INSTRUCTIVO PARA EL USO DE LA BITCORA

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NDICE

1.

Generalidades.

2.

De la forma de la bitcora.

3.

Reglas generales para el uso de la bitcora.

3.1

Apertura.

3.2

Numeracin y fechado de notas.

3.3

Redaccin y escritura.

3.4

Errores.

3.5

Tachaduras y enmendaduras.

3.6

Sobreposiciones.

3.7

Inutilizacin de espacios sobrantes.

3.8

Retiro de copias.

3.9

Validaciones.

3.10 Frecuencia y cantidad de notas.

3.11 Compromiso de uso.
3.11.1

Anotaciones de la supervisin.

3.11.2

Anotaciones del contratista o su representante.

3.11.3

Recomendaciones especiales.

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3.12

Custodia.

3.12.1

Durante la ejecucin de la obra.

3.12.2

En suspensiones de la obra por causas

diversas.

3.12.3

Al trmino de la obra o por suspensin

definitiva.

3.13 Cierre de bitcora.

4.

Reglas de aplicacin de la bitcora.

4.1

Disponibilidad.

4.2

Firmas.

4.3

Inviolabilidad.

4.4

Actividades peridicas.

5.

Archivo de bitcora.

6.

Bitcora de servicios.

7.

Marco normativo.

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1. Generalidades
La bitcora es un instrumento tcnico de control durante el desarrollo de los
trabajos de construccin o de prestacin de servicio, controlando el ejercicio de
los mismos. En ella deben registrarse los asuntos relevantes que se presenten,
considerando los acontecimientos que resulten diferentes a los establecidos en el
contrato y sus anexos; as como dar fe del cumplimiento de eventos significativos
en tiempo o situaciones ajenas a la responsabilidad de la contratista.
La bitcora para los efectos del art. 46 de la L.O.P.S.R.M., es el medio oficial y legal
de comunicacin entre las partes que firman el contrato y estar vigente durante
el desarrollo de los trabajos. Su uso es obligatorio en todas las obras y servicios,
por lo que la residencia y la supervisin, debern prever que los rganos internos
de control vigilarn el uso y seguimiento de la misma.
Por lo anterior, es de resaltar la importancia que resulta el esfuerzo que debe
realizar la Supervisin en su elaboracin, para asentar oportuna, sistemtica y
detalladamente los acontecimientos relevantes, lo que nos permite confirmar el
orden originalmente planeado, as como los incidentes que lo interrumpen o
modifican. Los argumentos que se asienten deben ser fidedignos y respaldados
con los datos claramente expresados, que permitan descubrir cualquier situacin
pasada.

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2. De la forma de la bitcora
El formato de la bitcora se ajustar a las necesidades de cada proyecto pero en
todos los casos deber cumplir, como mnimo con lo siguiente:
2.1

Utilizar una bitcora por cada contrato.

2.2 La bitcora de la Obra consistir en una o ms libretas de pastas

duras y resistentes. En la pasta principal aparecer el nombre de Pemex u
Organismo Subsidiario y espacios para indicar el rea responsable de la
ejecucin de los trabajos, segn sea el caso, el nmero del Contrato, la
Descripcin de la Obra y la identificacin Bitcora de Obra y un Rengln
para el nmero de libreta.
2.3 Las primeras hojas incluirn una gua de uso de la bitcora de obra, la
cual no ir foliada.
2.4 Cada libreta debe contar con una hoja original para la entidad y al menos
dos copias, una para el contratista y otra para la residencia de obra o
supervisin, en su caso. Art. 94 del R.L.O.P.S.R.M.
2.5. Cada juego de original y copias debe estar siempre foliado con nmeros
consecutivos y en la parte superior de las hojas se indicar el nmero del
Contrato de que se trata. Art. 94 del R.L.O.P.S.R.M.
2.6 Las hojas de copias deben ser desprendibles no as las originales que
permanecern fijas en la libreta de la Bitcora. La primera copia
desprendible
deber ser para el Contratista o su Representante
debidamente acreditado y
la otra para el residente de obra o el Supervisor,
en su caso.
Art. 94 del R.L.O.P.S.R.M.

