RESOLUCION DE PRESIDENCIA EJECUTIVA Lima, 05 JUN 2014 N2JOb -2014-SERVIR/PE Vistos, el Informe N° 002-2014-SERVIR/GDSRH y el Memorandum N° 093-2014- ‘SERVIR/GDSRH de la Gerencia de Desarrollo del Sistema de Recursos Humanos; CONSIDERANDO: Que, de acuerdo con lo establecido en el articulo 10 del Decreto Legislative N° 1023, es funcién de la Autoridad Nacional del Servicio Civil - SERVIR, ente rector del Sistema Administrativo de Gestién de Recursos Humanos, dictar normas técnicas para el desarrollo e implementacién del Sistema, entre otras; Que, la Tercera Disposicién Complementaria Transitoria de la Ley N’ 30057, Ley del Servicio Civil, establece que para el proceso de traslado de las entidades piblicas al nuevo régimen del Servicio Civil se aprobarén las reglas, procesos y metodologias que aquellas deberén observar; Que, mediante el articulo segundo de la Resolucién de Presidencia Ejecutiva N° 160-2013-SERVIR-PE se aprobé la "Guia de Mapeo de Puestos" que observaran las. entidades publicas a fin de prepararse para la implementacién de la Ley N° 30057, Ley del Servicio Civil; Que, con Informe N2 002-2014-SERVIR/GDSRH, la Gerencia de Desarrollo del Sistema de Recursos Humanos, 6rgano encargado de la implementacién y supervision de las politicas de gestién de los recursos humanos, mediante el desarrollo de herramientas que contribuyan al proceso de implementacién, ha propuesto una nueva Guia de Mapeo de Puestos, que permitira a las entidades una mejor aplicacién de la herramienta para el proceso de traslado al nuevo régimen del Servicio Civil; Que, en el marco de sus funciones, el Consejo Directivo mediante Sesién N° 19- 1014 acordé aprobar la nueva Guia de Mapeo de Puestos presentada por la Gerencia de Desarrollo del Sistema de Recursos Humanos, encargando a la Presidencia Ejecutiva emir a Resolucién correspondiente; Con los vistos de la Gerencia General, de la Gerencia de Desarrollo del Sistema de Recursos Humanos; y de la Oficina de Asesoria Juridica; De conformidad con lo establecido en el Reglamento de Organizacién y Funciones de la Autoridad Nacional del Servicio Civil aprobado mediante Decreto ‘Supremo N* 062-2008-PCM y modificatorias;SE RESUELVE: Articulo 1*.- Dejar sin efecto la Guia de Mapeo de Puestos aprobada mediante elarticulo segundo de la Resolucién de Presidencia Ejecutiva N° 160-2013-SERVIR-PE. Articulo 2*.- Formalizar la aprobacién de la nueva Guia de Mapeo de Puestos asi como los siguientes Anexos, documentos que forman parte de la presente Resolucién, que observardn las entidades publicas a fin de prepararse para la implementacién de la Ley N° 30057, Ley del Servicio Ci Anexo 1.- Matriz de Mapeo de Puestos de la Entidad. ‘Anexo 2. Términos de Referencia Sugeridos. m Anexo 3.- Modelo de Reporte de Mapeo de Puestos. » \) ‘Anexo 4.- Acta de Aprobacién del Mapeo de Puesto Sugerida Articulo 3°.- Disponer la publicacién de la presente Resolucién en el diario oficial El Peruano y en el Portal institucional de SERVIR (www.servir.gob.pe), asi como de la Guia de Mapeo de Puestos y sus Anexos en el Portal Institucional de SERVIR (www.servir.gob.pe). Registrese, comuniquese y publiquese.Guia de Mapeo de Puestos en la Entidad 1. Introduccién El proceso de trénsito de las entidades al nuevo régimen del servicio civil comprende un conjunto de actividades que les seré necesario realizar a través de sus diferentes drganos y Uunidades orgénicas, con la finalidad de recoger datos y generar informacién relevante en relacién a los puestos y las posiciones. Esto se da en el marco de la politica de modernizacién de la gestién publica al 2021, que tiene como uno de sus lineamientos la profesionalizacién de la funcién publica a fin de contar con funcionarios y servidores idéneos para el puesto y las funciones que desempefian. Para iniciar su preparacién hacia el transito al nuevo régimen, la entidad debe conformar la ‘Comisién de Trénsito al Régimen del Servicio Civil, en adelante la ‘Comisién’, que se formalizaré a través del envio de una comunicacién oficial drigida a la Presidencia Ejecutiva de SERVIR. En ésta se expresard el interés de la entidad por seguir el protocolo para el trénsito hacia el nuevo régimen y se identificara las personas que conforman la Comisién, sus puestos, asi como la que hubiere sido designada como contraparte para las coordinaciones con SERVIR. La Comisién tendré a su cargo impulsar, difundir y supervisar cada una de las etapas del proceso de preparacién y de transito al nuevo régimen. Recibido el documento, un profesional del equipo de Asistencia Técnica en ‘Hoja de Ruta’ de SERVIR se comunicaré con la persona de la Comisién designada contraparte para agendar una reunién, o explicar, por el medio que fuera posible, la secuencia de pasos a seguir por la entidad yylas tareas a priorizar en el corto plazo. El mapeo de puestos es la primera herramienta que deben aplicar las entidades que se prepararan para iniciar el proceso de trénsito y, adicionalmente, es la indicada para proporcionar informacién detallada sobre el punto de partida de la entidad en el proceso de trénsito, en términos de puestos y posiciones, a manera de una linea de base. Il Presentaci6n de la herramienta El mapear puestos es una actividad que consiste, basicamente, en el recojo y sistematizacion de la informacién de los puestos y recursos humanos existentes en la entidad y en la elaboracién del informe de andlisis de la misma. Esta actividad, para el caso del proceso de trénsito hacia el ‘nuevo régimen, se apoya con un instrumento denominado ‘Matriz de Mapeo de Puestos de la Entidad” (ver Anexoi), en adelante la ‘matriz’, que no es otra cosa que una base de datos conteniendo diferentes variables, que han sido agrupadas en ‘campos’ y ‘secciones’. Las secciones contempladas en la matriz son cuatro: datos generales, jerarquia, ingresos y las funciones principales del puesto. A su vez cada seccién se organiza en los siguientes campos:'Nimero correlativo del puesto del jefe inmediato Nombre del puesto del jefe inmediato Funcién1 Funcién2 Funci6n3- Funciénd FunciénS: Funcién6 Funcién? Funcion8 Continuidad de las funciones Numero correlativo del puesto bajo DLeg 276 0 DLeg728 con el que se asocia (CAS / Locacién de Servicios) Nombre del puesto bajo DLeg 276 0 DLeg728 con el que se asocia (CAS / Locacién de Servicios) Condicién del ocupante destacado Funciones La matriz es un instrumento que permitiré a la entidad obtener una ‘fotografia’ del estado actual en materia de puestos. Con esa informacién se puede responder a interrogantes basicas de andlisis organizacional, tales como: ecudntos puestos existen hoy en la entidad?, écudntas personas prestan servicios?, écémo se distribuyen estas personas entre los diferentes rganos y unidades orgénicas?, ecudntos regimenes laborales existen?, zhay puestos que implican funciones idénticas y remuneraciones distintas?, hay puestos desocupados que en la practica estan siendo asumidos por otro puesto de diferente nombre?, etc. Ill. Utilizacin de la heramienta “paso a paso” EI mapeo de puestos a una entidad puede demandar el desarrollo de hasta seis pasos para recolectar, generar, analizar y reportar in sobre los puestos. El detalle de cada uno de dichos pasos se desarrolla a continuaci a) Conformacién de equipo responsable El mapeo de puestos es una herramienta que implica el desarrollo de tareas relativamente simples, pero que demanda una cantidad de tiempo importante, debido 2 que requiere elingreso cuidadoso de data para diferentes ‘campos’ y ‘secciones’, que forman parte de la ‘Matriz de Mapeo de Puestos de la Entidad’ Siendo un trabajo demandante, la entidad debe evaluar la posibilidad de hacerlo con un equipo La carga de trabajo en una entidad interno u optar por tercerizar le servicio de mapeo ‘con personas prestando servicios de puestos. Para esta decision se recomienda tomar bajo un régimen laboral no seré la en cuenta, por ejemplo, el total de puestos de la misma que aquélla en una entidad entidad, el total de ocupantes de los puestos bajo ‘que comprende 3.6 més. diferentes regimenes _laborales/modalidades contractuales, el total de profesionales/técnicos al servicio de la Oficina de Recursos Humanos, el total de presupuesto disponible para el trénsito en el presente afio fiscal, entre otras variables. En caso la entidad opte por conformar un equipo interno de trabajo, la Comisién de Trénsito debe asegurar el compromiso del érgano 0 unidad orgénica que asuma esta responsabilidad, QO puesto que el cumplimiento de esta primera herramienta de la ‘Hoja de Ruta’ exige que los profesionales/técnicos asignados tengan una dedicacién a tiempo completo. Sea que la entidad realice directamente la tarea de Mapeo de Puestos 0 que la contrate, los términos de referencia que se incluyen en este documento (ver Anexo2), constituyen una guia de las tareas y actividades