Lineamientos generales para redactar una descripcion de puestos Requisitos de estilo ‘Algunos autores opinan que la descripcién de puestos debe redactarse inciando cada oracién con un verbo en infinitivo que indiquee accién; despues, se anota el sujeto y luego el comple- mento. Sin embargo, esta estructura difiere dela que se acastumbra en espafial. Las costumbres suelen ser mas poderosas que las reglas. Lo importante es que las palabras transmitan con Caridad el mensaje que se desea enviar En genera, os equisitos de esto para edactar una descripciin ce puesto son los siguientes Claridad. El uso de téiminos ambiguos, esto es, que pueden entenderse en dos o mis sen- tidos, da lugar a confusiones Por ello, deben excluirse términas tales como “asst, verificar’ excétera, Sencillez. También debe emplearse un lenguaje accesible, fo cual no excluye el empleo de tee nicismos necesarios que sean de uso comin en la empresa Coneisién. Debe emplearse el menor nimero posible de palabras, pues asi se favorece también la claridad, pero hay que cuidarse de no caer en el extremo y utilizar mensajes tipo telegrama, que no son adecuacos para describir un puesto de trabajo. Precision. Fs quizé la cualidad principal, Deben excluirse en lo posible los términos vagos que puedan ser entendicos con diversa amplitud por quienes usen las descripciones tales como "poco’, ‘mucho’ fe gran responsabilidad’, entre otras Vivera. Tiene que procurarse en lo posible, hacer una descripcién viva, no una lista de tonos arises, Por ello, la observacién es muy convenience. El empleo de verbos funcionales tales como “corta, “taladra’ ‘perfor’ etc, ayuda a obtener esta cualidad. Conviene inicar con ellos cada pi- rrafo y usarlos en presente de indicativo Formas escritas Existen dos principales: 2) a descrpcin lb, #) ‘alist verificable En la descripcién libre, como fo indica stu nombre, el analisca no tiene que sujetarse a un modelo predeterminado para consignar los hechos; cuenta con la ventaja de que puede adap- tarse mejor a las condiciones de cada puesto. Por su parte, la lista verificable consiste en una forma impresa que tiene ya especificada la informacién que se desea investigar y en cada punto se deja el espacio necesario para poner tuna marca cuando lo incluya el puesto. Tene el inconveniente de que no siempre se adapta a todos los puestos de trabajo de ia empresa Lo més frecuente es combinar ambas formas, mediante la descripcidn libre para la descrip- cién de puestas y la lisa veriicable para la especifcacién, MMM 52 = ao wnisrnacion or ia conpensacibnsU21005,sALARIOSY PRESTACIONESConservacién y revision Para cada anilisis y descripcién de puestos debe existir una forma con la finaldad de leva el control delas personas que hagan uso y tengan en su poder esta documentacién, asi como tambin el con- ‘rol de os cambios y as evsiones que se relicenen ela ya sea le manera peridica, para mancenerla alcorriente o excepcionalmente, por cambio de maquinaria, métodos, etcétera Contenido de una descripcién de puestos Cada modelo tiene caracteristicas diferentes. Sin eribargo, en términos generales la mnayoria de las descripciones de puestos se ajustan a los siguientes apartados: Fecha: permite conocer sila informacién del puesto se encuentra actualizada, Nombre del ocupante: la persona que describié o proporcioné la informacién para describirel puesto. Titulo del puesto: nombre por el cual se conace el puesto. Localizacién: en las organizaciones de mayor tamafio, es necesario informar dénde se encuentra fsicamente el puesto. Este dato es especialmente dil cuando hay diver- 505 domicilios y edifcios Pertenencia: inciuye departamento, divisién,turno, etc. donde se ubica el puesto, Dependencia del puesto: se refiere al puesto de trabajo del que depende, ‘Organigrama: se presenta ¢tramo de contiol la Gepencencia y 2 los colegas ce! puesto. Descripcién genérica o misién del puesto: debe ser una oracién lo suficiente- mente concisa que nae la razén de ser del puesto, por qué esta inmerso en la lorganizacién, qué hace y para qué, asi como cual es la finalidad que se persigue al tener un puesto ast Es muy importante redactar este apartado adecuadamente, ya que una persona, meciante una lectura répida, podra tener una idea clara dela razén de ser del puesto. Descripcién especifica o actividades principales 0 responsabilidades: es una narracién de las responsabilidades y actividades que tiene el puesto, razdn por lo que cada una ellas debe redactarse indicando que y para queé se hace. Este apartado explica y