Sunteți pe pagina 1din 24

4.

4 Formule şi funcţii

Formulele şi funcţiile sunt oferite de programul Excel pentru efectuarea de calcule


folosind conţinutul unor celule dintr-o foaie de calcul sau din mai multe foi de calcul în
conformitate cu proiectarea şi cerinţele aplicaţiei.

Definiţie.
Formulele sunt expresii formate din operanzi (constante şi/sau referiri de celule),
operatori matematici (aritmetici şi relaţionali) şi funcţii; formula este precedată de semnul
“= “; funcţia este o formulă complexă predefinită identificată printr-un nume şi conţine între
paranteze o listă de argumente ce reprezintă o expresie.

Cea mai simplă formulă este cea care conţine o valoare (constantă numerică sau text).
Formulele mai complexe sunt construite cu ajutorul expresiilor matematice, dar care sunt precedate
de semnul “= “. În cazul în care formula nu este precedata de semnul “= “, expresia
matematică este interpretata ca o dată (numerică sau de tip text).
Orice formulă trebuie scrisă într-o celulă a foii de calcul şi va apărea scrisă în bara
formulei (Formula Bar). Formula se termină prin tasta <CR>, şi ca efect în celulă nu va fi afişată
formula , ci rezultatul calculelor în conformitate cu expresia corespunzătoare formulei.

Exemplu de mai sus este preluat din foaia de calcul Orders ataşată la cartea “Excel 97
pas cu pas“, Microsoft Press, 1998 (http://www.microsoft.com/mspress).
În practică, există două moduri diferite de a crea (scrie) o formulă:
1. tehnica traditional㠖 se selectează celula în care trebuie să fie creată formula şi se
introduce formula scriind adresele de celulă ale tuturor celulelor care urmează a fi
introduse în formulă; nu se recomandă pentru formulele complexe, deoarece pot apărea
erori prin tastare;
2. tehnica de tip indicare – se selectează celula unde trebuie să apară rezultatul şi se
tastează semnul “=“; introducerea formulei se face prin repetarea următoarei acţiuni:
se efectuează click pe celula ce este operand în formulă şi se tastează semnul pentru
operatorul corespunzător, până la terminarea întregii formule; se încheie formula prin
apăsarea tastei <CR>;

În cazul tehnicii de tip indicare, dacă este necesară referirea unor celule la mare distanţă
unele de altele, se recomandă atribuirea de nume pentru aceste celule şi apoi referirea numelor
atribuite.
Denumirea domeniilor de celule este o facilitate prin care utilizatorul poate aplica un
nume pentru a desemna o celulă sau un grup de celule (rolul variabilelor într-un limbaj de
programare), în loc de a folosi adresele de celule ca referinţe.
Numele definite prezintă multiple avantaje:
• numele sunt mai descriptive şi mai uşor de memorat decât adresele de celule;
• când o celulă este deplasată, numele este deplasat o dată cu celula;
• se poate folosi un nume în locul unei celule sau al unui domeniu de celule într-o formulă
sau în argumentul unei funcţii, similar utilizării unei etichete de rând sau de coloană;
• la copierea unei formule care foloseşte un nume, efectul este acelaşi ca şi cum s-ar folosi o
referinţă absolută de celulă.

Numele pot avea maximum 255 de caractere şi pot include litere, cifre, liniuţe de subliniere şi
puncte, primul caracter trebuie să fie o literă sau un caracter de subliniere, deci diferit de cifre
şi punct. Un nume definit nu poate folosi adrese valide de celule.

Un domeniu de celule poate fi denumit în trei moduri:


1. folosind caseta Name Box – se selectează domeniul de celule ce urmează a fi
denumit şi se efectuează click în caseta Name Box din partea stângă a barei de
formule; se tastează un nume valabil şi se apasă <CR>;
2. folosind caseta de dialog Define Name - se selectează domeniul de celule ce
urmează a fi denumit şi se efectuează Insert  Name  Define care deschide
caseta de dialog Define Name ce oferă o listă de nume deja folosite în toate foile
de calcul ale agendei de lucru; în casta de text Names and workbook se tastează un
nume valabil de domeniu, după care se efectuează clik pe butonul Add; se poate
realiza ştergerea (delete) unui nume deja introdus folosind butonul Delete; la
încheierea operaţiunii se efectuează click pe butonul OK;
3. folosind caseta de dialog Create Names – se poate atribui un nume unei celule din
textul existent într-o celula, chiar dacă textul nu este o etichetă de coloană sau de
linie; se selectează domeniul de celule ce urmează a fi denumit; se includ celulele al
caror conţinut urmează a fi folosit ca nume, fie pe primul sau pe ultimul rând, fie pe
prima sau pe ultima coloană selectată; se selectează opţiunea Insert  Name 
Create din bara de meniuri pentru a deschide caseta de dialog Create Names; în
caseta de text Create name in , se selectează rândul (Top-sus sau Bottom-jos)
şi/sau coloana (Left-stânga sau Right-dreapta) care conţine etichetele ce urmează a
fi folosite pentru a denumi domeniul selectat; se efectuează click pe butonul OK
pentru a aplica numele.