que es necesario realizar para cumplir con esta etapa de la Hoja de Ruta del proceso de transicién al nuevo régimen del Servicio Civil, Cada una de las entidades debe adecuar los Términos de Referencia a su realidad. En todos los casos, SERVIR estaré disponible para apoyar a la entidad, sea al equipo interno designado para el efecto o a los consultores contratados, a través del equipo de Asistencia Técnica en ‘Hoja de Ruta’ constituido en el ente rector para estos efectos. La finalidad es asegurar, mediante revisiones preliminares, que el producto final cumpla con lo esperado y asi evitar reprocesos que demoren a la entidad. b) Recoleccién de datos relevantes El recojo de informacién es un paso que puede realizarse en paralelo a la conformacién del equipo interno de trabajo, 0 al proceso de contratacién del servicio (tercerizacién), con la finalidad de no retrasar el trabajo operativo propiamente dicho. Asi, considerando que la matriz requiere informacién de los puestos y de sus ocupantes, el responsable o supervisor interno de esta actividad podré contribuir al avance, recurriendo a cualquiera de las siguientes tres fuentes de informacion: ‘+ Oficina de Recursos Humanos, Subgerencia de Personal, Subjefatura de Recursos Humanos o la que haga sus veces. Esta unidad podra prover informacién sobre el personal en planilla, es decir, sobre los ocupantes de puestos bajo e! DLeg. 276, el DLeg. 728 y DLeg. 1057, asi como también sobre aquéllos que prestan servicios en la entidad al amparo de algin convenio. '* Organos de Linea/Apoyo (Direcciones Generales, Gerencias o las que hagan sus veces). Estas éreas podrén prover la informacion compilada de términos de referencia de los * Cabe anotar que SERVIR no acredita a empresas consultoras, ni certifica a profesionales en la aplicacién de ninguna de las herramientas que ella genera,locadores de servicios (personas naturales) que, a la fecha de corte, se encuentren desarrollando tareas especificas para ellas, como éreas usuarias’. Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares, Subjefatura de Logistica o la que haga sus veces. Esta oficina podr cooperar con la facilitacién de términos de referencia, 0 complementar con dicha tarea en caso las dreas usuarias no cuenten con alguno de los documentos necesarios. ©) Organizacién de la informacién disponible El conjunto de documentos que se acopie a determinada fecha (‘fecha de corte’) contendré informacién sobre los puestos, y los ocupantes de éstos, comprendidos por la entidad. Sin embargo, su agrupacién no discriminaré entre érgano/unidad orgénica a la que los puestos y cocupantes estén adscritos. Ante ello, se sugiere revisar la documentacién recolectada a fa luz de la estructura orgénica de la entidad, contenida en el Reglamento de Organizacién y Funciones (ROF).. El equipo interno, o los consultores que asuman la responsabilidad de la aplicacién del mapeo de puestos, recibirén planillas impresas, convenios, términos de referencia, entre otra documentacién, que deberdn contrastar con la estructura orgénica de la entidad. A partir de la agrupacién de informacién, podrén organizar documentos en torno a tres variables comprendidas en la matriz: “Naturaleza del érgano”, “Organo” y “Unidad orgénica”. De esta forma, se podré tener informacién ordenada y lista para iniciar con la di cidn de datos, es decir, se contaré con informacién de puestos distribuida por érganos/unidades organicas de Alta Direccién, Asesoramiento, Consultivo, etc. Para graficar la asoci In que se recomienda hacer entre puestos y érganos/unidades ‘organicas, indistintamente del régimen laboral o modalidad contractual, se tiene el siguiente ejemplo: la “fecha de corte” la determinan las entidades en funcién, por ejemplo, del momento en que se ‘encuentran listas para iniciar el mapeo de puestos 0 cuando se inicia la consultoria si fuera el caso, entre otros.Grafico1. Asociacién entre puestos y érganos/unidades orgénicas Despacho Ministerial Analista legal - CAS Especialista en administracién - Dleg728 peda recone eg a Organo de Control Organo de Control institucional Secretaria General } Analista de almacenes - CAS Asistente de capacitacién - CAS Secretaria - CAS Digitador — Locacién de Servicios Especialista en evaluacién ~Locacién de Servicios Oficina General de Asesoria Juridica Oficina General de RRHH Oficina General de Estadistica Analista de seleccién —Locacién de Servicios Tras el ejemplo resulta necesario hacer algunas precisiones con la finalidad de evitar inconvenientes al momento del registro de data. Como se ha mencionado, se sugiere organizar la informacién, alineando la documentacién con la estructura orgénica de la entidad. Sin ‘embargo, se pueden presentar diferencias entre lo expuesto en los documentos de gestion u otros archivos relevantes, y lo que acontece en la realidad. Asi, por ejemplo, puede darse el caso de un puesto “x” que, segiin términos de referencia tiene como ‘érea solicitante’ a la “Gerencia A”, pero en la realidad se encuentra prestando servicios en la “Gerencia B”. En ese caso, y en pro de construir la ‘fotografia’ del estado actual de la entidad en términos de puestos, se debe reflejar en la matriz la cotidianeidad de la organizacién, por lo que, en nuestro ejemplo, el puesto “x” tendria que ser dispuesto bajo la "Gerencia B”. Sin embargo, al estar desarrollando tareas en otro érgano/unidad orgénica, posiblemente éstas difieran notablemente de sus ocupaciones originales por lo que, inclusive, el puesto “x” podria pasar a denominarse puesto “y’. Al respecto, un escenario de este tipo debiera llevar a los responsables a tomar en consideracién ambos puestos ("«" e “y"), asociados a la Gerencia A y la Gerencia B, respectivamente, ya, mas adelante, al momento de realizar la validacién de la matriz completa, se definird si los dos puestos persisten, o si sélo uuno subsiste en la préctica. Traslademos esto a un ejemplo:Gréfico2. Diferencias entre el contenido de documentos y la realidad Direccién General de Formacién Analista de Capacitacién + Gecutar metodologias y hnerramientas de seguimiento lmpacto de as expacitacones roporcionadas. + Planar y eecutr tas actividades de capacitacion que seestime necesarias, + Monitoreartos eventos de capacitacén, Direccién General de Estadistica ‘Analista de Monitoreo y Elocupante pasa de un ‘Srgano a otro Del ejemplo mostrado se desprende que nos podemos encontrar frente a la duda de considerar, 0 no, un puesto documentado que, en la actualidad, no cuenta con un ocupante. Frente a ello, el llamado es a tomar en cuenta la informacién sobre el puesto que, para esas situaciones seré, por lo general, uno bajo el DLeg. 276, el DLeg.728 o el Dleg. 1057. Entonces, indistintamente de que se encuentre ocupado, 0 no, los responsables del mapeo deberdn tomar en consideracién la informacién sobre puestos en estos contextos. Mds adelante (en otro de los puntos) se desarrollard a detalle cémo proceder en este tipo de situaciones, previo © durante el ingreso de data a la matriz. d) Ingreso de datos a la Matriz de Mapeo de Puestos La reunién de informacién sobre puestos segdn “Naturaleza del érgano”, “Organo” y “Unidad Organica” nos lleva a tener diferentes conjuntos de informacién ordenada (p.e. puestos de Presidencia, puestos de Gerencia General, puestos de la Gerencia de Administracién y Finanzas, etc.). Con dicha clasificacién, desarrollada ya en el Gréficol, es posible proceder a la digitaci6n de datos. Primera consideracién Hay que determinar la cantidad de puestos que albergaré cada una de las opciones contenidas bajo la variable “Naturaleza de! Organo” (p.e. Alta direccién, Consultivo, Asesoramiento, Control institucional, Defensa Judicial, Linea y Apoyo). Asi, se podria optar por desarrollar una Hoja de Célculo, empledndola como ‘borrador’, con la finalidad de listar todos los puestos identificados, debidamente clasificados y distinguiéndolos por régimen laboral/modalidad contractual.Tabla2. Listado general de puestos identificados oe Presidente Ejecutivo + Gerente General + Asesoe + Secretaria + selede a ofcina de Asesora Juridica Secretaria tol Oficina General | Oficina General de racién | Administracién y ts) Finanzas + Jefe de ofcina Generale Oficina General | Oficina General de ‘dminstracién y de Administracién | Administracién y ts) Finanzas + Secretaria -| + Especialsta Legal + speciasta en tesoreria + Asstente en tesoeria wo + Subjte de togistiea + specials en Logistica Oficina General | ‘Apoyo de Administracién | Subjefatura de vy Finanzas pegs ‘Al concluir con ese listado se obtendrd la cantidad de servidores bajo cualquier modalidad 0 régimen, organizados por area de desempefio, asociado ademés a asociado a la cantidad de puestos existentes en la entidad. También se tendré data suficiente para llenar posteriormente seis de las columnas de la matriz ("Numero correlativo”, “Naturaleza del Grgano”, “Organo”, “Unidad orgénica”, “Nombre del puesto”, “Régimen laboral/Modalidad contractual’). Aqui cabe precisar que los puestos listados pueden estar asociados a ocupantes bajo el DLeg. 276, Dleg. 728, DLeg. 1057, Carreras Especiales, Locacién de Servicios, Gerentes Publics, Fondo de Apoyo Gerencial, Convenios de Administracién con PNUD, etc. Evidentemente, se tendré una mezcla de puestos bajo regimenes que otorgan estabilidad laboral a sus ocupantes y casos en los que, més bien, los puestos tienen ocupantes con contratos transitorios o temporales. Sin embargo, en este momento del ingreso de datos, ain no es necesario hacer precisiones sobre la continuidad, 0 no, de algunos puestos, sinosimplemente diferenciar los registros (diferentes filas) de puestos segdn régimen laboral 0 modalidad contractual. ‘Tabla3. Columnas de datos generales que podrian completarse con la informacién ordenada ‘Datos Generales 2 7 apa re cael cat fe eee i ft Personal Altamente Calificado [3 | Atapireccién | Presidencia | Presidencia | asistente | Deg. 1057 CAS [ s_ | aia Direccién | GerenciaGeneral_[ GerenciaGeneral_ | __Asesor | Deg. 728 = pr Oficina General | Oficina General de i6n | Administracion y Oficina General | Oficina General de de Administracion | Administraciony Especialista legal Deg. 1057~cAs Finanzas Finanzas Ofc Gere subjeaturade cama alsa decompras | Locaclin de Seis Lo fen | ears faces | armrest Segunda consideracién Se debe corroborar que la totalidad de puestos que conforma la entidad (por unidad orgénica) esté siendo tomada en cuenta. Los responsables del mapeo de puestos estén llamados a revisar su Hoja de Célculo y verificar que se han consignado todos los puestos existentes, indistintamente de si éstos cuentan con ocupantes, o no. Se hace esta especificacin, debido a que muchas veces los documentos de gestién, u otros archivos a los que se recurre en busqueda de datos, comprenden informacién sobre puestos que, por limitaciones presupuestales u otras razones, se encuentran desocupados/libres/con vacantes disponibles. Estos puestos no deben ser dejados de lado, sino, més bien, ser tomados en cuenta como registros independientes en la unidad orgénica que corresponda. En ese sentido, si, por ejemplo, dentro de la Subjefatura de Logistica existiera un puesto de “Analista de compras” que, segin el Cuadro de Asignacién de Personal (CAP), no cuenta conocupante a la fecha y, ademas, hubiera un puesto con idéntico nombre, pero ocupado por una persona bajo régimen laboral del DLeg. 1057, deberdn realizarse dos registros dentro del archivo borrador. Gréfico3. Registro de puestos que no cuentan con ocupantes al momento de realizar el mapeo een Oficina General de ‘Administracion y Finanzas En adicién a las diferencias entre ‘ocupados’ y ‘vacantes’ que pueden ser visualizadas a partir del CAP, los responsables del mapeo podrian encontrarse también frente a casos de, por @ ejemplo, algtin puesto bajo el Dleg. 1057 que recientemente hubiera sido ‘liberado’ ante la renuncia de quien lo ocupaba. En estos casos, se requiere consignar los datos de dichos puestos, mientras se tenga claro que no existen ocupados ("0") a la ‘fecha de corte’ de la aplicacién del mapeo. Tercera consideracién Se debe ubicar los casos de puestos dentro en una misma unidad orgénica, que se encuentran bajo el mismo régimen laboral 0 modalidad contractual, gozan de una remuneracién similar y realizan funciones idénticas. Esos son los casos de puestos idénticos, con las mismas funciones, pero que por diferentes razones aparecen bajo nombres distintos. Por ejemplo, si en vez del caso de los dos “Analistas de compras” de la Subjefatura de Logistica (unidad orgénica), tuviéramos en la realidad dos puestos bajo el Dleg. 1057: “Analista de -ontrataciones” y “Analista de procesos de compras”. En ambos casos los puestos demandan /.3,500 mensuales del presupuesto por concepto de remuneracién y tienen como funciones esenciales “gestionar los procesos de contratacién de bienes y servicios” y “realizar informes mensuales de ejecucién presupuestal de contrataciones”. Frente a ese caso, 2qué es lo que se @ deberia hacer? La respuesta a ese y otros casos similares puede leerse a través del siguiente erafico: Gréfico4. Identificacién de puestos con nombre distinto, pero funciones similares [ANALISTA DE ‘COMPRASNo s6lo es necesario ‘fusionar’ aquellos puestos bajo un mismo nombre y, evidentemente bajo un mismo registro (misma fila), sino también tener presente que el dato sobre la cantidad de puestos variard. embargo, existen casos para los cuales la fusién de puestos con funciones similares bajo un mo nombre no aplicaria: '* Los casos en los que uno, o més, de los puestos identificados (para fusionar) se encuentra bajo un régimen laboral/modalidad contractual diferente al del resto que forma parte del conjunto. Este caso tiene que ser registrado de manera independiente en .una fila diferente. '* Los casos en los que uno, o més, de los puestos identificados (para fusionar) no cuenta ‘con ocupantes. Este caso tiene que ser registrado de manera independiente en una fila diferente. + Los casos en los que uno, 0 mas, de los puestos identificados (para fusionar) implica una remuneracién distinta a la del resto que forma parte del conjunto. Este caso tiene que ser registrado de manera independiente en una fila diferente, salvo que la diferencia entre ingresos mensuales (total bruto) no sea notable (diferencia no mayor e a/.100). Cuarta consideracién Se deben identificar los casos de puestos con diferentes nombres, pero cuyas funciones s6lo evidencian diferencias en la redaccién (forma), mas no en la esencia de las labores (fondo). Este caso, a diferencia de los antes citados, exige una lectura un poco més detenida de los datos sobre los puestos, dado que la identificacién de simples diferencias en la redaccién de funciones, o el parafraseo de éstas, demanda una mayor precisién analitica. Graficos. Identificacién de puestos cuyas funciones difieren en forma, mas no en fondoEsta recomendacién apunta exclusivamente a la identificacién de puestos, cuyas funciones pudieron ser extraidas de contratos que encerraban redacciones disimiles, o de términos de referencia redactados sin la exactitud necesaria, y que podrian ser estandarizadas; razn por la cual dichos puestos podrian pasar a denominarse igual. Sin embargo, esto no implica que, necesariamente, al pasar a llevar el mismo nombre los puestos pueden ‘fusionarse’ en una misma celda. En el punto anterior (tercera consideracién) ya se especificaron los casos para los ‘cuales si aplica la consolidacién de mas de un puesto en un solo registro (fila) Se tiene que tomar en cuenta que, luego de completar la hoja ‘borrador’ atendiendo todas las ‘consideraciones’ hasta ahora listadas, es posible que muchas de las celdas de la matriz preliminar estén vacias. Esto no evidencia un error en el llenado de las filas, ni la falta de documentacién, sino la existencia de mas de un régimen laboral o modalidad contractual en la entidad. Tal situacién lleva a tener variables sin datos por registrar para algunos puestos; por ejemplo, para el caso de un puesto bajo DLeg. 1057 resulta imposible ingresar datos sobre “Cargo estructural”, “Clasificacién”, “Nivel remunerativo”, entre otros ‘campos’, més bien propios de los puestos contenidos en el CAP. En razén de las diferencias entre regimenes laborales/modalidades contractuales, existirén columnas que deben quedar libres (sin lenar), tal como se ejemplifica a continuacién. ‘Tabla4. Columnas de datos que podrian completarse, o no, segiin régimen laboral/modalidad contractual Datos Generales ceo cr re) re) ermananitntye Al ros En la tabla se muestran solo algunas de las variables para las cuales no se podrian registrar datos en el caso de puestos bajo DLeg. 728 y DLeg. 1057, sin embargo hay algunas més para la que aplican estos vacios. En la siguiente tabla se detalla especificamente qué campos podrian quedar en blanco dependiendo el régimen laboral/modalidad contractual:Datos generales Jerarquia Ingresos Funciones Numero correlative Naturaleza del 6rgano Organo Unidad orgénica Nombre del puesto Régimen laboral / modalidad contractual ‘Cargo estructural (CAP) ‘Gasificacién (CAP) Cargo de confianza? Nivel Remunerativo ~ Dleg. 276 Nivel Remunerativo ~ Dleg 728 Cantidad de ocupantes Numero correlativo del puesto del jefe inmediato Nombre del puesto del jefe inmediato ‘otal Remiuneracion segin PAP — Principal (Oleg.276) Total Ingreso.