Organizarea auditului intern stagiar An III

Probelma nr.1: n ce const pregtirea operaiunii de inventariere?

Pregatirea inventarierii se refera la masuri cu caracter organizatoric si contabil care sa
asigure desfasurarea in bune conditiuni a celorlalte etape care se succed.
Raspunderea pentru buna organizare a lucrarilor de inventariere, potrivit prevederilor art.
11 alin. (3) din Legea contabilitatii, revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei
persoane care are obligatia gestionarii patrimoniului si care elaboreaza si transmite comisiilor de
inventariere instructiuni scrise in acest sens, adaptate la specificul unitatii.
Comisia de inventariere raspunde de efectuarea tuturor lucrarilor de inventariere, potrivit
prevederilor legale.
Mai intai, se constituie comisia de inventariere prin decizie scrisa, semnata de
conducatorul unitatii patrimoniale si de conducatorul compartimentului financiar-contabil. Se
efectueaza instructajul membrilor acesteia (asupra modului de organizare si desfasurare a
inventarierii, tehnicii de lucru sau procedeelor folosite, a modului de completare a listelor de
inventariere).
Comisia este formata din cel putin doua persoane, cu pregatire corespunzatoare economica si
tehnica, care sa asigure efectuarea corecta si la timp a inventarierii patrimoniului, inclusiv
evaluarea elementelor patrimoniale. Acolo unde este cazul, comisiile sunt coordonate de o
comisie centrala. La lucrarile de inventariere trebuie sa participe intreaga comisie de
inventariere. Membrii comisiilor de inventariere nu pot fi inlocuiti decat in cazuri bine justificate
si numai prin decizie scrisa, emisa de persoanele care i-au numit.
Nu pot face parte din comisiile de inventariere: gestionarii depozitelor si magazinelor; seful
compartimentului supus inventarierii; contabilii care tin evidenta gestiunilor respective.
Tot sub aspect organizatoric, se iau masuri pentru crearea conditiilor corespunzatoare de
lucru comisiei (comisiilor) de inventarirere prin:
1. Stabilirea elementelor patrimoniale care se inventariaza si ordinea in care se efectueaza
inventarierea acestora;
2. Asigurarea personalului necesar pentru manipularea valorilor materiale care se inventariaza:
3. Sortarea, gruparea obiectelor, codificarea acestora, intocmirea etichetelor de raft, separarea
bunurilor deteriorate de cele in stare buna;
4. Asigurarea aparatelor si instrumentelor adecvate si in numar suficient pentru masurare,
cantarire etc., a mijloacelor necesare identificarii (cataloage, mostre, etc.), precum si a
formularelor si rechizitelor necesare;
5. Dotarea comisiilor de inventariere cu mijloace tehnice de calcul si de sigilare a spatiilor
inventariate;
6. Dotarea gestiunilor (magazine, depozite etc.) cu doua randuri de incuietori diferite.
Din punct de vedere contabil se iau masuri de inregistrare la zi in evidenta tehnicooperativa (fisele de magazie) organizata la gestiuni, precum si in contabilitatea sintetica si
analitica, a tuturor documentelor pana la data la care se face inventarierea, stabilindu-se soldurile
in fisele sintetice si analitice ale conturilor respective.
Inventarierea propriu-zisa se realizeaza la locurile de pastrare sau depozitare.
Inainte de inceperea operatiunii de inventariere, comisia de inventariere ia o declaratie scrisa de
la gestionar din care sa rezulte daca:
1 . Gestioneaza valori materiale si in alte locuri de depozitare;
2 . Are bunuri in gestiune apartinand tertilor, primite cu sau fara documente;
3 . Are plusuri sau lipsuri in gestiune despre a caror cantitate sau valoare are cunostinta;
1

