TEMA 5.

CARACTERISTICILE DE BAZ ALE PSI

1. Ieirile SIE
1.1. Proiectarea indicatorilor sintetici.
1.2. Proiectarea listelor/situaiilor de ieire (rapoartelor)
1.3. Proiectarea graficelor
1.4. Proiectarea ieirilor ctre alte sisteme
2. Intrrile SIE
3. Codurile utilizate ntr-un SIE
3.1. Codificarea atributelor. Cerinele i funciile codificrii
3.2. Tipurile de coduri utilizate ntr-un SIE
3.3. Fazele realizrii codificrii
4. Proiectarea Bazei informaionale (BI).

1. Ieirile SIE
1.1.Proiectarea indicatorilor sintetici.
Realizarea practic a obiectivelor unui sistemului informatic se caracterizeaz
prin satisfacerea cerinelor informaionale ale conducerii l structurilor
organizatorice din unitatea beneficiar. Concret, aceasta nseamn furnizarea la
cerere sau periodic a situaiilor (rapoartelor) de ieire care grupeaz informaii ,
date necesare cunoaterii realitii curente. Pe baza lor sunt fundamentate deciziile
pentru dirijarea activitii USE.
Ieirile sistemului informatic pot fi privite sub 3 aspecte:
Structural;
Funcional;
Tipologic.
Din punct de vedere structural, ieirile sistemului informatic
reprezint a treia component din triada ce caracterizeaz structura general a
oricrui tip de sistem (Intrri - Prelucrri - Ieiri).
Din punct de vedere funcional, ieirile sistemului informatic
concretizeaz obiectivele generale i specifice ale sistemului proiectat.
Din punct de vedere tipologic, ieirile sistemului informatic pot fi
redate sub form de:
indicatori sintetici privind starea i rezultatele activitii economicofinanciare;
liste/situaii de ieire (rapoarte) care cuprind indicatorii analitici ai strii i
rezultatelor activitii economico-financiare;
grafice care redau sub form sugestiv starea i evoluia indicatorilor
economico-financiari;

ieiri ctre alte sisteme informatice, transmise n direct (off-line) prin

intermediul suporturilor magnetice, sau direct (on-line) prin intermediul
unei reele locale de calculatoare.
Indiferent de tipologia ieirilor sistemului informatic, acestea trebuie s respecte
cerinele i restriciile cadrului legislativ-normativ n vigoare, pentru ca activitatea
unitii economice s se desfoare n coordonatele legalitii economice.
Indicatorii economico-financiari specifici unitii economice au rolul de a
caracteriza din punct de vedere sintetic i analitic activitatea economico-financiar
prin intermediul unor informaii care redau:
Patrimoniul net al USE prin intermediul inventarierii patrimoniului i a
posturilor din bilanul contabil elaborate la finele perioadei de gestiune;
Starea i rezultatele economico-financiare ale unitii economice pe o
perioad determinat de gestiune;
Calculul i planificarea financiar a investiiilor;
Calculul i planificarea rezultatelor economico-financiare;
Calculul i previziunea activelor circulante i surselor de finanare;
Calculul i previziunea activitii de trezorerie.

Aceti indicatori au rolul de a concretiza obiectivele generale de conducere

i funcionale ale USE, motiv pentru care ei pot constitui rezultatul prelucrrii unui
sistem informatic proiectat.
Selectarea concret a anumitor indicatori din mulimea total a acestora se
poate realiza n funcie de anumii factori, cum ar fi:
1. Tipul unitii economice (societate comercial, societate pe aciuni, societate cu
rspundere limitat - determin utilizarea nuanat a unor indicatori economicofinanciari.
2. Specificul activitii de baz a unitii economice poate determina utilizarea
unor indicatori economico-financiari comuni sau specifici. De exemplu, pentru o
UE care se ocup de fabricarea anumitelor produse, natura activitii determin
utilizarea unor indicatori specifici, cum ar fi: producia marf fabricat, producia
marfa vndut i ncasat etc., n timp ce la o societate comercial a crei activitate
de baz const n comercializarea bunurilor de consum, se vor utiliza indicatori
specifici activitii, cum sunt: valoarea total a vnzrilor de mrfuri, cheltuieli
totale cu depozitarea mrfurilor, cheltuieli de reclam i publicitate etc.
De menionat c ambele categorii de uniti economice menionate, pot
utiliza indicatori economico-financiari comuni, cum ar fi: cifra de afaceri, capitalul
propriu, profitul total realizat, profitul net, profitul folosit pentru autofinanare,
capacitatea de plat, rata rentabilitii, rentabilitatea capitalului etc.
3. Complexitatea i volumul activitii unitii economice poate impune selectarea
anumitor indicatori care s ofere informaii sintetice sau analitice raportate direct la
anumite aspecte concrete din activitatea unitii economice.
4. Gradul de dispersare a activitii unitii economice poate determina utilizarea
unor indicatori specifici pe subuniti i n dinamic, astfel nct la nivelul general
al unitii economice, conducerea acesteia s cunoasc operativ rezultatele ntregii
activiti economico-financiare.
2

