Anexa 3 Sortarea avansata a datelor

Sortarea datelor dintr-o zon sau dintr-un tabel

Sortarea datelor este o parte integrat a analizei datelor. Este posibil s dorii s pune i o list de nume n
ordine alfabetic, s compilai o list de niveluri ale unui inventar de produse de la cel mai mic la cel mai mare
nivel sau s ordonai rndurile dup culori sau pictograme. Sortarea datelor permite vizualizarea rapid a
datelor i o mai bun nelegere a acestora, organizarea i gsirea datelor dorite i, n cele din urm, luarea unor
decizii mai eficiente.
NOT Pentru a gsi primele sau ultimele valori dintr-o zon de celule sau un tabel, cum ar fi primele 10 note

sau ultimele 5 cifre de vnzri, utilizai opiunea Filtrare automat sau formatarea condi ional. Pentru mai
multe informaii, consultai Filtrarea datelor dintr-o zon de date sau un tabeli Adugarea, modificarea sau
golirea formatelor condiionale.

Cuprins
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Despre sortare
Sortarea textului
Sortarea numerelor
Sortarea datelor i a orelor
Sortarea dup culoarea celulei, a fontului sau dup pictogram
Sortarea dup o list particularizat
Sortarea rndurilor
Sortarea dup mai multe coloane sau rnduri
Sortarea unei singure coloane dintr-un interval de celule fr a le afecta pe
celelalte
10. Despre problemele generale legate de sortare

1. Despre sortare
Avei posibilitatea s sortai date dup text (de la A la Z sau de la Z la A), dup numere (de la cel mai mic la cel
mai mare sau invers) i dup date i ore (de la cea mai veche la cea mai nou sau invers) n una sau mai multe
coloane. De asemenea, avei posibilitatea s sortai dup o list de coloane (cum ar fi Mare, Mediu sau Mic)
sau dup format, inclusiv culoarea celulei i a fontului sau setul de pictograme. Sortrile de coloane i de
rnduri reprezint operaiuni suplimentare de sortare.
Criteriile de sortare se salveaz odat cu registrul de lucru, pentru a se reaplica de fiecare dat cnd deschide i
registrul de lucru pentru un tabel Excel, dar nu i pentru un interval de celule. Dac dorii s salva i criteriile de
sortare pentru a aplica periodic o sortare cnd deschidei un registru de lucru, atunci se recomand s utiliza i
un tabel. Acest lucru este important mai ales pentru sortrile pe mai multe coloane sau pentru sortrile care
dureaz mult timp pentru a se crea.

2. Sortarea textului
1.

Selectai o coloan de date alfanumerice dintr-o zon de celule sau asigura i-v c celula activ este
ntr-o coloan de tabel care conine date alfanumerice.

2.

n fila Pornire, n grupul Editare, apoi facei clic pe Sortare i filtrare.

3.

Alegei una dintre urmtoarele:

Pentru a sorta n ordine alfanumeric ascendent, facei clic pe Sortare de la A la Z.

Pentru a sorta n ordine alfanumeric descendent, facei clic pe Sortare de la Z la A.

4.

Opional, avei posibilitatea s efectuai o sortare sensibil la litere mari i mici.

Cum se sorteaz dup litere mari i mici

n fila Pagin de pornire, n grupul Editare, facei clic pe Sortare i filtrare, apoi
pe Sortare particularizat.

n caseta de dialog Sortare, facei clic pe Opiuni.

n caseta de dialog Opiuni de sortare, selectai Sensibil la litere mari i mici.

Facei clic pe OK de dou ori.

Problem: verificai c toate datele sunt stocate ca text n cazul n care coloana pe care dorii s o sortai
conine numere stocate ca numere i numere stocate ca text, atunci trebuie s le formata i pe toate ca text. Dac
nu facei aceasta, numerele stocate ca numere sunt sortate naintea numerelor stocate ca text. Pentru a formata
toate datele selectate ca text, n fila Pornire, n grupul Font, facei clic pe Format font celul, pe fila Numr,
apoi, subCategorie, facei clic pe Font.
Problem: Eliminai toate spaiile de la nceputul datelor n unele cazuri, datele importate din alte
aplicaii pot avea inserate spaii naintea datelor. Eliminai-le nainte de a sorta datele.

3. Sortarea numerelor
1.

Selectai o coloan de date numerice dintr-un interval de celule sau asigura i-v c celula activ se afl
ntr-o coloan de tabel care conine date numerice.

2.

n fila Pornire, n grupul Editare, facei clic pe Sortare i filtrare, apoi efectuai una din
urmtoarele:
Pentru a sorta de la numere mici la numere mari, facei clic pe Sortare de la cel mai mic la

o
cel mai mare.