Numele de domeniu se poate folosi ca argument pentru o funcţie oferită de programul


Excel. De asemenea, numele îndeplineşte un rol de navigare, cu precădere în agendele de lucru şi
foi de calcul de mari dimensiuni. Pentru a comuta la sau pentru a selecta un domeniu cu nume,
oriunde în interiorul agendei de lucru, se efectuează click pe săgeata orientată în jos din caseta
Name şi se selectează numele din lista.
C
ompletarea formulelor este operaţia prin care trebuie să se utilizeze facilitaţile Excel pentru
copierea conţinutului unei celule ce reprezintă formule de calcul, şi în alte celule vecine, dar
calculele se referă la celule corespunzătoare unor rânduri sau coloane. Operaţia de completare este
un fel de operaţie de Ť copiere ť. Această operaţie se utilizează şi când celula conţine numere sau
text.
Indicatorul de mouse (cursorul) va lua mai multe forme în timpul deplasării într-o foaie de
calcul, şi anume :
• cruce mare – în această formă se poate utiliza pentru activarea sau selecţia celulelor ;
• săgeat㠖 această formă se va obţine când se deplasează spre marginea unei celule active;
când indicatorul are această formă, se poate utiliza mouse-ul pentru deplasarea celulei
(copierea conţinutului celulei în altă celulă-mutarea celulei) ;
• cruce mică neagr㠖 se va obţine această formă când mouse-ul se deplasează spre
indicatorul de celula (colţul jos-dreapta = pătrat min negru ;instrument de umplere),
forma ce se utilizează pentru a comunica utilizatorului că este permisă operaţia de
completare.

În timpul lucrului în Excel, utilizatorul trebuie să urmarească frecvent forma indicatorului. O


deplasare de mouse egală cu a 32-a parte dintr-un inch (aproximativ 0.8 mm) reprezintă diferenţa
între operaţiile de selectare, deplasare şi copiere.

Pentru completarea unei formule (este o operaţie de copiere), se selectează celula care
conţine formula ce se doreşte a fi copiată. Se deplasează indicatorul de mouse în direcţia
instrumentului de umplere până când indicatorul capătă forma indicatorului de umplere (cruce
mică neagră). Se apasă butonul de mouse şi se trage de indicatorul de completare pentru a selecta
celulele unde se doreşte copierea formulei. Se eliberează butonul de mouse şi astfel formula va fi
copiată şi în celulele selectate.

Însumarea pe rânduri şi pe coloane este o metodă de creare a totalurilor pe rânduri şi pe


coloane, dintr-un singur pas folosind butonul AutoSum ( λ -însumare automată) de pe bara de
instrumente Standard. Acesta apelează funcţia SUM.
De exemplu, dacă există un tabel de numere şi se doreşte realizarea totalurilor valorilor pe
fiecare rând şi pe fiecare coloană, se selectează celulele care conţin întregul tabel, se poate include
şi celula vidă care va conţine totalul. După aceea, se efectuează click pe butonul AutoSum. Excel
va insera în celula vidă o formulă de calcul (indiferent dacă acestă celulă a fost selectată sau nu) şi
va calcula totalul. Dacă se doreşte inserţia unui rând alb înaintea totalurilor, se selectează două
celule suplimentare. Totalul se va plasa în ultima celulă vidă selectată.

După cum se va vedea din imaginea următoare, pentru tabelul ce conţine numere în
domeniul B4:G14, automat în celula I4 se va crea formula =SUM(B4:H4), în celula I5 se va crea
formula =SUM(B5:H5), ş.a.m.d., iar în celula I16 se va crea celula formula =SUM(B16:H16).
Deliberat, coloana H este cu celule vide, iar rândul 15 conţine, de asemenea celule vide. Prin
utilizarea butonului AutoSum calculul totalurilor în coloana I şi în rândul 16 se va realiza
automat şi imediat.
Modificarea formulelor (revizuire/actualizare) poate interveni în diverse situaţii :
ˇ s-a introdus o formulă incorectă ;
ˇ au fost adăugate date noi şi este necesară modificarea formulei pentru reflectarea datelor
noi introduse.