Organizarea auditului intern stagiar An III

4. Are valori materiale nereceptionate sau care trebuie livrate, pentru care s-au intocmit
documentele aferente;
5. A primit sau eliberat valori materiale fara documente legale;
6. Detine numerar sau alte hartii de valoare rezultate din vanzarea bunurilor aflate in gestiunea
sa;
7. Are documente de primire-eliberare care nu au fost operate in evidenta gestiunii sau care nu au
fost predate la contabilitate.
8. Gestionarul va mentiona, in declaratia scrisa, numarul si data ultimului document de intrare si
de iesire a bunurilor in/din gestiune.
9. Declaratia trebuie sa contina data cand se intocmeste si semnatura gestionarului, acelei
gestiuni care urmeaza sa fie inventariata, precum si semnaturile membrilor comisiei de
inventariere, care atesta ca a fost data in prezenta acestora.
Probelma nr.2: Organizarea i elaborarea procedurilor pentru controlul financiar
preventiv
Acesta aste un atribut al functiei financiar-contabile din cadrul unitatiilor patrimoniale si un
instrument de baza al gestiunii previzionale a patrimoniului.
Controlul este un proces de msurare a performanei, de iniiere i ntreprindere a unor aciuni
care s asigure rezultatele dorite.
Privit prin prisme diferite controlul este considerat:
funcie a managementului prin el fiecare manager vrea s se asigure c activitatea decurge
conform programului prestabilit, c resursele sunt utilizate conform destinaiei stabilite i c n
final performana real va atinge sau va depi obiectivele fixate initial;
atribut al conducerii mijloc de perfecionare a activitii entitilor publice i private,
exercitat sub forme diferite de structuri organizate piramidal, cu responsabiliti i obiective clar
precizate de lege;
metod de verificare a modului de gestionare a resurselor.
Controlul se armonizeaz i se ntreptrunde cu restul procesului de management. ntre
funciile de planificare ale managementului i control exist o legtur indisolubil, acestea
influenndu-se una pe alta, fapt ce face s fie denumite fraii siamezi ai managementului.
Form a controlului intern, controlul financiar preventiv se exercit asupra tuturor
operaiunilor care afecteaz fondurile i/sau patrimoniul privat sau public
Controlul financiar preventiv are drept scop identificarea proiectelor de operaiuni care nu
respect condiiile de legalitate i regularitate i/sau ncadrarea n limitele creditelor bugetare sau
creditelor de angajament, dup caz i prin a cror efectuare s-ar prejudicia patrimoniul public
i/sau fondurile publice.
Din simpla observare a scopului activitii de control financiar preventiv se desprind
cteva caracteristici ale acestuia:
este un control cu un pronunat caracter patrimonial, fiind ndreptat spre verificarea
operaiunilor
generatoare
de
drepturi
i
obligaii
patrimoniale;
este un control anticipat se desfoar asupra proiectelor de operaiuni, nainte de a fi
aprobate i efectuate;
este un control de permanen se exercit n fiecare zi, n funcie de operaiuni;
este un control documentar ntruct proiectele de operaiuni, supuse acestei forme de control,
se verific pe baza documentelor primare n care au fost consemnate.
2

