de clase de formate (Category), fiecare selectie afisnd optiuni specifice clasei respective.
Imaginea alturat arat optiunea Number si atributele asociate.

Optiunile utilizate mai frecvent sunt prezentate pe scurt n continuare.

General informatia este afisat potrivit formatului implicit, Excel stabilind tipul cel mai
probabil de dat.
Number se fixeaz numrul de zecimale n Decimal places, prezenta separatorilor grupelor de
trei cifre n Use 1000 Separator si se alege forma numerelor negative.
Percentage acest format nmulteste continutul
celulei cu 100 si adaug simbolul de procent. De
exemplu, 0.1 arat cu acest format 10%. Este de
retinut c numrul initial este sub form zecimal.
Fraction permite operarea cu numere scrise
sub form de fractii ordinale (2/5, 12 3/4 etc.).
Formatul dorit se alege dintr-o list disponibil. O
constant se poate introduce direct sub aceast
form dac se tasteaz partea ntreag, un spatiu si
partea fractionar, 2 1/2. Pentru a nu fi identificat
implicit o dat calendaristic, partea ntreag se
trece chiar dac este nul, deci 0 3/4.

Scientific permite scrierea numerelor cu utilizarea notatiei stiintifice: 1e+3 este 1000 etc.
Currency este un format specific datelor financiare. Pe lng stabilirea numrului de zecimale
si a formei numerelor negative, se poate stabili simbolul monetar care este atasat valorii numerice.
n lista derulant Symbol se poate selecta practic orice simbol monetar.
Accounting - este un format similar celui precedent, dar se realizeaz o aliniere vertical la
punctul zecimal a sumelor nscrise
Date permite alegerea unui format pentru o
dat calendaristic. Lista Type din dreapta figurii
alturate ofer o imagine a optiunilor disponibile.
Se observ existenta tipurilor mixte (date + timp).
Time permite stabilirea unor formate pentru
date orare.
Text stabileste formatul de text pentru
informatia din celul.
29. Alinierea informatiilor
Aspectul general al foii de calcul este dependent de alinierile stabilite pentru informatiile din
celule (astfel un titlu trebuie s fie centrat, unele date numerice se vor centra pe vertical dac linia
este prea nalt etc.). Tot n acest set de probleme se nscrie si scrierea informatiei pe mai multe
rnduri n aceeasi celul, ca si orientarea textului.
Comanda principal este Cells din meniul Format. Fisa Alignment a dialogului Format Cells
contine toate controalele necesare pentru aliniere, orientare si defilare.

n grupul Text control se pot fixa defilarea textului n celul (nltimea liniei se mreste
corespunztor pn se afiseaz tot continutul) Wrap text , ajustarea automat a dimensiunii
fontului pentru ca toat informatia s fie vizibil Shrink to fit , fuzionarea celulelor selectate ntro sigur celul Merge cells. Ultima optiune este util atunci cnd se intentioneaz scrierea unor
titluri.
n zona Orientation se poate stabili orientarea textului prin tragerea caroului rosu la o alt
nclinare sau prin indicarea direct a numrului de grade.
n Text alignment se poate alege un mod de aliniere pe orizontal, n lista Horizontal, si un mod
de aliniere pe vertical n lista Vertical. Exist mai multe tipuri de
alinieri pe orizontal, vezi figura alturat. Dintre acestea, cea mai
special este Center Across Selection, care produce centrarea textului
din prima celul pe ntreaga zon selectat. Informatia rmne
continut n prima celul. Pe vertical, informatia poate fi centrat
sau aliniat sus/jos.
30. Stabilirea fontului
Comanda Cells din meniul Format deschide dialogul Format
Cells. Fisa Font din acest dialog permite selectarea fontului utilizat
n celulele selectate. Dialogul este similar celor de fixare a fontului n alte aplicatii Office.

17.
Formule
Ceea ce confer putere unui program de calcul tabelar, cum este si Microsoft Excel, sunt
multiplele posibilitti de calcul avnd ca operanzi date din foile deschise sau din fisiere externe.
Biblioteca de functii care poate fi apelat n orice loc al foii de calcul, fie doar cu scop consultativ,
completeaz imaginea aplicatiei. Se poate astfel gndi un program de calcul tabelar ca fiind un
calculator puternic dublat de un puternic procesor de texte.
Reamintim si completm anumite aspecte din operarea cu foile de calcul, notiunile fiind
esentiale pentru ntelegerea corect a utilizrii formulelor n Excel.
31. Referirea datelor
Orice informatie scris n foaie poate fi referit prin adresa celulei care o contine. Adresa unei
celule este, uzual, format din numele coloanei urmat de numele liniei. De exemplu, A2 reprezint
celula (implicit si continutul celulei) situat pe prima coloan (coloana A) si linia a doua. (Se poate
configura sistemul s utilizeze modul de referint R1C1, adic R urmat de numrul liniei si C urmat
de numrul coloanei.)
Un domeniu de celule este notat prin indicarea celulelor din coltul stnga-sus si coltul dreaptajos, separate prin caracterul :. De exemplu, domeniul dreptunghiular determinat de coloanele A,
B, C si D si liniile de la 3 la 7 se noteaz A3:D7. Dac domeniile sunt cu structuri mai complicate,
atunci se specific prin descompuneri n componente dreptunghiulare, separate prin virgule:
A1,B2:C4,D5 reprezint o zon compus din celula A1, dreptunghiul B2:C4 si celula D5.
Acesta este modul de referint relativ. Adresa celulei referite este stabilit prin pozitia relativ
fat de celula de unde se face referinta. Adic, dac suntem n celula C1, o referire la A2 nseamn
celula situat cu dou coloane la stnga si cu o linie mai jos. Atunci cnd se copie informatia n alte
celule, referintele relative sunt copiate cu semnificatia lor. Adic, dac n exemplul anterior copiem
din C1 informatia n celula D3, atunci referinta la A2 se va copia ca nteles, deci va deveni B4
(celula care se pozitioneaz fat de D3 n aceeasi configuratie cum era pozitionat A2 fat de C1).
La prezentarea functiilor se va da un exemplu.
Modul de referint absolut este indicat prin plasarea caracterului $ n fata prtii (prtilor)
absolute din adres. De exemplu, $A$1 reprezint celula A1 indiferent de unde este referit; $A1
reprezint celula situat pe coloana A (referit absolut) si n linia interpretat relativ din locul unde
se face referinta; A$1 reprezint celula situat n coloana interpretat relativ fat de locul unde se
face referinta si pe linia 1 (indicat absolut). Utilizarea diferentei dintre referintele relative si cele
relative are important doar la copierea informatiilor (inclusiv prin completarea automat de serii).
32. Selectarea datelor
Operatiunea de selectare a unor celule este necesar atunci cnd trebuie s facem referire la
datele respective pentru a le denumi sau pentru o prelucrare. n situatia cnd zonele de interes sunt
deja numite, atunci nu este necesar selectarea respectivelor zone, referirea fiind prin numele zonei.
Selectarea se poate efectua prin:

pozitionarea ntr-un colt al domeniului, apsarea tastei Shift si actionarea tastelor

cu sgeti de pozitionare pn la selectarea ntregului domeniu;

pozitionarea mouse-ului ntr-un colt al domeniului, tinerea butonului din stnga

apsat si tragerea n foaie a selectiei pn se acoper domeniul dorit.
Dac selectarea datelor se face fr o cerint expres n acest sens din partea sistemului, atunci
datele selectate n foaia activ sunt marcate de ctre sistem prin schimbarea culorii de fond a
celulelor selectate. n cazul cnd selectia este cerut de sistem (de exemplu la indicarea parametrilor
unei functii), domeniul selectat este nconjurat de o bordur punctat, fr a se schimba culoarea
celulelor (operatiunea este cunoscut si ca selectarea dinamic a parametrilor).
33. Calcule n Excel
Pentru a efectua calcule (transformri) ale datelor nscrise n foile de calcul se plaseaz cursorul
(celula activ) n locul unde se va nscrie rezultatul, se va tasta formula care efectueaz calculul si
se termin operatiunea prin Enter. Sistemul Excel recunoaste drept formul orice expresie care
ncepe cu semnul =, construit dup regulile uzuale din prelucrarea datelor din operanzi-constante,
operanzi-referinte la alte celule, referinte de functii, operatori uzuali. De exemplu: =A2+3,
=sin(B4)+cos(C3) etc.

n figura alturat se observ c adunarea numerelor situate n

celulele C2 si D1 si trecerea rezultatului n celula E4 se efectueaz prin:

plasarea n E4;

scrierea formulei, care ncepe ntotdeauna cu caracterul

=;

terminarea prin apsarea tastei Enter.

n celula E4 se afiseaz rezultatul calculului indicat.

Este de remarcat c n bara Formula se afiseaz expresia formulei
scrise n celula activ (dac este cazul). n figur, celula activ este E4 si
se afiseaz, prin urmare, expresia calculat.
n configurarea uzual, efectuarea calculului este imediat, dar sistemul se poate configura nct
recalcularea formulelor s se efectueze doar la cererea utilizatorului (pentru economie de timp). De
mentionat c modificarea valorii celulelor referite n formul nu necesit rescrierea formulei:
recalcularea foii va reflecta n rezultat(e) noile valori.
n operatiunea de scriere a unei formule de calcul, operanzii se pot scrie:
direct este cazul tuturor operanzilor, dar singurul mod permis pentru constante;
dinamic este cazul referintelor la celule (domenii de celule); dac n locul rezervat unei
referinte se efectueaz un click n celula referit (sau se selecteaz domeniul necesar), atunci
referinta este trecut automat n formula, dup care formula poate fi continuat n mod uzual; o
selectie similar se poate efectua prin actionarea tastelor directionale;
inserarea unei functii prin comanda Function din meniul Insert se deschide, acolo unde este
nevoie, dialogul prin care se insereaz valoarea unei functii, mecanism explicat n continuare.
34. Utilizarea unei functii
Mediul Excel dispune de o vast bibliotec de functii clasificate dup domeniul principal de
utilizare: matematice (calcule generale), financiare (dobnzi), ingineresti etc. O functie poate fi
utilizat prin apelarea ei ntr-o formul.
Apelul se face n mod uzual, prin numele functiei urmat de parametri. De exemplu, includerea
expresiei SUM(A1:A4) ntr-o formul are ca efect calculul sumei valorilor din primele patru celule
ale coloanei A si utilizarea rezultatului n formula respectiv. Referirea unei functii necesit prin
urmare cunoasterea numelui si a numrului de parametri necesari.
n cazul n care utilizatorul nu stie pe de rost aceste elemente definitorii ale functiei, se poate
utiliza meniul adecvat din mediul Excel. Comanda Function din meniul Insert realizeaz
conducerea utilizatorului spre o corect referire a functiei. Se afiseaz dialogul Paste Function,
artat n figura alturat.
Se observ c n partea stng se va
selecta categoria de functii (lista Function
category). n functie de clasa aleas, n
partea dreapt (lista Function name) apar
denumirile
functiilor disponibile n
aceast clas. Este de remarcat si textul
explicativ atasat functiei selectate n lista
din dreapta. Continuarea dialogului se face
prin apsarea tastei Enter sau a butonului
OK, dialogul ulterior fiind specific functiei
selectate.
Dac, spre exemplificare, presupunem
c s-a selectat functia de calcul a mediei
aritmetice (AVERAGE), dialogul este
prezentat n figura urmtoare.

Se observ zonele n care trebuie s se introduc valorile (cazul din zona Number2 valoare
unic, sau din zona Number3 un tablou de valori), sau referintele la valori, pentru care se

calculeaz media aritmetic. De remarcat c referintele se pot da specificnd denumirea dat

domeniului valorilor (cazul ilustrat n zona Number1) sau zona din foaia de calcul (caz ilustrat n
zona Number4). Indicarea zonei se poate efectua prin selectarea dinamic (se trage mouse-ul peste
zona respectiv). Pentru selectarea dinamic exist unealta specific actionat prin butonul din
dreapta fiecrei zone editabile: actionarea acelui buton reduce dialogul la o suprafat minim, astfel
nct devine vizibil o mai mare portiune a foii de calcul.
n acest dialog se observ att textul explicativ, ct si butonul din stnga jos care ofer
posoibilitatea obtinerii unor explicatii mai largi (formulele de calcul, utilizare etc.) despre functia
aleas. Rezultatul functiei (pentru argumentele fixate n acel moment) este afisat n zona Formula
result. Este de remarcat c dialogul va afisa ntotdeauna o zon liber prin redimensionarea lui,
astfel nct se pot completa pn la 30 de argumente.
n concluzie, apelul unei functii poate fi realizat prin

scrierea ntr-o formul a expresiei functie(argumente) sau

initierea dialogului de inserare a functiei prin meniul Insert.

100. Inserarea unei functii de tip tablou
Pentru functiile care au ca rezultat un tablou de date (de exemplu functia care calculeaz
produsul a dou matrice) procedura de inserare este oarecum diferit:

se selecteaz zona care va contine rezultatele (zona trebuie s fie suficient de

ntins, n caz contra se vor trece doar attea rezultate ct se poate);

se tasteaz formula care contine referinta la functia tablou;

se termin operatiunea prin apsarea combinatiei de taste Ctrl+Shift+Enter.

35. Calcularea foii de calcul
O foaie de calcul devine, prin inserarea de formule, o zon complex de lucru n care este
pstrat automat evidenta referintelor din formule sau argumente de functii, astfel nct foia poate fi
adus oricnd la o stare de consistent n sensul c toate formulele sunt recalculate pentru a
corespunde valorilor actualizate ale argumentelor. Acest proces este referit drept calcularea foii de
calcul.
Pentru foile de mici dimensiuni calcularea se poate face n mod automat, cu alte cuvinte orice
modificare a foii produce calculele necesare pentru ca foaia s rmn consistent. Pentru foile
complexe acest fapt poate produce o operare greoaie, datorit efecturii repetate a unor calcule
partiale neimportante. n asemenea cazuri este indicat calcularea manual a foii, efectuat doar la
dorinta utilizatorului. Aceast procedur trebuie ns aplicat cu atentie ntruct poate distorsiona
receptarea informatiilor (un utilizator obisnuit cu calcularea automat poate avea impresia c nu se
aplic corect formulele din foaie). Pentru a vizualiza rezultatele corecte se va cere n prealabil

calcularea foii.
Modul de calcul a caietului se fixeaz prin comanda Options din meniul Tools. n fisa
Calculation exist grupul de optiuni sinonim, ilustrat in figura alturat.
Automatic se fixeaz modul automat de recalculare a foii.
Automatic except tables se recalculeaz automat toate formulelel, cu exceptia tabelelor
pivotante (un instrument de analiz a datelor care este prezentat ulterior).
Manual recalcularea are loc manual la actionarea tastei F9 (se recalculeaz toate foile din toate
caietele deschise) sau SHIFT+F9 (se recalculeaz doar foaia activ). Aceste actiuni pot fi efectuate
si din dialog prin apsarea butoanelor Calc Now, respectiv Calc Sheet.

101. Precizia calculelor

n mod implicit calculele sunt efectuate la precizia maxim (15 cifre semnificative exacte), chiar
dac operanzii sunt afisati n foaia de calcul cu mai putine zecimale n urma unor operatiuni de
formatare.
Dac se doreste efectuarea calculelor cu precizia afisat, deci fiecare operand contribuie exact cu
valoarea afisat (cu referire n special la numrul de zecimale), acest lucru se poate fixa prin
marcarea casetei de control Precision as displayed din grupul Workbook options, fisa
Calculation, comanda Options, meniul Tools. Procedeul trebuie utilizat n cunostint de cauz
deoarece nu se mai poate reveni la alt precizie (mai mare), datele fiind modificate definitiv la
valorile afisate.
Corectitudinea rezultatelor mai depinde de optiunile alese n grupul din partea inferioar a figurii
anterioare, optiuni care controleaz calculele iterative. Prin marcarea zonei Iteration foaia de calcul
este recalculat de numrul de ori indicat n zona Maximum iterations sau pn cnd rezultatele
din dou recalculri succesive difer cu mai putin dect este indicat n zona Maximum change.
Este evident c un numr de iteratii mai mare, sau o precizie mai bun conduce la un timp mai mare
de calcul.
1.
Completarea asistat a informatiilor
Pe lng posibilitatea de completare individual a celulelor, mediul Microsoft Excel dispune de
mecanisme predefinite care ajut la completarea automat a informatiilor. Procedeul este util mai
ales atunci cnd o zon a foii de calcul trebuie s contin informatii similare. S ne imaginm, de
exemplu, situatia simpl n care se numeroteaz liniile unui tabel. Este evident c automatizarea
unui asemenea proces reduce durata operatiunii si elimin erorile de numerotare.
n utilizarea mecanismelor de completare automat este important s se retin existenta asazisului mner de completare (fill handle) reprezentat printr-un punct situat n coltul dreapta inferior
al unei selectii. Figura urmtoare arat reprezentarea grafic a acestui
element. Pozitionarea mouse-ului n acest punct produce transformarea
pointerului ntr-un pointer cruce, care arat c mnerul a fost agtat.
Operatiunile specifice se execut prin tragerea acestui mner tinnd
apsat butonul stng sau drept al mouse-ului si sunt explicate n
continuarea acestei sectiuni.
Dac n meniul Tools, comanda Options, fisa Edit se deselecteaz
caseta de control Allow cell drag and drop, atunci dragarea nu mai este
permis (nu se mai afiseaz mnerul de completare).
Sunt uzuale dou tipuri de completri automate: serii de date si copieri multiple de formate sau
continut.
36. Serii
Printr-o serie se ntelege aici o nsiruire de termeni care pot fi obtinuti dup o aceeasi formul
(pornind, n general, de la unul sau doi termeni initiali). Se pot considera serii numerice (1, 2, 3,
), serii temporale (10:00, 10:30, 11:00 etc.) sau serii de denumiri (luni, marti, miercuri etc.).
102. Tipuri de serii
1. Serii temporale
Se pot completa n mod automat diverse serii temporale, formatul datelor afisate fiind unitar
pentru toti termenii seriei (ziua, ziua+denumirea zilei, denumirea lunii etc.):

Zile, sptmni, luni sau ani cu pas definit de utilizator

Serii de zile lucrtoare

2. Serii de numere
Exist trei tipuri de serii numerice:

Serii liniare sunt seriile cu pas aditiv constant (progresii aritmetice),

Serii de crestere sunt seriile cu pas multiplicativ constant (progresii

geometrice),

Serii de trend se realizeaz o aproximare liniar a tendintei identificabile din

primii termeni ai seriei dup care se calculeaz potrivit modelului estimat toti termenii seriei,
inclusiv primii.

3. Serii de termeni
Utilizatorul poate s-si defineasc liste (seturi ordonate de termeni) proprii prin intermediul fisei
Custom Lists din dialogul Options (meniul Tools). Informatiile cerute sunt vizibile n figura
alturat.
n lista din stnga sunt afisate toate listele definite (acestea sunt pstrate n mediul Excel, deci
sunt disponibile si n utilizrile ulterioare). Pentru definirea unei liste proprii se selecteaz intrarea
NEW LIST dup care se trec termenii noii liste n zona rezervat List entries. Trecerea de la un
termen la altul se realizeaz prin ENTER. La terminarea listei se actioneaz butonul Add si lista
definit apare n zona Custom lists din partea dreapt. Eliminarea unei liste se realizeaz prin
selectarea n Custom lists si actionarea butonului Delete.
Avnd la baz o list proprie, utilizatorul poate genera o serie de termeni, care se obtine prin
indicarea unuia sau mai multor termeni initiali dup care completarea seriei se realizeaz prin
parcurgerea ciclic a listei. De exemplu, avnd la baz lista cu denumirile romnesti ale zilelor
sptmnii, se poate genera seria luni, miercuri, vineri, duminic, marti etc. obtinut prin nsiruirea
zilelor din dou n dou, observndu-se parcurgerea repetat a listei.
1.
Completarea seriilor prin comanda Series
Completarea automat a unei serii poate fi cerut atunci cnd se porneste de la un domeniu
selectat, care se va completa cu termenii seriei (cazul n care se cunoaste numrul de termeni ai
seriei generate), sau atunci cnd procesul de generare se opreste la o valoare tint.
n ambele cazuri se va nscrie primul termen n celula de pornire. Dac se selecteaz un

domeniu, primul termen trebuie s fie n celula activ.

