Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Cod
document:
Revizia nr.
Exemplar
nr.:
PO-01
Titlu:
Pagina nr.
1 din 15
ELABORAREA DOCUMENTELOR DE
SISTEM CALITATE
Cod : PO-01
APROBAT,
DIRECTOR
DATA:
ELABORAT
FUNCIA I NUMELE
SEMNTURA
VERIFICAT
Inginer Asigurarea Calitii
Ing. Maria Grigore
VIZAT
ef Birou Asigurarea Calitii,
Ing. Mihaela Georgescu
Cod
document:
Revizia nr.
PO-01
Titlu:
Exemplar
nr.:
Pagina nr.
2 din 15
LISTA REVIZIILOR
Rev.
0
Descrierea modificrii
Elaborare iniial
Autor
Data reviziei
Inginer Asigurarea
Calitii
Sing. Elena Petre
Octombrie2002
DOCUMENTE DE REFERIN
Cod document
SR EN SO 9001:2001
SR EN ISO 9000:2001
SR ISO 10013:1997
PS-01
Denumire document
Sisteme de management al calitii- Cerine
Sisteme de management al calitii Elemente
fundamentale i vocabular
Ghid pentru elaborarea manualelor calitii
Controlul documentelor
1. SCOP
Procedura metodele de elaborare, verificare, aprobare, difuzare, modificare i anulare a
documentelor sistemului de management al calitii, n cadrul Sucursalei PETROMAR
CONSTANA.
Prezenta procedur rspunde cerinei 4.2 "Cerine referitoare la documentaie" (4.2.1,
4.2.2) din SR EN ISO 9001:2001.
2. DOMENIU
Prezenta procedur se aplic urmtoarelor documente de sistem de management al
calitii din sucursal:
a) declaraia de politica a calitii i obiectivele n domeniul calitii,
b) manualul calitii,
c) proceduri documentate de sistem i operaionale,
d) instruciuni de lucru.
3. DEFINIII I PRESCURTRI
3.1 Definiii
Cod
document:
Titlu:
Revizia nr.
PO-01
Exemplar
nr.:
Pagina nr.
3 din 15
3.1.1 Manualul calitii - document care prezint sistemul de management al calitii al unei
organizaii (SR EN ISO 9000:2001;3.7.4).
Not: Manualul calitii difer ca detalii i form n funcie de mrimea i complexitatea unei
organizaii.
3.1.2 Procedur - mod specificat de efectuare a unei activiti sau a unui proces.
Not : 1. Procedura poate fi documentat sau nu.
2. Cnd o procedur este documentat, termenul de procedur scris sau de procedur
documentat este folosit n mod frecvent. Un document care conine o procedur se numete
document procedur. (SR EN ISO 9001:2001, 3.4.5).
3.1.3 Procedur de sistem procedura documentat care descrie cum este ndeplinit o
cerin a SR EN ISO 9001:2001.
3.1.4 Procedur operaional descrie activitatea sau procesul cu influen asupra
calitii. De regul este utilizat ntr-un numr redus de compartimente. Procedurile
operaionale pot fi emise i pentru detalierea unei activiti cu arie mai restrns de utilizare,
descris generic ntr-o procedur de sistem.
3.1.5 Instruciune de lucru - document scris care definete succesiunea operaiilor,
responsabilitile i resursele necesare desfurrii unei activiti ce influenez calitatea la un
loc de munc.
3.1.6 Proces ansamblu de activiti corelate sau n interaciune care transform intrri n
ieiri.
3.1.7 Manager responsabil - persoan avnd responsabilitatea i autoritatea pentru
ndeplinirea sau implementarea unui proces sau a unei activiti specifice.
3.2 Prescurtri
3.2.1 PETROMAR - Sucursala PETROMAR Constana
3.2.2 Document - Document al Sistemului Calitii (Declaraia de politic i obiectivele
calitii, manualul calitii, procedur, instruciune)
4. DIAGRAMA FLUX
Cod
document:
Revizia nr.
PO-01
Titlu:
Exemplar
nr.:
Pagina nr.