5. Gradul de repartizare geografic a activitii unitii economice , spre

exemplu, UE cu sediul ntr-o anumit localitate i subuniti proprii n alte
localiti.
Indicatorii economico-financiari sintetici pot fi furnizai de ctre SI prin
intermediul formatelor video care urmeaz a fi programate. Prin format video se
nelege modul n care vor fi reprezentate pe ecran cmpurile pentru citirea datelor
de intrare i cele pentru afiarea rezultatelor.
Aceste formate pot include n structura lor urmtoarele componente:
Numele activitii de referin a indicatorilor economico-financiari ce
urmeaz a fi specificai prin format video;
Denumirea indicatorilor economico-financiari i explicaiile privind
semnificaia i modul de calcul al acestora;
Valoarea real a acestor indicatori, cu precizarea intervalului de referin n
timp (or, schimb, zi, decad, lun, trimestru, an) sau de referin n spaiu
(echip, atelier, secie, subdiviziune, etc.);
Afiarea eventualelor neconcordane economice dintre indicatorii
economico-financiari afiai n videoformat i natura apariiei
neconcordanelor;
Furnizarea automat a unor variante de decizie pentru conducerea USE, cu
meniunea c, factorii de decizie pot adopta una dintre deciziile afiate pe
videoformat, (de exemplu, cnd stocul de materii prime este sub limita
normativului de stocuri, SI poate furniza beneficiarului informaia despre
necesitatea aprovizionrii de materii prime i materiale);
Data editrii videoformatului, etc.
De menionat c, pentru a asigura concretizarea ct mai ampl a cerinelor
sistemului proiectat, la proiectarea formatelor trebuie s se in cont att de
principiile, cerinele legislative, informaionale i de proiectare, ct i de
posibilitile i restriciile tehnice.
Videoformatele trebuie s fie prezentate ntr-o form simpl, inteligibil
care s asigure i facilitatea n utilizare. De asemenea, formatele trebuie s fie
sugestive, s evidenieze rezultatele (datele de ieire) i s ofere, eventual,
posibiliti de imprimare.
Un exemplu de videoformat poate fi reprezentat ca n figura 5.1.

Figura 5.1. Exemplu de videoformat

1.2. Proiectarea listelor/situaiilor de ieire (rapoartelor)

Listele/situaiile de ieire (rapoartele) reflect cerinele informaionale ale
conducerii unitii economice sau compartimentelor funcionale n cadrul
obiectivelor generale ale sistemului informatic.
Listele/situaiile de ieire conin un sistem de indicatori economico-financiari,
sintetici sau analitici grupai ntr-o form care asigur materializarea integral a
obiectivelor propuse.
Listele/situaiile de ieire trebuie s reflecte, prin coninutul lor, starea i
dinamica fenomenelor i proceselor economice care fac obiectul de prelucrare a
datelor din sistemul informatic proiectat. Natura prelucrrilor SI are un caracter
specific n funcie de natura activitii unitii economice i impune o anumit
structurare a indicatorilor economico-financiari n cadrul listelor/situaiilor de
ieire.
Determinarea concret a coninutului, formei i a circuitului informaional al
situaiilor de ieire sunt realizate n funcie de urmtorii factori:
Natura activitii USE;
Cerinele informaionale ale conducerii unitii economice;
Obiectivele propuse;
4

Cadrul legislativ-normativ (legi, decrete, hotrri, norme metodologice,

instruciuni, decizii interne);
Cerinele specifice, unitii beneficiare.
Aceste restricii impun un anumit coninut economic al situaiilor inclusiv
elementele referitoare la destinaie, utilizare, frecvent i form concret n care
vor aprea.
Listele/situaiile de ieire ce urmeaz a se obine n cadrul unui sistem
informatic pot fi structurate i utilizate n concordan cu urmtoarele criterii:
1.
Specificul activitilor desfurate concret n unitatea economic.
Conform acestui criteriu listele/situaiile de ieire se structureaz n categorii
omogene, conform activitilor/funciilor de baz (cercetare-dezvoltare, producie,
marketing, financiar-contabil, etc.);
2.
Destinaia listelor/ situaiilor de ieire. Conform acestui criteriu
listele/situaiile de ieire se structureaz n dou categorii:
a) Liste/situaii destinate unitii beneficiare, cuprind informaii necesare att
compartimentelor funcionale pentru urmrirea curent a desfurrii
activitilor proprii, ct i organelor de conducere pentru urmrirea i
controlul desfurrii de ansamblu
a ntregii activiti economicofinanciare. Coninutul lor este determinat n concordan cu prevederile
generale ale actelor normative din UB.
b) Liste/situaii destinate altor ageni economici i organisme de stat. Au ca
scop furnizarea de informaii specifice cooperrii n realizarea activitilor
proprii i de informare a organismelor de stat. Acestea sunt stabilite i
reglementate prin acte normative sau prin nelegeri ntre UE, deci structura
lor este obligatorie pentru USE emitent (care emite aceste documente). n
aceast categorie se includ rapoartele statistice ale principalelor indicatori
economico-financiari, drile de seam contabile, bilanul contabil, bugetul
general al USE, etc.
De menionat, c n aceast categorie pot fi incluse i documentele
primare generate prin intermediul SI i utilizate n exteriorul sau interiorul
USE (de exemplu: dispoziia de ncasare sau de plat, dispoziia de livrare,
bonul de consum, etc.)
3.
Gradul de sintetizare a indicatorilor economico-financiari
inclui n liste/situaii. Conform acestui criteriu listele/situaiile de ieire se
structureaz n dou categorii:
a) Liste/situaii care cuprind date cu caracter sintetic. Servesc la conducere
n ansamblu a USE, deoarece cuprind indicatori generali de urmrire i
control, ca de exemplu: profitul brut i net, productivitatea muncii,
producia marf vndut, producia fizic, cheltuieli, soldurile finale ale
conturilor, etc.
b) Liste/situaii care cuprind date cu caracter analitic. Descriu n detalii
fenomenele i operaiile economice desfurate n USE, starea i
rezultatele economic-financiare. Ele sunt destinate compartimentelor sau
serviciilor funcionale pentru realizarea evidenei operative sau contabile i
pentru controlul activitii la nivel operaional.