2.7 El primer folio de la primera libreta deber iniciar con la nota de apertura y
en seguida la nota de validacin del uso de la bitcora.
2.8 El contenido de cada nota debe precisar: nmero, clasificacin, fecha,
descripcin del asunto, ubicacin, causa, solucin, prevencin,
consecuencia
econmica, responsabilidad si la hubiere y fecha de atencin,
as como la
referencia, en su caso, a la nota que se contesta. Art. 94 del
R.L.O.P.S.R.M.
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3. Reglas generales para el uso de la bitcora

La residencia de obra y la supervisin, as como el contratista debern observar
las siguientes reglas generales para el uso de la bitcora.
3.1

Apertura. (800-18000-PA-OP-16 (Act. 15), Arts. 93 al 97 del R.L.O.P.S.R.M. )

Su apertura se har previamente al comienzo de los trabajos y deber
iniciar con una nota especial (nota de apertura), relacionando como mnimo
lo siguiente: fecha de apertura, datos generales de las partes involucradas,
nombre y firma del personal autorizado, domicilios y telfonos, datos
particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y las
caractersticas del sitio donde se desarrollarn, as como la inscripcin de
los documentos que identifiquen oficialmente al personal tcnico que estar
facultado como representante de la contratante y del contratista, para la
utilizacin de la bitcora, indicando a quien o a quienes se delega esa
facultad.
Para los datos particulares del contrato, en la nota de apertura se deber de
anotar como mnimo lo siguiente:

Nombre de la dependencia, que supervisar la obra, indicando la

direccin del proyecto, activo o la regin a la que pertenece.

Nmero del contrato.

Titulo de la obra y su localizacin.
Nombre o razn social del contratista.
En el caso de supervisin por terceros, anotar los datos del
contrato respectivo y el nombre de la empresa de supervisin.

Nombre, firma, direccin y telfono del residente o supervisor.

Nombre, firma, direccin y telfono del superintendente de
construccin del contratista.

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Nmero del proyecto o su equivalente.

Nmero de partida presupuestal.
Importe del contrato.
Plazo de ejecucin de la obra.
Fecha de iniciacin programada.
Fecha de terminacin programada.
Valor y fecha programada de los anticipos.
3.2

Numeracin y fechado de notas.

Todas las notas debern numerarse en forma seriada y fecharse (en el
en el que se efecte el asiento) consecutivamente respetando
excepcin el orden establecido; cerrndolas con nombre y firmas
residente y/o supervisor y del superintendente de construccin
contratista.

3.3

da
sin
del
del

Redaccin y escritura.
Las notas o asientos debern efectuarse claramente, con tinta indeleble
preferentemente de tinta negra, letra de molde legible, sin abreviaturas y
utilizando papel carbn o autorreproducible para las copias.

3.4

Errores.
Cuando se cometa algn error de escritura, de intencin o redaccin, la
nota deber anularse por quien la emita, abriendo de inmediato otra nota
con el nmero consecutivo que le corresponda y con la descripcin
correcta.

3.5

Tachaduras y enmendaduras.
Una nota cuyo original y copias aparezca con tachaduras y enmendaduras,
ser nula.
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3.6

Sobreposiciones.
No se deber sobreponer ni aadir texto alguno a las notas de bitcora, ni
entre renglones, mrgenes o cualquier otro sitio, de requerirse, se deber
abrir otra nota haciendo referencia a la de origen.

3.7

Inutilizacin de espacios.
Se debern cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el
llenado de las mismas.

3.8

Retiro de copias.
Una vez firmadas la(s) nota(s) de la bitcora, llena(s) la(s) hoja(s) o
cancelados los renglones correspondientes, los interesados podrn retirar
sus respectivas copias.

3.9

Validaciones.
Se podrn validar oficios, minutas, memoranda, circulares y cualquier otro
documento, refirindose en notas de bitcora el contenido de los mismos o
bien anexando copias.