justifica la descripcién genérica 0 misién del puesto. Algunos autores recomiendan que las responsabilidades se redacten iniciando la ‘racién con un verbo en infinitivo, dando la idea de accién, aunque sabernos que 50s diferente de la sintax's que el castellano demanda Relaciones internas: son los contactos que el puesto tiene que desarrollar con personas ajenas al deparcamento o la division donde se encuentre adscrit. Relaciones externas: son los contactos con personas ajenasaa la organizacién y que el ocupante del puesto tiene que forentar, mantener y desarrollar Requisitos: esta seccién pertenece a la especificacién del puesto; sin embargo, algu- ‘nos autores la incluyen en el mismo formato de la descripcién de puestos, depen- diendo fundamentalmente del spo de descripcién que se requiera en cada caso. Goin 4 Ankuisyotscerccs oc ruses + 33Sobre toda cuando se selecciona un formato, debe estar en concordancia con el modelo devaluacién de puestos que se vaya a utilizar, con lafnalidad de que la descripcién conten- {2 toda lainformacin que permita valuar el puesto Existe una diferencia entre una descripcién de puestos y una espectfcacién de pues- tos, ya que en esta tiltima se describe el tipo de requerimientos y demandas que debe ‘cummplir el empleado, as coma las habilidades que debe poseer quien acupe el puesto. El andlisis de puestos en un mundo sin trabajo Un trabajo se define generalmente como un conjunto de actividades muy relacionadas que se ejecutan 2 cambio de un pago; sin embargo, en los ulkimos arios el concepto de trabajo ha ‘ambiado en forma acentuada, Como mencioné hace poco un abservador: ©) mundo moderno esté al Borde de otvo gran salto en cuanto a creatividad y produc tividad, pero el trabajo no va a ser parte de la realidad econdmica del maana. Adin existe y sempre exist una cantidad enorme de trabajo por hacer, pero no va a estar contenido en las envolturas familiares que liamanos trabajos. En realidad, hoy muchas ‘orgonizaciones se encuentran rumibo a no tener puestos definidos (Bridges, 1994, p. 68) El hecho de no tener puestos definidos es producto de los cambios que estén teniendo lugar fen los negocios actualmente, Las organizaciones necesitan lidar con varias fuerzas: cambio acelerado en los productos y la tecnologla, competencia glabal, desregulacién, inestablidad politica, cambios demograficos y tendencias hacia la sociedad de servicios y hacia la era de la informacién. Fuerzas coma estas han cambiado el tablero donde compiten las empresas. En ‘specifica, el cambio rapido ha inerementado de manera considerable Ia necesidad de que las compatias sean receptivas flexibles y capaces de competir en un mercado global Los cambios organizacionales que han realizado las empresas para ser competitivas han coadyuvado a que se difumine el significado de trabajo como un conjunto de responsabilida- des bien definidas y delineadas. Uno de esos cambios es la existencia de organizaciones ras planas lo cual significa que, en lugar de las organizaciones piramidales con siete o més niveles jerdrquicos, se hacen cada ver mas comunes las empresas planas con tan solo tres 0 cuatro niveles. Conforme los gerentes sobrevivientes quedan con més personas a su cargo, tienen menos posibilidades de supervisarlas; asi os trabajos de los subordinados crecen en términos de responsabilidad, que se vuelve no dinicamente més amplia, sino también més profunda (Dessler-Varela, 2003, p. 39). Ejemplos y formatos ‘A continuacién se presentan ejemplos y formats que le ayudaran a hacer una descripcién de puestos. En la figura 47 aparece un formato til para realizar la descripcién genérica y especifica de un puesto. MMMM 5 = ac nisrnacion oe ia compensaciSnsU21005,sALARIOS¥ PRESTACIONESFigura 4.1 Formato utiizado para realizar la descripcién genérica y especifica de un puesto. DESCRIPCION GENERICA (Pregiintese en qué consiste el trabaja, qué funcién cubre, qué finalidad tiene, etcétera) Describa brevernente. DESCRIPCION ESPECIFICA 2) Actividades diarias y constantes (recordar qué, cémo, por qué, cuando y con qué), 6) Actividades periddicas (repetidas a intervalos regulares, aunque no diaria). Aproximadamente cada: Horas aproximadas: 6) Actividades eventuales (ocasionales o a intervalos muy itregulares) 4) {Tiene el puesto oxras obligaciones o responsabilidades? +) Observaciones generales: Coin 4 Ankuisyotscarccs oc ruses + 85siguiente es un ejemplo de la descripcién del puesto de jefe de impuestos de una empresa DESCRIPCION DE PUESTOS DATOS DEIDENTIFICACION Nombre del puesto Jefe