U
tilizatorul se poate deplasa în celula care conţine formula şi să creeze o nouă formulă, scriind
formula corectă, sau poate edita formula existentă. La efectuarea unui dublu click pe o formulă
pentru a o deschide în vederea editării, programul Excel va desena fiecare adresă de celulă sau
adresă de domeniu într-o culoare diferită şi va amplasa o margine de aceeaşi culoare în jurul
celulei sau a domeniului. Marginea are numele de identificator de domeniu (Range Finder). O altă
modalitate este aceea de a selecta celula care conţine formula şi apoi se selectează bara de formule
unde se face click pe ea. Dacă se doreşte modificarea unor referinţe, utilizatorul poate folosi
tastatura, fie identificatorul de domeniu. Pentru a folosi tastatura, se selectează referinţa din
formulă şi apoi fie se efectuează click pe celula cu care se doreşte a se face înlocuirea, fie se
tastează adresa celulei de înlocuire. Pentru a folosi identificatorul de domeniu, se Ť apucă ť
marginea identificatorului de domeniu şi se deplasează în celula corespunzătoare. Dacă este
necesară includerea în domeniu a unui număr mai mare sau mai mic de celule, se trage de
instrumentul de selecţie situat în partea de jos a indentificatorului de domeniu pentru a extinde sau
pentru a reduce selecţia. După încheierea editării formulei, se apasă pe <CR> sau se execută click
pe butonul Enter.

Observaţie.
Dacă referinţa care se doreşte a fi modificată este un domeniu de celule, referinţa este
construită lexical din prima celulă din domeniu (un colţ), două puncte Ť : ť şi ultima celulă din
domeniu (celălalt colţ diagonal), adică în cazul de mai sus, dacă este considerat întregul tabel ,
vom avea B16:H16. Pentru a modifica această referinţa într-o formulă, se selectează întreaga
referinţă şi apoi se trece în foaia de calcul şi se trage pentru a selecta domeniul de celule pentru
noua formulă, sau se deplasează şi apoi se extinde identificatorul de domeniu.

Exerciţiu. Să se considere tabelul de numere din exemplul precedent, să se înlocuiască


cuvântul Ť Total ť cu Ť Media ť şi să se realizeze acţiuni pentru ca pe rândul 16 şi pe coloana I
să apară valorile medii ale numelor din tabel. Se va folosi funcţia AVERAGE (medie) oferită de
programul Excel prin butonul Paste Function (fx).
Utilizarea funcţiilor Excel este o facilitate puternică şi performantă a programului Excel.
O funcţie este o formulă predefinită, prin care utilizatorul economiseşte timp pentru efectuarea
unor calcule complexe. De asemenea, pentru a economisi timp, se recomandă utilizarea
referinţelor la alte celule, în loc de a include toate caluculele care determină rezultatele în aceste
celule. Utilizarea butonului AutoSum (λ ) are ca efect apelarea funcţiei SUM.
Funcţiile sunt formule, deci dacă se apelează o singură funcţie, aceasta trebuie să fie
precedată de semnul Ť = ť. După semnul egal urmează numele funcţiei, urmat de unul sau mai
multe argumente separate prin virgule sau Ť ; ť şi incluse între paranteze :

=Nume_funcţie (<lista-argumente>)

De regulă, funcţiile sunt operanţi în expresiile care constituie formula.

P
rogramul Excel oferă utilizatorului sute de funcţii (235) care se pot apela pentru a calcula rezultate
folosite în finanţe, contabilitate, statistică, matematică, inginerie sau în alte domenii ştiinţifice,
economice, sociale. Funcţiile sunt proceduri (programe structurate) care calculează un anumit
rezultat cu o precizie foarte mare ţinând seama de performanţele actualelor microprocesoare cu
care sunt înzeztrarte sisteme de calcul.

Categorii de funcţii Excel


Categorie Exemple

Financial (financiare) Calculează rata dobânzii, rata lunară de


rambursare a împrumutului, valoarea
uzurii, etc. (17 funcţii)

Date & Time (data şi Determină ora curentă, ziua din


ora) săptamână sau din an, ora sau data

Math & Trig Calculează valoarea absolută, rădăcina


(matematică şi pătratică, suma, funcţia exponenţială,
trigonometrie) funcţia logaritmică, funcţii
trigonometrice, etc.