—Mensual_-—Bruto (Dleg.276/Dleg.728) Total Ingreso Mensual Bruto{CAS/Locacién de servicios) Sumatoria/Anualizado_de_bonificaciones extraordinarias (Deg. 728) Funciént Funcién2 Funcién3 Funcién4 Funciéns Funciéné Funcién7 Funcién8 Continuidad de las funciones Numero correlativo del puesto bajo DLeg. 276 0 DLeg728 con el que se asocia (CAS / Locacién de Servicios) Nombre del puesto bajo Dleg 276 o DLeg728 con el que se asocia (CAS / Locacién de Servicios) Condicién del ocupante destacado ‘Comentarios © Comentarios Es necesario recalcar que, si bien puede presentarse casos que impidan el llenado de ciertos campos, la recomendacién no es dejar casilleros en blanco, sino ingresar el dato “O”. Esto debido a que la matriz también contiene una hoja denominada “Informes de Mapeo”, en la que se irdn generando, a la par del ingreso de datos, cuadros y tablas, por lo que resulta necesario el ingreso del valor “0” para evitar inconveni Sexta consideracién La elaboracion de una hoja ‘borrador’ habré resultado de gran utilidad, en términos de orden, MX RRR KKK KKK 1 x x x RK IKK KKK KKK x LKR KKK KK OX x KKK KKK KKK x ites con la sistematizacién de la data. para proceder al ingreso de datos al archivo Excel dispuesto por SERVIR en su portal web.Gréfico6. Hoja de Ini de la Matriz de Mapeo de Puestos MAS yeaneren En dicho archivo existe una hoja denominada "Mapeo de Puestos”, que contiene todas las secciones y los campos que se han observado en tablas anteriores. Los responsables de! ingreso de datos podran copiar y pegar, respetando el orden de los puestos por unidad orgénica, casi toda la informacién sistematizada en su hoja 0 archivo ‘borrador’ (p.e. “Organo’, “Unidad orgénica”, “Nombre del puesto", “Cantidad de ocupados", “Funciones’, etc. fin embargo, se deberd tener especial cuidado con aquéllos campos que contienen ‘desplegables’ con opciones, puesto que dichas columnas no permitirén el ‘copiado’ y ‘pegado’ de datos (cuentan con data prestablecida). Es por ello que las columnas de los campos “Naturaleza del 6rgano”, “Régimen laboral/modalidad de contratacién”, "Clasificacién (CAP)”, “Cargo de confianza”, “Nivel remunerativo ~ CAP DLeg. 276”, "Continuidad de las funciones” y “Condicién del ocupante” requieren del llenado fila por fila, es decir, que quien ingresa la data seleccione cada celda de los campos ya citados, haga ‘click’ en el botén de la parte inferior derecha y seleccione la opcién deseada. Por ejemplo, al iniciar con el vaciado de informacién en la matriz, evidentemente, se tendré que recurrir, en primer lugar, a los puestos bajo unidades orgénicas comprendidas en la Alta Direccién. Es asi que para todos esos puestos se tendré que seleccionar la opcién ‘Alta Direccién” del desplegable que me aparece en las celdas de la columna “Naturaleza del 6rgano””. EI mismo ejercicio se tendré que repetir para cada una de las celdas de las columnas que contengan ‘desplegables’ con opciones.Gréfico7. Hoja de Mapeo de Puestos de la Matriz eiverewece | t Fe Con las precisiones sobre la existencia de ‘desplegables’ en ciertas columnas, se podré ‘empezar con el llenado de la matriz. Asi, el primer paso a seguir es el llenado de la columna “Numero correlativo”, alli se recomienda listar desde el “1” hasta el nimero final de puestos Fesultantes, tras el trabajo en la hoja ‘borrador’. Se sugiere realizar este paso con la finalidad de no obviar el ingreso de ninguno de los puestos sistematizados. Tras este primer ejercicio viene el llenado progresivo de cada una de las columnas de la seccién "Datos Generales”. Grafico 8. Hoja de Mapeo de Puestos con los campos de la seccién ‘Datos Generales’ Be ne ee te att sanUna vez que se hubieran completado los campos de la seccién "Datos Generales”, es preciso tener en cuenta otra particularidad de la matriz. Adicionalmente a los casos de las columnas con ‘desplegables’, hay que agregar que la matriz contiene, con la finalidad de facilitar el trabajo, dos columnas que solicitan informacién sobre ‘nimeros correlativos’. EI primer caso tiene que ver con la columna “Nimero correlative del puesto del jefe inmediato”, en la cual se deberd digitar para cada puesto el nimero correlativo (dato de la primera columna) del puesto de su superior. Al hacer esto se completard automaticamente la celda del costado, perteneciente a la columna “Nombre del puesto del jefe inmediato”. En todo los casos se deberd consignar el numero correlativo requerido, salvo en el del puesto de la maxima autoridad de la entidad ("0"). El segundo caso esta relacionado con la columna “Numero correlativo del puesto bajo DLeg. 276 0 Dleg.728 con el que se asocia (CAS/Locacién de Servicios)", que requiere identificar para todos los puestos bajo DLeg.1057, Locacién de Servicios y otros regimenes/modalidades distintos a los Dleg.276 y DLeg.728, el nimero correlative del puesto CAP con el que se relaciona. Es decir, se podria tener un puesto bajo Dleg.1057 que esté realizando funciones similares 0 idénticas a las de un puesto bajo DLeg.728 que esté, 0 no, ocupado. Frente a esa situacién se tiene que identificar el mero correlativo de dicho puesto bajo Dleg.728 e ingresarlo en la celda correspondiente de la fila del puesto bajo DLeg.1057. Al igual que en el caso anterior, una vez ingresado el niémero correlativo, autométicamente apareceré en la celda del costado el nombre del puesto con el que se asocia. Esta tarea debe realizarse exclusivamente para el caso de los puestos bajo los regimenes/modalidades citados, para el caso de los DLeg.276 y DLeg.728 las celdas deberén completarse con “0”. Gréfico9. Hoja de Mapeo de Puestos con los campos de las secciones ‘Jerarquia’, ‘ingresos’, “Funciones’ y ‘Comentarios’ Teniendo en cuenta ambas especificaciones, es posible retomar el llenado de las columnas de las secciones “Jerarquia”, “Ingresos", “Funciones” y “Comentarios”, pudiendo apelar al ‘copiado’ y ‘pegado’ en algunos casos, y teniendo que seleccionar opciones de los ‘desplegables’ en otros.€) Validacién de los datos registrados Concluido el ingreso de data a la hoja “Mapeo de Puestos” del archivo Excel “Matriz de Mapeo de Puestos de la Entidad” los encargados del llenado de la herramienta habrén logrado avanzar tres cuartas partes del trabajo. La tarea siguiente es identificar a los responsables de los érganos y unidades orgénicas de la entidad con la finalidad de poder elaborar una agenda de entrevistas y coordinar con ellos, de manera independiente, reuniones de trabajo para corroborar que la informacién que se tiene sobre los puestos a su cargo es la correcta. La revisién deberd ser general, dada la apretada agenda de los puestos directivos, e, inclusive, es posible que los responsables deleguen en servidores a su cargo (p.e. jefe o coordinadores de equipo que, formalmente, no aparecen en un MOF como tales) la revision de la data ingresada. En atencién al escaso tiempo del que se dispondré para realizar esta revisién, es preciso anotar que son dos los aspectos sobre los que deberian recaer las preguntas en las entrevistas: La pertinencia de las funciones enunciadas y su correlato con la realidad sobre la base de las narraciones que puedan hacer los responsables sobre tareas anuladas, ajustadas o creadas. * La continuidad de las funciones para los casos de los puestos no contenidos en el CAP, bajo los argumentos/justificaciones de la extensién, 0 no, del periodo de servicio de sus ocupantes. Tras el cumplimiento del calendario de entrevistas, se podrén aplicar los ajustes necesarios, e incluso podran afiadirse nuevos registros (filas) en relacién a puestos que pudieron no haber sido consignados sobre la base de la documentacidn inicialmente recopilada. Con esto el trabajo de los digitadores habré llegado a su fin y solo restaria que el responsable del mapeo proceda a identificar e interpretar los principales resultados de la caracterizacién de la entidad en términos de puestos. f) Elaboracién del reporte final En una de las ‘recomendaciones’ (quinta recomendacién) ya se habla hecho alusion a la existencia de una hoja en la matriz, que contendria gréficos y cuadros. Esta herramienta del archivo Excel les permite a los responsables del mapeo obtener autométicamente la sistematizacién de los campos de la matriz y visualizar la informacién més resaltante a través de graficos y cuadros estadisticos. Para obtener las graficas estadisticas sélo es necesario que los responsables de la digitacién de datos guarden la ultima versién del archivo de la matriz (versién completa), cierren el archivo tras el ingreso de los tiltimos datos y lo vuelven a abrir. De esta forma, al seleccionar la pestaia “informes de Mapeo” podrén observar hasta doce ‘informes’ generados, que servirén para explicar de manera resumida los principales resultados del trabajo.Gréfico10. Graficos y tablas contenidos en los Informes de Mapeo Sdocumento, que los responsables del mapeo pueden tomar como guia al momento de elaborar el reporte a la Comisién de Trénsito y a la Alta Direccién de la entidad. Esta estructura de reporte, asi como los contenidos sugeridos, se encuentran hacia el final del presente instructivo (Ver Anexo3).. La entidad, a este punto, contaré con una matriz completa y con un reporte que desarrolla las principales estadisticas producidas a partir de ésta, ambos documentos deberdn ser enviados y revisados por los integrantes de la Comision de Trdnsito, quienes serén los encargados de su ® aprobacién. Para ello, también se propone un modelo de acta de aprobacién (Ver Anexo4).2. Térmi itellcuneha Becht ‘Términos de Referencia Contratacién del servicio de consultoria para la ejecuci6n del Mapeo de Puestos en la Biblioteca Nacional del Perd 1. Antecedentes En el marco de la creacién del Nuevo Régimen del Servicio Civil (Ley N° 30057 - Ley de del Servicio Civil) y la migracién que las entidades publicas harén de forma progresiva al nuevo régimen, se han establecido los Lineamientos para el trnsito de una entidad publica al régimen del Servicio Civil. Elcitado proceso de transito se divide en cuatro etapas, que incluyen: la etapa de preparacién, la etapa de andlisis situacional, la etapa de mejora interna y, finalmente, la etapa en la que las entidades procederan a pasar al nuevo régimen (ver Cuadro 1). Cuadro1. Etapas del proceso de trénsito de una entidad publica al régimen del servicio civil 4 Para la ejecucién de la etapa de anélisis situacional, la Autoridad Nacional del Servicio Civil (SERVIR) ha puesto a disposicién de las entidades la Guia de Mapeo de Puestos, que explica a detalle cémo llevar a cabo el mapeo de puestos de la entidad, el cual constituye la primera actividad correspondiente a dicha etapa En ese contexto, la entidad (colocar el nombre de Ia entidad) requiere la contratacién de personas naturales, 0 juridicas, especializadas en la gestién de recursos humanos para la ejecucién del mapeo de puestos de la entidad. 2. Finalidad piblica Elaborar el mapeo de puestos en Ia entidad (colocar el nombre de la entidad), en el marco de la implementacién de la Ley del Servicio Civil3. Obietivo de la consultoria Contratar los servicios de consultorfa, de personas naturales o juridicas, para el levantamiento de informacién de puestos, validacién, anélisis y elaboracién del informe técnico de Mapeo de Puestos de la Entidad (colocar el nombre de la entidad), de conformidad con la Metodologia de Mapeo de Puestos elaborada por SERVIR. 4, Alcance del servicio El proveedor deberd ejecutar, como minimo, las siguientes actividades: ‘= Identificar, recopilar y sistematizar la informacién de los puestos de la entidad (colocar el nombre de la entidad). Implica el acopio, andlisis y sistematizacién de la informacién de los puestos de la entidad, a través de la revisin de los siguientes documentos: (© Reglamento de Organizacién y Funciones (ROF), Cuadro para Asignacién de Personal (CAP), Manual de Organizacién y Funciones (MOF), Presupuesto de Asignacién de Personal (PAP), Clasificador de Cargos, Manual de Operaciones, entre otros documentos de gestién institucional vigentes, © Otra documentacién relevante: Términos de Referencia, Planillas del mes anterior, informacién de pago al personal bajo otras modalidades de contratacién, entre otros. La informacién recopilada deberd ser sistemal elaborada por SERVIR. ida en la Matriz de Mapeo de Puestos + Realizar entrevistas para completar y validar la Matriz de Mapeo de Puestos. Implica la realizacién de entrevistas. Para ello se debera: © Elaborar los instrumentos de recojo de informacién para la obtencién de datos sobre los puestos para los que no se cuenta con informacién. (© Recoger la informacién de los jefes directos de los puestos para los cuales no se hallé informacién en los documentos acopiados. © Preparar los contenidos a ser validados con los jefes directos de los puestos mapeados. © Complementar y validar la informacién de la Matriz de Mapeo de Puestos. = Analizar la informacién y elaborar el Reporte del Mapeo de Puestos. Implica ejecutar el anélisis de los puestos identificados para su agrupacién por caracteristicas similares, asi como el analisis integral (cuantitativo y cualitativo) de la informacién levantada sobre los puestos de la entidad, lo que implica generar: © Uninforme que contenga: = Cuadros/gréficos estadisticos y tablas dindmicas de andlisis de puestos. = Interpretacién de los cuadros/gréficos estadisticos. © Una presentacién (en diapositivas) dirigida al Titular de la Entidad y/o Comisién de Trénsito con el andlisis y principales hallazgos del mapeo de puestos 5. Productos El proveedor deberd entregar cuatro (04) productos: Producto 1: (colocar el ntimero de dias) # dias calendario Cronograma de trabajo EI cronograma de trabajo contendré los plazos para la entrega de los productos de la consultoria. Producto 2: (colocar el ntimero de dias) # dias calendario Primer informe técnico del Mapeo de Puestos de la Entidad,= La Matriz de Mapeo de Puestos3 llenada. = Relacién de documentacién utilizada para la sistematizacién de la informacion. "= Identificacién de los aspectos que facilitaron y aquellos que dificultaron la recolecci6n de documentos en la e’ Producto 3: (colocar el nimero de dias) # dias calendario Segundo informe técnico del Mapeo de Puestos de la Entidad. El informe deberd contener, como minimo, la siguiente informacién: = La Matriz de Mapeo de Puestos validada. © Relacién de las entrevistas realizadas a jefes directos de los puestos levantados. * Identificacién de los aspectos que facilitaron y aquellos que dificultaron la ejecucién de las entrevistas. Producto 4: (colocar el ntimero de dias) # dias calendario Informe técnico final del Mapeo de Puestos de la Entidad. El informe deber contener, como minimo, la siguiente informacion: @ "= Cuadro resumen de los datos recogidos en archivo Excel y gréficos y/o tablas resumen. 6. Requisitos minimos del postor La consultoria podré ser ejecutada por una persona juridica o natural. En ambos casos, el staff de consultores deberé estar conformada como minimo por: = Uncoordinador de proyecto = Unconsultor especialista = Un consultor junior (como minimo) a) Coordinador de Proyecto Contar con un (01) profesional, quien di los siguientes requisitos minimos: 1ulo profesional en las carreras de administracién, psicologia, ingenierla \dustrial, economia u otras afines. © Contar con estudios de especializacién en materia de gestién por procesos, planificacién estratégica o gestion de recursos humanos, con un minimo de cien (2100) horas. (© Contar con ocho (08) afios de experiencia de trabajo en servicios de consultoria en gestidn por procesos, planificacién estratégica 0 gestién de recursos humanos. ‘© Contar con experiencia de trabajo de tres (03) afios para el sector publico, en el caso de que el consultor especialista no cuente con ello. iré la consultoria, y que debera cumplir con b) Consultor especialista Contar con un (01) profesional, que secundard las acciones del coordinador del proyecto, y que deberé cumplir con los siguientes requisitos minimos: ‘© Egresado o bachiller en las carreras de administracién, psicologia, ingenierfa industrial, economia u otras afines. "La matriz que deberd ser llenada en el marco de la consultoria es aquelladisefada por SERVIR y que se encuentra tenel Anexo 01 del presente documento.© Contar con estudios de especializacién en materia de gestién por procesos, Planificacion estratégica o gestién de recursos humanos, con un minimo de cien (100) horas. © Contar con cuatro (04) afios de experiencia de trabajo en gestién por procesos, Planificacién estratégica o gestién de recursos humanos, © Contar con experiencia de trabajo de tres (03) afios para el sector piblico, en el caso de que el coordinador del proyecto no cuente con ello. ©) Consultor junior Deberan cumplir con los siguientes requisitos minimos: © Grado académico de bachiller en las carreras de administracion, psicologio, ingenieria industrial, u otras afines. © Contar con uno (01) afio de experiencia de trabajo de campo para estudios Cuantitativos (ampliacién de encuestas) y cualitativos (realizacidn de entrevistas), como estudios de mercado u otros similares, 4) Consultor junior en informatica Deberan cumplir con los siguientes requisitos minimos: © Contar con constancia de egresado 0 bachiller en las carreras de administracion, ingenieria industrial, ingenieria en sistemas u otras afin lo técnico en ‘computacién u otros fines. © Contar con uno (01) afio de experiencia de trabajo de campo para estudios cuantitativos (ampliacién de encuestas) y cualitativos (realizacién de entrevistas), como estudios de mercado, sistematizacién de informacién u otros similares, FI numero final de consultores junior (incluyendo a los consultores junior en informatica) serd determinado por el proveedor al plazo de ejecucin del servicio, el del ‘nlimero de érganos y el numero de personal del Ministerio del int 7. Pl ejecucién del servici El plazo de ejecucién del servicio seré de # dias calendario (colocar el nimero de dias). 