Unitatea

CASA DE CULTURA
IL CARAGIALE A
MUNICIPIULUI
PLOIESTI
Compartimentul
Cultural Artistic
Comunicare i Tradiii
Universitatea Popular
Dimitrie Gusti

DATA
ELABORAT
VERIFICAT
APROBAT

14.01.2013

Procedur operaional de
funcionare a cercurilor /
cursurilor

Ediia: 1
Nr.de ex.:
Revizia: - 1
Nr.de ex. : Pagina 1 din 5
Exemplar nr.:

Exemplar nr.

SEMNATURA

Valentina Dobrescu
Director

1.

SCOP
- Prin aceasta procedura se documenteaz modul in care se urmrete funcionarea
eficient a cercurilor/ cursurilor organizate n cadrul Casei de Cultur I.L.Caragiale
Ploieti.
D asigurri cu privire la existena documentaiei adecvate derulrii activitii.
- Asigur continuitatea activitii, inclusiv n condiii de fluctuaie a pesonalului.
- Sprijin auditul i/sau alte organisme abilitate n aciuni de auditare i/sau control,
iar pe manager, n luarea deciziei;
2.
DOMENIU
Procedura se aplica de catre personalul implicat n activitatea cercurilor i cursurilor.
Secretar
Refereni
Casier
3.

DOCUMENTE DE REFERINTA
ROI Regulament de Ordine Interioara
ROF- Regulament de Ordine si Functionare
Legea nr. 215/2001, a administratiei publice locale
Legea nr. 82/1991 actualizata, a contabilitatii
Ordin nr. 5567/2011 al Ministerului Educatiei, Tineretului si Sportului, pentru
aprobarea Regulamentului de organizare si functionare a unitatilor care ofera
activitate extrascolara

Unitatea
CASA DE CULTURA
IL CARAGIALE A
MUNICIPIULUI
PLOIESTI
Compartimentul
Cultural Artistic
Comunicare i Tradiii
Universitatea Popular
Dimitrie Gusti

4.

Ediia: 1
Nr.de ex.:
Revizia: - 1
Nr.de ex. : Pagina 2 din 5
Exemplar nr.:

Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz revizia
din cadrul procedurii operaionale:

N Scopul
r difuzarii
.
1 Aplicare
arhivare
2 Aplicare
3 Aplicare
4 Aplicare
5 Aplicare
6 Aplicare
7 Aplicare
8 Aplicare

5.

Procedur operaional de
funcionare a cercurilor /
cursurilor

Exem
plare
/

Compartiment

Functie

Nume
Prenume

Secretariat

Secretar

Sonia Ionita

Comunicare si
traditii
Universitatea
Populara
Universitatea
Populara
Universitatea
Populara
Universitatea
Populara
Counicare
si
traditii
Contabilitate

Referent

Gelu N. Ionescu

Referent
Referent

Gheorghe
Grama
Roxana Bardut

Referent

Alin Nicodim

Referent

Elena Grigore

Referent

Madalina
Rotaru
Oana Iosif

Casier

Data
primi
rii

Semnatura

RESPONSABILITATI
Directorul
ine sub control Procedura, formularele i nregistrrile corespunzatoare;
Urmrete evoluia activitii din punct de vedere cantitativ (numeric) i calitativ
(rezultate) la cercuri i cursuri;
Verific modul cum este gestionat activitatea cercurilor i cursurilor de ctre
angajaii implicai
Asigura resursele necesare pentru buna desfsurare a activitilor.
Secretar
D informaii cu privire la desfurarea cursurilor /cercurilor.
Primete fie de nscriere la cursuri, cercuri.
Transmite mai departe fia de nscriere i informaia primit referentului care se
ocup de cursul, cercul respectiv;

Unitatea
CASA DE CULTURA
IL CARAGIALE A
MUNICIPIULUI
PLOIESTI
Compartimentul
Cultural Artistic
Comunicare i Tradiii
Universitatea Popular
Dimitrie Gusti