Organizarea auditului intern stagiar An III

Dac se are n vedere structura care execut controlul financiar preventiv, acesta poate fi
considerat:
o form a controlului intern organizat i exercitat n cadrul compartimentelor de specialitate
financiar-contabil a entitilor de care aparin acestea;
o form a controlului extern exercitat de Ministerul Finanelor Publice prin controlori
delegai, numii de ministrul finanelor publice.
Coninutul controlului financiar preventiv deriv n cea mai mare parte, din dubla
autorizare bugetar conform creia orice cheltuial, pentru a fi efectuat, trebuie s ndeplineasc
urmtoarele condiii:
a. s existe baz legal (autorizare legal);
b. s existe credit aprobat prin buget (autorizare bugetar);
c. s respecte destinaia creditului ce urmeaz a fi imputat, potrivit clasificaiei bugetare i
alocrii pe programe a resurselor (specializarea creditelor).
Controlul financiar preventiv nu ar avea finalitatea dorit dac nu ar urmri aplicarea
principiului bunei gestiuni financiare, al respectrii normelor procedurale de iniiere a unei
operaiuni.
Pentru aceasta ordonatorilor de credite le-au fost stabilite responsabiliti foarte clare, ei
rspunznd de:
angajarea, lichidarea i ordonanarea cheltuielilor n limita creditelor bugetare repartizate i
aprobate;
realizarea veniturilor;
angajarea i utilizarea creditelor bugetare pe baza bunei gestiuni financiare;
integritatea bunurilor ncredinate instituiei pe care o conduc etc.
Totodat, entitile publice, prin conductorii acestora, au obligaia de a organiza controlul
financiar preventiv propriu i evidena angajamentelor n cadrul compartimentului contabil.
Regulamentul financiar al Comisiei Europene stipuleaz la art. 47 c: Fiecare operaiune face
obiectul cel puin al unei verificri ex-arte, prin aceasta urmrindu-se s se constate
regularitatea i conformitatea cheltuielii n raport cu dispoziiile aplicabile, n special cele ale
bugetului i ale reglementrilor pertinente.
Baza legal reprezint izvorul drepturilor i obligaiilor patrimoniale ale entitii i,
totodat, baza autorizrii legale. Cum baza legal a operaiunilor patrimoniale este constituit din
acte juridice (legi, ordonane, acorduri sau hotrri ale Guvernului), controlul de legalitate se va
concentra pe verificarea existenei i respectrii prevederilor actelor juridice n cauz.
Regulamentul financiar al Consiliului European nr. 1605/2002 precizeaz la art. 78
obligativitatea ordonatorului competent de a se asigura de exactitatea imputaiei bugetare,
disponibilitatea creditelor i de conformitatea cheltuielii n raport cu dispoziiile tratatelor,
bugetului, prezentului regulament i cu modalitile de execuie, precum i cu celelalte
reglementri ca i de respectarea principiilor bunei gestiuni financiare.
La baza controlului financiar preventiv exercitat n ara noastr, se afl angajamentul
juridic rezultat al operaiunilor iniiate de compartimentele de specialitate, fapt ce implic
asumarea i din partea conductorilor lor, a unor responsabiliti privind implicaiile
operaiunilor iniiate.
Astfel ei rspund pentru realitatea, regularitatea i legalitatea operaiunilor ale cror acte
i/sau documente justificative le-au certificat sau avizat.

Organizarea auditului intern stagiar An III

n vederea exercitrii unui control preventiv ct mai complet, legiuitorul a stabilit ca anumite
operaiuni s se avizeze i de ctre compartimentul de specialitate juridic.
Angajamentele juridice ale entitilor publice sunt supuse deci unei duble avizri, att din partea
compartimentului juridic, ct i a compartimentului financiar-contabil. Dubla responsabilitate
privind efectuarea angajamentelor juridice nu exonereaz de rspundere efii compartimentelor
de specialitate.
Din tot ce s-a artat pn acum se poate deduce c o dat cu creterea cerinelor de utilizare
economic, eficient i eficace a fondurilor publice a crescut i atenia acordat aciunilor de
prevenire a abaterilor i neregulilor n alocarea i utilizarea lor. n cadrul acestora au fost incluse
i aciunile de control desfurate de Ministerul Finanelor Publice, respectiv controlul financiar
preventiv delegat.
Controlul financiar preventiv delegat exercitat de controlori delegai numii de ministrul
finanelor publice se refer la operaiuni care pot afecta execuia n condiii de echilibru a
bugetelor prin angajri patrimoniale ce afecteaz un volum mare de fonduri i pentru care exist
riscuri semnificative de execuie. De fapt acest control este o supraverificare a operaiunilor,
pentru care s-a dat deja viza de control financiar preventiv, exercitat cu scopul de a se elimina
orice risc asociat angajrii unitii n respectivele operaiuni.
ndeplinirea obiectivelor activitii de control depinde de calitatea factorului uman ce
execut controlul. Elaborarea unor Coduri prin care se stabilesc anumite reguli de conduit,
drepturi i obligaii pentru toi cei ce desfoar activiti n domeniul public, demonstreaz dac
mai era cazul, accentul pus astzi pe creterea calitii factorului uman.
Controlul financiar preventiv se organizeaz, de regul, n cadrul compartimentelor de
specialitate financiar-contabil. n raport cu natura operaiunilor, conductorul entitii publice
poate decide extinderea acestuia i la nivelul altor compartimente de specialitate n care se
iniiaz, prin acte juridice, sau se constat obligaii de plat sau alte obligaii de natur
patrimonial.
Probelma nr.3: Identificai principalele categorii de riscuri n cazul urmtoarelor obiecte
auditabile:
- conducerea contabilitii stocurilor i elementelor de trezorerie
- ncasrile i plile
- organizarea i realizarea arhivrii documentelor.
Conducerea contabilitatii stocurilor si elementelor de trezorerie
Principalele riscuri in cazul auditarii contabilitatii stocurilor sunt:
1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a stocurilor;
2. Procedurile/monografia privind evidena contabil a stocurilor nu este cunoscut de personalul
desemnat;
3. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a stocurilor
4. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea stocurilor
5. Evidenierea eronat a costurilor de achiziie, de prelucrare i a valorii de ieire, prin
nerespectarea principiului permanenei metodelor de evaluare;
Principalele riscuri in cazul auditarii elementelor de trezorerie sunt:
4

