Modul 1

Documentaia de afaceri

Conceptul i importana documentaiei de afaceri

Unitate: 1 din 5
n aceast unitate de nvare vom discuta despre conceptul i importan a documenta iei de afaceri, precum i despre tipurile,
formele i ciclul su de via. La finalul acestei uniti, vom discuta despre diversele tipuri de procesare a documentelor.
Afacerile moderne se bazeaz pe o comunicare foarte intensiv, ce produce mari cantit i de informa ii. n derularea afacerilor,
majoritatea companiilor creeaz i primesc un mare numr de documente pe care mai apoi le transform, le editeaz, le
monitorizeaz i le arhiveaz n diverse moduri.
Documentele pe suport de hrtie sunt n continuare cea mai important surs de informa ii dintr-o companie. n calitate de
purttori tradiionali ai informaiilor, numrul lor crete exponenial, ceea ce face ca i accesarea ulterioar a acestora s devin
din ce n ce mai dificil. Cutarea i obinerea datelor din documente arhivate reprezint o munc destul de dificil, ce necesit
foarte mult timp.
Pot exista foarte multe probleme n ceea ce privete documentaia de afaceri i ntre inerea acesteia. ntotdeauna vor exista
ntrebri de genul: oare are toat lumea ultima versiune a unui anumit document? Cum se poate asigura o simultaneitate cel
puin aproximativ n distribuia documentelot ctre toi cei implicai?
Prin urmare, gestiunea eficient a documentaiei este absolut necesar.
Clasificarea documentaiei de afaceri
n funcie de forma sa, documentele pot fi:

Textuale - toate documentele scrise de mn, reviste, cri, formulare etc.

Grafice desene, hri etc.
Audio-vizuale
videoclipuri,
muzic

cu

imagine

etc.

Documentele textuale sunt cea mai important form de documente, deoarece au cel mai mare nivel de structurare i, de
asemenea, ofer posibilitatea de cutare dup anumite criterii.
n funcie de sursa lor, documentele pot fi:

De intrare - care intr n sistemul de afaceri

Interne - care exist n sistemul de afaceri dat
De ieire - documentele dintr-un sistem de afaceri care sunt externe, respectiv destinate pentru un alt sistem de afaceri
(de exemplu, chitana emis unui cumprtor).

De asemenea, documentele pot fi i:

Externe - atunci cnd n sistemul nostru de afaceri intr documente emise de alte entiti (precum un furnizor).
Interne - documente care se afl n sistemul nostru de afaceri (precum ordinul de transfer dintr-un depozit auxiliar n
cel principal).

n ceea ce privete coninutul, documentele pot fi:

Primare - care conin rezultatele imediate ale unei activiti i date surs (precum avizul de nsoire a mrfii).
Secundare care sunt un rezultat al procesrii analitice i sintetice a documentelor primare (raportul bazat pe avizul
de nsoire a mrfii).

n funcie de structura lor, documentele pot fi:

Structurate - care au ntotdeauna acelai format, dar cu un coninut variabil (precum un aviz de nsoire a mrfii).
Nestructurate - care nu au un format i un coninut standard. Aici intr contractele, articolele de ziar, rapoarte
.a.m.d.

Descoperirea a noi posibiliti de cutare printre documentele arhivate este o sarcin foarte important n managementul
documentaiei. Documentele structurate permit o cutare mai u oar dect cele care nu sunt structurate. Cutarea prin
documentele nestructurate cu ajutorul celor structurate necesit anumite mecanisme, iar acestea sunt:

Adnotarea selecia cuvintelor importante sau a datelor cheie pentru descrierea documentelor nestructurate.
Indexarea set de valori care descrie documentul. n documentul structurat, se d o referin pentru documentul nestructurat.
Tezaur dicionar de cuvinte definite, numite descriptori, ce descriu documentele. Se folose te pentru descrierea unui articol.
Conine sensurile descrise ale anumitor termeni.

n funcie de formatul lor, documentele pot fi:

Din hrtie suportul pe care se afl este hrtia.

Electronice un subtip al lor sunt documentele multimedia, care conin multimedia i hypertext.
Create n mod electronic sunt procesate electronic, iar apoi sunt printate i semnate pe suport de hrtie.
Formatele i ciclul de via al unui document
Documentul, ca tip specific de produs, posed anumite proprieti ale calitii:

funcionalitate
securitate
aspect
adecvare din punct de vedere ecologic
un ciclu de via propriu
Printre caracteristicile sale se numr i un ciclu de via prelungit (dup arhivare). Chiar i ntr-un ciclu de via mai
ndelungat, un document trebuie s-i menin proprietile calitii. Tipul documentului define te con inutul i structura sa
logic, ceea ce implic o clasificare n funcie de structuralitate, i anume n documente structurate i nestructurate.
Un document structurat este uor de gestionat, iar atunci cnd este procesat, prile sale individuale sunt uor de accesat.
Un document nestructurat poate fi accesat numai ca ntreg. De obicei, se folose te un document secundar pentru descrierea
unui document nestructurat.

n ultimii ani, dezvoltarea reelelor de calculatoare bazate pe resurse relativ ieftine a introdus un nou format de documente
- documentul electronic, ce constituie un purttor virtual al informaiei, ce poate lua sau nu formatul unui document din hrtie
la un moment dat n ciclul su de via.
Ca un format de tranziie ntre documentul de hrtie i cel electronic, dar i ca un format independent, exist documentul creat
n mod electronic care, dup aprobarea sa, este ntotdeauna publicat ntr-o aa-numit hard copy, pe hrtie. Indiferent de
tipurile i formatele lor, exist cteva faze distinse cu claritate n ciclul de via al unui document, iar acestea sunt:

crearea
revizuirea
adaptarea
aprobarea
publicarea
distribuia
arhivarea

Operiuni n procesarea documentelor

Procesarea anterioar a documentului - aceasta este prima faz n recepia unui document. Include procesul de control

al corectitudinii formale a documentului.

nregistrarea documentului - este o subfaz care se execut n registrul de eviden i are legtur cu introducerea formal a

documentului n uz. Documentul este clasificat i se definesc subiectul, expeditorul, data, ora, destinatarul, destina ia, numrul
de anexe, dac exist, i ali parametri ai documentului.
Clasificarea documentului n funcie de subiect - este o subfaz n care documentul este fie corelat cu un subiect existent, fie

se formeaz un subiect nou. Cnd se face legtura dintre document i un anumit subiect, este important s se ofere posibilitate
de cutare a documentului dup diversele sale atribute (expeditor, numr, subiect, data trimiterii etc.). n acest mod,
documentul poate fi arhivat ntr-o manier logic.
Procesarea documentului - este faza n care documentul trece prin procedura corespunztoare, respectiv n care trece dintr-o

stare n alta, n funcie de atributele definite, care i determin descrierea.