Pentru a sorta de la numere mari la numere mici, facei clic pe Sortare de la cel mai mare la

o
cel mai mic.

Problem: Verificai c toate numerele sunt stocate ca numere Dac rezultatele nu sunt ceea ce v-ai
ateptat, este posibil ca n coloan s se afle numere stocate ca text, nu ca numere. De exemplu, numerele
negative importate din anumite sisteme de contabilitate sau numerele introduse cu un caracter ' (apostrof) la
nceput sunt considerate text.

4. Sortarea datelor i a orelor

1.

2.
3.

Selectai o coloan de date sau ore ntr-un interval de date sau asigurai-v c celula activ este ntr-o
coloan de tabel care conine date sau ore.
Selectai o coloan de date sau ore ntr-un interval de celule sau ntr-un tabel.
n fila Pornire, n grupul Editare, facei clic pe Sortare i filtrare, apoi efectuai una din
urmtoarele:
Pentru a sorta de la o dat sau or anterioar la o dat sau or recent, facei clic pe Sortare
de la cel mai vechi la cel mai nou.

Pentru a sorta de la o dat sau or recent la o dat sau or anterioar, face i clic pe Sortare
de la cel mai nou la cel mai vechi.
Problem: verificai c datele i orele sunt stocate va date i ore Dac rezultatele nu sunt cele la care v
ateptai, este posibil s existe n coloan date sau ore stocate ca text, nu ca date sau ore. Pentru ca Excel s
sorteze corect valorile de dat i or, toate datele i orele din coloan trebuie s fie stocate ca numr serial de
dat sau or. Dac Excel nu poate recunoate o valoare ca dat sau or, acea valoare este stocat ca text.

NOT

Dac dorii s sortai dup zilele sptmnii, formatai celulele pentru a afia ziua din sptmn.

Dac dorii s sortai dup ziua sptmnii indiferent de dat, transforma i-le n text utiliznd func ia TEXT.
Funcia TEXT returneaz ns o valoare text, astfel c operaiunea de sortare se va baza pe date alfanumerice.

5. Sortarea dup culoarea celulei, a fontului sau dup pictogram

Dac ai formatat manual sau condiional un interval de celule sau o coloan de tabel, dup culoarea celulei sau
a fontului, avei posibilitatea i s sortai dup aceste culori. De asemenea, avei posibilitatea s sorta i dup un
set de pictograme create printr-o formatare condiional.
1.

Selectai o coloan de date dintr-o zon de celule sau asigurai-v c celula activ este ntr-o coloan
de tabel.

2.

n fila Pagin de pornire, n grupul Editare, facei clic pe Sortare i filtrare, apoi pe Sortare
particularizat.

Se afieaz caseta de dialog Sortare.

3.

Sub Coloan, n caseta Sortare dup, selectai coloana pe care dorii s o sortai.

4.

Sub Sortare pe baza, selectai tipul de sortare. Efectuai una din urmtoarele:

Pentru a sorta dup culoarea celulei, selectai Culoare celul.

Pentru a sorta dup culoarea fontului, selectai Culoare font.

Pentru a sorta dup un set de pictograme, selectai Pictogram celul.

5.

6.
o

Sub Ordine, facei clic pe sgeata de lng buton, apoi, n funcie de tipul de format, selectai o
culoare de celul, de font sau o pictogram de celul.
Sub Ordine, selectai modul n care dorii s sortai. Efectuai una din urmtoarele:
Pentru a muta culoarea celulei, culoarea fontului sau pictograma n sus sau la stnga,
selectai Sus pentru o sortare de coloan i La stnga pentru o sortare de rnd.

Pentru a muta culoarea celulei, culoarea fontului sau pictograma n jos sau la dreapta,

selectai Jospentru o sortare de coloan i La dreapta pentru o sortare de rnd.

NOT Nu exist o ordine de sortare implicit pentru culoarea celulei, a fontului sau pentru pictogram. Trebuie

s definii ordinea dorit pentru fiecare operaiune de sortare.

7.

Pentru a specifica urmtoarea culoare de celul, de font sau urmtoarea pictogram dup care se va
sorta, facei clic pe Adugare nivel, apoi repetai paii 3-5.
Asigurai-v c selectai aceeai coloan n caseta Apoi dup i c efectuai aceeai selecie sub Ordine.
Repetai aceti pai pentru fiecare culoare de celul sau de font i pentru fiecare pictogram pe care dori i s le
includei n sortare.

6. Sortarea dup o list particularizat

Avei posibilitatea s utilizai o list particularizat ntr-o ordine definit de utilizator. Excel furnizeaz liste
particularizate predefinite, de zi a sptmnii i de lun a anului i se pot crea propriile liste particularizate.
1.

Opional, creai lista particularizat.

Cum se creeaz o list particularizat

a.

ntr-un interval de celule, introducei valorile dup care dorii s se fac sortarea, n ordinea n
care le dorii, de sus n jos. De exemplu:

b.

Maxim

Mediu

Sczut

Selectai intervalul pe care l-ai tastat. n exemplul de mai sus, vei selecta celulele A1:A3.

c.

Facei clic pe Butonul Microsoft Office

, pe Opiuni Excel, pe categoria Populare,
apoi, sub Opiuni principale pentru lucrul n Excel, facei clic pe Editare liste particularizate.

d.

n caseta de dialog Liste particularizate, facei clic pe Import, apoi pe OK de dou ori.
NOTE

i.

O list particularizat se poate crea numai pe baza unei valori (text, numr i dat sau
or). Nu avei posibilitatea s creai o list particularizat pe baza unui format (culoare de celul, de font sau
pictogram).

ii.

Lungimea maxim pentru o list particularizat este de 255 de caractere, iar primul
caracter nu trebuie s nceap cu un numr.
2.

Selectai o coloan de date dintr-o zon de celule sau asigurai-v c celula activ este ntr-o coloan
de tabel.

3.

n fila Pagin de pornire, n grupul Editare, facei clic pe Sortare i filtrare, apoi pe Sortare
particularizat.

Se afieaz caseta de dialog Sortare.

4.

5.
6.

7.

Sub Coloan, n Sortare dup sau Apoi dup, selectai coloana pe care dorii s o sortai dup o list
particularizat.
Sub Ordine, selectai List particularizat.
n caseta de dialog Liste particularizate, selectai lista dorit. n exemplul anterior, ai face clic
pe nalt, Mediu, Sczut.
Facei clic pe OK.

7. Sortarea rndurilor

1.

Selectai un rnd de date dintr-o zon de celule sau asigurai-v c celula activ este ntr-o coloan de
tabel.

2.

n fila Pagin de pornire, n grupul Editare, facei clic pe Sortare i filtrare, apoi pe Sortare
particularizat.

Se afieaz caseta de dialog Sortare.

3.
4.

Facei clic pe Opiuni.

n caseta de dialog Opiuni de sortare, sub Orientare, facei clic pe Sortare de la stnga la dreapta,
apoi peOK.

5.

Sub Coloan, n caseta Sortare dup, selectai rndul pe care dorii s l sortai.

6.

Alegei una dintre urmtoarele:

Dup valoare

a.

Sub Sortare pe baza, selectai Valori.

b.

Sub Ordine, efectuai la alegere:

Pentru valori text, selectai De la A la Z sau De la Z la A.

Pentru valori numerice, selectai De la cel mai mic la cel mai mare sau De la cel
mai mare la cel mai mic.
Pentru valori de dat i or, selectai De la cel mai vechi la cel mai nou sau De la

cel mai nou la cel mai vechi.

Dup culoarea celulei, a fontului sau pictograma celulei

c.
d.

Sub Sortare pe baza, selectai Culoare celul, Culoare font sau Pictogram celul.
Facei clic pe sgeata de lng buton, apoi selectai o culoare de celul, de font sau o
pictogram de celul.

e.

Sub Ordine, selectai La stnga sau La dreapta.

NOT

Atunci cnd sortai rnduri care fac parte dintr-un plan foaie de lucru, Excel sorteaz grupurile de cel

mai ridicat nivel (nivel 1) astfel nct rndurile sau coloanele de detaliu s fie mpreun, chiar dac rndurile
sau coloanele de detaliu sunt ascunse.

8. Sortarea dup mai multe coloane sau rnduri

Sortarea dup mai multe rnduri sau coloane poate fi necesar atunci cnd exist date pe care dori i s le
grupai dup aceeai valoare ntr-o coloan sau ntr-un rnd, apoi s sortai alt coloan sau alt rnd din acela i
grup de valori egale. De exemplu, dac avei o coloan Departament i una Angajat, ave i posibilitatea s
sortai mai nti dup Departament (pentru a grupa toi angajaii din acelai departament), apoi s sorta i dup
nume (pentru a ordona alfabetic numele din fiecare departament). Se pot sorta pn cel mult 64 de coloane.
NOT Pentru a obine cele mai bune rezultate, zona de celule de sortat trebuie s aib titluri de coloane.

1.

Selectai un interval de celule cu dou sau mai multe coloane de date sau asigura i-v c celula activ
se afl ntr-un cu dou sau mai multe coloane.

2.

n fila Pagin de pornire, n grupul Editare, facei clic pe Sortare i filtrare, apoi pe Sortare
particularizat.

Se afieaz caseta de dialog Sortare.

3.

Sub Coloan, n caseta Sortare dup, selectai prima coloana pe care dorii s o sortai.

4.

Sub Sortare pe baza, selectai tipul de sortare. Efectuai una din urmtoarele:

Pentru a sorta dup text, numere sau valori de dat i or, selectai Valori.

Pentru a sorta dup format, selectai Culoare celul, Culoare font sau Pictogram celul.
5.

Sub Ordine, selectai modul n care dorii s sortai. Efectuai una din urmtoarele:
Pentru valori text, selectai De la A la Z sau De la Z la A.

Pentru valori numerice, selectai De la cel mai mic la cel mai mare sau De la cel mai mare

o
la cel mai mic.

Pentru valori de dat i or, selectai De la cel mai vechi la cel mai nou sau De la cel mai

nou la cel mai vechi.

Pentru a sorta pe baza unei liste particularizate, selectai List particularizat.

o
6.

Pentru a aduga alt coloan dup care se efectueaz sortarea, facei clic pe Adugare nivel, apoi
repetai paii 3-5.

7.

Pentru a copia o coloan de sortat, selectai intrarea, apoi facei clic pe Copiere nivel.

8.

Pentru a terge o coloan de sortat, selectai intrarea, apoi facei clic pe tergere nivel.
NOT Trebuie s meninei cel puin o intrare n list.

9.

Pentru a modifica ordinea n care se sorteaz coloanele, selectai o intrare, apoi face i clic pe
sgeata Sus sauJos pentru a modifica ordinea.
Intrrile aflate mai sus n list sunt sortate naintea celor care se afl mai jos n list.

9. Sortarea unei singure coloane dintr-un interval de celule fr a le

afecta pe celelalte
AVERTISMENT

Utilizai cu grij aceast caracteristic. Sortarea pe o singur coloan ntr-un interval poate

produce rezultate nedorite, cum ar fi mutarea celulelor din coloana respectiv departe de celelalte celule de pe
acelai rnd.
NOT Urmtoarea procedur nu poate fi efectuat ntr-un tabel.

1.

Selectai o coloan ntr-un interval de celule care conine dou sau mai multe coloane.

2.

Pentru a selecta coloana pe care o dorii pentru sortare, facei clic pe titlul coloanei.

3.

n fila Pornire, n grupul Editare, facei clic pe Sortare i filtrare, apoi facei clic pe una din
urmtoarele comenzi de sortare disponibile:

4.

Se afieaz caseta de dialog Avertisment de sortare.

5.

Selectai Se continu cu selecia curent.

6.

Facei clic pe Sortare.

7.

Selectai orice alte opiuni de sortare n caseta de dialog Sortare, apoi facei clic pe OK.
Dac rezultatele nu sunt cele dorite, facei clic pe Anulare

10.

Despre problemele generale legate de sortare

Dac primii rezultate neateptate cnd sortai date, procedai astfel:

Verificai pentru a stabili dac rezultatele returnate de o formul s-au modificat Dac datele pe care leai sortat conin una sau mai multe formule, valorile de returnare ale acelor formule se pot modifica cnd se
recalculeaz foaia de lucru. n acest caz, asigurai-v c reaplicai sortarea sau efectua i sortarea din nou pentru
a obine rezultate actuale.
Reafiai rndurile i coloanele nainte s sortai Coloanele ascunde nu se mut cnd sortai coloanele, iar
rndurile ascunse nu se mut cnd sortai rndurile. nainte s sorta i date, se recomand s reafi a i coloanele
i rndurile ascunse.
Verificai setrile regionale Ordinile de sortare pot varia n funcie setrile regionale. Asigurai-v c avei
setrile regionale potrivite n Setri regionale sau Opiuni regionale i lingvistice n Panoul de control pe
computerul dvs. Pentru informaii despre modificarea setrilor regionale, consulta i sistemul de ajutor
Windows.
Introducei titlurile de coloan ntr-un singur rnd
ncadrai textul n interiorul celulei.

Dac avei nevoie de etichete de linie multiple,

Activai sau dezactivai rndul titlu Se recomand s avei un rnd titlu atunci cnd sortai o coloan,
pentru a uura nelegerea semnificaiei datelor. n mod implicit, valoarea din titlu nu este inclus n
operaiunea de sortare. Ocazional, este posibil s fie necesar s activa i sau s dezactiva i titlul pentru ca
valoarea din titlu s fie sau nu inclus n operaiunea de sortare. Efectuai una din urmtoarele:

Pentru a exclude primul rnd de date din sortare deoarece este un titlu de coloan, n fila Pornire, n
grupulEditare, facei clic pe Sortare i filtrare, pe Sortare particularizat, apoi selectai Datele au anteturi.

Pentru a include primul rnd de date din sortare deoarece nu este un titlu de coloan, n fila Pornire,
n grupulEditare, facei clic pe Sortare i filtrare, pe Sortare particularizat, apoi debifai opiunea Datele au
anteturi.