Cap.10.

ORGANIZAREA I EFECTUAREA INVENTARIERII

PATRIMONIULUI
10.1. Definirea operaiunii
10.2. Efectuarea inventarierii patrimoniului
10.3. Stabilirea i nregistrarea n contabilitate a rezultatelor inventarierii patrimoniului firmei
10.1. Definirea operaiunii
Inventarierea patrimoniului reprezint ansamblul operaiunilor prin care se constat existena tuturor elementelor
de patrimoniu, n uniti cantitative, valorice sau ambele, dup caz, ct i stabilirea valorii reale a acestor bunuri la
momentul efecturii operaiunii.
n economia de pia inventarierea are un dublu scop:
- stabilirea situaiei reale privind existena patrimoniului firmei, ceea ce se realizeaz prin compararea existentului
faptic de bunuri cu cel nscris n evidena contabil;
- determinarea valorii actuale (de piaa) a structurilor patrimoniale de activ i de pasiv ale firmei.
Potrivit prevederilor legale, agenii economici au obligaia de a efectua inventarierea general a patrimoniului n
mai multe momente ale activitii firmei:
la nceputul activitii;
cel puin odat pe an, de regul la sfritul anului;
n cazul fuzionrii sau divizrii;
la ncetarea activitii.
Mai sunt cazuri n care este necesar inventarierea n cursul funcionrii societii, n anumite situaii speciale,
care reclam stabilirea cu certitudine a stocurilor, astfel:
- n cazul modificrii preurilor;
- la cererea organelor de control;
- ori de cte ori sunt indicii c exist lipsuri sau plusuri n gestiune;
- la predarea-primirea gestiunilor;
- cu prilejul reorganizrii gestiunilor;
- ca urmare a unor calamiti naturale, n cazuri de for major sau alte cazuri speciale.
Potrivit articolului 11 din Legea contabilitii, rspunderea pentru buna organizare a lucrrilor de inventariere
revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaia gestionrii patrimoniului i care
elaboreaz i transmite comisiilor de inventariere instructiuni scrise n acest sens.
10.2. Efectuarea inventarierii patrimoniului
Inventarierea general a patrimoniului se efectueaz actualmente conform Ordinului Ministerului de Finane
nr.2388/1995. Operaiunea se efectueaz de ctre comisii de inventariere formate din cel puin dou persoane, numite prin
decizie emis de persoanele autorizate i care au i obligaia de a lua msuri pentru crearea condiiilor corespunzatoare de
lucru pentru comisiile de inventariere.
Obligaiile administratorilor:
n vederea bunei desfurri a operaiunilor de inventariere, administratorii, ordonatorii de credite sau alte
persoane care au obligaia gestionrii elementelor de activ i de pasiv, trebuie s ia msuri pentru crearea condiiilor
corespunzatoare de lucru comisiei de inventariere, prin:
- organizarea depozitrii bunurilor grupate pe sortimente, codificarea acestora i intocmirea etichetelor de raft;
- inerea la zi a evidenei tehnico-operative la gestiuni i a celei contabile i efectuarea confruntrii datelor din aceste
evidene;
- participarea ntregii comisii de inventariere la lucrrile de inventariere;
- asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor care se inventariaz, respectiv pentru sortare, aezare,
cntrire, msurare, numrare etc.;

- asigurarea participrii la identificarea bunurilor inventariate a unor specialiti din unitate sau din afara acesteia, la
solicitarea responsabilului comisiei de inventariere, privind calitatea, sortimentele, preurile etc., persoane care au obligaia
de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor nscrise;
- dotarea gestiunii cu aparate i instrumente adecvate i n numr suficient pentru msurare, cntrire etc., precum i
cu formulare i rechizite necesare;
- dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul i de sigilare a spaiilor inventariate;
- asigurarea proteciei muncii pentru membrii comisiei de inventariere, n conformitate cu normele de protecie a muncii
(inventarierea n spaii frigorifice, n spaii climatizate, n cureni de aer puternici etc);
- asigurarea securitii usilor, ferestrelor, porilor de la depozite, gestiuni, magazine etc.
n decizia de inventariere este obligatoriu s se menioneze:
- componena comisiei;
- numele responsabilului comisiei;
- modul de efectuare a inventarierii;
- gestiunile supuse inventarierii;
- data de ncepere i terminare a operaiunilor.
Comisiile de inventariere pot fi coordonate de ctre o comisie central, numit de asemeni prin decizia conducerii
firmei. De menionat faptul c din comisiile de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii i
nici contabilii care in evidena gestiunii respective.
nainte de nceperea operaiunii, comisiile de inventariere au obligaia de a lua o serie de msuri organizatorice.
Obligaiile comisiei de inventariere:
nainte de nceperea inventarierii trebuie s ia o declaraie scris de la gestionar (Anexa ...), din care s rezulte
-