Clasificarea documentelor - este subfaza n care documentul este clasificat n funcie de clasificarea detaliat a subiectelor i

a actelor. Aceasta include i o eventual reconsemnare i reexpedi ie. n acest mod, se determin clasa i tipul documentului.
Acestea sunt corelate mai trziu cu muli ali parametri. Un alt segment al acestei subfaze este administrarea i actualizarea
clasificrii documentelor.
Parametrizarea documentelor - este procesul n care se determin grupurile de parametri obligatorii i op ionali, necesari

pentru descrierea documentului n funcie de clasificarea documentului. Clasa documentului determin de dinainte grupul de
parametri obligatorii, n timp ce parametrii opionali pot fi selecta i n func ie de clas. Unii dintre parametri includ: loca ia
procesrii, administratorul, termenul limit, participanii la proces, anexele, titlurile i descrierea acestora, interconectivitatea
documentului, starea subiectului, factorii procesului (ordine, documentaie adi ional, deciziile, recursurile, justificrile etc.).
Administrarea i actualizarea acestor parametri se fac printr-un set de aciuni definite cu precizie.
Pstrarea evidenei cu privire la document - acesta este procesul n care toate modificrile i evenimentele din ciclul de

via al documentului sunt nregistrate i structurate.

Arhivarea - include clasificarea documentului n arhiv, procesul de arhivare, interac iunea cu institu iile cu privire la

permisiunile pentru distrugere etc. Faza de arhivare include i alte opera iuni care sunt prescrise i obligatorii, precum i
evidena materialului de arhiv.
Rezumarea i rapoartele analitice - acesta este un proces ce nu deine un loc procedural. n funcie de document i de
parametrii si, se pot elabora diverse rapoarte i statistici. Prezentarea statisticilor i a rapoartelor se poate face n orice form
(tabelar, grafic, textual etc.).

Tipurile documentaiei de afaceri

Unitate: 2 din 5
n aceast unitate, vom discuta despre documentaia de afaceri, n ce const documenta ia de afaceri de baz i despre celelalte
documente de afaceri ntlnite ntr-o companie. Vom discuta despre fiecare dintre aceste documente n particular, ct i despre
diferenele dintre acestea i documentaia comercial.
Documentaia de afaceri reprezint un set de documente ce nsoesc progresul cronologic al proceselor de afaceri, de la nceput
i pn la finalul acestora. Documentaia de afaceri este un concept cu un sens mult mai larg dect documenta ia comercial
(extern), avnd n vedere c documentaia de afaceri include i documentaia intern.
O documentaie de afaceri ntocmit n mod corespunztor asigur:

funcionarea eficient a organizaiei

perspectiva cronologic asupra proceselor ce privesc activitatea de afaceri dintr-o organizaie

Documente de baz n afaceri

Oferta
Oferta este un document ce conine o imagine de ansamblu asupra produselor sau serviciilor pe care o companie le are de
oferit, constituind baza pentru munca i existena sa. Oferta poate avea caracter general i poate con ine o perspectiv
generalizat asupra serviciilor i condiiilor n care acestea pot fi achizi ionate, respectiv realizate. Oferta poate fi i
personalizat sau special, creat pentru un cumprtor anume. Toate acestea depind de cui dorim s trimitem oferta.
Factura proform
Dac compania creia i-am trimis oferta accept condiiile stipulate n aceasta (aceste condi ii pot fi ajustate n timpul ntlnirii,
ns numai dac ambele pri cad de acord), se ntocmete o factur proform.
Factura proform trebuie s conin lista cu produsele sau serviciile oferite, mpreun cu cantitatea, pre ul i valoarea, alturi
de taxa pe valoare adugat (TVA) clar specificat. Servete ca surs n contabilitate pentru crearea facturii dup efectuarea
plii de ctre cumprtor.
Factura
Pentru fiecare produs cumprat, se primete o factur. Dup ce o companie efectueaz plata ctre o alt companie (prin
virament), aceasta obine o factur ca dovad a efecturii plii. Pentru ambele pl i, aceasta este necesar pentru derularea
afacerilor i pentru ntocmirea bilanului.
Aviz de nsoire a mrfii
Avizul de nsoire a mrfii este un document ce nsoete marfa pn la locaia de livrare.

Celelalte documente dintr-o companie

Ordinul de plat - se folosete pentru plile efectuate prin intermediul serviciilor po tale i bancare (se folose te de obicei

pentru ncasrile zilnice).

Ordinul de transfer - Acest formular este n esen un ordin pentru transferul fondurilor dintr-un cont ntr-altul. Se ntocme te

ntr-un singur exemplar i se las la oficiul bncii.

Ordinul de ncasare - nsoete filele de cec pentru ncasare i carnetul de cecuri. Se ntocmete n dou exemplare, dintre care

unul este lsat bncii, iar cellalt este trimis contabilitii.

Ordinul de retragere numerar - Se folosete pentru retragerea numerarului necesar pentru plata salariilor i a costurilor din

registrul de cas.
Carnetul de cecuri - Este prezentat mpreun cu cecurile pentru ncasare i ordinele de plat.
Biletul la ordin

Figura 2.3. Exemplu de bilet la ordin

Biletul la ordin este o hrtie de valoare prin care o persoan, denumit trgtor sau emitent, d dispozi ie altei persoane, numit
tras, s plteasc o anumit sum de bani unei a treia persoane, numit beneficiar, sau emitentul nsu i se oblig s efectueze
plata.
n comerul modern. exist mai multe tipuri de bilete la ordin: n alb, girat, avalizat, de credit sau operativ. Cele mai comune
dou tipuri de bilete la ordin sunt:

Cambia
Biletul la ordin personal

Diferena dintre aceste dou tipuri const n faptul c biletul la ordin personal necesit o scrisoare de plat irevocabil, n timp
ce cambia necesit un ordin de plat irevocabil.
Furnizorul poate solicita un bilet la ordin de la cumprtorul su pentru a putea s- i recupereze sumele cuvenite, n cazul n
care cumprtorul nu respect data de transfer a plii, adic n cazul n care nu respect termenul limit pentru achitarea
mrfii.

Furnizorul poate merge cu biletul la ordin la banc i, pe baza acestuia, i poate recupera sumele cuvenite din contul
cumprtorului.

Detaliile monedei n care se face plata - n cazul n care ncasrile zilnice sunt transferate bncii sau n cazul oricrui tip de

plat efectuat la casieria bncii, plat ce implic un numr mare de valute diferite, banca poate solicita o list cu detaliile
monedei pentru a economisi timp.
Registrul jurnal - Carte n care se pstreaz evidena tuturor documentelor de intrare (indiferent dac au fost trimise prin
pot, personal sau prin fax) i de ieire. Fiecare document ar trebui s primeasc o tampil i un numr sub care va fi
nregistrat n registru. Registrul poate fi pstrat sub forma unui fiier pe calculator sau sub forma unei cr i fizice, i ar trebui s
conin: numrul de nregistrare a documentului de intrare sau de ie ire, data, subiectul, respectiv con inutul, expeditorul,
destinatarul i o not adiional pentru destinatar. n cazul mesajelor fax, registrul ar trebui s specifice c este vorba despre un
astfel de tip de documente.
Exemplu:
Coninutul unui registru jurnal:
nregistrarea documentului de ieire - 028/mark/07; document fax de ieire - 029F/mark/07
nregistrarea documentului de intrare - 112/in-mark/96; document fax de intrare 0205F/in-mark/96

