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Sepa respetar a todo ser humano y creer en sus posibilidades, que son
inmensas.
Evite criticar en pblico, ms bien trate de elogiar aspectos positivos de cada
cliente o colega. Hgalo delante de otras personas.
Confe en sus clientes y en su empresa, tanto como en s misma.
Antes de actuar, explique a su jefe lo que usted har y la razn por la que
actuar as.
Consulte a su jefe antes de tomar una resolucin importante acerca de inters
comn.
D a cada cliente y sus colegas su lugar que le corresponde, tomando en
consideracin sus gustos intereses y aptitudes personales.
Evite dar rdenes de manera especial a su cliente; busque la cooperacin de
todos.
En vez de criticar a su cliente, trate de dar el ejemplo, si su cliente o colega
es agresivo, demuestre usted tranquilidad y comprensin.
Como quiera que las secretarias siempre participan de las reuniones de sus
jefes, evite tomar parte de las discusiones en caso que se le permita hablar
en algunas sesiones.
Todas las tcnicas para crear un buen clima social y los principios generales de
relaciones de trabajo que hemos aprendido en este captulo lo podemos resumir en
pocas palabras y a decir dale Carnege:
No criticar, no condenar, ni quejarse
Demostrar aprecio honrado y sincero por el cliente
Y despierte en las dems un deseo vehemente.
Estas tcnicas ahora aprendidas ser fcil de memorizar, pero quizs le sea difcil
aplicarlas o practicarlas, por ello es que le recomiendo a que sea persistente y ms
an si tienen un temperamento colrico y un carcter atmico que explota ms
rpido que la bomba de Hiroshima. Entonces, sea persistente en aplicar estas
tcnicas, que su persistencia sea el complemento de una voluntad frrea que usted
tenca para iniciar una forma de tratar a los dems.
CAPTULO 3
LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE UNA SECRETARIA DE EXCELENCIA
Primer Mandamiento
Amar a su organizacin. Porque es ella, bien a mal, la que le dar una actividad
que le mantendr ocupada con un beneficio econmico de sustentacin para usted
y su familia. Adems porque ser su segundo hogar y sus compaeros de trabajo su
segunda familia.
Segundo Mandamiento.
Amar a su trabajo. Porque ello le hace digna a usted porque de esa forma
aportamos al desarrollo de su institucin y de una nacin Quin tiene mayor
Tercer mandamiento.
Amar a sus clientes. Porque ellos son la razn de la existencia de la institucin
donde usted trabaja. Si no hay clientes no hay organizaciones, y si no hay empresas
tampoco habr trabajo, si no hay trabajo, tampoco usted podra llevar el pan a su
boca. Recuerde: empresas sin clientes no sobreviven en este mundo competitivo.
Cuarto Mandamiento.
Amar su profesin. Solo as lograr crecer ms en conocimientos y aportar con
nuevas tcnicas en su rama profesional y eso le har ms eficiente. Haga crecer su
curriculum pero al final su jefe valorar ms sus conocimientos. El papel puede
soportar incluso Cualquier estupidez.
Quinto Mandamiento.
Amar a su familia. Porque todos ellos constituyen su primer hogar y la existencia
suya es el fruto de una relacin humana. Amar a la familia hace ms fcil amar a los
dems. Mis estudios me hacen corroborar que cuando una secretaria discreta en su
hogar llega a su trabajo y se estrella contra el primer cliente que se le presente. La
biblia dice Ama a tu prjimo como a ti mismo.
Sexto Mandamiento.
Ser fiel y respetar al jefe. Porque despus de todo ellas dependen de l Y solo as
se ganar usted la confianza vehemente de su superior. Este mandamiento implica
saber cundo decir s y cuando decir no, en fin, l tambin es un ser humano que
puede equivocarse y usted puede corregirlo.
Stimo Mandamiento.
Trabajar en equipo. Hoy en da nadie puede trabajo solo. Tanto la divisin del
trabajo como la especializacin nos hacen ms dependientes de otros, solo as
obtenemos un buen rendimiento, de lo contrario habr una disminucin y la
paralizacin del trabajo.
Octavo Mandamiento.
Tener Fe. La fe verdadera segn la biblia, Es tener la plena seguridad de recibir lo
que se espera. No solo exige creer, sino, en poseer una razn para hacerlo. Solo la
secretaria de excelencia que cree se compromete. Tenga fe en todos sus planes.
Noveno Mandamiento.