8. Formas y condiciones de pago E! Pago por el servicio de consultoria se realizaré en dos armadas, previa conformidad de la tunidad orgénica (colocar el nombre del érgano/unidad orgénica responsable), > Primer pago: ala entrega del Producto 2 (hasta en # dias calendario). ~ Segundo pago: a la entrega del Producto 4 (hasta en # dias calendario). 9. Sistema de supervisin del servic {a supervisién de la consultoria estard a cargo de la Unidad de Personal de la entidad (colocar Ln 42 entidad), mientras que la aprobacién de los entregables sera responsabilidad de los miembros integrantes de la Comisién de Transito. Adicionalmente, se podré solicitar el asesoramiento de la Autoridad Nacional del Servicio Civil, en caso sea requerido por la entidad. 10. Datos importantes a tener en cuenta Informacién del Cuadro para Asignacién de Personal de la entidad (colocar el nombre de la ‘gntidad) y de otros documentos institucionales: Total de plazas ocupadas: Total de plazas previstas: Total General:Informacién de la Planilla Unica de Pagos (al : Total régimen laboral 276/728: Total régimen CAS: Informacién de servicios por terceros (al ) Total final: 11. Pacto de confidencialidad La persona natural o juridica contratada queda expresamente obligada a mantener absoluta confidencialidad y reserva sobre la informacién fruto del analisis, verificaci6n, implementacién © cualquier otro aspecto relacionado con la entidad (colocar el nombre de la entidad), no pudiendo difundir, aplicar ni comunicar a terceros, informacién a la que haya tenido acceso durante la ejecucién del mismo, no pudiendo copiar o utilizar esta informacién con fin distinto al objeto del mismo ni tampoco ceder a otros ni siquiera a efectos de conserv Anexo 01. Secciones y Campos de la Matriz de Mapeo de Puestos @ SECCION ‘CAMPO Namero correlativo Naturaleza del érgano ‘Grgano Unidad orgénica Nombre del puesto Régimen laboral / modalidad contractual Cargo estructural (CAP) Clasificacin (CAP) Cargo de confianza? Nivel Remunerativo — Dleg.276 Nivel Remunerativo — Dleg.728 Cantidad de ocupantes - Numero correlativo del puesto del jefe inmediato Nombre del puesto del jefe inmediato Total Remuneracién segin PAP — Principal (Dleg.276) e — Total Ingreso Mensual Bruto (Dleg.276 / Dleg.728) Total Ingreso Mensual Bruto (CAS / Locacién de servicios) Sumatoria/Anualizado de bonificaciones extraordinarias (Dleg. 728) Funciéni Funeién2 Funcién3 Funcién4 Funciéns Funciéné Funcién? Funcién& Continuidad de las funciones Numero correlativo del puesto bajo Dleg 276 o Dieg728 con el que se asocia (CAS / Locacién de Servicios) Nombre del puesto bajo DLeg 276 o Dieg728 con el que se asocia (CAS / Locacién de Servicios) Condicién del ocupante destacado Comentarios ‘Comentarios Datos Generales Jerarquia Funcionesre de Maj COMENTARIOS A LA ELABORACION DEL MODELO DE REPORTE DE MAPEO DE PUESTI En el marco del proceso de trénsito al régimen del servicio civil las entidades piblicas siecutan el mapeo de puestos, actividad que integra la etapa 2 denominada “andlisis stuacional”. actividad del Mapeo de Puestos esté conformada por las siguientes tre HG Resale get esl eevee Wee ne a zadiin Conformacién del equipo ejecutor del mapeo de puestos PRAISE IIE| en ta entidad y establecimiento del cronograma de trabajo. Lenado de la Matriz de Mapeo de Puestos, Validacién de la Matriz de Mapeo de Puestos y Elaboracién del Reporte de Mapeo de Puestos. Presentacién ante la Comisién de Trénsito de la entidad de: (1) La Matriz de Mapeo de Puestos llenada y validada, y || (2) Reporte de Mapeo de Puestos. Este documento expone la estructura propuesta para guiar la elaboracién del Reporte de Mapeo de Puestos en aquellas entidades que hayan cumplido con la fase 1 y hayan ejecutado las actividades de llenado y validacién de la Matriz de Mapeo de Puestos, correspondientes a la fase 2, de ejecucién del Mapeo de Puestos. Posteriormente a la elaboracién del Reporte de Mapeo de Puestos, el equipo ejecutor podré realizar la presentacién de los resultados del mapeo de puestos ante la Comisin de Trénsito 5]de la entidad para su aprobacién. Con la generacién del Acta de Revisién y Aprobacién del Mapeo de Puestos por parte de la Comisién de Trénsito, la entidad pablica habré concluido con la actividad del Mapeo de Puestos. ‘A continuacién, se presentan algunos comentarios en relacién a la presentacién de las Conclusiones Princi ecm eae ~ La cantidad de trabajadores segin el Mapeo se podré ‘extraer del Informe N° 1 de la Matriz de Mapeo de Cantidad de trabajadores en la Puestos contenido en formato hoja de calculo, 1. | entidad segin la naturaleza del = Se considera la cantidad de trabajadores que érgano actualmente ocupan puestos en la entidad. ~ Se incluye a la totalidad de puestos: tanto aquellos {que SI tendrn continuidad, como aquellos que NO. ~ La cantidad de trabajadores segin el Mapeo se podra Cantidad de trabajadores en la extraer del Informe N° 2 de la Matriz de Mapeo de 2 | entidad segan régimen Puestos contenido en formato hoja de céleulo. laboral/modalidad de contratacién | - Se incluye a la totalidad de puestos: tanto aquellos ue SI tendran continuidad, como aquellos que NO. ~ La cantidad de trabajadores segiin el Mapeo se podr Cantidad de trabajadores segiin extraer del Informe N° 5 y N° 6 de la Matriz de Mapeo 3. _ | naturaleza del Organo y régimen de Puestos contenido en formato hoja de calculo. laboral/modalidad de contratacién | - Se incluye a la totalidad de puestos: tanto aquellos que Si tendrén continuidad, como aquellos que NO. Cantidad de trabajadores ~ La cantidad de trabajadores segin el Mapeo se podré 4. _ | distribuidos por érganoyrégimen | extraer del Informe N* 7 de la Matriz de Mapeo de laboral / modalidadde Puestos contenido en formato hoja de célculo.emenn CE ‘contratacién e incluye a la totalidad de puestos: tanto aquellos {que SI tendrén continuidad, como aquellos que NO. Cantidad de puestos que no estan bajo regimenes dleg.276/dleg.728, = la cantidad de puestos segin el Mapeo se podré extraer del Informe N* 9 y N° 10 de la Matriz de * que desarrollan funciones de Mapeo de Puestos contenido en formato hoja de ~ La cantidad de trabajadores segun el Mapeo se podra 6. | amide de nips en puesios | "seat del informe N° 3 dea Mats de Mopeo de Pallenebee areca ~ ta cantidad de trabajadores segin el Mapeo se podri "| setegn ica | sae 4 a ea de Cantidad de puestos ocupados por | - La cantidad de trabajadores segun el Mapeo se podrd condicién del destaque Puestos contenido en formato hoja de célculo. segtin sus Organos el Informe N° 11 de la Matriz de Mapeo de Puestos contenido en formato hoja de célculo, segin Organos y frecuencia por cada puesto. Cantidad de ocupados distribuidos ppor puesto y régimen laboral / ‘modalidad de contratacién a cantidad de trabajadores segan el Mapeo se podrd extraer del Informe N° 8 de la Matriz de Mapeo de Puestos contenido en formato hoja de céleulo. ~ Se incluye a la totalidad de puestos: tanto aquellos ue SI tendrdn continuidad, como aquellos que NO. Cantidad de trabajadores segin Mapeo de Puestos y segiin documentos de gestion ~ La cantidad de trabajadores segin el Mapeo se podré extraer del Informe N° de la Matriz de Mapeo de Puestos contenido en formato hoja de calculo, = La cantidad de trabajadores seguin documentos de gestién se podré extraer del Cuadro de Asignacién de Personal- CAP (total de plazas), = En el caso de las entidades 100% CAS, no ccorresponde aplicar esta conclusién. 2 Cantidad de trabajadores que ‘ocupan puestos con régimen laboral / modalidad de contrato temporal que se asocian a puestos con régimen laboral del DLeg 728 0 Dieg 276 ~ La cantidad de trabajadores segin of Mapeo se podré extraer generando un anéliss de la Matriz de Mapeo de Puestos contenida en formato hoja de célculo que incorpore los campos nombre del puesto y nombre del puesto bj el régimen del Dleg 728 0 Dleg 276 al {ue se asocia y numero correlativo del puesto bajo el régimen del Dleg 728 0 Dleg 276 al que se asocia. Cantidad de puestos con régimen del Dleg 728 0 Dleg 276 que se encuentran vacantes = La cantidad de trabajadores segiin el Mapeo se podra extraer generando un andlisis de la Matriz de Mapeo de Puestos contenida en formate hoja de célculo que incorpore el campo cantidad de ocupantes. Cantidad de —puestos con variaciones en los ingresos = La cantidad de puestos segin el Mapeo se podra extraer generando un anilisis de la Matriz de Mapeo de Puestos contenida en formato hoja de célculo que incorpore dicha informacién vertida en el campo comentarios.MobELo oF EO DE PUESTOS NOMBRE DE LA ENTIDAD NOMBRE TITULO DEL DOCUMENTO RESULTADOS DEL MAPEO DE PUESTOS FECHA DE ELABORACION DEL REPORTE (DD/MM/AAAA) 1.1 Presentacién El presente informe constituye el reporte de la informacién recabada en ejecucién del Mapeo de Puestos de la entidad (colocar el nombre de la entidad). En él se exponen las principales conclusiones del Mapeo de Puestos, las que permitirén a la Comision de Trénsito y ala Alta Direccién de la entidad contar con informacién sustancial sobre la situacién actual de los Puestos y los trabajadores para su consideracién durante el proceso de transito al régimen del formacién, ademds, sera de utilidad para las siguientes etapas del proceso de transito, como es el caso de la aplicacién de mejoras internas, las que arribardn a la elaboracién de los nuevos documentos de gestién de la entidad: el Manual de Perfiles de Puestos - MPP y el Cuadro de Puestos de la Entidad ~ CPE. El documento esté organizado en tres (03) secciones. La primera, de presentacién del Reporte de Mapeo de Puestos. La segunda, que contiene aspectos generales sobre la ejecucién del ‘Mapeo de Puestos. La tercera, que presenta los documentos empleados; y la cuarta, que expone las conclusiones principales del Mapeo de Puestos. Finalmente, se afiaden en la i6n de anexos los siguientes tres (03) documentos: (1) la Matriz de Mapeo de Puestos lienada y validada, (2) el cronograma de trabajo empleado, y (3) la relacién de Jefes de Organos y Unidades Orgénicas entrevistados para la validacién de informacién sobre los puestos. 1.2 Aspectos generales El Mapeo de Puestos de la entidad (colocar el nombre de Ia entidad) se realizé entre las fechas ‘dd/mm/aaaa y dd/mm/aaca (colocar fechas de inicio y fin), teniendo una duracién total (colocar el niimero de dias). En correspondencia con la metodologia para mapeo de puestos establecida por SERVIR, se ejecuté el Mapeo de Puestos, obteniéndose la Matriz de Mapeo de Puestos (se presenta en el Anexo 1) y el Reporte de Mapeo de Puestos, sobre la base de un cronograma de trabajo (se presenta en el Anexo 2), que guio el recojo de informacién de los puestos a partir de los documentos de gestion y otros documentos relevantes, asi como su a validacion a través de entrevistas a Jefes de Organos y Unidades Orgénicas de la entidad (se presenta en el Anexo 3).1.3 Documentos empleados Para ejecucién del Mapeo de Puestos se tomé como fuente de informacién inicial tos siguientes documentos e instrumentos de gestién, los cuales se presentan en los anexos del documento: = El Cuadro para Asignacién del Personal- CAP, elaborado y/o actualizado en el afio (colocar el afio de aprobacién). = El Presupuesto Analitico del Personal- PAP, elaborado en el afio (colocar el afio de aprobacién). = EI Reglamento de Organizacién y Funciones- ROF, elaborado (0 modificado en su totalidad) en el afio (colocar el afio de aprobacién), versién sobre la cual se han realizado cantidad de modificaciones parciales, siendo la dltima realizada en el afio {colocar el afio de aprobacién! = EI Manual de Organizacién y Funciones- MOF, elaborado (0 modificado en su totalidad) en el afio (colocar el afio de aprobacién), versién sobre la cual se han realizado cantidad de modificaciones parciales, siendo la Ultima realizada en el afio (colocar el afio de aprobacién). = El clasificador de cargos de la entidad, aprobada en el afio (colocar el_afio de aprobacién), Ia cual cuenta con cantidad de modificaciones, siendo la tiltima realizada en el afio {colocar el afio de aprobacién). = La politica remunerativa/escala remunerativa, aprobada en el afio (colocar el afio de aprobacién), la cual cuenta con cantidad de modificaciones, siendo la diltima realizada enel afio (colocar el afio de aprobacién). Otros (sefialar otros empleados, exponiendo Ia informacién de modo similar_a los literales anteriores). idn se emplearan diez (10) cuadros y siete (07) graficos. A continuacién, se presenta el cuadro que presenta las conclusiones y los instrumentos que se emplean en cada una de elas: 5 onl fe 4 |CaMtidad de trabajadores en la entidad segsin la naturaleza del = Cuadro 1 ® 6rgano Grafico 1 >| Cantidad de trabajadores en la entidad seguin régimen = Guadroz laboral/modalidad de contratacién Gréfico 2 3 | Cantidad de trabajadores en la entidad segin regimen = Cuadro3 laboral/modalidad de contratacién Gréfico 3 4 | Cantidad de trabajadores cistribuidos por Srgano y régimen << Geeted laboral / modalidad de contratacién Cantidad de puestos que no estan bajo regimenes - Cuadros 5 | dleg.276/dleg,728, que desarrolian funciones de naturaleza no ead temporal ‘5 __ | Cantidad de ocupados en puestos considerados ‘cargos de ~~ Cuadro 6 confianza’ Grafico 5 } = _ | Total de ocupados en puestos considerados ‘cargos de confianza’ - Cuadro? distribuido segin érgano de la entidad al que pertenece Grafico 6 2 __| Cantidad de puestos ocupados por personal destacado,segin | - Cuadro 8 condicién del destaque Grafico 7N’ ed tru Total de subordinados que tienen los puestos de jefes inmediatos, 8 _| sein sus Grganos poe ‘Cantidad de ocupados distribuidos por puesto y régimen laboral/ | 10 | modalidad de contratacién a Cantidad de trabajadores segiin Mapeo de Puestos y segdn ~ Giadro 11 nu documentos de gestion = _ Graficos Cantidad de trabajadores que ocupan puestos con régimen 12 _|Iaboral / modalidad de contrato temporal que se asocian a = Cuadro 12 puestos con régimen laboral del DLeg 728 0 Dleg 276 13 _| Cantidad de puestos con régimen del DLeg 728 0 Dleg 276 Eowtio que se encuentran vacantes 14 _ | Cantidad de puestos con variaciones en los ingresos = Cuadro 14 > Con la finalidad de mostrar la estructura completa del documento se pone a disposicién de las @ ‘entidades un ejemplo (sobre la base de un caso hipotético) de presentacién e interpretacién de traficos, que podria ser tomado en cuenta y asumido como el contenido minimo del Reporte del ‘Mapeo de Puestos:Cantidad de trabajadores en la entidad segiin la naturaleza del 6rgano Cuadro 1: “Cantidad (#) —Porcentaje (%) Alta Direccién 25 5.10% Apoyo 145 29.59% Linea 265 54.08% Asesoramiento 50 10.20% Control institucional 5 1.02% Total general 490 10.00% mAlta Direcci6n Apoyo = Linea Asesoramiento = Control Institucional e = Un total de 265 trabajadores pertenece a los Organos de Linea, que equivale al 54.08% del total de la entidad. * Un total de 195 trabajadores pertenece a los Organos de Asesoramiento y Apoyo, que equivale al 39.79% del total de la entidad.Cantidad de trabajadores en la entidad segiin régimen laboral/modalidad de contratacién Régimer Dleg. 1057 - CAS Locacién de Servicios Dieg. 728 _Totalgeneral = Grafico 2: Dieg. 728 @ 31% Locacién de Dleg. 1057 - Servicios CAS 4% 65% Interpretaci @ En la entidad existe un total actual de 490 trabajadores, siendo el régimen laboral CAS el ms representativo (65% respecto del total). Un total de 340 trabajadores, que equivale al 69.39%, cuenta con régimen laboral/modalidad de contratacién de naturaleza temporal (Locacién de Servicios- CAS). Un total de 150 trabajadores, que equivale al 30.61%, cuenta con régimen laboral/modalidad de contratacién de naturaleza permanente (Dleg. 728).jad de trabajadores segin naturaleza del Organo y régimen laboral/modalidad de contratacién Cuadro 3: ‘Dleg. 1057-CAS Locacién de Servicios leg. 728 | Total general. ‘Alta Direccién 50 40 90 ‘Apoyo 100 10 110 Linea 130 20 60 210 Asesoramiento 30 20 50 Control institucional 10 20 30 Total general 320 20 150 490 Grafico 3: T sesoramien] Control swore | tines [MO sttuconal m Dieg. 1057 - CAS 50. oo | 130 30 10 ‘mLocacién deServicios| 0 o | 2 ° ° mDleg. 728 40 | 6 20 20 Interpretac Los trabajadores de la entidad cuentan principalmente con el régimen laboral CAS: 320 trabajadores con respecto a 490, equivalentes al 65.31%. Los trabajadores CAS se concentran principalmente en los Organos de Linea y de Apoyo: 130 y 100, respectivamente, de un total de 320 (con régimen laboral CAS). Los Locadores de servicios se ubican Gnicamente en los érganos de Linea, y suman un total de 20 (4.08% respecto al total de trabajadores en la entidad)..Cantidad de trabajadores distribuidos por drgano y régimen laboral / modalidad de contratacién | a ‘Organo 1 20 6% Organo2 100 22% Organo 3 30, 12% Organo4 50, 16% Organos. 