Organizarea auditului intern stagiar An III

1. Inexistena unor proceduri scrise privind activitatea de organizare i funcionare a casieriei

2. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a operaiunilor de
cas i de banc;
3. Procedurile/monografia privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc nu este
cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia;
4. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a operaiunilor de
cas i de banc;
5. nregistrarea eronat n alte conturi a sumelor pltite sau ncasate prin banc sau prin cas;
6. Lipsa actelor justificative, anexe la extrasele de cont sau la fila registrului de cas;
7. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu controlul sistematic al activitii de casierie;
8. Neasigurarea securitii spaiului destinat casieriei;
Incasarile si platile
Principalele riscuri in cazul auditarii operatiunile de incasari si plati sunt:
1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de plat /ncasare
a datoriilor,respectiv creanelor
2. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrirea operative a ncasrilor i plilor (a
datoriilor i creanelor)
3. Situaia analitic a creditorilor i debitorilor nu concord cu cea sintetic a acestora
4. Netransmiterea ctre debitori a ntiinrilor de plat privind sumele datorate n vederea
evitrii prescrierii sumelor
5. Inexistena unui sistem de valorificare operative a situaiilor rezultate din activitatea de plat
/ncasare a datoriilor, respectiv creanelor
6. Procedurile/monografia privind evidena contabil a ncasrilor i plilor (datoriilor i
creanelor) nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia
7. Neactualizarea sumelor datorate sau de ncasat
8. nregistrarea eronat n alte conturi dect cele aferente naturii acestor operaiuni;
Organizarea i realizarea arhivrii documentelor.
Principalele riscuri in cazul auditarii organizarii si realizarii activitatii de arhivare a
documentelor sunt:
1. Inexistena procedurilor privind arhivarea dosarelor financiar-contabile;
2. Nedesemnarea persoanelor cu atribuii privind arhivarea documentelor pe suport de hrtie
i/sau pe suport informatic;
3. Neinstruirea persoanelor cu atribuii n activitatea de arhivare;
4. Inexistena unor proceduri scrise privind pstrarea documentelor n timpul anului;
5. Neasigurarea unui spaiu corespunztor arhivrii;
6. Pregtirea necorespunztoare a dosarelor financiarcontabile n vederea arhivrii;
7. Nepredarea dosarelor financiar-contabile la termenele legale.