Momentul generrii listelor/situaiilor de ieire. Conform acestui

criteriu listele/situaiile de ieire se structureaz n trei categorii:
a)
Liste/situaii cu caracter operativ. Sunt elaborate la
frecvene mici de prelucrare (schimb, zi, decad) i conin date operative
cu un grad redus de prelucrare, necesare cunoaterii i conducerii curente a
activitii, deoarece coninutul lor semnaleaz aspecte pozitive sau
negative ale desfurrii proceselor economice.
b)
Liste/situaii cu caracter periodic. Sunt elaborate la
frecvene mai mari de timp (lunar, trimestrial, semestrial, anual) i conin
date sintetice ce semnific evoluia de ansamblu a proceselor i
fenomenelor economice. Acestea se caracterizeaz prin termene fixe de
elaborare i sunt destinate anumitor factori de decizie, compartimente
funcionale sa altor SI.
c)
Liste/situaii cu caracter aleator. Sunt obinute la frecvene
nedeterminate i conin date sintetice sau analitice ce reflect aspecte
pozitive sau negative din activitatea USE i sunt destinate consiliului de
administraie, compartimentelor funcionale pentru cunoaterea concret a
desfurrii activitii economico-financiare. Acestea pot fi utilizate n
luarea unor decizii cu caracter operativ.
5. Referina n timp a acestora. Conform acestui criteriu listele/situaiile de
ieire se structureaz n trei categorii:
a)
Liste/situaii cu caracter de stare. Conin date care
evideniaz nivelul i disponibilul de resurse materiale i financiare la un
moment dat.
b)
Liste/situaii cu caracter statistic. Grupeaz date
pricind perioadele anterioare de gestiune n scopul stabilirii tendinelor
evolutive sau involutive ale fenomenelor economice n vederea formulrii
unor aprecieri de ansamblu De asemenea, ele asigur redarea indicatorilor
comparativi ale USE n raport cu alte USE concurente n aceast sfer de
activitate.
c)
Liste/situaii cu caracter
previzional.
Redau
informaii ce reflect tendina fenomenelor i proceselor economice la
nivelul UB n scopul stabilirii obiectivelor viitoare de dezvoltare al USE.
6. Modul de obinere a listelor/situaiilor de ieire. Asigur structurarea
listelor/situaiilor n funcie de unitile periferice de ieire ale sistemului electronic
de calcul. Conform acestui criteriu listele/situaiile de ieire se structureaz n
categorii:
a) Liste/situaii obinute la imprimant. Se folosesc n cazurile n care cadrul
legislativ-normativ prevede utilizarea lor ca acte justificative i se arhiveaz
dup consultarea datelor pe care le conin.
b) Liste/situaii obinute la ecran. Se folosesc n cazurile n care cadrul
legislativ-normativ nu prevede obligativitatea utilizrii acestora ca acte
justificative i nici arhivarea lor, rad servesc pentru informri operative n
cadrul UB.
4.

c) Liste/situaii obinute

n regim off-line (indirect) prin intermediul

suporturilor tehnice sau n regim on-line (direct) prin intermediul transmisiilor
n cadrul unei reele de calculatoare.
n concluzie, la proiectarea listelor/situaiilor de ieire se pot avea n
vedere unul sau mai multe dintre criteriile menionate pentru a se asigura
concretizarea ct mai fidel a obiectivelor SI proiectat.
La proiectarea listelor/situaiilor de ieire sunt necesare ndeplinirea
anumitelor cerine, principalele fiind:
Valorificarea ct mai deplin a posibilitilor hard i soft;
Prezentarea ntr-o form ct mai simpl, inteligibil pentru a asigura
facilitatea n utilizare;
S fie ct mai concis, ceea ce impune omiterea detaliilor nesemnificative,
ce nu corespund scopului propus;
Datele pe care le conin s fie corelate ntre ele;
Asigurarea succesiunii logice a datelor: informative, de grupare i cantitativvalorice;
Frecvena de obinere trebuie astfel stabilit, nct s ofere beneficiarului
posibilitatea de a aciona i de a reflecta o anumit perioad de timp;
Proiectele listelor/situaiilor de ieire trebuie nsoite de legende, n care s
se specifice principalele caracteristici ale acestora.
La definitivarea fiecrei liste/situaii de ieire se recomand concretizarea
urmtoarelor elemente:
Titlul situaiei, care va reda ntr-o form sintetic coninutul informaional al
acesteia i perioada sa de referin;
Indicatorii prezeni n fiecare coloan cu specificarea:
- algoritmului de calcul (dac este cazul);
- naturii i lungimii maxime a fiecrui indicator;
- gradele de total i subtotal;

Numrul de exemplare;

Destinaia fiecrui exemplar;

Frecvena i termenele de obinere.

De asemenea, la proiectarea listelor/situaiilor de ieire se vor avea n vedere i
anumite cerine cu caracter general, cum ar fi: rezolvarea unor funcii majore ale
conducerii unitii, existena unei game suficiente i reprezentative de informaii,
pentru a permite analiza complet a fenomenelor i proceselor economice
reflectate.
Exemplu de proiect al unei liste/situaii de ieire, poate fi reprezentat ca n
figura 5.2.

1.3. Proiectarea graficelor

Graficele sunt destinate pentru redarea ntr-o form sugestiv evoluia n timp a
valorii indicatorilor economico financiari. Graficele pot fi obinute n cadrul unui
SI prin prelucrarea coleciilor de date. Deasemenea, prin intermediul unor resurse
7

program specializate, datele pe care le conin listele /situaiile de ieire, pot fi

prezentate i n form de grafice.
Denumire unitate___________
Cod L/S____
Lista / situaia privind evidena comenzilor
Pentru luna__________anul________
Nr.ord.