dac:
gestioneaza valori materiale i n alte locuri de depozitare;
are n gestiune i bunuri aparinnd terilor;
are cunostin despre unele plusuri sau lipsuri n gestiune;
are valori materiale nerecepionate;
a primit sau eliberat valori materiale fr documente;
deine numerar din vnzarea bunurilor;
are documente de primire-eliberare care nu au fost operate n evidena gestiunii etc.
Gestionarul trebuie s menioneze obligatoriu n declaraia sa felul, numrul i data ultimului document de intrare
i a uluimului document de ieire a bunurilor din gestiune. Declaraia se dateaz i se semneaz de ctre gestionarul
rspunzator de gestiunea bunurilor i de ctre comisia de inventariere, care atest c a fost dat n prezena sa.
Comisia de inventariere are anumite responsabiliti exprese privind derularea operaiunii de inventariere :
s identifice toate locurile i ncperile n care exist bunuri ce urmeaz a fi inventariate;
s asigure nchiderea i sigilarea spaiilor de depozitare, n prezena gestionarului, ori de cte ori se ntrerup operaiunile de
inventariere i se prsete gestiunea;
dac bunurile supuse inventarierii, gestionate de ctre o singur persoana, sunt depozitate n locuri diferite sau cnd
gestiunea are mai multe ci de acces, membrii comisiei care efectueaz inventarierea trebuie s sigileze toate aceste locuri
i cile lor de acces, cu excepia locului n care a nceput inventarierea, care se sigileaz numai n cazul cand inventarierea
nu se termin ntr-o singur zi; la reluarea lucrrilor se verific dac sigiliul este intact, n caz contrar acest fapt se va
consemna ntr-un proces-verbal de constatare, care se semneaz de ctre comisia de inventariere i de ctre gestionar,
lundu-se msurile corespunzatoare;
documentele ntocmite de comisia de inventariere rmn n cadrul gestiunii inventariate, n locuri special amenajate,
respectiv fiete, casete, dulapuri, care vor fi ncuiate i sigilate; sigiliul se pstreaz, pe durata inventarierii, de ctre
responsabilul comisiei de inventariere;
s bareze i s semneze, la ultima operaiune, fiele de magazie, menionnd data la care s-au inventariat bunurile, s
vizeze documentele care privesc intrri sau ieiri de bunuri, existente n gestiune, dar nenregistrate, s dispun
nregistrarea acestora n fiele de magazie i predarea lor la contabilitate, astfel nct situaia scriptic a gestiunii s reflecte
realitatea operaiunilor;
s verifice numerarul din cas i s stabileasc suma ncasrilor din ziua curent, solicitnd ntocmirea monetarului, n ceea
ce privete gestiunile cu vnzare cu amnuntul, ct i depunerea numerarului la caseria unitii;
s controleze dac toate instrumentele i aparatele de msur sau de cntrire au fost verificate i dac sunt n bun stare de
funcionare.

n cazul n care gestionarul lipsete, comisia de inventariere aplic sigiliul i comunic aceasta conducerii unitii
respective. Conducerea unitii are obligaia s l ncunotineze imediat, n scris, pe gestionar despre inventarierea ce
trebuie s se efectueze, indicnd locul, ziua i ora fixate pentru nceperea lucrrilor.
Dac gestionarul nu se prezint la locul, data i ora fixate, inventarierea se efectueaz de ctre comisia de
inventariere n prezena altei persoane, numit prin decizie scris, care s l reprezinte pe gestionar.
Metodele de inventariere sunt difereniate, funcie de natura elementelor patrimoniale supuse inventarierii, astfel:
stabilirea stocurilor faptice la bunurile materiale: se efectueaz prin numrare, cntrire, msurare sau cubare, dup caz.
La anumite categorii de bunuri unde, practic, metodele prezentate mai sus ar conduce la degradri sau pierderi de bunuri
ori la cheltuieli importante cu inventarierea, este admis inventarierea prin calcule tehnice. Toate bunurile ce se
inventariaza se nscriu n listele de inventariere, care trebuie s se ntocmeasc separat, pe gestiuni i categorii de bunuri,
pentru fiecare loc de depozitare;
creanele i datoriile fa de teri (clieni, furnizori): se inventariaz prin confirmarea pe baz de notificare a valorii creanei
sau datoriei;
disponibilitile aflate n conturi la banci: se inventariaz prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de bnci
cu datele din contabilitate;
disponibilitile din casieria firmei: se inventariaz n ultima zi lucratoare a lunii sau a exerciiului financiar, dupa caz,
dup nregistrarea tuturor operaiunilor de ncasri i pli privind perioada respectiva; apoi are loc confruntarea soldurilor
din Registrul de cas cu cele din contabilitate;
bunurile depreciate, inutilizabile, deteriorate, greu vandabile, precum i creanele i obligaiile incerte ori n litigiu : se
inventariaz pe liste de inventariere separate, cu menionarea detaliat a elementelor de depreciere.

10.3. Stabilirea i nregistrarea n contabilitate a rezultatelor inventarierii patrimoniului firmei

Rezultatele inventarierii sunt sintetizate n Procesul verbal de inventariere, ntocmit i semnat de comisia de
inventariere la sfritul acestei operaiuni care cuprinde unele aspecte ce s-au desprins n urma inventarierii unei anumite
gestiuni. La procesul verbal se anexeaz:
- decizia de numire a comisiei de inventariere;
- declaratia de inventar luata de ctre comisie de la gestionar naintea nceperii inventarierii;
- listele de inventariere, semnate pe fiecare fil de ctre membrii comisiei de inventariere i de ctre gestionar, n care
sunt nscrise cu cerneal sau pix, fr tersturi i spai libere, bunurile sau valorile inventariate.
- notificrile transmise spre confirmare debitorilor i creditorilor firmei;
- alte documente apreciate ca fiind necesare de ctre comisia de inventariere.
Listele de inventariere servesc ca document justificativ pentru stabilirea lipsurilor sau plusurilor de valori
materiale constatate cu ocazia inventarierii.
n vederea atingerii celui de-al doilea scop esenial al inventarierii i anume stabilirea valorii actuale a
elementelor patrimoniale, se utilizeaz Registrul-inventar, n care se nregistreaz valoric, pe baza listelor de
inventariere, toate elementele de activ i de pasiv inventariate, grupate dup natura lor, conform posturilor din bilanul
contabil.
Procesul verbal de inventariere, mpreun cu toate actele anexa, este predat comisiei centrale de inventariere
sau conductorului unitii, dup caz. Acest set de documente serveste pentru realizarea primului scop al inventarierii
i anume acela de stabilire a situaiei reale privind existena elementelor de patrimoniu, sub aspect cantitativ i valoric.
Propunerile cuprinse n procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezint n termen de 3 zile de la data ncheierii
operaiunilor de inventariere, administratorului unitii. Acesta, cu avizul conducatorului compartimentului financiarcontabil i al conductorului compartimentului juridic, decide, n termen de cel mult 5 zile de la primirea procesuluiverbal, asupra soluionrii propunerilor fcute, cu respectarea dispoziiilor legale.
La stabilirea valorii de inventar, contabilitatea va aplica principiul prudenei, potrivit cruia nu este admis
supraevaluarea elementelor de activ i a veniturilor, respectiv subevaluarea elementelor de pasiv i a cheltuielilor.
Dac se constat c valoarea de inventar, stabilit funcie de utilitatea bunului i preul pieei, este mai mare
dect valoarea contabil, n listele de inventariere i n Registrul-inventar se vor nscrie valorile din contabilitate.
n cazul n care se constat c valoarea de inventar stabilit funcie de utilitatea bunului i preul pieei este mai
mic dect valoarea nscris n contabilitate, n listele de inventariere i n Registrul-inventar se nscrie valoarea de
inventar.

n cazul constatrii unor deprecieri relative, deci nedefinitive, care ar putea fi remediate, firma trebuie s
constituie un provizion pentru deprecieri, care s reflecte situaia real a patrimoniului sau, indiferent de situaia sa
economic.
Potrivit legii, este obligatorie nregistrarea n contabilitate, att a plusurilor ct a minusurilor constatate cu
ocazia inventarieri.
nainte de nregistrarea datelor n contabilitate are loc valorificarea inventarierii, prin urmtoarele operaiuni:
se analizeaz existena plusului sau minusului prin prisma procesului tehnologic i al existenei unor greeli de
reeta, al nerespectrii prescripiilor tehnologice etc;
se stabilete de unde provin diferenele de inventariere;
dac se constat c s-a realizat o eroare de msurare i diferenele provin cu certitudine din alt gestiune, de la
care a primit produse sau creia i-a livrat produse, atunci se fac coreciile necesare i transferul de bunuri;
se efectueaz compensarea pentru cantiti egale ntre plusurile i lipsurile constatate:
o n cazul n care cantitile sortimentelor supuse compensrii, la care s-au constatat plusuri, sunt mai mari
dect cantitile sortimentelor admise la compensare, la care s-au constatat lipsuri, se va proceda la
stabilirea egalitii cantitative prin eliminarea din calcul a diferenei n plus; aceast eliminare se face
ncepnd cu sortimentele care au preurile unitare cele mai sczute, n ordine cresctoare;
o n cazul n care cantitile sortimentelor supuse compensrii, la care s-au constatat lipsuri, sunt mai mari
dect cantitile sortimentelor admise la compensare, la care s-au constatat plusuri, se va proceda, de
asemenea, la stabilirea egalitii cantitative prin eliminarea din calcul a cantitii care depete totalul
cantitativ al plusurilor, eliminarea se face ncepnd cu sortimentele care au preurile unitare cele mai
sczute, n ordine cresctoare;
o nu se admite compensarea n cazurile n care s-a fcut dovada c lipsurile constatate la inventariere
provin din sustragerea sau din degradarea bunurilor respective datorate vinoviei persoanelor care
rspund de gestionarea acestor bunuri;
o listele cu sortimentele de produse, mrfuri, ambalaje i alte valori materiale care ntrunesc condiiile de
compensare datorit riscului de confuzie se aprob anual de ctre administratori, respectiv de ctre
ordonatorii de credite, i servesc pentru uz intern n cadrul unitilor respective;
se calculeaz sczmintele reglementate:
o sczmintele reprezint pierderi sau ctiguri tehnologice de mas (n cazul proceselor tehnologice
privind produsele alimentare);
o sczmintele se calculeaz numai n situaia n care se nregistreaz cantiti lips mai mari dect
cantitile constatate n plus;
o cotele de sczminte se aplic n primul rnd la bunurile la care s-au constatat lipsurile;
o dac n urma aplicrii sczmintelor respective mai rmn diferene cantitative n minus, cotele de
sczminte se pot aplica i asupra celorlalte bunuri admise n compensare, la care s-au constatat plusuri
sau la care nu au rezultat diferene;
o diferena stabilit n minus n urma compensrii i aplicrii tuturor cotelor de sczminte, reprezint
prejudiciu pentru unitate, se recupereaz de la persoanele vinovate, n conformitate cu dispoziiile legale;
o normele privind limitele admisibile la perisabiliti sau cele stabilite intern nu se aplic anticipat, ci
numai dupa constatarea existenei efective a lipsurilor i numai n limita acestora; de asemeni, normele de
sczminte nu se aplica automat, aceste norme fiind considerate limite maxime;
dac nu se poate stabili cu certitudine de unde provin aceste diferene, atunci se nregistreaz ca plus de gestiune,
respectiv ca minus.
nregistrarea bunurilor constatate n plus la inventariere
Bunurile se evalueaz i se nregistreaz n contabilitate la costul de achiziie al acestora, funcie de preul
pieei la data constatrii sau de costul de achiziie al bunurilor similare. Plusurile de inventar se nregistreaz n
contabilitate ca intrri n patrimoniul firmei.
nregistrarea bunurilor constatate n minus la inventariere
Bunurile constatate lips la inventariere, neimputabile, se evalueaz i se nregistreaz n contabilitate la valoarea
contabil. Lipsurile imputabile se recupereaza de la persoanele vinovate, la valoarea de nlocuire, valoare prin care se
ntelege costul de achiziie al bunului respectiv la data constatrii pagubei, care cuprinde preul de cumparare practicat pe
piaa, la care se adaug taxele nerecuperabile, inclusiv TVA, cheltuielile de transport, aprovizionare i alte cheltuieli

accesorii. n cazul bunurilor constatate lips, ce urmeaz a fi imputate, care nu pot fi cumparate de pe piaa, valoarea de
imputare se stabilete de ctre o comisie format din specialiti n domeniul respectiv.