Probelma nr.4: Prezentati continutul Cartei de Audit Intern

Organizarea auditului intern stagiar An III

Carta auditului intern este un document oficial care defineste misiunea, competentele i
responsabilitile activitii de audit intern.
Carta auditului intern stabilete poziia auditului intern n cadrul organizaiei, inclusiv
tipul relaiei de raportare funcional a conductorului executiv al auditului fa de consiliu;
autorizeaz accesul la nregistrri, personal i proprieti fizice relevante pentru executarea
misiunilor; i definete sfera de cuprindere a activitilor de audit intern. Aprobarea final a
cartei auditului intern reprezint o prerogativ a consiliului.
Obligativitatea Definiiei Auditului Intern, a Codului de etic i a Standardelor trebuie
s fie recunoscut n carta auditului intern. Conductorul executiv al auditului ar trebui s discute
definiia Auditului Intern, Codul de Etic i Standardele cu conducerea superioar i consiliul.
Responsabilul auditului intern trebuie s ncerce s obin aprobarea cartei de ctre direcia
general precum i acceptarea acesteia de ctre consiliu, comitetul de audit sau orice alt organ cu
drept de deliberare n acest domeniu.
Carta auditului intern fixeaz drepturile i obligaiile auditorilor interni i urmrete:
sa defineasc poziia auditului intern n cadrul entitatii;
sa autorizeze accesul la documente, la bunuri i la persoanele competente, pentru buna
realizare a misiunilor;
sa defineasc aria de activitate a auditului intern;
sa informeze despre obiectivele i metodele de audit;
sa clarifice misiunea de audit;
sa fixeze regulile de lucru ntre auditor i auditat;
sa promoveze regulile de conduita.
In general capitolele cuprinse in carta auditului intern sunt:
I.
Dispozitii generale;
II.
Rolul si scopul auditului intern;
III.
Satutul: Independenta si Autoritate;
IV.
Atributiile angajatilor in cadrul directiei;
V.
Interactiunea cu auditorii externi;
VI.
Cadrul normative aplicabil;
VII. Dispozitii finale;
Carta auditului intern este un element esenial n administrarea funciei de audit intern n
cadrul entitii. Misiunea, competenele i responsabilitile trebuie s fie definite i prezentate n
scopul de a preciza rolul auditului intern i de a furniza direciei generale i consiliului o baz de
evaluare a activitilor funciei. n cazul n care exist chestiuni de lmurit, neclariti, carta este
nelegerea scris oficial a acordului ncheiat cu direcia general i cu consiliul privind rolul i
responsabilitile auditului intern n cadrul entitii.
Responsabilul auditului intern trebuie s evalueze periodic dac misiunea, competenele i
responsabilitile definite n Cart continu s fie pertinente pentru a permite serviciului de audit
intern s i ating obiectivele.

Probelma nr.5: Care sunt instrumentele de audit intern?

6

Organizarea auditului intern stagiar An III

Instrumentele specifice folosite de auditori sunt:

Chestionarele:
Chestionarul cuprinde intrebarile pe care le formuleaza auditoria interni.
Tipurile de chestionare sunt:
- chestionare de luare la cunotin: cuprinde ntrebri referitoare la contextul socioeconomic, organizarea interna, funcionarea entittii/structurii auditate;
- chestionare de control intern: ghideaza auditorii interni in activitatea de identificare
obiectiva a disfunciilor i cauzelor reale ale acestor disfuncii;
- chestionar list de verificare: este utilizat pentru stabilirea condiiilor pe care trebuie s
le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil; cuprinde un set de ntrebri standard privind
obiectivele definite, responsabilitile i metodele mijloacele financiare, tehnice si de
informare, resursele umane existente.
Pista de audit - tablou de prezentare a circuitului auditului, care stabilete fluxurile
informaiilor, atribuiilor i responsabilitilor, stabilete documentaia justificativ i
reconstituie operaiunile de la suma totala pana la detalii individuale si invers.
Formularele de constatare: se utilizeaza pentru prezentarea fundamentata a
constatrilor auditului intern.
- Fie de identificare i analiz a problemelor: se intocmeste pentru fiecare problem
constatat, este prezentat rezumatul acesteia, cauzele i consecinele, precum i
recomandrile pentru rezolvare. Aceasta fisa trebuie s fie aprobat de ctre
coordonatorul misiunii, confirmat de reprezentantii entitatii/structurii auditate i
supervizat de seful compartimentului de audit.
- Formularul de constatare i raportare a iregularitilor: se ntocmesc n cazul in
care auditorii interni constat existenta sau posibilitatea producerii
unor
iregularitati.