Nume
client

Tip
Denumire Tiraj
comand comand

Volum
(pagini)

Format

Dat
comand

N(3)

C(8)

D(10)

Nume
autor
N(2)

C(20)

C(10)

C(30)

N(4)

Legend:
Activitatea eviden contabil
Subactivitatea evidena serviciilor prestate
Compartimente beneficiare contabilitate, conducere
Numrul de exemplare 2
Frecvena lunar
Dispozitiv de ieire

Figura 5.2. Proiectul listei / situaiei privind evidena comenzilor

Graficele proiectate pot fi nsoite de anumite elemente complementare:
Titlul i subtitlul graficului;
Legende privind reprezentarea indicatorilor din grafic;
Grile pentru redarea graficului prin linii orizontale sau verticale;
Reprezentarea cromatic a graficului (alb-negru sau alte culori);
Definirea unor formate corespunztoare pentru valorile indicatorilor
(numr fix de zecimale, reprezentare cu mantis sau exponent, prin
procente, format historgam semnul + pentru valori pozitive i
semnul - pentru valori negative, etc.).
Cele mai des folosite tipuri de graficele sunt:
Grafice liniare redau evoluia n timp a valorilor specifice fiecrui
indicator, reprezentate prin puncte amplasate la o distan de axa
orizontal, proporional cu valorile respective. ntr-un asemenea
grafic se pot reprezenta maximum ase indicatori. Un exemplu de
grafic liniar poate fi reprezentat ca n figura 5.3.
8

Graficul cifrei de afaceri programat

i realizat

(mii lei)

200000
150000
100000
50000
0
aprilie

mai

iunie

iulie

(perioade de timp)
Cifra de afaceri programat
Cifra de afaceri realizat

Figura 5.3. Exemplu de grafic tip Liniar

Grafic tip bare - arat diferenele dintre valorile indicatorilor prin

intermediul unor zone verticale ale cror dimensiuni sunt

proporionale cu valorile reale ale indicatorilor. Un exemplu de grafic
tip bare poate fi reprezentat ca n figura 5.4.
Grafic tip XY - reprezint relaia dintre valorile indicatorilor. n
zona X se va reda setul de valori pentru axa orizontal, iar n zona Y
se vor reflecta valorile ce sugereaz relaia dintre indicatorii prezeni.
Un exemplu de grafic tip XY poate fi reprezentat ca n figura 5.5.
Valoare a pro ducie i fizice programat i re alizat

180000
160000
140000
120000
100000
(mii lei) 80000
60000
40000
20000
0

Valoare producie fizic

programat
Valoare producie fizic
realizat
s e cia 1

s e cia 2

s e cia 3

s e cia 4

(Denumire secie)

Figura 5.4. Exemplu de grafic tip Bare

9

Venituri i cheltuieli

(mii lei)

180000
160000
140000
120000
100000

+
-

Venituri

80000
60000
40000

Cheltuieli

20000
0
0

10

11

12

2007

Figura 5.5. Exemplu de grafic tip XY

Grafice tip stive specific valorile indicatorilor prin intermediul unor

zone verticale suprapuse, ale cror dimensiuni sunt proporionale cu

valorile reale prezentate prin grafic. Exemplu de grafic tip stive poate
fi reprezentat ca n fig. 5.6.
Grafic tip circular asigur reflectarea ponderii unor valori aferente
unui indicator n cadrul unui set complet de valori, ce reprezint
valorile integrale sau totale ale indicatorului. n mod concret, graficul
are forma unui cerc, iar fiecare valoare a indicatorului este
reprezentat prin intermediul unui sector de cerc i redat n unitile
procentuale. Un exemplu de grafic tip circular poate fi reprezentat ca
n figura 5.7.
Venituri i cheltuieli
140
120
100
80
(mii lei)
60
40
20
0

Venituri
Cheltuieli

Secia 1 Secia 2 Secia 3 Secia 4

Denumire secie

10

Figura 5.6. Exemplu de grafic tip Stive

Locurile obinuite de acces la Internet

Figura 5.7. Exemplu de grafic tip Circular

1.4. Proiectarea ieirilor ctre alte sisteme

Sistemele informaionale proprii USE se afl ntr-o interconexiune cu alte
sisteme informaionale ale altor USE sau organisme superioare de conducere.
Aceast caracteristic impune i necesitatea corelrii Si specific UB cu alte SI
conexe. n acest caz, ieirile SI al UB pot constitui intrri n alte SI, n timp ce
ieirile altor SI pot fi intrri n SI propriu UB. Aceste intercondiionri se pot
realiza prin intermediul reelelor de calculatoare ce vor asigura conexiunea dintre
bazele informaionale specifice, crora le vor corespunde bazele de date asociate,
ntre care se realizeaz schimbul efectiv de date.
Din punct de vedere tipologic ieirile ctre alte SI pot fi de dou categorii:
a) Directe (on-line), sunt asigurate prin intermediul transmisiilor de date
ntre dou reele locale de calculatoare proprii UB sau ntre reeaua
UB i alte reele din exterior;
b) Indirecte (off-line), sunt asigurate prin transmiterea datelor ntr-o
anumit structur i coninut, la anumite frecvene stabilite de comun
acord.
11

2. Intrrile SIE

Anterior s-a menionat c, Intrrile unui SIE reprezint ansamblul datelor

introduse, gestionate i prelucrate n cadrul sistemului pentru obinerea
informaiilor rezultative. Intrrile pot fi clasificate n urmtoarele categorii:
a). Obinute n urma tranzaciilor externe;
b). Obinute n urma tranzaciilor interne.
n procesul de proiectare a intrrilor unui SI o deosebit atenie se acord
intrrilor obinute n urma tranzaciilor externe care, n mare parte, sunt
reprezentate de documente primare. Adesea, documentele primare necesit o
adaptare la cerinele noului SI.
Adaptarea documentelor primare la cerinele sistemului informatic este o
faz important n cadrul proiectrii, deoarece n documente se consemneaz starea
i dinamica fenomenelor i proceselor economice desfurate n unitatea
economic i reflectate prin intermediul sistemului informatic. Datele consemnate
n documentele de intrare sunt introduse n sistemul informatic prin intermediul
tranzaciilor externe efectuate asupra coleciilor de date organizate n fiiere sau
baze de date.
Obiectivul principal al acestei faze l constituie formalizarea documentelor
din punct de vedere al coninutului i al formei, n aa fel nct acestea s rspund
exigenelor specifice sistemului informatic n concordan cu cerinele concrete ale
beneficiarului.
Adaptarea documentelor primare la cerinele unui sistem informatic
presupune:
Scopul adaptrii documentelor de intrare;
Tipuri de documente primare utilizate;
Modificrile de coninut i format ale documentelor primare.
Scopul adaptrii documentelor primare presupune:

Consemnarea fenomenelor i proceselor economice

desfurate n unitatea economic, n momentul i la locul producerii
acestora (compartimentele funcionale);

Utilizarea codurilor proiectate pentru sistemul

informatic n structura informaional a documentelor primare, n
vederea transpunerii exacte i corecte a acestora n coleciile de date
ce vor surprinde dinamica valorii atributelor;

Caracterizarea dinamic a operaiilor economice

desfurate n unitatea beneficiar pentru crearea iniial i
actualizarea periodic a coleciilor de date;

Reflectarea n componentele sistemului informatic

(subsisteme, aplicaii etc.), a naturii activitii compartimentelor
12

funcionale
de intrare.

prin

intermediul

datelor consemnate n documentele

Simplificarea i perfecionarea sistemului de eviden

prin utilizarea unui numr minim de documente de intrare, n care s
se surprind ntr-o form sintetizat starea i dinamica utilizrii
patrimoniului, n paralel cu gestiunea unor colecii de date, capabil s
reflecte dinamic aceste fenomene.
Tipuri de documente de intrare. Documentele de intrare n care se
consemneaz starea i dinamica fenomenelor i proceselor economice pot fi
structurate n funcie de mai multe criterii, principalele fiind:
Sfera de utilizare;
Frecvena de utilizare i ponderea informaiilor fixe ;
Regimul de gestionare;
Tipurile tranzaciilor externe;
Formatul de prezentare, etc.

Sfera de utilizare a documentelor primare, permite gruparea acestora n dou

categorii:
a) documentele primare comune, folosite pentru nregistrarea datelor
privind procesele tehnico-economice din activiti desfurate n toate
tipurile de uniti economice, indiferent de domeniul de activitate, (ca
de exemplu: Nota de Contabilitate);
b) documente de intrare specifice, folosite pentru nregistrarea datelor ce
caracterizeaz anumite procese tehnico-economice desfurate n
cadrul unor ramuri sau subramuri (de exemplu: Extrasul de cont).
Frecvena de utilizare i ponderea informaiilor fixe, coninute n
documentele de intrare permit gruparea acestora n dou categorii:
a) tiprite, caracterizate printr-o utilizare general la nivelul tuturor
USE, ceea ce justific din punct de vedere economic multiplicarea lor
(ex.: factur fiscal);
b) netiprite caracterizate printr-o utilizare special numai la nivelul
unor anumite USE.
Regimul de gestionare al documentelor, impune gruparea acestora n dou
categorii:
a) cu regim uzual sunt caracterizate, printr-o folosire i o eviden
similar cu cele tiprite n vederea utilizrii generale, fr restricii
exprese din punct de vedere legal;
b) cu regim special, a cror gestionare, folosire i eviden sunt impuse
de reglementrile n vigoare.
Tipurile tranzaciilor externe, asigur gruparea documentelor
primare n dou categorii:
a)
documente care redau starea iniial a fenomenelor i
proceselor economice (n momentul lansrii SI). Ele permit
constituirea iniial a coleciilor de date n momentul lansrii n
funciune a noului SI;
13

documente care reflect dinamica fenomenelor i proceselor

economice (ntr-o anumit perioad de gestiune). Ele permit
constituirea coleciilor de date curente (operative).
Formatul de prezentare a documentelor, asigur gruparea
documentelor primare n trei categorii:
a) individuale, reflect denumirile i valorile atributelor ntr-o form unic (de
exemplu: Fia personal);
b) comune, reflect denumirile i valorile atributelor prin ordonarea acestora
sub form de tabel n cadrul cruia succesiunea atributelor este determinat de
relaiile de apartenen i incluziune dintre mulimile specifice ale atributelor (de
exemplu: Nomenclatoare de produse, clieni, materiale, obiecte de inventar etc.);
c) mixte, permit ordonarea numelui i valorii atributelor att n format
individual ct i n format comun, pentru a furniza ntr-o form eficient,
dispunerea atributelor n structura documentului de intrare (de exemplu: Bon de
consum, Aviz de expediie sau Dispoziie de livrare, Factur fiscal etc.).
b)

Documentele primare prezentate constituie sursa principal a tranzaciilor

externe utilizate ntr-un sistem informatic pentru gestiunea coleciilor de date, ct
i sursa secundar pentru generarea tranzaciilor interne n cadrul nucleului
sistemului informatic. Astfel, utilizarea acestor categorii de documente trebuie s
asigure adugarea de noi atribute ca urmare a operaiilor economice care reflect
micarea elementelor patrimoniale, inserarea de noi atribute n scopul evidenierii
noilor operaii economice, modificarea i tergerea de atribute impuse de dinamica
elementelor patrimoniale, precum i necesitatea punerii de acord a coleciilor de
date cu realitatea economic din unitatea beneficiar.
De menionat c, ntre numrul entitilor din cadrul bazei informaionale (E)
i tipurile de documente primare (D) utilizate pentru crearea i actualizarea acestor
entiti, exist o corelaie direct, definit prin urmtoarele variante:
un tip de entitate se poate constitui pe baza mai multor documente: E<D;
un tip de entitate se poate constitui pe baza unui singur tip de document:
E=D;
mai multe tipuri de entiti se pot constitui dintr-un singur document:
E>D.
Documentele primare destinate crerii i actualizrii coleciilor de date, n
condiiile n care nu corespund integral din punct de vedere al coninutului i al
formei cu restriciile impuse de SI proiectat i structura bazei de date de intrare,
vor fi modificate n vederea realizrii acestor deziderate.

Modificrile de coninut vizeaz:

Adugarea n documente a rubricilor pentru coduri n msura n care acestea
nu sunt deja prevzute. n acest sens, se va insista asupra codurilor ce
specific natura operaiilor reflectate i a celor care servesc pentru
identificarea i asocierea coleciilor de date (cod material, cod produs,
marc, cod secie, cod comand etc.);
14

Eliminarea atributelor ce se obin prin calcule (de exemplu, valoarea);

Regruparea i modificarea rubricilor aferente atributelor ce vor conine date
care s se introduc n sistemul informatic n aa fel, nct acesta s se
gseasc n acelai loc n toate documentele. Cu alte cuvinte, se pstreaz
individualitatea fiecrui tip de document, dar se definete o zon comun
identic pentru toate documentele din care se vor prelua datele pe suporturile
tehnice.
Modificrile de format sunt impuse de necesitatea creterii facilitilor de
preluare direct a datelor prin intermediul videoformatelor i vizeaz
urmtoarele aspecte:
a) gruparea n cadrul documentului a tuturor atributelor care urmeaz a
fi introduse
de la
ecran,
n aa
fel,
nct rubricile
corespunztoare s nu fie dispersate pe ntreaga suprafa a
documentului;
b) evitarea intercalrii atributelor ce se preiau n coleciile de date cu
atributele care au caracter constant sau rezult din calcul;
c) evidenierea n cadrul documentului a numrului maxim de caractere
specificate pentru fiecare atribut, inclusiv precizarea poziiei punctului
zecimal;
d) ordinea atributelor n cadrul documentelor trebuie s asigure
prezena, atributelor de identificare, urmate de cele informative i
terminnd cu cele cantitativ-valorice;
e) evidenierea zonelor care conin atribute ce se preiau n coleciile de
date, prin demarcarea cu linii mai groase sau de culori diferite etc.(de
exemplu: din documentul primar "Bon de consum" nu se vor prelua
atributele constante "preul unitar" i "unitatea de msur", inclusiv
atributul rezultat din calcul "valoarea aferent ieirilor", dei ele sunt
consemnate n document pentru efectuarea controlului gestionar.

Toate modificrile i adaptrile enunate se fac n aa fel, nct documentele

primare s satisfac n totalitate att cerinele de eviden, ct i cele de prelucrare
automat a datelor, cu meniunea c rezultatele acestor modificri sunt supuse spre
aprobarea organelor de conducere ale unitii economice beneficiare sau a
organelor centrale de sintez.
Alturi de definitivarea coninutului i formatului se impune i stabilirea
regulilor de completare i utilizare a documentelor primare, precizarea numrului
de exemplare i a circuitului fiecrui exemplar, stabilirea frecvenei i termenelor
de introducere a datelor n coleciile de date. De asemenea, se precizeaz
responsabilitile pentru completare i verificare, vizele sau semnturile care
valideaz coninutul documentelor primare, inclusiv persoanele mputernicite n
acest sens. Aceste specificaii sunt folosite pentru proiectarea noilor circuite
informaionale n noul sistem, ct, i n manualul de utilizare definitivat n etapa de
implementare.
15

De menionat c, datele consemnate n documentele de intrare pot fi introduse

n calculator n urmtoarele moduri:
Prin intermediul unor proceduri specializate ale SI care permit
introducerea datelor de la tastatur pe baza unor videoformate i
validarea datelor;
Prin scanarea documentelor - o tehnologie modern bazat pe principii
optice, care permite preluarea unui volum foarte mare de date ntr-un
interval de timp foarte scurt.
Un exemplu de videoformat de intrare poate fi reprezentat ca n figura 5.8.

Figura 5.8. Exemplu de videoformat de intrare

3. Codurile utilizate ntr-un SIE

3.1. Codificarea atributelor. Cerinele i funciile codificrii.
n proiectarea unui SI, activitatea de codificare reprezint o faz n etapa PG
i este obligatorie, deoarece, prin intermediul codurilor se contribuie la
optimizarea prelucrrilor viitoarelor colecii de date obinute din BI de intrare.
16

La proiectarea codurilor trebuie s fie asigurate anumite cerine, cum ar fi:

Unicitatea codului, adic asigurarea, la nivelul ntregului sistem, unei

valori unice pentru fiecare tip de atribut;

Stabilitatea i supleea n timp a codului, presupune necesitatea utilizrii

unui tip de cod pe toat perioada de existen a BI;

Comoditatea utilizrii codului, adic ele trebuie s fie uor de neles i

aplicat, s faciliteze operaiile de codificare i de decodificare, detectarea i
corectarea erorilor;

Concizia codului, presupune utilizarea unui numr ct mai mic de

caractere.
Pentru asigurarea cerinelor enumerate, codificarea atributelor constituie
atribuirea, ntr-o form sistematizat a unor coduri pentru fiecare atribut
component al BI.
Activitatea de codificare include urmtoarele funcii:

Funcia de caracterizare, asigur exprimarea ntr-o form

concis, unic i stabil n timp, a coninutului semantic a fiecrui atribut al BI prin
intermediul codurilor asociate acestuia. Adic, funcia de caracterizare permite
utilizarea cu prioritate a codului specific atributului n locul denumirii complete a
acestuia. (De exemplu, Cibernetic i Informatic Economic Cib IE, Academia
de Studii Economice din Moldova - ASEM);

Funcia de identificare, ofer posibilitatea regsirii mai rapide

a atributelor prin intermediul codurilor asociate lor, dect prin folosirea complet a
semanticii atributului. (De exemplu, Furnizor FURN, Unitate de msur - UM);

Funcia de control, presupune existena unui caracter de

control care se ataeaz n ultima poziie din dreapta structurii codului de baz
cruia, prin intermediul unor metode, s se poat verifica corectitudinea
simbolurilor care intr n structura codurilor (De exemplu, pentru conturile
contabile active i pasive se poate ataa simbolul 1 i respectiv, 0);

Funcia de manipulare a atributelor codificate, faciliteaz

introducerea eficient a acestora n calculator, reducerea timpului de prelucrare,
etc.

