Sunteți pe pagina 1din 45

4

Metode i tehnici de investigare


a sistemului actual

n condiiile creterii dinamismului i complexitii structural-funcionale a


sistemelor economice i a mediului acestora, a amplificrii competenelor i a
preocuprilor n utilizarea celor mai moderne metode i tehnici de conducere,
specifice economiei de pia, se accentueaz competiia acerb pentru realizarea
unor obiective profitabile, aflate ntr-o continu evoluie. n acest context o
preocupare major a managerilor o constituie investigarea i analiza sistemelor pe
care le conduc, n vederea diagnosticrii rapide i precise a situaiei existente, a
adoptrii deciziilor necesare creterii performanelor, pentru meninerea sistemelor
ntr-o stare de competitivitate ridicat.
4.1 Rolul procesului de investigare n analiza, diagnoza i evaluarea
sistemelor
Pentru a putea mbunti performanele unui sistem trebuie mai nti s-l
cunoatem, s-l investigm pentru a identifica principalele activiti i evenimente
care au o influen puternic asupra funcionrii sistemului, pentru c altfel este
dificil sau chiar imposibil s-l nelegem i s-i putem identifica disfuncionalitile
i cauzele care le genereaz.
Astfel, de exemplu, scderea volumului produciei i a vnzrilor,
nerespectarea contractelor, pierderea unor clieni i chiar a unor piee de desfacere,
scderea productivitii muncii, creterea datoriilor i a creditelor, creterea duratei
ciclului de producie, scderea calitii produselor etc., reprezint disfuncionaliti
pentru o firm productiv, cu repercusiuni negative n atingerea obiectivelor, care
afecteaz totodat imaginea firmei.
Aceste disfuncionaliti pot avea drept cauze: aprovizionarea neritmic,
lipsa de motivaie a personalului, creterea imprevizibil a preurilor la unele
materii prime, apariia unor noi firme mai competitive, un management ineficient,
lipsa unor resurse, oprirea accidental a unor echipamente i instalaii, ineficiena
operaional a unor sevicii etc.
Rolul procesului de investigare a sistemului const n fotografierea
situaiei existente, n identificarea activitilor i evenimentelor relevante pentru
scopul urmrit, care s faciliteze o analiz critic a modului n care funcioneaz

Analiza, diagnoza i evaluarea sistemelor din economie

sistemul actual, pentru a afla ce trebuie mbuntit, unde i cum s se fac aceste
mbuntiri, n vederea elaborrii modelelor necesare construirii proiectului logic
al noului sistem.
Procesul de cunoatere a sistemului se poate realiza prin utilizarea unor
tehnici specifice, cum ar fi: investigarea preliminar, studiul de fezabilitate i
investigarea detaliat.
n literatura de specialitate nu exist un consens general n ceea ce privete
denumirea exact, natura i funciile acestor tehnici, ns indiferent de terminologia
folosit, investigarea sistemului are ca obiective distincte:
determinarea naturii problemei n cadrul granielor de studiu stabilite;
oportunitatea continurii efortului de analiz i de perfecionare a
funcionrii sistemului (eficacitatea costului);
stabilirea caracteristicilor i a obiectivelor sistemului, a funciilor sale
i a naturii relaiilor cu mediul su.
Investigarea preliminar a sistemului ncepe pe baza formulrii unei
cereri de asisten de ctre un client potenial i se termin cnd analistul a neles
natura problemei pentru a o putea defini, a indica scopul investigaiei, a stabili
graniele studiului, a detalia scopul structurrii noului sistem i a putea satisface
cererile de informare ale utilizatorilor.
Investigarea preliminar are ca obiective de baz:
definirea problemelor i a oportunitilor;
schiarea direciilor generale de proiectare structural-funcional a
sistemului;
stabilirea granielor procesului de investigare i analiz;
investigarea sistemului i a interfeei acestuia cu mediul su;
evaluarea cerinelor de studiu suplimentar i recomandarea modului de
continuare (studiu de fezabilitate, investigare detaliat sau oprirea
investigaiei);
Determinarea granielor de studiu ale sistemului se face n mai muli pai,
astfel:
se studiaz toate departamentele care fac parte din sistem;
se adaug elementele care reprezint intrri din subsistemele adiacente,
cele cu influene puternice din mediul extins al sistemului, precum i
cele cu funcii de control din departamentele selectate ca subsisteme i
care se intercondiioneaz cu sistemul studiat;
se repet pasul anterior pn cnd se obin informaii suficiente pentru
construirea unei structuri arborescente;
se elimin subsistemele inaccesibile, cele care nu au limite definite sau
cele care nu aparin sistemului investigat (sunt respinse structural de
sistem).
De remarcat faptul c graniele sistemului includ graniele proiectului, iar
acestea includ graniele sistemului implementat. Investigaia preliminar trebuie s
aib ca obiectiv investigarea interfeei sistemului cu mediul su.

Metode i tehnici de investigare a sistemului actual

Dac problemele analizate sunt relativ cunoscute, atunci se poate continua


cu realizarea unui studiu de fezabilitate. n mod frecvent ns, dup ce se obine
diagrama de structur a obiectivelor resursei de informare, investigarea
preliminar se continu cu investigarea detaliat, aspectele de fezabilitate fiind
abordate ulterior.
Investigarea detaliat este destinat colectrii datelor necesare completrii
diagramei de structur i are rolul de a extinde sfera informaiilor culese n
investigarea preliminar. Se culeg date att pentru sistemul existent i mediul su,
ct i pentru noul sistem propus i mediul acestuia. Investigarea detaliat continu
pn cnd graficul de structur este complet i sunt disponibile toate informaiile
necesare proiectrii logice i fizice a sistemului.
Adeseori investigarea detaliat se poate face avnd n vedere un prototip al
sistemului, definit n funcie de cerinele de baz ale utilizatorilor. Prototipul poate
fi privit ca o tehnologie de perfecionare progresiv a output-ului prin simulare pe
calculator, care presupune analiza fiecrui output i realizarea modificrilor
necesare prin care s fie satisfcute ct mai bine cerinele utilizatorilor. Prin
utilizarea prototipului se evit culegerea datelor tradiionale, aceasta limitndu-se la
explicaii/comentarii i la decizii de proiectare referitoare la fiecare proiect care
urmeaz i care se rafineaz iterativ, n funcie de obiectivele de dezvoltare i de
perfecionare ale sistemului existent.
Fiecare tip de investigare se finalizeaz cu rapoarte specifice care au un rol
important n prezentarea unor imagini ct mai reale despre sistemul analizat pentru
cei implicai, din interiorul sau din afara sistemului, n analiza i proiectarea noului
sistem.
Studiul de fezabilitate presupune problema definit i ncearc s estimeze
un cost i o durat pentru fiecare variant existent de rezolvare a problemei.
Soluia este de obicei o construcie bazat pe module sau pri cunoscute, care
faciliteaz estimarea costului de realizare a fiecrei variante prin compararea cu
soluiile anterioare acceptate pentru probleme similare.
Studiul de fezabilitate presupune existena mai multor variante de
soluionare a problemei, iar alegerea variantei de realizare a proiectului de sistem
se face pe baza unor factori de fezabilitate, cum ar fi:
fezabilitatea temporal a proiectului, n sensul de a exista timp
suficient pentru a realiza varianta de proiect selectat;
fezabilitatea tehnic, presupune existena i disponibilitatea
calificrilor necesare i a tehnologiilor cerute pentru realizarea
proiectului;
fezabilitatea economic, n sensul de a dispune de resurse financiare
suficiente pentru construirea i punerea n funciune a proiectului.
Studiile de fezabilitate sunt utile cnd problemele i oportunitile sunt
bine nelese i cunoscute, altfel prognosticarea fezabilitii dup aceti factori
devine incert i riscant.
O propunere de proiect dup ce a fost testat i acceptat preferenial altor
alternative, va fi evaluat n detaliu n cadrul studiului de fezabilitate.

Analiza, diagnoza i evaluarea sistemelor din economie

Scopul studiului de fezabilitate este de a evalua un proiect n funcie de


gradul de satisfacere a cerinelor utilizatorilor, de eficiena folosirii resurselor
implicate i de impactul produs de implementarea noului sistem asupra
performanelor unitii beneficiare.
4.2 Etapele procesului de investigare
Procesul de investigare trebuie s cuprind toate evenimentele i
conexiunile relevante ale sistemului i mediului su, iar investigaia trebuie s se
bazeze pe cunoaterea experienei personalului care particip la realizarea
obiectivelor acestuia. Pe baza metodelor de observare rezult un set de fapte
privind evoluia sistemului. Analistul valorific cunoaterea rezultat din
examinarea acestor fapte, construind modele ale sistemului pe baza experienei sale
i a utilizatorilor. Evident c analistul trebuie s examineze i experiene care nu
vizeaz direct activitatea uman i n acelai timp trebuie s observe, s
nregistreze i s analizeze o serie de aspecte privind costurile i eficiena
activitilor desfurate n organizaie.
Procesul de investigare este de tip cibernetic, n sensul c este dirijat printro politic i reacioneaz la mediul su reprezentat de sistemul investigat, iar
investigaia este condus prin bucle feedback aflate ntr-un sistem cibernetic.
Procesul de investigare realizeaz trei funcii majore: detectarea/sesizarea unei
cerine pentru schimbare, selectarea i filtrarea informaiilor i luarea unor decizii
pe baza acestora i a politicilor de proiect, i aciunea sau investigaia propriuzis n conformitate cu deciziile luate (fig.4.1) /45/.
Nevoia pt. schimbare

SISTEM

(esecuri,turbulenta mediului,
schimbari de resurse)
Raspuns

DETECTARE
Nevoi

Schimbare
Investigatie

INVESTIGATIE

DECIZIE
(scop,durata,urgenta,
costuri,calificari..)

POLITICI
DE
PROIECT

Fig. 4.1 Stabilirea unei investigaii

Paii procesului de investigare


Procesul de investigare conine mai muli pai i anume:
Pasul 1: Sesizarea unei cerine pentru schimbare, detectat prin
intermediul unui subsistem existent n majoritatea sistemelor economice.
Verificrile fcute pot s detecteze un semnal de funcionare incorect sau de
reducere a performanelor sistemului datorit unor cauze, cum ar fi: defeciuni sau

Metode i tehnici de investigare a sistemului actual

avarii interne, modificri n natura interaciunilor dintre sistem i mediu, turbulena


din mediu, schimbri n natura unor resurse utilizate etc.
Dei percepiile bazate pe sugestiile utilizatorilor sau pe expertize sunt
adecvate, ele pot s nu fie sesizate ntr-un mod unitar, riguros i n consecin
nevoia de schimbare se poate dezvolta fr s se fundamenteze pe date, sau va fi
motivat dup ce se va produce o disfuncionalitate major. Pentru a se evita astfel
de disfuncionalitti se recomand o verificare periodic prin care s fie evaluate
att performanele sistemului ct i percepiile utilizatorului.
Pasul 2: Fixarea granielor investigaiei i a obiectivelor sale:
determinarea granielor se face n funcie de natura problemei, obiectivele
investigaiei, i disponibilul de resurse (materiale, financiare, umane, etc.).
Determinarea granielor sistemului se face n pai: analistul observ fiecare
subsistem i i pune i ncearc s rspund la o serie de ntrebri privind
oportunitatea includerii fiecrui subsistem n cadrul granielor sau a eliminrii celor
slab conectate. Rezult o diagram care precizeaz subsistemele care se includ n
procesul de investigare, obinndu-se astfel graniele sistemului.
Pasul 3: Decizia privind tehnicile de investigare folosite, se ia n funcie
de timpul afectat pentru cercetarea sistemului, de personalul disponibil i de
amploarea investigaiei. Atunci cnd n procesul de investigare se ating zone
sensibile, se folosete o metod de observare indirect. Aceast decizie este
important, datorit costurilor ridicate implicate n colectarea datelor i a creterii
pericolului de contaminare a datelor, care poate s apar n eventualitatea
investigrii unor persoane, att n investigaia preliminar, ct i n cea detaliat.
Pasul 4: Obinerea acordului pentru colectarea datelor de la factorii
decizionali de pe diferite nivele ierarhice. Dosarul proiectului trebuie s specifice:
de unde, cnd i cum pot fi colectate datele, ce tehnici se folosesc i ce categorii
de persoane trebuie intervievate.
Pasul 5: Asigurarea credibilitii privind obiectivele investigaiei, se
realizeaz de ctre analist prin respectarea urmtoarelor condiii: documentarea
fiecrei decizii, crearea unui climat de nelegere cu clienii i cu respondenii,
evitarea de a face promisiuni privind noul sistem sau pe care nu le poate onora,
concluzionarea observaiilor pentru manageri i executiv i solicitarea unor
mbuntiri din partea acestora, obinerea permisiunii de a folosi timpul i
resursele sistemului, precum i de a nu-i declina responsabilitatea sau de a
ascunde adevratul scop al investigaiei.
Pasul 6: Selectarea echipei de investigare, are n vedere calificrile
necesare i disponibilitatea persoanelor de a fi instruite i de a aciona n
conformitate cu calificarea cerut. Pentru proiecte complexe, selectarea echipei
(10-20 persoane) este o decizie pe termen lung, care implic proceduri de
desemnare a persoanelor i de stabilire a responsabilitilor pe fiecare activitate, n
funcie de calificrile necesare.

