"Ao de las Cumbres Mundiales en el Per"

MINISTERIO DE EDUCACIN
Oficina de Trmite Documentario
Archivo Central

PLAN DE CONTINGENCIA PARA LA MUDANZA DEL

ACERVO DOCUMENTAL DE LAS UNIDADES
ORGANICAS DE LA SEDE CENTRAL

Ao

Abril 2008

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I.-

Introduccin

En vista que el rgano de Administracin de Archivos - Archivo Central es el

responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar
las actividades archivsticas a nivel institucional, as como de la conservacin y uso
de la documentacin proveniente de los archivos de gestin y perifricos, e
intervenir en la transferencia y eliminacin de documentos en coordinacin con el
Archivo General de la Nacin, y adems a que las autoridades del Ministerio de
Educacin han dispuesto la mudanza de las unidades orgnicas de la sede central,
donde se considerar personal, equipos, muebles, acervo documental etc... el
Archivo Central ha formulado el presente Plan de Contingencia con la finalidad de
brindar las pautas tcnicas archivsticas que regule las acciones a ejecutarse y as
prevenir eventuales extravos o deterioro del Patrimonio Documental del Sector.

II.-

Objetivo

Lograr el traslado del Archivo Activo de las unidades orgnicas de la sede central
del Ministerio de Educacin a los nuevos ambientes que se les asigne, as como la
Transferencia del Archivo Pasivo al Archivo Central.

III

Finalidad

3.1.- Lograr la Organizacin, Seleccin, Descripcin, Foliacin y Conservacin

del acervo documental de las dependencias de la sede central del MED.
3.2.- Proporcionar a las unidades orgnicas, un instrumento tcnico que les
permita garantizar el traslado ordenado de la documentacin a su nuevo
local y la transferencia documental al Archivo Central de una manera
uniforme.
3.3.- Salvaguardar la integridad y conservacin del Patrimonio Documental de
acuerdo a normas establecidas por el Archivo General de la Nacin.
3.4.- Prevenir posibles extravos de documentos en trmite o en proceso que
dificulte la prosecucin del servicio educativo.
IV.-

Base Legal

4.1.- DL N 19414 Ley de Defensa, Conservacin e Incremento del Patrimonio

Documental de la Nacin y su Reglamento DS N 022-75-ED.
4.2.-

RJ N 076-2008-AGN/J Reglamento de Aplicacin de Sanciones

Administrativas por Infracciones en contra del Patrimonio Documental
Archivstico y Cultural de la Nacin.

4.3.-

RSG N 302-2008-ED Aprueba la Directiva N 011-2008-ME/SG-OTDAC

Normas para la Transferencia de documentos administrativos de los
Archivos de Gestin al Archivo Central del Ministerio de Educacin.

4.4.- RM N 581-86-ED - Aprueba las

Normas
Procedimientos para la foliacin de documentos.

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Complementarias

V.-

Planeamiento de Acciones
El acervo documental que custodian actualmente las unidades orgnicas se dividen
en Archivo Activo y Archivo Pasivo.
El Archivo Activo constituye la documentacin que se encuentra en proceso
correspondientes a los aos 2008, 2007 y en algunos casos a aos anteriores, el
mismo que ser trasladado al nuevo local de la Sede Central para la prosecucin
del su trmite.
El Archivo Pasivo esta conformado por los documentos que han cumplido su
vigencia administrativa y que estn pendientes de ser transferidos al Archivo
Central.
Para el caso, el Archivo Central ser el encargado de supervisar y monitorear las
acciones archivsticas que se ejecutarn para el traslado y la transferencia del
Patrimonio Documental.

VI.-

Acciones que efectuar el Archivo Central

6.1.- Visitas de supervisin a los Archivos de Gestin y Perifricos con
la
finalidad de efectuar un levantamiento de informacin sobre las series
documentales que custodian (fechas extremas, volumen, etc...)
6.2.- Monitoreo de la ejecucin de los procesos tcnicos archivsticos que se
estarn desarrollando en las dependencias de la Sede Central, desde su
inicios hasta su finalizacin.