de impuestos Titular del puesto: Patricia Melgar Puesto al que se reporta Jefe de néminas Departamento Recursos humanos Nam. ce plazas: i Horatio: 800 a 1600 his, Nombre del analista Lc. Leticia Reyes Judrez Fecha del analiss: 15 demayo de 2005 DESCRIPCION GENERICA Garantizar el correcto curnplimiento, afectacién, registro y presentacin de las diversas obliga- clones laborales a cargo de ia organizacin, de acuerdo con las dsposiciones legales, para ellogro delos objetivos, buscando laeficiencia de los recursos ACTIVIDADES ESPECIFICAS + Verficar la adecuada creacin de provisiones para el pago de los impuestos, median- te la conciiacién de reportes ce némina y registras contables, + Coordinar los pagos de impuestos (isa y estatales), mediante el llenado de las decla- raciones dispuestas para ese fin que se presentan mensualmente, «+ Elaborar las conciliaciones de percepciones e impuestos entre la némina y los regis- tros contables, mediante reportes de némina y auxiliares contables mensuales. «+ Flaborar las coneiliaciones y ajustes del seguro social sisterma de ahorro para el retro (san) e Infonavit, entre los pagos realizados y los registros contables, mediante repor- tes de SUA y los auxiliares contables mensuales. + Coordinar y controlar la informacién fiscal (dictamenes fiscales, seguro social e impuestos locales), para turnarla a despachos externos para su revisién anual reca- bando la inforracién solicicada y necesaria para la revisi6n y presentacién de los diceémenes. «+ Coordinar y controlar informacién pata las declaraciones informativas con el depar- tamento de sistemas, actualizando los requerimientos de informacién, de acuerdo con las disposiciones de las autoridades hacendarias ofiscales, para la presentacion de dichas declaraciones. + Revisar y firmar las pélizas contables para el registro de pagos,transferencias y com- probaciones plasmanco la firma en la péliza que para su registro diario y pago ela- bran las dreas interesacas, WM = acsnisrnacion oe ia conensaciSnsU21005,sALARIOSY PRESTACIONESUbicacién Recursos humanos 1 Gerence Gerente de Geren deadmntacén enominas veaones de personal 1 laborales Jefe de impuestos as ‘Asstente ce aE Seguro socal impuesta sobre Sanus SE REPORTA A: Gerente de néminas. PUESTOS QUE LE REPORTAN Asistente de seguro social Descripcién genéric: Conciliacién de némina y seguro social, elaboracién de liquidaciones al seguro social, aclaraciones y cantrol del diario integrado, Asistente de impuesto sobre la renta (15R) Deseripcién genérca: Faborar fichas contables y crear la provisin de pagos e impuestosfederales y estatales en isk Asistente de impuestos Descripcion genérca: Realizartramites de empleados ante empresas gubernamentales, cartas cericadas de ingresos; cencargarse dela recepcin de avsos de retencin y suspensién de créditos; elaborar constancias de referencias; crear provisién de pagos e impuestos. PRINCIPALES RETOS + Retraso en la entiega de informacion para dictémenes por parte del rea de recursos humanos. + Peticiones externas de informacién por parte de los auditores. + Reducir el volumen de diferencias en los resiscros, (Continda) Coins Ankusyotsceracs oc ruses + 87(Contnacién) «+ Proponer mejora a los sistemas con la finalidad de reducir las fllas que ocasionan dife- rencias de seguro social eimpuestos. RELACIONES INTERNAS Areas Presupuestos: entrega de informacin para el cileul de provisiones y pagos. Costosycontabildadentega yrecepcién de informacién de autores coordinacién de pagosy gastos Juridica: inforacin del estado del cumplimiento de las obligaciones Fscalesy legales en que se encuentra la empresa Sistemas: apoyo en el uso y la implementacién de nuevos sistemas. RELACIONES EXTERNAS. Oficinas gubernamentales (IMSS, infonavit, Tesoreia, SHCP):ealizacin de wéries y pagos de la empresa, asi como atercién a requerimientos que se lleguen a presenta. Despachos contables:atencién a auditores externos. DIMENSIONES Cuantitativas: Manejo de més de 4500 empleados ESPECIFICACION DEL PUESTO PUESTO: efe de impuestos EDAD: 25 235 afios SEXO: Indistinto ESTADO CIVIL:indistinto. IDIOMA:_ HABLADO:. %ESCRITO: % TRADUCIDO: * HABILIDADES: Licenciatura: contador piblica o licenciado en administracin (ttulado o pasante) Conocimientos generales de contabilidad, impuestos y néminas. Conocimientos fscales, hablidad numérica Conciliaciones bancarias. Manejo de calculadora, PC con el software de Office (Excel Word, etcétera). EXPERIENCIA Minima de tres afios en el cilculo de impuestos labora. ACTITUD Facilidad de crato con