3.2. Tipurile de coduri utilizate ntr-un SIE

ntr-un SIE sunt utilizate mai multe tipuri de coduri, care pot fi structurate
(clasificate) conform anumitelor criterii i anume:

Structura simbolului;

Modul de detectare i corectare a erorilor;

Natura atributelor;

Lungime;
17

Modul de elaborare.
Criteriile de structurare a codurilor, precum i tipurile de coduri sunt
reprezentate schematic n figura 5.9.
n continuare, se va face o caracteristic general a tipurilor de coduri.
1.
Structura simbolului. Conform acestui criteriu se disting
dou mari categorii de coduri:
a) Elementare
b) Complexe
Codurile elementare au rolul de a identifica un element din cadrul unei
mulimi de elemente. Din acest grup fac parte codurile:
a1). Secveniale , se formeaz prin atribuirea unui ir de caractere fiecrui
element al mulimii, stabilind o coresponden (n ordine cresctoare) ntre
elementele acestora i mulimea numerelor naturale. Acest tip de coduri se
utilizeaz pentru mulimi cu caracter permanent (de exemplu: codul lunilor anului:
01, 02,12).
a2). Secveniale pe grupe sau clase (seriale), se formeaz prin rezervarea
unui set maxim de simboluri pentru fiecare tip de atribut omogen, caracterizat prin
particulariti comune ce formeaz o grup specific supus codificrii. Se
utilizeaz pentru mulimi n care pot interveni anumite schimbri (de exemplu: cod
numr tabelar);
a3). Cu semnificaie mnemonic, se formeaz fie prin prescurtri, fie prin
consoanele unui cuvnt, fie prin abrevierea denumirii atributului de codificat (de
exemplu: Valori materiale VM, Ciment cmt, ASEM, profesor universitar
prof. univ.);
a4. Cu semnificaie descriptiv, se formeaz prin combinarea iniialelor
denumirii cu particularitile tehnico-constructive ale atributului de codificat. Este
utilizat, cu prioritate, la nomenclatoarele industriale (de exemplu: oel rotund cu
diametrul 15 mm i lungimea barei de 10 m OR1510, BMW M6, BMV X3, etc.

Codurile complexe conin atribute ce aparin unor mulimi distincte, dar sunt
folosite n comun pentru viitoarele prelucrri. Din aceast categorie fac parte:
b1). Ierarhizate, conin atribute ntre care exist relaii de incluziune, astfel
nct acestea s poat fi reprezentate prin intermediul unei structuri arborescente.
Structura codului ierarhizat poate fi reprezentat prin mai multe trepte. Din aceast
categorie fac parte:
Codul ierarhizat liniar simplu, care reprezint atribuirea fiecrei
grupe de atribute al unui anumit numr de poziii al codului, de exemplu:
structura unui cod ierarhizat - codul produselor poate include treptele,
reprezentate n fig. 5.10.

18

Elementare
Structura
simbolului

Complexe

Modul de
detectare i
corectare a erorilor

Criterii de
structurare a
codurilor

Natura
atributelor

Lungime

Modul de
elaborare

Autodetectoare de erori
Autocorectoare de erori

Numerice
Alfabetice
Alfanumerice

Fix
Variabil

Manual
Automat

Figura 5. 9. Tipuri de coduri utilizate ntr-un SIE

19

T1 T2 T3
9

99
Grup de produse

Subgrup de
produse
Tip de produs

Figura 5.10. Structura unui cod ierarhizat.

Codul ierarhizat zecimal, presupune divizarea atributelor n 10 grupe (09),

a fiecrui grup n 10 subgrupe, etc. (de exemplu: codul operaiilor de micri
mijloace fixe 12, ceea ce nseamn 1 pentru grupa de operaii, iar 2
numrul operaiei n grup ).

b2) Juxtapuse, se realizeaz prin alturarea (concatenarea) codurilor

ierarhizate sau a codurilor elementare n vederea utilizrii grupate sau individuale a
atributelor codificate. De exemplu: codificarea angajailor se poate realiza prin
alturarea valorilor distincte ale atributelor: cod secie, cod atelier, cod echip, cod
numr tabelar. Structura codului poate fi reprezentat ca n figura 5.11.
T1
99

T2
9

T3
9

T4
9999
Cod secie
Cod atelier
Cod echip
Cod numr tabelar
Figura 5.11. Codul angajailor

Alte criteriu de structurare a codurilor sunt:

2. Modul de detectare i corectare a erorilor. Conform acestui criteriu se disting
dou tipuri de coduri:
a) Autodetectoare de erori, se bazeaz pe existena unei chei de control format
din una sau 2 poziii numerice sau alfabetice, care se ataeaz la dreapta
structurii codului. Aceast cheie se determin prin mai multe metode de calcul
(de exemplu: metoda aritmetic, geometric i a literei de control). De
remarcat ns, c indiferent de modalitatea de determinare a cheii de control,
principiul de verificare a codului, rmne acelai : la fiecare citire a codului, se
aplic algoritmul de calcul al cheii de control i se compar rezultatul obinut
20