Tener Persistencia. Para consolidar nuestro triunfo laboral no debemos reducir al
tiempo, tampoco a nuestras fuerzas, est comprobado que los grandes triunfadores
masificaron su tiempo y redoblaron sus fuerzas, claro que ese es el precio que hay
que pagar para luego disfrutar en la cima. Sea persistente.
Dcimo Mandamiento
Practique los principios y valores morales. Porque todo ser humano, en su
medio social y cultural desde los primeros aos de su vida entra en relacin con el
bien, la verdad, la justicia, la amistad, la honradez, la dignidad, etc. Es decir, que
entra en contacto con los valores encarnados con las personas, las acciones y
situaciones en las que participa.
Deseo argumentar algo ms sobre este tema. Los cinco primeros mandamientos
bien los podemos llamar las cinco As. Amar a su organizacin, amar a su trabajo,
amar a sus clientes, amar a su profesin y amar a su familia.
Seguro usted se preguntar qu significa la palabra amar? En el ingles el
significado de esta palabra es bastante restringida y significa solamente un
sentimiento o emocin ya sea sexual o algo parecido, lo que a nuestro juicio nos
interesa en s es saber que los griegos utilizaban el nombre agpe y su verbo
agapo que describa un amor de tipo incondicional, fundado en el comportamiento
con los dems independiente de sus mritos. Cuando Jess nos habla de amor, se
refiere al comportamiento y a la eleccin y no al amor de la emocin.
Entindase entonces que amar se refiere a un verbo que describe comportamiento y
no a un sustantivo que describe sentimientos, esto es para los enamorados. El
comportamiento bueno es para todos en general. Eso es amar, comportarse bien
con los dems.
Jesucristo dijo pero yo les digo que amen a sus enemigos y oren por
quienes los persiguen para que sean hijos de su Padre que est en el cielo. El
hace que salga el sol sobre malos y buenos.
No juzguen a nadie, como tampoco a ninguno de sus clientes. As que en todo traten
ustedes a los dems tal como quieren que ellos los traten a ustedes. Ama a tu
prjimo, como a ti mismo.
CAPITULO
4
EN BSQUEDA DE UN TRABAJO
Otros medios pueden ser las agencias de empleos, aunque estos tienen
mayor efecto cuando se traba de otros oficios como para trabajadoras
domsticas, albailes, pintores. Pero vale la pena tomarlos en cuenta, dicen que
en la guerra y el amor todo vale, lo mismo que cuando se precisa un trabajo por
lo menos que nos ayude a subsistir. No se olvide de sus familiares y amistades;
mientras mayores fuentes informativas se dispongan, mayores oportunidades
tendr para elegir.
b) La Pre-Entrevista. En esta parte, estoy suponiendo que usted ya tiene una
remota oportunidad de conseguir un empleo. Es la etapa preparatoria de
horas antes de acceder a la entrevista en s, los siguientes consejos le
ayudarn en mucho para llegar ms fiable a la entrevista:
Fjese en su apariencia personal. Las primeras impresiones son muy
importantes para tener xito. Estas impresiones son: su ropa, el aseo
personal y su expresin facial.
La clave para vestir bien, es vestir lo apropiado, lo ms adecuado para la
ocasin. Su ropa debe ser clsica, estar limpia y planchada, en lo posible utilice
falda. Sus zapatos deben complementar con armona a su traje o vestido.
Ojo!, he comprobado que en estas entrevistas, muchas candidatas visten
ropas muy extravagantes y excesivamente seductoras. Algunas acuden con
blusas demasiadas escotadas y falda extremadamente cortas. Algn jefe quizs
al verla as, le preferir a usted pero con algunas condiciones sensuales y que
por cierto esta mana est muy de moda.
Limpieza total en su pelo, en sus dientes y en su cuerpo.
Evite utilizar en exceso el maquillaje en su rostro. Tambin diga no al exceso
de pinturas, especialmente de aquellos colores demasiados fuertes, que no
armonizan con el color de su piel.
Le recuerdo que usted est yendo a ofrecer sus servicios como secretaria y no
como modelo; y el jefe quiere eso, una verdadera secretaria.
Por ltimo, su rostro debe reflejar alegra y felicidad. Para ello, su sonrisa ser
sincera, es una contribucin importante en la apariencia de una secretaria, o si
no, pregntele a los japoneses por qu es tan importante para ellos la sonrisa
en cada uno de sus empleados?
Su voz debe ser clida, bien timbrada, eso le ayudar a estar ms tranquila y
tranquilizar a su interlocutor.
CAPTULO 5
DEBERES Y RESPONSABILIDADES
Ahora que venci esa prueba eliminatoria llamada la entrevista en s y usted la
ganadora, entonces supone que es la privilegiada. Quizs hasta aqu no le fue tan
difcil, pero a partir de ahora viene la etapa ms dificultosa de su vida laboral y se
llama la permanencia labora.
En un mundo tan competitivo, nadie permanece en su trabajo si no es eficiente, a
no ser que goce de la Confianza supuesta condicionada de sus jefes. Sabe a qu
me refiero cuando digo confianza supuesta condicionada? Me refiero a las relaciones
endebles, que solo existe por intereses personales y parentesco. El ejemplo ms
claro y cotidiano de hoy en da son las relaciones atractiva sexuales en muchos
casos entre secretarias y jefes; otro ejemplo pattico, el gozo de privilegios
consanguneos y as podra alargar una lista de ejemplos que lo nico que han hecho
es perjudicar el desenvolvimiento institucional porque casi todos los recursos
humanos se han unificado en logias, que con mayor repercusin se dan en
reparticiones estatales como prefecturas, alcaldas, universidades, en los tres
poderes del Estado y otros como salud, educacin, etc.
Objetivo General
En tanto, la secretaria de excelencia tiene como objetivo central de: brindar una
calidad total en la atencin y servicio al cliente. No hay peros que valga para todo
cliente, el sacrificio o esfuerzo que usted har al interior de su institucin no le
importar a esta persona llamada cliente, lo nico que le interesa es que su
problema haya sido solucionado de la mejor manera posible. Esto debiera saber
todo funcionario, pero lamentablemente lo ignoran, al menos casi todos.
Objetivos Especficos.
Entre los objetivos especficos que la secretaria debe conocer son:
Incrementar el nmero de clientes satisfechos.
Difundir la imagen de la empresa y su persona. Eso es hacer relaciones
pblicas.
Conseguir la mayor informacin sobre la actuacin de la competencia. Puede
hacerlo a travs del cliente. Esto nos permite superarnos tanto en la calidad
de nuestro producto o servicio que ofrecemos y de nuestra atencin al
cliente.
Segunda parte
CAPTULO 6
ESTILOS DE JEFATURA
El siguiente captulo tiene por objetivo conocer los tipos de jefes con las que usted
tratar y los que deber subordinacin. Como quiera que nadie es perfecto en este
mundo y peor si no hay voluntad de superacin personal, entonces tiene la
obligacin de conocer el temperamento, el carcter, y las cualidades en general de
su jefe para que de esa manera sepa cmo tratarlo en el momento oportuno, para
mantener as una relacin ms provechosa y duradera.
TIPOS DE JEFES
1. El jefe autoritario.
Todas las reglas y actividades son dictadas solo por l.
Este jefe llamado dictatorial impone usualmente las tareas y no las
consulta con nadie.
Es muy crtico sobre el trabajo de usted; por lo tanto, prstele mucha
atencin y trate de contradecirle. En lo posible, trate de aceptar su crtica
aunque no tenga razn porque a l no le interesa saber qu es lo que
usted piensa.
A su gente les trata como simples lacayos dando rdenes que deben
ejecutarse sin discusin.
Es un persona irritable, colrica, brutal, egosta e incapaz de comprender a
otros en sus necesidades. Entonces sugiero que usted mantenga la
tranquilidad, cllese y siga concentrada en su labor. Mantenga el sentido
de ser equilibrada y serena.
2. El jefe Laissez Faire. (Significa dejar hacer)
A decir verdad, esta persona es un pusilnime, que teme a todas las
responsabilidades.
Al contrario del dictador, este no da rdenes y cada subordinado hace lo
que quiere. Su intervencin es mnima.
En la divisin del trabajo y en la distribucin de responsabilidades, la
confusin es completa. Su direccin engendra complicaciones y
desorganizacin entre sus funcionarios.
Tiene un carcter pasivo, no es irritable, pero como se habr dado cuenta
es muy despreocupado, todo le da igual.
Su aptitud provoca la formacin de subgrupos y cada miembro quiere
llamar la atencin de otros y finalmente no respetan y no le toman en
cuenta al jefe.
Puede llevar a la empresa a la banca rota y cuando se trata de
responsabilidades se lava las manos como Pilatos y atribuye a otros la
culpabilidad.