Statistical (statistică) Calculează medii, maxime şi minime,


abateri medii pătratice, cuantile, etc.

Look & Reference Caută şi returnează valori dintr-un


(căutare şi referinţă) domeniu, creează hiperconexiuni în
reţele sau documente din INTERNET

Database (bază de date) Prelucrează valori dintr-o bază de date


(tabel) din Excel

Text (text) Converteşte text în majuscule sau


minuscule, elimină caractere din dreapta
sau stânga, concatenează şiruri de
caractere, etc.

Logical (logic) Evaluează o expresie logică şi returnează


o valoare TRUE (adevărat) sau FALSE
(fals), folosită pentru diverse acţiuni sau
pentru formatare (condiţionată)

Information Returnează informaţii din programul


(informaţie) Excel sau Windows, referitoare la
starea unei celule, a unui obiect sau
mediu în ansamblu

Engineering (inginerie) Calcule inginereşti, funcţii incluse în


Office 2000, dar trebuie instalate separat
din Analysis Toolpack

Observaţie.
Evident, nu este necesară memorarea tuturor funcţiilor dintr-o categorie, dar utilizatorul
trebuie să se informeze despre existenţa acestor funcţii şi să cunoască funcţiile de bază şi să aibă
suficiente informaţii despre alte funcţii pentru a le putea apela atunci când este nevoie. Este
posibilă accesarea tuturor funcţiilor prin utilizarea paletei de formule (Formula Palette).

Daca trebuie să se apeleze o funcţie mai rar folosită, se foloseşte butonul Paste Function
(fx) de pe bara de instrumente Standard care deschide caseta de dialog Paste Function ce oferă
lista categoriilor de funcţii (Function category) şi lista numelor de funcţii din categoria selectată
(Function name). Caseta de dialog Paste Function se poate deschide şi prin comanda Insert 
Function.
Lista categoriilor de funcţii include categoria funcţiilor cel mai recent utilizate (Most
Recently Used) şi categoria tuturor funcţiilor (All).

Înainte de a apela o funcţie, utilizatorul trebuie să cunoască rezultatul returnat (întors) de


funcţie, ce argumente trebuie sa aibă funcţia (tipul şi semnificaţia lor) şi modul de apelare al
funcţiei. Prin regimul de asistenţă (Help) programul Excel oferă toate aceste aspecte pentru
fiecare funcţie, utilizatorul urmănd să fie în cunoştinţă de cauză în ceea ce priveşte oportunitatea
accesării unor funcţii în cadrul aplicaţiei la care lucrează.

De exemplu, dacă se doreşte valoarea unui împrumut sau a unei investiţii într-un moment
de timp viitor, după efectuarea tuturor plăţilor, utilizatorul trebuie să cunoască faptul că există în
categoria funcţiilor financiare (Financial) funcţia FV (future value ; valoare viitoare) ce se
apelează cu argumentele :
ˇ rate – de tip number ; rata dobânzii la împrumut ;
ˇ nper (number of periods) – de tip number ; număr de perioade (număr de luni, ani, zile
sau alte unităţi) ;
ˇ pmt (payment) – de tip number ; plată ; sumă platită periodic ca rată la împrumut ;
ˇ pv (present value) – de tip number ; valoarea actuală ; valoarea iniţială a unui împrumut ;
ˇ type – de tip number ; tip având valoarea 1 sau 0.

Apelul funcţiei se va face sub următoarea formă : FV(rate ; nper ; pmt ; pv ;type).
Observaţie. Când se lucrează cu funcţii financiare, trebuie verificat dacă toate argumentele unei
funcţii sunt bazate pe aceeaşi perioadă de timp : o zi, o lună sau un an.