3.10 Frecuencia y cantidad de notas.

Estas se definen por cada caso en particular, por las situaciones que
durante el desarrollo de los trabajos resulten distintas a las previstas
originalmente en el contrato.
3.11 Compromiso de uso.
El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta
responsabilidad. Asimismo, deber utilizarse la bitcora para asuntos
trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestin.
3.11.1 Anotaciones de la supervisin

Informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda

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influir sobre el desarrollo de la obra, sobre los precios
unitarios establecidos en el contrato, o la recepcin
satisfactoria de la obra.
A continuacin se enuncian algunas situaciones que se
consideran relevantes para su registro en bitcora, en forma
enunciativa, mas no limitativa:
a) Relativas a los documentos de la obra

Constancia de entrega al contratista de los

planos, instrucciones o especificaciones de
la obra.

Instrucciones de los trabajos adicionales y/o

extraordinarios, solicitndole el programa.

Constancia de acuerdos y soluciones que se

van generando en el proceso de la obra.
b) Relativas al plazo y programa de la obra
Modificaciones del programa de obra.
800-18000-PA-OP-24 (Act. 1)
Art. 73 del R.L.O.P.S.R.M.

Estado del tiempo que influya en la obra.

Avance de los trabajos, tiempos perdidos por
diversas causas y demoras respecto al
programa.
Describir con detalle las causas que puedan
originar ampliaciones en el plazo.
Cuando
se
efecten
cambios
en
especificaciones de ingeniera y alcances.
Cuando el inmueble en que deber ejecutarndice

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se la obra, o la informacin, o los accesos
necesarios para realizar el trabajo, no estn
disponibles.

Atraso en la contestacin de aclaraciones.

Atraso con respecto a la entrega de
ingeniera y/o especificaciones.

Atraso en la entrega de materiales y equipo

que deba suministrar PEMEX.
c) Relativas a la ejecucin de la obra

En su caso, inicio de cada una de las fases

de la obra.

Ordenes para que el representante del

contratista se presente en la obra y
reuniones peridicas, as como de los
acuerdos y compromisos pactados en dichas
reuniones.

En caso de no cumplir con el programa

establecido,
equipos
de
proceso
proporcionados por el contratista, fecha de
llegada, instalacin, interconexin y pruebas.

Materiales y equipos proporcionados por

PEMEX, su fecha de llegada, as como su
estado, comparado con lo sealado en el
contrato.

rdenes de correccin por defectos de obra.

Equipo descompuesto o inapropiado.
Incidentes internos y externos que afecten el
desarrollo de la obra.

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Condiciones de inseguridad, daos al medio

ambiente, falta de higiene en alguna(s)
rea(s) de trabajo.
Accidentes presentados en la obra.
Observaciones sobre el cumplimiento e
incumplimiento de las actividades crticas,
enunciando razones y/o motivos as como su
terminacin.
Advertencias al contratista por falta de
recursos en la obra sobre personal, equipo,
materiales, herramientas, almacenamientos
inadecuados y fallas de calidad.
Notificaciones al contratista de faltas de
cumplimiento del programa y sanciones que
se aplicarn, de acuerdo al contrato.
800-18000-PA-OP-28 (Act. 4)
Arts. 56 pfo. 2, 57 pfo. 1 y 58 pfo. 2 y 3 del R.L.O.P.S.
R.M.

Registro de visitas a la obra, enunciando el

motivo de su visita.
Constancia de la fecha de recepcin de las
estimaciones presentadas por el contratista o
su representante para su revisin.
800-18000-PA-OP-19 (Acts. 1, 2
Art. 103 del R.L.O.P.S.R.M.

7B)

rdenes de suspensin de la obra, si es el

caso, indicando la causa y rdenes de
reiniciacin de la misma.
800-18000-PA-OP-29 (Acts. 4A, 4B , 13A y 18A)
Arts. 60 y 63 de la L.O.P.S.R.M.
Arts. 114 y 119 del R.L.O.P.S.R.M.

