Sunteți pe pagina 1din 26

23 februarie 2009

Deselecia publicaiilor (coleciilor)


Deselecia este procesul de ndeprtare a publicaiilor din circuitul direct al lecturii. Prin
ndeprtare nelegem fie aezarea lor n depozite mai ndeprtate de locul lecturii, fie
transferarea sau distrugerea lor.
Termenul de deselecie este relativ recent introdus n literatura biblioteconomic
romneasc existnd termeni sinonimi ca ecologizare, plivire sau selecie negativ (spre
deosebire de selecia pozitiv cnd cumprm).
Dac despre selecia publicaiilor se vorbete mult n literatura de specialitate,
dezvoltndu-se principiile i tehnicile cele mai eficiente pentru acest proces, despre deselecie se
vorbete mai puin, dei este un proces la fel de important n dezvoltarea coleciilor ca i selecia.
Fr un program riguros de eliminri, o colecie poate mbtrni, diminundu-i
utilizarea, iar noile achiziii nu i mai gsesc loc.
Se tie c funcia strveche, rmas actual i astzi, a oricrei biblioteci este de a
achiziiona documente dar nici o bibliotec nu poate achiziiona ntreaga producie mondial de
publicaii aa nct ideea bibliotecii complete este o utopie (mitul bibliotecii din Alexandria nu
exist).
Toate bibliotecile din lume achiziioneaz selectiv (6% din materialele aprute apar n
biblioteca digital).
Dei cele mai mari biblioteci ale lumii (Library of Congress, British National Library,
Biblioteque Nationale de France) achiziioneaz numeroase publicaii, ele sunt foarte departe n a
achiziiona totul. Foarte adesea ajung la limita capacitii de stocare i se confrunt cu 3 mari
probleme:
necesitatea achiziionrii de noi suporturi informaionale, fizic mai puin voluminoase
(microformate, CD-uri, CD-ROM-uri, DVD-uri, baze de date) (se cumpr accesul la ele 6070% din numrul de achiziii de reviste; 30% suport hrtie; Noi am ajuns la 50% achiziie pe
suport de hrtie i 50% pe suport electronic);
necesitatea redistribuirii coleciilor din cauza lipsei de spaiu (se i fragmenteaz
coleciile)(80-90% acces liber n marile biblioteci ale lumii)(99% citesc cri contemporane care
au nevoie pentru formarea lor);
necesitatea eliminrii coleciilor operaie care vine n primul rnd n sprijinul
spaiului (pentru economie de spaiu).
Nevoia de noi spaii de depozitare este una din problemele perene ale bibliotecilor
prezente nc din sec. al XVIII-lea.
n USA, nc din 1725, Thomas Hollis de la Harvard (Harvard College Board) scria:
dac vrem mai mult spaiu pentru crile moderne, este uor s mutm din cele care sunt mai
puin folosite ntr-un spaiu mai ndeprtat dect s le vinzi.
Americanul H. F. McGraw definea deselecia drept practica descrcrii sau
transferului exemplarelor din slile aflate n acces direct, cri neutilizate de mai mult
vreme.
Se tie c bibliotecile rareori distrug articole selectate pentru eliminare, de cele mai multe
ori le transfer la bibliotecile care au nevoie de aceste cri, sau le revnd la un pre simbolic cum
se procedeaz n USA sau Germania.
Se vorbete adesea de a doua ans pe care trebuie s o acordm crilor din biblioteci.
(prima ans este achiziia n bibliotec, a doua ans este de a le vinde cuiva s le citeasc).
(deselection = deselecie; repetarea seleciei; weeding; deserbaj)
Stocarea publicaiilor n spaii mai ndeprtate de bibliotec nseamn de fapt acces de
nivelul II (acces la distan sunt aezate publicaiile n depozite pasive la care nu se merge
prea des) (nivelul I = acces liber la colecii).
1

Uneori stocarea de nivelul II nseamn aezarea publicaiilor n rafturi compacte.


(Rezisten de 900 kg/m2).
La raftul liber este 80% din spaiul de depozitare.
Rafturile compacte nu pot fi aezate dect n locurile unde s-a calculat c rezist cldirea.
n funcie de distana fa de locul stocrii, timpul de servire a unei cereri poate s fie de
la cteva minute pn la 48 de ore cu anunarea cititorului despre acest interval de timp.
Pentru noiunea de raft compact se folosesc n strintate shelves storage sau compact
storage.

2 martie 2009
Deselecia publicaiilor
nainte de a se implementa Programul de deselecie, personalul din departamentul de
Dezvoltare a coleciilor i va fixa politica privind deselecia i scopurile deseleciei.
Aceast politic trebuie s includ:
o analiz a situaiei personalului;
aprecieri asupra alternativelor;
relaia programului de selecie cu alte operaii de bibliotec;
interesele utilizatorilor i cooperarea lor n astfel de proiecte;
tipurile de materiale care urmeaz a fi supuse seleciei;
costul acestei operaiuni.
Programul ncepe cu un proiect de evaluare a coleciei pe care lucrtorii din bibliotec
care fac deselecia trebuie s l respecte cu rigurozitate.
Programul de deselecie trebuie s fac parte din politica de Dezvoltare a Coleciilor a
oricror biblioteci.
Selecia i deselecia sunt activiti complementare. Selecia face parte din programul
efectiv de dezvoltare a coleciilor ca i deselecia, care presupune c aceleai reguli de decizie,
aceleai argumente, pe care le lum n decizia de a aduga noi documente coleciei apar i n
decizia de a modifica statutul documentelor achiziionate cndva.
Selecia poart n ea germenii deseleciei.
Orice bibliotec cu un program bine stabilit i rezolv problemele de spaiu prin
controlul permanent al creterii numrului de publicaii. De aici o planificare riguroas a
activitii interbibliotecare.
Dac nu controlm riguros creterea coleciilor, ajungem n situaia cnd nu mai avem loc
de depozitare. Biblioteca trebuie s i construiasc o nou cldire sau trebuie s i diminueze
masiv achiziiile. Aceste alternative presupun bani, costuri importante.
Politica de deselecie este mai eficient dac este stabilit pe termen lung. Bibliotecarii
lenei, ca i grdinarii lenei, dac nu ndeplinesc la timp aceste operaii, trebuie s munceasc
mai mult sau s-i distrug recolta.
Cercettorul american Eugene Garfield n publicaia Current Contents sublinia c
ecologizarea bibliotecilor nseamn de fapt o investiie.
Deselecia pe tip de bibliotec
Din cauz c tipurile diferite de biblioteci au obiective i scopuri diferite, procesul de
deselecie trebuie neles i el diferit.
Dei problemele de baz, metodele i tehnicile de deselecie, sunt identice pentru toate
bibliotecile, exist particulariti care trebuie analizate distinct.
Biblioteca public este biblioteca destinat comunitii. Ea trebuie s cuprind acele
publicaii care intereseaz comunitatea.
n biblioteca public cererea utilizatorilor, care este extrem de variat, este factorul cel
mai important care influeneaz selecia i deselecia.
Totui, materialele care nu prezint interes pentru public urmeaz a se afla sub observaie
i a fi supuse procesului de deselecie.
Biblioteca public conine n proporie de peste 60% lucrri simple, cu coninut simplu.
Numai n mod cu totul excepional, bibliotecile municipale cuprind n colecii i materiale de
cercetare.
Literatura de specialitate recomand ca s se fac eliminri la fiecare 10 ani, uneori
chiar mai recent.
3

