OFICIO

(Viene del Latn OFFICIUM)

Es un documento de carcter oficial que se utiliza para establecer comunicacin entre
las instituciones estatales y particulares.
El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de ms alta jerarqua.
Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir informacin, contestar,
remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos administrativos.
Su finalidad
Informar,
Invitar,
Pedir,
Remitir.
rea de Difusin
El oficio de define en dos niveles: Nivel Externo, es decir, fuera de una institucin; y Nivel Interno, dentro de
ella.
A nivel externo, establece comunicacin con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquellos que
ocupan cargaos directivos.
A nivel interno, enlazan a los que desempea funciones de direccin dentro de una entidad o institucin.
Facultad para Firmar Oficios
Los oficios de circulacin externa, son firmadas solamente por la mxime autoridad de la institucin o por
quien hace sus reces. Sin embargo en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la institucin,
abandonando asuntos especficos del trabajo, peden los que dirigen los rganos internos hacerlos redactar a
nombre suyo y firmarlos, pero eso s, sin comprometer la responsabilidad de la referente autoridad.
Los oficios de circulacin interna, confirmados por quien desempean cargos directivos en la institucin.
Partes de un Oficio
1.
Membrete: Nombre de la institucin.
2.

Lugar y fecha

3.

Numero del oficio

4.

Datos del destinatario: Tratamiento o cargo

5.

Vocativo

6.

Asunto

7.

Texto: Se redacta en primera persona y en plural. El lenguaje ser directo, sencillo y se evitara el
tuteo.

8.

Despedida

9.

Firma y cargo del que remite el oficio

Y los complementarios:
Nombre del ao ( obligatorio nicamente en los casos de circulacin externa)

Referencia

Anexo

MEMORANDO
(Memorando = Cosa que debe tenerse en memoria)
Es un documento de comunicacin donde la autoridad superior hace alguna advertencia, da rdenes y
tambin rememora hechos que se deben tener en cuenta.
Es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes del estado y en las
entidades del sector privado. Es flexible y prctico, breve y directo.
Se difunde en todos los niveles o escalones de la administracin.
Los documentos ms usados en la administracin pblica son el oficio y el memorando. Hay instituciones que
incluso han delimitado el rea de difusin de estos documentos: emplean el oficio para su comunicacin
externa y el memorando para su comunicacin interna. Lo mismo que muchas empresas, usan la carta para lo
primero, y el memorando, para lo segundo.
rea de Difusin
El memorando es un documento de carcter interno, porque solamente se difunde dentro de una institucin
o empresa.
Establece comunicacin entre todos los trabajadores de una institucin o empresa, al margen de su nivel o
jerarqua, por la aplicacin de los principios de simplificacin administrativa y racionalizacin de recursos. Por
ejemplo, entre el gerente y su secretaria, y viceversa; entre el director de un colegio y un profesor de aula, y
viceversa o entre gerentes o jefes del mismo nivel.
Facultad para firmar memorandos
La tienen todos los servidores o miembros de una institucin o empresa, sin distincin alguna.
Partes del memorando
El memorando tiene las siguientes partes obligatorias:
1.
Lugar y fecha
2.

Cdigo

3.

Destinatario

4.

Asunto

5.

Cuerpo

6.

Despedida o antefirma

7.

Firma y posfirma

8.

"con copia"

9.

Pie de pgina.

Y las siguientes complementarias:

Membrete

Nombre del ao

Referencia

Sello

Anexo

Redaccin del texto

El texto del memorando comprende dos secciones:
Frmula de apertura: que viene a ser una frase directa, concisa con la que se inicia la redaccin del texto del
memorando. Por ejemplo, la frase "srvase..."
"Srvase comunicar a esta direccin el record de... "
Existen muchas formulas de apertura. Los memorandos dirigidos al subalterno generalmente empiezan la
redaccin del texto con las formulas: "srvase..." (como en el caso anterior) y "comunico a Ud. ..." como en el
siguiente:
"Comunico a Ud. que esta jefatura ha visto por conveniente disponer..."
Mientras que los memorandos que se envan al superior o a servidores del mismo nivel, comienzan con las
frases:
"Por el presente..."
"Por el presente, me dirijo a Ud. a fin de solicitarle permiso..."
"Me dirijo a Ud. ..."
"Me dirijo a Ud. con el objeto de comunicarle... "
Exposicin: que se desarrolla el asunto que motiva el memorando en forma breve, precisa y directa, sin
eufemismos ni rodeos.
IMPORTANTE:
El texto del memorando no tiene "prrafo de cierre"
Clases
Diferenciamos dos clases de memorando: Simple y Mltiple
Memorando simple
Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir o transcribir documentos; dar a conocer la realizacin de
actividades o la ejecucin de tareas y, en general, para informar asuntos diversos de trabajo a un solo
destinatario.
Caractersticas
Comparte las mismas caractersticas con el oficio simple, pero con la diferencia que en el cdigo lleva la
palabra "memorando" como nombre del documento.
Memorando mltiple
Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra informacin, en forma simultanea, a varios
destinatarios.
Caractersticas
Tiene las mismas caractersticas que posee el oficio mltiple, con la diferencia que emplea "memorando
mltiple" como nombre del documento. En algunas entidades lo conocen como el nombre de "memorando
circular".