Activitatea de planificare

Definirea i principiile procesului de

planificare.
Organizarea activitilor de planificare.
Planuri i instrumente de planificare.
Bariere n planificarea efectiv.

Planificarea este procesul de stabilirea a modului n care

sistemul de management i va ndeplini obiectivele.
Un program puternic de planificare aduce multe
avantaje:
i ajut pe manageri s se orienteze asupra viitorului,
mbuntete coordonarea deciziilor, orice decizie
care se ia astzi nu trebuie s influeneze negativ
decizia care va fi luat n viitor,
planificarea pune accentul pe obiectivele organizaiei.

Rspuns la ntrebri:

Ce? Scopul
Cnd? Intervalul n care trebuie realizat
Unde? Locul n care planurile vor fi ndeplinite
Cine? Oamenii ce vor realiza activitile
Cum? Fazele, secvenele i metodele de atingere a
scopurilor

Ct? Resursele necesare pentru atingerea scopului

3

Misiune
Misiunea reprezint viziunea pe termen lung asupra a ceea ce
ncearc organizaia s devin, asupra segmentului de pia
cruia dorete s i se adreseze i asupra nevoilor pe care
ncearc s le satisfac. Ea are rolul de a focaliza energiile, de
a conferi un sentiment al orientrii, sensului i elului, este o
surs de putere legitim n situaiile dificile, mpiedic irosirea
resurselor n activiti care nu au legtur cu raiunea de a
exista a organizaiei i acioneaz pentru fiecare membru al
organizaiei ca o instan care indic valorile i principiile n
virtutea crora dorete s acioneze n orice situaie.

Misiune, viziune
Care este scopul nostru esenial, raiunea noastr de a exista?
Ce reprezentm? De ce existm?
n ce const valoarea noastr, care sunt competenele noastre
unice?
Care sunt valorile noastre?
Care sunt cele mai importante lucruri pentru organizaia
noastr?
Care este semnificaia a ceea ce facem?
Cum putem s ne aducem contribuia?
Ce vrem s fim i s facem pe termen scurt; pe termen lung?

Misiune, viziune
s dezvoltm o afacere prosper n
beneficiul clienilor, angajailor, acionarilor,
furnizorilor i comunitii n care activeaz
compania

Obiective
Obiectivele sunt finaliti pe care o organizaie caut s
le realizeze ca urmare a existenei i activitii sale.
Benefiicii oferite managementului:
- Orientarea aciunilor;
- Limitarea aciunilor;
- Surs de legitimitate;
- Standarde pe performan;
- Surs pentru motivare.
7

Organizarea activitilor de planificare

Etapele procesului de planificare:
Precizarea obiectivelor organizaiei.
Stabilirea premiselor pe care se va baza
planificarea.
Luarea deciziei.
Conceperea planului pentru a pune n aplicare
alternativa aleas.
Transpunerea planurilor n aciune i evaluarea
rezultatelor.
8

Precizarea obiectivelor organizaiei

Se stabilesc obiectivele la nivelul organizaiei n

ansamblu i apoi pentru toate unitile i
subunitile componente, pn la nivelul celor
de execuie.

Stabilirea premiselor pe care se va baza

planificarea
Se prognozeaz evenimentele sau condiiile, care vor
influena, probabil, realizarea obiectivelor.
Ce fel de piee vor fi? Ce cantiti se vor vinde? La ce
preuri? Ce nivel vor avea costurile? Salariile? Care
va fi nivelul taxelor i impozitelor? Vor aprea
concureni noi? Cum va evolua mediul politic,
economic, social?
Premisele se vor limita la factori critici, strategici, cu
influen major asupra planurilor.
10

Luarea deciziei
- Identificarea alternativelor de aciune;
- Analiza alternativelor;
- Alegerea unei alternative.

11

Conceperea planului pentru a pune n

aplicare alternativa aleas
Planurile de aciune identific paii specifici care
trebuie urmai n vederea atingerii scopurilor i
obiectivelor stabilite n procesul de planificare;
sunt stabilite standarde pentru fiecare scop sau
obiectiv.

12

Transpunerea planurilor n aciune i

evaluarea rezultatelor
Aceast etap a procesului de planificare subliniaz relaia dintre
planificare i control: planurile de aciune reprezint baza
procesului de control.
Planurile de aciune identific paii specifici care trebuie urmai n
vederea atingerii scopurilor i obiectivelor stabilite n procesul de
planificare; sunt stabilite standarde pentru fiecare scop sau
obiectiv. Stabilirea standardelor reprezint primul pas al
procesului de control; al doilea pas l reprezint msurarea
rezultatelor reale i compararea lor cu rezultatele planificate. Cel
de-al treilea pas al procesului de control l reprezint evaluarea
cauzelor apariiei eventualelor discrepane dintre rezultatele
planificate i cele obinute. Pasul final este acela de a lua msuri
de corectare prin modificarea obiectivelor sau schimbarea
planurilor, ceea ce l repoziioneaz pe manager la nceputul
procesului de planificare.
13

Planuri i instrumente de planificare

Tipologia planurilor
Tipul planurilor

Dup domeniul
de aplicare

Dup perioada
de timp

Dup modul
de folosire

Plan de
marketing

Pe termen
lung (strategice)

Planuri
permanente

Plan de
producie

Pe termen
mediu (strategice)

Planuri de o
singur utilizare

Plan de
MRU

Pe termen scurt
(tactice, operative)