Analiza, diagnoza i evaluarea sistemelor din economie

Etapele procesului de investigare


Datele observate sunt nregistrate i apoi analizate pentru a obine
cunotine, care mbogesc teoria privind sistemul respectiv. La rndul ei, teoria va
influena observarea, nregistrarea i analiza datelor pn cnd se dezvolt un
model stabil al sistemului analizat.
Principalele etape ale procesului de investigare sunt: observarea,
nregisrarea (colectarea) datelor, i analiza datelor.
Etapa I-a. Procesul de observare
O sarcin major a analistului n procesul de observare este limitarea
cercetrii la aspectele relevante ale sistemului i ale mediului su. Observrile se
fac numai n cadrul granielor stabilite ale sistemului.
Criteriile majore n observare sunt ncrederea n datele culese, validitatea
i utilitatea acestora. Datele trebuie s fie nregistrate i apoi analizate.
Rezultatul este un set de afirmaii care scot n eviden cum lucreaz
sistemul, ce trebuie mbuntit, unde se ajunge cu aceste mbuntiri i cum se
fac aceste mbuntiri.
Etapa II-a. Procesul de colectare a datelor presupune urmtoarele
activiti:
definirea obiectivelor investigaiei;
determinarea informaiilor necesare pentru realizarea obiectivelor
investigaiei;
selectarea punctelor de colectare a datelor;
colectarea propriu-zis a datelor;
organizarea datelor colectate;
evaluarea datelor i a efortului de colectare n funcie de obiective.
n figura 4.2 se pot urmri conexiunile dintre activitile procesului de
observare i colectare a datelor unei investigaii.

Metode i tehnici de investigare a sistemului actual


Experienta
ANALIST

CLIENT

Nevoi

Definirea
obiectivelor
investigatiei

Constatari

Obiective

Determinarea
informatiilor
necesare

3
Informatii
Organizare
Determinarea
necesare
date
punctelor de
colectare

Obiective
6

5
Date
Organizarea
colectate
datelor
colectate

Evaluare
date

Date

O
R
G
A
N
I
Z
A
R
E

Colectare
date

Date
brute
Sondaje
(Anchete)

SURSE
DE
DATE

A Investigarea
datelor

Fig. 4.2 Procesul de colectare a datelor

Definirea obiectivelor investigaiei se face ntr-o manier top-down, pe


baza unui chestionar ce are n vedere:
nivelul de cunoatere a componentelor i a limitelor fiecrui obiectiv;
definirea testelor pentru verificarea atingerii obiectivelor;
activitile majore, resursele necesare i calificrile aferente
personalului implicat n atingerea obiectivelor;
estimarea duratei de realizare a fiecrui obiectiv.
Definirea obiectivelor investigaiei este important deoarece influeneaz
modul de desfurare a proceselor de observare, culegere, nregistrare i analiz a
datelor.
Selectarea punctelor de colectare a datelor
Un punct de colectare a datelor este un element din sistem care trebuie
observat i poate fi: o persoan, o activitate, un proces sau o informaie.
Numrul punctelor de colectare depinde de gradul de acuratee dorit i de
mulimea de experiene necesare i este direct proporional cu precizia dorit a unei
caracteristici i invers proporional cu gradul de omogenitate al acestor puncte.
Selectarea punctelor de colectare a datelor are n vedere precizarea
locurilor cu entropie minim i a momentelor de timp la care trebuie s se fac
observarea.
O problem dificil o constituie evaluarea costurilor privind observarea i
colectarea datelor, care depinde sensibil de numrul punctelor de colectare a

Analiza, diagnoza i evaluarea sistemelor din economie

datelor, eficiena tehnicilor de colectare, precum i de completitudinea i acurateea


datelor colectate printr-o tehnic dat.
De exemplu, o firm n care fiecare angajat execut lucrrile sale n mod
diferit de ceilali, necesit mult mai mult investigare dect o firm n care toi sau
majoritatea angajailor lucreaz n acelai fel.
Colectarea datelor
Construirea modelelor, depinde esenial de calitatea datelor colectate.
De obicei, datele se colecteaz dintr-o submulime de elemente ale
sistemului denumit eantion, iar selectarea acesteia se numete eantionare, care
poate fi reprezentativ sau nereprezentativ.
Pentru a reduce probabilitatea ca elemente importante ale sistemului s fie
omise din eantion, crescnd astfel reprezentativitatea, se poate folosi tehnica
stratificrii prin care eantionul sistemului se obine selectnd aleator elemente din
fiecare submulime disponibil.
De exemplu, persoanele pot fi clasificate dup funcii, vechime,
departament, sex i alte scheme de stratificare; activitile pot fi stratificate dup
prioriti, grad de dificultate, importan, timp i loc; informaia poate fi stratificat
dup cod, tip, format etc.
De regul, n practic, se folosesc urmtoarele tipuri de eantionare
nereprezentativ: dirijat, ad-hoc i forat.
n eantionarea dirijat (progresiv sau secvenial) se include n mod
ntmpltor un element n eantion i pe baza observrii lui se selecteaz elementul
urmtor. n acest mod, eantionul depinde esenial de elementul iniial, ceea ce
poate constitui o limitare puternic.
n eantionarea ad-hoc analistul intervieveaz persoanele disponibile
pentru observare la acel moment, observ comportamentul acestora sau selecteaz
informaii de la faa locului care par interesante. Metoda este rapid, ieftin i nu
necesit o calificare deosebit, ns trebuie evitat, deoarece datele includ i
influene ale analistului care pot vicia concluziile. n situaii deosebite, n care
activitile prezint riscuri foarte mari i doar anumite persoane pot fi intervievate,
se utilizeaz eantionarea forat.
Procesul de colectare a datelor are n vedere urmtoarele consideraii:
a) Efectuarea unei reclame privind efortul de observare i de colectare a
datelor
Faptul c cei intervievai privesc cu nencredere i team scopul
investigaiei poate forma o piedic n colectarea de date complete i exacte.
Formele obinuite de opoziie sau de alterare a datelor ntlnite la persoanele
intervievate sunt: agresiunea, devierea i evitarea.
Agresiunea poate lua forma abuzului verbal, a lipsei de cooperare, sau a
falsificrii directe a datelor pentru a crea o anumit imagine.
Devierea ia de regul forma blamrii noului sistem i se poate manifesta ca
team c acesta va face munca i mai dificil, iar oamenii vor fi concediai.

Metode i tehnici de investigare a sistemului actual

Evitarea (sustragerea) se ntmpl atunci cnd angajatul nu faciliteaz


colectarea de date reale despre experiene relevante care ar putea fi folosite la
cunoaterea sistemului.
Pentru reducerea opoziiei i a ostilitii se recurge la efectuarea unei
reclame adecvate privind obiectivele investigaiei, obinerea acordului de la
persoanele intervievate, implicarea direct a managerilor n procesul de investigare
etc.
b) Crearea i pregtirea instrumentelor de colectare a datelor
Colectarea datelor este o activitate destinat nu numai strngerii datelor dar
i informrii. Se face o planificare care trebuie s specifice cum, de ctre cine, i cu
ce instrumente va fi realizat investigaia. Datele sunt colectate cu instumente
specifice adecvate situaiei (interviu, agenda, chestionar etc.) care trebuie proiectate
i pretestate.
Organizarea datelor colectate
nainte de organizarea datelor este necesar s fie sesizate datele incorecte,
cele care lipsesc, precum i cele care provin din surse nvechite (neactualizate)
datorit intervalului mare de timp scurs de la colectarea datelor pn la
nregistrarea lor n baza de date.
Organizarea datelor are n vedere proiectarea unei bazei de date care s
asigure:
meninerea datelor ntr-o form viabil prin actualizare periodic;
asigurarea securitii datelor pe diferite nivele de acces;
asigurarea unui acces facil n funcie de tipul de prelucrri;
micorarea redundanei datelor pentru utilizri n scopuri multiple.
Deoarece datele culese pot fi identificate i folosite mpotriva sistemului de
ctre competitori sau angajai lipsii de scrupule iar perioada relativ mare de
investigare poate favoriza acest aspect, trebuie avute n vedere aspecte privind
securitatea stocrii i transmiterii datelor, pstrarea anonimatului persoanelor
intervievate, securitatea formularelor utilizate etc.
Evaluarea datelor n funcie de obiective
Este necesar de a realiza o evaluare preliminar a datelor colectate avnd n
vedere obiectivele investigaiei i acordul utilizatorilor acestora. Evaluarea
preliminar a datelor colectate are ca scop i verificarea rapoartelor ce vor fi editate
pentru diferite nivele ierarhice de decizie care trebuie s confirme acurateea
procesului de colectare a datelor i utilitatea lor n procesul de luare a deciziilor.
Ansamblul datelor rezultate din procesul de investigare trebuie verificat n
sensul ca el s satisfac cerinele prelucrrilor i ale modelelor n care vor fi
utilizate. Definirea prea restrictiv sau prea larg a ariei de cuprindere a acestor
date determin reluarea pailor din procesul de colectare a datelor. De asemenea,
utilizarea unor prototipuri care realizeaz simularea ieirilor pentru diferite
componente ale sistemului, permite identificarea ariei de cuprindere a datelor de

Analiza, diagnoza i evaluarea sistemelor din economie

intrare i a tipurilor acestora. Nendeplinirea acestor cerine determin o reiterare a


procesului de colectare a datelor.
Datele obinute trebuie s fie copiate, rezumate i transferate dup
colectare sau chiar n timpul colectrii lor, pentru a le feri de accidente. Rezumatele
dau indicaii despre unele dificulti aprute n timpul investigrii i permit luarea
unor msuri pentru urgentarea culegerii datelor n anumite puncte de colectare.
Analiza datelor contribuie la proiectarea bazat pe cunoatere prin transformarea
datelor despre sistem n proiecte coerente, relevante i utile. Cunoaterea sistemului
depinde nu numai de starea sistemului observat ci i de perturbaiile introduse prin
procesul de observare, meninerea acestora la un nivel minim fiind un obiectiv al
analistului.
Etapa III-a. Analiza datelor colectate
Analiza datelor colectate are ca scop imediat abstractizarea datelor n
vederea reprezentrii acestora sub form de modele, care vor fi utilizate n
proiectarea noului sistem. Cele mai relevante tehnici de analiz a datelor sunt
analiza agregat i analiza de caz.
Analiza agregat apeleaz la tehnici ale statisticii matematice ce cuantific
printr-o serie de indicatori (de estimare a parametrilor, de repartiie a datelor, de
centrare a datelor, estimatori de mprtiere etc.) caracteristicile datelor, pe baza
crora se stabilesc legturile ntre diferite variabile, se deduc cauzele unor
fenomene i tendinele acestora etc.
Analiza de caz se bazeaz pe obinerea de cazuri/situaii derivate din
datele investigate, care se pot asocia unor cazuri tipice sau extraordinare. Cazurile
pot s identifice evenimente neateptate care au survenit n funcionarea sistemului
i care, n anumie condiii, se pot repeta. Studiile de caz permit analistului s
descopere acele condiii care conduc la producerea unor evenimente deosebite n
funcionarea sistemului i chiar la eecul acestuia. De asemenea, pe baza lor se pot
face unele predicii n legtur cu producerea unor astfel de evenimente.
4.3 Tehnici de investigare a sistemelor
Tehnicile de colectare a datelor, ncepnd cu simplul dar costisitorul
interviu pn la complexul dar relativ ieftinul chestionar se pot clasifica n dou
clase majore: tehnici controlate i tehnici necontrolate (figura 4.3).
Tehnicile controlate restricioneaz activitile persoanelor observate i
colecteaz informaii direct de la ele. Aceste tehnici sunt formate la rndul lor din
dou grupe: observarea n sistem (in - situ) i observarea n laborator.
Observarea n sistem (la faa locului), numit uneori i analiza sarcinii
(activitii), include printre altele, observarea automat (analiza sarcinilor bazat
pe calculator) i analiza de protocol, care n esen este observarea la faa locului
cuplat cu un interviu al actorului (participantului) n timpul executrii activitii.

Metode i tehnici de investigare a sistemului actual

n cazul observrii n laborator, executanii sunt observai ntr-un mediu


controlat lucrnd asupra sarcinilor care pot fi asemntoare cu cele pe care le vor
executa mai trziu.
Tehnicile necontrolate se mpart la rndul lor n trei clase majore:
individuale, de grup, i informaionale.
Tehnicile individuale colecteaz date de la fiecare individ despre
activitatea lui, ideile exprimate i utilizarea de informaii, prin raportarea n timp
real sau prin raportarea retrospectiv.
Raportarea n timp real implic de obicei agenda zilnic / tehnica de
jurnal, iar cea retrospectiv poate s fie personal (interviuri i incidente critice
raportate la indivizi n prezena unui analist) sau impersonal (rspunsuri la
chestionare).
Tehnicile de grup includ ntlniri/edine directe/personale (Focus,
Brainstorming) sau indirecte/impersonale (Delphi).
Tehnicile informaionale constau n principal din urmrirea formatelor i
analiza documentaiei (n special a formatelor i rapoartelor).
TEHNICI DE INVESTIGARE
A SISTEMELOR

NECONTROLATE

CONTROLATE
n sistem
- Analiza activitii
n laborator
- Analiza de protocol
INDIVIDUALE