Rapoarte - Rapoartele sunt documente ce conin toate informaiile relevante pentru analiza anumitor rezultate i

pentru luarea deciziei cu privire la paii ce trebuie efectuai pentru a modifica i mbunt i starea determinat. Rapoartele pot
fi ntocmite n funcie de structura sistemului de afaceri, i anume: rapoarte cu privire la resurse, rapoarte cu privire la procese
i rapoarte cu privire la produse i servicii (outputuri). Rapoartele pot avea diferen e obiective, n func ie de persoana din
ierarhia de management, crei i sunt prezentate. De asemenea, trebuie luat n considerare i dimensiunea temporal a
rapoartelor. n acest sens, putem vorbi despre:
rapoarte zilnice - acestea au sarcina de a evidenia aspectele pozitive i negative ale muncii desf urate n

decursul zilei, precum i motivele ce au dus la existen a aspectelor negative. De asemenea, se poate determina faza n care
aspectul negativ a aprut.
rapoarte sptmnale - reprezint rezumate ale rapoartelor zilnice, cu elemente ale unei anumite analize. Aici

se vorbete despre date i zile, iar analiza lor depinde de persoana creia i sunt transmise. Aceste rapoarte sunt destinate de
obicei pentru managementul operativ, care ar trebui s- i coordoneze munca cu al i manageri de la acela i nivel ierarhic, n
scopul de a elimina toate cauzele ce pot duce la o performan sczut ntr-o anumit perioad de timp. De pe urma rapoartelor
sptmnale, se pot trage anumite concluzii ce trebuie transmise ctre managementul de nivel superior, n cazurile n care
managementul operaional nu se afl n poziia de a rezolva problemele descoperite.
rapoarte lunare - n ceea ce privete structura, sunt identice cu rapoartele zilnice i sptmnale, i reprezint

suma tuturor lucrurilor care s-au ntmplat n termeni de performan sczut ntr-o anumit unitate organiza ional. Rapoartele
lunare sunt transmise managementului superior sau de nivel mediu. Managementul de nivel mediu controleaz subsistemele i
deine o perspectiv prin care poate vedea ce subsisteme pot influen a schimbrile, cum se pot reduce costurile i cum se poate
crete profitul. Pe baza rapoartelor lunare, se pot lua decizii importante referitoare, de exemplu, la furnizorul de materiale,
unelte i resurse de munc sau cu privire la nivelul i calitatea competenelor angajailor i a implicrii lor n sarcini concrete.
rapoarte anuale - reprezint rapoarte sumare i rezultatele lor pe luni. Acestea sunt trimise managementului

superior. Deciziile luate pe baza rapoartelor anuale au scopul de a asigura condi iile pentru diminuarea costurilor n perioada
urmtoare. n acelai timp, ofer o baz pentru planificarea realist cu privire la nevoile urmtoare.
Avantajele ntocmirii documentaiei de afaceri se reflect n urmtoarele aspecte:
Un document este ceva durabil care se poate arhiva i folosi ca dovad.

Un document scris poate fi revizuit i modificat nainte de expedierea sa definitiv (n comunicarea de afaceri oral, orice

corecie sau adugire este observabil - n special semnele non-verbale).

Documentaia de afaceri bine organizat i arhivat constituie baza pentru procesul de planificare a operaiunilor organiza iei.
Principalele meniri ale documentaiei de afaceri se reflect n urmtoarele:

Colectarea informaiilor
Suport n procesul de negociere
Suport n luarea deciziilor (decizii, documente referitoare la planificare etc.)
ntocmirea rapoartelor cu privire la procesele i tranzaciile de afaceri
ntiinare (dispersia informaiilor)
Baze de date/arhivare

Documentaia comercial
Unitate: 3 din 5
n aceast lecie vom discuta despre documentaia comercial - tipurile sale, metodele de validare, metodele de arhivare i
pstrate i perioada obligatorie de pstrare.
Documentaia comercial constituie un set de documente ce nsoesc i documenteaz procesul comercial din:

Colectarea informaiilor
Negociere
Semnarea contractelor (contractare)
Realizare
ncheiere
Cererea pentru ofert
Fiecare cerere pentru ofert ar trebui redactat pe foaia cu antet a companiei. Se ntocmesc dou copii sau doar una dac oferta
este trimis prin fax sau e-mail. Cererea este tampilat cu o tampil circular i semnat de ctre persoana care a ntocmit
cererea (de exemplu, un agent de achiziii). Cererea pentru ofert trebuie s con in urmtoarele date solicitate, n func ie de
care furnizorul va face oferta: numrul cererii, denumirea mrfii, cantitatea necesar, pre ul pe unitate, data de
livrare, Incoterms, data i metoda de plat, perioada de validitate a ofertei (op iunea ofertei), adresa, numerele de telefon i de
fax, numele i datele de contact ale persoanei care va primi oferta. Cererea pentru ofert este nregistrat cu tampila
registraturii, se introduce n registratur i se arhiveaz n dosarul desemnat.

Reguli Incoterms privind orice modalitate de transport

CIP - Transport i asigurare pltite pn la __________ (se menioneaz locul)
CPT - Transport pltit pn la __________ (se menioneaz locul)
FCA - Vnztorul pred bunurile primului cru numit de cumprtor ntr-un loc prestabilit __________ (se menioneaz
locul)
DAT - Livrat la terminal __________ (se menioneaz locul)
EXW - Marfa este pus la dispoziia cumprtorului la sediul vnztorului __________ (se menioneaz locul)
DAP - Livrat la locul convenit __________ (se menioneaz locul)

DDP - Livrat cu taxele pltite __________ (se menioneaz locul)

Oferta
Fiecare ofert se redacteaz pe foaia cu antet n dou exemplare sau doar ntr-unul, n cazul n care oferta este trimis
cumprtorului prin fax sau e-mail. Oferta trebuie s con in toate informa iile relevante: titlul, adresa i numele persoanei sau
departamentului cruia i este trimis oferta, numrul i data cererii pe baza creia a fost ntocmit oferta, denumirea mrfii,
preul pe unitate fr TVA, data de livrare, incoterms, data i metoda de plat. Oferta este validat prin semntur, tampil
circular i tampila registraturii. Se introduce n registratur i se arhiveaz n dosarul corespunztor.

Exemplu:
Dac cumprtorul solicit ca oferta s nu aib caracter public i s fie expediat prin po t, trebuie specificat clar pe plic ca
acesta s nu fie deschis, deoarece conine o ofert. De asemenea, trebuie trecut i numrul cererii de ofert, de exemplu:
OFERT CONFORM CERERII NR. 50, NU DESCHIDEI!

Contractele
Contractele se scriu pe hrtie obinuit (nu pe foaia cu antet) n cel pu in patru exemplare (cel pu in dou pentru fiecare parte
contractant). Fiecare exemplar este validat cu tampila registraturii, semntura persoanei autorizate i tampila circular.
Contractul se nregistreaz cu tampila registraturii n colul de sus al primei pagini, iar semntura i tampila circular se pun
pe ultima pagin.
Dup validarea cu tampila de registru, contractele se introduc n Registrul Jurnal.
n cazul n care partea contractual nu valideaz contractul pe loc, cealalt parte contractual prime te, spre validare, toate
exemplarele contractului prin pot (anterior validate de partea contractual ce trimite contractul) mpreun cu rugmintea de a
pstra exemplarele ce-i revin, iar pe celelalte s le trimit semnate la adresa specificat.
Copiile contractului verificate i nregistrate se pun n dosarele aferente, iar o copie se poate trimite contabilit ii, dac acest
lucru este necesar.