cu cheia introdus n calculator odat cu codul. Dac cheia de control calculat

este diferit de cheia de control pe care o are codul, atunci elementul respectiv
se invalideaz. Apariia erorilor poate fi cauzat n urma inversrii sau
nsumrii eronate a cifrelor codului, n urma transcrierii eronate a codului din
nomenclator n documentul de intrare sau n urma introducerii greite de la
tastatur.
b) Autocorectoare de erori, permit, pe lng detectarea erorilor i corectarea
automat a acestora.
3. Dup natura codurilor se disting codurile:
a) numerice
b) alfabetice
c) alfanumerice
4. Dup lungime se disting codurile:
a) cu lungime fix
b) cu lungime variabil
5. Dup modul de elaborare se disting codurile elaborate:
a) manual
b) automat
3.3. Fazele realizrii codificrii
Activitatea de codificare este dependent de anumii factori, ca de exemplu:
specificul SI, mrimea USE, dimensiunea BII i tipurile de coduri utilizate.
Deaceea, codificarea poate fi efectuat ntr-o anumit succesiune. Prin urmare,
fazele realizrii codificrii sunt:
Pregtirea activitilor de codificare;
Codificarea propriu-zis;
ntocmirea nomenclatoarelor de coduri;
ntreinerea codurilor.
Pregtirea activitilor de codificare subnelege un
ir de aciuni concrete i anume:
Analiza coninutului i structurii BI de intrare ce urmeaz a fi codificat;
Clasificarea i ordonarea atributelor de codificat pe niveluri ierarhice;
Analiza particularitilor atributelor de codificat (dimensiunii, evoluiei
acestora, etc.);
Alegerea tipului de cod, etc.

n contextul celor prezentate, trebuie menionat c, dimensiunea bazei

informaionale de intrare (BII) determin lungimea codurilor, iar particularitile ei,
determin tipul codurilor. De exemplu, dac atributele sunt caracterizate printr-o
21

subordonare, atunci este util de a folosi coduri ierarhizate, iar dac atributele vor fi
prelucrate n funcie de mai multe criterii, atunci sunt utilizate codurile juxtapuse. De
asemenea, pentru facilitarea utilizrii acestora, sunt indicate codurile mnemonice sa
descriptive.
Din punct de vedere al cerinelor i restriciilor SI, trebuie determinat aria
de utilizare a codului i gradul su de generalitate. n cazul n care SI este realizat
pentru diverse niveluri ierarhice (unitate, subunitate, etc.) codul trebuie s asigure
relaiile existente n ambele sensuri.

Codificarea propriu-zis const n acordare de coduri pentru:

Atributele componente ale BI de intrare;

Intrrile SI (documentele de intrare);

Ieirile SI (indicatori sintetici, Liste/Situaii, grafice, etc.);

Entitile structurii BI (abrevierea denumirii entitilor);

Compartimente structurale ale SI proiectat (Subsisteme, aplicaii, uniti

funcionale, uniti de prelucrare, module, etc.)
Codificarea atributelor BI de intrare const n stabilirea
codurilor corespunztoare pentru fiecare atribut din nucleul informaional. Pentru
aceasta se elaboreaz un nomenclator al valorilor atributelor pe grupe omogene, cu
precizarea particularitilor i valorilor posibile a acestora.

Codificarea intrrilor, ieirilor i entitilor structurii bazei

informaionale presupune realizarea codurilor care vor fi utilizate pentru
identificarea acestora i pentru referin n toate etapele de realizare a SIE.

Codificarea intrrilor presupune atribuirea de coduri cu semnificaie

descriptiv pentru documentele de intrare ce vor fi utilizate n noul sistem,
ca de exemplu: D1,D2,Dn.

Codificarea ieirilor subnelege atribuirea de coduri pentru indicatorii

sintetici economico-financiari, liste/situaii de ieire, grafice, etc., urmrind
scopul informatizrii denumirii acestora, ca de exemplu pentru
listele/situaiile de ieire pot fi asociate urmtoarele coduri: S1,S2,Sn.

Codificarea entitilor existente n structura B.I. presupune abrevierea

denumirii acestora la maxim 8-9 caractere n funcie de posibilitatea de
manipulare a viitoarelor colecii de date dependente de SGBD ul folosit.
Codificarea componentelor structurale ale SI proiectat presupune, de
regul, realizarea codurilor ierarhizate, deoarece aceste componente se
afl ntr-o relaie de subordonare.

ntocmirea nomenclatoarelor de coduri const n elaborarea

unor liste (clasificatoare) n care sunt precizate codurile i

denumirea complet a atributelor la care acestea se refer,
caracterul de control, precum i alte informaii complementare.
ntreinerea codurilor
const n efectuarea anumitor
modificri n vederea actualizrii nomenclatoarelor de coduri.
22

Se recomand ca aceast activitate s fie realizat periodic, de

ctre aceeai echip care a conceput i realizat codificarea.
n concluzie, toate tipurile de coduri menionate permit realizarea unei
discipline riguroase de delimitare i proiectare a tuturor componentelor structurale,
specifice noului SI. De asemenea, aceste coduri asigur o utilizare eficient i
pentru subdiviziunile funcionale ale USE implicate n funcionarea noului SI.

4. Proiectarea Bazei informaionale (BI).

Proiectarea Bazei informaionale presupune implicarea urmtoarelor aspecte:

Determinarea atributelor bazei informaionale, presupune

concretizarea tuturor atributelor conform indicatorilor structurali din cadrul
ieirilor i intrrilor aferente viitorului sistem. Aceste atribute trebuie s includ
urmtoarele caracteristici:
o Denumirea atributului stabilit n raport de semantica acestuia;
o Natura atributului (numeric, caracterial, logic, etc.);
o Lungimea atributului (reprezentat de numrul de caractere ocupat de
ctre acesta).
Determinarea categoriilor de atribute (preluate sau reproduse i complexe:
obinute ca rezultat al utilizrii unui algoritm de calcul sau grup de algoritmi);
Structurarea bazei informaionale n entiti
care reprezint gruparea
atributelor i reflectarea corespondenelor dinte acestea.
Remarc:
Alte aspecte privind proiectarea BI sunt cunoscute din cadrul
disciplinei Baze de Date.

23