IN TIMP REAL

Jurnal/Agenda

DE GRUP

RETROSPECTIVE

Interviu

INFORMATIONALE

Directe Indirecte Urmrirea


Document
(reuniuni)
-telor

Chestionar

Fig.4.3 Clasificarea tehnicilor de colectare a datelor

Analiza
documentelor

Analiza, diagnoza i evaluarea sistemelor din economie

4.3.1 Tehnici de observare direct


Procesul de observare a muncii se poate face cu o serie de tehnici,
ncepnd cu cele complet impersonale bazate pe calculator i terminnd cu cele de
analiz de protocol, extrem de personale i interactive. n cazul tehnicilor de
observare direct, procesul de observare este afectat de urmtoarele tipuri de efecte
i anume:
a) Efecte datorate observatorului: se refer att la intruziunea
observatorului n funcionarea sistemului aflat sub observare, ct i la efectele
asupra executantului, care tiindu-se observat execut altfel activitatea;
b) Efecte de eantionare: apar fie datorit selectrii unui numr prea mic
de puncte de observare sau a unor eantioane nereprezentative, fie datorit omiterii
unor evenimente importante prin alegerea eronat a momentelor de observare. De
exemplu, dac activitatea de aprovizionare a unei secii se face la nceputul fiecrei
luni, atunci observarea acestei activiti la sfrit de lun are puin relevan.
c) Efecte de limitare a observrii, datorate alegerii eronate a subiectelor
observate sau a schemei de observare, care nu este adecvat pentru obiectivul
analizei: ignor elemente, legturi, probleme sau evenimente relevante care
afecteaz funcionarea sistemului.
Cele mai frecvent utilizate tehnici controlate de observare direct sunt:
analiza activitii, analiza de protocol, i observarea de laborator.
4.3.1.1 Analiza activitii
Analiza activitii este o tehnic de observare orientat spre o persoan sau
grup de persoane care lucreaz la o activitate ce face parte dintr-o lucrare
complex. Se recomand pentru activiti bine definite i pentru care sunt precizate
modalitile de realizare. O atenie deosebit trebuie acordat selectrii persoanelor
observate. De exemplu, prin alegerea celor mai buni/slabi executani nu se poate
aprecia corect nivelul mediu al muncii sau nu se pot descoperi erorile care intervin
n realizarea sarcinii. Factorii majori pentru obinerea unor date corecte i relevante
sunt: instruirea observatorului, selecterea i pregtirea executantului, proiectarea i
utilizarea corect a schemei de observare (lista elementelor ce trebuie observate
cum ar fi: numele activitii, momentele de ncepere i de terminare a activitilor,
numrul i tipul de erori observate n unitatea de timp, succesiunea predefinit a
activitilor etc.).
Scopul acestei analize este de a descrie fiecare activitate n raport cu:
durata i frecvena realizrii ei, modul curent de executare a ei, dificultile i
locurile nguste ntlnite, numrul i tipurile de erori, materialele i informaiile
necesare pentru execuie, interaciunea cu celelalte activiti, informaiile necesare
pentru realizarea activitii etc.
Analiza activitii se poate realiza i automat, observatorul uman fiind
nlocuit de calculator. Observarea automat este condiionat de cunoaterea

Metode i tehnici de investigare a sistemului actual

precis a parametrilor activitii aflate sub observare i este limitat de


performanele programului utilizat.
Avantajele observrii automate sunt ncrederea, operativitatea i
probabilitatea redus de a face erori, iar ca dezavantaje se pot meniona costul
ridicat al software-ului utilizat i limitarea observrii numai la elementele care au
fost programate s fie observate i analizate.
Scopul acestei analize este de a descrie fiecare activitate n raport cu:
durata i frecvena realizrii ei, modul curent folosit pentru executarea activitii,
dificultile i locurile nguste ntlnite, numrul i tipurile de erori, materialele i
informaiile necesare pentru execuie, interaciunea cu celelalte activiti,
informaiile intrate, stocate i ieite necesare pentru realizarea activitii, etc.
Aceast tehnic se aseamn cu cele de normare a muncii, ns aici accentul este
pus pe determinarea i creterea eficienei procedeelor de lucru existente i care
sunt folosite de salariaii observai.
4.3.1.2 Analiza de protocol
Analiza de protocol combin caracteristicile interviului cu cele ale analizei
activitii prin observarea i intervievarea executantului n timpul realizrii
activitii. Aceast tehnic se folosete pentru a identifica sarcinile uoare / dificile
din punct de vedere al executantului i pentru a stabili comportamentul acestuia n
timpul realizrii sarcinilor. De asemenea, se pot descoperi tipurile de decizii i
momentele cnd sunt luate deciziile critice, opiunile fcute n timpul desfurrii
procesului, sursele de eroare sau de dificultate, cauzele care conduc la ntrzieri n
realizarea activitii, precum i atitudinea executanilor fa de activitile pe care le
au de realizat. n cadrul analizei de protocol, spre deosebire de interviu, executanii
descriu ceea ce fac ca observatori-participani, observ i nregistreaz propriul lor
comportament, ei fiind familiarizai cu cerinele realizrii sarcinii. Este important
s se neleag descrierea oficial a activitii observate, ns analiza de protocol
descoper i unele activiti neoficiale, deseori mai eficiente pentru realizarea
activitii i din acest motiv este recomandabil ca analiza de protocol s precead
analiza activitii.
4.3.2 Tehnici de investigare individuale
4.3.2.1 Tehnica interviului individual
Un interviu se poate desfura n timp real sau retrospectiv i necesit
parcurgerea urmtorilor pai:
preluarea/primirea cererii clientului;
crearea planului de interviu;
crearea bazei de eantionare i selectarea punctelor de colectare;

Analiza, diagnoza i evaluarea sistemelor din economie

stabilirea listei de ntrebri;


pregtirea interviului;
conducerea, dirijarea interviului;
analiza datelor colectate.
Planul de interviu deriv din scopurile cercetrii i este de fapt o list de
probleme importante care trebuie s fie rezolvate, care precizeaz ce date trebuie
culese, locul de unde se culeg, frecvena actualizrii lor i unele cerine specifice
atingerii obiectivelor invesigaiei.
De exemplu, dac scopul investigaiei este de a determina prelucrrile
necesare ntr-un departament, planul de interviu va conine ca probleme: ce date
sunt necesare, ce informaii sunt disponibile, persoanele care pot furniza aceste
informaii, precizia i corectitudinea lor, ncrcarea cu sarcini n departament i
frecvena actualizrii informaiilor.
Baza de eantionare determin punctele de colectare selectate. Stabilirea
volumului eantionului depinde att de anvergura i complexitatea problemei ce
trebuie investigat, ct i de resursele umane, financiare i de timp de care se
dispune n perioada respectiv.
Stabilirea listei de ntrebri se ntocmete avnd n vedere formularea unor
ntrebri pertinente, inteligibile, clare, uor de interpretat i de rspuns, generate de
analist direct din planul de interviu.
Exist trei formate generale pentru lista de ntrebri, i anume:
a) Nestructurat: se caracterizeaz prin faptul c nu exist o anumit ordine
la ntrebrile puse i abilitatea reporterului const n a asculta rspunsurile la
ntrebrile generale, n a evita abaterea de la subiect, favorizat de cunoaterea
insuficient a problemei de ctre analist i n a direciona conversaia spre subiectul
analizat.
b) Semistructurat: toate ntrebrile importante sunt puse ntr-o ordine
fixat, dar sunt nserate i ntrebri suplimentare acolo unde trebuie s se obin
mai multe informaii.
c) Structurat: interviul se desfoar dup un set specific de ntrebri puse
ntr-o ordine predeterminat, iar rspunsurile devin mai clare i mai complete pe
msura primirii lor la ntrebrile urmtoare. Scopul interviului structurat este de a
colecta cantitatea maxim de date privind subiectul analizat i are ca avantaje
viteza i claritatea informaiilor colectate.
Interviurile structurate i semistructurate se mpart n trei categorii
generale:
a) de tip plnie: interviul ncepe cu ntrebri de ordin general care devin tot
mai precise, dup cum progreseaz interviul, concentrndu-se pe un singur subiect;
se folosete cnd respondenii sunt nesiguri pe tema interviului i trebuie s fie
instruii cum s rspund;
b) de tip evantai: n care ntrebrile devin treptat mai generale, mai lungi i
mai profunde n rspunsuri, n timpul interviului; se folosete cnd se intervieveaz
specialiti care au cunotine precise i detaliate n domeniu;

Metode i tehnici de investigare a sistemului actual

c) de tip mixt: n care ntrebrile se ngusteaz la nceput i devin mai


generale spre sfrit; se folosete pentru investigarea decidenilor i a persoanelor
care au anumite cunotine de detaliu i unele puncte de vedere generale corecte
asupra procesului studiat.
n cadrul unui interviu se pot folosi urmtoarele tipuri de ntrebri:
ntrebri de prob, cu care se ncepe interviul i se ncearc stabilirea unei legturi
cu respondentul; ntrebri conductoare/de ghidare, a cror formulare conin
rspunsul i cer doar confirmarea lui; ntrebri bazate pe un criteriu, care au
legtur direct cu obiectivele investigaiei, de exemplu, frecvena medie de
realizare a unei activiti; ntrebri ajuttoare/suplimentare, care expliciteaz
ntrebrile anterioare i creaz un context favorabil pentru obinerea unor
rspunsuri mai precise la ntrebrile-criteriu; ntrebri de verificare, ce reprezint
reformulri ale unei ntrebri-criteriu, prin care, n cazul primirii unor rspunsuri
diferite se ncearc aflarea rspunsului corect; ntrebri de completare, care permit
trecerea de la un subiect la altul, sau relaxarea respondentului, acestea avnd de
regul un caracter personal.
Pregtirea interviului are n vedere elaborarea unei liste care conine
persoanele care trebuie intervievate, momentul i locul interviului, precum i un
indicator care arat dac interviul a avut loc n realitate;
Conducerea interviului
Principalele aspecte pe care analistul trebuie s le aib permanent n vedere
cnd conduce un interviu sunt legate de o ascultare activ, asigurarea unui climat
adecvat i evitarea ostilitilor.
Ascultarea activ se realizeaz prin ghidarea i ncurajarea respondentului
de a da rspunsuri corecte i complete, prin moduri corespunztoare de
interaciune.
Tehnicile ascultrii active includ: sintetizarea, parafrazarea, reflectarea i
ncurajarea.
Sintetizarea nseamn realizarea unui rezumat al rspunsurilor primite pn
la un moment dat. Acesta permite respondentului s verifice percepia analistului
fa de rspunsurile sale, s fie sigur c rspunsurile sunt complete i s clarifice
rspunsurile pentru care exist o posibilitate de completare.
Parafrazarea nseamn interpretarea i rescrierea rspunsurilor. Aceasta
permite respondentului s constate c rspunsurile sale se aud ca la ceilali i n
acelai timp, pot fi corectate erorile sau unele interpretri greite. Parafrazarea este
o modalitate excelent ca respondentul s verifice interpretarea rspunsurilor sale
de ctre analist.
Reflectarea este similar parafrazrii ns analistul trebuie s pun accent,
s asculte i s reflecteze asupra percepiilor i sentimentelor exprimate de
respondent, mai degrab dect pe fapte.
Alt tehnic de ascultare activ este ncurajarea respondentului de a da
rspunsuri, fapt care arat respondentului c este ascultat i c ceea ce spune este
foarte important. n acest fel se stabilete un climat favorabil ntre analist i

Analiza, diagnoza i evaluarea sistemelor din economie

respondent. Ascultarea activ permite respondentului s simt c exist un circuit


stabilit, cu linii de comunicare deschise, i c este ascultat.
Tehnicile de ascultare activ dau feedback-ul i testeaz calitatea
informaiilor primite. Respondentul nu poate s spun ntotdeauna precis ce este n
mintea lui, o varietate de fore modelnd cuvintele sale.
De asemenea, alte aspecte importante care trebuie considerate se refer la
stabilirea locului i momentului interviului, respectarea condiiilor necesare pentru
ca respondenii s fie motivai s rspund veridic i complet, precum i la
nregistrarea corect a rspunsurilor.
O alt problem care este n atenia analistului o consituie eficacitatea
interviului.
Intervievarea este costisitoare i se apreciaz la un cost echivalent a 3-4
ore-om pentru un interviu. Problema eficienei apare ca rspuns la ntrebarea dac
interviul obine date folositoare i contribuie la nelegerea corect a sistemului
studiat.
Factorii care tind s reduc eficacitatea interviului sunt: facilitarea social,
teama de evaluare i intervievarea analistului.
Facilitarea social, nseamn c sarcinile respondentului pot s par mai
uoare dect sunt n realitate sau acesta s le realizeze mai bine n prezena altor
persoane. Aceast situaie poate n mod evident s afecteze rezultatele analizei.
Teama de evaluare, se ntmpl cnd respondentul simte c este evaluat i
ncearc s creeze o impresie ct mai bun. Acest lucru se poate evita prin
explicarea obiectivelor i a procesului de culegere a datelor, eliminnd astfel unele
idei preconcepute ale respondenilor.
Problema intervievrii analistului apare atunci cnd analistul d
rspunsuri sau completeaz rspunsuri pentru respondent. Analistul poate s evite
aceste situaii ascultnd activ sau oferind nivele potrivite de completare.
Un interviu este indispensabil pentru obinerea informaiilor de pe nivelele
inferioare (post de lucru, loc de munc), unde un format impersonal, cum ar fi cel
din chestionar, ar fi nesigur i neclar. Interviul este n acelai timp mai flexibil i
mai complet dect chestionarele, putnd fi utilizat ntr-o varietate mai larg de
situaii.
Alegerea atent a respondenilor, crearea unui plan de interviu i a unui
format corespunztor, asigur validitatea i ncrederea n datele colectate, att ct
este posibil.
Interviul nu este eficient din punct de vedere al costului pentru colectarea
unei mari cantiti de date dintr-o arie geografic extins sau pentru obinerea
rapid a unor date complete. Se recomand s fie folosit pentru culegerea
informaiilor de la manageri i despre unele evenimente critice, iar pentru
activitile obinuite trebuie s fie folosite alte tehnici de observare, de regul cele
bazate pe chestionar.