Validarea documentelor cu tampila circular se face n maniera prescris, respectiv n drepta semnturii, acoperind un

centimetru din semntur.

Toate facturile proforme se fac n dou exemplare sau doar n unul singur dac se trimit prin e-mail sau fax. Factura proform

trebuie s conin aceleai informaii ca i factura de ieire. Factura proform original se arhiveaz n dosarul corespunztor.
Fiecare factur de plat n avans se face n trei exemplare. Un exemplar n original se trimite imediat cumprtorului, al

doilea este trimis la contabilitate, iar al treilea este ata at la exemplarul facturii de ie ire, care se pstreaz n arhiva companiei.
Locul i data de emitere a facturii de plat n avans ar trebuie s fie data la care s-a fcut plata (data de pe factura de plat n
anvans i de pe extrasul de cont trebuie s fie aceeai). Factura de plat n avans con ine acelea i informa ii ca i factura de
ieire, cu excepia faptului c nu conine data i locaia schimbului de bunuri i servicii, ci data de efectuare a pl ii. n cazul n
care avansul este pltit n mai multe rate, fiecare plat trebuie nsoit de propria factur de avans.
Toate facturile de intrare, pe care o companie le primete pentru bunuri i servicii, se nregistreaz cu tampila de registru, se
introduc n registrul facturilor primite, iar apoi se introduc n documenta ia pregtit pentru contabilitate. nainte ca factura s

fie trimis spre o procesare ulterioar, trebuie ntocmit un ordin de plat i nmnat persoanei responsabile cu pl ile. Este
necesar asigurarea ca pentru fiecare furnizor s existe numrul de identificare i dac este pltitor de TVA, precum i un card
financiar care conine informaiile financiare relevante ale furnizorului.
Dovezile despre numerele de identificare i despre plata de TVA i fi ele cu datele financiare relevante se pstreaz ntr-un
dosar special, organizat n ordine alfabetic.

Toate facturile de ieire care sunt emise de ctre companie pentru a nsoi bunurile i serviciile, se fac n patru exemplare, pe

o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o

foaia cu antet a companiei sau n formatul adoptat pentru facturi, la data n care a avut loc schimbul de bunuri sau servicii.
Dou copii sunt emise cumprtorului, una este trimis la contabilitate, iar cealalt rmne n firm i este arhivat n dosarul
corespunztor. Fiecare factur de ieire trebuie nregistrat n registrul facturilor de ie ire. Facturile de ieire trebuie s conin
urmtoarele informaii:
denumirea, adresa i numrul de identificare al pltitorului de TVA, respectiv al cumprtorului
locul i data realizrii schimbului de bunuri i servicii
locul i data de emitere a facturii
denumirea mrfii
cantitate
pre unitar (fr TVA)
pre total (cantitate x pre unitar) fr TVA
TVA clar specificat
valoare total (exprimat att n numere, ct i n cuvinte)
modalitatea i locul livrrii
incoterms
data i metoda de plat
semntura i tampila emitentului facturii

Dac anterior a avut loc o plat n avans, trebuie specificat clar data cnd a avut loc plata bunurilor sau a serviciilor, mpreun
cu numrul i data facturii de plat n avans.

Extrasele de cont se primesc de obicei prin e-mail. Fiecare extras de cont trebuie printat n dou exemplare. O copie este

trimis la contabilitate, iar cealalt este arhivat n dosarul corespunztor. n cazul n care o plat a fost efectuat n ziua
anterioar, trebuie verificat dac tranzacia este specificat n extrasul de cont.
Lista de ncasri n numerar din registrul de cas se fac pentru retragerile de numerar. Fiecare trebuie s con in: un numr de
ordine, numele companiei emitente, data de emitere, suma, iar la final, suma total, exprimat n cuvinte i numere.
Lista de ncasri trebuie s fie tampilat i semnat. Ca anex la aceast list se trimite factura original ( i, dac este posibil,
o nregistrare financiar unde este calculat suma). Suma de pe lista de ncasri trebuie s fie aceea i cu suma de pe ordinul de
plat. Lista ncasrilor n numerar ce nsoete chitan ele n numerar i copia ordinului de plat validat de banc sunt trimise
mai apoi la contabilitate pentru o procesare ulterioar. Chitan ele originale care nu constituie chitan e fiscale nu sunt valide, nu
pot fi introduse n registrul de cas i nici nu pot fi acoperite cu retrageri de numerar.
Pstrarea documentelor
Ultima faz din viaa fiecrui document este arhivarea - stocarea n locul desemnat.
Exist o obligaie impus de lege pentru a stoca timp de mai mul i ani un mare numr de documente folosite n organiza iile
private i de stat.

Pstrarea documentelor de hrtie este o procedur foarte solicitant, avnd n vedere spaiul necesar i alte condi ii relevante, n
ceea ce privete ambientul corespunztor i nivelul de securitate necesar pentru pstrarea de lung durat.
Provocri suplimentare apar atunci cnd trebuie gsit un document concret pentru a fi utilizat n procesele de afaceri - de
obicei, pentru audit sau aciuni juridice.
Arhivarea documentelor din hrtie este ineficient din punct de vedere al costurilor legate de spa iul optim i din punct de
vedere al timpului necesar pentru localizarea unui anumit document necesar.
Arhivarea documentelor electronice este cu mult mai eficace dect arhivarea documentelor din hrtie. Este mai pu in
solicitant din punct de vedere al costurilor i al infrastructurii, i permite o cutare simpl i facil a documentelor necesare.
Premisele pentru crearea cu succes a unei arhive de documente electronic au n vedere calitatea sistemului software pe care se
bazeaz i pe alegerea formatului adecvat n care se arhiveaz documentele.
Persoanele juridice i oamenii de afaceri sunt obligai s-i pstreze n ordine documentele contabile, registrele i situa iile
financiare i s delege persoanele responsabile pentru acest lucru, s asigure spa iul pentru stocarea acestor documente i s
aleag metodele de arhivare.
Rapoartele financiare i rapoartele despre auditul efectuat se pstreaz timp de 20 de ani.
Registrul jurnal i registrul cartea mare se pstreaz 10 ani.
Registrele auxiliare se pstreaz 5 ani.
Statele de plat i evidena analitic a plilor se pstreaz permanent dac reprezint date importante despre angaja i.
Documentele ce conin date introduse n registrele de afaceri se pstreaz timp de 5 ani.
Declaraiile financiare se pstreaz n cadrul instituiilor financiare autorizate timp de 5 ani.