Numele funcţiilor oferite de programul Excel pe categorii de funcţii sunt :

ˇ Financial – DB, DDB, FV, IPM, IRR, ISPMT, MIRR, NPER, NPV, PMT, PPMT, PV,
RATE, SLN, SYD, VDB ;

ˇ Date & Time – DATE, DATEVALUE, DAY, DAYS360, HOUR, MINUTE, MONTH,
NOW, SECOND, TIME, TIMEVALUE, TODAY, WEEKDAY, YEAR ;

ˇ Math & Trig – ABS, ACOS, ACOSH, ASIN, ASINH, ATAN, ATAN2, ATANH,
CEILING, COMBIN, COS, COSH, DEGREES, EVEN, EXP, FACT, FLOOR, INT, LN,
LOG, LOG10, MDETERM, MINVERSE, MMULT, MOD, ODD, PI, POWER,
PRODUCT, RADIANS, RAND, ROMAN, ROUND, ROUNDDOWN, ROUNDUP,
SIGN, SIN, SINH, SQRT, SUBTOTAL, SUM, SUMIF, SUMPRODUCT, SUMSQ,
SUMX2MY2, SUMX2PY2, SUMXMY2, TAN, TANH,TRUNC ;

ˇ Statistical – AVEDEV, AVERAGE, AVERAGEA, BETADIST, BETAINV,


BINOMDIST, CHIDIST, CHIINV, CHITEST, CONFIDENCE, CORREL, COUNT,
COUNTA, COUNTBLANK, COUNTIF, COVAR, CRITBINOM, DEVSQ, EPONDIST,
FDIST, FINV, FISHER, FISHERINV, FORECAST, FREQUENCY, FTEST,
GAMMADIST, GAMMAINV, GAMMALN, GEOMEAN, GROWTH, HARMEAN,
HYPGEOMDIST, INTERCEPT, KURT, LARGE, LINEST, LOGEST, LOGINV,
LOGNORMDIST, MAX, MEXA,MEDIAN, MIN, MINA, MODE, NEGBINOMDIST,
NORMDIST, NORMINV, NORMSDIST, NORMSINV, PERSON, PERCENTILE,
PERCENTRANK,PERMUT, POISSON, PROB, QUARTILE, RANK, RSQ, SKEW,
SLOPE, SMALL, STANDARDIZE, STDEV, STDEVA, STDEVP, STDEVPA, STEYX,
TDIST, TINV, TREAD, TRIMMEAN, TTEST, VAR, VARA, VARP, VARPA,
WEIBULL, ZTEST ;

ˇ Look & Reference – ADDRESS, AREAS, CHOOSE, COLUMN, COLUMNS,


GETPIVOTDATA, HLOOKUP, HYPERLINK, INDEX, INDIRECT, LOOKUP, MATH,
OFFSET, ROW, ROWS, TRANSPOSE, VLOOKUP ;
ˇ Database – DAVERAGE, DCOUNT, DCOUNTA, DGET, DMAX, DMIN,
DPRODUCT, DSTDEV, DSUM, DVAR, DVARP ;
ˇ Text – CHAR, CLEAN, CODE, CONCATENATE, DOLLAR, EXACT, FIND, FIXED,
LEFT, LEN, LOWER, MID, PROPER, REPLACE, REPT, RIGHT, SERCH,
SUBSTITUTE, T, TEXT, TRIM, UPPER, VALUE ;
ˇ Logical – AND, FALSE, IF, NOT, OR, TRUE ;
ˇ Information – CELL, ERROR, TYPE, INFO, ISBLANK, ISERR, ISERROR,
ISLOGICAL, ISNA, ISNOTEXT, ISNUMBER, ISREF, ISTEXT, N, NA, TYPE.

Tabelul funcţiilor Excel utilizate mai frecvent în aplicaţii

FUNCŢIA REZULTAT – DESCRIERE

AVERAGE (x1, x2,…, xn) Media aritmetică a numerelor


m = (x1+ x2 + … + xn) / n
I
nainte de a introduce o funcţie(formulă), utilizatorul trebuie să se asigure că celula în care se
doreşte afişarea rezultatului, este activă (selectată). Sunt două modalităţi, ori se execută click în
caseta Formula Bar şi se tastează Ť = ť şi apoi conţinutul formulei, ori se execută click pe
butonul (=) Edit Formula (editare formulă) din bara de formule pentru a deschide paleta de
formule. În ultimul caz, caseta Name aflată în partea stângă a barei de formule (Formula Bar), se
va transforma în caseta Function (funcţie), afişând numele ultimei funcţii folosite şi o lista cu cele
mai recente funcţii utilizate, dacă se execută click în lista derulantă a casetei Function. Dacă
funcţia dorită se află în listă, se selectează şi astfel programul Excel va scrie funcţia în bara de
formule şi în paleta de formule. Paleta de formule include o descriere a funcţiei şi una sau mai
multe casete de text pentru fiecare argument al funcţiei. Pentru unele funcţii care folosesc un
singur domeniu de celule apare şi descriere domeniului, deoarece se Ť intuieşte ť argumentul.
Casetele corespunzătoare argumentelor trebuie completate pentru a utiliza funcţia apelată.
De exemplu, dacă în foia de calcul (tabel) din imaginea precedentă se doreşte ca în celula
G21 să se calculeze media valorilor de pe coloana G, deci din domeniul G12 :G20, se selectează
celula G21 şi apoi se execută click pe butonul Edit Formula şi apoi se selectează funcţia
AVERAGE din caseta Function. Se va deschide paleta de formule, şi anume caseta pentru funcţia
AVERAGE aşa cum apare în imaginea următoare. Automat apare primul argument domeniul
G12 :G20. Dacă selecţia este corectă se confirmă prin efectuarea unui click pe butonul OK. În
cazul în care se doresc alte argumente, în casetele de texte Number 1, Number 2, etc. se pot tasta
sau introduce alte argumente. Se poate utiliza butonul Colapse Dialog (Inhibare casetă)
Ca în cazul oricărei formule, rezultatele funcţiei sunt afişate în celula activă, iar
funcţia este afişată în bara de formule (Formula Bar), în momentul când celula respectivă
este activă (selectată).