Metode i tehnici de investigare a sistemului actual

Analiza datelor colectate


Rspunsurile la interviu sunt obinute direct de la cei intervievai i trebuie
nregistrate corect ca date primare/brute. Datele brute sunt transcrieri ale
rspunsurilor la ntrebrile din planul interviului. Din analiza i prelucrarea sumar
a datelor brute se obine un raport al interviului, n care pot s apar unele detalii,
informaii de identificare, fragmente sau comentarii din interviu etc.
Analiza datelor din interviu se face apelnd la tehnici ale statisticii
matematice (analiza agregat) sau la analiza de caz.
4.3.2.2 Tehnici de chestionar
Aceste tehnici individuale retrospective pot fi considerate ca interviuri fr
intervievator, n care intervievatul noteaz rspunsurile n absena intervievatorlui.
Se aseamn cu interviul ns exist i diferene majore care fac mai dificil
crearea planului de ntrebri i interpretarea rspunsurilor. Pentru reuita unei astfel
de investigaii, procesul general trebuie s se desfoare dup urmtorii pai:
a) Stabilirea clar a scopului investigaiei, astfel nct toi participanii la
realizarea investigaiei s-l neleag n acelai fel;
b) Stabilirea bazei de eantionare, din listele unitii economice (cri de
telefoane, fiiere, hri, tate de plat, liste de clieni sau furnizori etc);
c) Extragerea din baz a unui eantion reprezentativ, al crui volum este
de 510 % din volumul bazei, cu ajutorul unui procedeu de selecie;
d) Proiectarea i tiprirea chestionarelor.
Preocuparea major n formularea ntrebrilor este de a facilita obinerea
de rspunsuri corecte i rapide n special prin bifarea rspunsului corect.
Chestionarul trebuie structurat (seciuni pe subiecte) i proiectat astfel nct
s fie suplinit lipsa analistului care poate s orienteze rspunsurile, prin:
stabilirea unei succesiuni a ntrebrilor care s nu permit
respondentului s sar sau s omit unele ntrebri;
fixarea seciunilor cu ntrebri importante la nceput, pentru a evita
rspunsurile incorecte datorate oboselii respondentului;
evitarea filtrrii, a folosirii instruciunilor complexe prin care se poate
sri peste mai multe ntrebri, deoarece se pot produce confuzii.
Chestionarul trebuie s conin n partea de nceput un paragraf n care se
prezint pe scurt scopul investigrii, iar la sfrit un alt paragraf prin care se
motiveaz respondentul s rspund i s returneze chestionarul.
e) Expedierea chestionarelor la respondenii poteniali n aa fel nct s
se asigure returnarea unui numr ct mai mare de chestionare.
f) Colectarea rspunsurilor primite. Deoarece eantionul de respondeni
este limitat de o serie de factori care nu pot fi controlai, specialitii au estimat c
rata de rspunsuri este inacceptabil pentru mai puin de 40% pentru expedieri prin
pot sau de 75% pentu cele realizate direct, la domiciliul respondenilor, cu

Analiza, diagnoza i evaluarea sistemelor din economie

mijloacele firmei. Majoritatea cercetrilor pe baz de chestionar necesit dou sau


mai multe iteraii pentru a crete rata rspunsurilor.
g) Analiza datelor din chestionare, se face cu metode statistice n funcie
de scopul cercetrii, de cerinele beneficiarilor cercetrii, de experiena echipei, de
mijloacele tehnice de prelucrare disponibile, pe fiecare val de rspunsuri separat i
apoi pentru toate valurile reunite. Pe baza prelucrrilor statistice, a analizei
rspunsurilor primite, a extinderii rezultatelor obinute i a semnificaiei
indicatorilor asupra ntregii baze de eantionare, se elaboreaz n final raportul de
investigare.
Avantajele utilizrii chestionarelor constau n costul redus pentru un
rspuns, care reprezint cca 510 % din costul unui rspuns prin interviu, precum
i n posibilitatea prelucrrii i interpretrii rapide a datelor cu ajutorul tehnicilor
moderne de calcul.
Ca dezavantaje ale utilizrii tehnicii chestionarului se pot meniona: durata
relativ mare de realizare a unei investigaii, imposibilitatea de a pune ntrebri ce
necesit rspunsuri mai lungi i a prelucrrii acestora, necesitatea de a cunoate
aprioric natura rspunsurilor, lipsa de control asupra celor care rspund sau nu, i
de ce, la ntrebri foarte precise etc.
Utilizarea chestionarului se recomand pentru grupuri mari i numai dup
ce toate rezultatele au fost strnse prin interviuri, pentru a se colecta un volum
mare de date cu scopul de a face afirmaii calitative de ordin general.
4.3.2.3 Tehnica de jurnal/agendei
Tehnica de jurnal este cea mai reprezentativ tehnic de investigare
individual n timp real. Aceast tehnic, cunoscut i sub numele de tehnica
agendei, constituie un compromis ntre interviu, care obine informaii n
profunzime dar este costisitor, i chestionar, care obine informaii la un cost mai
redus ns este insuficient controlat.
Tehnica agendei utilizeaz conceptul de executant-observator prin care se
urmrete propriul comportament i se nregistreaz aspectele importante ale
activitii pe care o desfoar executantul la diferite momente n timp. Folosirea
executanilor ca observatori, necesit instruirea acestora n vederea completrii
corecte a agendelor. Scopul utilizrii acestei tehnici este de a valorifica avantajele
participanilor - observatori care neleg i pot s observe mai bine modul n care ei
execut propriile activiti.
Aceast tehnic implic urmtoarele activiti:
fixarea obiectivelor investigaiei (durata, frecvena i volumul
activitilor/datelor);
crearea bazei de eantioane i selectarea eantionului;
crearea unor proceduri fezabile de auto-observare (sub form de liste
de verificare a unor activiti sau sub form de relatare nregistrat a
faptelor i a datelor) n funcie de durata i frecvena evenimentelor,

Metode i tehnici de investigare a sistemului actual

complexitatea obiectivelor investigaiei, abilitatea i percepia


executantului-observator, ct de bine trebuie s nelegem sistemul
observat etc.;
proiectarea jurnalului/agendei;
distribuirea jurnalului/agendei, colectarea datelor;
analiza i rafinarea rspunsurilor primite, precum i ntocmirea unui
raport asupra ntregului efort de culegere a datelor prin aceast tehnic.
Datele de intrare necesare pentru o investigare bazat pe jurnal/agend
includ: obiectivele jurnalului, organigrama unitii, liste ale organizaiei i agendele
de completat.
Datele de ieire includ: schema de auto-observare (indic ce se va observa,
ce caracteristici ale evenimentului vor fi nregistrate, frecvena observrii),
formularul jurnalului, instruciunile i listele de distribuire a jurnalelor/agendelor.
Jurnalele se utilizeaz cnd este necesar colectarea unui volum mare de
date pentru un singur fenomen sau pentru descoperirea frecvenei i a cauzelor unor
evenimente. Costul unui jurnal bine proiectat este ntre cel al unui interviu i cel al
unui chestionar. Datele obinute prin tehnica jurnalului sunt mai puin costisitoare
fa de cele culese prin tehnici de observare directe. Dac evenimentul nu este
corect neles, dac observatorul nu sesizeaz c s-a produs un eveniment important
sau nu-l poate descrie consistent i complet, validitatea observrii este redus i pot
s apar posibiliti de eroare, confuzie i nencredere.
4.3.3 Tehnici de observare n grup
Cele mai cunoscute tehnici retrospective de observare n grup sunt:
interviul de grup, brainstorming-ul i tehnica Delphi. Aceste tehnici se
concentreaz pe evenimente trecute i au rolul de a valorifica efectul sinergetic i
de interaciune din cadrul grupului.
Tehnicile de grup sunt diferite ca pregtire i mod de lucru de cele
individuale, interaciunea de grup putnd s aduc unele avantaje, cum ar fi:
membrii grupului pot s-i dezvolte mai bine propriile idei sau s
descopere noi idei, ascultnd ideile altora;
grupul asigur o abstractizare a problemei prezentate i o verificare a
validitii afirmaiilor fcute n mod individual;
grupul poate s evalueze mai bine o situaie general asupra problemei,
evitnd astfel speculaiile generate de o observare insuficient a
realitii;
Interaciunea de grup are i unele dezavantaje poteniale cum ar fi:
- o nou abordare a problemei poate s nu conduc la rezultate mai
bune;
- situaia colectiv poate s inhibe conversaia sau s genereze conflicte;
- declaraiile negativiste pot s elimine ideile bune;

Analiza, diagnoza i evaluarea sistemelor din economie

speculaiile pot s domine discuiile, ndeprtndu-se de realitate.

4.3.3.1 Interviul de grup (Focus group)


Interviul de grup (Focus group) se utilizeaz cnd problema nu este
suficient de bine neleas de persoane individuale, nu exist posibilitatea culegerii
informaiilor necesare pe baz de interviuri individuale sau de chestionare, este
posibil reunirea grupului ntr-un anumit loc i moment de timp i grupul poate s
gseasc soluii pe care persoane individuale nu le pot da.
Ideile referitoare la problema analizat sunt expuse, discutate, evaluate i
dezvoltate la nivelul grupului (6-12 persoane), sub ndrumarea unui lider de grup.
Liderul de grup trebuie s tie cnd s lase grupul liber i cnd s intervin pentru a
obine n acest fel ct mai multe informaiii i idei. Participanii sunt selectai n
funcie de calificare, de munca pe care o desfoar i de experiena avut n grup.
Interviul de grup poate s includ i chestionare pentru culegerea datelor
individuale cu scopul de a se obine mai rapid date. Analistul trebuie s pregteasc
ntrebrile, agendele i participanii la fel ca la interviu. Obiectivele investigaiei
trebuie s fie foarte clar prezentate, trebuie s se asigure securitatea opiniilor
exprimate i condiii de lucru ct mai confortabile, iar participanii trebuie tratai ca
experi.
Aducerea unui consultant cu experien n funcionarea grupurilor ca factor
conductor, iar analistul s participe ca observator, avnd grij ca edina s nu fie
excesiv animat sau controlat de ctre acesta, constituie o condiie de baz n
reuita acestui tip de interviu.
Costurile asociate interviului de grup sunt mai mici dect cele pentru
interviurile individuale ns are dezavantajul timpului de pregtire mai mare i a
gsirii unui interval de timp n care participanii din grup s fie simultan
disponibili.
4.3.3.2 Tehnica Brainstorming
Brainstorming-ul este o tehnic prin care, se urmrete generarea ct mai
multor idei privind soluionarea unei singure probleme, prin valorificarea efectului
sinergetic din grup.
n desfurarea unei reuniuni de brainstorming trebuie respectate
urmtoarele reguli:
programarea sesiunii/reuniunii la momente i n locuri bine alese;
crearea unui climat favorabil exprimrii, acceptrii i valorificrii
oricrei idei;
evitarea oricrei ncercri de evaluare a ideilor n timpul edinei;
ncurajarea participanilor de a emite idei noi pe baza celor deja
exprimate;

Metode i tehnici de investigare a sistemului actual

nregistrarea exact i complet a discuiilor i a ideilor emise.


O sesiune/reuniune de brainstorming conine urmtoarele etape:
a) Pregtirea: se definete problema i se delimiteaz aspectele problemei
n discuie, se aleg participanii (5-12 specialiti n domeniu) i conductorul
grupului.
b) Discuiile: conductorul reuniunii anun problema, regulile de
desfurare a reuniunii i fixeaz durata acesteia (1-2 ore). Se descrie succint
problema pus n discuie i grupul trebuie s sugereze soluii pertinente pentru
soluionarea ei. Fiecare idee rezultat n urma discuiilor este sintetizat de
conductorul sesiunii i apoi nregistrat. Discuiile sau comentariile negativiste
sau obstrucioniste sunt descurajate.
c) Selectarea i evaluarea ideilor: La sfritul reuniunii, participanii
evalueaz n mod individual valoarea i eficiena fiecrei idei (note de la 1 la 5). Pe
baza acestui punctaj i a propriilor aprecieri privind eficiena fiecrei idei,
colectivul de specialiti selecteaz cele mai valoroase idei n vederea aplicrii lor.
ntr-o variant de brainstorming, beneficiarul analizei consult lista de
soluii, le stabilete prioritile i alege primele 2-3 soluii ca teme pentru sesiunile
urmtoare, care vor avea ca obiectiv generarea modalitilor de realizare a soluiilor
propuse.
De exemplu, dac pentru eliminarea ntrzierii raportrii situaiei lunare
privind aprovizionarea, soluia propus a fost culegerea zilnic a datelor n timpul
lunii, atunci aceast soluie genereaz o nou problem: cum, cnd i de unde pot fi
colectate aceste date.
Analitii pot folosi aceast variant la nceputul proiectrii logice a noului
sistem pentru descoperirea unor cerine ascunse care apar din lista de soluii.
Aceste tehnici au ca avantaj generarea unui numr mare de soluii ntr-un
timp scurt pentru rezolvarea unor probleme cu un grad relativ sczut de
complexitate, iar ca dezavantaj lipsa unei concentrri asupra realitii, fapt ce
conduce la generarea unor soluii nerealiste.
4.3.3.3 Tehnica Delphi
Tehnica Delphi este orientat pe consultarea unui grup de specialiti
(cteva zeci/sute) alei n funcie de experiena lor n rezolvarea unor probleme
dintr-un domeniu. Este o tehnic de chestionar iterativ, n care opiniile exprimate
sunt adoptate prin vot i apoi returnate participanilor pentru gndire i emiterea de
idei noi. Iteraiile se repet pn cnd nu mai pot fi generate idei noi. Tehnica
Delphi se poate aplica dac problema este bine definit i exist tehnica de calcul
adecvat pentru prelucrarea rapid a rspunsurilor. Metodologia de desfurare a
acestei tehnici de investigare conine trei etape, i anume:
a) Pregtirea i lansarea investigaiei: se delimiteaz problema
investigat, se proiecteaz chestionarul, se selecteaz specialitii i se distribuie
chestionarele specialitilor.