Cmo debe actuar ante este tipo de jefe? No se preocupe demasiado en
forma en que l le tratar, sus reacciones no son como del dictador. Pero s
debe tomar muy en cuenta su comportamiento. Como es sumamente
descuidado como persona y ejecutivo, entonces le sugiero que sea muy
condescendiente con l, sea previsora y muy ordenada, como tambin
metdica. Recuerde, este jefe es desordenado e inestable.
3. El jefe maquiavlico.
Este vive en intrigas. No rene a los miembros y solo les habla en privado
e individualmente.
Es un conspirador y a menudo se aprovechar de usted.
Fomenta el odio y su frmula es dividir para reinar. Frecuentemente
maniobra al personal para sus fines.
Le recomiendo tener mucho tino en tratar con estos jefes, por lo tanto
mantenga cierta distancia y confianza. Esmrese en ser efectiva en sus
responsabilidades, as evitar que l fomente algn pretexto valedero para
denigrarla o despedirla.
4. El jefe orgulloso y ambicioso.
Su jefatura se debe a su ttulo y del prestigio que su profesin le otorga.
Se parcializa siempre con el personal que hipcritamente lo alaba.
Debo recomendarle que siempre le trate con mucho respeto y llmelo por su
ttulo conforme a su jerarqua. A ellos les fascina extremadamente a que le
llamen por su ttulo. Pero eso s, no le aconsejo a que le alabe falsamente, ms
bien sea sincera. Con el tiempo l se dar cuenta y se lo agradecer. No hay
mejor mrito que hacerle ver su realidad a cualquier persona, siempre y cuando
lo haga con respeto en que todos nos merecemos.
5. El jefe lder.
Este jefe es el que aplica polticas que son el resultado de discusiones y de
decisiones del grupo. Convence a sus subordinados de la bondad de su
decisin.
El jefe lder es quien dirige con la cooperacin, la participacin espontnea
y la buena voluntad de las personas. Asume el mando a travs del
ejemplo, entonces no da rdenes y estimula en vez de amonestar.
Considera a sus subordinados no como simples auxiliares, si no como
colaboradores. Considera al grupo como capaces de resolver los
Estas tres caractersticas del jefe lder lo obtienen gracias a dos factores
principales: Por su personalidad y la forma de dirigir al proyecto. Logra crear un
clima social-organizacional, una atmsfera de calma, confianza y comprensin
mutua. Pero esto no sucede con los anteriores jefes.
Con este tipo de jefes no tendr ningn problema. Sintase con seguridad y
mayor confianza. Perosi su jefe es un lder. Entonces qu espera? Solo tiene
que aprender con gran mpetu todo lo que le brindo en este curso y ponerlo de
inmediato a la prctica, eso es todo lo que necesita. Este curso estn pensado
para convertirlo de una simple secretaria en una secretaria de excelencia, para
que sea la envidia de los dems y la preferida de los clientes, convirtase en la
secretaria nmero uno y ser el ejemplo de otras y as le seguirn porque estoy
seguro que ellas tambin querrn ser igual y mejor que usted, y eso es muy
bueno, porque Bolivia y el mundo necesitan esta clase de funcionario pblicos.
SEGUNDA PARTE
EL MARKETING PERSONAL
CAPTULO 7
LAS DIEZ CUALIDADES DE UNA GANADORA
INTRODUCCIN
En esta segunda parte de este curso denominado la secretaria de excelencia,
vamos a estudiar cinco captulos. Todos ellos tienen que ver con el marketing
personal. A modo de introduccin a esta segunda parte conozcamos algunos
trminos.
Qu significa marketing? Marketing es un proceso social, orientado hacia la
satisfaccin de las necesidades y deseos de individuos y organizaciones, para la
creacin y el intercambio voluntario y competitivo de productos y servicios
generadores de utilidades. Quiero dejar muy en claro, que algunos autores a la
Primera cualidad
Tener una actitud positiva: Para alcanzar el xito, la primera condicin es:
aprender a pensar. Es ms, de la habilidad que se tenga para dirigir la accin
pensante, depende su xito o fracaso.
Usted debe pensar siempre en positivo y si invertir en una optimista, animosa,
capaz, ser superior y una ganadora; adems pensar en grande, y tendr extrema
confianza.
En cambio, el que piensa con mentalidad negativa es una pesimista, desanimada,
incapaz, mediocre, desconfiada y conformista. Por eso, piense en lo positivo y ser
una ganadora; piense en negativo y ser una fracasada.
Segunda cualidad.
