I.10.

Prevederi legale privind procedura pregtirii i depunerii

documentelor parte din Fondul Arhivistic Naional al
Romniei la Arhivele Naionale
n conformitate cu prevederile articolului 5 din Legea Arhivelor Naionale
16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare, Arhivele Naionale acord asisten
de specialitate i asigur desfurarea unitar a operaiunilor arhivistice la nivelul tuturor
creatorilor i deintorilor de documente, ndeplinind printre alte atribuii i pe aceea de a
prelua de la creatori i deintori de arhiv documentele care fac parte din Fondul
Arhivistic Naional al Romniei, n condiiile i la termenele prevzute n lege.
Astfel c, persoanele juridice creatoare i deintoare de documente depun spre
pstrare permanent la Arhivele Naionale i la serviciile judeene ale Arhivelor
Naionale, dup cum urmeaz:
a) documentele fotografice, precum i peliculele cinematografice, dup 20 de ani de la
crearea lor;
b) documentele scrise, cu excepia actelor de stare civil i a documentelor tehnice, dup
30 de ani de la crearea lor;
c) documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor;
d) actele de stare civil, dup 100 de ani de la ntocmirea lor;
e) matricele sigilare confecionate din metal, avnd nscrise toate nsemnele legale i
denumirea complet a unitii, dup scoaterea lor din uz.
Documentele create i deinute de Autoritatea pentru Valorificarea Activelor
Statului pot fi duse spre pstrare permanent la Arhivele Naionale din momentul n care,
prin ordin al preedintelui Autoritii pentru Valorificarea Activelor Statului, se constat
c nu mai sunt necesare pentru desfurarea activitii curente.
Creatorii i deintorii de arhiv pot deine documente care fac parte din Fondul
Arhivistic Naional al Romniei i dup expirarea termenului de depunere, dac sunt
necesare n desfurarea activitii lor, pe baza aprobrii directorului Arhivelor
Naionale, n cazul creatorilor i deintorilor la nivel central, i a efilor serviciilor
judeene ale Arhivelor Naionale, pentru ceilali creatori i deintori, n condiiile

respectrii prevederilor prezentei legi.

n aceast situaie, creatorii i deintorii de documente sunt obligai s depun la
Arhivele Naionale sau la serviciile judeene ale Arhivelor Naionale cte un exemplar al
inventarelor documentelor permanente pe care le dein.
Ministerul Aprrii Naionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Romn de
Informaii, Serviciul de Informaii Externe, Serviciul de Protecie i Paz, alte organe cu
atribuii n domeniul siguranei naionale, precum i Academia Romn i pstreaz
documentele proprii n condiiile prezentei legi i dup expirarea termenelor prevzute.
Organizaiile particulare i persoanele fizice care dein documente din Fondul
Arhivistic Naional al Romniei le pot depune la Arhivele Naionale sub form de
custodie sau donaie, scutite de taxe i impozite.
Deintorul care dorete s vnd documente care fac parte din Fondul Arhivistic
Naional al Romniei este obligat s comunice aceasta Arhivelor Naionale sau, dup caz,
serviciilor judeene ale Arhivelor Naionale, care au prioritate la cumprarea oricror
documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei i care trebuie s se
pronune n termen de 60 de zile de la data nregistrrii comunicrii.
Documentele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii, certificate
i extrase privind drepturile individuale ale cetenilor, vor fi pstrate de ctre creatorii i
deintorii de documente.
Creatorii i deintorii de documente menionai mai sus, care i pot pstra
documentele i dup expirarea termenelor legale de depunere, sunt obligai s depun la
Arhivele Naionale sau la serviciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz, cte un
exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le dein, la expirarea
termenelor de depunere a acestora.
n cazul desfiinrii, n condiiile legii, a unui creator de documente, persoan
juridic, fr ca activitatea acestuia s fie continuat de altul, documentele cu valoare
istoric, ct i cele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii, certificate i
extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurri sociale ale
cetenilor, vor fi preluate de Arhivele Naionale sau de serviciile judeene ale Arhivelor
Naionale. Documentele cu valoare practic se preiau dup nfiinarea n cadrul Arhivelor