VII.-

Acciones que efectuarn los Archivos de Gestin y Archivos Perifricos

(unidades orgnicas)

7.1.- Cada Direccin, Programa, unidad, rea, equipo, etc... deber designar a
un encargado de los archivos de gestin o perifrico, quien ser el
responsable de efectuar la transferencia formal del Archivo Pasivo al
Archivo Central.
7.2.- Asimismo, cada dependencia se encargar de dotar del material necesario
(cajas, papel, cola, cinta de embalaje, etc...) para la ejecucin de los
trabajos archivsticos en mencin.
7.3.- Cada servidor (nombrado, destacado, consultor, contratado, etc...) ser
responsable de la documentacin que se encuentra actualmente en su
poder, es decir de la que maneje o que se encuentre en proceso o en
trmite (Archivo Activo), el mismo que asumir las sanciones a que
hubiere lugar si fuera el caso que se extraven en la mudanza.
7.4.- Si fuera el caso, que se suscitara algn extravo de la documentacin o
eliminacin clandestina, la dependencia propietaria deber notificar al
rgano de Administracin de Archivos Archivo Central para efectuar las
acciones correspondientes.

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VIII.- TRANSFERENCIA DEL ARCHIVO PASIVO AL ARCHIVO CENTRAL

Procedimiento para la aplicacin de la Directiva N 011-2008ME/SG/OTD-AC aprobada por la RSG N 0302-2008-ED Normas para la
Transferencia de documentos administrativos de los Archivos de Gestin
al Archivo Central del Ministerio de Educacin.
1.- El Director o Jefe de la unidad
orgnica
que
requiera transferir
documentacin, designar al personal suficiente que tendr a su cargo la
organizacin documental (clasificacin, ordenamiento, signacin), seguido
de la descripcin mediante la elaboracin del Inventario de Series
Documentales (descargar formato de Inventario en EXCELL).

2.-

Asimismo, al organizar la documentacin se podr solicitar al Archivo Central

la asistencia de un tcnico archivero para el asesoramiento correspondiente,
con la finalidad de establecer las series documentales, el sistema de
ordenamiento, los datos que se indicaran en el rtulo, la elaboracin de
inventarios, etc...

3.-

Como unidad de archivamiento o de conservacin para el almacenamiento

de la documentacin se debern utilizar cajas archiveras (descargar
modelo), la misma que cuenta con las dimensiones necesarias para su
instalacin topogrfica en las estanteras del Archivo Central.
-

NO ENVIAR UNIDADES DE CONSERVACIN, sin antes haber sido

aprobados los Inventarios y la posicin de los paquetes
documentales en los contenedores por un archivero autorizado por el
Archivo Central.

No se recibir en Transferencia las unidades de conservacin

documental que no se ajuste a lo convenido.

Las unidades de conservacin sern instaladas en las estanteras metlicas

del repositorio documental, razn por la cual debern guardar las
condiciones de medida exigidas a fin de evitar el apilamiento de cajas que se
excedan en las medidas.
4.- Concluido el proyecto del Inventario de Transferencia Documental, el
archivero responsable solicitar al Archivo Central la revisin del
instrumento descriptivo, a fin de obtener su conformidad para realizar la
transferencia del Archivo de Gestin.
5.- De existir observaciones se proceder a subsanarlas a fin de contar con la
conformidad del Archivo Central, el archivero responsable de la remisin
deber firmar los Inventarios de Transferencia Documental.
6.- El Jefe o representante de la unidad orgnica, deber visar el Inventario y
remitirlo con Oficio al Archivo Central, indicando el tiempo aproximado de
permanencia en custodia a fin de realizar consultas.
7.- A partir de la Transferencia Documental, el Archivo Central asume la
administracin de los archivos, para realizar consultas y/o requerir prstamo
de los documentos originales se deber cursar un documento en donde se
indique el motivo de la consulta especificando la fecha de su devolucin al
fondo documental.
Descargar de la pagina web
http://www.minedu.gob.pe/archivocentral/transferenciadoc.php.