Corespondena de afaceri
Unitate: 4 din 5
n aceast lecie vom discuta despre comunicarea scris n afaceri. Vom aborda conceptul de coresponden n afaceri, regulile
de baz cu privire la corespondena scris n afaceri, elementele obligatorii i op ionale ale unei scrisori de afaceri, stilul i
limbajul.
Corespondena de afaceri
Spre deosebire de cea oral, comunicarea scris are avantajul de a lsa o urm scris care mai trziu poate constitui un
argument necontestabil n derularea activitilor de afaceri.
Principalele funcii ale comunicrii scrise n afaceri sunt:

permite stabilirea nemijlocit a relaiilor de afaceri i, n multe dintre cazuri, reprezint un substitut al contactului fa -n fa
asigur informarea continu i dezvoltarea cooperrii reciproce

asigur derularea unor afaceri raionale

eticheta cuvntului scris presupune cteva principii simple, dintre care cel mai important este: nainte de a scrie ceva, gndi iv bine cui i scriei
O scrisoare, creia i lipsete adresarea i tonul corespunztoare, poate ofensa cu u urin persoana crei i este destinat,
indiferent care ar fi inteniile dvs. Trebuie s v asigurai c persoana creia i scriei v nelege n totalitate.
Trebuie s v asigurai c limbajul dvs. este clar i simplu, c ti i care sunt regulile de sintax i gramaticale i, de asemenea,
trebuie s fii ateni la economia coninutului. Acest lucru nseamn c trebuie s evita i formele de prezentare pompoase,
narrile lungi, stilul excesiv de emoional etc.
Recepionarea unei scrisori implic expedierea obligatorie a unui rspuns. Nu este politicos s lsa i o scrisoare fr rspuns
sau s amnai prea mult rspunsul. Rspunsul la o scrisoare trebuie s fie imediat (n decurs de 24 de ore). Practica uzual n
afaceri implic maxim 5 zile lucrtoare pentru trimiterea unui rspuns, ncepnd cu ziua de recep ie a scrisorii. Acest lucru se
aplic i n cazul n care rspunsul dvs. implic doar confirmarea faptului c ai primit scrisoarea.
Scrierea unui bun text de afaceri necesit urmtoarele:

Gndurile trebuie exprimate ntr-o manier concis i corespunztoare, urmnd o ordine logic.
Fiecare mesaj sau enun trebuie exprimat prin acele cuvinte care exprim cel mai bine posibil sensul. Trebuie s folosi i

termeni din limba pe care att dvs., ct i destinatarul o cunoatei.

Verificai bine i cntrii cu atenie sensul fiecrui cuvnt pentru a evita ambiguit ile (acest lucru este n special important

atunci cnd scriei contracte).

Evitai naraiunea extins, ce are efectul de a obtura ideea principal.
Scriei ntr-o manier politicoas, calm i fr agitaie.

Reguli de baz ale comunicrii scrise n afaceri

Expeditivitate - necesit ca fiecare enun de afaceri s fie trimis cu promptitudine, n elegerea con inutului su s fie rapid,

iar feedback-ul s fie de asemenea furnizat cu promptitudine. Binen eles, atunci cnd un rspuns necesit timp i consultarea
cu alte departamente, atunci putei trimite un scurt rspuns anun nd c ve i reveni cu un rspuns elaborat n timp util (acesta
nu trebuie s aib ntotdeauna forma unei scrisori de afaceri).
Pstrarea secretului de afaceri - Exist o lege special care definete ce constituie un secret de afaceri, care n cadrul firmei

este reglementat de acte interne. Toate datele interne cad de obicei sub inciden a secretului de afaceri, n special informa iile
etichetate drept confideniale, strict confideniale sau ca secret de afaceri etc.
Acurateea i precizia exprimrii - Stilul i limbajul unei scrisori de afaceri sunt clar caracterizate de func ionalitatea

fiecruia dintre elementele acestora, ceea ce implic acurate e, precizie, claritate i caracter distinctiv. Trebuie s respecta i
stilul specific al unei adresri de afaceri sau oficiale i, n acela i timp, trebuie s evita i frazele prea conven ionale i
superficialitatea n expunere.
Procesarea administrativ i tehnic - Acestea nu implic doar pregtirea i expedierea, ci i nregistrarea i stocarea tuturor

formelor de comunicare scris n afaceri.

Aspectul ordonat i estetic al unui text de afaceri - S nu uitm c scrisoarea de afaceri, ca cea mai comun form de
comunicare n afaceri, este imaginea companiei care o trimite. Aspectul ordonat i estetic poate avea o influen semnificativ
asupra imaginii companiei. Foartea adesea este primul contact dintre partenerii de afaceri.
Elementele unei scrisori de afaceri
Elementele scrisorii de afaceri
Principale i obligatorii

Secundare

Antet

Formula de
adresare

Locul i data

Anexe

scrierii
Adresa
destinatarului

Metoda de
livrare

Referine

Lista copiilor

Subiect (rezumat)

Postscriptum

Coninut
Formula de
ncheiere
Semntur
Tabel 1: Caracteristicile unei scrisori de afaceri
Prile principale ale unei scrisori:

Antetul se scrie n partea de sus a scrisorii, de obicei n centru (dar nu obligatoriu), ntr-o manier distinctiv i clar
marcat. Designul este n mod special important, motiv pentru care foarte multe companii acord o mare aten ie acestui
element. Numele firmei, locaia i adresa trebuie s fie imediat vizibile. Cel mai bine este s ave i o foaie cu antet - liniile
directoare de publicitate ale firmei.
Foaia cu antet trebuie s fie concis, impecabil din punct de vedere gramatical i s con in referin ele cele mai importante ale
firmei. Numele companiei trebuie s fie partea cea mai distinctiv, deoarece identitatea partenerului de afaceri trebuie s fie
imediat observabil. Antetul este alctuit din elemente eseniale i secundare.

Elementele antetului (foaia cu antet)

Eseniale

Secundare

Numele firmei

Numere de telefon

Domeniul de activitate

Numere de fax

Sediul (strat i numr)

Numrul de cont curent

Codul potal (al sediului)

Lista cu filialele

Numele departamentului sau al filialei

Anul fondrii
Logoul firmei

Tabel 2: Antetul unei scrisori de afaceri (foaia cu antet)

Locul i data - se scriu imediat sub antet. Astzi se obinuiete s fie scrise pe aceea i linie cu referin ele, ns, cu toate
acestea, pot fi scrise n mai multe moduri: Bucureti, 15 mai 2014 sau 15.05.2014, n func ie de ar i preferin e. Data este
important din mai multe motive. Cel mai important motiv este acela c indic dac scrisoarea a fost scris n timp util,
deoarece toate chestiunile convenite n scrisoare se aplic n func ie de aceast dat, i nu n func ie de data recep ionrii. Data

este de asemenea important, deoarece constituie baza pentru determinarea precis a reglementrilor valabile n acea zi i n
funcie de care a fost realizat un anumit proiect.
Adresa destinatarului - Este alctuit din urmtoarele elemente: numele firmei, tipul de activitate i adresa (strada i numrul,

codul potal i oraul). n locul strzii i a numrului putei trece numrul csu ei po tale. Dac scrisoarea este trimis n
strintate, trebuie specificat ara de destinaie i adresa n formatul corespunztor.
Referinele - De regul, referinele au scopul de a facilita sortarea corespondenei, prin identificarea iniialelor departamentului

sau a persoanei care a redactat scrisoarea. Referina se noteaz prin abrevierea Ref. i include iniialele angajatului care a
redactat scrisoarea (persoana care se ocup de problema care face obiectul scrisorii), precum i diferite numere de ordine emise
de secretariat sau registratur, numrul de dosar al contractului etc. Exist uzana includerii n scrisoare nu numai a referinelor
firmei expeditoare, (our Ref) dar i cele ale firmei destinatare (your Ref) n scopul identificrii cu uurin a corespondenei
anterioare.
Subiectul (rezumat) - reprezint coninutul scrisorii n cea mai scurt form. Trebuie s formula i cea mai scurt defini ie a

coninutului scrisorii dvs. pentru a se nelege imediat despre ce este vorba. De regul, subiectul se scrie n partea stng,
imediat sub adres i deasupra de coninut. Trebuie scris pn la mijlocul rndului, iar dac este nevoie, se poate folosi i
rndul urmtor, tot pn la mijloc. De asemenea, se obinuiete ca subiectul s fie subliniat pentru a ie i n eviden .
Coninutul scrisorii - Aceasta este cea mai important parte a unei scrisori de afaceri. Con inutul exprim scopul scrisorii,

respectiv doleana sau informaia de afaceri.