4 din 15
Managementul sucursalei
Stabileste documentele de elaborat
Resposabil cu managementul calitatii
Codificare document
Managementul sucursalei
Desemnarea elaboratorului documentului
Elaboratorul documentului
Redactarea documentului
Nu
Verificator desemnat
Verificare
Da
Elaboratorul documentului
Editare
Nu
Directori sucursala, schele
Aprobare
Da
Compartiment elaborator
Difuzare
Implementare si utilizare
Da
Evaluare
Nu
Anulare
Revizie
5. DESCRIEREA PROCESULUI
5.1 Stabilirea documentelor de elaborat i a elaboratorilor
Identificarea documentelor care urmeaz a fi elaborate se face de ctre managementul
sucursalei (directorii de sucursal, efii de servicii, compartimente, efii de secii).
Cod
document:
Revizia nr.
PO-01
Titlu:
Exemplar
nr.:
Pagina nr.
5 din 15
Cod
document:
Revizia nr.
PO-01
Exemplar
nr.:
Pagina nr.
6 din 15
Cod
document:
Titlu:
Revizia nr.
PO-01
Exemplar
nr.:
Pagina nr.
7 din 15
Cod
document:
Revizia nr.
PO-01
Exemplar
nr.:
Pagina nr.
8 din 15
Cod
document:
Revizia nr.
PO-01
Titlu:
Exemplar
nr.:
Pagina nr.
9 din 15
numele organizaiei. Acestea se vor difuza tot n baza listei de difuzare a documentelor
sistemului calitii, pe baz de semntur.
5.9 Revizia documentelor
5.9.1 Documentele pot fi revizuite datorit unor propuneri fcute de utilizatorii
documentului, aciuni preventive sau corective, iniiate ca urmare a analizei efectuat de
management, rapoartelor de audit intern sau extern.
5.9.2 Revizia se efectueaz, de ctre elaboratorul documentului.
5.9.3 Atunci cnd documentul este revizuit se modific numrul reviziei documentului cu o
unitate i se opereaz n lista reviziilor modificrile. Modificrile ultimei revizii se scriu cu
caracter bold.
5.9.4 n cazul Manualului Calitii, schimbarea ediiei se face cu o unitate, cu aprobarea
directorului i numai n cazul n care apar modificri n structura sau funcionarea organizaiei.
5.9.5 Retragerea i distrugerea documentului perimat odat cu difuzarea celui revizuit se
face de ctre resposabilii cu managementul calitii din cadrul serviciilor la care a fost difuzat
documentul.
5.10 Anularea documentelor
5.10.1 Anularea documentului se face cu aprobarea Directorului sucursalei.
5.10.2 Retragerea i distrugerea documentelor anulate din cadrul serviciilor se face de
ctre resposabilii cu managementul calitii din compartimente.
5.10.3 Codul documentului anulat ramne disponibil pentru alte documente.
5.11 Gestionarea documentelor
5.11.1 Exemplarele martor (0) ale declaraiei de politic, Manualului Calitii, procedurilor
i instruciunilor de lucru, pe suport de hrtie, se pstreaz la responsabilul cu managementul
calitii desemnat pe sucursal.
5.11.2 La revizia documentelor, responsabilul cu managementul calitii pe susursal
primete de la elaborator exemplarul (0) al documentului revizuit, l retrage i l arhiveaz pe
cel anterior, care se pstreaz pn la urmtoarea revizie.
5.11.3 La anularea documentelor responsabilul cu managementul calitii pe susursal
retrage i distruge, exemplarul (0) al documentului anulat.
5.12 Intrarea n vigoare
5.12.1 Documentele Sistemului Calitii intr n vigoare la data aprobrii lor. ncepnd cu
aceast dat i nceteaz valabilitatea revizia anterioar a acestuia.
5.12.2 Documentele Sistemului Calitii au valoare de decizie intern iar respectarea
prevederilor lor reprezint sarcin de serviciu.
Cod
document:
Revizia nr.
PO-01
Titlu:
Exemplar
nr.:
Pagina nr.
10 din 15
6. RESPONSABILITI
6.1 Directorul sucursalei
- aprob declaraia de politic a calitii, Manualul Calitii, procedurile de sistem i
procedurile operaionale i instruciunile de lucru elaborate de compartimentele din subordine;
- propune elaborarea/ revizia de proceduri i instruciuni;
- desemneaz compartimentul elaborator ;
- aprob anularea procedurilor i instruciunilor.
6.2 Directorii Adjunci i Inginerii efi
- aprob elaborarea/revizia instruciunile de lucru elaborate de compartimentele din
subordine.
- aprob instruciunile de lucru elaborate de compartimentele din subordine.