Comanda Series din submeniul deschis la Fill, din meniul Edit, afiseaz dialogul din fugura
urmtoare.
n grupul Series in se fixeaz directia de generare: pe linie (Rows) sau pe coloan (Columns).
n grupul Type se alege tipul de serie: liniar (Linear), de crestere (Growth), temporal (Date) sau
identificat automat (AutoFill permis doar la selectarea prealabil a domeniului).
n grupul Date unit se fixeaz unitatea de incrementare: zi (Day), zi lucrtoare (Weekday), luna
(Month) sau anul (Year).
Se marcheaz Trend dac se doreste generarea unei serii de trend.
Step value se nscrie valoarea pasului de incrementare (poate fi si negativ).
Stop value se nscrie valoarea de oprire (necesar atunci cnd nu se porneste cu un domeniu
selectat).
Observatii. 1. Prin AutoFill se pot completa serii diverse de informatii, identificate prin analize
sofisticate. De exemplu, comanda Series AutoFill
pornind de la selectia din prima figur alturat produce
continuarea numerotrii sub forma prezentat n a doua
figur.

2. Prin selectarea mai multor linii si coloane se pot genera concomitent mai multe serii.
2.
Completarea prin drag-and-drop
Dac se selecteaz nceputul seriei (primul termen sau un numr de termeni suficient pentru
identificarea tipului seriei) si se agat mnerul de completare, prin tragerea acestuia se completeaz
seria n domeniul dorit.
Prin acest procedeu se pot completa simultan mai multe serii, dac se pleac de la o selectie care
contine mai multe linii/coloane.
Observatie. Dac tragerea are loc prin tinerea butonului drept al mouse-ului, la ridicarea
butonului apare un meniu contextual din care se poate alege tipul de serie.
37. Copierea automat
O operatiune care este foarte asemntoare cu cea de completare a unei serii (poate fi asimilat
unei serii cu termeni constanti) este aceea prin care informatie dintr-o celul este copiat ntr-un
domeniu (pe linie sau pe coloan). Aceast actiune este utilizat de obicei la copierea unei formule,
caz n care prin jocul referintelor relative si absolute se calculeaz serii de rezultate pornind de la
serii de argumente.
Copierea are loc n urma succesiunii de actiuni:
A. se scrie primul termen si se urmeaz B1 sau B2.
B1. se selecteaz, ncepnd cu celula primului termen, zona n care se efectueaz copierea,
se d comanda Fill din meniul Edit, alegndu-se Down (n jos), Up (n sus), Right (la
dreapta), Left (la stnga) potrivit directiei n care se doreste copierea.
B2. - se agat mnerul de completare a celulei primului termen si se trage peste zona n care se
efectueaz copierea.
Procesul poate fi efectuat simultan pentru mai multe copieri pe linii/coloane paralele. Pentru
aceasta se selecteaz initial toate celulele care se copie (acestea trebuie s fie pe o aceeasi
linie/coloan).
2.
Editarea informatiilor
Prin editare ntelegem modificarea informatiilor dup ce acestea au fost deja nscrise n celule.
Dac se pozitioneaz cursorul Excel pe celula care se doreste modificat si se tasteaz ceva se
observ c noul continut nlocuieste n totalitate informatia existent n celul. n cele mai multe
cazuri acest mod de actualizare a informatiei nu este eficient.
Initierea editrii se poate efectua prin
dublu click n celula care se modific, sau
activarea celulei care se modific (simplu click sau pozitionare) si apsarea tastei functionale
F2.
n starea de editare, celula se transform ntr-o zon text uzual iar editarea se efectueaz prin
pozitionarea punctului de insertie (prin click sau sgeti) si operatiunile uzuale de tastare.
Terminarea editrii are loc la apsarea tastei ENTER sau prin click n alt celul.
Pentru a renunta la modificrile efectuate se apas tasta ESC si celula revine la continutul
anterior.
Observatie. Se va retine diferenta ntre introducerea unei informatii ntr-o celul si editarea
continutului acelei celule.
Editarea unei informatii se poate efectua n bara de formule sau direct n celul, potrivit optiunii
alese n meniul Tools, comanda Options, fisa Edit: selectarea casetei de control Edit directly in cell
permite editarea direct n celul, altminteri editarea are loc doar n bara de formule.
38. Copierea informatiilor
Operatiunile de copiere si mutare au n Excel o mai mare complexitate datorit faptului c
atributele unei celule sunt numeroase.
3.
Copierea/mutarea de celule ntregi
La copierea/mutarea celulelor se realizeaz operatiunea pentru ntreaga zon, inclusiv formule,
rezultate, comentarii si formate. Dac zona surs sau/si cea destinatie are celule ascunse, acestea
sunt considerate ca si cum ar fi vizibile. Pentru a copia (muta) o zon de celule (posibil o singur
celul):
se selecteaz zona
se tasteaz CTRL+C (sau CTRL+X pentru mutare)
se activeaz coltul stnga sus a zonei receptoare

 se apas CTRL+V.
Operatiunea se poate efectua si prin comenzile Copy+Paste din meniul Edit pentru copiere sau
Move+Paste pentru mutare. n acelasi scop se pot utiliza si uneltele corespunztoare.
Grupul de celule pentru care s-a dat comanda de copiere apar nconjurate cu o bordur punctat
(semnificnd memorarea lor n Clipboard) si pot fi lipite n multiple locatii. Chenarul dispare la
apsarea tastei ESC.
Copierea/mutarea se poate efectua si prin tragerea cu mouse-ul:
se selecteaz celulele surs,
se puncteaz chenarul selectiei,
se trage cu mouse-ul la noua locatie (pentru mutare) sau se efectueaz tragerea apsnd
simultan tasta CTRL (pentru copiere).
n cazul n care operatiunea are loc pe alt foaie dect cea activ, se actioneaz Copy/Move, se
activeaz noua foaie si se realizeaz alipirea n mod obisnuit.
4.
Inserarea celulelor copiate/mutate ntre alte celule
Pentru a insera celulele copiate/mutate ntre celulele existente n zona destinatie, se actioneaz
simultan SHIFT (pentru mutare) sau SHIFT+CTRL (pentru copiere) n timpul tragerii.
Acelasi efect se obtine din comenzi prin
se selecteaz celule surs
se alege Cut sau Copy (din unelte sau meniul Edit)
se selecteaz coltul stnga sus al destinatiei
din meniul Insert se alege comanda Cut Cells sau Copied Cells dup care se alege directia n
care se deplaseaz celulelel exitente pentru a face locul necesar alipirii noilor celule.
5.
Copierea/mutarea unei portiuni a continutului
Se activeaz editarea celulei surs, se selecteaz portiunea dorit si operatiunea de
copiere/mutare se poate efectua n aceeasi celul prin pozitionarea n locul de destinatie si alipire,
sau initierea editrii celulei destinatie (dublu click pe ea) si alipirea n locul de destinatie.
6.
Copierea special (valori, comentarii, formate)
Dac n operatiunea de copiere/mutare nu se doreste operarea cu celulel ntregi ci numai cu
anumite componente, atunci:
se selecteaz sursa
se d comanda Copy sau Move
se selecteaz zona destinatie
se d comanda Paste Special din meniul Edit
se alege optiunea dorit din dialogul afisat
se termin cu OK.
Pentru a elimina chenarul de mutare a sursei (care rmne activ dup copiere) se va actiona ESC
naintea unei alte comenzi.
Observatie. Printre optiunile disponibile n dialogul Paste este si Skip blanks care previne
copierea celulelor goale peste celule, din zona destinatie, care contin informatii.
7.
Copierea doar a celulelor vizibile
n cazul n care anumite linii/coloane sunt ascunse n zona surs, atunci se pot copia/muta doar
celulele vizibile prin urmtoarea succesiune de operatiuni:
se selecteaz sursa,
se d comanda Go To din meniul Edit,
se alege Special, Visible cells only si OK,
se d comanda Copy,
se selecteaz coltul stnga sus al destinatiei,
se d comanda Paste.
Operatiunea consider totusi toate celulele din zona destinatie, chiar dac unele sunt ascunse.
3.
Operatiunile de regsire si nlocuire
Procesarea informatiilor necesit frecvent localizarea unor anumite entitti si eventuala lor
nlocuire. Microsoft Excel dispune de un puternic instrument de cutare si nlocuire. Deoarece o
parte a acestui proces este specific filtrrii informatiilor dintr-o list, aceasta va fi prezentat o dat
cu listele. n aceast sectiune se discut doar doar localizarea si nlocuirea (comenzile Find si

Replace din meniul Edit), ca si selectarea unor tipuri de informatii (comanda Go To din meniul
Edit).

39. Gsirea de text sau numere

Comanda Find din meniul Edit permite localizarea celulelor care contin informatia dorit. La
activarea comenzii se afiseaz dialogul Find, prezentat n figura urmtoare.
Pentru a efectua o cutare:
se selecteaz domeniul de celule n care se produce cutarea (dac este selectat o singur
celul, cutarea are loc n toat foaia)
se d comanda Find din meniul Edit,
n zona Find what se introduce textul sau numrul cutat,.
n lista derulant Look in se alege tipul de informatii n care se caut (Formulas doar n
formule, Values n valori, Comments n comentarii)
n lista Search se alege cutarea pe linii sau pe coloane
se actioneaz Find Next pentru a vedea urmtoarea potrivire gsit.
Dac se marcheaz caseta Match case, atunci textul este cutat cu diferentierea literelor dup
capitalizare, dac se marcheaz Find entire cells only, atunci se gsesc doar celulele care contin
doar entitatea cutat.
Apsarea tastei ESC termin o cutare n desfsurare.
40. Gsirea si nlocuirea de text si numere
Pentru a efectua o nlocuire multipl se d selecteaz zona n care se doreste cutarea (o singur
celul produce cutarea n ntreaga foaie) si se d comanda Replace din meniul Edit. Se afiseaz
dialogul Replace n care se precizeaz:
informatia cutat (care va fi nlocuit) n zona Find what,
informatia cu care se nlocuies1;te n zona Replace with,

ordinea de cutare (pe linii sau pe coloane) n Search,

se precizeaz parametrii cutrii n Match case si Find entire cells only (explicati la cutare).
click Find Next pentru a localiza urmtoarea potrivire, dup care click pe Replace pentru
nlocuire, click pe Replace All pentru efectuarea tuturor nlocuirilor, sau click pe Find Next pentru a
obtine urmtoarea potrivire (cea curent rmne nenlocuit).
ESC termin cutarea n desfsurare.

41. Gsirea celulelor goale, a constantelor, formulelor sau comentariilor

Cutarea dup natura informatiilor din celule se realizeaz prin comanda Go To din meniul Edit.
Ca rezultat se obtine o selectie de regiuni multiple.
se selecteaz domeniul n care are loc cutarea (o celul selectat nseamn cutare n foaia
activ)
se d comanda Go To din meniul Edit,
se actioneaz butonul Special
se alege optiunea dorit,
se actioneaz OK.
Dialogul Go To Special este artat n figura alturat si
explicm doar cteva optiuni:
Comments se selecteaz celulele care au atasate
comentarii,
Constants se selecteaz celulele care au valori
constante,
Formulas se selecteaz celulele ccare contin formule de
tipul specificat,
Blanks se selecteaz celulele goale.

Proceduri de analiz a datelor

Marea putere a aplicatiei Microsoft Excel const n multiplele posibilitti de analiz a datelor.
Aceste proceduri contin componente pentru gestionarea datelor, analiza statistic a datelor,
concentrarea datelor, reprezentri grafice etc. O mare parte dintre aceste proceduri sunt prezentate
n continuare.
Trebuie remarcat c, datorit posibilittii de programare n Visual Basic, procedurile de analiz a
datelor sunt practiv nelimitate, o serie ntreag de companii dezvoltatoare de software fiind axate pe
creare unor noi componente.
4.
Liste
Prin list se ntelege o serie de linii succesive ntr-o foaie de calcul, fiecare coloan din list
continnd date cu aceeasi semnificatie logic. De exemplu, o list de clienti poate contine o coloan
cu numele, o coloan cu prenumele, o coloan cu numrul de telefon si o coloan cu valoarea
comenzii.
Prima linie a unei liste este interpretat drept antetul listei si este recomandabil ca ea s contin
denumirile coloanelor.
Microsoft Excel dispune de proceduri prin care informatia dintr-o list poate fi localizat dup
anumite criterii (de exemplu gsirea numrului de telefon al unui client), poate fi ordonat (de
exemplu ordonarea alfabetic a listei clientilor), poate fi totalizat (de exemplu calcularea automat
a totalului comenzilor unui client) etc. Din acest punct de vedere, multe dintre operatiunile
elementare asupra unei baze de date pot fi efectuate pentru o list Excel.
O list este de altfel recunoscut automat drept o baz de date prin

Coloanele listei sunt cmpuri ale bazei de date

Etichetele de coloane sunt denumirile cmpurilor

Fiecare linie din list (cu exceptia primei linii) este o nregistrare.
Pentru ca o zon dreptunghiular cu date s fie recunoscut drept list trebuie (sau este
recomandabil) ca:

Liniile si coloanele listei trebuie s fie adiacente, cu alte cuvinte se va evita

lsarea unor linii sau coloane libere.

Domeniul listei trebuie s fie nconjurat de linii si coloane libere (n caz contrar
se va considera c lista include si informatia adiacent, care, de regul, este altfel structurat)

Linia de antet se va diferentia prin format (culoare, fundal, font) si nu prin

separarea cu o linie goal.

Este recomandat ca o foaie de calcul s contin o sigur list (anumite operatiuni

nu se pot efectua simultan pe mai multe liste din aceeasi foaie, dar se pot efectua simultan pe liste
din foi diferite).

Datele importante se vor plasa n coloanele din interiorul listei si nu pe

extremitti.

La introducerea informatiilor text se va evita tastarea unor spatii initiale sau

finale, n caz contrar sortarea si cautarea pot s nu produc rezultatele dorite (un spatiu este
considerat ca apartinnd unei constante text).
42. Selectarea unei liste
Pentru a aplica o operatiune specific, lista trebuie s fie selectat n prealabil.
Selectarea se poate efectua total, prin procedeul uzual, dar acest fapt nu este necesar. Este ns
suficient ca celula activ s fie n interiorul listei pentru ca domeniul listei s fie identificat n mod
corect.
43. Sortarea unei liste
Ordonarea unei liste dup anumite criterii este o operatiune util att n analiza datelor ct si
pentru prezentarea datelor. Se pot ordona liniile (nregistrrile) listei sau coloanele (operatiune mai
rar n practic) potrivit valorilor din coloane, respectiv linii specificate de utilizator.
Este posibil, de asemenea, ordonarea valorilor dintr-o linie sau coloan, independent de datele
adiacente, dac n prealabil se selecteaz total celulele respective si se rspunde adecvat la dialogul
afisat n acest caz de Excel (ntrebarea este dac s se extind selectia la datele adiacente si se va
rspunde negativ pentru o sortare partial).
8.
Ordinea de sortare
Datele pot fi sortate n ordine alfabetic, numeric (dupa valoare) sau calendaristic, n ordine
cresctoare sau descresctoare, dup una sau mai multe coloane.
La sortarea informatiilor de tip text, Microsoft Excel ordoneaz de la stnga la dreapta, caracter
dup caracter.
Sortarea ascendent a textului este bazat pe ordinea
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ' - (spatiu) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = >
ABCDE FGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
Sortarea ascendent a numerelor este de la cel mai mic numr negativ la cel mai mare pozitiv.
Ordinea valorilor logice este FALSE TRUE.
Valorile eroare sunt egale (indiferent de tipul erorii).
Celulele goale sunt ntotdeauna ordonate ultimele (indiferent de ordinea cresctoare sau
descresctoare).
Este posibil s se aleag, pentru informatii cu semnificatii locale, ordinea dat de o list creat de
utilizator (meniul Tools, Options, Custom lists, vezi explicatiile date anterior).
9.
Optiunile de sortare
Sortarea este condus de parametrii fixati n dialogul Sort Options (afisat prin comanda Sort din
meniul Data si actionarea butonului Options, vezi dialogul Sort explicat mai departe).
First key sort order n lista derulant se selecteaz
ordinea de sortare (Normal sau dup o list definit de
utilizator),
Case sensitive se marcheaz dac ordonarea face
diferenta ntre litere mari si mici,
Orientation se fixeaz sortarea liniilor (Sort top to
bottom) sau coloanelor (Sort left to right).
Dup fixarea optiunilor, acestea rmn valabile pn la
urmtoarea modificare. Optiunile sunt permise doar pentru
prima cheie de sortare (cheuia principal).
10.
Ordonarea cresctoare/descresctoare dup o coloan
Aranjarea listei dup valorile dintr-o coloan (se modific totusi ordinea tuturor liniilor, cu
pstrarea alinierilor pe orizontal) se poate realiza prin actionarea uneltelor dedicate:

Click pe o celul din coloana dorit

Click Sort Ascending

sau Sort Descending

11.
Ordonarea liniilor dup dou sau mai multe coloane
Ordonarea poate fi efectuat dup mai multe coloane (chei de sortare). n acest tip de sortare este
important fixarea priorittilor pentru coloane: liniile vor fi ordonate dup prima coloan indicat,
n caz de egalitate dup prima coloan se ordoneaz dup a doua coloan indicat, n caz de
egalitate dup primele dou coloane se ordoneaz dup a treia coloan.

Se selecteaz lista (eventual doar prin

pozitionarea celulei active n list)

Se d comanda Sort din meniul Data.

Este afisat dialogul Sort prezentat n continuare.

n listele derulante Sort by si Then by se

aleg, n ordine, coloanele (cmpurile) de sortare.
Pentru fiecare cheie de sortare se fixeaz n grupul de
butoane radio alturat ordinea de sortare: cresctoare
(Ascending) sau descresctor (Descending). Nu este necesar
ca ordinea s fie aceeasi pentru toate cmpurile.
n grupul My list has se specific dac lista are linie antet
(linia cu denumirile cmpurilor Header row) sau nu
dispune de antet (No header row). n primul caz se vor sorta
doar nregistrrile reale (liniile 2 ) din list.
Butonul Options afiseaz dialogul Sort Options (explicat
anterior).
Observatie 1. Dac se doreste sortarea listei dup mai mult de trei coloane se alege urmtorul
mecanism:
se stabileste ordinea de prioritate a cheilor de sortare (de la cea mai important la cea mai putin
important);
se efectueaz sortarea dup cele mai putin importante trei coloane;
se continu cu urmtoarele trei coloane de prioritate mic s.a.m.d.
Observatie 2. Dac liniile sortate apartin unui outline (vezi subiectul respectiv), atunci sortarea
pstreaz gruprile existente.
12.
Sortarea coloanelor dup continutul liniilor
La sortare se poate inversa rolul liniilor si al coloanelor. Tot ceea ce s-a spus la ordonarea liniilor
se pstreaz, schimbnd "linii" n "coloane" si invers, dac se marcheaz n Sort Options caseta de
control Sort left to right, dup care se fixeaz analog liniile care au rolul de chei de sortare.
13.
Sortarea dup date calendaristice (luni, zile) sau liste proprii
Deoarece anumite informatii care se prezint drept texte (de exemplu: luni, marti, miercuri, joi
etc.) nu pot fi ordonate ca text, neproducnd ordinea corect, se alege ordonarea dup liste implicite
sau create de utilizator.

Se selecteaz lista.

Se d comanda Sort din meniul Data.

Click Options.

Sub First key sort order se alege lista care d ordinea dorit si apoi OK.

Se continu n mod uzual cu fixarea celorlalte chei de sortare.

Observatie. Ordinea listei selectate n First key sort order se aplic doar coloanei mentionate n
zona Sort by. Pentru a aplica ordini definite la mai multe coloane, fiecare coloan va fi ordonat
separat, n ordinea invers a priorittilor.
44. Filtrarea informatiilor dintr-o list
ntelegem prin operatiunea de filtrare a informatiilor procesul prin care se selecteaz dintr-o list
doar acele nregistrri care satisfac anumite conditii impuse de utilizator. Procesul este, n bun
parte, similar procesului de interogare a unei baze de date.
Comanda principal este Filter din meniul Data, dar sectiunile urmtoare vor mai trata subiecte
care se pot nscrie n acelasi proces de filtrare (comanda Form, comanda Outline etc.).
Trebuie retinut c o operatiune de filtrare presupune stabilirea unor criterii de selectie, care se pot
defini ca o entitate distinct (ntr-o zon separat a foii de calcul) sau se pot selecta dintr-o suit de
criterii creat n mod automat de ctre Microsoft Excel prin analiza informatiilor din list.

14.
Comanda Filter
Accesul la principalele instrumente de selectare a informatiilor se realizeaz prin comanda Filter
din meniul Data. Submeniul afisat dispune de trei noi comenzi
AutoFilter, explicat n continuare.
Show All, prin care se afiseaz toate nregistrrile listei (anuleaz filtrrile active).
Advanced Filter, explicat n continuare.
15.
Comanda AutoFilter
Operatiunea cea mai rapid de regsire a unor informatii dintr-o list se realizeaz prin
succesiunea de comenzi Filter (din meniul Data) urmat de AutoFilter (din submeniul afisat). Ca
urmare a comenzii, fiecare denumire de cmp apare pe foaia de
calcul nsotit de un buton de list derulant, ca n figura alturat.
Prin actionarea butonului de derulare apare o list de optiuni,
primele trei fiind standard: (All), (Top 10), (Custom), urmate de
lista valorilor existente n coloana respectiv a listei.
Selectarea unei valori din lista derulant produce afisarea doar a acelor nregistrri care au ca
valoare a cmpului valoarea selectat (n acest mod se realizeaz filtrarea).
Selectarea intrrii (All) produce afisarea tuturor nregistrrilor (anularea filtrrii pentru cmpul
respectiv).
Selectarea intrrii (Top 10) este posibil pentru cmpuri numerice si arat doar primele
nregistrri, n ordinea cresctoare sau descresctoare a valorilor, ordinea fiind fixat ntr-un dialog

intermediar. Se poate alege si numrul nregistrrilor afisate (nu este obligatoriu 10).
Selectarea intrrii (Custom) afiseaz un dialog care permite stabilirea unei conditii de filtrare
mai complexe (de exemplu doar nregistrrile cu salariatii care au salariu mai mic de 1000000 de lei
dar mai mare sau egal cu 700000 de lei). Un asemenea dialog este n figura urmtoare
n primul grup de optiuni se fixeaz prima conditie prin alegerea operatorului n prima zon si
valorii de comparatie n a doua zon. Se alege operatorul logic dintre conditii (dac exist o a doua
conditie) prin butoanele radio, dup care se fixeaz a doua conditie.
Conditia compus realizat astfel se aplic doar cmpului pe care se stabileste filtrarea curent.
Observatie. Pentru a realiza o filtrare care implic mai multe cmpuri (de exemplu angajatii care
au salariu mai mic de un milion de lei si au mai mult de doi copii) se stabileste cte un filtru pe
fiecare cmp. Actiunea comun produce selectarea dorit (o dat aplicat filtrul pentru o coloan,
orice alt filtrare ulterioar se aplic doar nregistrrilor deja selectate).
16.
Comanda Advanced Filter
Prin comanda Advanced Filter este posibil ca nregistrrile selectate s fie copiate n alt locatie
din foaia de calcul. Un alt avantaj este acela al vizibilittii conditiilor prin faptul c se defineste o
zon, numit n general Criteria, care contine conditiile de filtrare pentru toate coloanele dorite.
Lista trebuie s aib obligatoriu etichete de coloane pentru a aplica aceast procedur. Pasii urmati
sunt

Definirea criteriilor de filtrare.

Se copie etichetele coloanelor implicate n filtrare

Se alipesc ntr-o prim linie a zonei care va fi zona Criteria.

n liniile urmtoare se scriu conditiile de filtrare (vezi explicatiile care urmeaz).

Comanda Advanced Filter.


Se selecteaz lista (eventual doar prin pozitionarea celulei active n list).

Comanda Filter din meniul Data si apoi Advanced Filter.

Se aleg optiunile dorite (vezi figura care urmeaz).

Se actioneaz OK.
Este obligatoriu ca zona de criterii s fie separat prin cel putin o linie (coloan) goal de lista
propriu-zis (altfel identificarea automat a listei este gresit).
Este recomandabil ca zona de criterii s fie sub list. Aranjarea criteriilor pe linii comune cu lista

poate produce neajunsuri prin ascunderea n urma filtrrii a acestor linii.

Dialogul Advanced Filter este prezentat n figura urmtoare.
n grupul Action se alege modul de efectuare a filtrrii: Filter the list, in-place produce filtrarea
listei pe loc (prin ascunderea liniilor neselectate), Copy to another location produce copierea
nregistrrilor selectate n alt zon a foii de calcul.
n List range se specific domeniul ocupat de list. De regul acest domeniu este stabilit
automat, dar este posibil s se specifice un subdomeniu, dac nu se doreste filtrarea ntregii liste.
n Criteria range se specific domeniul ocupat de criteriile de filtrare. Dac n foaie exist o
zon denumit Criteria, adresa zonei apare automat n Criteria range.
n Copy to se specific domeniul n care se copie nregistrrile selectate (dac este marcat
optiunea Copy to another location. Este suficient s se indice doar coltul din stnga sus al zonei
receptoare.
Caseta de control Unique records only se marcheaz dac se doreste ca selectia obtinut n
urma filtrrii s contin nregistrri unice.
17.
Exemple de criterii pentru Advanced Filter
Conditiile de filtrare se aranjeaz ntr-o list avnd ca linie de antet denumirile coloanelor
(cmpurilor), din lista care se filtreaz, pentru care se definesc conditiile. Pentru o conditie creat ca
rezultat al unei formule nu trebuie s existe, totusi, denumire.
Toate conditiile scrise pe aceeasi coloan se refer la coloana cu denumirea din antet.
Conditii care se scriu pe aceeasi linie trebuie s fie ndeplinite simultan (operatorul logic "si").
Conditiile care se scriu pe linii diferite se consider legate prin operatorul logic "sau" (deci sunt
selectate nregistrrile care ndeplinesc cel putin o linie de conditie din criterii).
4. Exemplul 1. Trei sau mai multe conditii pentru o coloan
Nume
Beethoven
Berlioz
Bach
Sunt selectate nregistrrile care au n coloana Nume una dintre valorile Beethoven, Berlioz,
Bach. Este de observat c dou valori se pot indica si n Auto Filter.
5. Exemplul 2. Conditii simultane pentru mai multe coloane
Nume
Simfonii
Anul
Beethoven
>5
<1900
Se obtin nregistrrile care contin la Nume valoarea Beethoven, care la Simfonii au o valoare mai
mare dect 5 si care are Anul mai mic de 1900. Se observ c ntre conditii exist cuvntul "si",
semnificnd ndeplinirea simultan a conditiilor.

6. Exemplul 3. Conditii alternative pentru mai multe coloane

Nume
Simfonii
Anul
Beethoven
>5
<1900
Sunt selectate nregistrrile care au la Nume valoarea Beethoven, cele care au la Simfonii o
valoare mai mare dect 5 si cele care au Anul mai mic dect 1900.
7. Exemplul 4. Conditii create ca rezultat al unei formule
=Anul>1900
Se pot utiliza denumirile coloanelor din list, se remarc lipsa denumirii n antetul coloanei din
zona de criterii. Rezultatul filtrrii este corect chiar dac n foaia de calcul apare o eroare
(#NAME?) la scrierea conditiei deoarece anumite denumiri nu sunt definite prin Insert Names.
45. Formulare de date
Microsoft Excel dispune de o component dedicat introducerii dirijate a nregistrrilor ntr-o
list si a navigrii ntre nregistrrile care ndeplinesc o anumit conditie. Desi pentru liste de mici
dimensiuni componenta pare a fi declasat de operarea uzual din foaia de calcul, utilitatea se vede
pentru liste de dimensiuni mai mari, care depsesc, s spunem,
2 ecrane.
Comanda principal este Form din meniul Data, atunci cnd
lista este selectat. Se afiseaz un dialog construit dinamic de
mediul Excel, adaptat la lista procesat. Un exemplu este oferit
de figura urmtoare.
Se observ c n partea din stnga se nsiruie zone de editare
cu denumirile cmpurilor din list (n cazul exemplului nume,
prenume si telefon), dotate inclusiv cu shortcut-uri.
n partea din dreapta sunt butoanele care permit operatiile
uzuale pentru nregistrri, primul mesaj artnd a cta
nregistrare este afisat din numrul total.
New se furnizeaz o nregistrare vid, ale crei cmpuri
pot fi completate n zonele respective. Navigarea ntre acestea
se poate efectua cu TAB, mouse, shortcut (ALT+litera
subliniat). nregistrarea este creat atunci cnd se termin cu o
nou comand New sau cu ENTER.
Delete se sterge ngistrarea curent (cea afisat).
Restore se poate reface starea initial a nregistrrii dac s-a modificat vreo valoare. Nu are
legtur cu anularea stergerii unei nregistrri (stergerea este permanent).
Find Prev trece la nregistrarea precedent, dac exist.
Find Next trece la nregistrarea urmtoare, dac exist.
Criteria permite trecerea formularului n starea de filtrare
a informatiilor. n aceast stare, zonele de editare devin zone n
care se pot scrie sabloane de cutare (cutare dup model). Prin
butoanele Find Prev si Find Next se poate atunci naviga doar
ntre ntregistrrile care ndeplinesc conditiile de filtrare. n
figura alturat este prezentat un exemplu de cutare. Se
observ mesajul Criteria (pentru starea formularului), New
este inhibat, Clear produce anularea sablonului, Restore, Find
Prev si Find Next au functiile explicate mai sus iar Form este
butonul prin care se revine la starea de formular de culegere de
date. Exemplul din imagine produce filtrarea si navigarea ntre
nregistrrile care au n cmpul Nume valori care ncep cu
"Dum". n cazul n care se completeaz si celelalte cmpuri,
conditiile se verific simultan (operatorul logic "si"). Dup
stabilirea filtrului, comanda Find Prev sau Find Next
pozitioneaz formularul pe prima nregistrare care satisface

conditia (n sensul de parcurgere selectat), trece formularul n starea formular de culegere, dar filtrul
rmne activ pn cnd se trece n Criteria si se d comanda Clear care anuleaz filtrul impus.
46. Totaluri partiale
n analiza datelor sunt foarte frecvente situatiile n care este necesar s se calculeze anumite
functii pentru fiecare categorie de nregistrri ale unei liste. De exemplu,
cstigul mediu pentru fiecare compartiment al unei ntreprinderi;
numrul de clienti din fiecare zon geografic;
valoarea total a mrfurilor din stoc, pe categorii etc.
n asemenea situatie este normal ca un cmp al nregistrrii s realizeze clasificarea
nregistrrilor (sectia, zona geografic, categoria de marf etc.), lipsa acestei informatii fcnd
imposibil calcularea automat a functiilor totalizatoare.
Din exemplele de mai sus se observ c o functie totalizatoare poate fi
adunarea,
numrarea,
media aritmetic,
valoarea extrem (maxim sau minim),
o alt functie statistic.
Pentru a realiza includerea automat n list a rezultatelor functiilor totalizatoare se parcurg pasii:
se ordoneaz lista dup cmpul clasificator (nct toate nregistrrile care apartin unei categorii
s fie situate grupat);
se selecteaz lista;
se d comanda Subtotals din meniul Data. Ca urmare se afiseaz dialogul Subtotal prezentat
n figura alturat si explicat n continuare.
At each change in se fixeaz pe cmpul care
realizeaz clasificarea (la fiecare schimbare n valoarea
acestui cmp se introduce un subtotal.
Use function se selecteaz din lista derulant functia
de totalizare.
Add subtotal to se marcheaz cmpurile pentru care
se calculeaz totalizrile.
Replace current subtotals se marcheaz dac lista
are deja subtotaluri, care se elimin.
Page break between groups se marcheaz dac, la
tiprire, fiecare grup apare pe o pagin nou.
Summary below data se marcheaz pentru
includerea unui total general. Acesta este obtinut din
nregistrri si nu din subtotalurile intermediare.
Remove All actionarea acestui buton elimin toate
subtotalurile din lista selectat.
Ca rezultat al comenzii se restructureaz linii listei prin
inserarea liniilor de total iar structura obtinut este dotat
cu instrumentul outline (explicat ntr-o sectiune separat).
Un exemplu este prezentat n figura urmtoare.
Se observ c la fiecare schimbare n cmpul nume
(selectat n optiunea At each change in) se calculeaz un
total pentru cmpul valoare (marcat n Add subtotal to). La
sfrsitul listei a fost calculat si totalul general (efectul
marcrii optiunii Summary below data).
Este de mentionat, n final, c modificarea nregistrrilor
listei duce n mod automat la recalcularea totalurilor.
5.
Trasarea datelor (Outline)
n situatia n care structura datelor dintr-o list este complicat prin introducerea unor coloane
sau linii totalizatoare (de tipul subtotalurilor discutate anterior), este util, ca instrument de analiz,
afisarea, la un moment dat, doar a rezultatelor sintetice. Se realizeaz astfel separarea informatiilor
esentiale de detalii care pot s ngreuneze receptarea corect a situatiilor prelucrate.

Procedura oferit de Microsoft Excel pentru situatia discutat este cea de outline si const n
dotarea foii de calcul cu o serie de simboluri grafice active prin actionarea crora se ascund sau se
vizualizeaz detalii de un anumit nivel.
Observatie. Termenul outline poate fi tradus prin trasare, conturare, schitare etc., dar pentru a
crea (psihologic) imaginea complexittii operatiunii vom utiliza frecvent termenul original.
47. Trasarea automat
Pentru a putea fi analizat n mod automat si a se realiza trasarea, foaia de calcul trebuie s fie
organizat, pe portiunea listei implicate, ntr-un mod sistematic prin includerea unor linii/coloane de
totalizare. Formulele care compun o linie/coloan totalizatoare trebuie s se refere la celule dispuse
ntr-un acelasi mod (n aceeasi directie) si s fie fie plasate ntr-o aceeasi parte fat de detalii (toate
la stnga sau toate la dreapta, toate deasupra sau toate sub).
Un outline se poate realiza automat prin:
selectarea domeniului prelucrat
comanda Group and Outline din meniul Data
comanda Auto Outline din submeniul afisat de comanda precedent.
Pe laturile foii de calcul se afiseaz simbolurile de outline explicate n continuare.
Row Level Bar (bara de nivel pentru linii), cu imaginea alturat, pe care se remarc o linie n
form de parantez ptrat care grupeaz liniile detaliu (utilizate n formula totalizatoare) si linia
totalizatoare. Liniile detaliu sunt indicate prin puncte iar linia totalizatoare este indicat de
butonul de control de la extremitatea simbolului. Butonul de control, de tip comutator, poate fi
actionat cu mouse-ul si contine n forma extins semnul "", care se transform n "+" pentru forma
restrns.
Column Level Bar (bara de nivel pentru coloane), cu imaginea
alturat, asemntoare barei de nivel pentru linii dar asezat
orizontal.
Level Symbol (simbol de nivel), grupate pe vertical si orizontal n coltul stnga sus al foii de
calcul, cte un simbol pentru fiecare nivel de totalizare. Fiecare simbol este un buton de control,
vizibil n figura alturat, si poate fi actionat
cu mouse-ul. Pe fiecare simbol de nivel este
trecut numrul nivelului respectiv (1 este
pentru nivelul maxim).
Imaginea alturat arat un outline realizat
automat. Se remarc n structura datelor
detaliile (datele privind vnzri n fiecare
magazin al unei retele), liniile si coloanele
totalizatoare.
Se observ c, pentru simplitate, s-a ales o
structur de date initiale care are doar dou
nivele: detalii si totaluri. Se pot ns introduce
pn la opt niveluri multiple de outline (de
exemplu s-ar putea grupa magazinele si pe un
nivel intermediar al zonei, s-ar pute introduce
un supranivel prin apartenenta retelei de
magazine la un grup comercial cu multiple
activitti etc.). Fiecare grup ar dispune atunci de barele de nivel si de simbolurile de nivel proprii.
48. Trasarea manual
Pentru date structurate n modul prezentat la trasarea automat, se poate realiza gruparea
detaliilor prin operatiunile:
selectarea liniilor (coloanelor) care contin detaliile,
comanda Group and Outline din meniul Data,
comanda Group din submeniul meniul afisat.
Ca urmare a procedurii se afiseaz simbolurile de outline respective.
Operatiunea se continu pentru urmtorul grup s.a.m.d.
Este recomandabil s se efectueze mai nti gruparea detaliilor pentru obtinerea nivelului 2, apoi
pentru obtinerea nivelului 3 etc.

49. Parametrii unui outline

Microsoft Excel presupune n mod implicit c liniile totalizatoare sunt situate dedesubtul liniilor
cu detalii iar coloanele totalizatoare sunt situate la dreapta coloanelor cu detalii. Aceste valori pot fi
modificate prin succesiunea de comenzi
Group and Outline din meniul Data,
Settings din submeniul afisat.
Se obtine dialogul Outline Settings n care se
pot marca zonele din Direction:
Summary rows below detail pentru totaluri
situate sub liniile de detalii;
Summary columns to right of detail pentru
totaluri situate la dreapta coloanelor de detalii.
Simbolurile grafice de outline pot vizualizate
sau ascunse potrivit casetei de control Outline
symbols din fisa View a dialogului afisat la
Options din meniul Tools. Se recomand totusi vizualizarea acestor simboluri pentru o mai usoar
operare cu un outline.
50. Operarea unui outline
Un outline poate fi n starea extins n care sunt vizibile att detaliile unui anumit nivel ct si
totalizarea respectiv, sau n starea restrns n care sunt vizibile doar totalizrile. Trecerea dintr-o
stare n cealalt se realizeaz prin actionarea controalelor din barele/simbolurile de nivel sau prin
comenzi (meniul Data, comanda Group and Outline etc.).
Actiunile specifice sunt sistematizate n continuare.
Pentru a vizualiza
Click/Comand
Detaliile dintr-un grup
Controlul cu "+" de pe bara de nivel
respectiv, sau
Plasarea n grup si comanda Show Detail
din submeniul afisat prin Group and
Outline din meniul Data.
Un nivel
Simbolul de nivel respectiv
Toate detaliile dintr-un
Simbolul de nivel corespunztor nivelului
outline
cel mai de jos (marcat cu numrul maxim de
nivel)
Pentru a ascunde
Detaliile dintr-un grup

Un nivel
Toate
outline

detaliile

Click/Comand
Controlul cu "" de pe bara de nivel
respectiv, sau
Plasarea n grup si comanda Hide Detail
din submeniul afisat prin Group and
Outline din meniul Data.
Simbolul de nivel precedent (de exemplu,
pentru a ascunde nivelul 3 se actioneaz
simbolul 2).
dintr-un
Simbolul de nivel corespunztor nivelului
cel mai de sus (marcat cu numrul minim de
nivel).

Este posibil s se elimine gruparea corespunztoare unei bare de nivel prin

selectarea liniilor/coloanelor dorite,
comanda Group and Outline din meniul Data
comanda Ungroup din submeniul afisat.
Pentru eliminarea complet a unei trasri se va utiliza comanda Clear Outline din submeniul
afisat prin comanda Group and Outline. n acest mod se elimin doar simbolurile de outline, fr
stergerea detaliilor sau a liniilor/coloanelor totalizatoare.

n imaginea alturat se poate vedea efectul unor operatiuni

de ascundere a detaliilor din outline-ul prezentat ntr-o imagine
anterioar. Sunt vizibile doar liniile/coloanelor totalizatoare si
se observ transformarea barelor de nivel doar n butoanele
care permit expandarea grupurilor.

6.
Scenarii
Foarte multe dintre situatiile analizate n lumea real depind de parametri specifici. De exemplu,
beneficiile depind de, printre altele, de valoarea dobnzii cerute de banca creditoare, de termenul de
punere n functiune a unei investitii etc. Analiza activittii trebuie atunci s considere diferite valori
anticipate ale dobnzii, termene optimiste si pesimiste etc.
ntr-o asemenea structur de date este important ca,
att pentru analiz, ct si pentru prezentri, s se poat
efectua rapid trecerea de la o configuratie de valori ale
parametrilor la alt configuratie. Acest lucru se poate
realiza, cu mult pierdere de vitez si posibilitate de
eroare, prin completarea valorilor parametrilor de fiecare
dat cnd se analizeaz o situatie specific. Microsoft
Excel dispune ns de un mecanism adecvat pentru
schimbarea instantanee a seturilor de valori si recalcularea
corespunztoare a foii de calcul.
Numim scenariu (scenario) un set de valori date
parametrilor. Microsoft Excel gestioneaz o multime de
scenarii prin crearea lor, adugarea de noi scenarii,
eliminarea, crearea unui raport etc. Fiecare scenariu este
caracterizat, pe lng valorile specifice ale parametrilor,
de un nume propriu. Pentru usurinta utilizrii, se
recomand alegerea unor denumiri sugestive, de genul
"Dobnda45%", "Dobnda60%" etc. Activarea unui
scenariu produce atribuirea valorilor corespunztoare la parametrii considerati si recalcularea foii de
calcul.
Comanda principal este Scenarios din meniul Tools, care produce afisarea dialogului Scenario
Manager prezentat n figura alturat. Dialogul contine n partea din stnga o list a tuturor
scenariilor deja definite (sau este vid n lipsa acestora), zone explicative pentru scenariul selectat n
list si o serie de butoane de control prin intermediul crora se realizeaz gestiunea scenariilor.
Prin selectarea unui scenariu n list si actionarea butonului Show se realizeaz prezentarea
scenariului respectiv prin actualizarea parametrilor si recalcularea foii de calcul potrivit acestor
valori.
Prin selectarea unui scenariu n lista Scenarios si actionarea butonului Delete se va elimina
scenariul selectat.
51. Adugarea unui scenariu
Pentru adugarea unui nou scenariu se actioneaz butonul Add. Se afiseaz dialogul Add
Scenario.
n caseta de editare Scenario name se va trece numele scenariului.
n zona Changing cells se vor trece referintele la celulele care contin parametrii foii de calcul
(sau doar acei parametri care se modific n scenariu). Referintele se dau prin denumiri create, prin
referinte de zone (de tipul A1:A4) sau ca nsiruire de referinte separate prin virgule.

n grupul Protection se alege tipul de protejare a scenariului.

