Generaliti despre utilizarea modulelor funcionale ale

sistemului SAP
1

Structura organizatoric i datele de baz ale modulului contabilitate

financiar (FI)

nainte de a trece la prezentarea noiunilor ce caracterizeaz structura organizatoric i

datele de baz ale modulelor SAP, trebuie menionat faptul c sunt necesare cunotine
minime de contabilitate pentru o mai bun nelegere a proceselor de afaceri ce sunt
descrise n cadrul acestor module.
Principalul rol al modulului Contabilitate General este acela de a furniza o imagine
complet asupra tuturor operaiunilor contabile i de a asigura instrumentele necesare
n vederea raportrii externe. Toate celelalte modulele ale sistemului SAP se regsesc,
ca imagine contabil, n modulul de Contabilitate Carte Mare, prin nregistrarea indirect
n conturi contabile, pe baza contrilor automate configurate la nivelul fiecrui modul.
nregistrrile fcute n sistemul SAP se bazeaz pe "principiul documentului". Aceasta
nseamn c fiecare operaiune contabil este stocat sub forma unui document care
rmne n sistem pn la arhivarea acestuia.

1.1 Configurarea structurii organizatorice

Modulul FI din SAP prezint urmtoarele elemente organizatorice: companie & cod de
companie, domeniul de activitate, planul de conturi, domeniu gestiune fonduri. n
continuare vor fi detaliate aceste noiuni absolut necesare configurrii structurii
organizatorice.
Codul de companie este cea mai mic unitate organizaional la nivelul creia se pot
obine toate situaiile financiare relevante unei raportri externe (Balana de verificare,
Bilan, Jurnale de TVA, etc.). Un cod de companie poate fi o companie dintr-un grup
corporativ, astfel n sistemul SAP pot exista unul sau mai multe coduri de companie, la
nivelul crora se poate realiza o consolidare a conturilor (ex. cod companie 1000 pentru
Universitatea UPG).
Segmentele de afaceri n care este divizat o ntreprindere/universitate pot fi
reprezentate n SAP prin intermediul domeniilor de activitate (puncte de lucru). Acestea
ofer un nivel suplimentar de raportare pentru entitate. Referindu-ne la o universitate,
exemple de domenii de activitate pot fi: 1000 Venituri proprii, 2000 Finanarea de
baz, 3000 Cercetare etc.
Planul de conturi cuprinde toate datele de baz (conturi de Carte Mare) care sunt
utilizate n cadrul unui cod de companie sau al mai multora. Pentru fiecare dat de baz
de Carte Mare (CM), planul de conturi conine numrul i denumirea contului, precum

i setri referitoare la controlul contului (prin acestea se stabilesc regulile de nregistrare

n momentul utilizrii acestuia).
Grupul de conturi determin caracteristici care controleaz crearea datelor de baz de
Carte Mare (conturi). Un cont de CM definit n segmentul de cod de companie conine
informaii specifice numai codului de companie; acestea controleaz introducerea
datelor n acest cont i modul de administrare a contului.
Domeniul de gestiune fonduri este o unitate organizatoric n cadrul structurilor
contabile care organizeaz afacerea din punct de vedere al gestionrii bugetelor i al
managementului fondurilor.