Aceasta implic mai nti separarea crilor de mic utilizare de coleciile foarte cerute.
Cum procedm concret:
mai nti se elimin dubletele (toate exemplarele care depesc unicatul);
eliminm documentele distruse fizic (depite fizic);
eliminm documentele necitite (nu neaprat numai depite moral) (dac cineva
solicit o publicaie necitit de mai mult vreme, aceasta nu nseamn c acea publicaie rmne
n colecie).
Specialitii englezi Stanley G. Slote i Joseph F. Segal vorbesc de aplicarea aa
numitului Sistem musty (Missleading Ugly Superread Trivial - Your Collection No More
Neads the Item ) care trebuie s nsoeasc procesul de deselecie.
Bibliotecile specializate trebuie s ntreprind procesul de deselecie din cauza limitelor
stricte a dimensiunilor coleciilor datorate cel mai adesea limitrii spaiului de stocare.
Cercettoarea american Paula Stein, examinnd problema eliminrii publicaiilor i a
costului spaiilor de depozitare, a ajuns la concluzia c acest cost este extrem de ridicat i c
bibliotecile ar trebui s gseasc soluii care s le scoat din impas.
Acest proces trebuie fcut cu ajutorul specialitilor din domeniu.
Bibliotecile universitare sunt formate n cea mai mare parte din seriale, care sunt supuse
unei rapide i permanente rate de obsolescen. Scopul acestor biblioteci specializate este de a
ine specialitii la curent cu evoluiile tiinifice ale domeniului, pentru a rspunde cererilor de
informare.
Pentru aceste biblioteci deselecia este mai uoar, la aceasta contribuind i natura
omogen a utilizatorilor i scopurile exacte (precise) ale bibliotecii.
Totui deselecia va fi fcut cu mult precauie din cauza costurilor mari ale publicaiilor
(publicaiile tiinifice sunt din ce n ce mai scumpe).
Pentru a nu se grei n procesul de deselecie, trebuie s ne bazm pe msurtori
bibliometrice (sisteme naionale care indic de cte ori se citete publicaia, de cine este citit,
studii, cercetri care conduc spre un scop, etc.), care vor avea un caracter particular n cazul
bibliotecilor specializate.
Specialitii care se ocup cu dezvoltarea coleciilor n bibliotecile universitare i-au n
calcul cererile termporare de lectur, ceea ce se apreciaz ca fiind foarte important.
Se pune problema asigurrii cercetrii pe termen lung cruia i se acord o mare
importan.
Cum are loc procesul de deselecie n bibliotecile universitare.
Rolul bibliotecilor universitare este din ce n ce mai important n epoca contemporan.
Coleciile sunt ntr-o continu primenire. Aceasta se datoreaz exploziei informaionale, apariiei
unui numr mare de publicaii.
Toi specialitii din biblioteci sunt de acord c este dificil s achiziionezi i s
nmagazinezi foarte multe documente, c nici o bibliotec nu poate s ofere tot ceea ce doresc
utilizatorii, dei teoretic ele pot nmagazina orice.
Deselecia n bibliotecile colare
Ca i bibliotecile specializate sau cele universitare,bibliotecile colare au colecii
specializate cu destinaie precis spre anumii utilizatori.
Coordonarea coleciilor cu programa de nvmnt este imperativ.
n mod curent, bibliotecile colare romneti sufer din lips de spaiu cel mai mult
datorit ns faptului c programa de nvmnt (curricula) se schimb, ele trebuie s-i
rennoiasc coleciile. Problemele deseleciei aici sunt mai puin grave din cauz c exist o
cooperare cu biblioteca public, unde pot fi gsite unele publicaii necesare cititorilor
bibliotecilor colare.
4

Ca i n cazul celorlalte biblioteci, implementarea programelor de deselecie are la baz 3


cauze majore:
economia de spaiu pentru unele achiziii;
mbuntirea accesului;
economia de bani.
n literatura de specialitate s-a scris mult despre procesul de deselecie, bibliotecile
prefernd mai degrab c comenteze acest concept motivnd c teoria nu coincide cu practica.
Totui, privind realist lucrurile, nu exist alt soluie pentru procurarea de spaiu dect
diminuarea coleciilor.
Atunci cnd spaiul nu mai permite s mai adaugi nimic la colecie, personalul bibliotecii
trebuie s fac ceva.

9 martie 2009
Deselecia n bibliotecile tiinifice
Dintre toate tipurile de biblioteci, bibliotecile specializate au cel mai riguros program de
deselecie din urmtoarele cauze:
obsolescenei coleciilor (mbtrnirea, neutilizarea).
limitele stricte a mrimii coleciilor lor.
spaiului redus de stocare
Cercettorul american Raymond Reader a calculat c (ntre 1931-1938?) bibliotecile
americane de cercetare i-au dublat coleciile la fiecare 16 ani cu o rat anual de cretere de
4,25%.
Dup al II-lea rzboi mondial, studiile au artat un grad de cretere mai mic: 2,85 %.
Cu toate acestea, bibliotecile au atins repede capacitatea superioar de stocare.
Concluziile sunt c cteva probleme au rmas nerezolvate:
spaiul existent nu este utilizat raional
obinerea de noi spaii este costisitoare
utilizarea coleciilor devine dificil n condiiile aglomerrii de publicaii
Soluie:
implementarea sistemului de rafturi compacte pentru depozite prin care se
economisete spaiu 80-90%.
Unele universiti ajung s depoziteze cu ajutorul rafturilor compacte chiar de 3 ori mai
multe publicaii pe unitatea de spaiu dect fcea nainte.
Cercettoarea american Helen Smith n lucrarea Economics of Book Storage in
College and Research Libraries apreciaz c sistemele convenionale de stocare sunt foarte
scumpe: 0,911,31 &/volum, anual.
La acestea se pot aduga i costurile personalului care gestioneaz.
Bibliotecile cu funcii patrimoniale sau arhivale
Bibliotecile naionale; bibliotec de depozit legal, altele dect cele naionale pun cele mai
multe probleme deoarece prin destinaie i prin funcii ele trebuie s conserve producia naional
de carte.
Se susine c procesul de deselecie mbuntete accesul. Punctele de vedere ale
specialitilor n aceast problem sunt diferite. Se constat c exist diferene importante ntre
teorie i practic.
Muli din personalul unei mari biblioteci spun c deselecia este singura soluie pentru
rezolvarea problemelor de spaiu.
Lund ns n calcul principiul accesului rapid la coleciile bibliotecilor, lucrurile se
complic. Prin deselecie i stocarea publicaiilor n depozite mai ndeprtate, face ca timpul de
acces la aceste publicaii s devin mare i costurile s creasc.
Costurile n cadrul proceselor de deselecie pot fi uneori foarte mari iar ctigurile mai
mici raportate la aceste costuri.
Specialitii au descifrat mai multe tipuri de costuri n aplicarea deseleciei:
costul deciziei de a deplasa colecia;
costul seleciei publicaiilor i al transportului spre noua destinaie;
costul regsirii documentelor atunci cnd sunt solicitate.
Indiferent de aceste costuri menionate mai sus, venite din deplasarea publicaiilor n
spaii mai ndeprate de zonele de lectur, sau utilizarea de rafturi compacte, costurile sunt mai
mici dect stocarea convenional care aparent este mai la ndemn.
6

n afara acestor costuri, legate de activitatea bibliotecilor, exist i alte costuri indirecte
cum ar fi:
costul utilizatorului derivat din costul de acces, timpul de acces care devine mai mare
n cazul deplasrii publicaiilor n spaii mai ndeprtate.
Raionamentul existenei accesului direct la cri este tocmai scurtarea timpului de
ateptare al cititorului.
Costurile cresc atunci cnd cercettorul de exemplu este grbit pentru realizarea unei
lucrri tiinifice.
n concluzie, precizm c att costurile bibliotecii, ca instituie, dar i costurile
utilizatorului, ca beneficiar (costuri indirecte) trebuie luate n calcul la costurile generale ale
deseleciei.
Cercettorul american, Larry Lawrence, n lucrarea Cost modern for storage and
weeding problems realizeaz un tip de costuri pentru universitile din California analiznd toate
aspectele legate de deselecie.
Bariere legate de deselecie
Factorii care mpiedic deselecia sunt att de natur obiectiv ct i subiectiv. n
bibliotecile universitare, cel care se opune direct sau indirect procesului de deselecie este:
profesorul care lucreaz cu studenii i se arat nemulumit c nu regsete anumite
publicaii pe care le cunotea bine;
studenii sunt de asemenea insatisfcui c nu regsesc la rndul lor anumite publicaii;
personalul bibliotecii care consider c nu dispune niciodat de suficient timp pentru a
face deselecia, timp care ar cuprinde ntregul personal.
Se uit un lucru foarte important i anume c deselecia trebuie fcut pe cuprinsul
ntregului an i nu ad-hoc ntr-un anumit moment n activitatea bibliotecii.