Formula de ncheiere - La finalul scrisorii ntotdeauna se folosete o form politicoas de salut pentru partenerul de afaceri.

De exemplu: Cu stim, Cu respect, Al dumneavoastr etc.

Semntura - Fiecare scrisoare de afaceri trebuie semnat, doarece fr semntur, scrisoare nu are un caracter oficial.
Semntura este compus din numele companiei sau al filialei, pozi ia oficial a persoanei care a redactat scrisoarea, semntura
de mn i numele i prenumele, mpreun cu titulatura individual a persoanei autorizate s semneze scrisoarea. Dac
scrisoarea este semnat doar de o singur persoan, semntura trebuie plasat n partea stng. Dac este semnat de dou sau
mai multe persoane, persoana cu rangul cel mai nalt se semneaz n dreapta, iar persoana de rang inferior, n stnga.
Elemente opionale ale unei scrisorii de afaceri:
Anexele - O scrisoare poate avea anexe, dar acest lucru nu este obligatoriu. O anex este orice document care nso e te
scrisoarea. Poate fi vorba de cataloage, prospecte, reclame, liste cu pre uri, mostre etc. De regul, acestea se listeaz sub
coninutul scrisorii, n partea stng, sub cuvntul Anexe scos n eviden.
Lista copiilor - De regul, o scrisoare se redacteaz ntotdeauna n mai multe exemplare. Originalul este trimis partenerului de
afaceri (destinatarul), iar copiile sunt distribuite n modul obi nuit i n func ie de necesit i. Copiile sunt marcate ca livrate,
mpreun cu numele fiecrui destinatar scris pe un rnd nou.

Exemplu:
Expediat:
Ctre:
Departamentul comercial
Finane

Post-scriptum - Este textul scris la finalul scrisorii, ca o adugire. Dac a i uitat s scrie i ceva n momentul redactrii
coninutului, acest mod v permite s-l adugai ulterior. Post-scriptumul trebuie s fie ct mai scurt cu putin , corect din
punct de vedere gramatical i concis. Dac necesit elaborare, atunci este mai bine s redacta i o nou scrisoare i s explica i
totul n detaliu.

Acest element se scrie n partea stng a scrisorii, precedat de abrevierea P.S. Post-scriptumul trebuie parafat, fiindc altfel nu
are validitate, avnd n vedere c se plaseaz sub tampil i semntur.
Limbajul i stilul unei scrisori de afaceri
Pentru a fi clar i uor de citit, scrisoarea trebuie redactat n propoziii scurte. Acest lucru i permite s fie comprehensibil i
ajut la evitarea ambiguitilor i a incertitudinilor.
Stilul n afaceri este caracterizat de concizie, claritate i polite e. Nu trebuie folosite alte cuvinte n afara celor necesare pentru
livrarea sensului sau a mesajului.
Stilul comunicrii n afaceri subnelege expunerea punctului de vedere fr un preambul extins, eviden ierea elementelor cheie
ale mesajului i, n acelai timp, pstrarea spaiului pentru feedback. Importan a semnelor de punctua ie este de obicei
subestimat, ns, uneori, o simpl virgul poate avea consecine semnificative - poate cauza confuzie i reclama ii.

Exemplu:
Nu mai vreau!
Nu, mai vreau!
Semnul de punctuaie este elementul care acord un sens complet diferit propoziiei de mai sus.

Scrisoarea de afaceri i atinge scopul dac destinatarul o citete dintr-o rsuflare, iar apoi simte nevoia de a scrie un rspuns.
Umorul n scrisorile de afaceri
Adesea vei fi tentai s dai scrisorii dvs. de afaceri o not umoristic, n special dac cunoa te i bine persoana creia i
adresai scrisoarea. Posibilitile variaz de la simple glume, la comentarii ironice sau cinice despre ceva sau cineva pe care
amndoi l cunoatei. Chiar dac sun naiv, cea mai sigur regul este: dac avei dubii, trecei peste!
Motivele sunt clare:

Chiar dac dvs. v-ai aflat ntr-o dispoziie bun atunci cnd ai trimis scrisoarea, persoana care o prime te se poate afla n

mijlocul unei situaii de criz, i nici mcar cele mai reuite glume nu i se vor prea amuzante n acel moment.
Cuvntul scris poate fi ntotdeauna interpretat n diverse moduri, iar autorul scrisorii nu are niciun control asupra acestui lucru.
Chiar dac scrisoarea este adresat unei persoane care va gusta gluma respectiv, exist posibilitatea ca i al i colegi s citeasc
scrisoarea i s gseasc umorul nepotrivit.

Expedierea copiilor
n majoritatea cazurilor, atunci cnd trimitei o copie altcuiva dect persoanei n numelei creia este adresat originalul (fie c
este vorba de un destinatar din interiorul sau exteriorul companiei), trebuie s specifica i clar acest lucru n partea de jos a
scrisorii (de exemplu: Copie expediat ctre departamentul de contabilitate al companiei Ateks). n ceea ce prive te rutina, v
informai destinatarul c i celorlali li s-a adus la cunotin subiectul. De asemenea, n acest mod indivizii sau departamentele
pot fi informai c este nevoie de o procesare ulterioar (doar dac nu v marcai scrisoarea cu Pentru informaia dvs.).

Trimiterea copiilor ctre persoane de rang superior poate fi interpretat ca o metod agresiv, ce poate nsemna c nu ave i
suficient ncredere n persoana care primete originalul. Pentru a nu lsa o impresie gre it, trimiterea copiilor trebuie
ntotdeauna menionat n scrisoare.

Exemplu:
Voi trimite o copie a acestei scrisori i directorului dvs. de vnzri, deoarece mi-a cerut acest lucru la edin a de vinerea
trecut.