Analiza, diagnoza i evaluarea sistemelor din economie

b) Desfurarea propriu-zis a investigaiei: presupune completarea i


colectarea chestionarelor, prelucrarea i analiza rspunsurilor primite. Dac nu se
obine un acord de cel puin 50% al opiniilor exprimate, atunci sunt distribuite alte
chestionare ce conin: sinteza rspunsurilor anterioare, mediile i abaterile standard
pentru setul de respondeni, precum i ntrebri suplimentare necesare pentru
lmurirea unor aspecte importante. Respondenii sunt rugai s-i reconsidere
rspunsurile n funcie de aceste elemente i de aspecte ale problemei pe care iniial
le-au neglijat. Procesul e reiterat pn cnd rspunsurile de la o rund la alta se
circumscriu unei tolerane prestabilite sau se ajunge la un consens n cadrul
grupului.
c) Valorificarea datelor investigaiei, cuprinde analiza, sinteza i
interpretarea datelor culese n vederea adoptrii celei mai bune decizii de ctre
factorii decizionali.
Succesul aplicrii acestei tehnici depinde de mai muli factori, din care
menionm: definirea i delimitarea clar a problemei investigate, modul de
ntocmire al chestionarelor, timpul acordat pentru formularea rspunsurilor,
calitatea participanilor la investigaie, cointeresarea acestora etc.
Tehnica Delphi are ca avantaje obinerea consensului i a unei expertize
distribuit pe zone largi la un cost relativ mic, precum i computerizarea colectrii
i analizei datelor.
Ca dezavantaje pot fi menionate cele inerente tehnicilor de chestionar,
precum i unele dificulti privind interpretarea consensului statistic general al
opiniilor experilor.
4.3.4 Tehnici de investigare informaionale
Un sistem de informare conine informaiile i mediul/suportul pe care este
nregistrat informaia. Toate informaiile despre sistem sau mediu sunt codificate
prin simboluri, ele nsele reprezentnd elemente fizice. Legtura dintre informaii i
mediul de nregistrare este complex i se refer la faptul c informaiile pot fi
nregistrate permanent sau temporar, pot avea un suport permanent sau temporar,
pot fi editabile sau nu pe diverse nivele (caracter, cmp, nregistrare, fiier, ecran),
mediile pot s fie reproductibile, transportabile, disponibile sau nu n orice
moment, fixe sau expandabile etc. Cunoaterea acestor legturi este necesar n
vederea proiectrii fizice a resursei de informare.
4.3.4.1 Tehnici de analiz a documentelor
Analiza documentelor are n vedere att urmrirea fluxului formularelor n
cadrul compartimentelor ct i coninutului acestora. Obiectivul urmririi
formularelor este de a descrie fluxul informaiilor n funcie de volum, tipuri,

Metode i tehnici de investigare a sistemului actual

momente i durate de prelucrare, persoanele implicate n prelucrare, locurile


nguste, necesarul de informaii suplimentare etc.
Analiza documentelor este o descriere static a acestora prin care se
evidenieaz coninutul rapoartelor i al formularelor, sursele de informaii pentru
fiecare cmp, cantitatea de informaii, probabilitatea de eroare n anumite cmpuri
de date, tipurile de caractere, numrul de rapoarte i de formulare generate,
destinaiile lor etc. Dup familiarizarea cu coninutul documentelor, analistul trbuie
s intervieveze managerii pentru a determina utilitatea fiecrei informaii i pentru
a stabili legturile ntre ele necesare proiectrii logice.
Un dezavantaj al acestei tehnici este numrul foarte mare de formulare i
rapoarte utilizate n orice firm, precum i faptul c o parte dintre ele nu sunt
standardizate. Exist astfel riscul de a selecta pentru analiz, documente care conin
surse de informare eronate i care ar avea influene negative asupra rezultatului
analizei. De asemenea, un alt dezavantaj l constituie faptul c analiza static a
documentelor are legturi cu sistemul existent i mai puin cu proiectarea noului
sistem.
Analiza documentelor se recomand s fie fcut periodic, mpreun cu
interviuri, cu urmrirea documentelor i acolo unde este posibil cu analiza de
protocol i cu simularea, pentru a standardiza i cataloga toate formularele i
rapoartele utilizate n cadrul firmei.
n cadrul firmelor care au implementate sisteme de conducere orientate pe
baze de date, conceptul de dicionar de date faciliteaz analiza documentelor.
4.3.4.2 Tipuri de diagrame utilizate n analiza i diagnoza sistemelor
Pentru investigarea sistemului, analistul trebuie s aleag cele mai potrivite
tehnici de modelare a unei situaii date pentru a evidenia procesele de baz i
dependenele funcionale ale sistemului, legturile logice de prelucrare a
informaiei, fluxul de materiale, amplasarea departamentelor i repartizarea muncii,
valoarea i corectitudinea unor modele cunoscute, s defineasc datele prin
utilizarea caracteristicilor dicionarului de date.
Diagramele sunt utilizate pentru a detalia modul n care funcioneaz
sistemul sau pentru a clarifica unele divergene aprute ntre proiectani i
utilizatori. Cele mai obinuite diagrame folosite pentru realizarea acestor obiective
sunt: diagrame de proces, diagrame ale legturilor logice (flux de date, de
documente, diagrame PERT/CPM), diagrame ale fluxului de materiale, diagrame
ale legturilor funcionale, diagrame pentru modele, dicionare i structuri de
date.
Diagramele de proces se concentreaz asupra proceselor informaionale,
modelnd transformrile pe care trebuie s le suporte datele pentru a deveni
informaii utile pentru sistem. Ele reprezint un instrument compatibil cu
programarea logic stucturat i includ: schemele logice de sistem, schemele logice
de program, tabelele decizionale, arborii decizionali i hrile Nassi -

Analiza, diagnoza i evaluarea sistemelor din economie

Schneiderman [NS]. Aceste diagrame sunt n esen instrumente logice integrate


apropiate de proiectarea logic i arat transformrile matematice i logice la care
sunt supuse datele i logica ce st la baza fundamentrii acestor transformri.
a) Schema logic de sistem prezint ntr-o singur diagram controlul i
fluxul de date, precum i unele fluxuri importante de materiale, n special mediile
care sunt suport pentru date. Structurile de control difer de structurile logice n
dou moduri.
O prim deosebire const n faptul c structurile de control sunt structuri
liniare.
O alt diferen const n faptul c n structurile de control, n orice
moment, un singur proces are controlul printr-o activitate specific n timp ce
fluxul de date stabilete dependenele logice, datele existnd simultan n mai multe
procese.
O implicaie imediat cel puin din punct de vedere teoretic este c
utiliznd tehnicile structurate se pot descoperi procesele care au creat mediul ce
favorizeaz producerea unor erori.
Schemele logice de sistem folosesc simboluri i tehnici de trasare standard
i ntr-o oarecare msur se aseamn cu diagrama fluxului de date, ns structurile
de date sunt reprezentate de obicei ca fiiere sau grupuri de date.
b) Un echivalent al pseudocodului l constituie schema logic de
programare prin intermediul creia se poate crea un model dinamic al oricrui
proces i care poate s evidenieze fluxul de control dintre activiti.
Schemele logice de sistem i de programare sunt folosite n explicitarea
funcionrii sistemului existent i pentru identificarea locurilor nguste. Totui,
pentru proiectarea logic a sistemului, pseudocodul echivalent este mai compact i
mai puin confuz dect schema logic de programare. n figura 4.4 este ilustrat
schema logic echivalent a acestui pseudocod pentru procesul de verificare a
vnzrilor unei firme.

Metode i tehnici de investigare a sistemului actual


START

Examineaza
urmatorul
vanzator

Mai sunt
vanzatori
?

NU

STOP

DA

NU

Mai sunt
produse
?

Examineaza
produsul
urmator

DA

Examineaza raportul
vanzari : obiective

Vanzarile
>
Obiectivele
?

DA

Indica
"Performanta buna"

NU

Reduce obiectivele
cu 10%

Obiective sub
2 articole
?

DA

RAPORT VANZARI

NU

Fig. 4.4 - Schema logic de program pentru procesul de vnzare

Analiza, diagnoza i evaluarea sistemelor din economie

De exemplu, pseodocodul pentru proiectarea logic a procesului de


verificare a vnzrilor unei firme se poate reprezenta astfel:
DO WHILE MORE VNZTORI
DO WHILE MORE PRODUSE
EXAMINE VNZRI - OBIECTIVE
IF VNZRI > OBIECTIVE
THEN DO PERFORMAN-BUN
ELSE REDUCE OBIECTIVE CU 10 %
IF OBIECTIVE < 2 ARTICOLE
THEN PRINT RAPORT
ENDIF
ENDIF
ENDDO
ENDDO

c) Tabelele decizionale modeleaz structura IF - THEN - ELSE pentru o


singur decizie complex, iar pentru construirea lor trebuie ndeplinite urmtoarele
ipoteze:
toate condiiile posibile ale mediului trebuie s fie cunoscute;
toate activitile considerate necesare s fie realizabile;
legtura dintre condiii i activiti s fie anterior fixat;
Formatul tabelelor decizionale nu este standard ns n general trebuie s
includ urmtoarele pri:
- descrierea condiiilor relevante din mediul decizional n funcie de combinaii
de factori presupui independeni (vrst, sex, poziie fa de sistem etc.);
- un set relevant de aciuni posibile din care putem alege pe cea care satisface
condiiile specificate;
- matricea conexiunilor, care indic ce condiii trebuie satisfcute pentru alegerea
fiecrei aciuni posibile.
n timp ce pe fiecare coloan din matricea conexiunilor exist o singur
aciune, pe fiecare linie pot exista mai multe aciuni, deoarece din ipotezele
programrii structurate fiecrei condiii trebuie s-i corespund o activitate
distinct, nefiind permis concurena.
Un exemplu de tabel decizional utilizat pentru acordarea unui mprumut de
ctre o banc este ilustrat n figura 4.5.
Dobnda
10%
15%
20%
25%
30%

mprumut 50 milioane
Salariu 2 mil. Salariu > 2 mil.
< 50
< 50
50
50
x
x
x
x

mprumut > 50 milioane


Salariu 2 mil. Salariu > 2 mil.
< 50
< 50
50
50

x
x
x

Fig. 4.5 Structura tabelului decizional pentru acordarea unui mprumut

Metode i tehnici de investigare a sistemului actual

Condiiile includ limitele valorice ale mprumutului, nivelul salariului i


vrsta (sub sau peste 50 de ani). Setul de aciuni posibile indic ratele difereniate
ale dobnzilor, iar matricea conexiunilor arat ce condiii trebuie s ndeplineasc
cel care mprumut pentru a beneficia de o anumit rat a dobnzii.
Utilitatea tabelelor decizionale este limitat deoarece descriu doar decizii
individuale, ns poate fi crescut fie prin gruparea deciziilor individuale, fie prin
folosirea tabelelor decizionale la generarea tuturor condiiilor i aciunilor ce
trebuie incluse n schema logic de programare i prin codificarea acesteia ntr-un
limbaj pentru a fi utilizat pe calculator.
d) Arborii decizionali reprezint un alt mod de exprimare a coninutului
unui tabel decizional, cele dou instrumente fiind n esen echivalente i utilizate
n modelarea static a unei decizii complexe.
n timp ce tabelul decizional pune accent pe ce aciune trebuie fcut dac
e ndeplinit o anumit condiie, arborele decizional evideniaz structura
condiiilor, realizarea evenimentelor i luarea deciziilor i este format din
urmtoarele elemente:
rdcina, care este punctul din care ncepe citirea arborelui;
noduri decizionale, care semnific deciziile ce pot fi luate n funcie de anumite
condiii. Spre deosebire de tabel, arborele decizional permite divizarea
deciziilor complexe n decizii simple i luarea independent a fiecrei decizii n
parte;
noduri intermediare, din care se ramific variante posibile pentru fiecare
decizie;
noduri finale, care conin descrieri ale consecinelor pentru deciziile luate.
Liniile care unesc nodurile arborelui indic variante posibile de urmat, din
care, ca i la diagramele fluxului de control, numai una poate fi activ la fiecare
moment n timp. Spre deosebire de acestea ns, controlul nu "curge" ntr-un arbore
decizional, deoarece doar n mod aparent lum o serie de decizii secveniale n
timp. n realitate mai nti culegem datele despre mediu i apoi lum toate deciziile
simultan.
e) Diagramele Nassi-Schneiderman [NS], combin unele caracteristici ale
schemelor logice, ale diagramelor de program i ale tabelelor decizionale ntr-un
formular grafic care completeaz abordarea structurat pentru proiectarea logic.
Diagrama NS este o exprimare grafic compact de programare structurat n care
fiecare structur are un simbol geometric unic ce cuprinde o procedur. n figura
4.6 este ilustrat o diagram NS pentru verificarea vnzrilor unei firme.

Analiza, diagnoza i evaluarea sistemelor din economie

DO pentru fiecare vinzator


DO pentru fiecare produs
EXAMINE raportul vanzari : obiective
Vanzari > Obiective
?
DA

NU

Indica
Reduc obiectivele
Performanta buna
cu 10%

Obiective < 2
articole
?
NU
DA
Tipareste
RAPORT

Fig.4.6 - Diagrama Nassi-Schneiderman

Aceast diagram se aseamn cu o schem logic de program i pe lng


aspectul grafic are i avantajul c permite urmrirea structurii unui set secvenial de
condiii ca n cazul arborelui decizional. ns, n timp ce arborele decizional este un
model static al unei decizii complexe, diagrama NS este un model dinamic al unei
proceduri.
Diagrame ale legturilor logice. Aceste reprezentri sunt frecvent folosite
n analiza de sistem i includ, n funcie de scopul urmrit, diagrama fluxului de
date, diagrama fluxului de documente i diagramele de tip PERT sau CPM.
Spre deosebire de diagramele de proces, care arat legturile de control
ntre procese, diagramele fluxului de date i cele ale fluxului de documente
analizeaz logica datelor i a elaborrii documentelor, i evideniaz dependenele
logice ntre elementele i procesele sistemului n raport cu obiectivele urmrite.
Deoarece legturile dintre date formeaz logica structurii sistemului informaional,
aceste diagrame sunt ale dependenelor logice i reprezint baza analizei pentru
subsistemele resursei de informare. Aceast afirmaie este ntrit i de faptul c
legtura dependenei datelor permite analizei logice top-down s porneasc de la
obiectivele sistemului, iar obiectivele resursei de informare sunt exprimate n
funcie de date.
a) Diagrama fluxului de date ( DFD ) este un model dinamic care arat
legturile logice dintre procese, ce sunt impuse de transformrile la care sunt
supuse datele prin realizarea proceselor respective. Aceasta nseam c dinamica