Prin actionarea butonului OK se afiseaz dialogul Scenario Values, prezentat n continuare.
Pentru fiecare celul parametru exist cte
o zon de editare n care se trece valoarea
specific scenariului n curs de definire.
Prin actionarea butonului OK se termin
operatiunea de definire a scenariului si se
trece n Scenario Manager.
Prin actionarea butonului Add se termin
definirea scenariului curent si se revine n
dialogul Add Scenario pentru a aduga un
nou scenariu.
52. Editarea unui scenariu
Editarea unui scenariu se realizeaz prin
afisarea dialogului Scenario Manager prin
Scenarios din meniul Tools;
selectarea scenariului n lista Scenarios;
actionarea butonuluide comand Edit.
Se afiseaz dialogul Edit Scenario, structurat
similar cu dialogul de definire (adugare) a unui
scenariu (Add Scenario) si se modific atributele
dorite.
Prin actionarea butonului OK se trece n dialogul
Scenario Values unde se pot modifica valorile
parametrilor scenariului.
53. Copierea scenariilor
n cazul n care se doreste definirea pentru foaia
curent a unor scenarii care au mai fost utilizate n
alte caiete, operatiunea este posibil prin
se deschid caietele care au scenariile dorite;
se d comanda Scenarios din meniul Tools si se actioneaz butonul Merge din dialogul
Scenario Manager.
Se afiseaz dialogul Merge Scenarios n care selecteaz, pe rnd, caietul surs n zona Book,
foaia din acest caiet n Sheet.
Toate scenariile din foile selectate sunt adugate foii curente. Este evident c pentru ca
operatiunea s fie corect trebuie ca celule parametri din foile surs s corespund unor celule
parametri din foaia curent.

54. Crearea unui rezumat al scenariilor

Se poate obtine n mod automat un rezumat al scenariilor definite n foaia de calcul. Raportul
obtinut contine valorile parametrilor si rezultatele specificate de utilizator.
Operatiunea se realizeaz prin
se d comanda Scenarios din meniul Tools si se
actioneaz butonul Summary din dialogul Scenario
Manager.
se afiseaz dialogul Scenario Summary.
n grupul Report type se alege tipul de raport
solicitat:
Scenario summary se obtine un raport sub form
de tabel pe o foaie separat,
Scenario PivotTable se obtine un tabel pivotant. Pentru explicatii suplimentare se va citi
sectiunea dedicat tabelelor pivotante.
n Result cells se vor specifica referinte la celule care contin rezultatele dorite n raport.
7.
Atingerea unui obiectiv (procedura Goal Seek)
Procedura Goal Seek este util atunci cnd se doreste aflarea unei valori necunoscute de intrare
care determin un rezultat cunoscut. Un exemplu poate fi rezolvarea unei ecuatii matematice,
f(x)=0, n care rezultatul cunoscut este 0 (valoarea functiei) si trebuie s se afle valoarea lui x pentru
care functia se anuleaz. Alt exemplu este: se depune o sum de bani, s zicem 10 milioane de lei, la
o banc si se estimeaz dobnda lunar (valoarea necunoscut) astfel nct peste 10 luni s se
acumuleze 16 milioane de lei (valoarea cunoscut).
Analiza exemplelor precedente arat c n foaia de calcul trebuie s existe o celul rezervat
pentru solutie (valoarea x) si o celul care contine functia a crei valoare este cunoscut (f(x)). Este
de retinut totusi c functia nu trebuie n mod necesar s se refere direct la celula cu x ci poate s fie
obtinut n urma unor calcule intermediare (care implic totusi, n cel putin un pas, pe x).
Pentru activarea procedurii Excel de rezolvare a problemei
expuse, se d comanda Goal Seek din meniul Tools. Este afisat
astfel dialogul Goal Seek prezentat n figura alturat.
n Set cell se d referinta la celula care contine functia operat.
n To value se trece valoarea pe care trebuie s o ating functia.
n By changing cell se d referinta la celula care se modific
(valoarea x).
Prin actionarea butonului OK se execut procedura
corespunztoare Excel si sunt posibile dou situatii:
1) se determin o solutie. Este afisat dialogul Goal Seek Status n care se dau informatii despre
rezultatul calculelor. Se observ specificarea celulei care se modific (aici C6), mesajul c s-a gsit
o solutie (found a solution), valoarea urmrit (Target value) si valoarea efectiv gsit (Current
value).
n cazul cnd solutia determinat este convenabil
se d OK si valoarea este trecut n celula care contine
variabila (indicat n By changing cell). Dac se
actioneaz Cancel nu se trece valoarea determinat.
2) nu se determin o solutie. n acest caz dialogul
Goal Seek Status contine mesajul may not have found
o solution (n locul mesajului found a solution) si
valoarea din Current value nu este utilizabil desi este
afisat.
Observatii. 1. Pentru stabilirea preciziei cu care se efectueaz calculele se va revedea sectiunea
dedicat acestui subiect.
2. Pentru rezolvarea unor probleme de optimizare se va activa procedura Solver.
8.
Unificarea datelor (procedura Consolidate)
Prin unificarea datelor se ntelege procedura prin care date similare, aflate pe foi de calcul
diferite, sunt aduse pe o aceeasi foaie. S ne imaginm situatia n care filiale ale unei aceleeasi
societti comerciale si prezint activitatea n rapoarte aflate pe cte o foaie de calcul. Unitatea

central trebuie s centralizeze aceste date pentru a obtine un raport general. Procedura pe care o
ofer Microsoft Excel pentru facilitarea acestei operatiuni este aceea de unificare a datelor.
n functie de structura fiecrei foi de calcul care se centralizeaz se poate alege unul dintre cele
patru moduri permise si posibile de centralizare. Ca denumiri retinem
regiunile surs sunt zonele din foile de calcul unde se afl datele individuale, detaliile
prelucrrii (source areas);
regiunea destinatie zona unde se vor centraliza datele; mai este referit ca tabelul
centralizator (consolidation table).
Unificarea datelor se poate efectua n mai multe moduri:
prin referinte 3-D;
prin pozitie;
prin categorii;
prin crearea unei tabele pivotante procedura este discutat n sectiunea dedicat tabelelor
pivotante.
Nu toate aceste moduri sunt asistate complet de mediul Excel, dar atunci cnd exist asistenta
aceasta este dat prin comanda Consolidate din meniul Data. Ca urmare a comenzii se afiseaz
dialogul Consolidate care permite declararea regiunilor surse si functia dup care se efectueaz
centralizarea.
Pentru specificarea regiunilor surs reamintim cteva moduri de referint:
este util s se denumeasc zonele surs pentru pstrarea controlului informatiilor centralizate;
referirea unei zone din alt foaie a aceluiasi caiet se realizeaz prin NumeFoaie!NumeZon; de
exemplu Flora!Vanzari. Dac denumirea foii contine spatii, atunci se include denumirea ntre
apostrofuri: 'Mag Flora'!Vanzari.
referirea unei zone din alt caiet se realizeaz prin [NumeCaiet]NumeFoaie!NumeZon; de
exemplu '[Vanzari.xls]Mag Flora'!Chimicale. Numele caietului poate fi nsotit de cale, dac se afl
n alt folder.
referintele pot fi date si dinamic prin selectarea cu mouse-ul n timpul editrii formulelor sau
zonelor de editare necesare.
55. Unificarea prin referinte 3-D
n aceast metod, bazat prin completarea zonei de destinatie cu formule create de utilizator, nu
exist restrictii asupra structurilor de date din regiunile surs. Se recomand parcurgerea etapelor
n regiunea de consolidare (zona destinatie) se copie sau se scriu etichetele necesare
n fiecare celul care trebuie s contin date centralizate se tasteaz formula dorit, utiliznd
referinte la regiunile surs.
n acest mod de unificare se pstreaz ntotdeauna legtura ntre zonele surs si cele de
destinatie: modificrile efectuate n surse se regsesc la recalcularea foii n destinatie.
56. Unificarea prin pozitie
Este procedura util atunci cnd foile de calcul surse au aceeasi structur (sunt create, eventual,
dup acelasi template).
Se urmeaz urmtorii pasi.
activeaz coltul din stnga-sus al regiunii de destinatie;
se d comanda Consolidate din meniul Data.

Ca rezultat se afiseaz dialogul Consolidate prezentat n figura urmtoare.

n lista derulant Function se alege functia de centralizare dorit (suma, minimul etc.).
n zona Reference se scrie sau se selecteaz dinamic o referint la o regiune surs.
se actioneaz butonul Add.
se repet ultimii doi pasi pentru toate regiunile surs care se centralizeaz.
Referintele utilizate se trec pe rnd n lista All references.
se selecteaz caseta de control Create links to source data dac se doreste actualizarea
automat a centralizrii atunci cnd se modific datele surs. n acest caz sursa trebuie s fie pe alt
foaie de calcul dect destinatia si, o dat create legturile prin OK, nu se pot aduga noi surse sau
modifica referintele la sursele incluse deja.
Este de notat c etichetele existente n regiunile sursnu sunt copiate automat n zona de
destinatie.
actionarea butonului OK produce realizarea centralizrii.
57. Unificarea prin categorii
Acest tip de centralizare este util atunci cnd datele regiunilor surs nu sunt situate n mod
identic n foile lor dar se utilizeaz aceleasi etichete.
Procesul decurge n mod similar unificrii prin pozitie, cu mici deosebiri:
se activeaz coltul din stnga-sus al regiunii de destinatie;
se d comanda Consolidate din meniul Data.
n lista derulant Function se alege functia de centralizare dorit (suma, minimul etc.).
n zona Reference se scrie sau se selecteaz dinamic o referint la o regiune surs. Pentru acest
mod de unificare zona referit trebuie s includ si etichetele (capetele de tabel)
se actioneaz butonul Add.
se repet ultimii doi pasi pentru toate regiunile surs care se centralizeaz.
n grupul Use labels in se va selecta optiunea privitoare la pozitia etichetelor: top row linia
de sus, left column coloana din stnga, sau ambele. n acest mod se va aplica functia
centralizatoare datelor care sunt etichetate identic. Dac o regiune surs contine o etichet care nu
se regseste n celelalte regiuni se va produce o linie/coloan separat pentru datele cu aceast
etichet.
se poate marca Create links to source data pentru actualizarea automat a centralizrii.
58. Modificarea unei unificri de date
O centralizare de date efectuat manual (prin referinte 3-D) se poate modifica n mod uzual prin
editarea formulelor utilizate pentru crearea tabelului destinatie.
Centralizrile efectuate prin comanda Consolidate pot fi modificate prin operarea n dialogul
Consolidate.
18.
Adugarea unei noi regiuni surs
Procedeul este permis doar dac nu s-au stabilit legturi la regiunile surs ale unificrii. n cazul
existentei legturilor, se elimin centralizarea (cu tot cu outline-ul eventual) si se reia procedura.
Adugarea unei noi surse se realizeaz prin
se activeaz coltul din stnga-sus al regiunii de destinatie;
se d comanda Consolidate din meniul Data.

 n zona Reference se scrie sau se selecteaz dinamic noua referint la o regiune surs.
se actioneaz butonul Add.
Prin actionarea butonului OK se realizeaz centralizarea care include si regiunea adugat.
19.
Modificarea unei referinte
se activeaz coltul din stnga-sus al regiunii de destinatie;
se d comanda Consolidate din meniul Data.
sub All references se selecteaz referint care se modific;
n zona editabil Reference se modific referinta;
se actioneaz butonul Add.
se selecteaz din nou vechea referint n lista All references si se actioneaz butonul Delete, n
caz contrar rmnnd si noua referint si cea veche.
Prin OK se realizeaz centralizarea datelor potrivit referintelor actualizate.
20.
Eliminarea unei regiuni surs din centralizare
se activeaz coltul din stnga-sus al regiunii de destinatie;
se d comanda Consolidate din meniul Data.
n zona All references se selecteaz referinta la regiunea care se elimin;
se actioneaz butonul Delete.
Prin OK se realizeaz centralizarea fr a mai considera regiunea eliminat.

9.
Tabele pivotante
Tabelele pivotante sunt cel mai puternic si mai elaborat procedeu de analiz a datelor. Prin
crearea unui tabel pivotant se realizeaz un tabel de cu mai multe intrri n care se rezum date
provenite din diverse surse: liste Excel, baze de date, surse de date externe etc. Tabelul poate fi
exploatat interactiv.
Puterea unui tabel pivotant const n aceea c
imaginea grafic format n foaia de calcul este dotat
cu o serie de elemente de control si cu o serie de
proceduri care permit rearanjarea automat a tabelului
(pentru a vizualiza diferite aspecte), inserarea de
linii/coloane de totaluri si subtotaluri, includerea de
functii utilizator. n cazul n care numrul de
dimensiuni este mai mare, tabelul este organizat pe
pagini, fiecare dintre acestea devenind vizibil printr-o
simpl selectare.
Pentru a avea o imagine intuitiv s considerm lista Excel alturat. Este evident c analiza
datelor este dificil n cazul existentei unui mare numr de nregistrri. Ar trebuie un mijloc de
selectare a unui anumit reprezentant, anumit oras, anumit produs, totaluri pe luni/produse etc.
Desi o asemenea operatiune este posibil prin procedura de filtrare a unei liste Excel, o imagine
mai complet a realittii se poate obtine formnd un tabel pivotant bazat pe aceste date. Un exemplu
este dat n figura urmtoare.

Se poate observa aranjarea pe pagini a rezultatelor, fiecare pagin fiind determinat de optiunea
selectat n lista derulant de lng butonul reprezentant (n figur este dat pagina care cuprinde
date pentru toti reprezentantii). Structura de linii si coloane este determinat de numrul cmpurilor
de linii sau coloane (n figur se observ dou cmpuri care determin linii luna si produs si un
cmp care determin coloanele localitate). Datele interioare sunt obtinute prin prelucrarea
automat a cmpului valoare, functia totalizatoare fiind suma (mesajul din coltul stnga sus al
tabelului). Tabelul mai contine subtotaluri pentru fiecare lun si totalurile generale pe linii si
coloane.
n utilizarea unui tabel pivotant, structura acestuia se poate modifica interactiv prin dragarea
butoanelor cmpuri n alte zone ale tabelului: de exemplu, dac se trage butonul luna peste zona de
pagin, lng reprezentant, atunci o pagin este definit de o optiune pentru reprezentant si o
optiune pentru lun (aceasta nu va mai figura pe linii). Restructurarea dinamic produce
recalcularea tabelului. Principalele operatiuni asupra unui tabel pivotant sunt prezentate n
continuare.
59. Elementele unui tabel pivotant
Un tabel pivotant contine cmpuri de mai multe tipuri. Un cmp corespunde, n general, unui
cmp din baza de date sau lista de baz, dar poate fi creat si de ctre utilizator pe baza unei formule.
Fiecare cmp are corespondent un buton care poate fi agtat si tras n alt zon a tabelului,
producnd restructurarea acestuia. Datorit posibilittii de modificare a structurii tabelului pivotant,
clasificarea dat cmpurilor este relativ.
Cmp de pagin (page field) este un cmp din datele surs care produce clasificarea
informatiilor pe pagini. n exemplul anterior cmpul reprezentant este cmp de pagin. Cmpul

este nsotit de un control de tip ComboBox din care se selecteaz pagina vizibil. n lista derulant
sunt afisate toate valorile acestui cmp care se ntlnesc n datele surs.
Cmp de linie (row field) este un cmp din date care a primit o orientare orizontal, pe linie.
n exemplu, cmpurile luna si produs sunt cmpuri linie. Dac sunt mai multe cmpuri linie,
acestea formeaz n prezentarea vizual o structur ierarhic, doar nivelul exterior fiind listat o
singur dat.
Cmp de coloan (column field) este un cmp din date care a primit o orientare vertical, pe
coloan. n exemplu, cmpul localitate este un cmp coloan. Dac sunt mai multe cmpuri
coloane, acestea formeaz n prezentarea vizual o structur ierarhic, doar nivelul exterior fiind
listat o singur dat.
Cmp de date (data field) este un cmp din datele surs care contin informatia rezumat. n
exemplu este cmpul valoare. Pentru datele numerice functia implicit de rezumare este sumarea
(sum), pentru datele text functia implicit este cea de numrare (count).
Intrri (items) sunt valorile (categoriile) unui cmp. De exemplu, "ian" si "feb" sunt intrri ale
cmpului luna. Aceste intrri sunt utilizate n tabelul pivotant drept etichete de linii/coloane/pagini.
Regiunea datelor (data area) este partea tabelului pivotant care contine rezumatele datelor, cu
alte cuvinte zona din tabel fr liniile si coloanele de cmpuri si etichete.
60. Crearea unui tabel pivotant
Microsoft Excel dispune de un wizard specializat pentru crearea unui tabel pivotant. Cei patru
pasi pe care trebuie s-i parcurg utilizatorul n mod asistat corespund celor patru dialoguri ale
wizard-ului.
21.
Pasul 1 fixarea datelor surs
Comanda PivotTable Report din meniul Data afiseaz primul dialog al wizard-ului.
Din dialog este reprezentat doar zona de optiuni, butoanele de navigare ntre ecranele
dialogurilor fiind uzuale si sunt prezentate ntr-un dialog ulterior.
Ca surs de date se poate indica:
Microsoft Excel list or database este cazul frecvent al
operrii n Excel si fixeaz ca surs o list Excel. Este util n
acest caz s se selecteze lista nainte de a se da comanda
PivotTable Report.
External data source se arat c datele surs se afl ntr-un
fisier extern (baz de date Access etc.).
Multiple consolidation range permite realizarea unei
unificri de date sub form de tabel pivotant.
Another PivotTable sursa de date este un tabel pivotant creat anterior.
Se actioneaz butonul Next pentru a se trece la urmtorul dialog.
22.
Pasul 2 referinta la datele surs
n al doilea dialog al wizard-ului se precizeaz locul exact, adresa, de unde se preiau datele surs.
Dac acestea sunt ntr-o list Excel dialogul este cel din figura urmtoare.
n partea inferioar se observ butoanele de navigare ntre ecranele wizard-ului:
Cancel anuleaz operatiunea de creare
a tabelului pivotant.
Back se revine la dialogul precedent.
Next se accept optiunile din dialogul
curent si se trece la pasul urmtor.
Finish termin faza de preluare a
optiunilor si creeaz tabelul pivotant fr a
mai afisa celelalte dialoguri.
Primul buton permite obtinerea de ajutor.
n zona Range se d referinta la domeniul datelor surs, aceasta poate fi stabilit dinamic prin
utilizarea butonului de restrngere a dialogului sau prin cutare actionnd Browse.
23.
Pasul 3 definirea cmpurilor
Se afiseaz un dialog, prezentat n continuare, care permite stabilirea interactiv a cmpurilor
tabelului. Dialogul contine o schem a tabelului cu figurarea zonelor acestuia si, n partea dreapt, o
list cu toate cmpurile definite n datele surs.

Prin tragerea butonului corespunztor

unui cmp din lista surs n regiunea
dorit a tabelului (Page pagini, Row
linii, Column coloane, Data regiunea
datelor) se creeaz n tabel un cmp de
pagin, de linie, de coloan sau,
respectiv, de date. n timpul ct dialogul
este vizibil se poate efectua orice
operatiune
de
drag-and-drop
cu
butoanele reprezentnd cmpurile.
La crearea unui cmp de date se stabileste implicit functia de centralizare, dar aceasta se poate
modifica prin click dublu pe cmpul de date, caz n care se poate selecta o alt functie predefinit.
24.
Pasul 4 localizarea tabelului pivotant
Ultimul dialog al wizard-ului determin locul unde se creeaz tabelul si diverse optiuni privind
structura acestuia.

New worksheet tabelul se creeaz pe o foaie nou,

Existing workshet tabelul se creeaz ntr-o zon a unei foi existente. Zona poate fi selectat
dinamic.
Prin actionarea butonului Finish se termin wizard-ul si se creeaz tabelul pivotant pe baza
optiunilor selectate.
n grupul de butoane este afisat n acest dialog butonul Options care deschide un nou dialog
pentru configurarea tabelului. Dialogul este prezentat n figura urmtoare.