Dac nu dorii ca persoana creia i scriei s tie cine altcineva a mai primit o copie, ar trebui s aplica i a a-numita metod
blind carbond copies (bcc), conform creia numai dvs. vei pstra o eviden a destinatarilor originalului i a copiilor. Aceasta
este o practic obinuit n dispute i situaii conflictuale.
Rspunsul la scrisori
Dup cum am menionat deja, la scrisori trebuie s se rspund imediat (n 24 de ore), respectiv n maxim cinci zile de la
primirea scrisorii - chiar i dac rspunsul dvs. conine o simpl confirmare a recepionrii.
Pentru a confirma recepia, multe companii folosesc forme standard de rspuns (prin fax sau prin po t). Secretarele trebuie
ntotdeauna s confirme recepionarea scrisorii n numele efului, n cazul n care acesta lipsete mai mult de cinci zile.
Este politicos s oferii rspunsuri la ntrebrile adresate de autorul scrisorii i s face i acest lucru respectnd ordinea
ntrebrilor i oferind rspunsuri clare i oneste. Trebuie ntotdeauna s oferi i rspunsuri oneste, iar dac nu sunte i n pozi ia
de a rspunde, specificai acest lucru. Dac exist vreun motiv pentru a v cere scuze, trebuie s facei acest lucru fr rezerve.
Conflicte n corespondena de afaceri
Corespondena este un mijloc de comunicare nu tocmai potrivit atunci cnd este vorba de conflicte, de i joac adesea rolul de
cmp de lupt. Avocaii tiu exact cum s compun o scrisoare cu scopul de a rezolva o disput legal fr prejudicii, fie ntre
indivizi, fie ntre dou sau mai multe companii. Acetia trebuie implica i ori de cte ori apar probleme serioase. Multe dispute
pot reprezenta subiectul corespondenei de zi cu zi, iar n aceste cazuri, trebuie respectat o anumit etichet. Dac dvs. sunte i
partea care a iniiat conflictul, trebuie s:

Oferii o explicaie simpl i clar cu privire la problem, persoanei care a fcut o greeal.
S oferii toate informaiile necesare, care sunt n conformitate cu ceea ce scrie i, i s aduce i la cuno tin a celeilalte pr i c

suntei dispui s oferii informaii suplimentare sau s organizai o edin dac acest lucru este necesar.
S specificai perioada de timp n care v ateptai ca problema s fie rezolvat, precum i pa ii pe care i ve i urma dac

problema nu este rezolvat n timpul specificat.

Dac nu se ajunge la o soluie, luai legtura cu cei de rang superior cu privire la conflictul respectiv (pre edintele companiei
sau managerul general).

Dac suntei partea contactat ntr-o situaie de conflict, trebuie s:

V informai colegii mai vechi despre situaie i s i asigurai de ajutorul dvs.

S le artai colegilor conceptele scrisorilor pe care inten iona i s le trimite i, astfel nct s le auzi i opiniile i eventual s i
rugai s parafeze copiile, n cazul n care considerai c acest lucru este nelept.

S v concentrai pe faptele i esena problemei i s nu lsai emo iile s v influen eze atunci cnd scrie i (pentru persoana

care citete scrisoarea, izbucnirile emoionale sunt un semn c autorului i lipsesc argumentele).
S avei rbdare i s fii politicoi. Multe conflicte se ncheie prin a face din n ar armsar, iar n astfel de cazuri,
corespondena dvs. rmne o dovad a manierei calme i eficace n care ai abordat rezolvarea problemei.

Mesajele de felicitare
n comunicarea de afaceri, mesajele de felicitare au un rol foarte important, deoarece consolideaz i avanseaz cooperarea de
afaceri, exprimnd n acelai timp respect pentru partenerul de afaceri. Acesta este motivul pentru care un astfel de tip de
comunicare trebuie utilizat, fiindc atunci cnd exist o ocazie, partenerul de afaceri va fi plcut surprins. Mesajele de felicitare
pot fi compuse special n cadrul companiei sau pot fi trimise printr-o telegram.

Pstrarea documentaiei de afaceri

Unitate: 5 din 5
n aceast lecie vom discuta despre recepia, controlul, analiza i arhivarea documentelor, a informaiilor i a po tei. Vom
discuta de asemenea despre corespondena intern, scrierea i compunerea corespondenei externe, a planurilor i a rapoartelor,
precum i despre procedurile de creare a documentaiei.
Recepia, controlul, analiza i arhivarea documentelor, a informaiilor i a potei
n practica fiecrei companii, dar i a sectoarelor, departamentelor sau birourilor sale individuale, intr i pstrarea unui
registru al corespondenei, respectiv al tuturor documentelor care intr sau ies din companie, sector, departament, birou etc.
Aceste documente includ scrisori de afaceri, faxuri, memo-uri, minute de informare, cereri, solicitri i alte forme de
coresponden. Toate documentele se pstreaz n fiiere, n conformitate cu regulile de arhivare (unele documente trebuie
pstrate permanent, iar altele nu). Arhiva trebuie actualizat periodic, n conformitate cu ordinea cronologic de sosire sau de
plecare a documentelor.
Fiecare informaie i document trebuie prezentat persoanei responsabile. Documentele i po ta care sosesc sau pleac din birou
se nregistreaz ntr-un fiier de calculator special sau ntr-un registru, i se pstreaz n arhiv cu un anumit numr de intrare
sau de ieire. Fiierele care nregistreaz documentele de intrare i de ieire trebuie s fie diferite.
Registrul poate fi pstrat sub form de fiier pe calculator sau pe suport de hrtie, i trebuie s con in numrul de intrare/de
ieire, data, subiectul, numele destinatarului, numele expeditorului i numele destinatarilor copiilor. n cazul mesajelor fax,
trebuie indicat n registru despre ce tip de document este vorba.

Exemplu:
Registrul poate arta stfel:
Marcajul
documentului
de
ieire
028/mark/07;
document
fax
de
ieire
029F/mark/07
Marcajul documentului de intrare - 112/in-mark/96; document fax de intrare 0205F/in-mark/96
Marcajele pot fi alocate i ntr-un alt mod, de exemplu, cu o numerotare diferit, ns este important s se respecte un anumit

principiu.

Registrul documentelor de intrare i de ieire poate avea 3 sau 4 categorii pentru po t. Scrisorile adresate n nume propriu se
predau nedeschise. n registru se introduc de asemenea i faxurile (po ta). La fiecare fax sau mesaj po tal se rspunde n 24 de
ore.
Indicaii cu privire la corespondena intern

n colul din stnga sus a fiecrei scrisori, se pune ntotdeauna numele companiei, numele departamentului, data i

numrul de ieire al sectorului dvs. (acest lucru subnelege faptul c fiecare sector trebuie s aib propriul registru al
documentaiei de intrare i de ieire, fie pe suport de hrtie, fie sub forma unui fiier pe calculator).
Toate scrisorile interne de la nivelul companiei trebuie scrise cu acelai font predefinit.
Fiecare scrisoare trebuie s aib un destinatar.
Fiecare scrisoare trimis i altor persoane n afar de destinatarul propriu-zis, trebuie s con in o list cu to i cei care
vor primi scrisoarea (aceast list se trece la finalul scrisorii, sub semntur, sau la nceputul scrisorii, imediat lng numele
destinatarului principal). Copiile unor astfel de documente se livreaz ter elor pr i personal, de ctre autorul lor sau de ctre
secretara acestuia.
Exemplu:
cc. James Jameson, Robert Robertson; sau, prezentat lui: James Jameson, Robert Robertson.

