3.

6 precisin de registros en inventarios

INTRODUCCIN
El presente trabajo muestra el diseo de inventario Cclico para llevar el manejo de
inventarios, especialmente para empresas de servicios, conociendo la importancia
alcanzada por el avance tecnolgico, el poco tiempo que se tiene disponible para realizar
los trabajos diarios, la exactitud y velocidad que se exige que se tenga la informacin para
la toma de decisiones, lleva a tener una mejor confiabilidad en el manejo de inventario.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes y servicios; de ah la
importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo contable
permitir a la empresa mantener el control oportunamente, as como tambin conocer al
final de periodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la empresa. El
inventario constituye las partidas del activo corriente que estn listas para la venta, es
decir, toda aquella mercanca que posee una empresa en almacn valorada al costo de
adquisicin, para la venta o actividades productivas.
Por medio del siguiente trabajo se darn a conocer algunos conceptos de los sistemas de
inventarios, mtodos, sistemas y control.

DESARROLLO
EXACTITUD EN LOS REGISTROS
Las buenas polticas de inventarios pierden sentido si la administracin no sabe que hay
en su inventario. La exactitud de los registros es un elemento esencial de todo sistema de
produccin e inventarios. Esta pre-cisin de invntanos en cisin en los registros permite a
las organizaciones centrarse en los artculos que necesitan, en lugar de aceptar que haya
"un poco de todo" en su inventario. Slo cuando la organizacin sabe con exactitud con
que cuenta, toma decisiones concretas de rdenes, programacin y embarque.
Para asegurar la precisin, el registro de entradas y salidas debe ser bueno, como tiene
que serlo la seguridad del almacn. Un almacn bien organizado se caracteriza por
acceso restringido, buen manejo y arcas de almacenamiento para alojar cantidades fijas
de existencias Los cajones, los espacios en los anaqueles y las partes se etiquetan con
exactitud. El enfoque de la Malina de Estados Unidos para mejorar la exactitud de sus
registros de inventario se analiza en el recuadro AO en accin "lo que la Marina aprendi
de Wal-Mart acerca de inventarios".
CONTEO CCLICO
Aunque la organizacin haya realizado esfuerzos considerables para registrar con
precisin su inventario, dichos registros deben verificarse mediante una auditoria continua.
Esas auditorias se conocen como contn cclica. Histricamente, muchas empresas
llevaban a cabo invntanos fsicos anuales. No obstante. esta prctica suele significar el
cierre temporal de las instalaciones y que personas sin experiencia cuenten partes y
materiales. En su lugar, los registros del inventario deben verificarse con una
comprobacin del ciclo. Esta tcnica utiliza la clasificacin del inventario desarrollada en el
anlisis ABC. Con los procedimientos de conteo cclico, peridicamente se cuentan los
artculos, se verifican los registros y se documentan las imprecisiones. Se rastrea la causa
de las imprecisiones y se toman las medidas correctivas para asegurar la integridad del

sistema de inventario. Los artculos A se cuentan con frecuencia quizs una vez al mes:
los artculos B se cuentan con menos frecuencia tal vez cada trimestre: y los artculos C se
cuentan es probable que una vez cada seis meses. En el ejemplo 2 se ilustra cmo
calcular el nmero de artculos de cada clasificacin que debe contarse todos cada da.
MINIMIZACIN DE LOS COSTOS

La meta de casi todos los modelos de inventarios es minimizar los costos totales. Con las
suposiciones dadas, los costos significativos son el costo de preparar (o de ordenar) y el
costo de mantener (o de manejo). Los dems costos son constantes, como el costo del
inventaro en s. En consecuencia, si minimizamos la suma de los costos de ordenar y
mantener, minimizaremos el costo total. Para ayudar a visualizar este concepto, en la
figura 12.4 se graficaron los costos totales como funcin de la cantidad de la orden o el
tamao del lote. Q. El tamao ptimo del lote. Q*. es la cantidad que minimiza el costo
total. Conforme aumenta la cantidad ordenada, disminuye el nmero total de rdenes
colocadas por ao. As, si la cantidad ordenada crece, el costo anual de ordenar o
preparar decrece. Pero si aumenta la cantidad ordenada, el costo de mantener tambin
aumenta, ya que se mantiene un inventario promedio mayor.
Como se observa en la figura 12.4, al reducir los costos de preparacin o bien de
mantener, la curva del costo total se reduce. Una reduccin en la curva del costo de
preparar tambin reduce la cantidad ptima de la orden (tamao del lote). Adems, los
lotes de menor tamao tienen un impacto positivo en la calidad y la flexibilidad de
produccin. En Toshiba, el conglomerado japons de 40 mil millones de dlares, los
modelos cambian aun cuando los trabajadores apenas hayan fabricado 10 computadoras
porttiles de un modelo. La flexibilidad en el tamao del lote ha permitido a Toshiba
desplazarse hacia un sistema.
FIGURA 12.4- Costo total como funcin del tamao del lote