Optiunile, suficient de sugestive prin denumirile lor, se refer n principal la includerea n tabel a
liniilor/coloanelor de total (Grand totals for columns, Grand totals for rows), la formatarea

automat a tabelului rezultat (AutoFormat table), la modul de afisare a celulelor vide sau cu erori
(For error values, show, For empty cells, show). Alte optiuni sunt explicate n sectiunile care
urmeaz.
Grupul Data options fixeaz relatiile dintre tabel si datele surs (salvare, actualizare etc.).
Prin OK se revine la pasul 4 al wizard-ului.
Observatie. Dialogul poate fi afisat si independent de wizard-ul de creare a unui tabel pivotant
prin bara de unelte PivotTable sau meniul contextual.
61. Crearea unui cmp calculat
n afar de liniile de totalizare create n mod automat se pot introduce linii suplimentare care s
contin date calculate dup formule proprii. n aceast operatiune se face distinctia ntre un cmp
calculat, situat n nivelul superior al ierarhiei de cmpuri linie sau coloan, si un item calculat, care
reprezint un cmp inserat pe un nivel inferior al ierarhiei de cmpuri.
Pentru crearea unui cmp calculat se urmeaz algoritmul urmtor.
1. Se activeaz o celul din tabelul pivotant.
2. Se d comanda Formulas din meniul PivotTable (sau bara de unelte PivotTable prezentat
ntr-o sectiune separat) si se activeaz Calculated Field. Este afisat dialogul Insert Calculated
Field, prezentat n figura urmtoare.

3. n zona de editare Name se tasteaz un nume pentru cmpul care se creeaz.

4. n zona Formula se creeaz formula dup care se calculeaz noul cmp. Atunci cnd este
necesar o referint la datele dintr-un alt cmp, operatiunea se realizeaz prin selectarea n lista
Fields si actionarea butonului Insert Field (rezultatul se vede n zona Formula).
5. Operatiunea se termin prin actionarea butonului Add. Noul cmp poate fi pozitionat n
tabelul pivotant (pe linie sau pe coloan) n mod uzual.
62. Crearea unui item calculat
Pentru crearea unui item calculat (similar unui cmp calculat, dar situat pe un nivel inferior al
ierarhiei de cmpuri) se urmeaz pasii urmtori.
1. Dac tabelul pivotant este structurat ca un outline (total sau doar pentru cmpul unde se
insereaz noul item), se elimin gruparea intrrilor cmpului unde are loc inserarea.
2. Se selecteaz cmpul sau o intrare a cmpului unde se adaug itemul calculat.
3. Se d comanda Formulas din meniul PivotTable (sau bara de unelte PivotTable) si se
activeaz Calculated Item. Este afisat dialogul Insert Calculated Item, prezentat n figura
urmtoare. Este de remarcat informatia suplimentar din linia de titlu privind cmpul n care se
introduce noul subcmp.

4. n zona editabil Name se d un nume noii intrri.

5. n zona Formula se creeaz formula de calcul a itemului. Referinta la un cmp sau o alt
intrare (doar din cmpul curent ns) se obtine utiliznd listele Fields si Items (selectarea
elementului si actionarea butonului de la baza listei respective).
6. Prin butonul Add se termin definirea unei noi intrri.
7. Pasii 26 se pot repeta pentru alte intrri calculate (ale aceluiasi cmp) si procesul se termin
prin OK.
Observatii. Functiile utilizate pentru rezumare nu pot fi modificate pentru cmpurile care au
itemuri calculate.
ntr-o celul aflat n tabelul pivotant la intersectia unui item calculat si a unui cmp calculat,
formula prioritar este aceea a cmpului.
63. Sintaxa formulei utilizate pentru o entitate (cmp, item) calculat
Formulele care pot fi create n zonele Formula din dialogurile de definire a cmpurilor si
subcmpurilor calculate sunt asemntoare celor utilizate n foaia de calcul dar nu pot contine
referiri la
celule sau zone denumite din foaia de calcul,
functii Excel care necesit referiri la celule sau zone denumite,
functii avnd ca rezultat tablouri.
Operanzii pot fi constante si elemente ale tabelului pivotant (referite prin denumirile lor, create n
mod automat de procedura Excel de formare a unui tabel pivotant corespund denumirilor de
cmpuri din foaia de calcul sau denumirilor date cmpurilor calculate).
n evaluarea formulelor se urmeaz, totusi, ci diferite pentru cmpurile calculate formulele
opereaz pe rezultatele rezumate si pentru itemurile calculate formulele opereaz pe nregistrri
si apoi se efectueaz rezumarea.
Recomandrile Excel pentru denumirile utilizabile n formule sunt:
formulele pentru cmpurile calculate se pot referi la orice cmp sau item din datele surs ale
tabelului pivotant, inclusiv itemuri ascunse si cmpuri care nu au fost utilizate (prin dragare) la
definirea tabelului;
formulele pentru cmpurile calculate se pot referi la mai multe denumiri de cmpuri;
formulele pentru itemurile calculate se pot referi doar la itemurile din cmpul n care se
calculeaz noua intrare;
denumirile care contin mai multe cuvinte sau includ numere sau simboluri se vor nchide ntre
apostrofuri;
formulele nu se pot referi la totalurile din tabelul pivotant;
referirea la un item trebuie s contin cmpul de baz dup modelul cmp[item] sau indexul
itemului n aranjarea curent a tabelului, de exemplu cmp[2]; exist si posibilitatea de referire a

unui item prin pozitia relativ cmp[+1]; n aceast situatie se reseteaz optiunile alese sub
AutoShow si AutoSort din dialogul PivotTable Field Advanced Options la optiunea Manual.
Formulele pentru cmpurile calculate opereaz ntotdeauna pe toate datele surs si nu exist
posibilitatea de a restrnge domeniul de aplicare al unei formule doar la anumite nregistrri.
64. Afisarea rezultatelor pentru cmpurile calculate
Pentru cmpurile calculate inserate de utilizator sau create de Excel ca linii/coloane de totaluri se
poate alege un mod de afisare implicnd calcule suplimentare asupra tabelului pivotant. Pentru a
selecta un asemenea mod de afisare a rezultatelor:
se deschide meniul contextual (prin click dreapta pe cmpul respectiv)
se selecteaz comanda Field si, dac nu este vizibil lista derulant Show data as, se
actioneaz Options>> din dialogul afisat.
n lista derulant Show data as sunt disponibile optiunile urmtoare, selectarea unei optiuni
producnd calculele si afisarea corespunztoare a tuturor rezultatelor cmpului respectiv.
Function
Result
Difference
Afiseaz diferentele dintre valoarea cmpului
From
selectat n lista Base field si valoarea cmpului
selectat n lista Base item.
% Of
Afiseaz procentaje raportate la valoarea
selectat n Base item.
% Difference
Este o combinatie ntre optiunile precedente:
From
afiseaz diferentele dintre valoarea cmpului si
valoarea fix din Base item, afisarea fiind n
procente.
Running Total
Afiseaz datele ca totaluri succesive. Cmpul
In
pentru care se alege aceast optiune trebuie s
fie selectat n prealabil.
% of row
Afiseaz datele din fiecare linie ca procentaj
din totalul liniei.
% of column
Afiseaz datele din fiecare coloan ca
procentaj din totalul coloanei.
% of total
Afiseaz datele ca procentaje din totalul
general.
Index
Afiseaz datele utiliznd formula: ((value in
cell) x (Grand Total of Grand Totals)) / ((Grand
Row Total) x (Grand Column Total)). Este
proportia realizat n celul din ceea ce este
asteptat n cazul unei distributii uniforme a
datelor.
65. Bara de unelte PivotTable
Pentru operatiuni asupra elementelor unui tabel pivotant este disponibil o bar de unelte
specific. Afisarea ei se face n mod uzual: View Toolbars PivotTable. Figura urmtoare
prezint aceast bar de unelte.

Utilizarea acestor unelte este explicat la prezentarea operatiunilor specifice pentru tabelele
pivotante.

Meniul PivotTable, deschis din prima unealt a barei PivotTable, contine comenzi
dintre care unele sunt acoperite de unelte ale barei PivotTable iar altele de comenzi
ale meniului contextual asociat unui tabel pivotant.
66. Operatiuni asupra unui tabel pivotant
Dintre operatiunile permise ntr-un tabel pivotant sunt explicate n continuare doar
cele mai importante. Pentru cele omise, n special cele care sunt specifice unor surse
externe de date, se va studia intrarea corespunztoare din Microsoft Excel Help.
Multe dintre operatiuni necesit, pentru un acces mai rapid, afisarea barei de unelte
PivotTable.
25.
Actualizarea unui PivotTable
Prin operatiunea de actualizare ntelegem recalcularea tabelului pentru a include eventualele
modificri efectuate asupra datelor surs, operatiunea fiind important mai ales atunci cnd se
consider o surs extern de date.
Pentru actualizare se urmeaz:
1.
1.
se selecteaz o celul a tabelului,
2.
2.
se actioneaz Refresh Data din bara PivotTable (sau Refresh Data din meniul
PivotTable).
Observatii
a) Pentru actualizarea tabelului la deschiderea caietului se d comanda Options din meniul
PivotTable si sub Data source options se marcheaz Refresh on open. n lipsa acestei marcri nu
se realizeaz o actualizare a datelor la deschiderea caietului.
b) Dac sursa de date este o list Excel si s-au adugat noi linii si cmpuri acesteia, dup
actualizarea tabelului se poate utiliza PivotTable Wizard pentru adugarea noilor cmpuri la
structura tabelului.
c) Pentru actualizarea tuturor tabelelor pivotante din caiet se d comanda Refresh All din meniul
PivotTable a barei de unelte sinonime.
26.
Modificarea sursei de date
Atunci cnd se modific structura listei Excel considerat surs de date a unui tabel pivotant,
modificarea poate fi reflectat n tabel prin:
1. Selectarea unei celule a tabelului.
2. Comanda PivotTable Wizard.
3. n dialogul PivotTable Wizard - Step 3 of 4 se actioneaz Back.
4. n dialogul PivotTable Wizard - Step 2 of 4 se selecteaz noul domeniu al datelor surs prin
includerea liniilor/coloanelor adugate.
5. Clic pe Next.
6. n dialogul PivotTable Wizard - Step 3 of 4 se modific dup necesitti structura tabelului.
7. Clic pe Finish.
27.
Totaluri si subtotaluri ntr-un tabel pivotant
Un tabel pivotant poate fi completat prin includerea de linii si coloane de totaluri, calculate n
prim instant prin functiile de sumar utilizate pentru zona de date. Aceste linii/coloane suport ns
operatia de modificare a afisrii similar unui cmp calculat.
Microsoft Excel afiseaz n mod automat linii/coloane de total doar pentru nivelul superior al
ierarhiei de cmpuri. Pentru alte nivele se afiseaz subtotaluri doar la cerere.
Operatiunile implicate de liniile/coloanele de totaluri sunt descrise n continuare.
8. Ascunderea sau afisarea totalurilor generale
1. Se selecteaz o celul din tabelul pivotant.
2. Se d comanda Options din meniul PivotTable (deschis din bara de unelte PivotTable).
3. Pentru afisarea totalurilor generale se marcheaz casetele de control Grand totals for
columns, Grand totals for rows (una sau ambele dup necesitate). Pentru ascunderea totalurilor
generale se anumeaz marcajele.

9. Includerea/eliminarea subtotalurilor
1. Dublu clic pe butonul cmpului pentru care se execut
operatiunea. Se afiseaz dialogul PivotTable Field, artat,
partial, n figura alturat.
2. Pentru afisarea subtotalurilor se marcheaz, cnd cmpul
este situat pe nivelul superior (este exterior), caseta de control
Automatic din grupul Subtotals. n cazul unui cmp situat pe
un nivel inferior (este interior) se marcheaz Custom si se alege
apoi o functie de totalizare din lista situat n dreapta grupului
Subtotals.
Pentru eliminarea subtotalurilor se marcheaz None.
3. Pentru utilizarea unei functii diferite de rezumare, sau
afisarea a mai multor tipuri de subtotaluri se selecteaz functiile
dorite n lista din dreapta dialogului. Microsoft Excel adaug
cte o linie de subtotaluri pentru fiecare functie selectat.
4. Pentru a include itemurile ascunse n subtotaluri se
actioneaz n secventa: meniul PivotTable (de pe bara de unelte PivotTable) selectarea optiunii
Subtotal hidden page items din grupul Format.
10. Schimbarea functiei de sumar
1. Dublu click pe butonul cmpului din tabelul pivotant.
2. n dialogul PivotTable Field, prezentat la subiectul anterior, se selecteaz noua functie n lista
din Subtotals (si se deselecteaz eventual functia anterioar).
28.
Eliminarea unui tabel pivotant
Eliminarea unui tabel pivotant din foaia de calcul se poate efectua n dou moduri principale.
Stergerea unui tabel pivotant nu afecteaz datele surs.
A. Prin selectarea unei zone din foaia de calcul care include n totalitate tabelul si comanda
Clear All din meniul Edit. Acest mod este accesibil atunci cnd tabelul este nconjurat de o zon
de celule libere care permite selectia prealabil stergerii.
B. Utiliznd comenzile din bara de unelte PivotTable:
1. n meniul PivotTable se d Select si se asigur c butonul Enable Selection este activ.
2. Se activeaz prin click o celul a tabelului.
3. n meniul PivotTable se d Select si apoi Entire Table.
4. n meniul Edit se d comanda Clear si se alege All.
29.
Formatarea unui tabel pivotant
n formatarea unui tabel pivotant trebuie retinut c pentru pstrarea formatrii efectuate si dup o
operatiunea de actualizare (refresh) a tabelului se va ncepe prin verificarea c butonul Enable
Selection (dup succesiunea bara PivotTable meniul PivotTable Select) este activ, ceea ce
permite selectarea unor zone ale tabelului pivotant.
Se urmeaz urmtoarele etape:
1. Se selecteaz partea dorit din tabel.
2. Se formateaz (chenar, font) n mod uzual, cu unelte sau comenzi din meniul Format.
3. Pentru stabilirea optiunilor care afecteaz formatarea tabelului (cum ar fi AutoFormat) se d
comanda Options (din meniul PivotTable de pe bara sinonim) sau din pasul 4 al wizard-ului
PivotTable.
30.
Crearea unui grafic din datele unui tabel pivotant
Deoarece datele continute ntr-un tabel pivotant sunt o sintez a informatiilor, este util
reprezentarea lor ntr-o diagram grafic. Prin natura tabelului pivotant acest lucru se realizeaz
ntr-un mod specific:
1. Se permite selectarea datelor prin activarea optiunii Enable Selection la care se ajunge prin
meniul PivotTable de pe bara de unelte sinonim si comanda Select a meniului.
2. Se elimin (ascund) subtotalurile.
3. Se selecteaz datele care se reprezint grafic, incluznd cmpurile linii si coloane, dar nu
totalurile generale sau cmpurile pagin. Prin dragare, selectia se va initia din coltul dreapta jos,
astfel nct s se poat selecta cmpurile linie/coloan (altfel se intr n procedura de restructurare a
tabelului).

4. Se actioneaz unealta Chart Wizard si se urmeaz procedura de trasare a unei diagrame (a se

vedea sectiunea dedicat acestui subiect).
Observatii. O diagram creat dintr-un tabel pivotant rmne legat de datele vizibile n tabel:
aspectul reflect rearanjarea cmpurilor, trecerea la o alt pagin etc.
Pentru salvarea si tiprirea diagramelor pentru toate paginile tabelului, se actioneaz Show
Pages de pe bara de unelte PivotTable. Fiecare pagin apare atunci pe o foaie separat si se poate
reprezenta si tipri independent de celelalte.
31.
Afisarea unei liste de formule dintr-un tabel pivotant
Se poate obtine o list a tuturor formulelor utilizate ntr-un tabel pivotant prin
1. Se activeaz o celul a tabelului.
3.
Se d comanda Formulas din meniul PivotTable si apoi List Formulas.
Protejarea informatiilor
Securitatea datelor dintr-un caiet Microsoft Excel poate fi asigurat la mai multe nivele. Un prim
nivel este acela de acces la fisierul care reprezint caietul. Al doilea mare nivel este acela care
priveste protejarea informatiilor dup ce utilizatorul a deschis caietul Excel.
10.
Securitatea la nivel de fisier
Asigurarea parolelor de acces la fisier este efectuat n momentul salvrii fisierului. Se pot stabili
parole pentru deschiderea fisierului, pentru modificarea si salvarea fisierului, precum si atasarea
unei recomandri de a deschide fisierul doar n citire (read-only).
67. Parola pentru deschiderea fisierului
Un caiet Excel protejat prin parol pentru deschidere nu poate fi accesat, n mod legal, dect de
utilizatorii care cunosc parola.
Pentru stabilirea acestui tip de parol se urmeaz etapele urmtoare.
1. Se d comanda Save As din meniul File.

2. Se actioneaz butonul Options. Apare dialogul din figura alturat.

3. n zona editabil Password to open se introduce parola dorit si se d OK.
4. In dialogul de confirmare se mai introduce o dat parola si se d OK.
5. Se actioneaz Save din dialogul de salvare a fisierului, confirmnd eventual prin Yes
nlocuirea versiunii precedente a fisierului.
Parola poate contine orice combinatie de litere, cifre, spatii si simboluri si poate avea pn la 15
caractere. Textul introdus este sensibil la capitalizare.
Observatie. La introducerea fisierului protejat ntr-un dosar, prin aplicatia Binder, protectia prin
parol este eliminat. Parola trebuie introdus doar n momentul adugrii fisierului ca o nou
sectiune a dosarului, orice acces ulterior fiind liber.
68. Parola pentru salvarea fisierului
Stabilirea unei parole pentru salvarea fisierului are ca efect interzicerea salvrii fisierului sub
acelasi nume, orice modificri fiind astfel neincluse n versiunea original. n acest mod se asigur
faptul c fiecare utilizator deschide mereu aceeasi versiune a caietului Excel.
Parola se stabileste prin parcurgerea etapelor urmtoare.
1. Se d comanda Save As din meniul File.
2. Se actioneaz butonul Options. Apare dialogul Save Options prezentat anterior.
3. n zona editabil Password to modify se introduce parola dorit si se d OK.
4. In dialogul de confirmare se mai introduce o dat parola si se d OK.
5. Se actioneaz Save din dialogul de salvare a fisierului, confirmnd eventual prin Yes
nlocuirea versiunii precedente a fisierului.

Observatii. Un caiet protejat poate fi deschis ca read-only, modificat si salvat ulterior sub un alt
nume. Noua versiune, cu un nou nume, nu mai este protejat prin parol. Se poate astfel spune c
securitatea la acest nivel nu are dect rolul de a pstra mereu versiunea original si nu acela de a
interzice total accesul la informatiile, uneori complexe (macro-uri), din caiet.
69. Recomandarea fiserului ca read-only
Pentru utilizatorii responsabili se poate asocia caietului recomandarea de a fi deschis doar n
citire, micsorndu-se sansa de modificare accidental a caietului. Aceasta este ns doar o
recomandare de care utilizatorul poate s nu tin seama.
1. Se d comanda Save As din meniul File.
2. Se actioneaz butonul Options. Apare dialogul Save Options prezentat anterior.
3. Se marcheaz caseta de control Read-only recommended si se d OK.
4. Se actioneaz Save din dialogul de salvare a fisierului, confirmnd eventual prin Yes
nlocuirea versiunii precedente a fisierului.
La deschiderea caietului se va afisa un mesaj privind recomandarea de deschidere n citire n
cazul n care nu sunt necesare modificri n caiet.
Aceast procedur nu stabileste atributul de read-only pentru fisier, atribut care poate fi dat prin
operarea uzual din sistemul de operare Windows (reamintim c salvarea sub un alt nume este
posibil):
1. n meniul Windows Start se pointeaz Programs si apoi click pe Windows Explorer.
2. n fereastra Exploring se navigheaz pn la folderul care contine fisierul.
3. Click pe numele fiserului, sau click dreapta care deschide meniul contextual.
4. n meniul File sau meniul contextual se activeaz Properties.
5. n fisa General se marcheaz caseta de control Read-only.
11.
Securitatea la nivel de informatii
Prin protejarea informatiilor ntelegem meanismele de care dispune creatorul unui caiet Excel
pentru limitarea accesului unui utilizator. Accesul poate fi limitat att n ceea ce priveste
vizualizarea informatiilor, ct si n ceea ce priveste posibilitatea de modificare a acestora.
Microsoft Excel ofer trei niveluri de protectie:
la nivel de caiet,
la nivel de foaie de calcul,
la nivel de partajare a caietului ntre mai multi utilizatori.
Comanda principal este Protection, aflat implicit n meniul Tools. Activarea comenzii produce
afisarea submeniului din figura alturat. Se
observ cele trei comenzi ale submeniului,
corespunztoare nivelelor de protectie amintite.
Dac este fixat un nivel de protectie, intrarea
corespunztoare a submeniului se modific
automat n Unprotect, permitnd eliminarea respectivului nivel de protectie. Stabilirea unei
parole la fixarea protectiei necesit cunoasterea acesteia n momentul ridicrii protectiei.
Protectia este asigurat si la executarea unor macro-uri care implic actiuni asupra foii/caietului.
Dac o operatiune violeaz un nivel de protectie, atunci se afiseaz un mesaj de eroare si executia
macro-ului este ntrerupt.
70. Protectia la nivel de foaie de calcul
Stabilirea protectiei la acest nivel are ca efect prevenirea actiunilor de modificare a informatiilor
din foaia de calcul. Proiectantul foii poate interzice modificarea continutului unor celule (sau a
tuturor celulelor), vizualizarea liniilor.coloanelor ascunse,
vizualizarea formulelor utilizate n anumite celule, modificarea
obiectelor grafice sau a scenariilor existente.
Comanda utilizat pentru stabilirea acestui nivel de protectie este
Protect Sheet aflat n submeniul Protect al meniului Tools. Este
afisat dialogul ProtectSheet n care se stabilesc elementele pentru
care se asigur protectia, prin marcarea casetelor de control
respective. Efectul acestor marcaje este explicat n continuare.

32.
Contents (protejarea continutului)
Prin alegerea acestei optiuni de protectie, utilizatorul nu poate modifica continutul foii de calcul.
Dac foaia protejat astfel este o foaie de calcul propriu-zis (si nu o foaie de tip chart), o celul
nu poate fi schimbat dect dac se indic, naintea stabilirii protectiei, c respectiva celul este
deblocat. Acest fapt se realizeaz utiliznd dialogul de formatare a celulelor, n secventa
urmtoare.
1. Se selecteaz celulele care rmn deblocate dup protejare. Foaia de calcul nu trebuie s aib
activat protectia.
2. Se d comanda Cells din meniul Format, dup care se activeaz fisa Protection. Se afiseaz
astfel dialogul alturat.

3. Se anuleaz marcajul din zona Locked.

Dup protejarea foii, aceste celule sunt singurele care permit interventia utilizatorului. Acest
mecanism permite organizarea foii de calcul drept formular n care anumite zone (titluri, explicatii
etc.) sunt fixe celule blocate iar alte zone sunt completate de utilizator cu informatiile necesare
celule deblocate. Pentru navigarea ntre celulele deblocate ale foii se activeaz o asemenea celul,
trecerea la urmtoarea realizndu-se prin TAB.
ntr-o foaie protejat
nu se vd liniile si coloanele care au fost ascunse nainte de protejare.
nu se vd formulele din celulele unde acestea au fost ascunse nainte de protejare (prin
selectare si marcarea optiunii Hidden din dialogul Format Cells Protection.
ntr-o foaie de tip chart nu se pot schimba elemente ale diagramei (seriile de date, axe etc.), dar
diagrama pstreaz legtura cu datele surs, reflectnd modificarea acestora.
33.
Objects (protejarea obiectelor)
Aceast optiune interzice utilizatorului
modificarea obiectelor grafice (diagrame, hrti, obiecte de control etc.),
actualizarea hrtilor,
adugarea sau editarea comentariilor.
Este de mentionat c, nainte de stabilirea protectiei pentru foaia de calcul, un obiect poate fi
deblocat prin acelasi mecanism ca si celulele (Format obiect fisa Protection).
34.
Scenarios (protejarea scenariilor)
Aceast optiune intersice utilizatorului
vizualizarea scenariilor care erau ascunse n momentul protejrii,
modificarea scenariilor blocate sau stergerea acestora. Utilizatorii pot totusi s editeze valorile
din celulele pe care se bazeaz scenariul (dac aceste celule sunt deblocate) si s adauge noi
scenarii.
35.
Parola de protectie a unei foi
Protejarea unei foi de calcul sau de tip chart poate fi nsotit de stabilirea unei parole. Aceasta se
d n zona editabil Password a dialogului Protect Sheet. Dup actionarea butonului OK se
afiseaz un dialog de confirmare a parolei, ca un mijloc suplimentar de verificare a scrierii corecte a
parolei.
Stabilirea unei parole nu permite deprotejarea foii respective dect de cel care cunoaste parola.
ncercarea de a da comanda Unprotect Sheet afiseaz n acest caz dialogul Unprotect Sheet n
care se cere introducerea parolei.
Ca orice parol, textul acesteia trebuie s fie memorat cu atentie, n caz contrar neexistnd unelte
legale pentru regsire si foaia poate rmne n stare protejat fr posibilitti de dezvoltare
ulterioar.
Faptul c parola nu este obligatorie are utilitatea de a comuta mai simplu ntre strile de protejare
n timpul proiectrii foii de calcul (protejarea neparolat nltur eventuale modificri accidentale
ale informatiei).

36.
Protejarea foii
Sectiunile anterioare contin prezentarea mijloacelor de protectie a informatiilor dintr-o foaie.Aici
sunt prezentate actiunile necesare asigurrii securittii pentru o foaie.
1. Se activeaz foaia care se protejeaz.
2. Se deblocheaz toate celulele pentru care utilizatorul are permisiunea de modificare.
3. Se deblocheaz toate obiectele grafice care vor putea fi modificate de utilizatori.
4. Se ascund toate formulele pe care utilizatorul nu poate s le vad.
5. Se d comanda Protect Sheet (meniul Tools Protection).
6. Pentru interzicerea modificrii celulelor sau elementelor din obiectele grafice si vizualizrii
elementelor ascunse (linii, coloane, formule), se selecteaz Contents.
7. Pentru a preveni modificrilor obiectelor grafice se selecteaz Objects.
8. Pentru a preveni modificarea definitiilor scenariilor se selecteaz Scenarios.
9. Pentru a interzice eliminarea protectiei foii de ctre utilizatori, se fixeaz o parol.
71. Protectia la nivel de caiet
La acest nivel de protectie se poate preveni modificarea
numrului de foi ale caietului (adugare sau eliminare) si
modificarea dimensiunilor si pozitiilor ferestrelor n care se vede
caietul. Exist de asemenea posibilitatea de a nsoti protectia de o
parol.
Comanda de protejare a caietului este Protect Workbook aflat
n submeniul Protect al meniului Tools. Este afisat dialogul Protect
Workbook, prezentat n figura alturat. Prin marcarea casetelor de
dialog se opteaz pentru diferite forme de protectie.
37.
Structure (protejarea structurii
caietului)
Selectnd aceast optiune de protectie, utilizatorii au restrictie la:
vizualizarea foilor care erau ascunse n momentul protejrii;
mutarea, eliminarea, ascunderea sau redenumirea foilor;
inserarea de noi foi (de calcul sau chart), utilizatorii pot totusi s creeze diagrame proprii,
scufundate ntr-o foaie existent;
mutarea sau copierea foilor ntr-un alt caiet;
afisarea n foi separate a paginilor dintr-un tabel pivotant;
crearea unui raport rezumativ utiliznd Scenario Manager;
plasarea rezultatelor obtinute prin procedurile din add-in-ul Analysis ToolPak n pagini
separate;
nregistrarea unui nou macro, ca si executia unor macro-uri care efectueaz una dintre
operatiunile interzise de acest nivel de protectie.
38.
Windows (protejarea ferestrelor caietului)
Aceast optiune nu permite utilizatorului
s modifice dimensiunea si pozitia ferestrelor caietului;
s mute, s redimensioneze sau s nchid ferestrele; este ns posibil ascunderea si reafisarea
ferestrelor.
39.
Parola de protectie a unui caiet
Procedura este similar parolrii unei foi si este necesar n cazul cnd se doreste eliminarea
protectiei la nivel de caiet.
40.
Protejarea caietului
Mijloacele prezentate pot fi utilizate dup schema urmtoare.
1. Se d comanda Protect Workbook (meniul Tools Protection).
2. Pentru a proteja structura caietului astfel nct foile s nu poat fi mutate, eliminate, ascunse,
reafisate, redenumite sau adugate se marcheaz caseta Structure.
3. Pentru a fixa dimensiunea si pozitia ferestrelor se marcheaz Windows.
4. Pentru a preveni nlturarea protectiei se va stabili o parol.
72. Protectia pentru caiete partajate
Subiectul este tratat n sectiunea urmtoare, dedicat lucrului n colaborare.

Lucrul n colaborare
Procedurile oferite de Microsoft Excel pentru lucrul n colaborare la un document permit
revizuirea si editarea simultan a unui acelasi caiet, lucrul pe copii multiple ale unui caiet cu
posibilitatea de contopire a copiilor (incluznd si tratarea coliziunilor), pstrarea unui istoric al
schimbrilor efectuate de diversi membri ai echipei, securitate adecvat lucrului n echip.
Toate aceste actiuni sunt posibile prin declararea unui caiet partajat (shared workbook).
12.
Crearea unui caiet partajat
Coamnda principal este Share Workbook din meniul Tools utilizat dup prescriptiile

urmtoare.
1. Se d comanda Share Workbook din meniul Tools. Este afisat dialogul Share Workbook.
2. n fisa Editing se marcheaz caseta de control Allow changes by more than one user at the
same time si apoi OK.
3. Se deschide automat dialogul Save As si se salveaz fisierul ntr-un folder n care au acces si
ceilalti membri ai echipei care pot colaboreaz la revizuirea/crearea caietului.
Observatii
Fisierul nu poate fi salvat ntr-unul dintre folderele publice Microsoft Exchange.
La salvarea caietului ntr-un alt folder este posibil ca anumite legturi ctre alte documente s
nu mai fie valide. Corectiile necesare se efectueaz prin comanda Links din meniul Edit.
Prin declarea caietului ca fiind partajat se activeaz si mentinerea istoricului schimbrilor.
Toti utilizatorii care au acces la folderul public unde s-a creat caietul partajat au acelasi tip de
acces la fisier. Pentru impunerea unor restrictii suplimentare se va utiliza procedura de protejare a
caietului partajat (prezentat ulterior n acest capitol).
13.
Lucrul pe copii ale documentului
Atunci cnd este necesar ca un acelasi document s fie revzut de mai multe persoane se poate
opta pentru procedura n care fiecare persoan lucreaz pe o copie a documentului. Dup terminarea
revizuirii, aceste copii pot fi revzute si unite ntr-un singur document. Procedeul poate fi repetat
pn la obtinerea variantei definitive.
73. Copierea documentului pentru distribuire
Se parcurg urmtoarele etape.
1. Se declar caietul ca fiind partajat prin Share Workbook din meniul Tools si marcarea zonei
Allow changes by more than one user at the same time din fisa Editing.

2. Se deschide fisa Advanced din dialogul Share Workbook, prezentat n figura urmtoare.
3. n grupul Track changes se marcheaz Keep change history for. n zona Days se introduce
numrul de zile ct se pstreaz istoricul modificrilor. Pentru gestionarea corect a fuziunii
documentelor duplicate este necesar ca fiecare copie s-si mentin un istoric al modificrilor
ncepnd cu ziua de creare a copiei si pn n ziua fuziunii. Dac este depsit aceast ultim dat,
unirea ntr-un singur document nu mai este posibil n mod automat. Din acest motiv este necesar s
se indice un timp suficient de mare pentru pstrarea istoricului.
4. Se d OK si se salveaz fisierul.
5. Pentru efectuarea copiilor caietului se utilizeaz comanda Save As si se d cte un nume
diferit pentru fiecare copie a caietului.
Observatie. Pentru a evita ntreruperea metinerii istoricului dectre un utilizator se va proteja
caietul n mod corespunztor.
74. Reunirea copiilor ntr-un singur document
Dup efectuarea modificrilor de ctre colaboratori (sau sefi), fiecare pe copia lui de fisier
partajat, copiile pot fi reunite prin parcurgerea etapelor urmtoare.
1. Se deschide acea copie a fisierului partajat n care vor fuziona celelalte copii.
2. Se d comanda Merge Workbooks din meniul Tools (accesibil doar pentru fisiere partajate).
Dac se cere se va salva fisierul.
3. Se afiseaz dialogul Select Files to Merge Into Current Workbook similar unui dialog de
deschidere a unui fisier.
4. n lista de fisiere se selecteaz una sau mai multe copii ale caietului care fuzioneaz.
5. Se d OK.
6. Pasii 2 5 se pot repeta de cte ori este nevoie.
Observatie. Comentariile atasate unei aceleeasi celule sunt pstrate toate fiind nsotite de
numele autorului.
Reamintim c pentru a fi posibil fuziunea trebuie ca istoricul modificrilor s fie activ si
fuziunea s fie efectuat n intervalul de timp specificat la activarea istoricului.
14.
Lucrul pe aceeasi versiune a caietului partajat
Aceast procedur poate fi utilizat atunci cnd fiecare dintre membrii echipei trebuie s vad
modificrile si comentariile celorlalti. n acest caz se primeste o versiune cumulat de revizuiri si nu
cte o versiune de la fiecare colaborator (cum se obtine n lucrul pe copii ale documentului). Sunt
posibile dou metode de lucru:
trimiterea documentului prin e-mail,
postarea lui ntr-un folder public.

La primirea copiilor revizuite se pot revedea si incorpora modiifcrile n toate copiile sau acestea
pot fi reunite ntr-o singur copie.
75. Utilizarea postei electronice
Se va utiliza posta electronic pentru trimiterea caietului simultan la toti colaboratorii sau se
poate ruta documentul ctre colaboratori, eventual ntr-o ordine prestabilit.
Pentru aceste proceduri este nevoie de
Microsoft Exchange (sau alt sistem de post compatibil cu Messaging Application
Programming Interface [MAPI]).
Lotus cc:Mail (sau alt sistem de post compatibil cu Vendor Independent Messaging [VIM]).
Observatie. Trimiterea si rutarea nu functioneaz prin sistemul de porti (gateways) ale postei
electronice.
41.
Trimiterea prin e-mail
1. Se deschide caietul partajat.
2. Dac acesta nu are atasat o foaie de parcurs (routing slip) cazul cnd caietul nu este
provenit din alt parte prin rutare, atunci se d comanda Send To din meniul File si apoi Mail
Recipient. n continuare se fixeaz adresele unde se trimite caietul.
Dac documentul este primit din alt parte ntr-un proces de rutare se d comanda Send To din
meniul File si apoi Next Routing Recipient pentru trimiterea ctre urmtorul recipient.
42.
Rutarea documentului
Util mai ales atunci cnd documentul trebuie s treac pe un traseu prestabilit pe la cei care l
revizuiesc, procedura se realizeaz prin etapele urmtoare.
Cel care initiaz rutarea documentului trebuie s creeze un routing slip. Pentru procedur se va
studia intrarea Microsoft Excel Help corespunztoare.
n cazul cnd utilizatorul este un recipient de pe traseul de rutare:
1. Se deschide documentul care se ruteaz.
2. Pentru trimiterea la urmtoarea person din lista de rutare se d comanda Send To din meniul
File si apoi Next Routing Recipient. Se actioneaz Route workbook ctre numele recipientului.
Pentru rutarea ctre o persoan care nu este n list se d comanda Send To din meniul File si apoi
Other Routing Recipient.
Observatie. Un caiet rutat este o atasare la un mesaj e-mail. Pentru deschiderea documentului se
urmeaz instructiunile proprii programului utilizat de post electronic n Microsoft Exchange
este suficient un click dublu pe icoana caietului rutat. Prin rutarea documentului fiecare utilizator
vede modificrile efectuate n opririle anterioare. Dup parcurgerea tuturor recipientelor
documentul se ntoarce la cel care a initiat rutarea. Pentru informatii suplimentare se vor studia
intrrile corespunztoare din Help.
76. Postarea ntr-un folder public
Se poate posta un document ntr-un folder public Microsoft Exchange sau Microsoft Outlook
atunci cnd documentul trebuie s fie accesibil tuturor colaboratorilor dar nu se doreste trimiterea
lui prin e-mail.
Aceast procedur necesit Microsoft Exchange Server si se realizeaz prin
1. Se deschide caietul care se transmite.
2. Se d comanda Send To din meniul File si apoi se selecteaz Exchange Folder.
3. Se selecteaz folderul din lista de foldere afisat.
Este de remarcat c procedura nu este specific fisierelor partajate, mai mult un caiet partajat
devine nepartajat dup postarea ntr-un folder Exchange si pierde istoricul modificrilor.

77. Revederea si incorporarea modificrilor

Dialogul principal este initiat de comanda Track Changes si este prezentat n figura urmtoare.
Operatiunea parcurge urmtoarele etape.
1. Se d comanda Track Changes din meniul Tools si apoi se alege Accept sau Reject
Changes.
2. Dac apare interogarea de salvare a caietului se rspunde cu OK.
3. Se aleg modificrile care se proceseaz:
modificrile efectuate de alt utilizator prin marcarea zonei Who si selectarea utilizatorului n
lista ascuns alturat;
modificrile efectuate de oricine prin demarcarea zonei de control Who;
modificrile efectuate doar ntr-o regiune a foii de calcul prin marcarea zonei Where si
completarea referintei la zon alturat (se poate selecta dinamic); dac zona de control este
nemarcat, atunci se revd modificrile din ntregul caiet.
4. Se d OK si se citeste informatia despre prima modificare n dialogul Accept sau Reject
Changes. Informatia descrie de asemenea si modificrile care depind de cea curent.
5. Pentru acceptarea modificrii se actioneaz Accept. n acest caz modiifcarea nu mai este
evidentiat. Pentru a anula modificarea se d Reject. Dac apare o interogare privind selectarea
valorii pentru o celul atunci se alege valoarea dorit si se d Accept.
6. Se repet pasii 4 si 5 pentru fiecare modificare sau se d Accept All sau Reject All pentru o
actiune global. Parcurgerea modiifcrilor este secvential: nu se avanseaz la urmtoarea
modificare pn cnd cea curent nu este admis sau respins.
Observatie. Informatia despre modificrile respinse, inclusiv datele care au fost sterse pot fi
regsite n foaia History vezi sectiunea urmtoare.
15.
Istoricul modificrilor
Pstrarea unei istorii a modificrilor efectuate ntr-un caiet este util att n cazul lucrului n
echip, ct si n cursul operatiunii de dezvoltare a unui caiet Excel de ctre un singur
utilizator.Totusi, Microsoft Excel trece caietul n starea de caiet partajat atunci cnd se cere
activarea procesului de memorare a istoriei schimbrilor.
Istoricul modificrilor poate fi gndit ca un jurnal n care sunt memorate, pentru fiecare
modificare efectuat, informatii despre cine si cnd a efectuat modificarea, despre datele care au
fost modificate. Acest istoric poate fi vizualizat n dou moduri:
prin evidentierea (highlighting) modificrilor pe foaia de calcul prin culori si marcaje (este
evident c nu toate informatiile pot fi artate astfel),
prin crearea unei foi speciale a caietului, history worksheet, n care sunt listate informatiile sub
form de nregistrri ntr-o list Excel dotat cu filtre.
Utilizatorul are si posibilitatea de a impune durata de mentinere a informatiilor n istoric, orice
informatie care fiind eliminat la data expirrii, fr posibilitatea de a fi recuperat.
Deoarece informatiile din change history poate fi utilizat la tratarea modificrilor n sensul
acceptrii sau respingerii, istoricul modificrilor poate fi gndit si ca o list Undo mai general
(pstrat de la o sesiune la alta, de la un utilizator la altul).

78. Activarea scrierii istoricului

Chiar dac documentul nu este partajat, activarea istoricului este nsotit si de stabilirea partajrii
caietului.
1. Se d comanda Share Workbook din meniul Tools.
2. Pe fisa Editing a dialogului Share Workbook (prezentat ntr-o imagine anterioar) se
mercheaz caseta Allow changes by more than one user at the same time.
3. Se activeaz fisa Advanced a dialogului Share Workbook (prezentat ntr-o imagine
anterioar).
4. n grupul Track changes se marcheaz Keep change history for si se indic numrul de zile
de retinere a istoricului n zona Days.
5. Se d OK si se salveaz fisierul dac apare o interogare n acest sens.
Observatii. Jurnalul include si informatii despre rezolvarea unor conflicte aprute ca urmare a
modificrilor, inclusiv datele care au fost eliminate.
La fiecare nchidere a caietului se elimin din jurnal intrrile mai vechi dect numrul de zile
specificat n pasul 4.
Evidentierea modificrilor (change highlighting) n foaia de calcul nu este activat automat la
initierea scrierii jurnalului.
79. Oprirea pstrrii istoricului
Dac documentul este protejat cu parol pentru partajare si istoria schimbrilor, Microsoft Excel
opreste mentinerea istoricului atunci cnd se nltur protectia. n aceast situatie sunt acceptate
toate modificrile si se sterge istoria memorat o dat cu urmtoarea nchidere a caietului.
1. Se d comanda Share Workbook din meniul Tools si se activeaz fisa Advanced.
2. Se marcheaz Don't keep change history si se d OK.
Observatie. Istoricul memorat este sters la prima salvare a caietului partajat. Totusi, dac se
reface optiunea de pstrare a jurnalului, ultimul set de modificri salvate sunt incluse n noul jurnal.
80. Vizualizarea modificrilor n foaia de calcul
1. Se d comanda Track Changes din meniul Tools si apoi Highlight Changes din submeniul
afisat.
2. Pentru ascunderea evidentierii se anuleaz marcajul casetei Highlight changes on screen.
Pentru vizualizare se marcheaz Track changes while editing si OK.
3. Se salveaz caietul dac este o interogare n acest sens.
Observatii. Detaliile privind modificarea unei celule este afisat ntr-o caset de comentarii
atunci cnd este pointat celula respectiv. n acea caset sunt listate si comentariile scrise de
utilizatori.
Evidentierile apar si la tiprirea foii de calcul care are activat procesul de evidentiere a
modificrilor.
Sunt evidentiate prin comenzile mentionate:

Schimbarea continutului celulelor

Liniile/coloanele inserate sau eliminate.

Nu sunt evidentiate modificrile:

De formate

Ascunderea/artarea liniilor/coloanelor

De denumiri ale foilor (informatie disponibil n foaia History)

Inserarea/eliminarea foilor

Adugarea/editarea comentariilor acestea apar totusi n forma curent.

Valorilor celulelor care se modific datorit dependentei de alte celule.

Aceste modificri pot fi vzute utiliznd bara de unelte Auditing.
81. Vizualizarea modificrilor ntr-o foaie separat
Toate informatiile din jurnalul de modificri pot fi vizualizate ntr-o foaie separat, History,
creat automat de Excel.
1. Se d comanda Track Changes din meniul Tools si apoi Highlight Changes din submeniul
afisat.
2. Se asigur marcarea casetei de control Track changes while editing. Aceasta activeaz
partajarea si tinerea jurnalului de modificri.

3. Se marcheaz caseta When si se alege n lista asociat intrarea All (pentru toate modificrile).
4. Se selecteaz butonul radio, situat n partea inferioar a dialogului, List changes on a new
sheet.
5. Se d OK si se rspunde afirmativ la o cerere de salvare a caietului.
Observatii. Optiunea List changes on a new sheet este accesibil doar dac s-a salvat caietul
cu optiunea Track changes while editing activat.
Foaia History este eliminat la salvare. Procedura prezentat trebuie refcut pentru
vizualizarea jurnalului.
Informatiile sunt prezentate n foaia History sub form de list prevzut cu filtre. Prin
selectarea combinat a diferitelor optiuni de filtrare se pot selecta doar anumite tipuri de modificri.
Denumirile cmpurilor sunt suficient de sugestive pentru a mai necesita explicatii suplimentare.
Foaia History nu este actualizat n mod automat. Pentru o versiune actualizat se salveaz
documentul si se reia procedura de afisare a jurnalului.
16.
Protectia pentru documentele partajate
Comanda principal pentru protejarea unui caiet partajat este
Protect Shared Workbook sau Protect and Share Workbook
la care se ajunge prin meniul Tools, comanda Protection. Se
afiseaz dialogul din figura alturat.
Se observ caseta de control Sharing with Track Changes
care asigur pstrarea istoricului de modificri. n zona
Password se poate introduce o parol care s limiteze accesul
celorlalti utilizatori la optiunile de protejare.
Explicatii suplimentare privind interactiunea dintre securitate
si alte optiuni privind partajarea sunt date n continuarea
sectiunii. Anumite actiuni cerute sunt efectuate potrivit retetelor
prezentate n sectiunile dedicate.
1. Dac documentul este deja partajat si se doreste stabilirea
unei parole pentru partajare sau protejarea altor aspecte ale
caietului sau foilor sale, se ncepe prin a scoate caietul din
partajare.
2. Dac se doreste impunerea unei parole pentru deschiderea caietului partajat se va stabili
aceast parol.
3. Dac se doreste impunerea unei parole pentru modificarea si salvarea caietului se va stabili
aceast parol.
4. Se ascund liniile/coloanele care nu vor fi vzute de utilizatori si se vor debloca zonele care pot
fi modificate de utilizatori. Se protejeaz foile dorite.
5. Se ascund foile de calcul care nu vor fi vzute de utilizatori. Se protejeaz caietul prin
selectarea optiunii Structure.
6. Se fixeaz numrul de zile utilizat la mentinerea istoricului schimbrilor prin partajarea
caietului si initierea jurnalului.
7. Se d comanda Protection din meniul Tools si Protect Shared Workbook, sau Protect and
Share Workbook, din submeniul afisat.
8. Se selecteaz n dialogul Protect Shared Workbook optiunea Sharing with track changes.
9. Se fixeaz o parol, n zona Password a dialogului Protect Shared Workbook dac se
interzice altor utilizatori s anuleze mentinerea jurnalului sau s declare caietul nepartajat. Se
reintroduce parola n dialogul de confirmare si se d OK.
10. La interogare se salveaz se salveaz caietul, ceea ce termin operatiunea. Prin aceasta
caietul este partajat si este activat mentinerea jurnalului de modificri.
Observatii. Pentru un caiet protejat utilizatorii nu pot anula partajarea sau opri jurnalul de
modificri.
Pentru a stabili o parol pentru partajare, caietul trebuie s fie mai nti scos din utilizarea
partajat.

Validarea datelor si expertiza foii de calcul

Prin validarea datelor ntelegem procedurile activate astfel nct n anumite celule s nu se poat
introduce dect date care ndeplinesc conditii impuse. Procesul este local pentru fiecare celul si
poate asigura att afisarea unui mesaj de ajutor la activarea celulei, ct si afisarea unui mesaj de
eroare dac s-a completat o valoare neacceptabil.
Prin expertiza (auditing) foii de calcul ntelegem procedurile care permit vizualizarea structurilor
de dependent de tip functiiargumente, localizarea valorilor de tip eroare etc.
17.
Validarea datelor
Restrictiile care pot fi impuse pentru continutul unei celule se refer la
tipul datei (ntreg, zecimal, text etc.);
limite ntre care pot fi valorile numerice sau de tip dat calendaristic;
lungimea unui text;
formule de validare (utilizate mai ales atunci cnd celula constituie argument pentru un alt
calcul, care trebuie s produc un rezultat de o anumit magnitudine).
Dup introducerea datelor si efectuarea calculelor, se poate efectua o expertiz a foii pentru a
localiza si corecta datele eronate.
Observatie. Dac documentul este partajat nu se pot modifica restrictiile existente sau aduga
noi restrictii.
82. Restrictii pentru datele numerice
Acestea pot fi impuse pentru valori numerice sau de tip calendaristic.
1. Se selecteaz celule pentru care se definesc restrictiile.
2. Se d comanda Validation din meniul Data si se activeaz fisa Settings a dialogului afisat.
Dialogul este prezentat n figura urmtoare.
3. n lista Allow se selecteaz tipul de dat numeric impus: Whole number numr ntreg,
Decimal numr zecimal, Date dat calendaristic, Time dat orar.
4. n lista Data se alege operatorul utilizat la validare (numere ntre anumite limite, mai mici
dect, mai mari dect etc.). n functie de operatorul selectat se completeaz zonele care urmeaz (n
figur Minimum si Maximum deoarece s-a ales operatorul between). Aceste zone pot s contin
valori, referinte de celule care contin valorile, formule.
Dac se permite ca n celula procesat s poat aprea blancuri sau se indic limite care fac
referint la celule initial goale, atunci se va marca zona Ignore blank. Dac se doreste ca restrictiile
impuse unei celule goale s o trateze ca si cum ar contine zero, atunci se anuleaz marcajul din
Ignore blank.
5. Pentru afisarea unui mesaj de ajutor/atentionare la activarea unei celule pentru care se definesc
restrictiile se activeaz fisa Input Message a dialogului Data Validation.
Marcarea controlului Show input message when cell is selected produce afisarea mesajului
nscris n zona Input message. Acesta este afisat fie ca caset de tip balon lng Office Assistant,
fie ca o caset alturat celulei, doar cnd aceasta este activ. Titlul dat n zona Title identific
mesajul si este afisat o dat cu textul acestuia.
6. Pentru afisarea unui mesaj de eroare, n cazul cnd n celul s-a introdus o valoare care nu
respect restrictia impus, se activeaz fisa Error Alert a dialogului Data Validation.
Controlul Show error alert se marcheaz dac se doreste afisarea mesajului n cazul
existentei unei erori,
n lista Style se alege iconita dorit (Stop etc.), imaginea selectat fiind artat sub list. Efectul
unei alegeri este explicat n continuare.
Prin selectarea stilului Stop se afiseaz un mesaj cu butoanele Retry, care permite ntoarcerea la
editarea celulei, si Cancel.
Pentru afisarea unui mesaj de informare, care are butoanele OK si Cancel se alege Information.
Pentru afisarea unui mesaj de atentionare cu textul "Continue?" urmat de butoanele Yes, No si
Cancel se alege Warning.
Butoanele OK si Yes accept data introdus, butonul No nu accept data si las celula n starea de
editare iar Cancel reface starea precedent a celulei.
Se pare c mesajul de eroare nu este afisat dac o dat eronat este produs printr-o formul sau
este plasat de un macro.

n zona Title se trece titlul mesajului de eroare, textul acestuia introducndu-se n zona editabil
Error message.
Observatii. Specificarea restrictiilor nu afecteaz formatarea celulelor.
Formulele specificate pentru limitele valorilor pot evalua doar date din celule ale aceleeasi foi
de calcul. Pentru a utiliza date din alte foi sau caiete se vor introduce n foaia activ referinte la
aceste date (prin crearea unei formule simple de genul =referinta) sau se creeaz n foaia activ un
nume pentru datele externe utilizate.
Formulele definite nu pot utiliza constante tablouri.
83. Limitarea intrrilor doar la elementele unei liste
Se poate impune restrictia ca valorile dintr-o celul s apartin unei liste predefinite prin:
1. Pe aceeasi foaie de calcul se creeaz lista cu intrrile permise, lista fiind organizat pe linie
sau pe coloan, fr elemente vide.
2. Se selecteaz celulele pentru care se defineste restrictia.
3. Se d comanda uzual Validation din meniul Data si se activeaz fisa Settings.
4. n lista derulant Allow se alege List.
5. n zona Source se introduce o referint la lista cu intrrile permise. Pentru ca la activarea unei
celule s se activeze o list derulant din care se alege valoarea, se va marca zona de control In-cell
dropdown (care va aprea n dialog sub zona Ignore blank)
6. Pentru mesajele de ajutor si de eroare se vor efectua etapele 5 si 6 expuse n sectiunea
Restrictii privind datele numerice.
Observatii. Dac lista are putine intrri, acestea pot fi introduse direct n caseta Source,
desprtind intrrile prin caracterul recunoscut de Windows drept separator de list (de regul ",").
Dac lista de intrri valabile se poate modifica, atunci se recomand denumirea ei si trecerea
numelui listei n zona Source.
Dac lista de intrri se afl n alt foaie de calcul sau n alt caiet, atunci se defineste n foaia
curent un nume pentru lista extern si se utilizeaz acest nume n zona Source.
84. Limitarea numrului de caractere
Desi este caracteristic datelor de tip text, limitarea numrului de caractere poate fi utilizat si
pentru alte tipuri de date.
1. Se selecteaz celule pentru care se definesc restrictiile.
2. Se d comanda Validation din meniul Data si se activeaz fisa Settings a dialogului afisat.
3. n lista Allow se selecteaz Text Length.
4. n lista Data se alege operatorul dorit si se completeaz apoi numrul minim de caractere,
numrul maxim de caractere, potrivit operatorului selectat. Prin selectarea casetei de control Ignore
blank nu se verific restrictia pentru celulele goale sau dac asemenea celule sunt referite n
definirea limitelor.
5. Pentru mesajele de ajutor si de eroare se vor efectua etapele 5 si 6 expuse n sectiunea
Restrictii privind datele numerice.
Observatii. Pentru a permite ca o celul s contin texte de orice lungime se poate selecta
operatorul greather than or equal n Data si specifica 0 n Minimum.
Prin impunerea unei restrictii asupra numrului de caractere nu se afecteaz formatarea celulei.
Dac ntr-o celul cu restrictie asupra numrului de caractere se introduce o formul,
verificarea are loc pentru rezultatul formulei si nu pentru lungimea formulei.
Pentru utilizarea n stabilirea limitelor a unor informatii externe foii curente se va vedea
observatia corespunztoare din sectiunea Restrictii privind datele numerice.
Nu se pot utiliza constante tablou n formulele care dau limitele numrului de caractere.
85. Restrictii introduse printr-o formul
Pentru cazurile complexe n care intrarea dintr-o celul trebuie s fie n concordant cu alte
valori din foaia de calcul se poate defini o restrictie prin stabilirea unei formule, care s produc
valoarea logic TRUE atunci cnd valoarea introdus satisface cerintele globale ale foii de calcul.
1. Se selecteaz celule pentru care se definesc restrictiile.
2. Se d comanda Validation din meniul Data si se activeaz fisa Settings a dialogului afisat.
3. n lista Allow se selecteaz Custom.
4. n zona editabil Formula se introduce formula care produce o valoare logic (TRUE sau
FALSE). Intrrile din celule cu aceast restrictie nu sunt acceptate n cazul obtinerii valorii FALSE.

5. Se marcheaz zona Ignore blank atunci cnd verificarea nu se efectueaz pentru celulele
goale sau cnd formula face referint la o celul goal.
6. Pentru mesajele de ajutor si de eroare se vor efectua etapele 5 si 6 expuse n sectiunea
Restrictii privind datele numerice.
Observatii. Formulele se introduc n mod uzual (cu caracterul =).
Microsoft Excel recalculeaz foaia nainte de evaluarea formulei.
Pentru utilizarea n stabilirea limitelor a unor informatii externe foii curente se va vedea
observatia corespunztoare din sectiunea Restrictii privind datele numerice.
Nu se pot utiliza constante tablou.
Exemplu. Dac n foaia de calcul exist dou celule denumite data_init si data_sfir
(reprezentnd data de nceput si data desfrsit a unei lucrri), atunci completarea unei celule
denumite data_ex (reprezentnd data de executie a unei faze) poate fi supus restrictiei prin formula
"=AND(data_ex>=data_init,data_ex<=data_sfir)", acceptndu-se doar date cuprinse ntre limitele
impuse.
86. Modificarea parametrilor de validare
Dup stabilirea restrictiilor si a mesajelor pentru o celul, acestea pot fi modificate prin
parcurgerea etapelor urmtoare (similare de fapt repetrii procesului, noile valori nlocuindu-le pe
cele existente).
1. Se ridic partajarea caietului (dac este cazul).
2. Se selecteaz celula pentru care se modific validarea.
3. Se d comanda Validation din meniul Data.
4. Se modific, pe toate fisele, optiunile dorite.
5. Dac se doreste ca aceeasi modificare s fie efectuat pentru toate celulele care au aceleasi
restrictii si mesaje ca si celula curent, se va marca zona de control Apply these changes to all
other cells with the same settings de pe fisa Settings.
Observatie. ntr-un caiet protejat, chiar dac se deblocheaz anumite celule, restrictiile si
mesajele definite pentru acestea nu pot fi modificate.
87. Copierea restrictiilor si mesajelor
Dac validarea efectuat pentru o celul trebuie repetat pentru alte celule (de mentionat c o
selectie multipl de celule permite stabilirea conditiilor de validare pentru ntreaga selectie),
operatiunea se poate realiza prin procedeul de alipire special.
1. Se activeaz celula care are restrictiile si mesajele necesare si se d comanda Copy din meniul
Edit.
2. Se selecteaz celule destinatie.
3. Se d comanda Paste Special din meniul Edit.
4. Se selecteaz n grupul Paste optiunea Validation.
Observatie. Prin copierea total (optiunea de copiere All sau All except borders) se copie de
asemenea si restrictiile. Datele deja existente n celulele destinatie nu sunt verificate automat cu
noile restrictii.
88. Localizarea celulelor care au restrictii sau mesaje
Pentru localizarea celulelor care au atasate restrictii sau mesaje de validare se utilizeaz
mecanismul Go To din meniul Edit.
1. Pentru localizarea celulelor cu un anumit tip de validare se selecteaz o celul care are tipul
respectiv de validare. Dac se doreste localizarea tuturor celulelor cu restrictii indiferent de tipul
acestora se activeaz doar foaia respectiv.
2. Se d comanda Go To din meniul Edit.
3. Se actioneaz butonul Special si se marcheaz Data Validation.
4. n subgrupul de optiuni care devine activ, pentru localizarea oricrei restrictii sau mesaj de
validare se alege All iar pentru localizarea celulelor care au aceeasi validare cu celula activ se
alege Same.
18.
Expertizarea unei foi de calcul
Prin expertizarea foii de calcul ntelegem operatiunile efectuate pentru identificarea intrrilor
incorecte si evidentierea structurilor de dependent (celule care depind de valorile altor celule sau
celule care furnizeaz argumente pentru functii din alte celule). Comanda principal este Auditing
din meniul Tools care produce afisarea submeniului prezentat n figura alturat.

Comenzile submeniului sunt explicate n sectiunile urmtoare, o dat cu operatiunile asociate.

89. Bara de unelte Auditing
Activarea barei de unelte Auditing se efectueaz prin comanda Show Auditing Toolbar din
submeniul afisat la comanda Auditing din meniul Tools. Instrumentele Auditing sunt prezentate n
figura urmtoare, operatiunile efectuate fiind explicate si n sectiunile corespunztoare.

Este de remarcat c ntr-o foaie protejat nu sunt disponibile comenzile de audit.

Trace Precedents Traseaz sgeti de la celulele care furnizeaz valori ctre formula din celula
activ. Pentru vizualizarea tuturor nivelelor de precedent se actioneaz butonul Trace Precedents
de dou ori. Celula activ contine formula care se examineaz.
Remove Precedent Arrows Elimin sgetile de precedent create prin Trace Precedents.
Trace Dependents Traseaz sgeti de la celula activ la celulele care contin formule care
depind de celula activ. Pentru trasarea tuturor nivelelor de dependent se actioneaz Trace
Dependents de dou ori.
Remove Dependent Arrows Elimin sgetile de dependent create prin Trace Dependents.
Remove All Arrows Elimin toate sgetile de precedent/dependent trasate n foaia de calcul.
Trace Error n cazul cnd celula activ contine o valoare de eroare #VALUE sau #DIV/0
traseaz sgeti la celula activ din celulele care cauzeaz eroarea.
New Comment Insereaz un nou comentariu n celula activ.
Circle Invalid Data Identific si marcheaz prin ncercuire celulele care contin valori n afara
limitelor stabilite la validarea datelor (comanda Validation din meniul Data).
Clear Validation Circles Elimin marcajele de celule create prin Circle Invalid Data.
Observatie. Butoanele barei de unelte Auditing sunt inaccesibile dac este activ optiunea Hide
all aflat pe fisa View a dialogului Options (meniul Tools). Sgetile trasate sunt obiecte grafice si
nu pot fi afisate dac obiectele grafice sunt ascunse. Pentru afisare trebuie s fie selectat optiunea
Show All sau Show Placeholders de pe fisa amintit.
90. Identificarea valorilor incorecte
Cnd se analizeaz o foaie de calcul pentru determinarea intrrilor incorecte, Microsoft Excel
identific valorile care nu satisfac restrictiile definite pentru celule prin comanda Validation
(meniul Data). Sunt identificate astfel valorile tastate direct de utilizator sau introduse prin program
(de ctre macro-uri) si valorile care devin incorecte datorit calculelelor unor formule.
Pentru identificarea automat a valorilor incorecte se parcurg etapele urmtoare.
1. Se afiseaz bara de unelte Auditing prin ToolsAuditingShow Auditing Toolbar.
2. Se actioneaz butonul Circle Invalid Data.
Pe foaia de calcul, celulele care contin valori neconforme restrictiilor impuse apar ncercuite,
dup cum este artat n figura alturat.
Observatii. Sunt marcate concomitent cel mult 255 de celule cu date incorecte. Dac foaia de
calcul contine mai mult de 255 de astfel de celule, dup o prim marcare si corectare se repet
procesul.
n cazul unor restrictii care implic formule de calcul ale limitelor, este nevoie s se recalculeze
foaia nainte de localizarea celulelor incorecte. Recalcularea nu este cerut dac este selectat
optiunea de recalculare automat.
Pentru a vedea restrictiile si mesajele de eroare ale unei celule se activeaz celula si se d
comanda Validation (meniul Data).
91. Vizualizarea dependentelor dintre celule
n cazul existentei unor formule n celulele foii de calcul, Microsoft Excel poate s semnaleze
grafic legturile dintre celulele care contin formule si celulele care furnizeaz argumente pentru

functii. Utiliznd uneltele barei Auditing se pot localiza celulele care contin argumentele functiei
din celula activ sau celulele care depind de celula activ. Dac formula afiseaz o valoare de
eroare (cum ar fi #VALUE), se poate localiza celula care este cauza erorii.
Observatie. nainte de utilizarea uneltelor Auditing se va asigura c foaia de calcul afiseaz
obiectele grafice (n fisa View a dialogului Options, meniul Tools, este selectat n grupul Object
optiunea Show all sau Show placeholders.
43.
Localizarea formulelor care utilizeaz valoarea din celula activ
1. Se afiseaz bara de unelte Auditing (prin Auditing din meniul Tools si comanda Show
Auditing Toolbar).
2. Se activeaz celula pentru care se studiaz dependentele.
3. Prin actionarea uneltei Trace Dependents se traseaz automat sgeti la celulele care se refer
la celula activ. Actionnd din nou Trace Dependents se vor trasa toate nivelele de dependent
ascendent pornind de la celula activ.
Configuratia obtinut este similar celei ilustrate n figura alturat.
Observatii. Sgetile albastre arat celulele dependente de cea activ, sgetile rosii indic acele
celule care produc erori.
Pentru selectarea celulei de la cellalt capt al sgetii se poate efectua un dublu click pe sgeata
respectiv.
n cazul modificrii formulelor, inserrii de celule, linii/coloane etc. sgetile trasate sunt
eliminate automat de pe foaia de calcul. Refacerea lor implic reluarea ntregului proces de
vizualizare a dependentelor.
44.
Localizarea celulelor care contin argumentele unei formule
1. Se afiseaz bara de unelte Auditing.
2. Se activeaz celula care contine formula analizat.
3. Prin actionarea uneltei Trace Precedents se traseaz automat sgeti de la celulele cu
argumente la celula cu formula. Pentru vizualizarea tuturor nivelelor de precedent se actioneaz de
dou ori Trace Precedents.
Observatie. Pentru semnificatia culorilor sgetilor si navigarea ntre celulele dependente se vor
citi observatiile din sectiunea precedent.
45.
Localizarea celulelor situate n alt foaie de calcul si
care contin argumentele unei formule
Dac argumentele functiei analizate se afl n celule dintr-o alt foaie de calcul, mai nti se va
deschide foaia respectiv.
1. Se afiseaz bara de unelte Auditing.
2. Se activeaz celula care contine formula analizat.
3. Prin actionarea uneltei Trace Precedents se traseaz automat sgeti de la celulele cu
argumente la celula cu formula. Pentru vizualizarea tuturor nivelelor de precedent se actioneaz de
dou ori Trace Precedents. Referintele la celulele altei foi au la extremitate o pictogram
reprezentnd o foaie de calcul.
4. Prin dublu click pe o sgeat care punctez la alt foaie se deschide un dialog Go to prin
intermediul cruia se poate naviga ctre celulele referite.
46.
Eliminarea sgetilor care arat dependentele dintre celule
1. Se afiseaz bara de unelte Auditing.
2. Pentru eliminarea unui nivel de sgeti ncepnd cu celula dependent cea mai deprtat de
celula activ, se activeaz Remove Dependent Arrows. Actionarea din nou a uneltei elimin
urmtoarele nivele de sgeti.
3. Pentru eliminarea unui nivel de sgeti ncepnd cu celula precedent cea mai deprtat de
celula activ, se activeaz Remove Precedent Arrows. Actionarea din nou a uneltei elimin
urmtoarele nivele de sgeti.
4. Pentru eliminarea tuturor sgetilor din foaia de calcul se actioneaz unealta Remove All
Arrows.
47.
Localizarea sau schimbarea referintelor dintr-o formul
Microsoft Excel dispune si de un instrument direct, Range Finder, de localizare a referintelor
dintr-o formul.
1. Se activeaz celula care contine formula analizat.

2. Prin dublu click pe celul se coloreaz, n mod automat si cu culori diferite, chenarele
celulelor care contin argumentele functiei.
3. Prin dragarea chenarelor colorate se poate modifica referinta ctre o alt celul sau zon de
celule. Utiliznd mnerul de dragare din coltul dreapta jos se poate extinde sau restrnge domeniul
argumentului respectiv.
4. Se termin n mod uzual cu ENTER (pentru formule simple) sau CTRL+SHIFT+ENTER
(pentru formule tablou).
92. Localizarea erorilor din functii
Valorile de eroare apar afisate ntr-o celul atunci cnd formula din acea celul nu poate fi
evaluat n mod corect. Microsoft Excel dispune de un mecanism prin care se pot localiza celulele
care provoac eroare n evaluarea unei functii. Valorile de eroare afisate sunt enumerate n sectiunea
urmtoare.
1. Se afiseaz bara de unelte Auditing.
2. Se activeaz celula care afiseaz eroarea.
3. Se actioneaz unealta Trace Error.
Observatie. Dac exist mai mult de un drum ctre o celul care provoac eroarea, pentru
vizualizarea acestora se va actiona de dou ori Trace Error.
48.
Valori de eroare
Valoare
eroare
#####
#VALUE!

#DIV/0!
#NAME?

#N/A

#REF!
#NUM!

#NULL!

de

Semnificatie

Observatii

Valoarea care se afiseaz

Se redimensioneaz celula sau
necesit mai multe caractere se modific formatul de afisare.
dect permite ltimea celulei.
Este utilizat un tip eronat de
argument sau operand (care nu
poate fi eventual corectat de
instrumentul de autocorectare a
formulelor,
prin
conversii
uzuale de tipuri de date).
Se ncearc o mprtire prin
zero.
Un text dintr-o formul nu
n afar de greselile de scriere
este recunoscut ca referint.
a denumirilor este posibil ca un
nume definit anterior s nu mai
existe.
O
valoare
nu
este
Apare de obicei atunci cnd se
disponibil pentru o functie sau omit argumente obligatorii pentru
o formul.
o functie, cnd formule tablou se
refer
la
argumente
cu
dimensiuni mai mari sau cnd o
functie definit de utilizator nu
este gsit.
O referint nu este valid.
Prin eliminarea unor celule
este posibil ca referintele s se
deprecieze.
Sunt probleme cu un numr
Apare de obicei atunci cnd se
dintr-o functie sau formul.
trece o valoare nenumeric pentru
un argument numeric sau cnd o
functie iterativ nu poate ajunge
la un rezultat.
Intersectia a dou domenii
Apare frecvent atunci cnd se
este vid.
omite virgula la specificarea unei
reuniuni de domenii.

Observatie. Pentru o discutie mai ampl a cazurilor de aparitie a valorilor de eroare se vor studia
intrrile corespunztoare din Microsoft Excel Help.
Tiprirea
Operatiunea de tiprire a foilor de calcul este, de regul, punctul final al crerii unui document
Excel. ntr-o lume a vizualului, cum este cea n care trim, aspectul final al documentului tiprit este
foarte important, cu implicatii decisive n comunicarea informatiilor. Din acest considerent,
Microsoft Excel dispune de un mecanism suficient de complex dedicat operatiunii de tiprire.
Este ns de mentionat c tot mai multe caiete Excel sunt proiectate pentru lucrul on-line,
eventual pentru postarea ca document Web, ceea ce nu exclude total tiprirea lui n diferite faze de
utilizare.
Pentru a ajunge la un document tiprit este recomandat s se parcurg etapele:
formarea documentului pe ecran,
adugarea de anteturi si picioare de pagin,
repetarea titlurilor pe fiecare pagin,
stabilirea formatului hrtiei,
previzualizarea documentului si ajustarea marginilor hrtiei,
verificarea salturilor de pagin.
Dintre aceste etape, prima este obiectul sectiunilor precedente. Toate celelalte etape sunt
efectuate cu instrumentele descrise n acest capitol.
Prezentarea urmeaz mai degrab scopurile urmrite si nu ncearc explicarea exhaustiv a
casetelor de dialog implicate. Trebuie avut n vedere c tiprirea se efectueaz cam n aceeasi
parametri n toate aplicatiile din Microsoft Office si procedurile deprinse ntr-o aplicatie (de
exemplu Microsoft Word) rmn, n mare parte, valabile si aici.
19.
Vizualizarea documentului
Exist trei moduri de vizualizare a unei foi de calcul, fiecare oferind avantaje n anumite etape
ale proiectrii documentului. Trecerea de la un mod de vizualizare la altul se efectueaz usor si
anumite operatiuni impun selectarea unui mod anumit de vizualizare. Utilizarea tuturora este
necesar doar n operatiunile premergtoare tipririi.

Normal view este modul implicit de vizualizare, cel mai bun pentru
proiectarea foilor de calcul. Comanda de trecere este Normal din meniul View.

Print preview este modul n care se afiseaz imagini ale paginilor tiprite.
Pe lng posibilitatea de a avea imaginea complet a foii, sunt permise modificarea marginilor
hrtiei. Comanda de trecere este Print Preview din meniul File sau unealta sinonim.

Page break preview permite ajustarea rapid a zonei tiprite ca si a

ruperilor de pagin.
Observatie. Chiar documentele care arat bine pe ecran pot s nu produc o imagine perfect
atunci cnd sunt tiprite. Se va acorda o mare atentie culorilor utilizate (mai ales la tiprirea pe o
imprimant alb-negru) si gruprii informatiilor pe pagini.
20.
Anteturi si picioare de pagin
Pentru tiprirea numerelor de pagin, nsotite sau nu de explicatii suplimentare (de regul titlul
documentului), se utilizeaz anteturi si picioare de pagin. Acestea nu trebuie s fie confundate, n
tiprirea foilor de calcul, cu titluri existente pe foaia de calcul (cum era situatia de la documentele
Word unde anteturile/subsolurile pot fi vizibile n timpul editrii). Informatiile din antet/picior de
pagin sunt pstrate separat de caietul Excel si apar doar la tiprire sau la vizualizarea paginii
tiprite (print preview).
Se pot utiliza anteturi si picioare de pagin predefinite de mediul Excel (cu informatiile uzuale:
numrul paginii, titlul foii de calcul, data etc.) sau se pot crea anteturi/subsoluri personale, desi
trebuie precizat c formatarea acestora nu se poate efectua la nivelul documentelor Word.

Dialogul principal de creare a anteturilor/picioarelor de pagin este fisa Page Setup

Header/Footer, afisat prin succesiunea de comenzi File Page Setup fisa Header/Footer.
Dialogul este prezentat n figura urmtoare.
n listele derulante Header, pentru antet, si Footer, pentru piciorul de pagin, se pot selecta
intrrile predefinite de mediul Excel.
Pentru crearea unor anteturi/subsoluri personalizate, se actioneaz butoanele Custom Header si,
respectiv, Custom Footer. Dialogul afisat (similar n ambele situatii) contine o serie de unelte
pentru inserarea numrului de pagin, numrului total de pagini, a datei, orei etc. si o succesiune de
trei zone reprezentnd partea aliniat n stnga foii, partea central si partea aliniat n dreapta foii
tiprite. Prin combinarea celor trei zone utilizatorul poate ssi creeze structura dorit de antet sau
picior de pagin. Este de retinut c prin utilizarea uneltei Font (reprezentat grafic prin litera A) se
poate interveni asupra formatrii textului selectat n antet/picior.
21.
Etichete de linii/coloane
Deoarece listele dintr-o foaie Excel contin de obicei titluri, acestea pot s apar pe toate paginile
care contin elementele listei, dar nu trebuie s fie confundate cu anteturile. Etichetele de liste care se
repet pe fiecare pagin sunt denumite titluri tiprite. Ele nu apar la tiprire dect pe paginile care
urmeaz celei n care apar prima dat (datorit tipririi celulelor care le contin).
Fixarea titlurilor care se repet se realizeaz prin:
1. se activeaz foaia de calcul,
2. Se d comanda Page Setup din meniul File si se activeaz fisa Sheet.
3. Pentru repetarea etichetelor de coloane, se indic liniile care contin aceste etichete n Rows to
repeat at top.
4. Pentru repetarea etichetelor de linii, se indic coloanele care contin aceste etichete n
Columns to repeat at left.
Observatie. Pentru un aspect explicit al paginilor tiprite este necesar uneori ca anumite tiluri s
fie copiate n mai multe locuri de pe foaia de calcul, pentru a aprea la tiprire.

Fisa Sheet din dialogul Page Setup este artat n figura urmtoare. Celelalte zone din acest
dialog sunt explicate n continuare.
n grupul Print, prin marcarea casetelor de control respective, se obtine tiprirea:
grilei de pe foaia de calcul (optiunea Gridlines);
anteturile de linii si coloane 1, 2, 3 si A, B, C (optiunea Row and column headings);
alb si negru (optiunea Black and white), util la tiprirea pe imprimante necolor, cu mentiunea
c, n lipsa acestei optiuni, culorile sunt aproximate prin tonuri de gri la tiprirea pe imprimante albnegru;
n conditii economice (optiunea Draft), ceeea ce reduce calitatea graficii prin utilizarea unei
cantitti reduse de toner sau de cerneal. Optiunea poate fi acoperit de optiunile alese la stabilirea
parametrilor imprimantei.
n grupul Page order se fixeaz ordinea n care se formeaz paginile tiprite din informatia foii
de calcul. Imaginea din dreapta, dependent de optiunea selectat, vizualizeaz ordinea stabilit.
22.
Stabilirea domeniului care este tiprit
Prin modul de operare si structurare a foii de calcul, sunt situatii n care nu se doreste tiprirea
ntregii foi de calcul deoarece anumite domenii ale acesteia contin date intermediare, rezultate
partiale etc. n asemenea situatii este disponibil mecanismul de fixare a zonei tiprite prin:
n meniul View se alege modul de vizualizare Page Break Preview.
se selecteaz n foaia de calcul domeniul care se tipreste.
se alege din meniul contextual, sau din meniul File, comanda Set Print Area.
pentru includerea altor celule n domeniul care se va tipri se selecteaz noile celule si se d
din meniul contextual comanda Add to Print Area.
pentru excluderea unui domeniu din zona de tiprire se selecteaz (n ntregime) si se d
comanda Exclude from Print Area.
n lipsa fixrii explicite a unei zone de tiprit, se consider c aceasta contine cel mai mare
domeniu dreptunghiular care cuprinde toate celulel n care s-au introdus date.
Dialogul Page Setup contine n fisa Sheet un control, Print area, care permite, de asemenea,
stabilirea domeniului care se tipreste.

23.

Formatul hrtiei

Operatiunea premergtoare celei de tiprire efectiv este aceea de stabilire a dimensiunii si

orientrii hrtiei utilizate. Dialogul principal este Page Setup, fisa Page, prezentat n continuare.
n grupul Orientation se marcheaz asezarea hrtiei: Portrait (formatul uzual) sau Landscape
(orientarea rsturnat, n care foaia de hrtie este cu partea mai lung pe orizontal). Optiunea
Landscape este util atunci cnd se doreste tiprirea mai multor coloane pe aceeasi pagin (evident
c vor fi mai putine linii).
Grupul Scaling contine optiunile care permit scalarea domeniului tiprit astfel nct s apar pe
un numr anumit de pagini. Pentru activarea optiunii se marcheaz Fit to, se fixeaz numrul de
pagini pe orizontal n zona page(s) wide by si numrul de pagini pe vertical n caseta tall. Pentru
a umple pagina pe ltime si utiliza cte pagini este nevoie se va completa 1 n pages(s) wide by si
se va lsa necompletat zona tall.
n lista Paper size se va alege formatul de hrtie pe care are loc tiprirea iar n lista Print
quality se va selecta optiunea dorit pentru calitatea imprimrii (o densitate mai mare produce o
tiprire de mai bun calitate).
Zona editabil First page number permite stabilirea numrului de inceput al numerotrii
paginilor (numrul se tipreste n header/footer, dac este stabilit acest fapt).
24.
Ajustarea marginilor hrtiei
Marginile hrtiei se pot fixa fie prin intermediul dialogului specializat, Page Setup, fisa
Margins, fie prin mijloacele disponibile n modul de vizualizare Print Preview.
n primul caz se fixeaz marginile tastnd dimensiunile exacte n zonele corespunztoare.
Top, pentru marginea de sus. Este distanta de la limita superioar a hrtiei la informatia care se
tipreste de pe foaia de calcul.
Header, pentru antet. Este distanta de la limita superioar a hrtiei la antet, distanta indicat
trebuie s fie mai mic dect Top.
Bottom, pentru marginea de jos. Este distanta de la limita inferioar a hrtiei la informatia care
se tipreste de pe foaia de calcul.
Footer, pentru piciorul de pagin. Este distanta de la limita inferioar a hrtiei la piciorul de
pagin, distanta indicat trebuie s fie mai mic dect Bottom.
Left, pentru marginea din stnga.
Right, pentru marginea din dreapta.
Dialogul este prezentat n continuare.

Grupul Center on page permite, prin selectarea optiunilor corespunztoare, centrarea orizontal
si/sau vertical a informatiei tiprite n raport cu marginile Left, Right, Top si Bottom.
n cazul unor modificri minore, datorate diferentelor dintre ltimea coloanelor foii de calcul si
dimensiunile hrtiei, acestea se pot rezolva n Print Preview. Actionnd butonul Margins se
afiseaz liniile care marcheaz marginile stabilite ale hrtiei, linii dotate cu mnere de tragere. Prin
drag-and-drop se pot deplasa marginile astfel nct pagina de hrtie s cuprind informatiile dorite.
25.
Salturile de pagin
n Page Break Preview sunt vizualizate domeniile care se tipresc si sunt figurate prin linii
salturile de pagin. ntre acestea se diferentiaz dou categorii
cele stabilite n mod automat (linii albastre punctate) si
cele stabilite de utilizator (linii albastre pline).
Utilizatorul poate stabili un salt de pagin prin comanda Insert Page Break. naintea acestei
comenzi se va selecta un antet de linie (pentru un salt de pagin orizontal) sau un antet de coloan
(pentru un salt de pagin vertical). Saltul de pagin este introdus deasupra liniei selectate sau la
stnga coloanei selectate.
Deplasarea salturilor de pagin se efectueaz prin operatiunea de drag-and-drop n Page Break
Preview si este necesar pentru pstrarea, pe ct posibil, a unittii informatiilor. n cazul deplasrii
salturilor de pagin este posibil s aib loc o scalare automat a datelor tiprite pentru a ncpea pe
o pagin de hrtie. Deplasarea manual a salturilor de pagin poate produce diferente inestetice
ntre paginile documentului tiprit, prin urmare nu se va abuza de acest procedeu.
26.
Operatiunea de tiprire
Dup ce documentul a fost completat si s-au parcurs etapele de definitivare a aspectului
documentului tiprit, comanda care produce imaginea binar accesibil imprimantei si o trimite
acesteia este Print din meniul File.

Se afiseaz dialogul File Print, din care se prezint doar zonele de interes. Restul sunt similare
dialogurilor de tiprire din aplicatiile Windows si contin controale pentru alegerea imprimantei si
accesul la dialogurile specifice acesteia.

Marcarea zonei de control Print to file produce doar imaginea binar a documentului tiprit (de
regul este un fisier cu dimensiuni apreciabile) si care poate fi transmis ulterior imprimantei prin
comanda DOS de copiere binar (Copy /b nume-fisier PRN). Numelui fisierului binar este dat de
utilizator ntr-un dialog suplimentar si are, de regul, extensia .prn.
n grupul Print range se opteaz ntre tiprirea tuturor paginilor (All) sau doar a anumitor pagini
indicate prin selectarea optiunii Page(s) si fixarea numerelor de pagin de nceput (From) si de
sfrsit (To).
Grupul Print what selecteaz ce anume se tipreste: zona selectat n foaia de calcul activ
(Selection), foile active (Active sheet(s)) sau ntregul caiet Excel (Entire workbook).
Numrul de copii tiprite se fixeaz n zona Number of copies. Modul de repetare este influentat
de controlul Collate. Marcarea acestuia produce o nou copie dup ce s-a terminat tiprirea
precedentei copii. Nemarcarea zonei de control Collate produce repetarea fiecrei pagini de
numrul de ori specificat.
Observatie. Operatiunea de tiprire efectiv este dependent si de setrile stabilite pentru
imprimanta utilizat.