Sunteți pe pagina 1din 7

Generalități despre utilizarea modulelor funcționale ale sistemului SAP

  • 1 Structura organizatorică și datele de bază ale modulului contabilitate financiară (FI)

Înainte de a trece la prezentarea noțiunilor ce caracterizează structura organizatorică și datele de bază ale modulelor SAP, trebuie menționat faptul că sunt necesare cunoștințe minime de contabilitate pentru o mai bună înțelegere a proceselor de afaceri ce sunt descrise în cadrul acestor module. Principalul rol al modulului Contabilitate Generală este acela de a furniza o imagine completă asupra tuturor operațiunilor contabile și de a asigura instrumentele necesare în vederea raportării externe. Toate celelalte modulele ale sistemului SAP se regăsesc, ca imagine contabilă, în modulul de Contabilitate Carte Mare, prin înregistrarea indirectă în conturi contabile, pe baza contărilor automate configurate la nivelul fiecărui modul. Înregistrările făcute în sistemul SAP se bazează pe "principiul documentului". Aceasta înseamnă că fiecare operațiune contabilă este stocată sub forma unui document care rămâne în sistem până la arhivarea acestuia.

  • 1.1 Configurarea structurii organizatorice

Modulul FI din SAP prezintă următoarele elemente organizatorice: companie & cod de companie, domeniul de activitate, planul de conturi, domeniu gestiune fonduri. În continuare vor fi detaliate aceste noțiuni absolut necesare configurării structurii organizatorice. Codul de companie este cea mai mică unitate organizațională la nivelul căreia se pot obține toate situațiile financiare relevante unei raportări externe (Balanța de verificare, Bilanț, Jurnale de TVA, etc.). Un cod de companie poate fi o companie dintr-un grup corporativ, astfel în sistemul SAP pot exista unul sau mai multe coduri de companie, la nivelul cărora se poate realiza o consolidare a conturilor (ex. cod companie 1000 pentru Universitatea UPG). Segmentele de afaceri în care este divizată o întreprindere/universitate pot fi reprezentate în SAP prin intermediul domeniilor de activitate (puncte de lucru). Acestea oferă un nivel suplimentar de raportare pentru entitate. Referindu-ne la o universitate, exemple de domenii de activitate pot fi: 1000 Venituri proprii, 2000 Finanțarea de bază, 3000 Cercetare etc. Planul de conturi cuprinde toate datele de bază (conturi de Carte Mare) care sunt utilizate în cadrul unui cod de companie sau al mai multora. Pentru fiecare dată de bază de Carte Mare (CM), planul de conturi conține numărul și denumirea contului, precum

și setări referitoare la controlul contului (prin acestea se stabilesc regulile de înregistrare în momentul utilizării acestuia). Grupul de conturi determină caracteristici care controlează crearea datelor de bază de Carte Mare (conturi). Un cont de CM definit în segmentul de cod de companie conține informații specifice numai codului de companie; acestea controlează introducerea datelor în acest cont și modul de administrare a contului. Domeniul de gestiune fonduri este o unitate organizatorică în cadrul structurilor contabile care organizează afacerea din punct de vedere al gestionării bugetelor și al managementului fondurilor.

  • 1.2 Date de bază în modulul FI

Contabilitatea financiară este reprezentată în SAP prin modulul FI și se bazează pe un registru principal (Registrul Cartea Mare) și registrele secundare (Furnizorii, Clienții și Imobilizări). Legătura dintre aceste registre este realizată prin intermediul conturilor de „contact” care în sistemul SAP mai sunt denumite și „conturi de reconciliere”. Acestea sunt conturi din Registrul Cartea Mare cu caracteristici diferite de cele ale conturilor curente. O diferență o constituie în principal faptul că nu este posibil să se efectueze înregistrări direct în aceste conturi. Tipurile de conturi de reconciliere sunt: A (conturi mijloace fixe), K (conturi de furnizori), D (conturi de clienți). Conturile de furnizori/clienți sunt date de bază folosite în cadrul Contabilității Furnizorilor/Clienților. Pentru fiecare furnizor/client definit în sistem trebuie creată o dată de bază (un cont de furnizor/client). Toate operațiunile cu furnizori/clienți sunt înregistrate prin intermediul acestor date de bază. În acest fel, este actualizată atât fișa furnizorului/clientului (registrul de furnizori/clienți), cât și registrul general (registrul Carte Mare), prin intermediul contului de reconciliere asociat contului de furnizor/client. Prin stocarea datelor de bază la nivel central, aceste informații nu trebuie introduse decât o singură dată în sistem, evitând astfel inconsistențele.