Observe que en la figura 12.4 la cantidad ptima a ordenar ocurre en el punto donde la
curva del costo de ordenar se cruza con la curva del costo de mantener el inventarlo. Pero
no ocurre as por casualidad. Con el modelo EOQ. la cantidad ptima a ordenar ocurrir
en el punto donde el costo total de preparacin es igual al costo total de mantener.
Usaremos este hecho para desarrollar las ecuaciones que dan directamente el valor de
Q*. Los pasos necesarios son:
1.- Desarrollar una expresin para el costo de ordenar o di' preparacin.
2.- Desarrollar una expresin para el costo de mantener
3.- Establecer el costo de preparacin igual al costo de mantener.
4.- Despejar la cantidad ptima a ordenar de esta ecuacin.
1.- Usando las siguientes variables determinamos los costos de ordenar, mantener y
despejar Q*.
Q= nmero de piezas por orden
Q* = nmero ptimo de pieza* a ordenar (EOQ)
D = demanda anual en unidades del articulo en inventario
S =costo de ordenar o de preparacin para cada orden
H = costo de mantener o manejar inventario par unidad por ao
1. Costo anual de ordenar = (numero de rdenes colocadas por ao) X (costo de ordenar
o preparar por orden)

R. Anthony Inman, "The Impact of lot-size Reduction on Quality", Production and Inventory
Management Journal 35, nm, 1 (primer trimestre de 1994): 5-8; e International journal of
Production Economic (1 de agosto de 1996): 37-46.
"Este es el caso cuando los costos de mantener son lineales y parten del origen, es decir,
cuando los costos de inventario no disminuyen (o aumentan) conforme aumenta el
volumen del inventario y todos los costos de mantener sufren incrementos pequeos.
Tambin es probable que haya cierto aprendizaje cada vez que se realiza una preparacin
(o una orden), hecho que disminuye los costos subsecuentes de preparacin. en
consecuencia, es probable que el modelo EOQ sea un caso especial. No obstante,
acatamos la sabidura convencional de que este modelo es una aproximacin razonable
EJEMPLO
Esta tienda espera cuatro semanas para recibir una orden de pantalones vaqueros levis
501 solicitada al fabricante. Si la tienda vende cada semana 10 pan talones Levis talla
30-32, el gerente solicitara dos anaqueles, mantener 40 pantalones en el segundo
anaquel y colocar una orden en el momento cuando el primer anaquel se vaci. ste
sera un sistema de reorden de cantidad fija. Este sistema tambin se conoce como de
"dos contenedores ". y es ejemplo de un enfoque muy elemental, pero efectivo en la
administracin de inventarios.

La expresin del costo total de inventario se escribe de manera que incluya el costo real
del material comprado. Si suponemos que la demanda anual y el precio por cada aguja
hipodrmica son valores conocidos (por ejemplo, 1,000 agujas hipodrmicas por ao a
P= $10) y que el costo total anual debe incluir el costo de la compra, entonces la
ecuacin (12-5) se convierte en

Como los costos de material no dependen de una poltica de rdenes particular, se incurre
en un costo anual de materiales de D x P (1,000)($IO)=$10.000 (Ms adelante en este
captulo, analizamos el caso en que lo anterior tal vez no sea cierto, es decir, cuando se
dispone de un descuento por cantidad).

MODELO ROBUSTO
Uno de los beneficios del modelo EOQ es que es robusto. Por robusto se entiende que
proporciona respuestas satisfactorias incluso con variaciones sustanciales en sus
parmetros. Como hemos observado, a menudo es difcil determinar con precisin los
costos de ordenar y mantener para el inventario. En consecuencia, contar con un modelo
robusto es una ventaja. El costo total del EOQ cambia poco en la vecindad del mnimo; la
curva es poco profunda, es decir, que la variacin en costos de ordenar, costos de
mantener, demanda o aun en el EOQ genera diferencias relativamente modestas en el
costo total. En el ejemplo 6 se ilustra la robaste? del modelo EOQ.
La frmula para la cantidad econmica a ordenar (Q*) tambin se determina encontrando
el mnimo de la curva del costo total (es decir, el lugar donde la pendiente de la curva del
costo total es cero). Segn el clculo, igualamos a cero la derivada del costo total respecto
de Q*.

Podemos concluir que el modelo EOQ sin duda es robusto y que los errores significativos
no costarn demasiado. Este atributo del modelo EOQ es muy conveniente, dada
nuestra limitacin en la capacidad para pronosticar con precisin la demanda, el costo de
ordenar y el costo de mantener.