20 8% Organo 6 60 12% 2% 18% ‘Organo7 20 4% 0% 6% Organo8 10 2% 0% 4% Organo9 10 2% 0% 6% Totaigeneral 320 65% 4% 31% 490 100% Interpretas Los trabajadores Dleg. 728 representan el 31% del total de trabajadores (un total de 150 trabajadores), y se distribuyen en la totalidad de Organo de la entidad, teniendo una concentracién mayor en el Organo 3 (30 trabajadores, equivalente al 6% del total) y en los Organos 4, 5, 6 y 9 (20 trabajadores, equivalente al 4% del total en cada uno). + Enel caso de los trabajadores CAS, estos representan el 65% del total de trabajadores (un total de 320 trabajadores) y se concentran principalmente en los Organos 2, 6 y 4, con un total de 100, 60 y 50 trabajadores respectivamente. En suma, los 3 Organos concentran un total de 210 trabajadores CAS, que equivale al 42% del total de 320 trabajadores CAS. * Los trabajadores bajo locacién de servicios, representan el 4% del total de trabajadores (un total de 20 trabajadores) y se distribuyen en dos Organos: el Grgano 4, y el Organos 6, los. que cuentan con 10 locadores de servicios, respectivamente,Cantidad de puestos que no es desarrollan funciones de naturaleza no temporal Total at No | general Dieg. 1057 - CAS 320 30 | 350 Locacién de Servicios 20 | 20 Total general 320 50 | 370 | Dieg. 1057 - CAS Locacién de Servicios Total general Pewisy mi 320 320 ‘™No 30 20 50 Interpretacién: + Son un total de 370 puestos aquellos que no estén bajo regimenes dleg.276/dleg,728: 350 CAS y 20 de Locacién de Servicios. * De los 370 puestos, un total de 320 desarrollan funciones de naturaleza no temporal. Estos 320 son, en su totalidad, puestos bajo régimen laboral CAS. = Asimismo, encontramos que los 50 puestos restantes desarrollan funciones de naturaleza ‘temporal, de los cudles 30 se encuentran bajo régimen laboral CAS y 20 con modalidad de contratacién de Locacién de Servicios.Cantidad de ocupados en puestos considerados ‘cargos de confianza’ Cuadro 6: si 2 2.45% No 478 97.55% _ Total general_ 430 10.00% msi mNo Interpretaci "Un total de 12 trabajadores, del total de 490 existentes en la entidad, ocupan puestos considerados cargos de confianza. = Eltotal de trabajadores que ocupan puestos considerados cargos de confianza equivale al 2.45% del total de trabajadores existentes en la entidad. "En razén de la cantidad de trabajadores definidos para la entidad en sus documentos de gestién (250 plazas definidas en su CAP), los 12 trabajadores equivalen al 4.80%.Total de ocupados en puestos considerados ‘cargos de confian: ibuido segiin 6rgano de la entidad al que pertenece orc? Cuadro 7: Organo 1 Organo 2 Organo 3 Organo4 Organo 5 Organo 6 Organo7 Organo 8 Organo 9 Total general 12 Bunn e Grafico 6: Orenno 9 Grgano8 Organo7 Sreano 6 Organo 5 Organo 3 Organo 2 Organo 1 Los 12 trabajadores que ocupan puestos considerados cargos de confianza, se distribuyen en Organos: Organo 1, Organo 2, Organo 3, Organo 4 y Organo 5. Estos se concentran principalmente en el Organo 1 y 4, donde encontramos 4 y 3 trabajadores que ocupan puestos considerados cargos de confianza, respectivamente.Cantidad de puestos ocupados por personal destacado, segin condicién del Bcd Conclusion 8: A Cuadro 8: eer atc a eT - Grafico 7: 1.25% a No Si 98.75% Interpretaci = En la entidad existe un total de 5 puestos ocupados por personal destacado, que equivale al 1.25% del total de puestos. @Total de subordinados que tienen los puestos de jefes inme sus Organos Cuadro 9: ‘Nombre del puesto deljefe | Total inmediato Organo 1 | Nombre 1 3 Nombre 2 8 Nombre 22 2 Grgano2 | Nombre 3 12 Nombre 7 30 Nombre 53 31 Nombre 10 28 @Q rgano3_| Nombre 21 31 Organo.4 | Nombre 102 7 Nombre 64 31 Nombre 51 34 OrganoS | Nombre 12 2. Nombre 109 32 Nombre 144 35 Organo6 | Nombre 33 32 Nombre 50 Fg Nombre 47 30 Organo7 | Nombre 34 29 Organo8 | Nombre 39 15 Nombre 60 31 Organo9__| Nombre 66(*) 3 e@ Total general 482 (*Vefe del Organo de Control institucional interpretacién: En la entidad existe un total de 21 puestos de jefes, considerando al Jefe de la Oficina de Control institucional. = Los 21 Jefes existentes en la entidad equivalen al 4.29% del total de 490 trabajadores. "Los puestos de jefes con mayor cantidad de subordinados son los siguientes: Nombre 144: 35, Nombre 51: 34 Nombre 109 y Nombre 33: 32 Nombre 53, 21, 60 64: 31 0000‘Nombre 3 ‘Nombre 77 1 Nombre 78 Nombre 79 Nombre 355, Nombre 356 Nombre 357 320 20 150 490 Interpreta: Los 150 trabajadores que ocupan puestos bajo régimen laboral Dleg. 728 ocupan un total de 128 puestos. Los 20 trabajadores que ocupan puestos con modalidad de contratacién de Locacién de Servicios ocupan un total de 18 puestos. Los 320 trabajadores que ocupan puestos bajo régimen laboral Dleg. 1057 ocupan un total de 253 puestos. En suma, existen un total de 399 puestos en la entidad. Los puestos que principalmente concentran ocupantes son: Nombre 72: 12 ocupantes Nombre 43, Nombre 84, Nombre 87: 9 ocupantes Nombre 71, Nombre 76: 8 ocupantes eo00 Nombre 30, Nombre 44, Nombre 82, Nombre 83 y Nombre 166: 7 ocupantesCantidad de trabajadores segin Mapeo de Puestos y segiin documentos de gestion Cuadro 11: (ereieee roe Cantidad absoluta (#) Cantidad de trabajadores segiin Mapeo 490 Cantidad de trabajadores segdn documentos de gestién 250 Grafico | Cantidad de trabajadores segin Cantidad de trabajadores seguin | Mapeo documentos de gestion Interpretacién: = Segin sus documentos de gestidn, en la entidad se ha establecido el requerimiento de un total de 250 trabajadores. e = Ena actualidad, sin embargo, se ha identificado a través de! Mapeo de Puestos que existe un total de 490 trabajadores. = El contraste entre las cantidades establecidas en los documentos de gestién y aquellas existentes en Ia actualidad evidencia un incremento de 240 ocupantes.Nombre 77 Nombre 78 Nombre 79 Nombre 331 Nombre 332 ‘Nombre 333 Total Interpretacién: Cantidad de trabajadores que ocupan puestos con régimen laboral / modalidad de contrato temporal que se asocian a puestos con régimen laboral del DLeg 728 o Dleg 276 Cuadro 12: Nombre 23, Nombre 27, Nombre 28 Nombre 61 Nombre 77 Nombre 78Cantidad de puestos con encuentran vacantes jen del Deg 728 0 DLeg 276 que se Cuadro 13: SMPTE Organo al que pertenece el puestocon | EELSEESCMM ‘écimen régimen laboral Dieg 728 0 Dieg 276 | Total General Nombre 23 ‘Organ 3 1 Nombre 24 Grgano 3 Nombre a9 Giganos 1 Total General 2 3 retat O = En la entidad existe un total de 8 puestos del DLeg 728 o Dleg 276 que se encuentran vacantes. Los puestos que se encuentran vacantes se concentran principalmente en el Organo 4, el cual cuenta con un total de 5 del total de 8 existentes en la entidad.jones en los ingresos Cantidad de puestos con vari Cuadro 14: Nombre 99. 2 ‘Nombre 105 2 Nombre 266 3 1 (Total General aL 3 Interpretacior = En a entidad existe un total de 31 puestos cuyos ocupantes perciben distinto: * Los puestos con variacién en los ingresos involucra un total de 81 trabajadores ‘Anexo 1. Matriz de Mapeo de Puestos de la Entidad completa y validada (formato Excel). ‘Anexo 2. Cronograma de trabajo del mapeo de puestos. Anexo 3. Relacién de Jefes de Organos y Unidades Orgénicas entrevistados para la validacién de informacién sobre los puestos.exo4. Acta de Aprobacién del Ma) je Puestos Sugerida (Colocar el nombre de la entidad) ién de Trdnsito al Régimen del Servi ‘Acta N° ‘Acta de aprobacién del Mapeo de Puestos 1. Antecedentes En el marco de la creacién del Nuevo Régimen del Servicio Civil, mediante Ley N° 30057, Ley de del Servicio Civil, y del proceso de trénsito que las entidades pablicas vienen implementando de forma progresiva, se establecieron, a través de Resolucién de Presidencia Ejecutiva N°160- 2013-SERVIR-PE, los “Lineamientos para el trénsito de una entidad publica al régimen del Servicio Civil” El citado proceso de trénsito se divide en cuatro etapas, que incluyen: (1) una etapa de preparacién, (2) una etapa de andlisis situacional, (3) una etapa de mejora interna y, finalmente, (4) la cuarta etapa donde las entidades proceden a pasar al nuevo régimen. Todas estas etapas son lideradas en cada entidad publica por su Comisién de Trénsito conformada, segiin lo establecen los lineamientos antes referidos. En ese contexto, (colocar el nombre de la entidad) ejecuté la actividad de Mapeo de Puestos, ras la cual se realiz6 una reunién de revisién y aprobacién de los productos finales por parte los integrantes de la Comisién de Transito de Ia entidad. - Agenda Revisién y aprobacién del Mapeo de Puestos ejecutado en la entidad, actividad que impli = Revisar y aprobar la Matriz de Mapeo de Puestos = Revisary aprobar el Reporte de Mapeo de Puestos 3. Acuerdo Siendo las (colocar la hora) horas del dia (colocar la fecha), en (colocar el lugar de reunién), se reunieron los siguientes integrantes de la Comisién de Transito de la entidad: - (Colocar el nombre de la persona y su cargo) = 1G) Adicionalmente, la reunién conté con la presencia de los siguientes asistentes: = (Colocar el nombre de la persona invitada y su cargo) -&) De manera posterior a la revision de la Matriz de Mapeo de Puestos y el Reporte de Mapeo de Puestos de la entidad, se tomaron los siguientes acuerdos: ‘* Aprobar la Matriz de Mapeo de Puestos y el Reporte de Mapeo de Puestos realizado en la entidad. = Remitir ambos documentos, asi como una copia del Acta de aprobacién, ya sea en version fisica 0 digital, a la Autoridad Nacional del Servicio Civil (SERVIR), En sefial de conformidad se da por concluida la reunién a las (colocar la hora) de! mismo dia y se suscribe la presente acta. (Presentar en esta seccién las firmas de los integrantes de la Comisién de Trénsito que aprueban la presenta Acta)