16 martie 2009
Factori de natur psihologic i de management care constituie bariere de deselecie
Factorii de natur psihologic sunt:
1) lipsa de timp
2) teama de a nu face greeli
3) teama ca publicaiile propuse spre deselecie s nu fie cerute la lectur.
Factorii care in de management provin de la cei care patroneaz instituiile deintoare
de publicaii. Aa de exemplu, dac personalul bibliotecilor universitare ajunge la concluzia c
trebuie s ntreprind procesul de deselecie, el poate ntmpina opoziia factorilor de decizie
care s-ar putea opune deseleciei n primul rnd din cauza intereselor personale.
Uneori bibliotecile nici mcar nu ndrznesc s propun un program de deselecie din
cauz c tiu c vor ntmpina opoziia din partea facultii, a organelor superioare care
coordoneaz universitile, sau chiar a utilizatorilor.
n aceste condiii, biblioteca este sortit pieirii.
O bibliotec universitar american a analizat 80 mii de volume clasificate sistematic
dup Sistemul Dewey pe o perioad ndelungat de timp, publicaii care aveau cel puin 10 ani
vechime.
n urma analizei s-au identificat trei categorii de publicaii. Ateptrile (expectantele)
erau s se elimine cel puin 30-40 mii de volume. Din pcate, n final, abia s-a reuit s se
elimine 20 mii de volume, din diferite motive.
4) Ali factori care determin deselecia sunt de natur subiectiv.
Multe biblioteci consider ca dac au mai multe publicaii, sunt mai valoroase. Se uit ca
valoarea unei biblioteci este dat de indicele de circulaie.
Acele biblioteci mai uit i faptul c mai multe publicaii nseamn costuri mai
numeroase i, n consecin, cheltuielile numeroase ale bibliotecii
5) timpul deseleciei.
n multe locuri se spune c nu se face deselecie pentru c nu are cine s o fac.
Deselecia ar trebui fcut pe cuprinsul ntregului an.
Criteriile de deselecie
Deselecia nu este un proces care se desfoar repede i n izolare, ci n legtur cu alte
activiti de dezvoltare a coleciilor.
Persoanele implicate n deselecie trebuie s aib ca punct de plecare obiectivele i
activitile bibliotecilor respective, adic:
disponibilitatea financiar pentru achiziie de noi titluri
relaia ntre un titlu i restul titlurilor dintr-un anumit domeniu
gradul n care biblioteca are i funcii patrimoniale de arhivare
gradul de utilizare prezumtiv (n viitor) a publicaiilor
Numai dup luarea n calcul a tuturor acestor factori, programul de deselecie poate fi
implementat.
Dup identificarea de ctre personal a elementelor concrete, proiectul de deselecie se
poate desfura.
Specialistul american H. F. McGraw propune luarea n calcul n procesul de deselecie a
urmtoarelor elemente:
dubletele
donaii nesolicitate i nedorite intrate n colecie
cri depite din punct de vedere tiinific (uzate moral)
reeditri
cri infestate, murdare, uzate (depite fizic)
8

cri cu litere prea mici, cu hrtie fragil sau pagini lips


volume neutilizate sau incomplete
periodice fr indici (care sintetizeaz trimiterea la pagin)
Criteriile fundamentale n procesul de deselecie sunt urmtoarele:
condiia fizic a crii
valoarea calitativ a crii
valoarea cantitativ a publicaiei
Condiia fizic a crii
Pentru muli autori/cercettori, condiia fizic nu reprezint un criteriu efectiv de
deselecie.
Condiia fizic degradant este dovada utilizrii frecvente a publicaiei mai mult dect a
neutilizrii ei.
Publicaiile de acest tip trebuie recondiionate i repuse n circulaie.
Problema mai grav este pentru publicaiile pe hrtie de proast calitate, ntruct acestea
se degradeaz foarte rapid i ele pot face obiectul deseleciei fr nici un fel de reinere.
Valoarea calitativ a crii
Este un criteriu de deselecie n care amprenta subiectiv este prezent. Totul depinde de
punctul de vedere al celui care face deselecia.
Concluzia specialitilor este c este greu s gseti persoanele potrivite care s fac o
deselecie de care s fie mulumit ct mai mult lume.
Deselecia este un proces lent i dificil.
n acord cu conducerea facultilor/universitilor, unele biblioteci universitare, de teama
de a nu comite erori, nu elimin nimic.
n realitate, aceiai factori care guverneaz selecia pentru achiziia de carte, ar trebui s
guverneze i selecia n sens negativ (deselecia).
Acest proces poate deveni mai rapid i mai eficient dac folosim datele din statistica de
lectur.
C. A. Seymour apreciaz c atunci cnd utilizarea unei cri este sczut, biblioteca
trebuie s decid dac:
resursele financiare i fizice i permit s o pstreze n continuare n colecie
prin rmnerea publicaiei nu ar fi mpiedicat intrarea altor publicaii din lips de
spaiu.
n general, problemele care apar n deselecia monografiilor se aplic i n cazul
serialelor, cu observaia c acestea nu sunt omogene din punct de vedere al coninutului.
O prim diferen privete spaiul cerut pentru depozitarea serialelor, care este mai mare
dect cel pentru monografii.
Se tie c n cadrul serialelor, avem nevoie ntotdeauna de un spaiu de cretere, la cri
nu este aa.
n concluzie, factorul determinant n deselecie l reprezint costul.
Unele biblioteci ncearc n mod greit s antreneze pe utilizatori n activitatea de
deselecie. Acetia ns sunt mai subiectivi dect sunt bibliotecarii i nu cunosc dect o mic
prticic din coleciile de bibliotec.
n aplicarea criteriilor de deselecie apar dou probleme fundamentale:
care sunt metodele de deselecie cele mai eficiente
cum trebuie stocate publicaiile pentru a ne permite aplicarea unei deselecii eficiente.
n urm cu 30 de ani biblioteca Universitii Yale a elaborat un program pentru deselecia
publicaiilor lor intitulat Selectiv Book Retirement Program, program care i pstreaz
9