Plan
financiar

14

Planuri permanente
Politici
Politicile reprezint orientri generale ale procesului de luare de
decizii; ele stabilesc limitele ntre care sunt luate decizii i decurg
de obicei din obiectivele i strategiile organizaionale. Politicile
sunt declaraii de conduit. Sunt definite de managerii de pe nivele
ierarhice superioare, care le stabilesc din mai multe motive:
pentru c asigur economisirea timpului;
- pentru c asigur luarea deciziilor ntr-o manier unitar n situaii
similare;
- pentru a elimina confuziile sau nenelegerile la nivelele ierarhice
inferioare ale organizaiei;
pentru a crete nivelul de eficien n atingerea obiectivelor;
pentru a asigura reflectarea unui anumit sistem de valori;
pentru a permite managerilor s experimenteze responsabilitatea de a
lua decizii n limitele cadrului stabilit de politic.
15

Politici
Vom vinde bunurile numai sub numele
nostru de marc;
Vom ine cont de sigurana clienilor care
utilizeaz produsele noastre, indiferent
dac exist sau nu legislaie n acest sens
privitoare la sntate i siguran;
Vom utiliza n procesul de producie
materii ale furnizorilor din ara gazd n
proporie de pn la 80%.
16

Planuri permanente
Proceduri i reguli
Procedura descrie o serie de aciuni ce trebuie
ntreprinse pentru a ndeplini o anumit sarcin sau
pentru a face fa unei situaii, diferite de starea
normal a sistemului.
Regula arat ce trebuie i ce nu trebuie s fac un
membru al organizaiei nelsnd nici un loc pentru
interpretare. Ofer orientare explicit n problemele
morale importante, care pot aprea n cursul
activitilor desfurate de organizaie.
17

Planuri cu o singur utilizare

Programe i bugete
Programele sunt un complex de obiective,
politici, proceduri, reguli, sarcini repartizate,
pai de fcut, resurse de utilizat i alte
elemente necesare efecturii unei aciuni date.
Bugetele sunt expresia numeric a alocrii i
utilizrii resurselor necesare activitii
ntreprinderii, precum i a rezultatelor
ateptate. Sunt programe exprimate numeric.
18

Instrumente de planificare
Previziunea procesul de stabilire a
evenimentelor i premiselor despre viitor.
Programarea liniar.
Metoda pragului de rentabilitate.
Metoda simulrii.

19

Bariere n planificarea efectiv

Mediul dinamic i complex: schimbri rapide,
inovaii tehnologice, concuren puternic;
Opoziia la stabilirea obiectivelor a unora
dintre managerii organizaiei;
Rezistena la schimbare;
Lipsa sau deficitul de resurse;
Timpul.
20

Bariere n planificarea efectiv

10 factori cu rol de inhibitori pentru planificarea eficient:
1. Planificarea nu este integrat n sistemul global de management.
2. Unele aspecte ale procesului formal de planificare nu sunt deplin nelese de ctre
manageri.
3. Managerii de la toate nivelele manageriale nu au fost implicai n mod potrivit n
activitile de planificare.
4. Responsabilitatea principal pentru planificare a fost acordat unui singur departament.
5. Se consider c planurile pe termen lung nu pot fi schimbate.
6. n demararea procesului de planificare au fost alese sisteme mai scumpe sau mai
complexe dect era nevoie.
7. Conducerea nu a reuit s acioneze n conformitate cu planurile ntocmite.
8. Previziunile i proiectarea bugetului au fost confundate cu planificarea.
9. Au fost folosite date nepotrivite n procesul de proiectare.
10. Managerii nu au reuit s priveasc planul n ansamblu i s-au pierdut n detalii.
ntr-un alt studiu, s- a observat c cele mai des ntlnite motive pentru care un plan poate
eua sunt: necontientizarea importanei sistemelor de planificare n rndul conducerii i
eecul n enunarea obiectivelor n temeni clari i operaionali.

21

Sugestii de depire a obstacolelor ntlnite

n procesul de planificare

Accentuarea importanei articulrii unei viziuni asupra planificrii. Sunt de ajutor pentru
aceasta orientarea ctre rezultat i comunicarea deschis.
Trebuie explicat n permanen importana pe care o au planificarea i metodele de
planificare. Acest lucru poate fi fcut fie formal, prin programe de instruire, fie informal, prin
revizuirea de ctre manageri a planurilor subalternilor.
Modificarea proceselor organizaionale de planificare n aa fel nct s rspund nevoilor de
implementare. Este necesar implicarea n procesul de planificare a acelor manageri care vor fi
responsabili pentru etapele de implementare i control.
Implicarea managerilor i a subalternilor lor n procesul de planificare, deoarece cel mai bine
pot ntocmi planuri cei direct implicai n problemele la care se refer.
Programarea de revizuiri periodice ale planurilor. Evaluarea i revizuirea trebuie fcute cel
puin anual i trebuie s fac parte din etapa de control a planificrii.
Demararea unor procese de planificare simple, la care pot fi adugate ulterior alte informaii.
Comunicarea planurilor organizaiei tuturor managerilor interesai. Acest lucru poate fi fcut
n scris, lucru ce permite i discutarea problemelor n cadrul edinelor.
n timpul procesului de planificare, previziunea i stabilirea bugetului trebuie privite ca
instrumente utile, care permit stabilirea premiselor de la care se pleac n planificare i,
respectiv, implementarea i controlul planului.
Identificarea informaiilor care sunt necesare pentru asigurarea eficienei planificrii i
delegarea indivizilor sau unitilor responsabili cu culegerea acestor informaii.
Reinerea obiectivelor finale ale planificrii i evitarea pierderii n detalii.

22