CUPRINS:

1. Scopul procedurii
2. Domeniul de aplicare
3. Documente de referin
4. Coninut
5. Responsabiliti
6. Dispoziii finale

1. Scopul procedurii
Procedura are drept scop stabilirea succesiunii

etapelor de arhivare a documentelor create in

cadrul comisiilor i ariilor curiculare,
compartimentelor secretariat i contabilitate
din cadrul colegiului

2. Domeniul de aplicare
Procedura se aplic pentru documentele

aflate pe suport de hrtie la compartimentele

creatoare i delintoare de arhiv din cadrul
liceului

3. Documente de
referin
Legea nr. 16/1996 - Legea Arhivelor Naionale,

completat i modificat de Legea nr.358/2002

Ordinul de zi nr. 217/1996 - Instruciuni privind
activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de
documente, aprobate de conducerea Arhivelor
Naionale;
Legea nr. 182 I 2002 - pentru protecia informaiilor
clasificate;
Mera, Laureniu - ndreptar arhivistic pentru
personalul care creeaz, pstreaz i folosete
documente, Ed. ARONDA, Cluj-Napoca, 2004;
Note de curs - Seminarul "Gestionarea arhivei
curente" din 14-16 mai 2010 (sustinut de S.C. TAK
Education Grup S.R.L.).

4. Coninut
4.1. Gruparea documentelor in dosare
Gruparea documentelor in uniti arhivistice (dosare, registre,

condici, cartoteci) se face la compartimente potrivit

problematicii i termenelor de pstrare stabilite n
Nomenclatorul arhivistic, care se intocmete de fiecare creator
pentru documentele proprii, pe baza propunerilor efilor de
compartimente. Ele nu se modific anual, ci doar atunci cnd
se produc schimbri in structura i profilul unitii.
Seful fiecrui compartiment rspunde de ntocmirea
proiectului de nomenclator pentru documentele create.
Proiectele de nomenclator se centralizeaz de eful
compartimentului arhiv i se nainteaz cu adres semnat
de ctre Director, in dou exemplare, spre aprobare i
confirmare la DJAN.
Nomenclatorul se aprob de ctre conducerea unitaii
creatoare de documente i se confirm de ctre direciile
judeene ale Arhivelor Naionale.
Dup confirmare, nomenclatorul arhivistic se difuzeaz la
toate compartimentele n vederea aplicrii lui.

4.
Coninut
4.2.
Constituirea dosarelor i ordonarea
documentelor

Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor intr in obligaia efilor din

compartimentele creatoare de documente.

Intr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceeai problem, cu acelai
termen de pstrare.
n cazul documentelor de acelai gen, dar cu termene de pstrare diferite, se
constituie dosare separate, pentru fiecare termen de pstrare.
Ordonarea documentelor in dosare se face cronologic, astfel inct actele mai vechi
s fie intotdeauna deasupra, iar cele mai noi dedesubt. Rspunsurile i revenirile la
aceeai probleme, ca i anexele, trebuie conexate la actele de baz, indiferent de
datarea lor.
Dosarele constituite se leag in coperi de carton, avnd cel mult 275-300 de file
fiecare, iar in cazul depirii acestui numr se vor constitui mai multe volume ale
aceluiai dosar.
Filele dosarelor se numeroteaz, cu creion negru, in colul din dreapta sus,
ncepnd cu numrul I pentru fiecare unitate arhivistic.
Certificarea dosarelor se face pe o fil alb de la sfritul dosarului prin formula:
"Prezentul dosar (registru, condic) cuprinde ....fiIe (in cifre i, intre paranteze, in
litere, urmat de data certificrii, numele intreg i semntura persoanei care face
certificarea.
Pe coperta dosarului se inscriu denumirea instituliei, a compartimentului creator,
numrul dosarului din inventar, anul, indicativul din nomenclator, coninutul pe
scurt al dosarului, datele extreme, numrul volumului, filelor i termenul de
pstrare.

4. Coninut
Inventarierea dosarelor i predarea lor la compartimentul de
arhiv

4.3.

Dosarele constituite conform nomenclatorului se depun la arhiva unitii in al

doilea an de la constituire, pe baz de inventare

Inventarul cuprinde toate u.a. cu acelai termen de pstrare, create in decursul
unui an de ctre un compartiment de munc.
Fiecare compartiment ntocmete attea inventare cte termene de pstrare
sunt prevzute in nomenclator. In cazul dosarelor formate din mai multe
volume, in inventar fiecare dosar primete un numr distinct.
Inventarele se intocmesc n 3 exemplare pentru documentele nepermanente i
in 4 exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar
rmne la compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun odat cu
dosarele la compartimentul de arhiv.
Dosarele neincheiate in anul respectiv, ca i cele care se opresc la
compartimente, se trec in inventarul anului respectiv, cu meniunea nepredrii
lor, astfel evitndu-se rtcirea lor i asigurndu-se arhivarea lor corect. La
predarea lor ulterioar, pe inventar se va face aceast meniune.
Dosarele care cuprind acte din mai muli ani se inventariaz la anul de inceput,
mentionndu-se in inventar acest lucru.
La preluare, compartimentul de arhiv verific fiecare dosar, urmrind
respectarea modului de constituire a dosarelor i concordana intre coninutul
acestora i datele inscrise in inventar. In cazul unor neconcordane, ele se aduc
la cunotina efului de compartiment creator care va efectua corecturile ce se
impun.

5. Responsabiliti
5.1 . efii compartimentelor creatoare de arhiv au
urmtoarele responsabiliti i competene:
a) s participe la ntocmirea proiectului de nomenclator
arhivistic pentru documentele pe care le creeaz, s
constituie dosarele in baza nomenclatorului aprobat i
confirmat, s inventarieze i s predea dosarele
compartimentului de arhiv in al doilea an de la
constituirea lor
b) s constituie dosarele in baza nomenclatorului aprobat i
confirmat pe probleme i termene de pstrare
c) s intocmeasc inventarele dosarelor pe care le predau
in 4 exemplare pentru cele permanente i in 3 exemplare
pentru cele nepermanente;
d) s predea dosarele i inventarele acestora la
compartimentul arhiv, in al doilea an de la constituirea lor,
pe baza unei planificri prealabile

5. Responsabiliti
5.2. Compartimentul de arhiv are urmtoarele
responsabilitai i competene:
a) s iniieze i organizeze activitatea de intocmire a
nomenclatorului dosarelor;
b) s asigure legtura cu Arhivele Naionale in vederea verificrii i
confirmrii
nomenclatorului;
c) s urmreasc modul de aplicare a nomenclatorului la
constituirea dosarelor;
d) s verifice i s preia de la compartimente, pe baz, de
inventare, dosarele constituite;
e) s intocmeasc inventare pentru documentele aflate in depozit;
f) s asigure evidena tuturor documentelor intrate i ieite din
depozitul de arhiv pe baza registrului de eviden curent;
g) s organizeze depozitul de arhiv conform prevederilor legale;
h) s menin ordinea i curenia in depozit.

6. Dispoziii finale
Aprobarea modificrii prezentei proceduri este

de competena Consiliului de Administraie al

colegiului
Prezenta procedur intr in vigoare din
momentul aprobrii in CA.