Exista doua tipuri de functii/formule :


ˇ Functii obisnuite la care rezultatul va fi returnat doar intr-o celula, adica sunt functii
de tipul f : D1 x D2 x … x Dn  D ;
ˇ Functii matriceale la care rezultatul va fi returnat intr-o zona de celule(domeniu),
adica sunt functii de tipul
f : D1 x D2 x … x Dn  E1 x E2 x … x Em ;
în acest caz argumentele funcţiei pot fi :
a) un domeniu(o regiune) α n : β m,
unde α ,β ∈{A,B, …, Z} si n, m ∈ {1,2, … 65536} ;
b) un nume de domeniu/regiune ;
c) o matrice numerica data sub forma
{ <linia_1> ; <linia_2> ; … ;<linia_n>}, unde <linia_i> este
lista elementelor liniei “i“ separate de virgula;

EXEMPLE.
a) Calculul determinantului si inversei unei matrice(se utilizeaza functiile MDETERM si
MINVERSE)

Consideram A o matrice 3 x 3 si sa calculam determinantul matricei.


In celulele domeniului A4 :C6 se introduc elementele matricei A, apoi se selecteaza celula
E4 unde se doreste sa apara rezultatul, dupa care in bara de formula se tasteaza
“=MDETERM(A4 :C6)“ sau se apeleaza functia MDETERM indicandu-se
argumentul ce este domeniul in care sunt elementele matricei A.
Pentru calculul inversei, se va selecta domeniul A10 :C12 care in final va stoca inversa
matricei, apoi se apeleaza functia MINVERSE cu argumentul A4 :C6, dupa care se apasa
combinatia de taste <CTRL> + <SHIFT> + <CR>.

b) Calculul puterilor unei matrice(se va utiliza functia MMULT). Pentru A2 se va selecta


zona G4:I6 unde se va stoca matricea rezultat, apoi se va apela functia MMULT
indicandu-se argumentele A4 :C6, respectiv A4 :C6, dupa care se apasa combinatia de
taste <CTRL> + <SHIFT> + <CR>. Asemanator se va proceda pentru A3, A4, …, An.

det(A
matricea A ) A*A

19 0 7 72 382 0 154

3 2 8 87 4 61

3 0 3 66 0 30
inversa A*A*
A A

-
0.194
0.083333 0 44 7720 0 3136

-
1.819
0.208333 0.5 44 1848 8 824

0.527
-0.08333 0 778 1344 0 552

Opţiunea AutoCalculate (calcul automat) oferită de programul Excel permite efectuarea


anumitor verificări referitoare la conţinutul unor celule (ce conţin constante sau valori ca rezultat
al unei funcţii sau formule). Se poate cere afişarea automată în bara de stare a calculului pentru
sumă, medie, etc. a unor valori dintr-un domeniu de celule. Pentru activarea acestei opţiuni se
selectează regiunea (domeniul) de celule care urmează a fi verificate şi se efectuează click cu
butonul drept pe bara de stare. Se afişează un meniul local (meniu rapid) ce va permite selectarea
funcţiei dorite de utilizator. Efectul apelării funcţiei solicitate se va afişa în bara de stare.

Formulele şi funcţiile utilizate într-o foaie de calcul fac referinţe la diferite celule sau
domenii de celule. Aceste referinţe pot fi destul de complicate pentru unele foi de calcul complexe,
astfel că urmărirea lor poate fi anevoioasă.