Datele de bază generale utilizate în modulul FI sunt următoarele:

  • - anul fiscal și perioada de înregistrare (un an fiscal are mai multe perioade de înregistrare;

  • - tipuri de documente și game de numere (ex. tipuri de document definite în sistem: KR Factura furnizor, DR Factura client, SA Note contabile diverse);

  • - cheile de înregistrare (controlează modul de înregistrare a unui document, precum și modul de prelucrare ulterioară a acestuia. Ele stabilesc dacă un cont va fi înregistrat pe debit sau pe credit și tipul de cont care poate fi înregistrat (de client, furnizor, mijloace fixe, etc.).

  • - codurile de TVA (Tipurile individuale de TVA sunt diferențiate în sistem cu ajutorul unor coduri fiscale. Caracteristicile stabilite pentru textul codului cuprind toate informațiile necesare pentru înregistrarea TVA felul taxei (taxă

de plată, impozit de încasat. Spre exemplu, codul de TVA B1 se va folosi pentru:

Vânzări de bunuri 24%, D1 pentru Achiziții de bunuri 24%).

  • 1.3 Configurarea proceselor și a datelor de bază în modulul FI

Activitatea de configurare permite consultantului/user-ului să personalizeze diverse tranzacții, să-și creeze structuri proprii cu privire la datele de bază ale partenerilor, să afișeze sau să ascundă diverse câmpuri în funcție de necesități, să creeze game de numere distincte pentru diverse funcționalități ale sistemului, etc. Pentru a putea configura datele de bază în modulul FI se utilizează tranzacția SPRO, alegând apoi opțiunea Contabilitate financiară, Setări de bază pentru contabilitatea financiară și varianta:

  • - Registre, An fiscal și perioade de înregistrare pentru configurarea anului fiscal și al perioadelor de înregistrare. Exemplu: alocarea unui cod de companie la o variantă de an fiscal. Procedura constă în doi pași: a) se accesează tranzacția SPRO, Contabilitate financiară, Setări de bază pentru contabilitatea financiară, Registre, An fiscal și perioade de înregistrare, Alocare Cod Companie la Variantă An fiscal; b) se alege varianta dorită pentru codul de companie corespunzător, se salvează și se ajunge în ecranul principal.

    • - Document, Tipuri document, Definire tipuri de documente pentru imagine intrare date, respectiv Game numerice document, Definire game numerice pentru imagine intrare date dacă se dorește configurarea tipurilor de documente, respectiv a altor game de numere.

    • - Document, Definire chei înregistrare dacă se dorește configurarea cheilor de înregistrare.

    • - Taxă pe vânzări/achiziţii, Calcul, Definire coduri taxă pentru vânzări şi achiziţii pentru configurarea codurilor de TVA.

  • 2 Structura organizatorică și datele de bază ale modulului gestiunea fondurilor (FM)

Modulul de Gestiune Fonduri (FM) asigură gestionarea eficientă a resurselor financiare ale universităților. Acest modul are rolul de a urmări bugetele, de la introducerea acestora în sistem și până la obținerea raportărilor finale. Astfel, în decursul unui an financiar sunt luate în considerare veniturile și cheltuielile ocazionate de universitate pentru desfășurarea activității pe surse de finanțare.

2.1

Datele de bază în modulul FM

Datele de bază reprezintă informația care rămâne aceeași o perioadă îndelungată de timp. Informațiile conținute de datele de bază sunt utilizate frecvent și în aceeași formă de fiecare dată. Datele de bază sunt utilizate în tranzacțiile efectuate periodic pentru a surprinde din punct de vedere economic activitățile desfășurate în cadrul unei universități. Pentru modulul destinat Gestiunii Fondurilor s-au identificat următoarele date de bază necesare pentru a surprinde procesele economice aferente:

  • - Poziția financiară element aferent clasificației economice, reprezintă articolele bugetare și este utilizat pentru detalierea veniturilor și cheltuielilor după tip (10.01.01 Salarii de bază, 10.01.02 Salarii de merit, 10.01.03 Indemnizații de conducere, 10.01.04 Spor de vechime);

  • - Fondul element aferent sursei de finanțare conform clasificației surselor, utilizat pentru identificarea originii disponibilităților bănești alocate efectuării unor cheltuieli (ex. venituri proprii, finanțare de bază, cercetare etc.);

  • - Centrul de fond reprezintă o structură organizațională, grupată pe departamente, facultăți, arii de responsabilitate. În funcție de necesitățile activităților desfășurate de universități, centrele de fonduri împreună cu fondul sunt utilizate pentru identificarea surselor de finanțare, între ele existând o relație de 1 :1 (ex. - VP Învățământ Universitar, Sponsorizări, Tipografie etc.);

  • - Domeniul funcțional reprezintă o structură de identificare din punct de vedere funcțional al cheltuielilor efectuate. În cadrul universităților se utilizează pentru o identificare din punct de vedere organizațional a cheltuielilor, domeniile funcționale reprezentând catedre, departamente, cămine, ateliere, etc.(ex. Departamentul ITIMF). În tranzacțiile utilizate pentru introducerea bugetelor și pentru înregistrarea diferitelor procese economice se folosesc combinații de poziții financiare (articole bugetare), fonduri și centre de fonduri (surse), domenii funcționale, fapt ce duc la rapoarte care conțin informații cât mai detaliate despre natura și destinația cheltuielilor efectuate, precum și a disponibilităților bănești utilizate în ocazionarea cheltuielilor. Datele de bază sunt utilizate și pentru procesul ALOP (Angajare, Lichidare, Ordonanțare, Plată) specific instituțiilor publice.

    • 2.2 Configurarea proceselor și a datelor de bază în modulul FM

Pentru a stabili ce parametri să fie completați obligatoriu sau opțional și care dintre câmpuri să fie ascunse, ecranele pentru crearea, modificarea și afișarea datelor de bază pot fi configurate din meniul de configurare. Un exemplu de configurare pentru poziții financiare este prezentat în figura 1.1, folosind tranzacția SPRO și urmând pașii indicați în figură.

Fig. 1.1 . – Editare șir de selecție câmp pentru poziții financiare Asemănător, se pot configura

Fig. 1.1. Editare șir de selecție câmp pentru poziții financiare Asemănător, se pot configura conform cerințelor utilizatorului și celelalte date de bază ale modulului FM și anume: fondul, centrul de fond și domeniul funcțional.

  • 2.3 Crearea, modificarea, ștergerea datelor de bază

Asupra datelor de bază se pot efectua operații de creare, modificare, afișare și ștergere. În continuare aceste operații sunt exemplificate asupra poziției financiare. Astfel, pentru crearea unei poziții financiare se utilizează tranzacția FMCIA (conform figurii 1.2), se introduce codul articolului bugetar, se introduc parametrii de funcționare, se salvează modificările efectuate, iar în caz de succes sistemul va afișa un mesaj de confirmare.

Fig. 1.1 . – Editare șir de selecție câmp pentru poziții financiare Asemănător, se pot configura

Fig. 1.2. Crearea unei poziții financiare Pentru afișarea unei poziții financiare se utilizează aceeași tranzacție FMCIA - Prelucrare individuală sau tranzacția FMCIC Afișare (figura 1.3).

Fig. 1.1 . – Editare șir de selecție câmp pentru poziții financiare Asemănător, se pot configura

Fig. 1.3. Afișarea unei poziții financiare Ștergerea unui articol bugetar este posibilă doar în situația în care pe acesta nu s-au înregistrat date din operațiuni economice. Pentru ștergere se utilizează tranzacția:

FMCIA, introducând codul articolului bugetar și confirmând ștergerea. În mod asemănător se pot efectua operații de creare, afișare, ștergere, modificare și asupra celorlalte date de bază ale modului FM: fond, centru de fond, domeniul funcțional (Tabelul 1).

