IV AUTOEVALUACION

ARCHIVACION
1.-METODOS DE ARCHIVO:
En qu consiste el mtodo directo e indirecto?
A.-METODO DIRECTO.-Consiste en ordenar cronolgica y alfabticamente y
luego despus de
Ordenar y clasificar convenientemente los documentos se debe insertarlos
en un flder y poner en la pestaa el nombre del poner en la pestaa el
nombre del documento que contiene.

Facturas
Oficios
Cartas

rea de
Boletas
Admindstracion
2.-METODO INDIRECTO.-Consiste en ordenar los documentos de acuerdo a
un sistema numrico o codificado, que resulta un poco ms complicado que
el caso anterior.

04.52.10

O2 .ct.10

03.51.10

2.-PROCEDIMIENTOS DE LA ARCHIVACION.
Defina y explique que es acumular, examinar, clasificar, marcar y archivar.

1.-Acumular.-Es juntar o acumular documentos , ya que es mas tcnico que

acudir al archivo solo para guardar un documento.De manera que se puede
hacer de dos formas:
a).-Con la utilizacin de un folder destinado especialmente para ese fin.
b).-En bandejas o cubetas (metalicas o de madera) en el que se puede ir
acumulando documentos para archivarlos el da o momento oportunos.
2.-Examinar.-Despues de acumular se proceder a la cuidadosa tarea de
examinar los documentos , ya que por descuido se pudo haber mezclado
documentos que aun estaban en pendiente de tramite.
Tambien debe tenerse en cuenta que todo documento que haya concluido
con el tramite pertinente deber sellarse con la palabra ARCHIVESE o con la
firma del jefe de la oficina u otro funcionario.
3.-Marcar.-Se debe identificar el documento con el cdigo del flder que lo
va a contener, para que se archive en el lugar que corresponde. Solo se
marca cuando el archivo pertenece al sistema numrico o codificado.
4.-Archivar.- Debemos concluir insertando los documentos dentro del flder.

3.-Antes de archivar todava debemos ejecutar algunas acciones previas,

Cules son y en que consiste cada una?
Antes de insertar los documentos en cada flder, debemos realizar ciertos
procedimientos tales como:
a).-Aparejar.- Consiste en igualar los documentos hasta que estn
uniformemente igualado. La forma de aparejar consiste doblar los
documentos demasiado grandes y reducirlos a tamao oficio , y pegar los
documentos demasiado pequeos en una hoja.
b).-Restaurar.- Consiste en reparar aquellos documentos que hayan podido
deteriorarse, romperse o arrugarse y de los que se hayan roto por las
perforaciones .
c).-Ordenar Cronolgicamente.-Consiste en ordenar de acuerdo a las fechas
pero en orden ascendente, as en un flder las cartas que sean de diciembre
estarn arriba y las cartas de enero abajo.
Evitara el desmonte de los documentos ya archivados.
d).- Perforar.-En principio con que clase de perforador contamos.
Buena perforacin har que nuestros documentos tengan buena apariencia
y uniformidad dentro del flder, no se debe doblar documentos
importantes; se debe poner encima de ellos una hoja auxiliar marcada
previamente.

e).-Ubicar y extraer el flder.-Sera muy fcil ubicarlas por las guas

sealizadores ; antes de extraerlos dejemos una seal con el flder que
precede o antecede al flder deseado , dejan- dolo en posicin oblicua.
f).- Se debe insertar los nuevos documentos en el flder aflojando el
fstener sin sacar los do- cumentos ya archivados.
g).-Numerar el forma correlativa el documento que acabamos de insertar.
h).-Devolver el flder a su sitio orientndonos por la seal dejada.

5.- Explique y grafique cmo se organiza un archivo alfabtico.

El orden lgico es:
Lus Ramirez Garss.
I

II

III

1Regla.- Se invertir el orden lgico poniendo en primer lugar el apellido

paterno, en segundo lugar el apellido paterno y en tercer lugar el nombre o
inicial.
2Regla.-Cuando un apellido va solo se ordena como en caso anterior, si los
apellidos son los mismos tambin se considera el nombre de pila.
3Regla.-En caso de nombres homnimos (igual nombre y apellido
paterno)se toma en consideracin el apellido paterno.
4Regla.- Los prefijos no se toman en cuenta como unidades sino como
parte del apellido.
5 y 6Regla.-Los nombres de firmas comerciales e instituciones se ordenan
y se archivan tal como se escriben. Excepto cuando contienen el nombre y
apellido de una persona.
7Regla.- Las abreviaturas se consideran como unidades separadas y como
si estuvieran completas.
8Regla.-Los ttulos y grados acadmicos no se toman en cuenta a la hora
de clasificar y archivar.
9Regla.-En el nombre de mujeres casadas primero se escribe el apellido
paterno, despus el apellido del esposo y por ltimo el nombre con la
palabra seora entre parntesis al final.
10Regla.-Cualquier nmero que forme parte de un nombre se considera
como si estuviera en letras.
11Regla.-Nombres de entidades bancarias.

1Caso.-Se archivan primero por la ciudad en que se ubican, luego el

nombre del banco y por ltimo el pas en que se ubican.
2Caso.-Si existen varias sucursales en una ciudad se toma en cuenta
primero el nombre dela entidad tomando en cuenta la direccin completa.

Rojas de Lizarde , Mara Luisa (Sra.)

De Oru Wilca , Estephany.
Chara Rivera , Oscar.
CONJUNTIVITIS
Vargas Huamn , Perla.
Paucar Quespe , Alonso.
Auca Martinez , Luz G.
Arenas Caballero , Silvia.
CATARATA
Suarez Villena , Carlos.
Palacios Quispe, Rosa L.
Garca Pacheco , Fanny
Garca Flores , Mara Luisa.

OFTALMOLOGA