Programul Excel oferă utilizatorului diferite mijloace grafice destinate verificării


interdependenţei celulelor. Aceste mijloace pot fi utilizate cel mai simplu prin afişarea pe ecran a
barei de unelte (Auditing Toolbar) care este destinată verificării (Auditing) formulelor şi
funcţiilor. Prin comanda Tools  Auditing se deschide un meniul din care se alege comanda
Show Auditing Toolbar (afişarea barei de unelte pentru verificare).
Uneltele din această bară trebuie utilizate numai după ce a fost selectată celula
corespunzătoare. Comenzile (uneltele) acestei bare sunt :
ˇ Trace Precedents – celula actuală va fi legată cu săgeţi (de culoare albastră) de
celulele precedente (folosite la determinarea conţinutului celulei active) ; se indică
acele celule, la care formula sau funcţia din celula activă face referinţe (celulele
precedente, adică ascendenţii celulei active) ;
ˇ Remove Precedent Arrows – ştergerea săgeţilor care indică celulele ascendente
de nivel cel mai înalt pentru celula activă ;
ˇ Trace Dependents – indicarea acelor celule care utilizează informaţia din celula
activă (celulele care depind de celula activă, adică descendenţii) ;
ˇ Remove Depentent Arrows - ştergerea săgeţilor care indică celulele descendente
de nivel cel mai înalt pentru celula activă ;
ˇ Remove All Arrows – ştergerea tuturor săgeţilor de indicare a
interdependenţelor ;

ˇ Trace Error – indicarea celulei sau celulelor care cauzează eroarea în celula
activă ; comanda poate fi utilizată dacă celula activă conţine o valoare ce indică o
eroare ;
ˇ New Comment – ataşarea unui comentariu celulei active ;
ˇ Circle Invalid Data – încercuirea datelor invalide (în context cu comanda de
validare a datelor) ;
ˇ Clear Validation Circles – ştergerea cercurilor de validare .
Referinţe absolute şi relative de celule

Operaţia fundamentală de copiere a celulelor în Excel este o operaţie mai specială ţinând
seama că o celulă poate conţine valori de date (constante - numere, text) sau formule (apeluri de
funcţii şi expresii). Dacă o foaie de calcul este mai complexă (volum mare de date şi calcule
complexe), este incomod să se repete introducerea unor formule în mai multe celule. De exemplu,
dacă trebuie să se realizeze suma valorilor pe mai multe linii sau pe mai multe coloane, ar trebui
să se introduca acelaşi tip de formulă de mai multe ori, schimbându-se doar
coordonatele(referinţele) unor coloane sau linii.
Pentru a fi un instrument puternic în calculul tabelar, programul Excel a introdus referinţe
de celule absolute şi relative.
Faţă de metodele fundamentale de copiere în Office 2000, utilizatorul va detecta câteva
diferenţe la copierea şi deplasarea celulelor şi a domeniilor de celule în Excel :
ˇ dacă se inserează celulele deasupra unor date existente, aceste date vor fi suprascrise, prin
urmare trebuie să existe suficiente celule vide pentru a se accepta selecţia ce urmează a fi
inserată ;
ˇ decuparea şi lipirea, precum şi copierea şi lipirea au efecte diferite în Excel faţă de
pachetul Office 2000 ; este imposibilă copierea, apoi interclasarea unor operaţii şi apoi
lipirea ; datele trebuie inserate imediat, altfel decuparea sau copierea sunt anulate ;
ˇ la decuparea unei celule în Excel, aceasta este copiata în memoria Clipboard, dar nu este
eliminată din foaia de calcul decât în momentul inserării ei în noua locaţie prin apăsarea
tastei <CR> sau efectuarea unui click pe butonul Paste ;
ˇ la decuparea unei selecţii, aceasta poate fi lipită o singură dată, nu se pot realiza copii
multiple ; copierea şi lipirea sunt operaţii care se pot repeta ; la apăsarea tastei <CR> la
sfârşitul unei operaţii de lipire, programul Excel va goli memoria Clipboard, deci se poate
folosi butonul Paste pentru a insera prima, a doua, şi a n-a copie ; se apasă <CR> numai la
inserarea ultimei copii.
Dacă se selectează o regiune (domeniu) de celule pentru a fi copiate în alt loc din foaia de
calcul, după selectare se foloseşte butonul Copy care are ca efect încadrarea domeniului cu un
dreptunghi cu laturi din linii întrerupte mişcătoare.

