Sunteți pe pagina 1din 10

Masterand: Tanase Talida Ioana

Universitatea Lucian Blaga, Management Sanitar,


Catedra: MANAGEMENTUL CALITII

Imbunatatirea calitatii procesului de


aprovizionare cu maedicamente
in societatea comerciala Anida Farm SRL

Masterand: Tanase Talida Ioana


Universitatea Lucian Blaga, Management Sanitar,
Catedra: MANAGEMENTUL CALITII

Subiect: Imbunatatirea calitatii procesului de aprovizionare cu


medicamente in societatea comerciala Anida Farm SRL
1.1.Prezentarea Oraganizatie
- localizare: judetul Brasov, mediul rural;
- consumatori/potentiali pacienti/clienti: populatie tinta 3600 locuitori;
- populatie mixta: cetateni romani, cetateni de etnie maghiara si cetateni de etnie roma in
procente aproximativ egale;
- putere economica dupa cum urmeaza:
i. preponderent pensionari si copii pana in 18 ani;
ii. persoane asistate social in proportie de 40%
iii. salariati in procent de 10%
- domeniul de activitate: farmacie de circuit deschis
caracteristici: fara program permanent
- competitorii: 1 competitor fara personal inalt specializat, cu pozitionare avantajoasa fata
de fluxul de potentiali clienti;
- parteneri: parteneriat cu societate cu acelasi domeniu de activitate pentru produsele cu
marja de profit scazuta;
- actionari: doi actionari un investitor si un specialist;
- consiliul de administratie: doi administratori cu drepturi egale; un investitor si un
specialist;
- angajati: trei angajati:
i. un factor de decizie specialistul,
ii. un angajat insarcinat cu activitati administrative,
iii. un executant
o

conditii
investitie

economice:
de

40

societatea
000

de

efectuat
euro

in

:
a. amenajare saptiu,
b. cu calculatoare,
c. sisteme inforamtice programe de software agreeate si acreditate de
institutiile statului,
d. sistem de climatizare si monitorizare a factorilor de mediu,
sisteme online de comanda/aprovizionre,

Masterand: Tanase Talida Ioana


Universitatea Lucian Blaga, Management Sanitar,
Catedra: MANAGEMENTUL CALITII
e. mobilier, reclama luminoasa, reclame out door (bannere, reviste, flyere,
articole de specialitate in publicatii)
precum si o investitie de 10 000 in stocul initial de marfa/produse medicamentoase; stocul initial a
fost suportant prin aport actionar iar amenajarile prin credit bancar;
- cadru legistativ instabil: cu trei Ordonante deUurgent/3 ani care modifica legea de
organizare si functionare a farmaciilor in vigoare la data efectuarii studiului de FORCASTED
CASH FLOW; 4 modificari ale contractului cadru de furnizare de servicii farmaceutice catre
populatie pe parcursul a doi ani caledaristici in care casa de asigurari a prelungit unilateral
termenele de plata agreeate de comun acord;
- furnizori:
i. un furnizor majoritar cu conditii preferentiale: discouturi, termene de plata,
facilitate de retur marfa;
ii. 6 furnizori secundari.

1.2. Definirea proiectului:Imbunatatirea calitatii procesului de aprovizionare cu


maedicamente in societatea comerciala Anida Farm SRL
1.2.1. Tipul de probleme existente in procesul de aprovizionare
Procesul de aprovizionare este unul continuu care se realizeaza preponderant online si care este
dependent de disponibilitatea produselor la frunizorul majoritar.
Identificarea problemelor existente in procesul de aprovizionare se realizeaza prin masurarea
performantei acestuia si anume:
1.2.1.1. Capabilitatea procesului de aprovizionare
Procesul de aprovizionare este capabil sa ofere produsele necesare satisfacerii clientului
numai in masura in care acestea sunt disponibile la furnizorii organizatiei.
1.2.1.2. Timpul de reactie
Aprovizionarea are doua etape:
etapa de comanda si
etapa de livrare de catre furnizor a produselor comandate
i. Procesul de comanda are un timp de reactie minimal garantat prin confirmarea
instantanee a disponibilitatii produsului la furnzizor. Acestea este datorata informatizarii acestui
process.
Informatizarea excesiva a procesului il imobilizeaza in urmatoarele cazuri:
- probleme legate de furnizarea energiei electrice de catre RENEL;
- problemelegate de functionarea seviciului de date Clicknet furnizat de Romtelecom.