1.2 Date de baz n modulul FI

Contabilitatea financiar este reprezentat n SAP prin modulul FI i se bazeaz pe un
registru principal (Registrul Cartea Mare) i registrele secundare (Furnizorii, Clienii i
Imobilizri). Legtura dintre aceste registre este realizat prin intermediul conturilor de
contact care n sistemul SAP mai sunt denumite i conturi de reconciliere. Acestea
sunt conturi din Registrul Cartea Mare cu caracteristici diferite de cele ale conturilor
curente. O diferen o constituie n principal faptul c nu este posibil s se efectueze
nregistrri direct n aceste conturi. Tipurile de conturi de reconciliere sunt: A (conturi
mijloace fixe), K (conturi de furnizori), D (conturi de clieni).
Conturile de furnizori/clieni sunt date de baz folosite n cadrul Contabilitii
Furnizorilor/Clienilor. Pentru fiecare furnizor/client definit n sistem trebuie creat o
dat de baz (un cont de furnizor/client). Toate operaiunile cu furnizori/clieni sunt
nregistrate prin intermediul acestor date de baz. n acest fel, este actualizat att fia
furnizorului/clientului (registrul de furnizori/clieni), ct i registrul general (registrul
Carte Mare), prin intermediul contului de reconciliere asociat contului de furnizor/client.
Prin stocarea datelor de baz la nivel central, aceste informaii nu trebuie introduse
dect o singur dat n sistem, evitnd astfel inconsistenele.
Datele de baz generale utilizate n modulul FI sunt urmtoarele:
- anul fiscal i perioada de nregistrare (un an fiscal are mai multe perioade de
nregistrare;
- tipuri de documente i game de numere (ex. tipuri de document definite n
sistem: KR Factura furnizor, DR Factura client, SA Note contabile diverse);
- cheile de nregistrare (controleaz modul de nregistrare a unui document,
precum i modul de prelucrare ulterioar a acestuia. Ele stabilesc dac un cont
va fi nregistrat pe debit sau pe credit i tipul de cont care poate fi nregistrat (de
client, furnizor, mijloace fixe, etc.).
- codurile de TVA (Tipurile individuale de TVA sunt difereniate n sistem cu
ajutorul unor coduri fiscale. Caracteristicile stabilite pentru textul codului
cuprind toate informaiile necesare pentru nregistrarea TVA felul taxei (tax

de plat, impozit de ncasat. Spre exemplu, codul de TVA B1 se va folosi pentru:

Vnzri de bunuri 24%, D1 pentru Achiziii de bunuri 24%).

1.3 Configurarea proceselor i a datelor de baz n modulul FI

Activitatea de configurare permite consultantului/user-ului s personalizeze diverse
tranzacii, s-i creeze structuri proprii cu privire la datele de baz ale partenerilor, s
afieze sau s ascund diverse cmpuri n funcie de necesiti, s creeze game de
numere distincte pentru diverse funcionaliti ale sistemului, etc.
Pentru a putea configura datele de baz n modulul FI se utilizeaz tranzacia SPRO,
alegnd apoi opiunea Contabilitate financiar, Setri de baz pentru contabilitatea
financiar i varianta:
- Registre, An fiscal i perioade de nregistrare pentru configurarea anului fiscal i
al perioadelor de nregistrare.
Exemplu: alocarea unui cod de companie la o variant de an fiscal. Procedura
const n doi pai: a) se acceseaz tranzacia SPRO, Contabilitate financiar,
Setri de baz pentru contabilitatea financiar, Registre, An fiscal i perioade de
nregistrare, Alocare Cod Companie la Variant An fiscal; b) se alege varianta
dorit pentru codul de companie corespunztor, se salveaz i se ajunge n
ecranul principal.
- Document, Tipuri document, Definire tipuri de documente pentru imagine
intrare date, respectiv Game numerice document, Definire game numerice
pentru imagine intrare date dac se dorete configurarea tipurilor de
documente, respectiv a altor game de numere.
- Document, Definire chei nregistrare dac se dorete configurarea cheilor de
nregistrare.
- Tax pe vnzri/achiziii, Calcul, Definire coduri tax pentru vnzri i achiziii
pentru configurarea codurilor de TVA.

Structura organizatoric i datele de baz ale modulului gestiunea

fondurilor (FM)

Modulul de Gestiune Fonduri (FM) asigur gestionarea eficient a resurselor financiare

ale universitilor. Acest modul are rolul de a urmri bugetele, de la introducerea
acestora n sistem i pn la obinerea raportrilor finale. Astfel, n decursul unui an
financiar sunt luate n considerare veniturile i cheltuielile ocazionate de universitate
pentru desfurarea activitii pe surse de finanare.

2.1 Datele de baz n modulul FM

Datele de baz reprezint informaia care rmne aceeai o perioad ndelungat de
timp. Informaiile coninute de datele de baz sunt utilizate frecvent i n aceeai form
de fiecare dat.
Datele de baz sunt utilizate n tranzaciile efectuate periodic pentru a surprinde din
punct de vedere economic activitile desfurate n cadrul unei universiti. Pentru
modulul destinat Gestiunii Fondurilor s-au identificat urmtoarele date de baz
necesare pentru a surprinde procesele economice aferente:
- Poziia financiar element aferent clasificaiei economice, reprezint articolele
bugetare i este utilizat pentru detalierea veniturilor i cheltuielilor dup tip
(10.01.01 Salarii de baz, 10.01.02 Salarii de merit, 10.01.03 Indemnizaii
de conducere, 10.01.04 Spor de vechime);
- Fondul element aferent sursei de finanare conform clasificaiei surselor,
utilizat pentru identificarea originii disponibilitilor bneti alocate efecturii
unor cheltuieli (ex. venituri proprii, finanare de baz, cercetare etc.);
- Centrul de fond reprezint o structur organizaional, grupat pe
departamente, faculti, arii de responsabilitate. n funcie de necesitile
activitilor desfurate de universiti, centrele de fonduri mpreun cu fondul
sunt utilizate pentru identificarea surselor de finanare, ntre ele existnd o
relaie de 1 :1 (ex. - VP nvmnt Universitar, Sponsorizri, Tipografie etc.);
- Domeniul funcional reprezint o structur de identificare din punct de vedere
funcional al cheltuielilor efectuate. n cadrul universitilor se utilizeaz pentru
o identificare din punct de vedere organizaional a cheltuielilor, domeniile
funcionale reprezentnd catedre, departamente, cmine, ateliere, etc.(ex.
Departamentul ITIMF).
n tranzaciile utilizate pentru introducerea bugetelor i pentru nregistrarea diferitelor
procese economice se folosesc combinaii de poziii financiare (articole bugetare),
fonduri i centre de fonduri (surse), domenii funcionale, fapt ce duc la rapoarte care
conin informaii ct mai detaliate despre natura i destinaia cheltuielilor efectuate,
precum i a disponibilitilor bneti utilizate n ocazionarea cheltuielilor.
Datele de baz sunt utilizate i pentru procesul ALOP (Angajare, Lichidare, Ordonanare,
Plat) specific instituiilor publice.

2.2 Configurarea proceselor i a datelor de baz n modulul FM

Pentru a stabili ce parametri s fie completai obligatoriu sau opional i care dintre
cmpuri s fie ascunse, ecranele pentru crearea, modificarea i afiarea datelor de baz
pot fi configurate din meniul de configurare.
Un exemplu de configurare pentru poziii financiare este prezentat n figura 1.1, folosind
tranzacia SPRO i urmnd paii indicai n figur.

Fig. 1.1. Editare ir de selecie cmp pentru poziii financiare

Asemntor, se pot configura conform cerinelor utilizatorului i celelalte date de baz
ale modulului FM i anume: fondul, centrul de fond i domeniul funcional.

2.3 Crearea, modificarea, tergerea datelor de baz

Asupra datelor de baz se pot efectua operaii de creare, modificare, afiare i tergere.
n continuare aceste operaii sunt exemplificate asupra poziiei financiare.
Astfel, pentru crearea unei poziii financiare se utilizeaz tranzacia FMCIA (conform
figurii 1.2), se introduce codul articolului bugetar, se introduc parametrii de funcionare,
se salveaz modificrile efectuate, iar n caz de succes sistemul va afia un mesaj de
confirmare.

Fig. 1.2. Crearea unei poziii financiare

Pentru afiarea unei poziii financiare se utilizeaz aceeai tranzacie FMCIA - Prelucrare
individual sau tranzacia FMCIC Afiare (figura 1.3).