Procedur operaional de
funcionare a cercurilor /
cursurilor

Ediia: 1
Nr.de ex.:
Revizia: - 1
Nr.de ex. : Pagina 3 din 5
Exemplar nr.:

Referent
Gestioneaz cercurile de DANS MODERN, DANS SPORTIV, PICTUR, AH,
ARTE MARIALE, DANS POPULAR, CANTO, CORALA ANCHE MUSICA,
MINICORALA, CLUBUL DE TEATRU PENTRU ELEVI, ANSAMBLUL
FOLCLORIC PRAHOVA, ANSAMBLUL FOLCLORIC PRAHOVA
JUNIOR, sau alte cercuri, cursuri care se vor desfura pe viitor.
- va face un dosar separat pentru fiecare cerc / curs care va cuprinde: fie de
nscriere, fiele de prezen pentru fiecare lun semnate de ctre profesorul
coordonator i verificate la rubrica plat (acolo unde este cazul), invitaii la
concursuri, spectacole, copii ale diplomelor, fotografii de la activitatea cercului,
spectacole i alte documente justificative ale activitii cercului/ cursului.
- primete fiele de nscriere de la secretariat;
- ntocmete fia de prezen pentru fiecare lun (dup modelul anexat) i o
pred profesorului ndrumtor la prima edin din luna n curs;
- preia fia de prezen din luna ncheiat semnat de ctre coordonatorul
cercului / cursului;
- primete de la casierie situaia cu ncasrile pe luna ncheiat i o confrunt
cu prezena la curs; va bifa n dreptul fiecrui participant de pe foaia de prezen
dac a pltit pentru luna respectiv;
- va face o situaie cu restanierii (nume, prenume, curs, luna) pe care o va
preda la casierie pn n data de 5 a lunii n curs;
- va ine legtura cu prinii copiilor, elevilor de la cercuri, cursuri n ceea ce
privete plata sau alte anunuri;
- va actualiza n fiecare lun situaia foii de prezen (cu copiii noi nscrii sau
retrai).
- va verifica motivele retragerii de la cerc a copiilor nscrii i va informa
directorul privind fluctuaia numrului de copii i motivele retragerii acestora (n
scris dac se cere acest lucru);
- va ntocmi un raport privind activitatea cercurilor la solicitarea conducerii;
- va ine legtura cu coordonatorii de cerc/curs pentru rezolvarea problemelor
aprute i va ntiina conducerea despre acestea; (n cazul n care cercul/cursul nu
se desfoar din anumite motive sau se modific programul va ntiina prinii
despre acest lucru).
- va face propuneri privind participarea copiilor, elevilor de la cercuri la
diferite concursuri, spectacole locale sau naionale;

Unitatea
CASA DE CULTURA
IL CARAGIALE A
MUNICIPIULUI
PLOIESTI
Compartimentul
Cultural Artistic
Comunicare i Tradiii
Universitatea Popular
Dimitrie Gusti

Procedur operaional de
funcionare a cercurilor /
cursurilor

Ediia: 1
Nr.de ex.:
Revizia: - 1
Nr.de ex. : Pagina 4 din 5
Exemplar nr.:

