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DEL SISTEMA DE
FACTURACIN E INVENTARIO WEB
Tabla de Contenidos
1.
INTRODUCCIN ........................................................................................................................................... 4
2.
3.
INTERLOCUTORES COMERCIALES......................................................................................................... 6
3.1 PROVEEDORES ................................................................................................................ 6
3.2 CLIENTES ....................................................................................................................... 9
4.
PRODUCTOS................................................................................................................................................. 12
4.1 ARTCULOS ................................................................................................................... 12
4.2 FAMILIAS ..................................................................................................................... 17
5.
6.
COMPRAS PROVEEDORES....................................................................................................................... 52
6.1 FACTURAS .................................................................................................................... 52
6.1.1
BUSCAR FACTURAS ................................................................................................ 52
6.1.2
CREAR UNA FACTURA ............................................................................................. 53
6.1.3
MODIFICAR UNA FACTURA ...................................................................................... 58
6.1.4
VISUALIZAR UNA FACTURA ..................................................................................... 59
6.1.5
IMPRIMIR UNA FACTURA ........................................................................................ 60
6.1.6
ELIMINAR UNA FACTURA ........................................................................................ 62
6.2 ALBARANES (GUAS DE DESPACHO) .................................................................................. 64
6.2.1
BUSCAR GUAS DE DESPACHO ................................................................................. 64
6.2.2
CREAR UN ALBARN (GUA DE DESPACHO)................................................................ 66
6.2.3
MODIFICAR UN ALBARN (GUA DE DESPACHO) ......................................................... 70
TESORERIA................................................................................................................................................... 78
7.1 COBROS ....................................................................................................................... 78
7.1.1
INGRESAR UN PAGO A UNA FACTURA ......................................................................... 79
7.2 PAGOS ......................................................................................................................... 81
7.2.1
INGRESAR UN PAGO A UNA FACTURA DE PROVEEDOR ................................................... 81
7.3 CAJA DIARIA ................................................................................................................ 84
7.4 LIBRO DIARIO .............................................................................................................. 84
8.
MANTENIMIENTOS.................................................................................................................................... 86
8.1 ETIQUETAS DE CDIGO DE BARRAS ................................................................................... 86
8.1.1
ESTNDAR CODIGO DE BARRAS EAN 13 ................................................................... 88
8.1.2
CDIGO DE BARRAS EN LOS ARTCULOS..................................................................... 89
8.2 IMPUESTOS .................................................................................................................. 90
8.3 ENTIDADES BANCARIAS .................................................................................................. 92
8.4 UBICACIONES ............................................................................................................... 94
8.5 EMBALAJES ................................................................................................................... 96
8.6 FORMAS DE PAGO .......................................................................................................... 98
9.
1. INTRODUCCIN
El sistema es una aplicacin para controlar la facturacin y gestionar el almacn de una pequea o mediana
empresa. Su gran virtud est en la facilidad de uso y en cubrir las necesidades de las PYMES. CodeKa es
una aplicacin bajo licencia GPL. Est desarrollada sobre entorno Web, lo que la hace ser muy verstil. Es
independiente del sistema operativo y adems permite el trabajo en red. Las funciones principales del
sistema son:
El funcionamiento a travs de entorno Web permite su uso multiplataforma, tanto en sistemas operativos
Windows como Linux. El software ha sido desarrollado en lenguaje PHP y utilizando como motor de base de
datos MySQL.
Impuestos
Entidades Bancarias
Ubicaciones
Embalajes
Formas de Pago
Clientes
Proveedores
Familia de Artculos
Artculos
El detalle de cmo ingresar esta informacin la encuentras en este documento en los captulos
correspondientes, favor referirse a ellos para el detalle.
3. INTERLOCUTORES COMERCIALES
El sistema permite administrar a los interlocutores comerciales como proveedores y clientes.
3.1 PROVEEDORES
El sistema permite administrar una nmina de proveedores, para lo cual debes ingresar al men
Proveedores del men Inter. Comerciales:
Se desplegar la siguiente pantalla con las opciones de imprimir, buscar o ingresar un nuevo registro:
Al presionar el botn aceptar se despliega la pantalla con la lista de todos los registros ingresados con la
opcin de buscar e imprimir:
3.2 CLIENTES
El sistema permite administrar una nmina de clientes, para lo cual debe ingresar a la opcin Clientes del
men Inter. Comerciales como indica la siguiente pantalla:
Se desplegar la siguiente pantalla con las opciones de imprimir, buscar o ingresar un nuevo registro:
Al presionar el botn aceptar se despliega la pantalla con la lista de todos los registros ingresados con la
opcin de buscar, imprimir o ingresar otro registro nuevo:
4. PRODUCTOS
El sistema permite administrar artculos y familias de artculos incluida una imagen del artculo y su etiqueta
de cdigo de barras.
4.1 ARTCULOS
Para administrar artculos debes ingresar al men Artculos del men Productos:
Se desplegar la siguiente pantalla con las opciones de imprimir, buscar o ingresar un nuevo registro:
Luego de seleccionar la imagen del artculo debe presionar Open y luego aceptar. El sistema genera en
forma automtica el cdigo de barras y asocia la imagen del artculo como se ve en la siguiente pantalla:
Luego de seleccionar la imagen del artculo debe presionar Open y luego aceptar, con lo cual se despliega
la pantalla con la lista de todos los registros ingresados con la opcin de buscar, imprimir o modificar:
4.2 FAMILIAS
Para administrar familias de artculos debes ingresar al men Familias del men Productos:
Se desplegar la siguiente pantalla con las opciones de imprimir, buscar o ingresar un nuevo registro:
Al presionar el botn aceptar se despliega la pantalla con la lista de todos los registros ingresados con la
opcin de buscar e imprimir:
5. VENTAS CLIENTES
5.1 VENTAS EN EL MOSTRADOR
La opcin ventas en el mostrador, permite hacer la venta de artculos y generar la factura y el ticket de la
venta.
Para acceder a la informacin de ventas en el mostrador, debe ingresar al men Ventas Clientes:
El ingreso es tal cual como se describe en el nmero 5.2 Facturas, una vez ingresados todos los datos de
los artculos se despliega la siguiente pantalla:
Ac tienes la opcin de presionar el botn aceptar, imprimir o la imagen de la caja; si presionas aceptar, la
factura queda hecha e ingresada y vuelves a la pantalla principal de venta en el mostrador.
Si presionas imprimir, se despliega el Acrobat Reader con la factura generada lista para imprimir, como
muestra la siguiente pantalla:
Luego para imprimir, presione el icono de la impresora que aparece en la esquina superior izquierda.
En este caso, el valor a pagar es de 23 euros, y el cliente pago con 30 euros, entonces el sistema calcula
que se debe devolver 7 euros.
Luego debes presionar Aceptar antes de imprimir para aprobar el pago:
5.3 FACTURAS
La opcin facturas, permite buscar, crear, modificar, revisar, eliminar
Clientes.
Para acceder a la informacin de facturas, debe ingresar a la opcin Facturas del men Ventas Clientes:
Debes seleccionar el cliente al cual buscaremos sus facturas. Luego presionar el botn buscar, con lo cual
se despliega la siguiente pantalla conteniendo las facturas del cliente seleccionado:
Primero debes seleccionar al cliente, presionando la lupa, se despliega la lista de clientes para
seleccionarlo:
Luego debes presionar la lupa del campo referencia para seleccionar un artculo, como indica la siguiente
pantalla:
Luego de seleccionar un artculo, se llenan en forma automtica los campos relacionados al artculo como
indica la siguiente pantalla:
Al ingresar un artculo a la factura en forma automtica se rebaja el stock de la tabla de artculos. Cuando
se ingresa un artculo en la tabla de artculos se puede especificar que el sistema avise cuando el stock
llega a un nivel determinado, la siguiente pantalla muestra este aviso:
Puedes ingresar todos los artculos que se requiera, finalmente presiona la tecla aceptar, para finalizar el
ingreso de la factura, y se desplegar la siguiente imagen:
Al presionar el botn aceptar, se despliega la siguiente pantalla donde se muestra la lista de las facturas
ingresadas incluyendo la ltima factura ingresada:
(modificar), en la pantalla
5.3.4 VISUALIZAR
UNA
FACTURA
Luego de presionar el botn imprimir, se abre la factura generada en el Acrobat Reader en formato PDF
como muestra la siguiente pantalla:
Luego para imprimir presione el icono de la impresora que aparece en la esquina superior izquierda para
imprimir la factura.
Para acceder a la informacin de Guas de Despacho, debes ingresar a la opcin Albaranes del men
Ventas Clientes:
Debes seleccionar el cliente al cual buscaremos sus guas de despacho. Luego presionar el botn buscar,
con lo cual se despliega la siguiente pantalla conteniendo las facturas del cliente seleccionado:
Primero debes seleccionar al cliente, presionando la lupa, se despliega la lista de clientes para
seleccionarlo:
Luego debes presionar la lupa del campo referencia para seleccionar un artculo, como indica la siguiente
pantalla:
Luego de seleccionar un artculo, se llenan en forma automtica los campos relacionados al artculo como
indica la siguiente pantalla:
Puedes ingresar todos los artculos que se requiera, finalmente presiona la tecla aceptar, para finalizar el
ingreso de la gua de despacho, y se desplegar la siguiente imagen:
Al presionar el botn aceptar, se despliega la siguiente pantalla donde se muestra la lista de las guas de
despacho ingresadas incluyendo la ltima ingresada:
(modificar), en la
En ella se pueden modificar los datos de la gua de despacho, tales como; Agregar, modificar o eliminar
artculos.
UN
(visualizar), en la
Luego de presionar el botn imprimir, se abre la gua de despacho generada en el Acrobat Reader en
formato PDF como muestra la siguiente pantalla:
Luego para imprimir presione el icono de la impresora que aparece en la esquina superior izquierda para
imprimir la gua de despacho.
(eliminar), en la pantalla
Luego para imprimir presione el icono de la impresora que aparece en la esquina superior izquierda.
Al presionar el botn aceptar se despliega la siguiente pantalla confirmando que la gua de despacho se
convirti en factura:
Para facturar una gua de despacho debes marcar el tick del lado izquierdo de todas las guas de despacho
que requieras facturar y luego presionar el botn Facturar Albaranes. Se desplegar el siguiente cuadro
de dialogo para que confirme la operacin:
6. COMPRAS PROVEEDORES
6.1 FACTURAS
La opcin facturas, permite buscar, crear, modificar, revisar, eliminar e imprimir facturas de compras a
proveedores.
Para acceder a la informacin de facturas, debe ingresar a la opcin Facturas del men Compras
Proveedores:
Debes seleccionar el proveedor al cual buscaremos sus facturas. Luego presionar el botn buscar, con lo
cual se despliega la siguiente pantalla conteniendo las facturas del proveedor seleccionado:
Primero debes seleccionar al proveedor, presionando la lupa, se despliega la lista de proveedores para
seleccionarlo:
Luego presionar la lupa del campo referencia para seleccionar un artculo, como indica la siguiente pantalla:
Al presionar el botn aceptar, se despliega la siguiente pantalla donde se muestra la lista de las facturas
ingresadas incluyendo la ltima factura ingresada:
(modificar), en la pantalla
En ella se pueden modificar los datos de la factura, tales como; Agregar, modificar o eliminar artculos en la
factura.
6.1.4 VISUALIZAR
UNA
FACTURA
(visualizar), en la pantalla
Luego de presionar el botn imprimir, se abre la factura generada en el Acrobat Reader en formato PDF
como muestra la siguiente pantalla:
Luego para imprimir presione el icono de la impresora que aparece en la esquina superior izquierda para
imprimir la factura.
buscar, crear,
Para acceder a la informacin de Guas de Despacho, debes ingresar a la opcin Albaranes del men
Compras Proveedores:
Debes seleccionar el proveedor al cual buscaremos sus guas de despacho. Luego presionar el botn
buscar, con lo cual se despliega la siguiente pantalla conteniendo las guas de despacho del proveedor
seleccionado:
Primero debes seleccionar al proveedor, presionando la lupa, se despliega la lista de proveedores para
seleccionarlo:
Luego debes presionar la lupa del campo referencia para seleccionar un artculo, como indica la siguiente
pantalla:
Luego de seleccionar un artculo, se llenan en forma automtica los campos relacionados al artculo como
indica la siguiente pantalla:
Puedes ingresar todos los artculos que se requiera, finalmente presiona el botn aceptar, para finalizar el
ingreso de la gua de despacho, y se desplegar la siguiente imagen:
Al presionar el botn aceptar, se despliega la siguiente pantalla donde se muestra la lista de las guas de
despacho ingresadas incluyendo la ltima ingresada:
(modificar), en la
6.2.4 VISUALIZAR
UN
(visualizar), en la
Luego de presionar el botn imprimir, se abre la gua de despacho generada en el Acrobat Reader en
formato PDF como muestra la siguiente pantalla:
Luego para imprimir presione el icono de la impresora que aparece en la esquina superior izquierda para
imprimir la gua de despacho.
(eliminar), en la
Debe ingresar en nmero de factura del proveedor para convertir la gua en factura proveedor y presionar
el botn aceptar, con lo cual se despliega la siguiente pantalla:
Al presionar el botn aceptar se despliega la siguiente pantalla indicando en el estado que la gua de
despacho se convirti en factura:
Para facturar una gua de despacho debes marcar el tick del lado izquierdo de todas las guas de despacho
que requieras facturar y luego presionar el botn Facturar Albaranes. Se desplegar el siguiente cuadro
de dialogo para que confirme la operacin:
7. TESORERIA
En la opcin tesorera se administra la gestin de cobros a clientes y pagos a proveedores.
7.1 COBROS
La opcin cobros permite administrar los pagos de clientes pendientes de cobro.
Para acceder a la informacin de cobros, debes ingresar a la opcin Cobros del men Tesorera:
En esta pantalla se despliegan las facturas de clientes pagadas y no pagadas, cada registro muestra el
monto de la factura y el monto de lo pendiente pagado.
En esta pantalla se ingresa el estado de la factura, o se ingresa un pago parcial, se selecciona la forma de
pago, si es con cheque se puede ingresar el numero del documento y un campo de texto para
observaciones.
En la pantalla siguiente se muestran los datos ingresado, un pago parcial por 10 euros, con lo cual aparece
una lista de los pagos hechos a esta factura.
Presionando el icono
Presionando el cono
Finalmente si se paga el total de la factura, se da por pagada y puede cambiar el estado de la factura a
Pagada.
7.2 PAGOS
La opcin Pagos permite administrar los pagos a proveedores pendientes.
Para acceder a la informacin de Pagos, debes ingresar a la opcin Pagos del men Tesorera:
En esta pantalla se despliegan las facturas de proveedores pagadas y no pagadas, cada registro muestra el
monto de la factura y el monto de lo pendiente por pagar.
En esta pantalla se ingresa el estado de la factura, y se ingresa un pago parcial, se selecciona la forma de
pago, si es con cheque se puede ingresar el numero del documento y un campo de texto para
observaciones.
En la pantalla siguiente se muestran los datos ingresados, un pago parcial por 10 euros, con lo cual
aparece una lista de los pagos hechos a esta factura.
Presionando el icono
Presionando el cono
Finalmente si se paga el total de la factura, se da por pagada y puede cambiar el estado de la factura a
Pagada.
Se desplegar la siguiente pantalla con la opcin de seleccionar el da para buscar los valores de venta:
Al ingresar la fecha y presionar el botn buscar, se despliega el rango de tickets vendidos, el valor neto, el
valor del IVA, el valor total, el valor total cancelado con al contado y el valor total cancelado con tarjeta.
Si presionas el botn imprimir puedes imprimir esta pantalla.
Se desplegar la siguiente pantalla con la opcin de seleccionar el rango de fechas para buscar los
movimientos diarios de compras y ventas:
Al ingresar la fecha de inicio y fin y luego presionar el botn buscar, se desplegar los movimientos
efectuados en ese rango de fachas.
8. MANTENIMIENTOS
El mdulo de mantenimientos permite ingresar parmetros al sistema para personalizarlo a nuestras
necesidades.
Se desplegar la siguiente pantalla donde puede presionar la Lupa para hacer una bsqueda de artculos:
Luego de seleccionar el artculo se llenar la pantalla con los datos del artculo, el cdigo de barras y la
descripcin, ahora podemos hacer click sobre la imagen de cdigo de barras y se despliega la siguiente
imagen que corresponde a un archivo en formato PDF con la imagen del cdigo de barras del artculo:
8.2 IMPUESTOS
Para ingresar un nuevo impuesto se debe ingresar a la siguiente opcin del men principal:
Se desplegar la siguiente pantalla con las opciones de imprimir, buscar o ingresar un nuevo registro:
Al presionar el botn aceptar se despliega la pantalla con la lista de todos los registros ingresados con la
opcin de buscar e imprimir:
Se desplegar la siguiente pantalla con las opciones de imprimir, buscar o ingresar un nuevo registro:
Al presionar el botn aceptar se despliega la pantalla con la lista de todos los registros ingresados con la
opcin de buscar e imprimir:
8.4 UBICACIONES
Para administrar las ubicaciones de los productos debes ingresar a la opcin Ubicaciones del men de
Mantenimiento:
Se desplegar la siguiente pantalla con las opciones de imprimir, buscar o ingresar un nuevo registro:
Al presionar el botn aceptar se despliega la pantalla con la lista de todos los registros ingresados con la
opcin de buscar e imprimir:
8.5 EMBALAJES
El sistema permite administrar tipos de embalajes de productos, para lo cual debes seleccionar la opcin
Embalajes del men Mantenimientos:
Se desplegar la siguiente pantalla con las opciones de imprimir, buscar o ingresar un nuevo registro:
Al presionar el botn aceptar se despliega la pantalla con la lista de todos los registros ingresados con la
opcin de buscar e imprimir:
Se desplegar la siguiente pantalla con las opciones de imprimir, buscar o ingresar un nuevo registro:
Al presionar el botn aceptar se despliega la pantalla con la lista de todos los registros ingresados con la
opcin de buscar e imprimir:
9. COPIAS DE SEGURIDAD
9.1 HACER COPIA
Esta opcin permite hacer una copia de los datos almacenados en la Base de Datos, para lo cual debe
seleccionar la opcin Hacer Copia del men Copias de Seguridad
Luego ingrese en el campo denominacin el nombre que dar al respaldo y presione aceptar.
Finalmente cuando termina esta copia de seguridad, crea un archivo SQL en el directorio copias.
Se desplegar la siguiente pantalla con las opciones de buscar o imprimir nuevo registro: