Sunteți pe pagina 1din 61

BIROTIC

Lector univ. dr. Ionel Enache


Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat
Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti
1. CONCEPTUL DE BIROTIC
n contextul actualei revoluii tehnico-tiinifice, n care informatica i telecomunicaiile,
producerea i comunicarea informaiei sunt prioriti incontestabile, cu largi aplicaii n
ntreaga via economic, tiinific i social, definirea biroticii este o problem necesar
dar dificil.
Birotica vizeaz automatizarea activitilor administrative i de birou, cu toate acestea,
obiectul ei depete cadrul tehnic al proceselor administrative. Astfel, prin asocierea cu cele
mai noi servicii de telecomunicaii, cu noile mijloace de stocare i de transmitere a
informaiei audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optic i
electronic i n special cu noile realizri n materie de echipamente i de programe
informatice, birotica ofer noilor tehnici de procesare a informaiei valene profesionale i
economice cu multiple efecte sociale.
Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil odat
cu rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus i prin
accesibilitatea utilizrii lor, au ptruns n orice birou sporind considerabil productivitatea i
calitatea muncii administrative.
Birotica este un cuvnt intrat n limbajul cotidian relativ recent prin preluarea termenului
francez bureautique care, la rndul su, este echivalentul termenului englezesc office
automation. Termenul a fost introdus n limba francez de P. Berger i L. Nauges, dup
Convenia Informatic din anul 1976. Ambele termene, dar mai ales cel englezesc,
sugereaz domeniul biroticii BIROUL i obiectivul fundamental al acesteia
AUTOMATIZAREA BIROULUI.
Se poate spune c termenul a nceput s circule n Frana dup 1982 cnd, ntr-o publicaie
de specialitate (Jurnal Oficial), gsim urmtoarea definiie: Birotica: ansamblu de tehnici i
de mijloace utilizate n automatizarea activitilor de birou, n special a aspectelor legate de
comunicaie prin cuvnt, prin scris sau prin imagine.
n timp au aprut numeroase ncercri de a defini birotica.
n esen birotica studiaz ansamblul activitilor de producere, de distribuie i
de exploatare a informaiei din perspectiva muncii de birou, fr ns a se substitui
disciplinelor nrudite: informatica, telecomunicaiile, telematica.
Birotica s-a nscut, deci, din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii
administrative i de birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a datelor,
urmrind creterea performanei i calitii muncii de birou n orice domeniu de activitate.

ntr-o alt perspectiv, mai recent, adaptat la coordonatele societii informaionale spre
care ne ndreptm, birotica se contureaz ca un proces de automatizare flexibil aplicat la
cel mai important loc de munc al societii de azi, i mai ales de mine: BIROUL. Sistemele
birotice faciliteaz procesarea, diseminarea i coordonarea informaiei, materia prim a
oricrei activiti de birou. Prin aceasta se ncearc nlturarea comarului birocratic.
Astzi birourile au trei roluri organizaionale importante:
1.

Coordoneaz i conduc munca lucrtorilor dintr-o organizaie.

2.

Integreaz munca realizat pe toate nivelurile cu funciile din organizaiile respective.

3.

Cupleaz organizaia cu mediul, integrnd informaional clienii i furnizorii.

Pentru a ndeplini aceste roluri, n general, birourile desfoar cinci mari activiti:
1.

Managementul documentelor.

2.

Introducerea informaiilor n fiiere.

3.

Conducerea proiectelor.

4.

Coordonarea personalului.

5.

Repartizarea pe sarcini a indivizilor i a grupurilor. [1]

Prima dintre acestea consum aproximativ 40% din efortul total, celelalte activiti ocup
restul de 60% n mod egal.
Pentru a defini mai exact conceptul de birotic se impune sublinierea particularitilor i
tendinelor muncii de birou, indiferent de coninutul su economic.
Astfel, o prim particularitate o constituie predominana proceselor informaionale i
decizionale. Informaia, materia prim a oricrei activiti de birou, ofer suportul deciziei
manageriale n orice sistem i organizaie economico-social.
O alt particularitate o reprezint ponderea mare pe care o ocup comunicarea de informaii
i de decizii, prin cele dou forme ale sale: oral i scris.
n Romnia, termenul de birotic a cptat o circulaie larg dup 1989. Acest fenomen
poate fi explicat prin influena combinat a urmtoarelor circumstane:

Transformarea social care a permis dezvoltarea proprietii private, fenomen ce a


dus la crearea ntreprinderilor mici i mijlocii. Acestea i-au bazat dezvoltarea pe utilizarea
profesional a calculatoarelor personale (PC).