activitatea n linii mari pn astzi. Programul a fost finanat de Council of Library Resources n
ideea ca rezultatele s poat fi folosite i de ctre alte biblioteci. Proiectul urmrea s determine
modalitatea de economisire a spaiului de depozitare n paralel cu constituirea unei colecii de
documente de calitate i a unor bune servicii pentru cititori.
Consiliul a cerut bibliotecii din Yale s ndeplineasc urmtoarele obiective:
s analizeze anual ntre 20-60 mii de volume pentru deselecie
s evalueze, n cooperare cu facultile, publicaiile n vederea retragerii unora dintre
acestea
s studieze efectele acestui program asupra utilizrii publicaiilor pe faculti din punct
de vedere al studenilor, profesorilor i cercettorilor
s determine elementele compensatorii pentru pierderea accesului la o anumit
publicaie din cauza aplicrii acestui program de deselecie
s analizeze avantajele obinute n urma aplicrii programului de deselecie:
a) obinerea de noi spaii;
b) accesul mai rapid la colecie;
c) publicaii mai multe n acces direct.
s fac cunoscute public celorlalte biblioteci obiectivele, tehnicile i rezultatele la care
s-a ajuns n urma studiului.
Universitatea Yale i-a ndeplinit obiectivele stabilite n program.
Metoda de lucru a fost urmtoarea:
studiul crii la raft
valoarea publicaiei ntr-un anumit domeniu
importana lucrrii din punct de vedere istoric n domeniul respectiv
disponibilitatea altor ediii
prezena altor documente pe acelai subiect
gradul de utilizare al publicaiei (frecvena lecturii)
condiia fizic
Procesul de selecie, ca i cel de deselecie, depinde de aprecierea, judecata subiectiv, a
bibliotecarului care trebuie s fie specialist n acest domeniu. El trebuie s recomande eliminarea
anumitor titluri i nu o categorie larg de lucrri unde eroarea poate fi foarte mare.
Trebuie s existe o anumit continuitate n procesul de deselecie. Programul trebuie s
funcioneze anual, chiar dac nu asupra tuturor coleciilor.
Dificultatea major revine din partea cititorilor profesori i studeni care sunt nemulumii
cnd nu gsesc o anumit publicaie.
Problema circulaiei nu trebuie s fie determinant i s conduc la stoparea procesului de
deselecie.
n opinia cercettorilor americani Fussler i Simon care arat c criteriul statistic nu
este ntotdeauna determinant n decizia privind deselecia i prin urmare trebuie aplicat cu
precauie.

10

23 martie 2009
Factorii care trebuie luai n calcul n cadrul procesului de deselecie n concepia lui
Fussler i Simon sunt urmtorii:
1) diferenieri dintre biblioteci n structura anumitor colecii privite pe domenii;
2) diferenieri n mrimea coleciilor n general;
3) diferenieri n mrimea populaiei universitare deservite;
4) diferenieri n ce privete structura populaiei universitare deservite (studeni, cadre
didactice, cercettori);
5) diferenieri n modul n care documentele mai vechi au fost utilizate.
Lund n calcul aceste criterii generale de apreciere, aceti specialiti au ajuns la
concluzia c utilizatorii bibliotecilor lor universitare au n general aceleai interese de studii.
Ei identific trei alternative practice n selecia crilor pentru eliminare:
1) implicarea unuia sau mai multor experi n procesul de selecie ntr-un anumit
domeniu;
2) examinarea utilizrii trecute a crilor i a valorii lor;
3) o combinare a primelor dou posibiliti.
Ceea ce este important n activitatea de deselecie este criteriul de valoare i nu judecata
subiectiv pe care o fac cei implicai n acest proces de deselecie.
Cercettorul englez Richard Truswell a msurat din punct de vedere cantitativ privind
circulaia crilor i cerinele de lectur cu impactul pe care acestea le-au avut asupra deseleciei.
El a ncercat s determine prin metode cantitative fondul ideal de cri al unei biblioteci
care s fie la un nivel satisfctor cerinelor utilizatorilor.
Prerea lui Truswell este c datele de circulaie ale unei cri reprezint valoarea acelei
cri.
Verificndu-i teoria sa la Biblioteca Universitar din NorthWestern a ajuns la concluzia
c 99% din cerinele de lectur sunt satisfcute de 40% din colecii (60% nu au nici o
influen asupra utilizrii, nefiind citite).
Un alt studiu, fcut de un grup de cercettori americani a examinat coleciile prin metode
matematice lund drept criteriu de analiz vrsta crii i s-a ajuns la concluzia c vrsta crii
este cel mai semnificativ element n aprecierea circulaiei monografiilor, indicndu-ne care cri
urmeaz a fi eliminate fie depuse ntr-un depozit pasiv, fie transferate.
Crile respective au fost verificate ntr-o anumit perioad de timp iar concluziile sunt,
dup prerea noastr, numai parial valabile.
Cele mai numeroase studii sunt bazate pe circulaia mai veche a crilor.
Dei majoritatea studiilor au n vedere biblioteca universitar, ele pot fi aplicate i n
alte tipuri de biblioteci cum ar fi biblioteca public.
n privina deseleciei publicaiilor seriale, criteriile de deselecie sunt mai complexe i
mai variate.
Se iau n calcul urmtoarele aspecte:
1) limba n care este scris periodicul;
2) datele de apariie;
3) domeniul n care este revista (frecvena citrilor IC Thomson n care n funcie de
numrul de citire a unor articole ne putem da seama de importana/neimportana articolelor);
4) prezena sau absena indicilor sau abstractelor;
5) cotarea ca publicaie ISI;
6) cotarea ca publicaie CNCSIS.
Important pentru deselecia periodicelor este calcularea densitii ideilor tiinifice
utilizate. Este o msura complicat i doar specialitii o pot aplica.
Serialele supuse analizei presupun prezena unui spaiu distinct pentru stocarea titlurilor
de periodice supuse analizei.
11

Se recomand a se face o investigare a unui titlu ntr-o perioad fix de timp (1 an, de
exemplu).
Se tie c obiectivul programului de deselecie este eliberarea spaiilor pentru achiziia de
noi publicaii.
Prin determinarea a ceea ce nu circul, acest lucru se poate realiza obinndu-se
importante economii de spaiu.
O dificultate major pentru multe biblioteci este cunoaterea exact a circulaiei tuturor
publicaiilor.
Multe biblioteci au rezolvat acest lucru cu diverse mprumuturi informatizate.
Tot pe aceast cale, cunoatem tipul de mprumuttor, vrsta documentului, limba
articolului, productorul/editorul, precum i alte caracteristici fizice sau intelectuale.
Personalul din biblioteci trebuie s accepte ideea c indicele de circulaie este elementul
esenial n bibliotecile de astzi care conduce la pstrarea sau eliminarea unui document din
bibliotec.
Datele statistice ofer informaii n acest sens.
Deselecie vs. arhivare
Exist n fiecare ar o categorie de biblioteci cu funcii arhivale (patrimoniale) care
pstreaz, de regul, producia naional de cri i alte documente.
Aceste publicaii sosesc prin Depozitul legal dar i pe alte ci.
Aceste biblioteci nu-i pun problema de eliminare a publicaiilor primite ca titlu
patrimonial.
Personalul care se ocup cu deselecia trebuie s aib mereu n minte ideea c nu pot fi
eliminate dect o parte din publicaiile pe care le deine biblioteca.
Fiecare bibliotec trebuie s-i ntocmeasc un Regulament aplicat n activitatea de
deselecie. Acesta trebuie s rspund mai multor cerine:
1) s asigure protecia documentelor importante ale bibliotecii respective;
2) s rein lucrrile de valoare, cele de inters istoric pentru cercetrile retrospective;
3) s restricioneze accesul n spaiile n care sunt depozitate publicaiile pentru arhivare;
4) s pstreze publicaiile inactive n spaiile mai ndeprtate de slile de lectur;
5) s distrug publicaiile care nu mai prezint nici o valoare.
Managerii bibliotecilor care se ocup cu documentele trebuie s le clasifice pe acestea n
dou mari categorii:
I) publicaii active/inactive
II) publicaii cu valoare/fr valoare
n cazul n care avem mai multe publicaii, pstrm numai un exemplar.
n cazul existenei unor publicaii pe suporturi fr proprieti arhivale (publicaiile
fotocopiate), acestea nu se pstreaz (pentru c oricum se terg).
Factorii care influeneaz deciziile privind pstrarea sau eliminarea iau n calcul:
1) cantitatea de documente care trebuie verificat;
2) costurile spaiilor ocupate.
n USA, de exemplu, problema distrugerii unor lucrri care nu mai sunt utile, depinde de
legile fiecrui stat.
n unele ri publicaiile se revnd sub deviza: s dm bibliotecilor o nou ans.
Se tie c n multe biblioteci marea barier n calea deseleciei este reprezentat de
bariera psihologic (bibliotecarilor le este mil s se despart de cri).
Nu trebuie ns uitat problema noilor achiziii ntruct utilizatorii cer n permanen
carte nou.
12

