Comunicarea

Scris

Descriere:
Comunicarea scris reprezint o component a
comunicrii umane.
Pentru ca mesajul s fie suficient trebuie s fie
foarte bine gndit, adecvat direciei de
transmitere,s fie lizibil, corect i clar.

Mijloace de comunicare scris

pota,
faxul,
e-mail-ul,
Internetul.

Reguli pentru o comunicare eficient

Adopt o atitudine responsabil cu privire la coninutul mesajului;

Concentreaz-te asupra ideilor din mesaj;
Gsete rspunsul la ntrebri ca: ce vreau s spun, cui, ce responsabiliti am, ce argumente pot
folosi, etc;
Folosete un stil propriu;
Folosete un vocabular adecvat;
Utilizeaz pluralul n loc de singular la persoana I i II (v rugm);
Folosete formele de politee;
Utilizeaz timpul prezent n loc de viitor (produsul se ambaleaz);
Evit regionalismele i expresiile populare;
Evit argoul i jargonul;
Folosete fraze i propoziii scurte;
Folosete ordinea direct n propoziii i fraze;
Recitete nainte s trimii mesajul;
Evit s scrii negativ, fii pozitiv.

Scopul comunicrii scrise

De a transmite un mesaj;
De a-l determina pe receptor s acioneze;
De a atrage simpatie receptorului fa de emitor.
Pentru c 75% din ceea ce auzim uitm, scrisul
garanteaz permantizarea oricrei informaii.

Documente cele mai utilizate n viaa de zi cu zi a unei

companii:
Scrisoarea de afaceri
Nota de informare
Minuta
Memoriul
Darea de seama
Referatul
Raportul
Procesul verbal

 Scrisoare de afaceri trebuie s ctige atenia,

s capteze interesul, s aprind dorina, s
ndemne la aciune. Poate fi:
de vnzri,
de nsoire,
de remedieri,
de fidelizare,
de reclamaii.

 Nota de informare e un document dat in cadrul unei

firme la diverse nivele cu privirea la o anumit situaie
curent.
Minuta este un document care consemneaz anumite
lucruri ce se deruleaz n interiorul unei organizaii.
nregistreaz o propunere sau aciune ntreprins la un
moment dat ce urmeaz a fi completat ulterior.

Referatul este un document scris n care sunt prezentate aspecte

concrete, date i aprecieri n legtur cu o anumit problem i
propuneri de modificare a situaiei existente.

Darea de seam este documentul care cuprinde prezentarea i

analiza activitii unei organizaii, ntr-o anumit etap sau
justificarea unei gestiuni. Materialul e critic evideniind dificultile,
cauzele, soluii de remediere. Se prezint de conducere n faa
salariailor. Are scopul de a informa, de a se constitui ntr-o dovad
a celor realizate la un moment dat dar i de a facilita munca celor
din compartimentul/ organizaia respectiv.

Raportul cuprinde o relatare a unei activiti.El comport o analiz

a informaiilor prezentate i propunerea de soluii.
Memoriul este o prezentare amnunit i documentat a unei
probleme, situaii. Cuprinde ca elemente principale:
- formula de adresare,
- numele,
- funcia,
- adresa,
- prezentarea i analiza problemei,
- soluii preconizate,
- semntura,
- funcia adresantului i organizaia.

Procesul verbal este un document oficial (o form

particular a drii de seam) n care se nregistreaz o
anumit constatare sau se consemneaz pe scurt
discuiile i hotrrile unei anumite adunri. Poate fi:
- de constatare,
- de contravenie,
- de predare- primire,
- de consemnare a unei edine.

 n cazul comunicrii scrise n cadrul unei

organizaii de o foarte mare importan este
utilizarea elementelor ce confer identitate
vizual. Aceste elemente pot fi:
- numele
- logo-ul
- codul de culori folosite.

 Rolul elementelor de identitate vizual este:

- de a conferi o personalitate proprie organizaiei;
- de a se constitui ntr-o carte de identitate;
- de a transmite un mesaj legat de valorile promovate de organizaie,
de produsele/serviciile oferite de aceasta;
- de a diferenia organizaia de concureni;
- de a crea o baz comun pentru toate activitile promoionale din
viitor;
- de a crea o imagine pozitiv, uor de memorat n rndul clienilor;
- de a facilita fidelizarea clienilor.