Tener un gran entusiasmo. Entusiasmo es tener una fogosidad y exaltacin del
nimo. En otras palabras, es la adhesin fervorosa. Entonces gracias al entusiasmo,
nuestro nimo se aferra a que seamos alguien y hagamos algo en la vida. Es decir,
que sea una secretaria de excelencia y que haga todo lo mejor por su jefe, su cliente
y otros.
Por eso, sea entusiasta y conseguir lo que quiere; lo contrario es
nada.
no conseguir
Tercera cualidad
Tener una determinacin. Determinacin significa indicar o decidir con gran
precisin. En este caso, usted debe tomar una resolucin precisa de qu es lo que
desea ser en la vida. Y, por supuesto, su determinacin ser ser una secretaria de
excelencia. Entonces capactese en todo aspecto para lograrlo.
Cuarta cualidad.
Tener motivacin. El trmino motivacin significa accin de motivar o explicar el
motivo de un hecho. Por lo tanto el hecho que usted decidi convertirse en una
secretaria de excelencia es el motivo por el cual desea superarse cada instante de
su vida.
Quinta cualidad.
Confianza. Es la esperanza firme en lo que desea tener o ser en su vida. La
verdadera confianza se logra a travs de la informacin y la experiencia, esta ltima
se la recaba solo gracias a la disposicin para enfrentarse a los grandes obstculos y
situaciones que las personas temen en general.
Debo confesar que el nico secreto de una persona que ha tenido xito es la
confianza que tiene en ella misma, en sus habilidades.
Sexta cualidad.
Optimismo. Ello significa la propensin a ver y juzgar las cosas en su aspecto ms
favorable. Por lo tanto, como usted decidi convertirse en una secretaria verdadera,
vea con gran optimismo, el lado ms favorable de su profesin y lo negativo valo
como un reto, estos retos son la materia prima indispensable que significa su
presencia como secretaria en cualquier institucin. Es decir, que a travs de dar
soluciones a los problemas nos hacemos indispensables en una empresa.
El optimismo es una actitud que evita que la gente caiga en la apata, la
desesperanza o la depresin en la adversidad.
Sptima cualidad.
Tener dedicacin. Es decir, que es la accin y efecto de dedicarse a algo exclusivo.
Entonces, esta cualidad de dedicacin le indica a usted que debe destinar todo el
tiempo preciso para ser cada vez ms superior como secretaria. Las grandes
empresas del mundo se convirtieron en exitosas por sus lderes dedicaron su tiempo
ms de lo debido. Por eso, para m, dedicacin es sinnimo de tiempo. Usted haga lo
mismo, pero, todo sin exageracin porque uno de los defectos de la personalidad es
no aceptar el cansancio, ello puede debilitar su voluntad de seguir en su objetivo.
Octava cualidad.
Tener alegra. Es el movimiento del
nimo grato y vivo, originado por una
viva satisfaccin del alma y el cual se
manifiesta de ordinario con signos
exteriores.
La alegra se da en la expresin del
rostro, por lo tanto debe ser afable,
confiada y transmisora de seguridad,
por sobre todo la sonrisa es lo
primordial en las interrelaciones,
expresa pensamientos profundos y
contagia a los dems. La sonrisa en
una secretaria debe ser grande,
espontnea, sincera y que salga del
Novena cualidad.
Capacidad para escuchar. Pues, yo debo aumentar una palabra ms la cualidad
del conferencista Patrick O Doolery, esa palabra es empata. Entonces, ahora
diremos que la novena cualidad es la escucha emptica que es la habilidad para
estar consciente, reconocer, comprender y apreciar los sentimientos de los dems.
Ser empticos es ser capaces de leer emocionalmente a las personas. Cul es la
diferencia entre una gran secretaria y una mediocre? Es su capacidad para escuchar
a sus clientes.
Tenga esta habilidad para escuchar, saber cundo hablar y cuando no.
Dcima cualidad.
Paciencia. Esta palabra es definida como virtud que consiste en sufrir con
entereza los infortunios y trabajos. Hay quienes dicen que es una virtud cristiana
opuesta a la ira. En otras palabras no es ms que el dominio de uno mismo.
Esta cualidad es importante porque cuantas veces nos chocamos con que tenemos
jefes malhumorados, autoritarios, etc. O con clientes polmicos, o quizs con
colegas insatisfechos e inconformes. Pero tambin sirve para soportar con entereza
los infortunios que se nos presenta para conseguir la cima del xito de nuestra
profesin.