Tabelul 1. Tranzacțiile asociate operațiilor asupra datelor de bază în modulul FM

 

Date de bază

Operație asupra

Fond

Centru de fond

Domeniul

datelor de bază

funcțional

Creare

FM51

FMSA

FM_FUNCTION

Ștergere

FM5U

FMSB

FM_FUNCTION

Afișare

FM5S

FMSC

FM_FUNCTION

Modificare

FM5U

FMSB

FM_FUNCTION

Se observă că pentru operarea asupra domeniului funcțional tranzacția este unică (FM_FUNCTION), dar se optează pentru creare, modificare, afișare, respectiv ștergere din meniul sesiunii de lucru.

  • 3 Date de bază furnizori și clienți

    • 3.1 Date de bază furnizori/creditori

Conturile de furnizori sunt date de bază folosite în cadrul Contabilității Furnizorilor. Pentru fiecare furnizor definit în sistem trebuie creată o dată de bază (un cont de furnizor). Toate operațiunile cu furnizori sunt înregistrate prin intermediul acestor date de bază. În acest fel, este actualizată atât fișa furnizorului (registrul de furnizori), cât și registrul general (registrul Carte Mare), prin intermediul contului de reconciliere asociat contului de furnizor. Datele de baza furnizori/creditori sunt folosite nu numai în modulul FI, ci și în modulul MM. Asupra unui cont de furnizor se pot efectua operații de creare, modificare, afișare, afișare modificări, blocare/deblocare, setare indicator ștergere, pentru fiecare astfel de operație fiind responsabilă o anumită tranzacție (FK01, FK02, FK03, FK04, FK05, FK06). În mediul SAP, se alege urmează calea: Contabilitate, Contabilitate financiară, Furnizori, Înregistrări de bază, iar de aici se alege tranzacția necesară operării respective.

  • 3.2 Date de bază clienți/debitori

Datele de bază clienți/debitori conțin informații care controlează modul de înregistrare și de procesare a tuturor operațiunilor economice care au legătură cu un client/debitor. Ele sunt folosite nu numai în modulul FI, ci și în modulul Vânzări și Distribuție (SD). Asupra unui cont de client/debitor se pot efectua operații de creare, modificare, afișare, afișare modificări, blocare/deblocare, setare indicator ștergere, pentru fiecare astfel de operație fiind responsabilă o anumită tranzacție (FD01, FD02, FD03, FD04, FD05, FD06). În meniul SAP se urmează calea: Contabilitate, Contabilitate financiară, Clienți, Înregistrări de bază, iar apoi se alege tranzacția solicitată pentru efectuarea operației dorite asupra clientului selectat.

4 Teste de autoevaluare 1.Care sunt registrele secundare reprezentate în modulul FI din SAP? a. Registrul
4
Teste de autoevaluare
1.Care sunt registrele secundare reprezentate în modulul FI din SAP?
a.
Registrul Carte Mare, Registrul Furnizori și registrul Clienți;
b.
Registrul Furnizori, Registrul Clienți și Registrul Imobilizări;
c.
Registrul Furnizori, Registrul Clienți și Registrul Creditori.
2. Tranzacția folosită pentru configurarea datelor de bază este:
a.
SPRO;
b.
FK01;
c.
FM_FUNCTION.
3. Tipul de document specificat în sistemul SAP ca fiind KR este:
a.
o factură a unui furnizor;
b.
o factură a unui client;
c.
o notă contabilă.
5
Răspunsurile testelor de autoevaluare
1-b, 2-a, 3-a
6
Bibliografie/webografie
1.
Suport de curs. Structura organizatorică și date de bază în
modulul FI. Generalități, documentație proiect
POSDRU/86/1.2/S/62689, 2012
2.
Suport de curs. Date de bază în Gestiunea Fondurilor,
documentație proiect POSDRU/86/1.2/S/62689, 2012
3.
Suport de curs. Date de bază furnizori/creditori, documentație
proiect POSDRU/86/1.2/S/62689, 2012
4.
Suport de curs. Date de bază clienți/debitori, documentație
proiect POSDRU/86/1.2/S/62689, 2012