Masterand: Tanase Talida Ioana


Universitatea Lucian Blaga, Management Sanitar,
Catedra: MANAGEMENTUL CALITII
ii. procesul de livrare este dependent ruta de livrare

1.2.1.3. Aspecte masurabile ale dependabilitatii


Prcesul de aprovizionare/comanda este dependent de:
- nevoia imediata a pacientului de produse care nu se afla pe stoc - nemasurabil
- nevoia pe termen mediu a produselor cu miscare de stoc masurabil statistic
- disponibilitatea produsului la furnizorul majoritar sau la cei de rezerva nemasurabil
- transmiterea corecta a comenzii masurabil;
- facturarea corecta de catre furnizor a comenzii transmisa masurabil;
- colectarea corecta a produselor da catre furnizor si concordanta acestora cu factura
fiscala masurabil;
- intervaul de timp necesar pentru onorarea comenzii de catre furnizor - negociat si
denumit timp de livrare masurabil
- transmiterea corecta a coletelor si a docmentelor de livrare masurabil;
- preluarea corecta a facturilor fiscale de catre farmacie - masurabil
- efectuarea receptiilor calitative si cantitative - masurabil
- profitabilitatea produsului in raport cu conditiile comerciale discounturi/conditii de plata
masurabil
1.2.1.4. Utilizarea tehnologiilor
- procesul de aprovizionare de la furnizorul majoritar este informatizat
- procesul de aprovizionare de la furnizorii secundari este clasic, neinformatizat si
utilizeaza comanda telefonica, confirmarea verbala si implicit induce posibile erori in process.
1.2.1.4. Reducerea pierderilor
- reducerea pierderilor in procesul de aprovizionare/comanda urmareste astectele:
- evitarea comenzilor care asigura un stoc mai mare decat stocul de urgenta
determinat statistic
- evitarea comenzilor pentru produsele cu valabilitatea mica (termen de expirare
mai mic de un an)
- comandarea produselor cu prt ridicat sau greu vandabile n umai la comanda
ferma a pacientului/clientului
- respectarea de catre furnizor a timpului de livrarea agreeat astfel incat sa nu fie
afectata calitatea actuliui farmaceutic

Masterand: Tanase Talida Ioana


Universitatea Lucian Blaga, Management Sanitar,
Catedra: MANAGEMENTUL CALITII
- respectarea conditiilor de transport pentru produsele ce necesita temperature speciale de
depozitare si manipulare
1.2.1.5 Alocarea si reducerea costurilor
- bugetul alocat procesului de aprovizionare include costuri cu telefonia fixa, telefonia
mobila, licente pentru software de comanda online, costuri pentru papetarie
1.2.2. Problemele identificate prin monitorizarea si masurarea procesului:
- disponibilitatea precara produselor la frunizorul majoritar;
- nefinalizarea procesului de comanda a produselor la furnizor atunci cand societatea nu
beneficiaza de energie electrica;
- nefinalizarea procesului de comanda catre furnizorul majoritar atunci cand conexiunea
la internet este defectuasa;
- nefinalizarea procesului de comanda catre furnizorul majoritar atunci cand nu
functioneaza sistemul informatic al acestuia;
- lipsa posibilitatii de anticipare a nevoilor imediate ale pacientilor de produse care nu se
afla pe stoc;
- neconcordanta intre dimensiunea comenzii si nevoia reala, imediata a societatii;
- aprovizionare defectuasa din cauza erorilor de transmitere a comenzilor;
- aprovizionarea defectuaza din cauza erorilor de facturare;
- aprovizionarea defectuasa din cauza erorilor de colectare a produselor la furnizor;
- aprovizionarea defectuasa datorata erorilor de livrare
- aprovizionarea defectuasa din cauza erorilor de receptie: preluare, verificare calitativa si
cantitativa
- aprovizionarea defectuasa datorata erorilor de introducere a facturilor in system la
farmacie.
1.2.3. Identificarea problemei majoritare pentru organizaie
Se realizeaza prin studiera frecventei cu care apare si prin impactul pe care aceasta il are asupra
procesului de aprovizionare.

1.2.4 Misiunea pentru rezolvarea problemei

Satisfacerea nevoilor clientului cu alocarea de resurse in acest sens.

Masterand: Tanase Talida Ioana


Universitatea Lucian Blaga, Management Sanitar,
Catedra: MANAGEMENTUL CALITII

Necesarul de comanda
Intocmirea defecturii

Intocmirea
Intocmirea comenzii
comenzii online
online
catre
catre furnizorul
furnizorul majoritar
majoritar

Verificarea
Verificarea comenzii
comenzii si
si validarea
validarea
electronica
electronica aa acesteia
acesteia

Confirmarea cantitatilor
disponibile la furnizorul
majoritar
Defectura
Defectura pentru
pentru
furnizorii
furnizorii alternativi
alternativi

Prelucrarea
Prelucrarea comenzii
comenzii
Transmiterea telefonica a
comenzilor pentru furnizorii
alternativi
Corelarea
Corelarea facturii
facturii cu
cu produsele
produsele
comandate
comandate

Confirmarea
cantitatilor
comandate
Livrarea
Livrarea conform
conform rutei
rutei de
de
expeditie
expeditie

DA

NU

Aceleasi
Aceleasi etape
etape de
de operare
operare ca
ca si
si in
in
cazul
cazul furnizorului
furnizorului majoritar
majoritar
Primirea facturilor si a
produselor comandate

Masterand: Tanase Talida Ioana


Universitatea Lucian Blaga, Management Sanitar,
Catedra: MANAGEMENTUL CALITII

Diagrama PARETO
Diagrama Pareto arata factorii care intervin cel mai des n realizarea unui proces.