Crame que he analizado estas diez cualidades de Patrick O Dooley, y estoy seguro
que al menos por hoy son las ms importantes para conseguir ser una persona
ganadora. Haga suyo estas diez cualidades, ellas harn que usted d ms pasos
hacia delante porque harn que su personalidad sea ms admirable por dems y su
gente estar ms comprometida con usted. Y usted estar encaminndose para
estar en el grupo de los privilegiados que son los triunfadores.
CAPTULO 9
LAS CATORCE DEFECTOS QUE ACABAN CON LA PERSONALIDAD
En el captulo anterior hemos conocido las cuatro cualidades que hacen crecer
nuestra personalidad. Vamos a repasar. La primera son las cualidades morales que
estn compuestas por la honestidad, compromiso, etc. La segunda, son las
cualidades psicolgicas, entre ellas estn la perseverancia, confianza en s mismo y
madurez. Las cualidades intelectuales: son la organizacin agilidad mental e
imaginacin Por ltimo, tenemos rimer
las cualidades
son las
la empata,
defecto. sociales
No saber que
controlar
emociones
sociabilidad y entusiasmo.
desagradables. La emocin es una agitacin
el cuerpo y por
un afecto
o una
Espero que estas cualidades seanproducida
parte de suenpersonalidad
le ayudarn
a escalar
antipata,
por
una
tristeza
o
alegra.
Las
emociones
la cima. Sin embargo, en contraposicin a estas cualidades existen los defectos que
nos lleva alporque
cuerpoestos
hormonas
queson
nos
afectan a la personalidad, y estoagradables
es muy preocupante
defectos
produce
una
sensacin
de
contento.
En
cambio
muy notorios casi en todas las funcionarias pblicas, por eso existe las quejaslas
desagradables, de acuerdo a un estudio en los
permanentes de clientes insatisfechos.
EE.UU. provocan lceras y otras enfermedades
nerviosas. Por ello, la solucin es que usted llene su
DEFECTOS DE LA PERSONALIDAD
vida de emociones agradables y olvdese de los
fracasos pasados.
Segundo defecto.
La frustracin. Consiste en no
lograr un anhelo. Y esto se da porque nos pusimos
un ideal demasiado alto, porque nos propusimos
muchos ideales. Por lo tanto, le recomiendo estos
consejos: no se proponga como ejemplo a personas
tan extraordinarios, piense en los pequeos ideales
que ya consigui en su trabajo, profesin, etc.
Piense en sus xitos y espere con paciencia y
optimismo los prximos ideales.
Tercer
Sexto defecto. No aceptar la realidad. No hay peor ciego que quin no quiere ver
la verdadera realidad. Por lo tanto, le estoy diciendo que acepte con toda exactitud
sus defectos que tenga y luego haga un estudio preciso para superar esa mala
situacin.
Sptimo defecto. Ser fatalista. Eso es creer que nuestra mala situacin ya no tiene
ninguna solucin. El fatalismo nos lleva al pesimismo y nos impide seguir adelante.
Los seres de excelencia jams se resignan ante la crisis, vea usted los problemas
con optimismo y con una mentalidad positiva.
Octavo
Noveno
igual que Jess?. Seprese de los dems solo para autoevaluarse y regresar con un
nimo renovado para soportar a algunas cabezas duras de los clientes.
Busque amigos fieles. Pero jams vaya a aislarse, sepa que usted necesita de ellos y
ellos de usted.
Dcimo
Dcimo
Dcimo
Dcimo
Dcimo
CAPTULO 10
LA APARIENCIA DE LA SECRETARIA
Como secretaria que es, le recomiendo que se mire a s misma. Por qu? Porque si
no lo hace no podr tener xito en su trabajo a no ser que evale adecuadamente
su apariencia y su personalidad, solo as potenciar sus aspectos fuertes y sobre
ponerse en sus debilidades.
La apariencia de la secretaria consiste en auto evaluarse y mejorar aquella parte
donde ms ven los dems cuando lo miran a usted. La evaluacin objetiva requiere
que se vea as misma como lo ven sus clientes. Ahora que usted estudiar este
captulo, examnese as mismo segn cada uno de los aspectos que se detallan a
continuacin y analice en qu puede mejorar, de seguro tendr algunos defectos.
CONOZCAMOS SU APARIENCIA EXTERIOR
En cualquier profesin y en toda circunstancia, las primeras impresiones son muy
importantes para lograr el xito. Cada cliente lo primero que ve en usted, aunque no
La vestimenta
No crea que porque su esposo tambin trabaja, l debe ser el nico que aportar a
los gastos del hogar y de la familia. Usted tambin debe corresponder a aquellos,
eso es responsabilidad compartida.