Metode i tehnici de investigare a sistemului actual

sistemului este datorat legturilor inerente n schimbarea datelor, DFD ilustrnd


aceste legturi directe i artnd modul n care fluxurile de date pun n legtur
procesele i stocurile de date.
Analistul trebuie s testeze toate legturile descoperite n timpul
investigrii sistemului pentru a putea elimina apoi toate procesele i legturile de
date nenecesare. Aceste diagrame exprim structura subsistemului, deoarece
fiecare proces este considerat un subsistem.
b) Diagrama fluxului de documente este similar diagramei fluxului de
date, ns arat numai circulaia informaiilor i dependenele logice referitoare la
operaiile specifice documentelor utilizate ntr-o unitate economic. Pentru fiecare
operaie (tiprire, completare, prelucrare, verificare, arhivare etc.) se asociaz un
simbol i din analiza documentului rezult un model, sub form de diagram, care
sintetizeaz circuitul i toate prelucrrile la care este supus documentul respectiv.
c) Diagramele PERT i CPM, dei nu se refer la date, se folosesc n
managementul unui proiect complex i arat dependenele logice i tehnologice
dintre activitile acestuia, cu ajutorul relaiilor de preceden. Ipotezele specifice
alctuirii unei diagrame CMP constau n faptul c fiecrei activiti i se acord o
durat fix, iar dac activitatea A precede activitatea B, atunci activitatea B nu
poate s nceap dect dup terminarea activitii A.
Pentru construirea diagramelor PERT se modific doar ipoteza privind
duratele activitilor, acestea fiind considerate variabile aleatoare independente
care urmeaz diferite legi de distribuie specifice procesului modelat. n ambele
diagrame, activitile pot fi reprezentate pe noduri sau arce, dar se prefer
reprezentarea activitate - arc deoarece d o imagine foarte clar i sugestiv a
desfurrii n timp a proiectului. Aceste diagrame sunt deosebit de utile n
conducerea proiectelor complexe, pe baza descompunerii lor n activiti i a
stabilirii duratelor activitilor i a dependenelor logice i tehnologice dintre
acestea.
Diagramele fluxului de materiale includ: graficele de distribuie a muncii,
hrile de aranjare a departamentelor, i diagramele de distribuie a formularelor.
Aceste diagrame schimb accentul de la instrumentele de modelare conceptual,
logic, la cele materiale, fizice, care trebuie s fie alocate, schimbate, transportate
i stocate. Ele arat legturile de producie de natur fizic.
Aceste diagrame evideniaz fluxul de materiale, care nsoete, precede
sau urmeaz informaia, pe faze de producie n cadrul sistemului de producie i a
celorlalte sisteme cu care are legturi directe. Ele se folosesc atunci cnd fluxul de
materiale are un rol important pentru sistemul proiectat (programarea operativ a
produciei, aprovizionare, desfacere etc.).
Diagramele legturilor funcionale exprim relaiile dintre funciile
sistemului i ale subsistemelor i sunt folosite de analiti pentru a stabili
dependenele funcionale dintre subsisteme, modul n care trebuie corelate

Analiza, diagnoza i evaluarea sistemelor din economie

subsistemele pentru a satisface obiectivele sistemului. n aceast categorie sunt


incluse: diagramele de structur, diagramele HIPO, diagramele Warnier-Orr i
diagramele conceptuale. Ele pot fi combinate cu diagrame de proces i chiar cu
elemente din diagramele fluxurilor de date ntr-o diagram a obiectivului global.
Analistul poate s utilizeze aceste diagrame nc din faza de investigare
preliminar i pn la sfritul implementrii proiectului fizic.
Diagramele de structur i diagramele HIPO (Hierarchy Input Process
Output), ultimele implicnd pseudocodul pentru detalierea logicii procesului,
ilustreaz modul n care subsistemele i paseaz controlul i i mpart datele ntre
ele. Diagrama HIPO este o completare logic, funcional pentru diagrama de
sistem. Deseori aceste diagrame sunt folosite mpreun cu diagrame de fluxuri de
date i de proces pentru a implica fluxurile de date i de control, care nu sunt ns
detaliate n mod explicit.
n urma investigrii sistemului rezult o organigram de structur a
obiectivelor care trebuie analizat i modificat pn cnd fiecrui obiectiv i se
poate identifica o funcie, caz n care obiectivele sunt bine precizate din punct de
vedere logic i n realitate. Scopul final al analizei este de a construi i implementa
un sistem format din subsisteme care s ating obiectivul dorit prin realizarea
funciei asociate.
Procesul de stabilire a obiectivelor sistemului, de identificare a funciilor i
a subsistemelor care le realizeaz, reprezint esena proiectrii structuralfuncionale i se poate modela cu ajutorul diagramelor legturilor funcionale. Ele
arat att legturile logice ct i legturile fizice ntre subsisteme i dau o indicaie
asupra modului n care lucreaz sistemul.
a) Diagramele de structur rezult din analiza funcional-structural i pot
s reprezinte obiective, funcii sau subsisteme n funciune. Ele pot fi reprezentate
ca proiect funcional utiliznd notaia similar organigramelor sau ca structur
operaional utiliznd linii radiale. Aceste notaii faciliteaz distincia dintre funcie
i operaie.
n figura 4.7 este ilustrat structura funciilor de procesare a unui text n
care nu se indic ordinea funciilor sau modul n care o funcie coordoneaz alte
funcii /45/.
Procesare text

Programeaz
documentele surs

Transcrie
documentele surs

Distribuie documentul
procesat

Intreine starea
documentului

Fig. 4.7 Reprezentarea funcional pentru procesarea

Metode i tehnici de investigare a sistemului actual

Figura 4.8 arat diagrama de structur pentru funcionarea sistemului de


prelucrare a unui document /45/. Aceast diagram ne arat c dup primirea
documentului se intr ntr-un ciclu repetitiv de verificare manual i apoi de editare
dup care documentul este fie arhivat fie distrus. Diagrama nu ne indic ns cum
tim cnd se termin un ciclu, cte cicluri se fac, cum alegem ntre arhivarea sau
distrugerea documentului, sau care este viteza de realizare a acestor funcii. O
prezentare mai detaliat a operaiilor este furnizat de diagramele de proces care
descriu fiecare subsistem.
Prelucrare
document

Primire
document

Verificare
document

Manipulare
document

i
Verificare
manual
document

sau
Editare
document

Arhivare
document

Distruger
e
document

Fig. 4.8 Diagrama de structur pentru prelucrarea unui document

b) Diagramele HIPO reprezint o mixtur ntre diagramele de structur i


diagramele de proces care evideniaz ierarhia, procesele i legturile input-output
dintre subsisteme, precum i conexiunile dintre subsisteme i mediu. Diagrama
HIPO este uor de vizualizat i include seciuni care conin informaii referitoare la:
ierarhie: ce modele controleaz i ce modele invoc un anumit model;
intrri: ce date sunt necesare ca intrri din alte sisteme sau din mediu;
proces: procesul logic i prelucrrile din modelul respectiv;
ieiri: ce date sunt considerate ca ieiri pentru alte subsisteme sau
mediu;
observaii: comentarii asupra obiectivelor, funciilor sau proceselor.
ntr-o diagram HIPO se pot indica urmtorele elemente: felul n care
lucreaz o funcie sau un subsistem, ce se lucreaz i cu ce are legatur, ce resurse
sunt necesare, ce date sunt folosite n tranzacii cu alte sisteme, unele observaii de
proiectare ale analistului .a.. n figura 4.9 se d un exemplu de diagram HIPO
pentru revizuirea unui document /45/.

Analiza, diagnoza i evaluarea sistemelor din economie

c) Diagramele Warnier-Orr, ilustreaz n form de structur-arbore,


legturile funcionale dintr-un proiect. Aceast diagram evideniaz structurile i
funciile proceselor, i poate fi extins, ca i diagrama HIPO, la proiectarea fizic
prin continuarea analizei la nivelul operaiilor fizice. Simbolistica utilizat n
diagramele Warnier-Orr deriv din programarea structurat i include ca elemente:
succesiunea (dat prin ordinea vertical), alternativa (alegerea dintr-o list
vertical), numrul de iteraii (un numr sau o variabil) i negarea unei condiii (o
bar deasupra condiiei).
Revizuire document
APELAT DE :

APELURI PENTRU :

Procesare document

Revizuire manual a documentului


Editare document

INTRARI :

IESIRI :

Nume document
Documentul tastat (introdus)

Document editat

PROCES :
Tastarea documentului; Nume document
DO Revizuire-Manual-Document
IF Exist-Revizuiri
THEN DO Editare-Document
ENDIF
OBSERVATII :
Revizuirile se stabilesc prin documentaia de revizuire manual
Fig. 4.9 Eexemplu de diagram HIPO

d) Diagramele conceptuale sunt utilizate pentru ilustrarea modelelor


conceptuale i a interaciunilor dintre activiti, proceduri, informaiile de intrare i
cele de ieire, punnd n eviden activitile de baz.
Un exemplu de diagram conceptual l constituie crucea maltez care
conine urmtoarele componente (figura 4.10) /45/:
axa N: conine lista activitilor A1, A2, , An , ce definesc procesul
analizat;
axa V: evideniaz datele de intrare I1, I2, , In, necesare procedurilor
de prelucrare;
axa S: cuprinde totalitatea procedurilor de prelucrare P1, P2, . . . ,Pk;

Metode i tehnici de investigare a sistemului actual

axa E: indic ieirile E1, E2, . . . , Es , sub form de informaii prelucrate


din fiecare procedur.
Fiecare X din matricea N-V indic ce informaii sunt prelucrate de fiecare
activitate. n exemplul prezentat, cei doi X indic faptul c activitile A1 i A2
primesc informaia I2.
n mod similar, fiecare X din matricea S-V indic ce informaii sunt
preluate de fiecare procedur pentru a fi prelucrate i pentru a genera alte
informaii. n exemplul dat, informaia I2 este preluat i prelucrat de procedura
P1, rezultnd informaia prelucrat E2.
Un X n matricea N-E arat ce informaii sunt produse n urma executrii
unei activiti. n exemplul dat, E1 rezult n urma executrii activitii A1.
Crucea maltez este complet atunci cnd se umplu cu X-uri toate csuele
matricelor N-V i N-E, care reliefeaz fluxul informaional relativ la modul de
legtur dintre activiti. Matricele S-E i S-V se obin din analiza procedurilor
care prelucreaz date primare sau date rezultate din alte proceduri.
Pentru a corela axa N cu axa S (activitile cu procedurile), analistul
trebuie s pun i s dea rspuns la o serie de ntrebri privind procesul de
prelucrare a informaiilor, precum i pentru a semnala existena sau lipsa unor
informaii coerente, indicate de numrul de X-uri din aceeai coloan.
Axa V

Axa

A
.
.
.
A

.
.
.

.
.
.

Axa N

Activiti
Im

I2

I1

Intrri

Ieiri

E1

E2

Es

Proceduri

X
.
.
.

.
.
.
Pk

Fig. 4.10 Crucea maltez

X
.
.
.

Axa S

Analiza, diagnoza i evaluarea sistemelor din economie

Diagrame ale modelrii i structurii datelor. Modelele de date sunt


eseniale pentru tehnicile de analiz a sistemelor structurate i ele ntregesc lista de
diagrame utilizate de analiti. Pentru a nelege corect diagrama fluxului de date,
care arat legturile dinamice cauzate de fluxul de date, trebuie cunoscute mai nti
legturile statice dintre date. Acestea sunt exprimate prin modele de date, care arat
apartenena fiecrei date la un grup sau la un articol de date i, n general, cum
trebuie tratat fiecare dat n raport cu celelalte.
a) Dicionarul de date, include o list de articole i o descriere a datelor n
funcie de urmtoarele elemente: structura lor (legtura static dintre articole),
nume, cod, tip, valoare i limitele admisibile, frecvena i scopul utilizrii, modul
de acces, mediul de memorare, ciclul de via, unde i cnd sunt utilizate.
Majoritatea managerilor bazelor de date construiesc pe baz de rutin
dicionare de date simple pentru fiecare fiier creat. Exist ns i posibilitatea
generrii automate a acestora cu ajutorul unor sisteme computerizate
(EXCELERATOR, PSL/PSA) care preiau informaiile de intrare necesare din
proiectul logic unde dicionarele de date sunt exprimate ca definiii ale elementelor
de date. Intrrile n dicionarul de date pot s fie articole de date simple sau
structuri complexe de mulimi de valori. Unitatea cea mai mic este un element de
dat care are o singur valoare n orice moment de timp.
b) Structurile de date sunt compuse dintr-un numr de elemente de date i
pot fi simple sau complexe. Stocurile de date sunt structuri tipice de date ca i
fluxurile, ns sunt mai complexe dect acestea i conin serii de fluxuri de date.
Majoritatea notaiilor pentru structurile de date se bazeaz pe logica
programrii structurate i sunt recomandate structurilor secveniale, alternative sau
repetitive. Structurile de date sunt definite n funcie de substructuri simple, care la
rndul lor pot fi definite n funcie de caracteristicile datelor pe care le conin.
c) Pachetul modelrii logice este rezultatul major al fazei de proiectare
logic i include diagrame de structur, dicionare de date, diagrame HIPO i un set
de diagrame ale fluxului de date, fiecare tratnd un aspect diferit al proiectrii
logice.
Diagramele de structur arat structura subsistemelor la fiecare nivel i se
obine printr-o analiz top-down a scopurilor, utiliznd proiectarea funcionalstructural. Funciile sunt descrise n diagrama HIPO care d detalii asupra
legturilor fiecrui proces cu diagrama fluxului de date n care este inclus, indicnd
input-urile i output-urile pentru fiecare proces.
Dicionarul de date definete fiecare termen care apare n descrierea
subsistemului, precum i fiecare condiie menionat n diagrama fluxului de date
care exprim elementele i legturile subsistemelor. Procesele sunt elemente sau
entiti, iar fluxurile de date reprezint legturile dintre ele. Procesele reprezentate
de diagrama fluxurilor de date pot fi detaliate n diagrame HIPO i pot fi descrise
n pachetul logic de proces care conine: procesul logic pentru fiecare subsistem
logic, diagrama (flowchart-ul) sistemului existent i diagramele sistemelor fizice
care trebuie meninute nemodificate.

Metode i tehnici de investigare a sistemului actual

n mod obinuit procesul logic este exprimat prin pseudocod, ns pentru


procese specifice, cum ar fi:
- o decizie complex unic, se recomand tabelele decizionale sau
arborii decizionali;
- pentru reprezentarea grafic a proceselor complexe, se recomand
diagramele NS i diagramele de sistem;
- pentru reprezentarea simultan a structurilor logice i a proceselor se
recomand diagramele Warnier-Orr.
n cadrul diagramelor de structur proiectarea logic nseamn coordonarea
subsistemelor pn la nivelul cel mai de jos al diagramei, nivel care reprezint
modulele de lucru i care au ca sarcin principal prelucrarea informaiilor.
Proiectarea fizic a procesului va fi realizat mai trziu.
4.4 Raportul de investigare preliminar
4.4.1 Rolul i obiectivele raportului de investigare preliminar
Rezultatul investigaiei preliminare l constituie, raportul de investigare
preliminar, care presupune:
definirea naturii i a scopului problemei /oportunitii;
cunoaterea obiectivelor sistemului;
determinarea cerinelor de natur informaional-decizional ale
utilizatorilor;
scrierea i prezentarea raportului.
Aceste obiective sunt atinse prin utilizarea unor tehnici de analiz i
proiectare structural-funcional. Raportul de investigare preliminar are ca
obiective specifice:
a) Documentarea asupra ipotezelor formulate de analist privind procesele
specificate i rezultatele investigaiei preliminare i servete la:
prezentarea metodelor folosite de culegere a datelor n vederea creterii
credibilitii, i a eliminrii suspiciunilor prin argumentarea pe baze
statistice a concluziilor formulate;
prezentarea concluziilor i relevarea faptului c acestea depind de
particularitile i acurateea datelor colectate;
instruirea beneficiarului privind tehnicile de colectare i de analiz a
datelor.
b) Ofer o baz de discuie a problematicii noului sistem pentru analist i
beneficiar cu scopul lurii unor decizii. n acest sens raportul de investigare
preliminar trebuie s includ:
termenii de referin privind scopul analizei, documentele analizate,
modul n care au fost colectate datele (interviuri, chestionare, observri
directe). Termenii tehnici trebuie s fie clar definii i eventual evitai
dac nu se pot explica;

Analiza, diagnoza i evaluarea sistemelor din economie

evidenierea cauzelor care au condus la delimitarea i la definirea


imprecis a subsistemelor;
descrierea clar a surselor de date, n special cnd concluziile sunt
formulate pe baza experienei analistului i mai puin pe baza datelor
colectate;
obiectivitatea formulrii i argumentrii concluziilor i a
recomandrilor.
c) Stabilirea etapelor de analiz i de proiectare a noului sistem, fapt ce
semnific avizarea raportului de ctre unitatea beneficiar.
Principalele recomandri fcute de ctre analist n raportul de investigare
preliminar pot avea n vedere:
oprirea imediat a activitilor de investigare i de analiz dac se
constat c sistemul funcioneaz corect / performant. n acest caz,
declanarea investigaiei s-a bazat pe o informaie eronat sau
inadecvat situaiei reale;
amnarea activitilor de analiz i proiectare dac tehnologia
solicitat nu este disponibil, nu exist fonduri pentru achiziionarea ei,
nu este disponibil personalul necesar, sau problemele semnalate nu
sunt suficient de acute pentru a necesita revizuirea sistemului;
extinderea obiectivelor i a activitilor de analiz dac investigaia
preliminar nu a acoperit aspectele eseniale, precum i creterea
corespunztoare a bugetului alocat;
continuarea activitilor cu obiectivele iniiale sau cu reorientarea
obiectivelor.
Direciile de aciune trebuie stabilite pe baza unor negocieri ntre prile
implicate n analiza i proiectarea noului sistem. Raportul de investigare
preliminar trebuie s evidenieze att avantajele, ct i dezavantajele fiecrei
alternative posibile, decizia aparinnd beneficiarului viitorului sistem.
4.4.2 Coninutul i modul de prezentare al raportului de investigare
preliminar
Raportul de investigare preliminar trebuie s conin urmtoarele
elemente:
1) Definirea problemei investigate care poate fi o oportunitate, o problem
nou aprut, sau o disfuncionalitate semnalat. Formularea clar, precis a
problemei necesit explicitarea ei sub urmtoarele aspecte: spaio-temporal,
anvergur, costuri necesare, ipoteze de lucru, performanele tehnice, tehnologice i
economico-financiare ale sistemului analizat;
2) Scopul proiectului propus pentru ndeplinirea obiectivelor problemelor
sesizate;
3) Dimensiunea, limitele, restriciile i alte ipoteze de lucru au n vedere
zonele funcionale ale sistemului investigat. Dimensiunea problemei este dat de

Metode i tehnici de investigare a sistemului actual

subsistemele implicate, funciile ce trebuie examinate, modalitile de prelucrare


utilizate, perioada de timp referit, tipul de personal implicat etc. Limitele analizei
se refer la resursele disponibile, la permisiunea de a efectua investigaia, sau la
unele restricii de realizare;
4) Cerinele de documentare rezultate n urma analizei. Analiza cerinelor
deriv din obiectivele sistemului investigat i presupune determinarea cerinelor
organizatorice, informaionale i procedurale ale beneficiarilor, definirea unei liste
de prioriti privind cerinele informaional-decizionale, precum i evidenierea
cerinelor procedurale ale organizaiei. Analistul are sarcina de a analiza cererile
preliminare ale utilizatorilor, de a cunoate opiniile i ideile acestora, de a evalua i
de a selecta cerinele semnificative.
Cerinele organizatorice au n vedere precizarea activitilor proiectului,
alocarea resurselor i evidenierea structurii financiare. O diagram a structurii
organizatorice poate s stabileasc ntr-un mod sugestiv responsabilitile n cadrul
sistemului.
Cerinele informaionale evideniaz conectivitatea sistemului cu
elementele din mediu i sunt folosite pentru a proiecta graniele sistemului i
interfeele acestuia cu mediul, precum i pentru a construi diagrama fluxului
informaional pe baza datelor observate.
Cerinele procedurale se refer la necesitile operaionale ale noului
sistem i sunt deosebit de utile n proiectarea fizic deoarece au n vedere restricii
operaionale cum ar fi: volumul, costul, securitatea i acurateea datelor, viteza,
redundana, gradul de acces, confidenialitatea, precum i ieirile fizice sub form
de rapoarte.
Raportul de investigare preliminar expliciteaz obiectivele organizaiei,
rolul informaiei n atingerea acestor obiective, precum i procedurile folosite
pentru realizarea lor.
Cerinele de documentare impun o distincie clar ntre percepiile i
dorinele utilizatorilor i cerinele reale ale sistemului. Lista dorinelor este
important n analiza cerinelor, ns dorinele nu se identific cu cerinele reale ale
sistemului n ansamblul su.
5) Recomandri ale analistului, n sensul continurii analizei cu
investigaia detaliat sau cu un studiu de fezabilitate, sau de a se opri cercetarea
imediat.
6) Documentaia - suport, realizat sub form de modele, fragmente de
interviuri, formulare i rapoarte pentru conducerea proiectului, conine urmtoarele
elemente:
agenda care a generat activitatea de analiz;
lista persoanelor intervievate i a documentelor analizate;
programul de interviu i lista ntrebrilor pentru interviu;
mostre de formulare, rapoarte i documente de intrare care vor fi
analizate n investigarea detaliat;
diagramele de flux de date pentru nivelele ierarhice superioare;
organigramele i diagramele de structur ale funciilor sistemului.

Analiza, diagnoza i evaluarea sistemelor din economie

Documentaia-suport are i rolul de a asigura transferul de informaii n


cazul n care cei ce realizeaz investigaia detaliat nu au participat n etapa de
analiz preliminar.
Un aspect important l constituie modul de prezentare a raportului de
investigare preliminar, n vederea aprobrii acestuia i a continurii activitii de
analiz i proiectare a noului sistem, prin realizarea unor forme de prezentare
atractive.
4.5 Studiul de fezabilitate
4.5.1 Rolul i obiectivele studiului de fezabilitate
Deseori n practica economic apare necesitatea fundamentrii unor decizii
majore privind selectarea variantelor de realizare a unor proiecte complexe care
antreneaz importante resurse materiale, umane, financiare i de timp. Aceste
decizii se pot lua pe baza unor studii de fezabilitate care ofer informaiile sintetice
necesare factorilor decizionali.
Studiul de fezabilitate are menirea de a maximiza nivelul cunoaterii,
"know-how-ul", de a estima anticipat dac proiectul propus va angaja mai multe
resurse bneti dect cel n funciune sau dect celelalte proiecte definite ca
alternative, precum i de a minimiza riscul pe care organizaia i-l asum prin
adoptarea unui proiect.
ntre studiul de fezabilitate i investigaia preliminar exist cteva
deosebiri importante pentru analiti i beneficiari din care menionm:
a) n timp ce investigaia preliminar este o abordare "top-down", orientat
pe obiective i bazat pe analiz, studiul de fezabilitate este o abordare "botom-up",
orientat pe soluii existente i bazat pe construcie.
b) Studiul de fezabilitate presupune cunoscut structura funciilor necesare
pentru a satisface un obiectiv, efortul major constituindu-l identificarea, amplasarea
i asamblarea funciilor printre modulele aflate n jurul unui nucleu. Deoarece
fiecare modul este bine cunoscut, adugarea lui la sistem arat aportul su la
mbuntirea funcionrii sistemului lrgit. Estimarea costurilor de obinere a unei
soluii depinde de ct de bine, rapid i eficient pot fi modulele asamblate i testate.
Pe de alt parte, investigaia preliminar urmrete s defineasc aceast structur
de funcii de sus n jos, ncepnd cu obiectivul sistemului.
c) n timp ce investigaia preliminar caut s defineasc problema, studiul
de fezabilitate este orientat spre indicarea gradului de fezabilitate al unui numr de
variante de proiect care sunt comparate n funcie de anumii factori de fezabilitate.
Studiile de fezabilitate sunt mai valoroase atunci cnd problemele i oportunitile
sunt clare, bine definite i cunoscute, altfel prognosticarea fezabilitii dup aceti
factori devine incert i riscant. Ele ofer o imagine clar a situaiei reale, a
potenialului economic i a poziiei pe care o deine pe pia agentul economic, n

Metode i tehnici de investigare a sistemului actual

contextul n care i desfoar activitatea n funcie de principalele oportuniti


care-i sunt accesibile.
La nivel macroeconomic, studiul de fezabilitate reprezint un instrument
util n fundamentarea politicilor de restructurare i privatizare a economiei
naionale.
4.5.2

Etapele studiului de fezabilitate

Echipa care realizeaz studiul de fezabilitate trebuie s aib competenele


necesare pentru elaborarea indicatorilor de msurare a eficienei sistemului,
documentarea i proiectarea sistemului, estimarea efectelor directe i a celor
indirecte ale implementrii noului sistem, elaborarea unor prognoze pentru
stabilirea performanelor i a riscului, planificarea i conducerea sistemelor
complexe, ct i pentru elaborarea de rapoarte pentru conducere, inclusiv
elaborarea i prezentarea studiului de fezabilitate.
n cazul existenei unor riscuri speciale asociate proiectului, datorate
utilizrii de tehnologii complexe, baze de date distribuite, soft nou etc., pentru
diminuarea probabilitii de eec se vor coopta n echip pe lng analiti,
specialiti cu experien n domeniu, persoane din departamentul vizat al
beneficiarului, precum i experi sau consultani externi.
Pentru estimarea corect a eficienei proiectului i luarea unor decizii
viabile este necesar ca analistul (echipa) s ia n calcul i eventualele schimbri ce
pot s apar n evoluia activitii sistemului i a mediului acestuia. n acest sens, se
pot construi dou variante ale proiectului, una pesimist i alta optimist, n care
toate estimrile sunt luate n sens nefavorabil i respectiv, favorabil. Pe baza
acestor date noi se reface analiza i se obine marja de influen posibil a
elementelor de risc i incertitudine asupra rentabilitii proiectului.
n acest scop se poate folosi i analiza senzitivitii soluiei (variantei de
proiect alese), n care calculele se refac succesiv, modificnd pe rnd cte un
element, iar apoi o combinaie selectiv de elemente. Se poate stabili astfel ce
influen are asupra rentabilitii proiectului, modificarea unui element (creterea
preului anumitor resurse, modificarea cursului valutar, creterea salariilor etc.),
sau a unui grup de elemente.
Echipa care realizeaz studiul de fezabilitate are n vedere obiectivele
sistemului, cerinele utilizatorilor i limitele sistemului, pentru evitarea riscului
alocrii incorecte a unor resurse importante, consultnd n acest scop documentaia
unui sistem similar.
Realizarea studiului de fezabilitate implic un volum considerabil de
munc pentru culegerea de informaii prin intervievarea managerilor de la diferite
nivele ierarhice, pentru studiul simptomelor sistemului prin analiza-diagnostic,
precum i pentru studierea activitilor conexe care pot afecta rezolvarea
problemei. Rezultatul studiului de fezabilitate l constituie raportul studiului de
fezabilitate, care poate folosi ca input-uri i unele studii de prefezabilitate.