PUNTOS DE REORDEN

Una vez decidido cunto ordenar, analicemos la segunda pregunta del inventario, cundo
ordenar. Con los modelos de inventario sencillos se supone que la recepcin de la orden
es instantnea. En otras palabras. Suponen 1. que una empresa colocar una orden
cuando el nivel de inventario de un articulo dado llegue a cero y 2. que los artculos
solicitados se recibirn de inmediato. No obstante, el tiempo que transcurre entre la
colocacin de la orden y su recepcin, denominado tiempo de entrega o tiempo de
abastecimiento. toma desde unas cuantas horas hasta varios meses. Por lo tanto, la
decisin de cundo colocar una orden suele expresarse en trminos de un punto de
reorden (ROP, reorder point). es decir, el nivel de inventario en el cual debe colocarse la
orden (vase la figura 12.5).
El punto de reorden (ROP) se expresa como:

Esta ecuacin de ROP supone que la demanda durante el tiempo de entrega y el tiempo
de entrega en s, son constantes. Cuando no es as, es necesario agregar artculos
adicionales, tambin llamados Inventario de seguridad.
La demanda por da d, se encuentra dividiendo la demanda anual, D, entre el nmero de
das hbiles en un ao:

El clculo del punto de reorden se ilustra en el ejemplo 7.

Es posible que cada orden requiera algn cambio en la forma de preparar una mquina o
un proceso. La

disminucin del tiempo de preparacin casi siempre significa una

reduccin en el costo de preparacin y esta reduccin lleva a lotes ms pequeos y

econmicas para produccin, Cada vez ms, las preparaciones

(y operaciones) se

realizan con maquinas controladas por computadoras que operan desde software escrito
previamente.
FIGURA 12.5
Curva del punto de reorden Q* es lo cantidad
ptima a ordenar, y el tiempo de entrega
representa el tiempo que trascurre entre colocar y
recibir la orden.

EJEMPLO
Electronics Assembler, Inc. tiene una demanda de 8,000 videocaseteras. La empresa
opera 250 das al ao. La entrega de una orden toma tres das hbiles en promedio. El
punto de reorden se calcula como

Por lo tanto, cuando el nivel del inventario llega a 96, debe colocarse una orden, que
llegar tres das despus, justo cuando se agota el inventario de la empresa.
El inventario de seguridad es en especial importante para empresas cuya entrega de
materias primas es singularmente poco confiable. Vase el recuadro AO en accin
"Inventario de segundad en San Miguel Corp., de Filipinas".

MODELO DE LA CANTIDAD ECONMICA A PRODUCIR

En el modelo de invntanos anterior, se supone que la orden se recibe completa al mismo
tiempo. No obstante, a veces las empresas reciben el inventario durante el periodo, lisos
casos necesitan un modelo distinto, que no requiera la suposicin de la entrega
instantnea. Este modelo se aplica en dos circunstancias: 1, cuando el inventario fluye de
manera continua o se acumula durante un perodo despus de colocar una orden y 2,
cuando las unidades se producen y venden en forma simultnea Dadas estas
circunstancias se toman en cuenta la tasa de produccin diaria (o flujo de inventario) y la
tasa de demanda diaria. En la figura 12.6 se ilustran los niveles de inventaro en funcin
del tiempo.
Como este modelo es particularmente adecuado para los entornos de produccin, se
conoce como modelo de la cantidad econmica a producir. Es til cuando el inventario se
acumula de manera continua en el tiempo y se cumplen las suposiciones tradicionales de
la cantidad ptima a ordenar. Este modelo se obtiene igualando el costo de ordenar o
preparar al costo de mantener y despejando el tamao del lote ptimo, Q*, Usando los
siguientes smbolos es posible determinar la expresin del costo anual de mantener
inventario para la cantidad econmica a producir:
Q= nmero de piezas por orden

H = costo anual de mantener inventario por unidad

p = tasa de produccin diaria
d = tasa de demanda diana o tasa de uso
t = longitud de la corrida de produccin en das

CONCLUSIN
Los inventarios representan bienes destinados a las ventas en el curso normal de los
negocios. Para mayor amplitud de las funciones y servicios de los inventarios depende de
la naturaleza y el tipo de empresa, la importancia de los gastos de materiales y bienes de
equipo y organizacin de la empresa.
La administracin de inventario se centra en cuatro aspectos bsicos; como los son: el
nmero de unidades que debern producirse en un momento determinado, en que
momento debe producirse el inventario, que articulo merece atencin especial, y podemos
protegernos de los cambios en los costos de los artculos en inventario. De esta manera
podemos sealar que la administracin de inventario consiste en proporcionar los
inventarios que se requieren para mantener la operacin al costo ms bajo posible.
El control de inventario se realiza con la finalidad de desarrollar pronsticos de ventas o
presupuesto, para as determinar los costos de inventarios, compras u obtencin,
recepcin, almacenaje, produccin, embarque y contabilidad.
Los inventarios se clasifican de acuerdo a las caractersticas de la empresa, y una de las
formas de clasificarlos es: Inventario de Materia Prima, Produccin en Proceso, Productos
Terminados, Materiales y Suministros.
En cuanto a los costos de inventario; se deben identificar todos los costos que se
relacionan mediante la elaboracin del inventario.
Despus de haber recopilado la siguiente informacin se saco las conclusiones que el
inventario es esencial en la creacin y existencia de una empresa o, ya que en ella
podemos hacer un balance de los bienes que cuenta esta. La carencia de un inventario en
una empresa conllevara a la quiebra de esta, debido a que habra una desorganizacin, a
consecuencia de las carencias o excesos de bienes se tomaran malas decisiones en el
manejo de la empresa.