El arte de la productividad sin estrés

 Cantidades de cosas por hacer

 Indefinición de que se debe hacer

 Los cabos sueltos

 Centrarse en principios

“Intento tomarme los días de uno en uno,

Pero a veces varios días me atacan de golpe”
Ashley Brilliant
“Tu habilidad para generar
poder es directamente
proporcional a tu habilidad
para relajarte”

“Usualmente hay una proporción

inversa entre tener algo en la
mente y la cantidad de esta que
se esta llevando a cabo”
“Cualquier cosa que provoque en usted una
reacción desproporcionada, por exceso o
defecto, puede controlarle, y con
frecuencia lo hace”
 Capturar todas las cosas que
necesitan hacerse, para ser
colocadas en un sistema lógico y
confiable FUERA DE LA MENTE

 Adquirir
la disciplina de tomar las
decisiones “de antemano” para
tener una lista de acciones
siguientes
 Nose ha aclarado exactamente cuál es el
resultado que desea

 Nose ha decidido cuál es el resultado de

una acción física

 Nose ha colocado un recordatorio de la

acción

Esta preocupación constante e improductiva

que experimentamos por todo lo que tenemos
que hacer es la que mas tiempo y energía
consume.
 no hagas el compromiso

 mantener los compromisos

 renegociar los compromisos

1. Recopila
r
2. Procesar
3. Organiz
ar
4. Revisar
5. Hacer
Fuente: www.diyplanner.com
 Cada frente abierto
debe estar en el
sistema de recopilación
y no en la cabeza
 Mantener al mínimo la
bandeja

 Vaciar la bandeja
periódicamente
 Reglas
 Se saca lo que esta primero. ¡NO ELEGIR
lo que se va a procesar!
 Procesar de a uno por vez
 Lo que se saca de la bandeja, no vuelve
a la bandeja.
 Decidir que hacer o que es

Hacer las cosas no requiere

demasiado valor; en cambio,
decidir qué hacer SÍ lo
requiere
 ¿Requiere acción?
 NO
▪ Basura
▪ Elementos para incubar (a futuro)
▪ Material de consulta
 Requiere acción
 Definir “Acción Siguiente”
▪ Si no se puede hacer directamente es un proyecto
 Si lleva menos de 2 minutos, HACERLO
 Agregarlo a la lista de acciones siguientes
 Delegarlo
 Aplazarlo
Fuente: www.diyplanner.com
 Elementosnecesarios para
organizarnos
 Lista de proyectos
 Material de apoyo de Proyectos
 Lista de “a la espera”
 Agenda para fechas fijas
 Lista de “acciones siguientes”
 Material de consulta
 Lista de “algún día/tal vez”
 Archivo de Seguimiento
 Agenda
 Es sagrada
 Cosas que solo se pueden hacer ese día
 No mezclar con tareas que pueden
delegarse o atrasarse
 Listas de acciones siguientes
 Separadas por Contextos
Oficina
Calle
Casa
PC
Teléfono
Personas-reuniones
Leer/Revisar
 Eventos o recordatorios
a si mismo en el futuro.

 Listas de “Algún Día/Tal

Vez”

 Archivo de seguimiento
 43 carpetas
 12 para los
meses
 31 para los días
 El sistema de archivos
 Debe ser rápido y divertido
 Al alcance de la mano
 Ordenado alfabéticamente
 Muchas carpetas limpias
 Menos de 3/4
 Etiquetas con referencias
 EVITAR la pila “por archivar”

“Si necesita mas de 60

segundos para archivar
algo, no lo archivará: lo
amontonará”
 Listas de control
 Afirmaciones personales
 Listas de control de viajes
 Revisión semanal
 Áreas de atención y
responsabilidad
 Personas clave en mí vida
 Revisión Diaria

 Revisión Semanal

 Revisión General

“Los asuntos de la vida tienen que ver con

multitud de aspectos, y aquel que razona
sobre cualquiera de ellos son tener en
cuenta el resto de las cosas es un iluso
incapaz de seguir la marcha del mundo”
 Revisión Diaria
 Mirar la agenda
 …. Y después la lista de acciones
siguientes
 Mirarlas en el contexto correcto
 La clave del sistema “La revisión semanal”
 Papeles Sueltos
 Procesar notas
 Citas previas
 Citas futuras
 Vaciar la mente
 Revisar las listas

Para que el conocimiento sea

productivo deberemos aprender
a ver tanto el bosque como los
árboles. Debemos aprender a
conectar
Peter Druker
 Elmodelo de cuatro criterios para
elegir acciones en el momento

 Elmodelo triple para evaluar el

trabajo diario

 El
modelo de seis niveles para
revisar su propio trabajo
 Para elegir
 Contexto
 Tiempo disponible
 Energía
 Prioridad

“En ultima instancia, debe confiar

siempre en su intuición. No obstante,
puede hacer muchas cosas para
potenciar esa confianza”
David Allen
 Para evaluar el trabajo diario
 Realizar trabajo predefinido
 Realizar el trabajo a medida que surge
 Definir su trabajo
 Para revisar su propio trabajo

 15.000 metros o más: vida

 12.000 metros: visión con un plazo de entre 3
a 5 años
 9.000 metros: objetivos anuales o bianuales

 6.000 metros: áreas de responsabilidad

 3.000 metros: proyectos actuales
 Pista de aterrizaje: acciones actuales
Fuente: www.diyplanner.com
proyecto es todo aquello que no se
puede hacer directamente para que se
complete
 El modelo de planificación natural

1. Definir propósitos y principios

2. Visualizar resultados
3. Generar lluvias de ideas
4. Organizar
5. Identificar las acciones siguientes
 1. Definir

 Propósito
 Porque estoy haciendo esto?
 Llevarlo mas allá y preguntar porque estoy haciendo esto
 Principios
 Les daré a otros libertad sobre esto mientras que...

“Si no está seguro de lo que

está haciendo, nunca hará lo
suficiente”
David Allen
2. Visualizar los resultados

 Visión
 ver el proyecto luego de completado los
resultados
 Ver un éxito absoluto!

“La imaginación es mas

importante que el
conocimiento”
Albert Einstein
3. Generar lluvia de ideas

 No hay que juzgar, criticar

 ir tras la cantidad, no la calidad
 Analizar y organizar Apagado
 disparadores
4. Organizar

 Identificar las piezas Importante

 Ordenar por
▪ Componentes
▪ Secuencias
▪ Prioridades
 Detallar hasta el nivel necesario
5. Identificar las acciones siguientes

 ¿Cuál es la acción siguiente en cada una

de las partes del proyecto?

 ¿Cuál es la acción siguiente en el

proceso de planeamiento?
“Organízate con eficacia” Autor David Allen – Ediciones
Urano
http://www.davidco.com/
Guillermo Matías Mazza

gmmazza@gmail.com
www.masemprendedor.com