Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
- numele persoanei pentru care s-a eliberat actul/prile implicate, eventual nr. actului ;
- scopul n care se solicit actul i calitatea (persoan ndreptit , succesor sau
reprezentant legal) pe care o are solicitantul n cazul n care nu este titularul actului
respectiv.
Se rein pentru nregistrare toate cererile , ns se repartizeaz spre rezolvare doar cererile
care conin datele menionate anterior i sunt i de competena Arhivelor Naionale.
Cererile care nu sunt de competena A.N, vor fi transmise, n termen de 5 zile de la
nregistrare, ctre instituia competent n vederea soluionrii lor, solicitantul urmnd a fi
ntiinat prin adres despre locul n care i s-a redirecionat cererea. Cererile nregistrate
la DANIC sau la Direciile Judeene , conexate atunci cnd este cazul, sunt prezentate
directorului sau efului direciei/serviciului, care stabilete prin rezoluie persoana care
trebuie s se ocupe de rezolvarea acestora.
n funcie de obiectul solicitrii, dar i de rezolutia superiorului ierarhic, personalul cu
atribuii de rezolvare a cererilor efectueaz urmtoarele operaiuni, n vederea identificrii
informaiilor solicitate
- cercetarea inventarelor fondurilor i colectiilor
- selectarea cotelor
- scoaterea u.a care urmeaz a fi cercetate
- identificarea informaiilor n cuprinsul documentelor
- rearhivarea u.a
- completarea registrului de depozit.
Vor fi cercetate att fondurile/coleciile indicate prin rezoluie de ctre superiorul
ierarhic, ct i alte fonduri/colecii care pot conine informaii referitoare la obiectul
solicitrii.
La sfritul cercetrii se ntocmete referatul, scris pe verso-ul cererii sau pe o fil
separat pe care se nscrie, n partea dreapt, sus, nr. cererii i anul. Referatul va fi semnat
i datat de persoana care a efectuat cercetarea. Referatul conine n mod obligatoriu
urmtoarele elemente :
1. Documentele cercetate : denumirea fondurilor/coleciilor arhivistice i a prilor
structurale cercetate. Se menioneaz numerele de inventar; perioada cercetat; cotele u.a
depistate i cercetate.
2. Rezultatul cercetrii: se va meniona dac rezultatul cercetrii este unul negativ sau
pozitiv. Dac rezultatul este pozitiv, se menioneaz cotele u.a din care s-au extras
informaiile. n cazul unui rezultat negativ, se precizeaz motivul negaiei (fie c n
fondurile i coleciile cercetate nu s-au identificat documentele solicitate , fie c n
documentele identificate nu figureaz persoana sau informaiile solicitate). La ntocmirea
referatului i a adresei de rspuns se va utiliza o formulare clar , pentru a se evita
posibilele confuzii lingvistice. n cazul n care documentele solicitate se gsesc ntr-un
fond sau colecie neprelucrat/ arhivistic, se va meniona n referatul i adresa de rspuns
ctre solicitant, fie c nu s-a putut efectua cercetarea datorit lipsei evidenelor , fie c s-a
cercetat n baza unor evidene incomplete.
Certificatul trebuie s conin doar datele existente , fr a se ntregi perioadele pentru
care nu exist informaii sau pentru care numele solicitantului nu se gsete n
documente. n cuprinsul certificatului se vor indica deenumirea/denumirile creatorului,
genul documentelor, perioada din care s-au extras elementele necesare ntocmirii
acestuia.
Copia i extrasul se ntocmesc de pe orice tip de act existent n depozitele A.N, n funcie
de natura informaiilor solicitate. Copiile i extrasele trebuie s conin urmtoarele
elemente de titlu :
- denumirea documentului dupa care au fost intocmite,
- nr. si data sub care acesta a fost emis,
- denumirea emitentului actului.
Se redau intocmai acele pri din document aflate n legtur direct cu obiectul
solicitrii.
Copiile, extrasele i certificatele se elibereaz nsoite de adrese de rspuns, naintat
solicitantului sau mputernicitului legal al acestuia, sau se expediaz prin pot.
Eliberrile de acte ctre solicitani se face prin intermediul biroului de relaii cu publicul ,
personalul acestuia fiind rspunztor de desfurarea legal a acestei activiti.
La ridicarea actului, solicitantul sau mputernicitul su legal va meniona , n scris, pe
cerere sau pe copia adresei de nsoire , sub semntur, c a primit actul, menionnd
numele, data i CNP-ul (n cazul cetenilor strini care nu au CNP - seria i nr.
paaportului sau actului de identitate).