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IX.-

TRASLADO DEL ARCHIVO ACTIVO AL NUEVO LOCAL DEL MED

La mudanza de los Archivos Activos se efectuaran aplicando los siguientes
procesos:
1.-

Descripcin
Los Expedientes u otra documentacin administrativa ser registrada en el
Inventario de Registro (RSG N 302-2008-ED), indicando el nmero de
caja, descripcin de la serie documental, fechas extremas, etc...
Los Inventarios debern tener la visacin del servidor que se encuentra a
cargo de la documentacin as como el sello de la dependencia propietaria.

2.-

Conservacin
La documentacin se instalar en cajas archiveras (de no contar con las
cajas adecuadas se podr utilizar otro tipo de cajas que se asemejen a las
dimensiones indicadas).
As tambin, las cajas debern estar lacradas o selladas.

3.-

Rotulado
En el rotulado deber codificarse indicando los siguientes datos:
1)
2)
3)
4)
5)

rgano de Direccin
Unidad Orgnica
Series documentales
Ao
N correlativo de caja

Cada dependencia deber tener un correlativo del nmero de cajas que

trasladaran al nuevo local.
5.-

Cotejo
5.1.-

El da en que se efecte la mudanza, la unidad orgnica notificar

al Archivo Central solicitando la asistencia de un tcnico archivero
a fin de verificar los Inventarios de Registro y constatar que todas
las cajas se encuentren codificadas e identificadas, visando los
auxiliares descriptivos emitiendo conformidad.

5.2.- Un ejemplar del Inventario se deber entregar al chofer del camin

quien ser responsable de las cajas mientras dure el flete evitando
as prdidas en el camino.
As tambin, el chofer deber visar los Inventarios de Registro.
5.3.- Al llegar el camin a su destino, el chofer deber hacer entrega
formal de la documentacin, a un especialista de la dependencia
propietaria, el mismo que deber constatar que las cajas se
encuentren completas as como que no hayan sido abiertas en el
trayecto.
5.4.- Al finalizar del traslado, se deber remitir al Archivo Central, un
ejemplar del Inventario de Registro con las firmas mencionadas, a
fin de llevar un control de la documentacin que se encuentra en la
nueva sede.
6.-

Los formatos que se utilizaran para el Inventario de Registro y Rotulado de

del Archivo Activo sern los que se mencionan en la RSG N 302-2008-ED.

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IX.-

Consideraciones que se deber tomar en cuenta

9.1.- Se hace la salvedad que la Resolucin Jefatural N 076-2008-AGN/J

Reglamento de Aplicacin de Sanciones Administrativas por Infracciones en
contra del Patrimonio Documental Archivstico y Cultural de la Nacin,
impone multas de 2.5 a 50 IUT a los Titulares de las Entidades Pblicas y/o
Funcionarios del ms alto nivel, responsables de la gestin institucionales,
etc.. por la omisin de los dispositivos legales para la transferencia y
eliminacin del Patrimonio Documental Archivstico.
9.2.- As tambin, en el Reglamento de la Ley N 25323 - Decreto Supremo N
008-92-JUS Reglamento del Sistema Nacional de Archivos en el Capitulo
VIII, se establecen las faltas graves y posible de sancin cuando se atenta
contra el Patrimonio Documental de la Nacin.
9.3.- Si fuera el caso, que alguna unidad orgnica haya elaborado Directivas,
Normas, etc ... para el traslado de la documentacin, deber coordinar con
el Archivo Central para su ejecucin.
9.4.- Las dependencias quedan prohibidas de efectuar la eliminacin de
documentacin que consideren en desuso o que hayan cumplido su fin
administrativo.
En todo caso, dicha documentacin podr ser transferido al Archivo Central
para su custodia y evaluacin posterior por el Comit de Evaluacin de
Documentos aprobado por Resolucin Ministerial N 141-97-ED.
Cabe resaltar que slo el Archivo General de la Nacin es el organismo
facultado de autorizar eliminaciones documentales en cumplimiento con
normas archivsticas vigentes.

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