Fig. 1.3. Afiarea unei poziii financiare

tergerea unui articol bugetar este posibil doar n situaia n care pe acesta nu s-au
nregistrat date din operaiuni economice. Pentru tergere se utilizeaz tranzacia:
FMCIA, introducnd codul articolului bugetar i confirmnd tergerea.
n mod asemntor se pot efectua operaii de creare, afiare, tergere, modificare i
asupra celorlalte date de baz ale modului FM: fond, centru de fond, domeniul
funcional (Tabelul 1).
Tabelul 1. Tranzaciile asociate operaiilor asupra datelor de baz n modulul FM
Date de baz

Operaie
asupra
datelor de baz
Creare
tergere
Afiare
Modificare

Fond
FM51
FM5U
FM5S
FM5U

Centru de fond
FMSA
FMSB
FMSC
FMSB

Domeniul
funcional
FM_FUNCTION
FM_FUNCTION
FM_FUNCTION
FM_FUNCTION

Se observ c pentru operarea asupra domeniului funcional tranzacia este unic

(FM_FUNCTION), dar se opteaz pentru creare, modificare, afiare, respectiv tergere
din meniul sesiunii de lucru.

Date de baz furnizori i clieni

3.1 Date de baz furnizori/creditori

Conturile de furnizori sunt date de baz folosite n cadrul Contabilitii Furnizorilor.
Pentru fiecare furnizor definit n sistem trebuie creat o dat de baz (un cont de
furnizor). Toate operaiunile cu furnizori sunt nregistrate prin intermediul acestor date
de baz. n acest fel, este actualizat att fia furnizorului (registrul de furnizori), ct i
registrul general (registrul Carte Mare), prin intermediul contului de reconciliere asociat
contului de furnizor. Datele de baza furnizori/creditori sunt folosite nu numai n modulul
FI, ci i n modulul MM. Asupra unui cont de furnizor se pot efectua operaii de creare,
modificare, afiare, afiare modificri, blocare/deblocare, setare indicator tergere,
pentru fiecare astfel de operaie fiind responsabil o anumit tranzacie (FK01, FK02,
FK03, FK04, FK05, FK06). n mediul SAP, se alege urmeaz calea: Contabilitate,
Contabilitate financiar, Furnizori, nregistrri de baz, iar de aici se alege tranzacia
necesar operrii respective.

3.2 Date de baz clieni/debitori

Datele de baz clieni/debitori conin informaii care controleaz modul de nregistrare
i de procesare a tuturor operaiunilor economice care au legtur cu un client/debitor.
Ele sunt folosite nu numai n modulul FI, ci i n modulul Vnzri i Distribuie (SD).
Asupra unui cont de client/debitor se pot efectua operaii de creare, modificare, afiare,
afiare modificri, blocare/deblocare, setare indicator tergere, pentru fiecare astfel de
operaie fiind responsabil o anumit tranzacie (FD01, FD02, FD03, FD04, FD05, FD06).
n meniul SAP se urmeaz calea: Contabilitate, Contabilitate financiar, Clieni,
nregistrri de baz, iar apoi se alege tranzacia solicitat pentru efectuarea operaiei
dorite asupra clientului selectat.

Teste de autoevaluare

1.Care sunt registrele secundare reprezentate n modulul FI din SAP?

a.
Registrul Carte Mare, Registrul Furnizori i registrul Clieni;
b.
Registrul Furnizori, Registrul Clieni i Registrul Imobilizri;
c.
Registrul Furnizori, Registrul Clieni i Registrul Creditori.
2. Tranzacia folosit pentru configurarea datelor de baz este:
a.
SPRO;
b.
FK01;
c.
FM_FUNCTION.
3. Tipul de document specificat n sistemul SAP ca fiind KR este:
a.
o factur a unui furnizor;
b.
o factur a unui client;
c.
o not contabil.

Rspunsurile testelor de autoevaluare

Bibliografie/webografie

1-b, 2-a, 3-a

1. Suport de curs. Structura organizatoric i date de baz n

modulul FI. Generaliti, documentaie proiect
POSDRU/86/1.2/S/62689, 2012
2. Suport de curs. Date de baz n Gestiunea Fondurilor,
documentaie proiect POSDRU/86/1.2/S/62689, 2012
3. Suport de curs. Date de baz furnizori/creditori, documentaie
proiect POSDRU/86/1.2/S/62689, 2012
4. Suport de curs. Date de baz clieni/debitori, documentaie
proiect POSDRU/86/1.2/S/62689, 2012