30 martie 2009
Evidena publicaiilor
n Romnia, n trecutul ndeprtat evidena coleciilor se fcea n catagrafiile
mnstireti, alturi de alte bunuri mictoare i nemictoare.
Mai trziu erau nregistrate sub form de liste sau cataloage.
Nu exista nici o regul.
Crile preioase, cele ferecate n aur i argint, erau nregistrate n rndul odoarelor.
Ex: Evanghelia romneasc, ferecat i poleit cu aur, era nregistrat n Catagrafia
Mnstirii Horezu.
Mai trziu, cataloagele nregistrau manuscrisele i tipriturile la biblioteci cu date
bibliografice exacte.
La nceputul secolului al XIX-lea apare i la noi tendina separrii inventarului de
catalog.
Inventarul era o eviden intern i valoric iar catalogul o form de nregistrare
bibliografic.
Regulamenul Colegiului Sf. Sava din Bucureti, elaborat de Petrache Poenaru i
aplicat n anul 1836, precizeaz, referitor la atribuiile bibliotecii: a primi i a trece n
registrele nuruite sub a sa isclitur i rspundere, crile i manuscriptele se vor da n seam a
le aeza toate n rnduial sistematic clasificndu-le dup limb, dup materie i dup autori, a
ine cataloage diferite n fiete care limb i potrivite cu ornduiala aezrii crilor. De atunci
au evoluat mult formele de eviden n funcie de creterea numeric a coleciilor i a titlurilor de
publicaii.
Prin evidena publicaiilor se realizeaz:
a) nregistrarea, pstrarea i asigurarea patrimoniului de documente al fiecrei biblioteci
precum i gestionarea material de ctre bibliotecari a acestuia;.
b) dezvoltarea planificat a coleciilor i activitii cu cititorii;
c) statistica unitar a patrimonilui i activitii de bibliotec;
d) analiza periodic a activitii bibliotecii pentru a se evidenia intrrile i ieirile
documentelor.
Procesul de eviden este constituit din trei etape caracteristice:
a) primirea publicaiilor
b) tampilarea publicaiilor
c) nregistrarea publicaiilor
a) Primirea publicaiilor
Ca urmare a achiziiilor, n biblioteci intr publicaii i alte tipuri de documente. Oricare
ar fi modalitatea de achiziie, publicaiile intr n bibliotec numai pe baza unor acte:
a) acte de nsoire:
- facturi;
- borderouri (specificaii) pentru cri i alte documente cumprate de la editur, librrii i
anticariate;
- chitane de abonament pentru periodice etc.
b) acte de primire ntocmite de bibliotec pentru publicaiile intrate n bibliotec fr acte
de nsoire:
- procese verbale pentru donaii sau legate testamentare vizate de director cu numr de
nregistrare .a.;
c) acte de scdere pentru publicaiile ieite din patrimoniul bibliotecii din diferite motive:
- casare [proces verbal i hotrrea Consiliului de Administraie sau coordonatorului de
credite (n principal cel secundar)];
13

- transfer (proces verbal i hotrrea Consiliului de Administraie);


- pentru pierderi (prin aplicarea Legii bibliotecilor, tot cu proces verbal la sfritul
anului se trec n revist obligaiile pentru mprumut i accesul direct se face o comisie la
1000 volume ai dreptul la 2 publicaii pierdute, conform articolului nr. X ca o pierdere
natural).
Prima etap n primirea publicaiilor o reprezint verificarea legalitii actelor.
Se confrunt apoi actul de nsoire cu stocul de cri, periodice sau alte documente.
Se efectueaz de fiecare dat un control valoric i de coninut referitor la:
a) corespondena numeric i valoric a publicaiilor nscrise n actul de intrare i aflate
n stocul primit de bibliotec;
b) corespondena bibliografic a meniunilor din acte cu publicaiile din stoc (autor, titlu,
ediie, volum)
c) integratatea fizic a publicaiilor (foi lips, pagini deteriorate, pagini duble etc.)
Lipsurile, neconcordanele, publicaiile deteriorate se consemneaz ntr-un proces verbal
redactat n 2 exemplare (unul se remite n 48 de ore instituiei care a emis actul i a expediat
stocul de publicaii mpreun cu volumele care fac obiectul reclamaiei cellalt rmne n
bibliotec ca act justificativ)
n cadrul evidenei preliminare a periodicelor se verific:
ritmicitatea intrrii,
numrul de periodice.
Lipsa unor numere trebuie sesizat organelor de difuzare a presei.
b) tampilarea publicaiilor
tampilarea publicaiilor nu nseamn n mod automat i intrarea lor n patrimoniul
bibliotecii.
Ele devin proprietatea fiecrei biblioteci n momentul tampilrii.
tampila servete la identificarea proprietarului, contribuind la evitarea sustragerii
publicaiei.
De regul, tampila se aplic la cri i boruri pe pagina de titlu, n colul din stnga jos
iar n interiorul publicaiei, de regul la nceputul celei de a doua coli tipografice (p. 5, 9, 17, 35)
i pe ultima pagin de text a volumului.
n cuprinsul crii, tampila se aplic n subsolul paginii, n spaiul tipografic liber.
Sunt tampilate i toate anexele iconografice i documentare ale crii, ilustraiile, hrile,
diagramele, schemele, tabelele neincluse n paginaia volumului.
La tipriturile vechi sau bibliofile, tampila se poate aplica pe verso-ul foii de titlu.
Publicaiile seriale se tampileaz numr de numr la intrarea lor n bibliotec, n
subsolul primei pagini, la mijloc sau pe pagina de titlu pentru alte periodice sau seriale sub form
de volum.
Foile volante se tampileaz unitate cu unitate.
Mss sub form de codici se trateaz identic cu tipriturile iar mss volante se tampileaz
exemplar cu exemplar.
Regulile generale:
tampila trebuie astfel aplicat nct s nu duneze valorii publicaiilor sau textului
ea va fi ct mai discret aplicat.
Date istorice
tampila pentru eviden a avut n trecut i valoarea unui nsemn de proprietate. Ea
era executat artistic cuprinznd n afar de titulatura oficial a instituiei i un simbol
caracteristic heraldic sau figurativ (tampila bibliotecii Colegiului Naional Sf. Sava din Bucurei
14

1836-1864; tampila Bibliotecii Centrale a Statului din Bucureti 1864-1901; tampila


Bibliotecii Academiei Mihilene din Iai 1835-1859).
Tot un semn de proprietate era i pecetea voievodal sau arhiereasc aplicat pe mss i
tiprituri sau pecetea inelar pentru bibliotecile personale ale boierilor sau crturarilor. Aa
avem:
pecetea lui C. Brncoveanu
pecetea inelar a poetului Dimitrie Bolintineanu aplicat pe un exemplar din
Magazinul istoric pentru Dacia.
Pe unele cri se ntlnete i tampila prin timbrul sec (prin presare) cuprinznd
nsemne heraldice, denumiri de instituii i persoane. O asemenea marc personal folosete Gh.
Asachi.
Marii colecionarii folosesc astzi ex-librisul etichet caerat (lipit) pe fiecare exemplar
pe verso-ul coperii principale a crii.
La noi cele mai vechi ex-libris-uri etichet s-au folosit n Transilvania i numai mai
trziu n ara Romneasc, unde l gsim la domnitorul fanariot C. Hangerli