Naionale i al direciilor judeene ale Arhivelor Naionale a unor structuri specializate,

cu asigurarea, n condiiile legii, a resurselor umane i logistico-financiare
necesare.
Documentele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii, certificate i
extrase privind drepturile cetenilor referitoare la stagiile de cotizare n sistemul public
de pensii, aflate la casele teritoriale de pensii, se preiau, pe baz de inventar i procesverbal de predare-preluare.
Creatorii i/sau deintorii de documente, persoane juridice, care i schimb
regimul de proprietate sau i modific obiectul de activitate, precum i noii deintori
care preiau patrimoniul au obligaia s dispun msuri pentru pstrarea, conservarea i
evidena arhivei, n condiiile prevzute de lege.
Aceste uniti sunt obligate s ia msuri mpotriva distrugerii, degradrii,
sustragerii ori comercializrii fr drept a documentelor din arhiv. De asemenea,
depozitarea documentelor se face n spaii i n condiiile corespunztoare, avizate ale
Arhivelor Naionale sau ale serviciilor judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz.
Carnetele de munc se predau titularilor de drept ori succesorilor legali ai acestora, dup
caz.
Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei o dat
intrate, potrivit legii, n depozitele Arhivelor Naionale i/sau ale serviciile judeene ale
Arhivelor Naionale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora, cu excepia celor
predate n custodie.
Preluarea documentelor de la creatori i deintori de ctre Arhivele Naionale se
efectueaz prin confruntarea inventarelor cu unitile arhivistice. Totodat, se face i
verificarea modului de constituire a unitilor arhivistice predate. mpreun cu
documentele se preiau i inventarele acestora, n trei exemplare. Predarea-preluarea se
consemneaz ntr-un proces verbal, ntocmit n dou exemplare conform modelului
prevzut n anexa nr. 6 din Instruciuni.
n acest proces verbal se consemneaz numele celui care pred i numele celui
care preia documentele, anii extremi, cantitatea n uniti arhivistice i metri liniari.

Procesul verbal se ntocmete i se nregistreaz la unitatea creatoare i

deintoare, nr. procesului verbal fiind trecut n registrul de eviden curent, n dreptul
inventarelor dosarelor predate. Procesul verbal se nregistreaz i la Arhivele Naionale.
Un exemplar rmne la unitatea creatoare sau deontoare, celelalte merg la
Arhivele Naionale.
Arhivele Naionale pot de asemenea prelua documente de la persoane fizice prin:
cumprare, donaie, depunere spre pstrare. Persoanele fizice deintoare de documente le
pot preda pe baza unei oferte fcute Arhivelor Naionale. Ofertele trebuie s cuprind:
proveniena documentelor (motenire, cumprare etc.), opiunea pentru vnzare sau
donaie sau depunere spre pstrare, inventarul documentelor, cantitatea documentelor,
anii extremi.
n cazul vnzrii se vor preciza preteniile bneti. Oferta va fi nsoit de
documentele ce fac obiectul prelurii. Oferta se ntocmete n trei exemplare i se
nregistreaz n Registrul de intrare-ieire a corespondenei; un exemplar se pred
ofertantului.
n fiecare unitate a Arhivelor Naionale funcioneaz cte o Comisie de evaluare
i achiziii, numit prin ordinul eful unitii. Comisia este format din: preedinte,
secretar i un numr impar de membri. Pentru cazuri deosebite pot fi consultai i ali
specialiti din sistemul Arhivelor Naionale. Ei vor ntocmi un referat de specialitate
asupra documentelor, referat ce va sta la baza aprecierii Comisiei asupra valorii
documentelor.
Lucrrile Comisiei vor fi consemnate ntr-un registru de procese verbale. Procesul
verbal al Comisiei se va multiplica n attea exemplare cte vor fi necesare completrii
dosarelor fondurilor/ coleciilor achiziionate, plus unul pentru Serviciul financiar.
Comisia de evaluare i achiziionare va ntocmai inventarul documentelor oferite
spre achiziionare, n scopul evalurii acestora. Inventarul se ntocmete n trei exemplare
i va cuprinde, n dreptul fiecrei poziii, suma acordat. n final, se va face totalul
sumelor.
Pentru documentele oferite spre vnzare se va ntocmi un contract de vnzarecumprare, n patru exemplare, conform anexei nr. 33. Contractul poate cuprinde i
clauze impuse de ofertant sau de cumprtor.

Un exemplar al ofertei, al procesului verbal al comisiei de evaluare i achiziii, al

inventarului, cu precizarea sumelor acordate, al contractului de vnzare-cumprare se vor
transmite Serviciului financiar.
Al doilea exemplar al actelor sus-menionate se depune la evidena fondurilor i
coleciilor, pe baza unui proces verbal de predare-primire, nsoit de documentele
achiziionate. Procesul verbal va consemna predarea documentelor achiziionate n
gestiunea unui depozit, sub semntura efului de depozit i cu menionarea datei i a
numrului sub care a fost nscris n Registrul general de arhiv fondului/colecia.
nscrierea n registrul general de arhiv se face pe baza ofertei.
n arhiva Comisiei de evaluare i achiziii se vor pstra: registrul de procese
verbale i un explemplar al inventarului ntocnit de Comisie.

Bibliografie
1. Legea 16/1996 cu modificrile i completrile ulterioare
2. Norme tehnice
3. Instruciuni