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Constancia de devolucin de los materiales
sobrantes a los almacenes de PEMEX,
producto de modificaciones y cancelaciones.
Cambio de supervisor de PEMEX.
Cambio de representante del contratista.
Fecha de la puesta en operacin y fecha del
acta de recepcin de la obra.
800-18000-PA-OP-34 (Act. 1)
Art. 135 del R.L.O.P.S.R.M.

d) Sobre anotaciones hechas con anterioridad

Avisos de incumplimiento de rdenes dadas
al contratista
Comentarios sobre las anotaciones hechas
previamente por el contratista o su
representante.
Cancelacin o
instrucciones.

cambio

de

rdenes

3.11.2 Anotaciones del contratista o su representante.

Observaciones en relacin a las rdenes que haya recibido
del supervisor, inconformidad con las mismas y cualquier
circunstancia que a su juicio influya en la ejecucin de la obra
o modifique las condiciones pactadas en el contrato en
particular las que se indican a continuacin:
a) Relativas a los documentos de la obra
Solicitudes de informacin faltante, licencias,
permisos, liberacin de bancos o tramos,
estudios de factibilidad, planos o croquis de
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la obra y cualquier otro faltante que sea
necesario para el cumplimiento del alcance
del contrato.
Acuse de recibo de planos, especificaciones
y croquis de la obra.
b) Relativas al plazo y programa de la obra:
Acuse de recibo de rdenes relativas al
programa de obra, o modificaciones al
mismo.
Causas de demora no imputables al
contratista y solicitudes de ampliacin de
plazo y/o modificaciones del programa de
obra.
800-18000-PA-OP-24 (Act. 1)
Art. 73 del R.L.O.P.S.R.M.

Aclaraciones e inconformidades respecto a

observaciones hechas por la supervisin
sobre demoras y falta de cumplimiento del
programa.
c) Relativas a la ejecucin de la obra
Acuse de recibo u observaciones de rdenes
de la supervisin relativas a correccin de
defectos, procedimientos de construccin y
suministro de personal, equipo y materiales.
Constancias de mal tiempo, falta de
materiales y equipo que deba entregar
PEMEX, si es el caso, paros obligados y
otras circunstancias que, a juicio del
representante del contratista, se aparten de
lo previsto en el contrato.
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Solicitudes de estudio de cada uno de los

precios
unitarios
adicionales
o
extraordinarios que generen cambios o
modificaciones al respecto.
800-18000-PA-OP-25 (Act. 10) Art. 78 inc. III del
R.L.O.P.S.R.M.
800-18000-PA-OP-24 (Acts. 1, 8 y 11)
74 pfo. 1 y 77 pfo. 3 del R.L.O.P.S.R.M.

Arts. 70,

3.11.3 Recomendaciones especiales

a) Instrucciones que deben referirse en la bitcora
Los cambios del proyecto, con sus trabajos adicionales y/o
extraordinarios, cambio de supervisor, notificaciones de
retraso en los trabajos, con aplicacin de sanciones,
suspensiones, reiniciaciones, terminaciones anticipadas y
rescisin.
800-18000-PA-OP-17 (Act. 8A) Arts. 120 y 121 del R.L.O.P.S.R.M.
800-18000-PA-OP-28 (Act. 4) Arts. 56, 57 y 58 del R.L.O.P.S.R.M.
800-18000-PA-OP-29 (Act. 18A)
800-18000-PA-OP-20 (Act. 1B)