15

6 aprilie 2009
c) nregistrarea publicaiilor
Ultima i cea mai important etap a procesului de eviden bibliotecar o reprezint
nregistrarea publicaiilor n documente de eviden.
Cel mai vechi document de eviden folosit la noi, dar i n alte pri, este Registrul
inventar.
n biblioteca medieval, registrul inventar era i catalogul coleciei, practic perpetuat
pn n secolul al XVIII-lea.
Dup 1836, la noi, Registrul inventar a devenit un instrument de nregistrare valoric
i cantitativ a crilor i periodicelor, iar catalogul, instrument bibliografic.
Unitatea de eviden
Considerndu-se n primul rnd bunuri materiale, publicaiile sunt consemnate n
Registrul inventar, exemplar cu exemplar, chiar dac au acelai titlu sau reprezint volumele
aceleiai opere.
Pentru cri, fiecare exemplar este considerat o unitate de eviden.
Brourile, din punct de vedere teoretic, sunt supuse aceluiai regim.
n ultimii ani, brourile sunt tratate diferit, n funcie de valoarea informaional. Din
acest punct de vedere, bibliotecarele le mpart n dou categorii:
1) brouri cu valoare efemer, care se nregistreaz ntr-un Caiet de eviden a
brourilor de importan temporar; n acest fel, prin evitarea trecerii n Registrul inventar,
bibliotecarii sunt scutii de complicatele operaii ale eliminrii lor din Registrul inventar prin
casare;
2) brourile de importan major, brourile care au valoare peren i care se trec n
Registrul inventar.
Exemple de brouri efemere: gripa anului 2009; alegerile pentru Consiliul Europei.
Periodicele se leag. Serialele sunt inventariate numai dup constituirea n volume de
bibliotec cu excepia cazurilor n care fiecare numr de publicaie serial are peste 48 de pagini
i va avea regimul unei cri (fiecare individual).
Se consider volume de bibliotec:
a) periodicele i serialele care apar n mod frecvent n numere separate cu peste 48 de
pagini (exemplu: Viaa romneasc, Revista de istorie);
b) coleciile anuale ale publicaiilor periodice lunare i trimestriale care nu intr n
categoriile de mai sus (exemplu: Ramuri Craiova Familia Oradea);
c) coleciile semestriale ale periodicelor bilunare i sptmnale (exemplu: Romnia
literar, 22, Contemporanul);
d) coleciile trimestriale ale cotidianelor i ale altor publicaii cu o periodicitate mai mic
dect o sptmn (exemplu: Romnia liber, Adevrul, Gardianul).

16

Evidena preliminar a serialelor*


n afara evidenei de baz, individuale i globale, caracteristic tuturor categoriilor de
documente, periodicele, prin natura lor, necesit forme specifice de eviden:
1) evidena preliminar
2) evidena anual
Ambele forme de eviden se aplic att ziarelor ct i revistelor.
Evidena preliminar este o form de eviden analitic inut numr de numr. Se
realizeaz ritmic, pe msura intrrilor, pe fie speciale, pn n momentul inventarierii.
Exist mai multe tipuri de fie de eviden preliminar:
a) fie de eviden preliminar ziare cod 19-1-3
b) fie de eviden preliminar reviste cod 19-1-3/a
Fia de eviden preliminar a ziarelor cuprinde urmtoarea rubricaie:
titlul. subtitlul/editor (numai dac titlul nu este concludent se trece i autorul/editorul)
/localitatea, editur, periodicitatea/primit prin/ cost abonament/numr factur-act de primire/anul.
Exemple de titluri generice care presupun menionarea i a editorului:
buletin editat de..
anale editat de..
anuar editat de...
Fia de eviden preliminar a revistelor. Aceast fi are structura rubricaiei strns
legat de periodicitate:
zilnic
sptmnal
bilunar (bimensual)
lunar
bimetrial (o dat la 2 luni)
trimestrial
semestrial
anual
Pentru cotidiane (cotidiene) se marcheaz n dreptul fiecrei zile n care publicaie a
aprut o bif; cnd nu apare, sau nu a intrat n bibliotec, se pune o luniu (exemplu: duminicile
se pune o liniu pentru c nu apar).
Se consemneaz de asemenea primul i ultimul numr aprute n anul respectiv.
Cnd se primesc mai multe exemplare ale aceluiai numr, se nregistreaz lng numr
un coeficient care arat cte exemplare au intrat (vezi Anexa 4).
Pentru reviste, exist de asemenea situaii diferite cnd o publicaie are numerotare dubl,
de exemplu, aceasta se va meniona n fia de eviden preliminar.
Este vorba n primul rnd de serialele care i-au ncetat apariia, dar au fost reluate dup
un anumit timp ntr-o serie nou (vezi Anexa 6).
Cnd o publicaie are mai multe serii (exemplu: Analele Univ. din Bucureti, seria
matematic, seria fizic), se ntocmete cte o fi de eviden preliminar pentru fiecare serie
(vezi Anexa 7).
Se nregistreaz anul de apariie, volumul, tomul i tot ce este necesar pentru identificarea
ei.
n cazul n care biblioteca are att abonament ct i donaie sau/i depozit legal atunci
se face cte o fi de eviden pentru fiecare form de achiziie.
Dou exemplare din aceeai surs se noteaz coeficientul sus dreapta:
17

X2

Fie de eviden se organizeaz pe proveniene:


abonament
schimb
donaii
depozit legal, n ordine alfabetic sau geografic, n funcie de cerinele activitii n
bibliotec.
Odat cu nregistrarea publicaiilor seriale n fiele de eviden preliminare se
procedeaz i la cotarea i marcarea apartenenei acestora la coleciile bibliotecii
Cota publicaiei seriale are un simbol specific spre a nu se confunda cu cota crii.

18

27 aprilie 2009
curs
Pe verso-ul fiei de eviden se noteaz date n legtur cu reclamaiile fcute n cazul
neprimirii la timp a publicaiei.
Datele sunt nregistrate pe dou coloane, prima privete reclamaia iar a doua, rspunsul
primit de la furnizor.
Printr-o adres nregistrat de unitatea primitoare se reclam absena unor numere din
publicaii.
Rspunsul cu datele de nregistrare se noteaz n coloana a doua.
Colecii speciale i materiale non-carte
Coleciile speciale (mss, hri, stampe), dac nu sunt constituite n volume, se
nregistreaz unitate cu unitate n inventare speciale.
Materialele non-carte (microformate, benzi magnetice, discuri clasice i moderne,
documente electronice de tipul CD-ROM-urilor) se constituie n uniti de eviden n funcie de
modalitile lor specifice de prezervare i exploatare (plic, cutii, role).
Sistemul romnesc de eviden a publicaiilor
Sistemul romnesc de eviden a publicaiilor a fost impus bibliotecilor noastre prin
HCM nr. 1542/1951 i a fost aplicat pe baza instruciunilor pentru pstrarea, securitatea i igiena
fondurilor bibliotecii.
Din 1955, acest sistem combin evidena individual, reprezentat prin Registrul
Inventar, cu evidena global, reprezentat prin Registrul de Micare a Fondurilor (RMF).
Evidena primar sau global
n activitatea de bibliotec, evidena primar sau global se raporteaz la fiecare stoc
de publicaii n funcie de intrarea lui n bibliotec, fiind anterioar inventarierii.
Evidena primar ofer date referitoare la:
a) dinamica intern a fondului de publicaii n procesul de dezvoltare a coleciilor,
evideniind creterile n raport cu fenomenul de eliminare din circuitul lecturii a unui numr de
exemplare ca urmare a uzurilor fizice/morale precum i al dezinteresului cititorilor pentru unele
publicaii:
- raportul intrare-ieire;
- totalul publicaiilor rmase n bibliotec;
b) proveniena publicaiilor. Fiecare stoc de publicaii este nregistrat n conformitate cu
actele de nsoire (de primire);
c) mrimea fondurilor. Raportarea permanent a publicaiilor intrate la totalul fondului
existent la nceputul i sfritul fiecrei etape (trimestrial, anual);
d) valoarea fondurilor stabilit din punct de vedere financiar i menionat n RMF la
rubricile primiri, scderi i, mai ales, la recapitulare;
e) componena tematic i pe limbi a fondului de publicaii n trei momente diferite:
- publicaii intrate;
- publicaii ieite din eviden;
- recapitulare trimiestrial.
Analiza celor 5 aspecte ne ofer elemente foarte preioase legate de structura fondului de
publicaii al unei biblioteci.
19

