RIESGOS MRP

Por
Luz
Mary
Tello
C
Coordinadora de consultora y auditora TI CPAAI CABRERA
INTERNATIONAL S.A.
En la actualidad se advierte en las empresas la necesidad de tener
integrados sus procesos de forma automatizada, lo cual las ha llevado
a buscar soluciones que les permitan mejorarlos y optimizar sus
recursos; sin embargo, algunas empresas desconocen los riesgos que
pueden existir en su implementacin o como tambin puede ser que
otras los conozcan y lo asuman a la hora de tomar esta decisin.
Aunque los beneficios siempre sern mayores que los riesgos en
trminos de avance tecnolgico.
Es importante que cuando haya este tipo de cambios, se cree
conciencia y compromiso al personal con el fin de contar con una
buena participacin por parte de ellos y no se tenga el concepto de
que slo el rea de sistemas es la responsable de esta labor. La alta
direccin debe ser la primera en participar activamente desde el inicio
hasta el final del proyecto, pues es quien cumple un papel
fundamental en la gestin de estos cambios.
Los riesgos del proyecto permiten identificar problemas potenciales
con la estimacin de los costos, lo cual puede que un proyecto sea
muy costoso; una planeacin no adecuada del proyecto, personas no
comprometidas con su rol; recursos limitados; definicin de los
requerimientos y su impacto en el proyecto software, temor y
resistencia al cambio y estimacin de tiempos.
Recurso
humano
La cultura organizacional debe ser un factor esencial en la
implementacin de una ERP, por lo cual se deben disear estrategias
de manejo del cambio, para propiciar un entorno favorable al uso del
nuevo sistema de informacin (ERP) en la compaa y porque adems
involucra el recurso humano, que es el factor ms importante y
complejo de estos procesos, quienes pueden sentirse temerosos o
amenazados por aspectos, como: pueden pensar que van a tener que
trabajar ms, o que no entienden la dimensin de estos procesos o
tambin pueden sentir temor de perder su empleo.
Cuando hablamos de reas o departamentos de la empresa, muchas
veces se presentar la necesidad de aceptar cambios generados por

las necesidades de un rea en particular, que pueden afectar a las

dems, obviamente generados a partir de las buenas prcticas o de
una nueva visin sistemtica de la organizacin, que no siempre se
tiene en cuenta, pues los procesos de la empresa se deben ver como
uno solo de manera integrada, donde cada rea pertenece ahora a un
macro proceso.
Infraestructura
adecuada
Otro de los riesgos que existen al implementar un sistema de esta
magnitud, es no tener la infraestructura adecuada para alojar la
solucin, asimismo la estimacin de los costos adicionales en que se
puede incurrir para optimizar la respectiva infraestructura. Por eso la
compaa que decide implantar este tipo de soluciones como soporte
para la toma de decisiones, dentro de su planeacin debe realizar un
presupuesto o costos estimados de toda la inversin. Al igual cuando
se implementan este tipo de soluciones, en los procesos pueden
existir riesgos operativos y financieros, los cuales pueden ser
mitigados mediante controles manuales o automticos.
Aunque hoy en da la mayora de las ERP se disean con un buen
nivel de controles automticos parametrizables a las necesidades y
condiciones del negocio, muchas veces sucede que no se configuran
adecuadamente o en otros no se usan, generando la posibilidad de
ocurrencia de dichos riesgos.
Por lo cual, como preliminar a la implementacin del ERP, se debe
hacer un anlisis de riesgos y los controles asociados y sugeridos
para implementar en cada uno de los procesos que involucran el
nuevo sistema. A fin de establecer controles fuertes y adecuados a los
procesos del negocio, que permita mitigar los riesgos operativos y
financieros
de
la
compaa.
Como decamos al principio, la alta direccin tiene un rol importante, si
se siente una fuerte presencia, un compromiso alto, y una toma de
decisiones oportunas, los riesgos que existan en el proyecto podrn
ser mitigados o eliminados a tiempo, lo cual permitir finalizar con
xito un proyecto de este tipo.
Los
cambios
Tambin se debe tener en cuenta que en la mayora de las personas,
los cambios por lo regular generan dudas, temores y ms cuando no
se sabe cmo ser la forma de trabajar con un nuevo proyecto y el
tener que atender el trabajo del da a da.
Por eso es importante establecer canales de comunicacin
permanente, donde se le informe al personal el alcance y las

actividades del proyecto, como tambin los avances que va teniendo

dicha implementacin, con el fin de que no haya insatisfacciones o
incertidumbres sobre el nuevo proceso.