b) Seguimiento de notas e indicaciones

Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que
no se queden pendientes y finiquitarlas con una nota de
cierre, para evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener
consecuencia en el cierre del contrato.
c) Cuando aplique, llevar a cabo el control de los pagos pro visionales establecidos en el artculo 78 del Reglamento de
la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las
Mismas.
800-18000-PA-OP-24 (Act. 10) Art. 78 del R.L.O.P.S.R.M.
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3.12 Custodia.
Ser responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de
este instrumento en la obra, y
3.12.1 Durante la ejecucin de la obra
Desde la fecha de iniciacin, la bitcora deber estar
permanentemente en la obra a la disposicin del supervisor
de la obra y del contratista para anotaciones y consultas as
como para revisin de los auditores y funcionarios que se
presenten en la obra debidamente acreditados.
3.12.2 En suspensiones de la obra por causas diversas
Al presentarse una suspensin de la obra por afectaciones,
cierre de accesos y/o secuestros de instalaciones, equipo o
maquinaria, el supervisor de la obra deber considerar la
situacin para determinar si recoge la bitcora, en cuyo caso
se llevar a las oficinas de la residencia, para que una vez
resueltas las situaciones descritas, se regrese a la obra.
800-18000-PA-OP-29 (Act. 4A, 4B y 13A)
Arts. 60 y 63 de la L.O.P.S.R.M.
Arts. 114 y 119 del R.L.O.P.S.R.M.

3.12.3 Al trmino de la obra o por suspensin definitiva

Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva, la
bitcora ser entregada a la oficina de PEMEX que
resguarda el contrato original, para su custodia.
3.13 Cierre de bitcora.
Ser con una ltima nota especial, en la que se dar por finiquitada la
relacin tcnica de campo. Despus se procede a firmar y a anular todas
las hojas sobrantes, inutilizndolas sin arrancarlas de la libreta y sta, por
conducto de la supervisin se anexa al finiquito de la obra.

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4. Reglas de aplicacin de la bitcora

Para cada uno de los tomos de la bitcora se deber reglamentar y validar el uso
de este instrumento, precisando como mnimo los siguientes aspectos, los cuales
debern asentarse inmediatamente despus de la nota de apertura.
Art. 96 del R.L.O.P.S.R.M.

4.1

Disponibilidad.
Horario en que se podrn asentar notas, el que deber coincidir con las
jornadas de trabajo de campo.

4.2

Firmas.
Las notas de la bitcora debern ser firmadas por ambas partes. Previendo
que alguna de las dos partes no firme, se establecer en la apertura de la
bitcora, un plazo mximo para la firma de los interesados, acordando en
caso del vencimiento del plazo, la aceptacin del asunto en cuestin.
Establecer plazo mximo para firma de los interesados, acordando en caso
del vencimiento del plazo, la aceptacin del asunto en cuestin;

4.3

Inviolabilidad.
Se deber enfatizar la prohibicin de modificar cualquiera de las notas ya
firmadas, as sea por el responsable de la anotacin original; y

4.4

Actividades peridicas.
Es recomendable regular en las actividades de carcter tcnico
administrativo, lo relativo a la autorizacin y revisin de estimaciones,
nmeros generadores, obra extraordinaria, as como lo relativo a las
normas de seguridad e higiene que deban implementarse.
En este sentido, en la apertura de la bitcora de cada contrato se deber
establecer cual ser la documentacin soporte de las estimaciones, as
como la indicacin de que si alguno de los documentos que deben
acompaar a alguna estimacin ha sido previamente entregado por el
contratista, ser suficiente con hacer referencia a l en la propia estimacin,
sin que exista la obligacin de volver a entregarlo.
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5. Archivo de bitcora
Durante tres aos posteriores a la recepcin de la obra, la bitcora se conservar
en caja numerada de fcil localizacin en archivo que designe la dependencia de
PEMEX que tuvo a su cargo la supervisin de la obra.
Art. 74 de la L.O.P.S.R.M.

6. Bitcora de servicios
Por lo que se refiere a contratos de servicios, se debe abrir una bitcora por cada
contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilizacin
estipuladas en este instructivo.
Art. 97 del R.L.O.P.S.R.M.

7. Marco Normativo
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos
Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas
(L.O.P.S.R.M.).

Reglamento de la Ley de Obras Pblicas y Servicios

Relacionadas con las Mismas (R.L.O.P.S.R.M.)

Polticas, Bases y Lineamientos en Materia de Obras Pblicas y

Servicios Relacionados con las Mismas, para Petrleos
Mexicanos, Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales.

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