Cu ajutorul RMF-ului putem interveni n politica de dezvoltare i planificare a coleciilor


n funcie de profilul bibliotecii i de cerinele reale ale fiecrei etape.
RMF-ul este un excelent sintetizator statistic relativ la situaia fondurilor unei biblioteci
n dinamica intrrilor i a ieirilor.
n 1987, odat cu elaborarea noilor formulare tipizate, a aprut i noul model de Registru
de Micare a Fondurilor n mai multe variante (cod 19-1-1 19-1-1/b) n funcie de tipul de
bibliotec (public, universitar, naional etc.).
Toate aceste variante au elementele fundamentale comune.
Orice RMF are trei pri:
Intrri;
Ieiri;
Recapitulri.
Partea I Intrri se afl urmtoarele rubrici:
nr. crt./ data nregistrrii / proveniena / denumirea; nr. i data actului nsoitor / totalul
documentelor intrate n bibliotec (cantitativ i calitativ) / inventariate de la nr. ... la nr. .../
meniuni.
Partea a II-a Ieiri cuprinde urmtoarele rubrici:
nr. crt. / data nregistrrii / denumirea, nr. i data actului de ieire / totalul documentelor
ieite din bibliotec (valoarea numeric, cantitatea) / repartizarea dup cauzele ieirii (schimb
interbibliotecar, uzate, nerestituite / alte cauze)
Partea a III-a Recapitulare cuprinde rubricile:
anul / micarea fondurilor (existent la nceputul anului / intrri n cursul anului / ieiri n
cursul anului) / totalul documentelor (valoarea n lei / cantitatea) / meniune.
Partea I Intrri evideniaz cronologic mbogirea coleciilor pe stocuri primite.
Partea a II-a Ieiri reflect scoaterea din eviden a unor volume de bibliotec din
diferite motive.
Partea a III-a Recapitulare oglindete dinamica i mrimea coleciei bibliotecii
respective.

20

4 mai 2009
curs prof. Cristina Popescu
unitatea de eviden nseamn lucrri care au date bibliografice identice (sunt
echivalente cu numrul volumelor)
unitatea bibliografic este reflectarea titlurilor existente n bibliotec
dpv contabil sunt uniti distincte
n RMF n care se realizeaz evidena primar (global):
proveniena (donaie, transfer, DL, cumprare)
nr. de uniti bibliografice cu menionarea numrului de volume
n RMF se face nregistrarea documentelor de la nceputul unui an calendaristic pn la
sfritul lui
se menioneaz tipul de documente (attea cri...)
se menioneaz limbile (6 cri n lb. francez)
RMF n funcie de tipul de bibliotec
n RMF trecem i nr. de inventar (dac am nregitrat n RI unitate cu unitate)
n RI bar cod sau nr. de inventar
Unitatea bibliografic reprezint totalitatea documentelor care au aceleai caracteristici
bibliografice (ediie, nr. pagini etc.).
Unitate bibliografic reprezint totalitatea volumelor din acelai titlu dac fac parte din
aceeai ediie.
Toate volumelor din aceeai unitate bibliografic vor avea aceeai cot.
Toate exemplarele dintr-un curs universitar vor cpta aceeeai cot ca i cele
cumprate anterior (vor sta la raft unul lng cellalt).
Cota desemneaz unitatea bibliografic
Fiecare volum fizic va avea un numr de inventar distinct. Pentru c n RI, care este
un act contabil, ele se vor nregistra volum cu volum.
Unitatea bibliografic este reprezentat de 100 cursuri universitare care au aceeai cot i
am 100 de uniti de eviden (deci 100 de exemplare distincte).
RMF1/2009
RMF-ul este un registru unic pentru bibliotec iar pentru completarea lui trebuie s se
in cont de unele reguli:
se completeaz ntr-un singur exemplar
numrul curent n prima parte a registrului ncepe n fiecare an cu numrul 1
nregistrrile n RMF se fac cu cerneal albastr sau neagr. Culoarea roie fiind
folosit pentru corecturi care vor fi certificate cu semntura factorului respectiv la rubrica
Observaii
nscrierile unei partide se fac pe un singur rnd fiind obligatorie completarea tuturor
rubricilor prevzute n tipizat; nu se admit rnduri necompletate
numrul sub care s-a nregistrat partida n RMF se trece pe actul nsoitor
la sfritul anului se trage cte o linie sub nregistrrile respective din prile I i a II-a
iar rndul urmtor se folosete pentru totalizarea coloanelor ntre coloanele din anul care a trecut.
Pe acest rnd, peste primele coloane se scrie Total n anul... ; aceste totaluri se reporteaz n
partea a III-a Recapitulri n anul i rndurile implicate
21

publicaiile periodice se nregistreaz n RMF dup caz: anual, semestrial, trimestrial i


constituirea lor n volume de bibliotec
RMF se pstreaz numai n Serviciul Evidena coleciilor sau un Serviciu care se ocup
de eviden.
Fiind un documente contabil, RMF trebuie s fie legat iar paginile lui numerotate i
nuruite; pe ultima pagin reprezentantul bibliotecii fcnd urmtoarea certificare:
acest RMF are ... pagini, numerotate de la ... pn la .... Urmeaz Data, Semntura,
tampila.
RI = regitrul contabil (menionelaz unitate cu unitate de eviden toate documentele pe
care le are biblioteca)
RMF = registru statistic
Exist urmtoarele categorii de RMF:
RMF pentru bibliotecile publice (are formatul standard naional A4 i codul 19-1-1/a)
RMF pentru bibliotecile naionale (are formatul standard naional A2 i codul 19-11/b)
RMF pentru bibliotecile universitare care cuprinde dou pri: Partea general i
Partea special i are formatul standard naional A4 i codul 19-1-1/b
Evidena individual
Evidena individual reprezint nscrierea documentelor n registrele inventar. Acest tip
de eviden se realizeaz cu ajutorul Registrului Inventar (RI) care contabilizeaz individual
patrimoniul bibliotecii n comparaie cu RMF, care este un analizator statistic al coleciei
bibliotecii, al politicii de dezvoltare a coleciilor.
Fiecare unitate de eviden se particularizeaz prin:
date bibliografice (autor, titlul, locul de apariie, editura, anul apariiei)
valoarea material (preul fiecrui exemplar)
indicele de clasificare zecimal
cota topografic
raportarea la RMF pentru Intrri i Ieiri
Fiecare unitate de eviden primete un numr unic de identificare numit numr de
inventar.
Numrul de inventar sub care s-a nregistrat unitatea de eviden se nscrie pe verso-ul
paginii de titlu a unitii respective i pe marginea alb din interiorul paginii de control unde s-a
aplicat i tampila bibliotecii (1954 tampila pe recto-ul paginii de titlu).