Titlurile scrisorii se scriu cu litere mari, n centrul paginii. Subtitlurile, dac exist, se scriu la fel, dar cu bold.
Formatul american (fr aliniat n primul rnd din paragraf) necesit separarea paragrafelor cu dou rnduri de spa iu gol. n

cazul utilizrii formatului franuzesc (cu aliniat n primul rnd din paragraf), aceste paragrafe trebuie de asemenea separate cu
dou rnduri de spaiu pentru a menine claritatea.
Principalele semne de punctuaie (punctul, virgula, semnul ntrebrii etc.) trebuie scrise imediat dup cuvntul care le precede.

Semnele egal, plus, minus (=, +, -) sunt scrise cu un spa iu nainte i dup. ns, dac semnul - se folose te pe post de
cratim, trebuie scris fr spaiu. Parantezele se scriu fr spa ii ntre acestea i cuvintele din interiorul lor, dar cu un spa iu
ntre ele i cuvintele din afara lor.
Atunci cnd scriem scrisori, trebuie s punem virgul dup formula de adresare din antet, iar primul rnd care urmeaz trebuie

s nceap cu liter mare, la fel ca fiecare paragraf urmtor. Formula de ncheiere este separat de semntur prin virgul i un
rnd de spaiu gol.
n general trebuie s fii ateni s nu amestecai limba romn cu limba englez (de exemplu, nu trebuie s scrie i To: Ion

Ionescu, ci Pentru: Ion Ionescu).

Dac n coninutul scrisorii ai fcut referin la un subiect sau caz concret, trebuie s ata a i i documenta ia relevant. Dup

utilizare, fiecare material ataat trebuie returnat departamentului de origine dac nu este vorba de o copie.
Toat corespondena intern, notele, brief-urile, memo-urile sau minutele de la edin e trebuie trimise fiecrei persoane din

companie ce poate avea nevoie de ele. Acest lucru este extrem de important pentru eficien a comunica ional n cadrul
companiei, avnd n vedere c, n acest mod, exist posibiliti minime de eroare.
n colul din dreapta sau stnga jos (n funcie de regulile interne ale companiei cu privire la ntocmirea documenta iei de
afaceri) trebuie s se treac numele, prenumele, poziia i semntura de mn a autorului scrisorii (dac o alt persoan este cea

care semneaz de mn, atunci trebuie s includei o not: Din partea lui Ion Ionescu, ceea ce nseamn c George
Georgescu a semnat scrisoarea n numele lui Ion Ionescu).
Dac scrisoarea nu este mai lung de o pagin, trebuie s o aranja i din punct de vedere vizual astfel nct marginea de sus i

cea de jos s fie aproximativ egale.

n cele din urm, nainte ca documentul s fie semnat i copiat, persoana care o semneaz trebuie s o mai citeasc nc o dat

pentru a corecta eventualele greeli. Cnd se primete o scrisoare sau un document, persoana care l prime te trebuie
ntotdeauna s confirme recepia printr-o semntur. Acest lucru este important n special n cazul unor documente importante
i confideniale, att n corespondena intern, ct i n cea extern.
Este de preferat s avei la ndemn o carte de gramatic i dicionare n biroul dvs.
n principu, toate regulile tehnice de scriere a documentelor i scrisorilor interne se aplic i n coresponden a cu oamenii i
companiile din afara firmei.
Indicaii cu privire la redactarea planurilor i a rapoartelor de lucru
n principu, planurile i rapoartele se trimit lunar. Planul trebuie ntotdeauna s con in datele de realizare ale sarcinilor
individuale.

Planurile pentru luna urmtoare i rapoartele pentru luna anterioar trebuie scrise sau printate pe foi de hrtie separate,

pentru a facilita urmrirea, clasificarea i arhivarea.

Dac o anumit sarcin din planul lunii anterioare nu a fost realizat, trebuie inclus n planul pentru luna urmtoare

(dac este nc de actualitate), nsoit de o not explicativ. Trebuie s specifica i motivul pentru care nu a i realizat sarcina cu
pricina i s dai un nou termen limit sau s sugerai anularea sa.
Din punct de vedere formal, planurile i rapoartele trebuie s urmeze modelul aplicat n documente i scrisori.
Fiecare element din plan sau raport trebuie numerotat.
n principu, termenul limit pentru predarea rapoartelor i a planurilor ctre superiori este finalul lunii. Pentru
subsectoare i indivizi, termenul limit trebuie stabilit pu in mai devreme pentru ca managerii de sector i managementul
general s primeasc planul sau raportul la timp. Trebuie luat n considerare i timpul necesar pentru corecturi, care adesea sunt
necesare n cazul planurilor financiare.

Not:
Fiecare material (tabele, scheme, rapoarte, minute) care se redacteaz periodic, dar la intervale neregulate de timp (de
exemplu, liste de preuri, cursuri, minute de la edine) trebuie s aib nu numr de serie pentru o mai bun organizare a
arhivei permanente, avnd n vedere c data crerii nu ofer suficiente informaii (de exemplu, dac v uita i la minutele de la
edinele managementului dup apte luni, cum putei ti sigur c nu lipsete niciuna din arhiv?)
Cnd scriei, avei n vedere lungimea paragrafului, chiar i dac con ine doar o singur idee. Gsi i un echilibru - o serie de
paragrafe scurte poate induce n eroare cititorul). Uitlizai diateza activ n locul celei pasive. Evita i s utiliza i cuvinte
nepotrivite la nceputul propoziiilor. Partea anterioar trebuie ntotdeauna conectat cu partea urmtoare. Acorda i mai mult
atenie modului n care sun propoziia, dect regulilor gramaticale.

Proceduri pentru redactarea documentaiei

Majoritatea companiilor de astzi au standarde definite pe care le aplic n crearea documentelor generale (rapoarte, analize,
contracte, minute), comerciale (oferte, facturi proforme, facturi, garan ii) i a documentelor sistemelor de calitate (proceduri,
scheme).

Dimensiune hrtie

A4

Stnga

2,5 cm

Dreapta

2,5 cm

Sus

2,5 cm

Jos

2,5 cm

Margine

Orientarea hrtiei

portret

Spaiul ntre paragraful precedent i titlul

2 linii de text

Spaiul ntre titlul i paragraf

1 linie de text

Line spacing

Single

Indentation:

Spacing Before/After:

0
Primul nivel
Al doilea nivel

Bullets:

Fontul textului:

Arial, Regular, 10

Fontul titlului:

Arial, Bold, 12

Tabel: Exemplu de procedur pentru redactarea documentaiei

Documentaia trebuie s respecte urmtoarele reguli:

Imaginile menite pentru afiarea pe Internet, cu extensia JPG, trebuie s fie n modelul color RGB. Imaginile n

modelul color CMYK trebuie convertite n modelul RGB.

Nu utilizai diacritice n denumirea documentului (, , , ).
Nu utilizai spaii n denumirea documentelor.
Utilizai numai caractere alfanumerice n denumirea documentelor.
Scriei denumirea documentelor cu litere mici (acelai lucru este valabil i pentru extensie).
Denumirea documentului trebuie s nceap ntotdeuna cu liter mic.
Dac denumirea documentului conine mai multe cuvinte, acestea trebuie scrise mpreun, cu litere mici i prima
liter a fiecrui cuvnt mare (de exemplu: acestaEsteFiierulMeu).
Reinei c denumirea documentului ncepe cu liter mic.