Sunteți pe pagina 1din 2

VALORIFICAREA DOCUMENTELOR

Legea Arhivelor Naionale precizeaz modul n care pot fi consultate


documentele deinute n arhive de instituii i organizaii, mai ales cele cu
valoare practic n baza crora se elibereaz copii privind drepturile
individuale. Astfel, documentele pot fi consultate, la cerere, de ctre
ceteni romni i strini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru
documentele la care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face
numai cu aprobarea conducerii unitii creatoare sau deintoare.
Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s
elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice sau juridice:
certificate, copii i extrase dup documentele pe care le creaz i
le dein, chiar dac nu au mplinit termenul de 30 de ani, dac
acestea se refer la drepturi care l privesc pe solicitant, cum
sunt: vechimea n munc, studii, drepturi patrimoniale, dreptul la
informare din dosrele de judecat.
Certificatul eliberat trebuie s cuprind o expunere exact i clar a
datelor rezultate din documente, care sunt n legtur direct cu obiectul
cererii. Se vor indica numai datele existente, fr s se ntregeasc
perioadele pentru care nu exist documente.
Perioadele pentru care lipsesc documente sau nu se gsete nscris
numele solicitantului se vor meniona n adresa de expediere a
certificatului.
n certificat se vor indica denumirile documentelor din care s-au
extras elementele necesare ntocmirii certificatului i, apoi, datele cuprinse n
aceste documente.
n certificate nu vor fi expuse concluzii personale sau generalizri n
legtur cu coninutul documentelor cercetate.
n certificat datele se expun n ordine cronologic.
Redactarea certificatului se face pe baza unui referat scris pe cerere, cu
cerneal, ntocmit, datat i semnat de persoana care a fcut cercetarea.
Referatul trebuie s cuprind denumirea fondului cercetat i cotele
unitilor arhivistice cercetate (numrul dosarului din inventar, anul, fila
sau filele.
n cazul n care, la cererea petiionarului, recercetndu-se
documentele, se gsesc noi date, se poate elibera fie un nou certificat,
menionndu-se c l completeaz pe cel anterior, cu indicarea numrului
i datei de emitere a precedentului, fie se poate emite un nou certificat,
menionndu-se toate datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care se
va anula i retrage; noul certificat va primi alt numr de nregistrare.
n cazul n care n arhiv nu se gsesc date cu privire la obiectul
cererii, acest situaie se comunic n scris solicitantului; dac se cunoate
unitatea deintoare a documentelor ce fac obiectul cererii, cererea n
original se trimite spre rezolvare respectivei uniti, comunicndu-i-se i
solicitantului acest lucru.
n textul certificatului nu sunt admise tersturi sau completri
ulterioare, sau printre rnduri.
Persoana care a ntocmit referatul i eful su ierarhic poart
rspunderea asupra exactitii datelor comunicate.

Copiile sau extrasele se certific, dup caz, se legalizeaz de


unitatea care le elibereaz.
Certificatele, copiile i extrasele se elibereaz personal solicitantului
ori mputernicitului su legal sau se expediaz prin pot.
Diplomele, certificatele de studii, actele de stare civil sau alte acte
originale personale aflate n dosar se restituie titularului, sub semtur,
reinndu-se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei.
Evidena cererilor se ine fie pe baz de fie ntocmite pentru fiecare
solicitant n parte, fia cuprinznd: numele i prenumele solicitantului,
numrul i data de nregistrare a cererii n ordine alfabetic, fie ntr-un
registru - opis alfabetic, fie ntr-un sistem computerizat de eviden pe
calculator.
Pentru a se putea rspunde n mod corespunztor solicitanilor este
recomandabil ca la depunerea cererii aceasta s cuprind n mod
obligatoriu datele de stare civil ale solicitantului, domiciliul, i n mod clar
obiectul solicitrii.
Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv, pentru cercetare,
sau pentru eliberarea de copii i adeverine (de regul la serviciul
personal) se consemneaz ntr-un registru de depozit, conform anexei nr. 8
din Instruciuni.
n locul dosarului scos pentru cercetare se va introduce o fi de
control n raft, conform anexei nr. 9 din Instruciuni; fia se va anula la
rearhivarea dosarului.
Documentele a cror cercetare pot afecta interesele
Naionale, drepturile i libertile ceteneti, prin datele i
informaiile pe care le conin, sau cele a cror integritate fizic
este n pericol nu se dau n cercetare
Fac parte din aceast categorie documentele care:
a. privesc sigurana teritorial i independena statului romn,
potrivit prevederilor constituionale i ale legislaiei n vigoare;
b. pot leza drepturile i libertile individuale ale ceteanului;
c. sunt ntr-o stare necorespunztoare de conservare
d. nu sunt prelucrate arhivistic (nu au evidene)
Stabilirea documentelor respective se face de ctre deintorul legal al
acestora potrivit anexei nr. 6 la Legea Arhivelor Naionale