22

11 mai 2009
8 iunie 2009 ora 9 examen amfiteatru
RMF
concluzii
RMF este un registru unic pentru bibliotec indiferent dac aceasta are sau nu subuniti
(filiale, secii, puncte de mprumut).
La rndul lor aceste subuniti bibliotecare pot s aib cte un RMF al lor pentru
simplificarea inerii evidenei n subuniti.
Reguli privind utilizarea RMF:
1) se completeaz ntr-un singur exemplar;
2) numrul curent din Partea I a RMF ncepe cu numrul 1 n fiecare an;
3) nregistrrile n RMF se fac cu cerneaz albastr sau neagr; culoarea roie fiind
folosit exclusiv pentru corecturi, anulri care vor fi totdeauna certificate cu semntura i
tampila factorului respectiv la rubrica Meniuni;
4) nu se admit rnduri libere ntre dou nregistrri;
5) la sfritul anului se traseaz o linie sub nregistrrile respective din Partea I i Partea
a II-a iar rndul urmtor se folosete pentru totalizarea coloanelor din anul care a trecut; peste
acest rnd, peste primele coloane (numr curent, data nregistrrii, proveniena, denumirea,
numrul i data actului nsoitor) se scrie total n anul. Aceste totaluri se reporteaz n Partea a
III-a Recapitulare n anul i rndurile indicate;
6) publicaiile periodice se nregistreaz RMF dup caz (anual, semestrial,
trimestrial). Odat cu recepia abonamentelor, pentru perioada respectiv, i constituirea lor n
volume de bibliotec. n RMF nu se nscriu costurile suportate pentru legarea volumelor sau
pentru confecionarea unor mape de pstrare a publicaiilor seriale;
7) nainte de utilizare, RMF trebuie s fie legat iar paginile lui numerotate i nuruite.
Pe ultima pagin a RMF, reprezentanii instituiei fac urmtoarea certificare: acest RMF are ...
pagini numerotate de la ... pn la ... urmeaz data, semntura i tampila;
8) nregistrrile nu se semneaz;
9) formularul nu circul i se pstreaz la compartimentul Evidena coleciilor.
Exist urmtoarele tipuri de RMF:
1) RMF pentru bibliotecile publice (cod 19-1-1) care servete la nregistrarea crilor,
serialelor, documentelor grafice i audio-vizuale din reeaua bibliotecilor publice;
2) RMF pentru biblioteci universitare Partea General cu, cod 19-1-1/b i RMF
biblioteci universitare Partea Special;
3) RMF pentru bibliotecile naionale cod 19-1-1/b.
n cazul bibliotecilor universitare, dup nregistrarea n RMF Partea General, volumul
de periodic se nregistreaz i n RMF Partea Special.
Cum se procedeaz:
dup evidena individual a coleciilor de seriale, intrate n bibliotec pe diferite ci
(abonament, depozit legal, schimb, donaii) se reconstituie cantitativ i valoric din Registrul
Inventar stocurile de publicaii pe proveniene inventariate ntr-o anumit perioad (trimestru,
semestru, an);
dup reconstituire, se ntocmesc procesele verbale pe baza crora se nregistreaz
stocurile n RMF; sunt cuprinse rubricile:
- numr de volume
- valoare
- numr de titluri i numr de fascilole inventariate
23

- numrele de inventar atribuite


- numrul RMF Partea General
Serialele intrate prin anticariate, achiziii, transferuri se nscriu n RMF Partea Special
pe baza actelor nsoitoare atribuindu-se n prealabil numr de inventar i numr de RMF Parte
General.
La sfritul fiecrui an calendaristic, se totalizeaz cifrele nregistrate n RMF Parte
Special, Partea I, Partea a II-a i Partea a III-a (corelare ntre RMF parte general i parte
special).

24

18 mai 2009
Evidena individual
Evidena individual se realizeaz n bibliotec cu ajutorul Registrului Inventar care
contabilizeaz individual patrimoniul bibliotecii n comparaie cu RMF care este un analizator
statistic a politicii de dezvoltare a coleciilor.
Fiecare document (carte, serial, document non-carte, multimedia etc. tot ce este suport
hrtie) transformat n unitate de eviden se particularizeaz prin:
1) consemnarea principalelor date bibliografice (autor, titlu, ediie, loc i an de apariie);
2) valoarea material (preul fiecrui exemplar);
3) indicele de clasificare zecimal i cota topografic;
4) raportarea la RMF (pentru intrarea i pentru eliminarea publicaiilor din patrimoniu).
Toate aceste elemente bibliografice (notie bibliografice), biblioteconomice (indexare,
cot topografic) i contabile (pre) sunt simbolizate printr-un numr de ordine (numr de
inventar).
Acest numr de ordine se menioneaz pe fiecare uniti de eviden alturi de prima
tampil aplicat la primire iar la cri i lng tampila de la nceputul celei de a doua coli
tipografice.
n activitatea de eviden n Romnia exist n vigoare urmtoarele tipuri de registru
inventar:
1) registru inventar cri brouri - note muzicale cu cod 19-1-2 A3 t2;
2) registrul inventar publicaii seriale cu cod 19-1-2/a;
3) registrul inventar grup (tip de documente de mai mic importan pentru bibliotec
care nu se nregistreaz dect ntr-un grup mai mare ilustraii, cri potale, timbre, brourele
se nregistreaz cantitativ -2-30) cursuri manuale cu cod 19-1-2/b.
4) registru inventar documente arhivistice mss cu cod 19-1-2/c
5) registrul inventar grafic (ilustraie) fotografii hri atlase documente audiovizuale cu cod 19-1-2/d
Mai multe biblioteci au trecut deja la aplicarea unui sistem de eviden informatizat
folosindu-se de barcod (SP sunt colecii speciale la BCU) (regsete toate datele referitoare la
carte).
n general un registru inventar are urmtoarele rubrici: data nregistrrii/numr de
inventar/nsemnri la verificarea fondurilor/autorul i titlul/locul/editura/anul/pre lei/cot
topografic/nr. curent n RMF [Partea I (Intrri)Partea a II-a (Ieiri)]/meniuni.
Pentru periodice avem elemente noi: editorul/anul calendaristic/numr fascicol.
Pentru grafic i fotografii avem tehnica/formatul/.a. depinznd de particularitatea
documentului.
Reguli generale pentru inventariere
Operaiunea de inventariere cuprinde o serie de reguli generale ce se cer a fi respectate cu
consecven:
1) autorul (se transcrie la nceput numele de familie i apoi prenumele desprite prin
virgul).
Dac lucrarea are 2 sau 3 autori se consemneaz numai numele i prenumele primului
autor, cu meniunea .a. iar lucrrile cu mai mult de 3 autori sunt considerate, dup normele
generale, anonime.
2) titlul se transcrie integral numai pe un singur rnd n forma lui de pe foaie de titlu.
Se admit prescurtri numai pentru titlurile ce nu pot fi cuprinse integral n rubrica
respectiv.
25

3) lucrrile anonime, cu autor colectiv, sau periodicele sunt menionate numai cu titluri,
rubrica de autor rmnnd liber.
4) la lucrrile n mai multe volume se menioneaz dup titlu i numrul volumului n
forma prescurtat i numai cu cifre arabe.
5) la lucrrile n mai multe exemplare nregistrate n continuare.
Autorul i titlul se transcriu numai pentru primul exemplar. Repetarea celor dou
elemente bibliografice fiind semnalat ulterior prin ghilimele. Pentru lucrrile n mai multe
volume, avnd ns acelai titlu, se repet n rubricile corespunztoare din RI numai numrul
fiecrui volum.
6) numrul ediiei, cu excepia ediiei princeps, se noteaz cu cifre arabe.
7) n locul de apariiei (de publicare), cu excepia oraului Bucureti (care se poate
prescurta sub forma Buc.), se transcrie complet.
8) preul se consemneaz pentru fiecare exemplar nregistrat chiar dac se repet titlul
sau volumele. La lucrrile n mai multe volume, care au numai meniunea global a preului, fr
diferenieri pentru fiecare volum, preul se scrie o singur dat, cu acolad de cuprindere a
tuturor volumelor nregistrate.
9) la ultima rubric a RI, Meniuni, se consemneaz:
a) numrul i data proceselor verbale ntocmite pentru scoaterea crilor din bibliotec
(uzate, depite, pierdute, transferate etc.);
b) nsemnri privind corectarea unor greeli de transcriere, de numerotare, mpreun cu
numele persoanei creia i aparine sau care a ndreptat eroarea;
c) nota de verificare a organului de control financiar.

Examen toat material;


posibil:
Regulile generale pentru inventariere
Principiile de selecie
Cauzele deseleiei
Principiile deseleciei
ntrebare:
Cum se transcrie autorul/titlul ntr-un RI?

26