Como hacer un diagrama de Gantt en Excel

22 AGOSTO, 2015
PRODUCTIVIDAD

El famoso diagrama de Gantt es una de las mejores aplicaciones

grficas a la hora de gestionar una serie de tareas (por ejemplo en un
proyecto) a lo largo del tiempo. Bsicamente consta de tres 2 datos
fundamentales: duracin de la tarea y fecha de comienzo de la tarea.
A continuacin os mostramos un diagrama de Gantt que hemos
construido en Excel:

Este diagrama se ha construido con las siguientes herramientas de

Excel:

Frmulas (funciones): SUMA, SI, Y, HOY, DIASEM

Otros: FORMATO CONDICIONAL

Para construir este Excel os vamos a mostrar los pasos necesarios

que hay que dar y cual es la lgica subyacente al clculo de las
barras.
Inicio
Este diagrama de Gantt en Excel no tiene nada de VBA por detrs
para que sea mucho ms fcil de mantener y poder actualizar. Para
dibujar las barras obtendremos un valor que nos indique en qu
situacin se encuentra la celda respecto de los datos aportados de
(duracin, inicio, fin y % de trabajo realizado).
Estructura
En la siguiente imagen podis ver la estructura inicial de datos.

En la columna E hacemos lo siguiente: D + C (comienzo de la fase +

duracin = final de la fase)
En la columna D hemos referenciado algunas fechas a comienzos o
finales de otras fechas.
En la fila 5 hemos escrito las fechas par poder hacer una lnea de
tiempo.
Crear lgica
Para crear la lgica para dibujar las lneas hemos pensado lo
siguiente:
En cada fila (ejemplo para la fila 9 Fase 1) hemos decidido dar un
valor de 0, 1 2 a cada celda en funcin de la siguientes variables:

Fecha (fecha correspondiente a la columna de la celda) de la

lnea temporal (fila 5),

Duracin de la fase
Comienzo de la fase
Final de la fase
% Cumplimiento (se supone que puedes ir calculando el grado

de avance)
La lgica que hemos usado es:

Lgica 0: Si la fecha se encuentra fuera del comienzo y el final

de la fase daremos el valor de 0

Lgica 1: Si la fecha se encuentra entre el comienzo y el final de

la fase daremos el valor de 1

Lgica 2: Si la fecha se encuentre entre el comienzo de la fase y
la fecha de avance daremos el valor de 2. (La fecha de avance se
calcula como Fecha de Inicio+Duracin Fase*%Cumplimento)

Para poder hacer estos clculos tenemos que hacer una funcin
anidada un poco compleja que hace esto:
=SI( lgica 2; 2; SI( lgica 1; 1; 0) )
En un lenguaje humano esta lgica sera:
=SI( fecha>=inicio y fecha<=fecha avance entonces
=2;SI(fecha>=inicio y fecha
Que tampoco es super fcil de entender pero algo ms
Traducido a un lenguaje de Excel
=SI(Y(G5>=D9;G5<D9+C9*F9);2;SIY(G5>=D9;G5<E9);1;0))
'conlasreferenciasaceldasfijas
=SI(Y(G$5>=$D9;G$5<$D9+$C9*$F9);2;SI(Y(G$5>=$D9;G$5<$E9);1;0))

En el fondo esto es tan sencillo como anidar 2 funciones SI. En rojo hemos
pintado la lgica 2 y en azl hemos pintado la lgica 1 y hemos quitado los
smbolos de $ (smbolo para fijar celdas a una columna y/o fila) para su mayor
comprensin.
Una vez creada esta lgica el ejercicio quedara as:

Como podemos ver en la imagen anterior, hemos creado una matriz

con los valores 0, 1 y 2. Al modificar los valores de la iquierda de
fechas, duracin o % Cumplimiento veremos como se van cambiando
las frmulas.
Formato inicial
Lo primero que haremos ser :

ajustar el tamao de las columnas donde irn las barras del

diagrama de Gantt,
luego aplicaremos formato a la fila de total,
despus a la cabecera y al fondo de las filas superiores,
despus ajustaremos el formato de fecha para que sea ms

legible y lo pondremos en vertical para poder leerlo

reducimos el tamao de la fila 6 para dejar un pequeo hueco
quitamos la rejilla o maya de (ver cmo)
ponemos borde superior e inferior a todas las filas en un gris

muy clarito
Nuestro Excel quedara de la siguiente manera:

Por ahora ya va quedando ms decente pero hay que hacer lo ms

complicado y lo ms importante, crear nuestras barras del diagrama.
Formato Condicional
Mediante un formato condicional crearemos las barras del diagrama
de Gantt. La lgica es la siguiente:

Donde hay ceros que la fuente se ponga en blanco (para que no

se vea el numerito) y en el fondo de la celda nada.

Donde hay 1 que la celda se ponga de un color clarito (yo he

usado azl) y la fuente del mismo color para que no sea vea.
Donde hay 2 que la celda se ponga de un color ms oscuro (yo

he usado azl oscuro) y la fuente del mismo color para que no

sea vea el nmero.
Para aadir este formato condicional hacemos (deberemos tener
elegido nuestro rango de aplicacin):
Pestaa Inicio >> Formato condicional >> Nueva regla >> Aplicar
formato a celdas que contengan

Una vez seleccionado elegimos la opcin de que el valor de la celda

sea igual a [ponemos nuestro nmero] y formateamos:

Deberemos crear tres reglas para poder aplicar los formatos de

colores y crear las barras.
El resultado ser el siguiente:

Ya hemos hecho lo ms difcil pero todava se puede mejorar.

Mejoras de valor aadido
En la primera imagen de este artculo veamos algunas mejoras que
puede aportar un montn de valor a nuestro grfico de Gantt y que
prcticamente no cuestan nada.

En la imagen anterior hay cuatro recuadros rojos que aportan las

siguientes funcionalidades y que describiremos sucintamente en este
apartado:

Primer recuadro: Contiene una caja llamada Intervalo. Esto

nos permite introducir un nmero de das para las fechas de
nuestro diagrama. As, si queremos ver nuestro diagrama en
semanas escribiremos 7 o cada dos das escribiremos 2

Segundo recuadro: Starting date nos permite elegir en qu

fecha queremos que empiece nuestro lnea temporal, es decir,

la primera fecha del diagrama.
Recuadro horizontal: Simplemente es cambiar, el color de la

barra para la barra de total. Esto, parece una cosa sin

importancia, pero facilita la lectura general.
Recuadro vertical: contiene dos elementos. Lo primero es que

mediante un formato condicional se seala la fecha del da en el

que estamos. Esto se consigue sabiendo le fecha del da de hoy
mediante la funcin HOY() y un formato condicional asociado a
la fila de las fechas. Lo segundo es la marca divisoria que
seala los lunes. Esta marca se consigue de manera similar a la
anterior pero con la funcin DIASEM.
Se pueden aadir muchas mejoras (no dudes en sugerir todo lo que
se te ocurra e intentaremos plasmarlo), mientras tanto os dejo en
este link el archivo descargable para que puedas practicar y ver cmo
se han ido realizando todas las partes de este diagrama de Gantt.