Todo su cuerpo, dientes y cabellos deben estar completamente limpios. Recuerde
que la distancia fsica normal entre un cliente y una secretaria permite a aquel no
solamente verla y escucharla a usted, sino que tambin le permite olerla, y que
mejor si huele a jaboncillo. Mantenga el aseo.
La mirada
Hablaremos de su rostro y, en ella est su mirada que es uno de los medios de
expresin ms poderosa y sugestiva que posee el ser humano. Toda secretaria con
su mirada puede lograr entablar una relacin ms personalizada con su cliente
cmo conseguir todo esto? Aqu va el remedio. Mrelo de frente al cliente, para no
La sonrisa
Toda secretaria con una sonrisa en el rostro
crea un sentimiento amistoso en la mayora de
los clientes y crea tambin pensamientos
profundos y contagiosos que desarman al
interlocutor. Srvase de este recurso porque
cautiva al cliente.
Cmo tiene que ser su sonrisa? A de ser
espontnea, tiene que salir del corazn. Su
sonrisa no debe ser mueca, el cliente se dar
cuenta. Una sonrisa debe provenir siempre del
equilibrio, tranquilidad y alegra interior.
La mirada y la sonrisa son los recursos de
expresin no verbal con ms fuerza emotiva.
Sonra, cuesta poco y tiene mucho que ganar.
Tanto la mirada como la sonrisa forman parte
de nuestro rostro y ello pertenece a los dems.
As que no tenemos derecho a robarles la
enorme satisfaccin de gozar mirando un rostro
amable.
La voz
Ahora hablaremos de la voz. Esta se estrecha a las primeras impresiones que
genera la apariencia personal, en vista que produce una resonancia emotiva en la
persona que tiene en frente cmo debe ser su voz? Debe ser muy clida y bien
timbrada, tiene muchas posibilidades de tranquilizar a su interlocutor. Del mismo
modo una voz suave y tranquila genera confianza.
Ahora conozcamos cinco reglas bsicas para sacarle el mximo partido a su voz:
Primero. Evite hablar en tono montono. Haga inflexiones en la voz; que esta
suba y baje de lo contrario el cliente se dormir
El lenguaje
Siguiendo con el tema de la apariencia de la secretaria. Ahora hablamos del
lenguaje. En todo ser humano, el lenguaje es la principal forma o medio de
comunicacin.
Todas sus ideas deben ser convincentes, entonces su vocabulario debe ser rico y
original. Como quiera que en toda entrevista tanto las ideas como los argumentos
sern repetidos, entonces debe utilizar para expresarse, palabras diferentes. Evite la
vulgaridad, por ello tome muy en cuenta estos dos consejos: enriquezca su
vocabulario. Aprenda una palabra nueva cada da. Sin no lo fue, pues ahora hgase
amigo de un buen diccionario. El otro consejo es que usted debe utilizar un lenguaje
sencillo, que se adapte y sea entendible a su cliente as evitar un mal entendido,
estos errores cometen muchos profesionales; hablan con tecnicismo como el
mdico, tanto que el paciente sale ms confundido de su enfermedad. Por lo tanto,
exprese
con claridad, precisin y automticamente el cliente le entender.
as manas
Los modales
Los buenos modales son muy poco en los funcionarios. La falta de cortesa es ms
frecuente y sirve, como contrapartida, solamente para hacer que los buenos
modales sean ms efectivos. Cortesas simples como gracias por su visita, estamos
para servirles, o tenga un buen da, seor Luis pueden colocarle a su persona en
situacin favorable ante un cliente. Nunca olvide, que el arte de atender puede
considerarse como el arte de agradar a las personas y esto comienza con la forma
en que usted trata a los clientes.
Salud
La buena salud nos favorece porque as mostramos una buena apariencia exterior y
una voz vigorosa. Las actividades de un vendedor son muy agotadoras y de una
secretaria no ser tanto; pero, tiene algo de agotador dependiendo de la magnitud
de la empresa, de cualquier forma se requiere de vigor.
Mi consejo es que tenga un descanso adecuado, suficiente ejercicio y relajamiento,
una dieta equilibrada y cuidados a su salud, son necesario para poder funcionar
correctamente en su trabajo.