personal externo e interno. De servicio. Negociadora y posiva APTITUD, Capacidad de anilisis y repuesta numérica Criterio para interpretar leyes y reglamentos. WMI 85 = ac nisrnacion or La compensaciSnSU:1005,sALARIOSY PRESTACIONESFigura 4.2 Formato de una descripcién de puesto de una empresa de la rama meralirgica, og ABC Tilo del puesto codigo Idenvcacién| Organigrama (Objetvo del puesco Responsabildades Trame de contral Relaciones incernas, externas requeridas Indicadores de eficienca Estudios Expetienca previa en el puesto Uso de compuradora, aqueteria que debe ominar : AB ar DESCRIPCION DEL PUESTO Aca Deparamenco Sereporaa Tiler cmaaqaenerse| scibaagd elas [aes acaictranive] [ries sorte | [eros aul enero ebiaqle ane || torkaaeuderpe || Beta quelca Requeri Deseable Minimo Losgraco especidad Cl posgrado,especiidad )Posgrado, especialidad Ctuiado. Ctwiado Citeuiado. Casanceesudiance — )Pasantevestudiance LD] Pasanceestudante [meets superior [media sunenor [meta superior secundaria Csecunciia CAsecuncaria Co requerida CRequenida LAmenosde aio [deta 3aios C]pesa6atos CMs de aos windows Clword Cexcel CiPower Poin: Cloutiook Dots especificar (Contindia) Goi 4 Ankussyotscerccn oc ruses + 39(Continuacién) Responsabilidad ‘Ampltud dela responsabilidad gerencial Anslsisy slucion de problemas Canceritiea yo capacidades deseadas resultado esencal dl puesto implica: Divender Lconcolar CPreducr Dlausodiar DAsesorar Dladminisear Por valores aproximados en ciftas (M = rnaciona) menos de tom Cima 2m Casa som asim 100m Dhiommasoom soma iam imma tom Cimmazsma Claswimasonim Cisima toon Crowmtasoawn CINisdesov ant Recursos fnancieros a su cargo menos de 10m Cima sm C)2siia'son — )51™M a 1000 a1 Khomasoom Csomaimm Cima tom Crimma smn Dismasoma Cisina wom Crowasoovn Cvs de son Mat nes de§, MAA ~ millones de $ en moneda No neces Licoordnacion eeralde grupos pequetosa de aceiades muy éaconadas Licooriacén fecuere de grapos pequetos ode atte econadas coorincn hecuente de grupos scticaes lo varias inepacin deurasubfincn (concider, rio ycoara ce, iinegacin ceurafancién pnp anny maf omer ec) ineacn devaras nconescompleas(omercal + manlactra) cepacin eras frconesdelansucon LAvvariances minimas,hechos bien conocidos [algunas vanantesy modalcades contralacas Se compara, eeligensolucones, variances amplas.iechos epetitvs yf bien conacidos variances amplias Hechos poco repeivos. Anaiza y propone nuevas sluciones variances amplas.Debe generar propuestas creativas yo innovadoras ta compejdad es layla creativided exigidaes apa de alto contenido orignal, [Pare de stuacones con vaga defnicon.Requiere de pensamiento abscacto y orga idesarola bases para nuevos paraigmas Seleccione hasta cinco caractertcs, ls que considere més importante para apoyar la tjecucidn extosa del puesto Dimnovacén Drexbiiaaa anit ysolucindeproblemas, L]Creacién de equipos de aba. Chibi de comuricacn, Cdesarate de colaboraderes adminisracin ce cambio, [manejo de grupos Dhibidad sesora oviencacén aresias. oviencacén al cence eines umanas abao enequipa dominio de proceso adminsravo. Ciessenca alapreséndevabsja —— ideraga. capaci ce ge, La conocmiencos téncosensumaceria Cconocimiento delnegocia Lresizeriaenequireno ée acon TNegoencén Titensamieno anata MMI 50 = ao wnisrnacion oe ia comensaciSnsU21005,sALARIOSY PRESTACIONESCee hy Anélisis de puestos Proceso que nos permite obtener, estudiar y ordenar las actvida- dls que desarrolla una persona en su puesto de trabajo, ai como los requisitos indispen- sables para su eficaz desempeto. El andlsis nas permite sintetizar para llegar a describiz, Descripcién de puestos Explicacion escrita de las actividades, responsabilidades, con- diciones de trabajo y demas aspectos relevantes de un puesto especifico, Descripcién especifiea Narracién de las responsabilidades y actividades que tiene un puesto. Descripeién genérica Oracidn que define la mision del puesto o la razén de ser del mismo, imensiones Informacién cuantitativa que la descripcién ofrece para factores concre- 105 de valuacién de puestos. Documentos de anilisis y descripcién de puestos Documentos que tienen la infor- ‘macién que los certficadores de calidad solictan en las organizaciones como parte de los procesos de certificacién en calidad. Especificacion del puesto Requisitos minimos para que el puesto sea eficientemente desemperiado, los cuales, si bien se refieren a un trabajador, no estan vinculados @ una persona determinada, sino que deben exigirse a cualquiera que ocupe el puesto. Coins Ankussyotscarccs oc ruses + 91