Analiza, diagnoza i evaluarea sistemelor din economie

Avizarea raportului reprezint n fapt acordul conducerii pentru o propunere de


proiect de sistem. Documentele elaborate sunt arhivate pentru o eventual utilizare
ntr-o faz viitoare a proiectului. Analistul trebuie s fie flexibil i s accepte unele
modificri justificate ale proiectului i s fie capabil s evalueze rapid i corect
consecinele oricrei modificri, sau s aduc argumente credibile mpotriva unor
modificri ale proiectului pe care le consider nefondate. Studiul de fezabilitate st
la baza planului de proiectare a sistemului.
O problem dificil care trebuie soluionat o constituie determinarea
costurilor i a beneficiilor aferente proiectului de sistem. Cuantificarea eficienei
proiectului n plan apropiat are n vedere costul funcionrii sistemului, facilitile
oferite pentru utilizatori, viteza de rspuns la cererile utilizatorilor, acurateea
rspunsurilor, timpul necesar dezvoltrii sistemului, termenul de recuperare a
investiiei etc. n plan deprtat, cuantificarea eficienei se refer la estimarea
gradului de satisfacere a clienilor, productivitatea muncii n sistem, satisfacerea
profesional a celor implicai, climatul de munc etc.
Analistul trebuie s fac o estimare ct mai bun a costurilor i beneficiilor
implicate de fiecare variant. Dac un cost poate fi identificat ca fiind real sau
probativ, iar mrimea lui poate fi estimat i demonstrat, atunci el se numete cost
tangibil. n mod opus, un cost intangibil este un cost care se presupune c exist,
mrimea lui poate fi estimat cu un grad ridicat de imprecizie, dar nu i
demonstrat. n acest sens, majoritatea beneficiilor sistemului proiectat sunt
intangibile i ele se refer la posibilitatea creterii productivitii personalului
angajat, la creterea comenzilor de bunuri i servicii sau la orientarea unor noi
clieni ctre sistemul respectiv, ca urmare a mbuntirii calitii produselor i a
serviciilor prestate. O mare parte a beneficiilor devin intangibile ca urmare a
efectului de propagare a conexiunilor imediate pe care le genereaz sau n care sunt
angrenate, ca urmare a efecturii de ctre unitatea beneficiar a unor cheltuieli de
dezvoltare a sistemului.
Costurile directe trebuie s fie estimate ct mai precis i se refer la
cheltuielile legate de proiectarea, dezvoltarea i operarea / funcionarea
subsistemelor care fac obiectul analizei, iar costurile indirecte sunt cele asociate
unor susbsisteme conexe celor investigate.
Costul dezvoltrii unui sistem se poate produce o singur dat, deci este
nerecursiv i include cheltuielile cu analiza i proiectarea sistemului, angajarea
personalului, investiii imobiliare, achiziionarea de instalaii, de utilaje, de tehnic
de calcul etc. Meninerea, ntreinerea i funcionarea noului sistem vor antrena
costuri continue, deci recursive, cum ar fi cele referitoare la ntreinerea utilajelor,
plata personalului, ntreinere soft i hard, prestri de servicii etc.
n estimarea ct mai corect a costurilor trebuie avut n vedere o
judicioas partiionare a acestora pe grupe distincte. Principalele categorii de
costuri evideniate ntr-un studiu de fezabilitate sunt:
costurile cu personalul, care include salariile i costurile adiionale
(beneficii, pensii, concedii medicale i de odihn, contribuii la
asigurri sociale, pregtirea personalului etc). n studiul de fezabilitate,

Metode i tehnici de investigare a sistemului actual

analistul trebuie s estimeze proporia de timp pe care fiecare angajat o


afecteaz dezvoltrii i/sau operrii sistemului, pentru a determina
componenta recursiv/nerecursiv a costului legat de personal;
costurile cu echipamentele, care include costurile de achiziionare /
nchiriere, precum i pe cele legate de repararea i meninerea lor n
stare de funcionare;
costurile cu materialele consumabile;
costul creterii sau descreterii obligaiilor fa de sistem; de exemplu,
un sistem mbuntit de plat poate s conduc la respectarea
termenelor de plat ale clienilor, la reducerea creditelor acestora fa
de sistem, precum i la creterea ctigului din dobnzi ca rezultat al
mbuntirii fluxului monetar;
alte categorii de costuri, care includ costuri diverse legate de
secretariat, mobilier, administraie, cldur, etc. i care pot fi incluse n
una din categoriile anterioare.
De asemenea, se poate estima i un cost de oportunitate, care este dat de
cea mai bun alternativ care urmeaz i care nu a fost considerat.
n analiza variantelor se folosesc dou metode de comparare a costurilor
estimate i anume, fie pentru valoarea iniial, fie pentru valoarea final a fiecrei
variante de proiectare. n momentul n care costurile de funcionare ncep s
creasc sensibil, sistemul i ncheie practic ciclul de via, fiind necesar o
reiterare a analizei de sistem (figura 4.11 ).
Costuri

Costuri
de
dezvoltare

Costuri de
functionare
(operare)

t*

Costuri initiale

Fig. 4.11 Diagrama evoluiei costurilor sistemului

n studiul de fezabilitate, analistul este preocupat nu numai de estimarea


costurilor i a veniturilor, relativ la sistemul existent i la variantele luate n
considerare, ci i de schimbrile ce au loc n nivelul costurilor i al veniturilor, pe
baza unei prognoze referitoare la evoluia posibil a activitii viitoare a sistemului.

Analiza, diagnoza i evaluarea sistemelor din economie

Stabilirea obiectivelor i a orientrilor sistemului trebuie s se bazeze pe o


judicioas fundamentare macroeconomic i s in seama de starea tehnic i
tehnologic a dotrii sale, de volumul i valoarea potenialului angajat, precum i
de structura cererilor specifice activitii sale. De asemenea, se pot analiza
posibilitile concrete de realizare a tehnologiilor i proceselor tehnologice,
capacitile de producie pe sortimente i calitate, asigurarea cu resurse (materii
prime i personal instruit), implicaiile ecologice asupra mediului, costurile
estimate i sursele de finanare pentru activitile viitoare etc.
Analiza economico-financiar reprezint capitolul cel mai important al
studiului de fezabilitate prin care se stabilete, pe baza informaiilor disponibile la
acel moment, eficiena economic a proiectului selectat. Analiza se face cu ajutorul
metodologiei cost-beneficiu prin care se fundamenteaz eficiena proiectelor i se
evalueaz unitatea economic beneficiar din punct de vedere economicofinanciar.
Dac analiza financiar vizeaz exclusiv activitatea unitii economice,
analiza economic evidenieaz i influena unor factori din mediul specific n care
aceasta i desfoar activitatea. Analiza economic determin rentabilitatea,
fezabilitatea i viabilitatea unui proiect din punct de vedere al economiei naionale
n funcie de beneficiul social corespunztor tuturor resurselor angajate pentru
realizarea lui, indiferent de cine contribuie la constituirea acestora sau cine
beneficieaz de rezultatele proiectului. Ca urmare, apar diferene n sfera de
cuprindere i specificul calculrii indicatorilor, dei acetia sunt comuni ambelor
tipuri de analiz.
Raportul de fezabilitate se ncheie att cu recomandri ctre managerii
sistemului, privind soluia cu cel mai nalt grad de fezabilitate i modul n care
acetia trebuie s acioneze pentru transpunerea ei n practic, ct i cu unele anexe
care cuprind detalii care s justifice aceste aciuni.
4.5.3 Precizri metodologice privind ntocmirea studiului de fezabilitate
pentru o firm
Studiul de fezabilitate cuprinde conform prevederilor urmtoarele elemente
n cazul nfiinrii unei sociati comerciale:
1) prevederea general a societii;
2) modul ei de construire;
3) indicatorii economici i financiari principali;
4) starea tehnico-economic a firmei;
5) poziia firmei pe piaa intern i extern;
6) principalele obiective structurate ale firmei pe anii viitori.
Studiul de fezabilitate poate fi depus, atunci cnd se nfiineaz o societate
comercial la instituiile prevzute de legislaia n vigoare.
Vom aborda n continuare n mod succint punctele 3, 4, 5 i 6.

Metode i tehnici de investigare a sistemului actual

3.
-

Principalii indicatori economici i financiari sunt:


producia marf vndut i ncasat pe anii anteriori (minim trei ani);
cifra de afaceri ;
valoarea adugat ( producia net + amortizarea + diferena de stocuri
de producie neterminat);
- beneficiul total brut;
- vrsminte din beneficiu i impozite;
- beneficiu folosit pentru autofinanare;
- nivelul estimat al beneficiului pentru plata dividentelor.
4. Evaluarea strii tehnice i economico-financiare a firmei se face pe
baza unui sistem de indicatori ce pot fi grupai n trei categorii:
potenialul tehnico-economic, rezultatele economico-financiare,
eficiena utilizrii potenialului economic.
a) Potenialul tehnico-economic are n vedere indicatori de capaciti de
producie, de mijloace fixe (la valoarea de inventar i valoarea rmas ), a
investitorilor n curs de execuie, a mijloacelor circulante, a potenialului uman, a
capacitii de cercetare dezvoltare, a potenialului financiar.
Exemplu: Indicatorii de evaluare a potenialului uman au n vedere
numrul de salariai, structura lor, fondul de salarii pe an n curs, cheltuielile cu
asigurrile sociale. Capacitatea de cercetare-dezvoltare se poate exprima prin
numrul de salariai n acest sector, fondul destinat cercetrii, cheltuieli pentru
cercetare, raportul dintre aceste cheltuieli i valoarea produciei.
Potenialul financiar poate fi dimensionat i evaluat cu ajutorul urmtorilor
indicatori:
patrimoniul net cuprinde:
- elemente active formate din: mijloace fixe la valoarea rmas,
mijloace circulante, creane certe, alte active;
- elemente pasive alctuite din: obligaii certe ctre personalul
unitii i organul ierarhic superior, credite bancare, credite pentru
furnizori i investiii, etc.
Patrimoniul net (exprimat ca diferen ntre activ i pasiv) poate fi apreciat
din punct de vedere material din elementele ce l compun: active fixe, active
circulante, investiii, disponibiliti lichide, creane. Activele fixe raportate la cele
circulante exprim capacitatea tehnic a unitii i aceasta, corelat cu profitul
raportat la mijloacele circulante, furnizeaz informaii asupra modului cum a fost
folosit aceast capacitate tehnic n procesul de producie. Patrimoniul net poate fi
cercetat i din punct de vedere valoric ca sum de finanare regsindu-se n:
capitolul social propriu subscris, fonduri de stimulare i consum beneficii.
b) Rezultatele economico-financiare
Pentru evaluarea acestor rezultate se folosesc urmtorii indicatori:
cifra de afaceri ce reprezint veniturile totale ale unitii;

Analiza, diagnoza i evaluarea sistemelor din economie

valoarea adugat ce se determin prin scderea din producia global


evaluat la preurile cu ridicata, a cheltuialilor cu materii prime,
materiale, combustibil, energie i a serviciilor aferente;
beneficiul total realizat;
vrsminte din beneficiu i impozite;
beneficiul folosit pentru autofinanare i profitul;
c) Eficiena utilizrii potenialului economic
Se calculeaz cu ajutorul urmtorilor indicatori:
cheltuieli la 100.000 lei producie marf fabricat, structurat pe
principalele componente (cheltuieli cu materiale, energie, combustibil);
eficiena utilizrii mijloacelor de producie (fixe i circulante) care
poate fi estimat de o serie de indicatori, cum ar fi:
- cifra de afaceri la 100.000 lei;
- producia marf fabricat la 100.000 lei;
- valoarea adugat;
- beneficiu brut de producie;
- viteza de rotaie a mijloacelor circulante;
- rata mijloacelor circulante.
eficiena utilizrii forei de munc avnd n vedere productivitatea
muncii n beneficiul brut i net;
rata rentabilitii ce mbrac diferite forme n funcie de profilul
unitii:
- rata rentabillitii economice: Re = Pb / Kt,
unde: Pb = profit brut; Kt = capital total;
- rata rentabilitii financiare: Rf = Pn/Kp,
unde: Pn = profit net; Kp = capital propriu;
- rata rentabilitii mijloacelor fixe i circulante: Rd = B/(Mf
+Mc),
unde: B = beneficiul brut; Mf = mijloce fixe; Mc = mijloace circulante;
- rata rentabilitii capitalului social: Rc = B / Ks;
- rata rentabilitii veniturilor: Rv = B/ Spq,
unde: p - preuri ; q produse.
5. Poziia firmei fa de pia
Se au n vedere n acest scop pieele de desfacere i cele de aprovizionare.
Pieele de desfacere cuprind:
capacitatea pieelor interne i externe, care poate fi cuantificat printr-o
serie de indicatori, cum ar fi:
- volumul cererii (cantativ, valoric, numr de utilizatori);
- volumul desfacerilor i al vnzrilor ;
- ponderea volumului vnzrilor pe diferite piee externe;
- cursul de revenire (calculat ca raport ntre preul complet intern de
export n lei pe unitatea de produse i preul obinut pe piaa
extern);

Metode i tehnici de investigare a sistemului actual

gradul de acoperire a capacitilor de producie (raportul ntre


volumul produciei contractate i capacitatea existent).
Piaa de aprovizionare
n studiul acesteia se va face analiza pieelor de aprovizionare interne i
externe n dinamic (pe trei ani) la principalele categorii de resurse (maini, utilaje,
materii prime, materiale, combustil, energie), precum i analiza tendinei preului
de aprovizioanre pentru categoriile menionate.
6. Strategia de ajustare a firmei are n vedere:
- strategia de pia a firmei, obiective, politicile de pre, orientri ctre
segmentele de pia posibile pentru apovizionare i desfacere;
- dezvoltarea firmei prin noi investiii;
- ci de modernizare a firmei: retehnologizare, perfecionare de
personal, cercetare tiinific;
- restrngerea activitii firmei, dac este cazul, i ce se poate realiza
prin disponibilizarea de fonduri sau for de munc;
- precizarea surselor financiare pentru realizarea politicii de
restructurare: autofinanarea, contracte i credite interne i externe,
emisiuni de titluri, subvenii.
Raportul studiul de fezabilitate cuprinde urmtoarele anexe: bilanul
contabil, pe baza cruia s-a fcut analiza firmei, bilanul contabil pe anul anterior,
precum i contul de profit i pierderi pe anul anterior.
Investigarea sistemului actual reprezint, n concluzie, o etap iniial, de
maxim importan n analiza i diagnoza sistemelor. Ea dezvolt o mare varietate
de metode i tehnici avnd ca obiectiv identificarea i diagnosticarea ct mai
obiectiv a situaiei existente, moment de referin pentru modelarea sistemului i
elaborarea proiectului unui nou sistem, mai performant.