- aprob anularea instruciunilor de lucru elaborate de compartimentele din subordine.
6.3 Responsabilul cu managementul calitii pe sucursal
- propune elaborarea / revizia / anularea procedurilor i instruciunilor de lucru ;
- coordoneaz elaborarea, revizia procedurilor i a Manualului Calitii;
- asigur codificarea documentului ;
- verific conformitatea procedurilor i Manualului Calitii elaborate n cadrul sucursalei cu
cerinele prezentei proceduri, precum i cu cele ale standardului SR EN ISO 9001:2001.
- gestioneaz exemplarul martor (0) al documentelor aflate n uz;
- n cazul anulrii documentelor ntiineaz compartimentele implicate i distruge
exemplarul(0) al documentului anulat.
6.4 efii compartimentelor
- identific procesele desfurate n compartimentele din subordine ce necesit elaborarea
de proceduri i instruciuni de lucru;
- propune elaborarea/revizia/anularea procedurii/instruciunii de lucru necesare
- desemneaz elaboratorul i verificatorul documentului;
- asigur difuzarea documentelor elaborate n cadrul compartimentului i transmiterea
ctre responsabilul cu managementul calitii pe sucursal a exemplarului martor (0) i a unei
copii pe suport informatic;
- asigur instruirea personalul din subordine, privind prevederile documentelor aprobate
care au fost difuzate compartimentului.
n cazul n care n cadrul compartimentului nu este desemnat un responsabil cu
managementul calitii, responsabilitile de la pct.6.7 revin efului de compartiment.
6.5 Elaboratorul documentului
- redacteaz documentul i asigur editarea documentului n conformitate cu cerinele
procedurii PS-01;
- efectueaz reviziile documentului.
Cod
document:
Revizia nr.
PO-01
Titlu:
Exemplar
nr.:
Pagina nr.
11 din 15
8. ANEXE
8.1 Anexa 1
procedur.
8.2 Anexa 2
coninut manual.
8.3 Anexa 3
Cod
document:
Revizia nr.
PO-01
Titlu:
Exemplar
nr.:
Pagina nr.
12 din 15
ANEXA 1
PAGINA DE TITLU PROCEDUR
SUCURSALA PETROMAR CONSTANA
(Ar, 12, B)
Titlu:(Ar,10)
Cod
document:
( Ar,10)
PS-01
(Ar,12)
TITLU PROCEDUR
(Ar, 14, B)
ISO 9001 - Procedur de sistem/operatioanala (Ar, 10)
Revizia nr.
(Ar,10)
Exemplar
nr.:(Ar,10)
0
(Ar,14)
Pagina nr.(Ar,10)
12 din (Ar,12)
Cod
document:
Revizia nr.
Exemplar
nr.:
PO-01
Titlu:
Pagina nr.
13 din 15
APROBAT,
DIRECTOR
(Ar, 11)
Unde:
Ar - Arial
M- Majuscule
B - Bold
ELABORAT
VERIFICAT
VIZAT
FUNCIA I NUMELE
SEMNTURA
ANEXA 2
PAGINA DE TITLU MANUAL
Cod
document:
( Ar,10)
Revizia nr.
(Ar,10)
MC-SPC
(Ar,12)
0
(Ar,14)
Pagina nr.(Ar,10)
MANUALUL CALITII
(Ar, 14, B)
13 din (Ar,12)
ISO 9001
APROBAT,
Exemplar
nr.:(Ar,10)
Cod
document:
Revizia nr.
PO-01
Titlu:
Exemplar
nr.:
Pagina nr.
14 din 15
DIRECTOR
(Ar, 11)
ELABORAT
VERIFICAT
VIZAT
FUNCIA I NUMELE
SEMNTURA
ANEXA 3
LISTA REVIZIILOR
DOCUMENTE DE REFERIN
LISTA REVIZIILOR
LISTA REVIZIILOR(Ar,12,B)
Rev.
Descrierea modificrii (Ar,12,B)
(Ar,12,
B)
0
Elaborare iniial(Ar,12)
Ar,12
Autor(Ar,12,B)
DOCUMENTE DE REFERIN
DOCUMENTE DE REFERIN (Ar,12,B)
Cod document (Ar,12,B)
Data reviziei
(Ar,12,B)
Cod
document:
Revizia nr.
PO-01
Exemplar
nr.:
Pagina nr.
15 din 15