Utilizarea facilităţilor de tragere şi aşezare (drag and drop) este eficientă în operaţiile de
copiere şi în acest caz. Această metodă este folosită dacă celulele care urmează a fi copiate, cât şi
destinaţia lor, sunt vizibile pe ecran.
După selectarea celulelor, se deplasează mouse-ul ca să indice spre laturile indicatorului
de celulă(domeniu), cu excepţia instrumentului de completare (unde indicatorul de mouse se va
transforma într-o săgeată). Se menţine apăsat butonul drept şi se trage de celule în noile lor locaţii.
La eliberarea butonului de mouse, se va deschide un meniu rapid, care permite opţiunea între
deplasarea (mutarea) şi copierea celulelor.
După cum se poate vedea din exemplele precedente, copierea valorilor s-a realizat obişnuit
conform metodei generale oferite de pachetul Office 2000.
In cazul în care este vorba de copierea unei formule dintr-o celulă în alta, programul Excel
modifică automat fiecare referinţă de celula din formulă.
Exemplu demonstrativ. Să presupunem că celula H18 conţine formula =SUM(C18 :G18)
care calculează suma valorilor din domeniul de celule C18 :G18 şi dorim să copiem celula H18 în
celula J20. Indiferent de modalitatea de copiere, în final în celula J20 se va obţine valoarea 0, iar
formula afişată în bara de formule va fi =SUM(E20 :I20). Aceste efecte sunt rezultatul modificării
automate a referinţelor de celule din formula continută în H18. Evident, în celula J20 se obţine
valoarea 0 deoarece domeniul E20 :I20 este vid. Se poate observa din imaginea de mai jos că
referinţele au fost translatate. Translaţia referinţelor este identică cu translaţia celulei J20 faţă de
celula H18 care conţine formula iniţială. Acest tip de referinţă se numeşte referinţă relativă.
Prin urmare, în procesul de copierea a celulelor care conţin formule, referinţele celulelor
din formula copiată sunt translatate în funcţie de poziţia destinaţiei faţă de celula copiată. Prin
copiere se poate ajungeţi la cazuri în care unele referenţieri de formule devin invalide, când se
afişează textul Ť #REF ! ť.

În exemplul următor (imaginea următoare) vom ilustra procesul de referenţiere absolută a


celulelor unei formule.Vom selecta celula H18 şi o vom edita (se execută click dublu pe ea sau
click simplu pe ea şi apoi click simplu în bara de formule) prin trecerea la fiecare referinţă de
celulă, când se apasă tasta <F4> care face ca în faţa literei de celulă şi în faţa numărului liniei să
apară simbolul Ť $ ť ( sau se va tasta efectiv simbolul Ť $ ť). După aceasta editare se apasă tasta
<CR> şi astfel rezultatul în celula H18 va fi acelaşi ca cel anterior. Dacă se repetă procesul
anterior de copiere a formulei H18 în celula J20, rezultatul obţinut în celula J20 va fi identic cu
valoarea din H18, iar în bara de formule va fi afişată formula nemodificată.
În acest caz s-a utilizat referenţierea absolută, formula copiată referenţiază (accesează),
fără nici o translatare, celulele originale.

Există posibilitatea utilizării şi a referinţelor mixte. În acest caz, componenta în faţa căreia
este plasat simbolul Ť$ť este o referinţă absolută , iar componenta care nu este precedată de
simbolul Ť $ ť este o referinţă relativă.

Exercitiu. Folosind referinţe mixte, vom genera un tabel al înmulţirii numerelor (Tabla
înmulţirii) . În domeniul de celule A2 :A19 vom introduce în ordine numerele 1, 2, …, 19 ( se
recomandă utilizarea seriilor de valori ; Edit  Fill  Series), iar în domeniul B1 : M12 aceleaşi
valori. În celula B2 vom introduce (edita) formula Ť =$A2*B$1 ť, după care vom selecta celula
B2 şi executăm Copy. Vom selecta domeniul întreg B2 : M12 şi executăm lipirea (Paste) şi asfel
se va genera tabelul înmulţirii (Tabla înmulţirii) din imaginea care urmează.
Š Universitatea din Bucuresti 2002.
No part of this text may be reproduced in any form without written permission of the University of Bucharest,
except for short quotations with the indication of the website address and the web page.
Comments to: Vlada Marin; Text editor: Vladimir Ioan Vararu and Magdalena Bostan; Last update: November, 2002