Analiza diagramei Pareto ajuta la folosirea raionala a resurselor


(umane i/sau financiare), tinandu-se cont de problema cea mai importanta
ce trebuie rezolvata.
Nr.
crt
1

6
7

Problema
disponibilitatea
precara
produselor
la
frunizorul
majoritar;
nefinalizarea procesului de
comanda a produselor la
furnizor atunci cand societatea
nu beneficiaza de energie
electrica
nefinalizarea procesului de
comanda
catre
furnizorul
majoritar
atunci
cand
conexiunea la internet este
defectuasa
nefinalizarea procesului de
comanda
catre
furnizorul
majoritar atunci cand nu
functioneaza
sistemul
informatic al acestuia
lipsa posibilitatii de anticipare a
nevoilor
imediate
ale
pacientilor de produse care nu
se afla pe stoc
neconcordanta
dintre
dimensiunea cmenzii si nevoia
reala, imediata a societatii
aprovizionare defectuasa din
cauza erorilor de transmitere a
comenzilor

Frecventa

Procent

Frecventa

Cumularea

relativ

cumulata

procentelor

27

32.53

27

32.53

11

13.25

38

45.78

3.61

41

49.39

6.02

46

55.42

10

12.05

56

67.47

3.61

59

71.08

9.64

67

80.72

Masterand: Tanase Talida Ioana


Universitatea Lucian Blaga, Management Sanitar,
Catedra: MANAGEMENTUL CALITII
aprovizionarea defectuaza din
8
6
cauza erorilor de facturare
aprovizionarea defectuasa din
9
cauza erorilor de colectare a
3
produselor la furnizor
aprovizionarea
defectuasa
10
1
datorata erorilor de livrare
aprovizionarea defectuasa din
cauza erorilor de receptie:
11
3
preluare, verificare calitativa si
cantitativa
aprovizionarea
defectuasa
datorata erorilor de introducere
12
3
a
facturilor
in
sistemul
informatic la farmacie.

7.23

73

87.95

3.61

76

91.56

1.20

77

92.77

3.61

80

96.38

3.61

83

100

Masterand: Tanase Talida Ioana


Universitatea Lucian Blaga, Management Sanitar,
Catedra: MANAGEMENTUL CALITII

Diagrama cauza efect simplificata

Emitere comanda

Furnizor

Nefunctionare
sistem
informatic

Lipsa
energie
electrica
Lipsa
conexiun
e
internet

Erori de facturare/
colectare marfa

Livrator
Inarzieri in
trafic

Eroare livrare
colet+
documente

Aprovizionare defectuasa,
lipsa produse pe stoc,
nesatisfacerea nevoilor clientului

1.4. Imbunatatire
Remedierea problemei majoritare se poate realiza pe doua cai:
-

rezolvarea imediata prin masura corectiva

Masterand: Tanase Talida Ioana


Universitatea Lucian Blaga, Management Sanitar,
Catedra: MANAGEMENTUL CALITII
- rezolvarea pe termen lung prin utilizarea unei masuri preventive
1.4.1. Masuri corective
Constau in:
-

utilizarea optiunii de aprovizionare de la furnizori alternativi cu riscul scaderii


rentabilitatii procesului de aprovizionare datorat balantei volum/discount;

apelarea la serviciile partenerilor cu riscul scaderii volumului rulat, al cifrei de afaceri


si implicit al profitului

1.4.2 Masuri corrective


Constau in:
-

aprovizionarea in cantitati mari cu produsele pentru care se constata dificultati in


aprovizionare prin lipsa acestora la distribuitor, atunci cand acestea se afla in stoc.
Riscul economic al acestei manevre consta in cresterea duratei de rotatie a stocului
si implicit in scaderea profitabilitatii pentru produsul respective.

1.4.3. Alocarea de resurse


Atat in cazul masurilor corrective cat si in cazul masurilor preventive se pastreaza nevoia
companiei de satisfacere a clientului dar scade profitabilitatea.
In acest caz cresterea calitatii duce la o scadere a rentabilitatii pe termen scurt si mediu.

Nr.
crt

Cauzele cu
ponderea cea mai
mare
disponibilitatea
precara produselor
la frunizorul
majoritar;
societatea nu
beneficiaza de
energie electrica
conexiunea la
internet este
defectuasa

Actiuni
corective

Resurse
necesare

Responsabil

Termen

Stadiul de
reaizare

aprovizionarea
de la furnizori
alternativi

Intre 12 si
14% din
marja pe
produs

specialistul

continuu

NA

Finaciare

Administratorul

12 luni

In curs

NA

NA

NA

NA

Aprovizionarea
unui generator
de curent
NA din cauza
lipsei de
semnal pentru
internetul
mobil

10