- va face propuneri privind mediatizarea activitii cercului / cursului/

formaiei artistice, n scopul atragerii de noi cursani i de a face cunoscut
activitatea instituiei.
- va urmari modul cum profesorul coordonator de la cerc respect programul i
Codul Deontologic al cadrelor didactice, aplicat profesorilor i instructorilor care
predau la cursurile i cercurile organizate de institutie;
- va ntocmi o propunere de proiecte culturale + deviz (dup caz);
Obs. n cazul cercurilor care sunt gratuite se vor respecta prevederile procedurii
excluznd paii care includ plata cercului / cursului. Dac cercul este coordonat
de unul dintre refereni acesta va ine evidena prezenei la cerc pentru fiecare
lun.
- la inceputul fiecrui an, se vor depune pe baz de proces verbal la magazie,
dosarele cu activitatea cercurilor pe anul precedent.
Casier
- ncaseaz banii pentru cercurile/ cursurile active din cadrul Casei de
Cultur I.L.Caragiale Ploieti;
- ntocmete situaia cu plile pe categorii de cercuri / cursuri n
fiecare lun i o transmite referenilor, directorului pn la data de 2
ale lunii urmtoare;
- transmite orice informaie legat de cercuri / cursuri pe care o
primete de la prini, referentului sau directorului dup caz.
- va ntocmi o baz de date cu participanii platitori de la cercuri;
- va ine o eviden comparativ a ncasrilor pentru fiecare lun dintrun an. (Anexa 3)
6.

DESCRIEREA PROCEDURII
n cadrul CASEI DE CULTUR I.L.CARAGIALE a Municipiului Ploieti
funcioneaz urmtoarele cercuri i formaii artistice:
Cercul de teatru pentru copii
Cercul de pictur, pictur pe sticl
Cercul de arte mariale
Cercul de ah
Cercul de limb englez

Unitatea
CASA DE CULTURA
IL CARAGIALE A
MUNICIPIULUI
PLOIESTI
Compartimentul
Cultural Artistic
Comunicare i Tradiii
Universitatea Popular
Dimitrie Gusti

Procedur operaional de
funcionare a cercurilor /
cursurilor

Ediia: 1
Nr.de ex.:
Revizia: - 1
Nr.de ex. : Pagina 5 din 5
Exemplar nr.:

Cercul de dans sportiv (nceptori, avansai)

Cercul de dans modern
Cercul de canto muzic uoar
Cercul de dansuri populare
Clubul de teatru liceal
Corala Anche Musica
Minicoral
Ansamblul Folcloric Prahova
Ansamblul Folcloric Prahova junior
Procedura este valabil pentru orice alt cerc, curs care se va nfiina pe viitor i
are urmtorul desfurtor:
nscrierea la cercuri / cursuri se va face la secretariat pe baza unei fie de
nscriere (anexa 1), unde vor fi trecute toate datele celui nscris, telefonul, e-mailul
prinilor sau al altei persoane de contact.
Fiele sunt preluate de ctre referenii care coordoneaz cercul / cursul respectiv.
Fiecare fi va fi ndosariat.
Se va ntocmi o foaie de prezen pentru fiecare curs dup modelul anexat
(anexa 2) care se va da profesorului coordonator la nceputul lunii. Acesta va
completa foaia de prezen, o va semna i o va nnapoia referentului coordonator.
Casierul sau persoana desemnat prin fia postului va ntocmi situaia cu plile
pentru luna ncheiat i o va transmite referenilor i directorului pn la data de 2 ale
lunii. Pe baza foii de prezen i a ncasrilor fiecare referent va controla situaia
plilor pentru fiecare participant la cerc / curs.Va ntocmi o situaie a restanierilor i
o va transmite casierului, pn la data de 5 ale lunii.
Se va ntocmi o foaie de prezen i pentru cercurile, formaiile artistice care i
desfoar activitatea n cadrul Casei de Cultur I.L.Caragiale Ploieti i care sunt
cu regim gratuit.
7.

INREGISTRARI
Fi de nscriere
Foaie de prezen
Dispoziia de plat

8.
ANEXE
Anexa 1: Fi de nscriere

Unitatea
CASA DE CULTURA
IL CARAGIALE A
MUNICIPIULUI
PLOIESTI
Compartimentul
Cultural Artistic
Comunicare i Tradiii
Universitatea Popular
Dimitrie Gusti

Procedur operaional de
funcionare a cercurilor /
cursurilor

Anexa 2: Foaie de prezen

Anexa 3: Situaia comparativ a ncasrilor lunare

Ediia: 1
Nr.de ex.:
Revizia: - 1
Nr.de ex. : Pagina 6 din 5
Exemplar nr.: