Portaria n 011-SEF, de 17 Out 1995

APROVA AS NORMAS PARA ARQUIVAMENTO E DESTRUIO DE

DOCUMENTOS CONTABEIS E FINANCEIROS

O SECRETARIO DE ECONOMIA E FINANAS, de acordo com os artigos 92 e 94 das

Instrues Gerais para Correspondncia, Publicaes e Atos Normativos no
Ministrio do Exrcito - IG 10-42, aprovadas pela Portaria Ministerial Nr 433, de 24
de agosto de 1994.
RESOLVE:

Art. 1 Aprovar as "Normas para Arquivamento e Destruio de Documentos

Contbeis e Financeiros", que com esta baixa.
Art.

Revogar

Portaria

013-SEF

de

16

setembro

de

1983.

Art. 3 Determinar que a presente Portaria entre em vigor na data de sua

publicao.
Gen Ex JOUBERT DE OLIVEIRA BRIZIDA
Secretrio de Economia e Finanas

NORMAS PARA ARQUIVAMENTO E DESTRUIO DE DOCUMENTOS

CONTBEIS FINANCEIROS.
Da Finalidade
Art. 1 - As presentes Normas tem como finalidade regular, no mbito do Ministrio
do Exrcito e de suas entidades vinculadas, o prazo durante o qual devero
permanecer arquivados os documentos contbeis e financeiros das Unidades
Gestoras (UG), bem como orientar a sua destruio.
Do Arquivamento de Documentos
Art. 2 - A documentao contbil e financeira correspondente prestao de
contas mensal e a relativa a licitaes e contratos, bem como a apresentada pelos
fornecedores para cadastro e habilitao no Sistema de Cadastramento Unificado
de Fornecedores (SICAF), dever permanecer arquivada na UG por um prazo no
inferior a 05(cinco) anos, a contar da data do julgamento "Regular" e "Regular com
Ressalva" da respectiva Tomada de Contas Anual (TCA) pelo Tribunal de Contas da
Unio (TCU), com a quitao dos responsveis.
1 - A documentao relativa as contas julgadas -Irregulares- pelo TCU
permanecer na UG, aguardando orientao da Diretoria de Auditoria (D Aud) de
como proceder para o seu arquivamento.
2 - No caso de ocorrer reviso de TCA, o prazo fixado neste artigo ser contado
da data da publicao, no Dirio Oficial da Unio (DOU), da quitao
correspondente.

Art. 3 - Dever permanecer arquivada na Inspetoria de Contabilidade e Finanas

do Exrcito (ICFEx) e nas UG, a documentao citada no artigo anterior, cuja TCA
no tenha ainda sido julgada pelo TCU, no importando o exerccio financeiro a que
se refira.
Da Destruio de Documentos
Art. 4 - As ICFEx ficam autorizadas a destruir a documentao a que se refere o
Art 2 destas Normas, to logo a respectiva TCA seja julgada "Regular" ou "Regular
com
Ressalva"
pelo
TCU.
Pargrafo nico - A documentao relativa s contas julgadas "Irregulares" pelo
TCU permanecer na ICFEx, aguardando orientaes da D aud sobre os
procedimentos para o seu arquivamento.
Art. 5 - As UG ficam autorizadas a destruir a documentao a que se refere o Art
2" destas Normas observado o prescrito no Art 50, aps cumpridos os prazos e as
condies estabelecidas nestas Normas, a menos que recebam. em tempo hbil.
determinao em contrrio.
Art. 6 -A documentao correspondente a comprovantes de recolhimento de
encargos sociais (INSS, FGTS, etc) no poder ser destruda, devendo ser
rearquivada em pastas prprias, com vistas a garantir a necessria comprovao
futura dos recolhimentos efetuados, e resguardar os interesses dos respectivos
contribuintes e do Ministrio do Exrcito (MEx).
Art. 7 - A D Aud dever manter em seus arquivos as vias das TCA recebidas por
um prazo no inferior a 05(cinco) anos, contado da data em que a TCA for julgada
pelo TCU.
Art. 8 - A destruio da documentao poder ser feita por qualquer processo
(picotagem, triturao, incinerao, etc), devendo tal fato ser publicado em Boletim
Interno (BI) da ICFEx/D Aud/UG, conforme o caso.

Das Prescries Diversas

Art. 9 - A D Aud, ao tomar conhecimento da aprovao de TCA pelo TCU, dever

informar diretamente UG interessada, bem como respectiva ICFEx de
vinculao.
Pargrafo nico - Nos casos em que houver recomendaes ou determinaes do
TCU para as UG, a D Aud remeter para a ICFEx e UG cpia do expediente daquela
Egrgia Corte de Contas.
Art. 10 - Em caso de dvida sobre a data a partir da qual poder destruir a
documentao a que refere as presentes Normas, a UG dever consultar sua
ICFEx de vinculao, e esta, se for o caso, consultar a D Aud.
Art.11 - As entidades vinculadas ao Ministrio do Exrcito (Indstria de Material
Blico do Brasil -IMBEL, Fundao Habitacional do Exrcito - FHE, Fundao Osrio
- FO e Fundo do Exrcito - FEx) obedecero as presentes Normas, no que couber, e
em conformidade com a legislao prpria de cada uma dessas entidades.

Art. 12 - Os casos omissos nas presentes Normas sero solucionados pelo

Secretrio de Economia e Finanas.