Los gestos
La secretaria tiene que optimizar todos los recursos que posee y aqu tiene uno muy
personal e importantsimo, que son: los gestos. Se preguntar para qu nos sirven
los gestos? Pues, para afirmar y expresar energa y entusiasmo; los gestos deben
ser naturales, espontneos y expresar conviccin. La secretaria debe evitar los
gestos desmesurados, dicen que son como los molinos de viento que distrae o
asusta al cliente. Esos gestos desmesurados corresponden a individuos falsos que
intentan impresionar al interlocutor.
La mano
Por ltimo, en este tema titulado la apariencia de la secretaria, veamos en la que
nos concierne a las diversas formas de dar la mano.
Sencillamente el dar la mano dice mucho. Le sirve como primera impresin al
cliente y a usted. Las investigaciones demuestran que un apretn de manos es
mucho ms que la expresin de un saludo corts; abre las puertas hacia una buena
comunicacin y crea casos de unin entre secretaria y el cliente.
La forma correcta de dar la mano es de manera directa y franca. Eso indica energa
y seguridad en s misma. Ah! Adems mire a los ojos del cliente mientras extiende
su mano.
Resumo este captulo, diciendo que en la apariencia exterior, debe ser impecable su
ropa, su aseo y su expresin facial. Tanto la mirada como la sonrisa pertenece a
nuestro rostro y ello pertenece a los dems. Su voz debe ser bien timbrada y clida.
Su lenguaje debe ser rico y original. Las manas desagradables, hay que
erradicarlos. Mientras que los buenos modales nos colocan en situaciones
favorables, tener buena salud ayuda a que funcionemos perfectamente en nuestro
trabajo.
Mientras que los gestos son otros de los recursos importantes al igual que las
diversas formas de dar la mano, ambos dicen mucho de usted, quizs ms que las
palabras. SIGA ADELANTE Y NO SE DETENGA; RECUERDE, SOLO EL QUE PERSISTE
LLEGA A LA META.
CAPTULO 11
ELEMENTOS FUNDAMENTALES DE LA PERSONALIDAD
La
voluntad. Son las intenciones ms las acciones lo que nos lleva a superar
cualquier situacin. La determinacin de llevar acabo aquello que se propone y el
afn de superacin har que toda la gente valore esa fuerza que posee para
progresar.
Capacidad
de relacin.
semejantes.
Dinamismo.
Integridad.
Imaginacin.
Seriedad. Seriedad con quin? Pues con usted misma, con su organizacin y
con sus clientes. Cuando digo seriedad con usted misma, entindase como el
compromiso que establece para cumplir exactamente con lo que se ha propuesto.
Respecto a su empresa, asuma los compromisos y obligaciones que ha contrado y,
con respecto al cliente l constatar como verdadero todo lo que usted le diga.
Espero que la voluntad, la capacidad de relacin, el dinamismo, integridad, el
autocontrol, la imaginacin y la seriedad sean los elementos fundamentales de su
personalidad, si ya lo tiene lo felicito, si no, hgalo suyo pero ya mismo. El peligro
tambin est en la espera.
CAPTULO 12
LAS CUATRO REGLAS EN UNA SECRETARIA LDER
Les digo que toda atencin al cliente, debe ser para la secretaria, la tarea de
identificar y satisfacer una o las necesidades del consumidor, esta necesidad es la
caracterstica bsica de todo cliente ya sea en el mbito profesional o particular. Del
mismo modo, existen unas caractersticas que toda secretaria de excelencia debera
conocer o compartir y son cuatro: actitud positiva, conocimiento, organizacin y
tcnicas de atencin al cliente.
Antes de desarrollar estas cuatro reglas o caractersticas, debo confesar que estas
se deben a dos peculiaridades del acto de atencin al cliente:
Primero.
Segunda peculiaridad.
Uno.
Tres. Organizacin.
Cuatro.
debemos mejorar, debemos tomar las medidas necesarias para mejorar nuestro
punto dbil, haciendo siempre una revisin peridica sobre los resultados que
vayamos obteniendo. Por ejemplo, supongamos que usted cree que le hace falta
vocabulario, entonces un buen plan de desarrollo puede ser en que lea cada noche
el significado de unas dos palabras con la ayuda de un diccionario. Al mes habr
aprendido 60 palabras nuevas. Antelas en un cuaderno, para facilitar el repaso de
las mismas cuando vea por conveniente.
Reitero, para progresar en esta profesin, la secretaria debe desarrollar su
personalidad profesional, para ellos siga las tres fases: comprenda la necesidad de
mejorar, analice su personalidad actual para detectar carencias y defectos, y por
ltimo establezca un plan de desarrollo personal. ES MEJOR LLEGAR A SER, QUE
HABER NACIDO SIENDO.