Evoluia tehnologic mondial care a permis descentralizarea accesului la informaie


prin creterea extraordinar a numrului de calculatoare personale i a celorlalte
echipamente informatice.


Liberalizarea importurilor de materiale de birou, inclusiv tehnic de calcul,
consumabile, echipamente de birou (telefoane, faxuri, copiatoare). [2]
n prezent n dezvoltarea biroticii exist dou tendine majore:

Una de natur tehnologic ce implic o cretere a capacitii de intercomunicare


(telefoane, radio, TV).

Una de natur organizaional care se refer la tendina de a dezvolta structuri de tip


reea.
n multe cazuri, n mod greit, birotica este asimilat cu munca de secretariat, locul unde se
intersecteaz cele mai importante fluxuri informaionale ale ntreprinderii, dar secretariatul
reprezint numai unul din birourile care fac obiectul de studiu al biroticii.
n viitor, birotica va urmri crearea biroului electronic, bazat pe utilizarea calculatoarelor,
echipamentelor de comunicaie i a altor dispozitive electronice, care tinde spre eliminarea
consumului uria de hrtie din biroul clasic.
Obiectivele biroticii
Obiectivul general al biroticii este creterea calitii, productivitii i flexibilitii muncii de
birou prin automatizarea activitilor. Cele mai importante activiti de birou se refer la
introducerea, la prelucrarea, la memorarea i la extragerea informaiilor. n societatea
contemporan cantitatea de informaie ce trebuie prelucrat este tot mai mare.
Productivitatea muncii n acest sector a cunoscut o cretere mult mai lent n comparaie cu
celelalte sectoare. De aceea sperana creterii productivitii muncii este legat de
dezvoltarea biroticii.
Informatizarea muncii de birou, n afar de creterea calitii i productivitii muncii
administrative, determin i alte efecte economice i sociale cum ar fi:

Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabil a acestuia.

Eliminarea efortului fizic i intelectual solicitat de prelucrarea manual a informaiei.

Eliminarea efortului solicitat de lectura i de controlul exactitii documentelor primite


sau expediate.

Reducerea timpului de recepie, de prelucrare i de transmitere a informaiei n


activitatea administrativ.

Creterea exactitii proceselor informaionale, a capacitii de memorare i a vitezei


de regsire a informaiei.

Scderea considerabil a costului informaiei i a deciziei pe care aceasta din urm se


fundamenteaz.
Principiile biroticii [3] :

1.
Principiul specificitii. Munca de tip administrativ desfurat n birou reprezint
obiectul de studiu al biroticii. Dei coninutul muncii n birou difer n funcie de nivelul
ierarhic ntr-o organizaie i de caracteristicile generale ale acesteia, exist o trstur
comun: lucrul cu documente i cu informaii.
2.
Principiul frecvenei de apariie a diferitelor tipuri de activiti. Birotica se oprete
numai asupra celor mai utilizate proceduri i aciuni pentru a obine efectul maxim prin
simplificare, prin automatizare i prin integrare.
3.
Principiul simplificrii. Activitile care apar frecvent sunt n prima etap analizate,
simplificate i apoi n etapa a doua automatizate i integrate.
4.
Principiul automatizrii flexibile. Repetitivitatea relativ a unor activiti permite
automatizarea flexibil a unor sarcini, adic automatizarea realizat direct de ctre utilizator.
5.
Principiul integrrii. Acest principiu se refer la partajarea (utilizare n comun) datelor
i informaiilor dintr-o organizaie. Integrarea reprezint etapa final a procesului birotic
optimizat n care colaborarea dintre utilizatorul mijloacelor birotice i informaticieni este
inevitabil.

[1] I. NFTNIL, Birotica i performana managerial, Bucureti, 2000, p. 7.


[2] Ibidem, p. 10.
[3] Ibidem, p. 11.
2. LOCUL SISTEMULUI BIROTIC N CADRUL FIRMEI
2.1. Sistemul informaional
Dac sistemul decizional reprezint sistemul nervos al unei organizaii, sistemul
informaional este sistemul circulator. El ofer materia prim (informaia) necesar n
stabilirea i ndeplinirea obiectivelor manageriale, a sarcinilor, competenelor i
responsabilitilor att manageriale, ct i de execuie din cadrul organizaiilor socioeconomice.
Sistemul informaional poate fi definit ca ansamblul datelor, informaiilor, fluxurilor i
circuitelor informaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informaiilor menite s
contribuie la stabilirea i la realizarea obiectivelor organizaiei[1].
n continuare vom defini fiecare component a sistemului informaional.
Datele i informaiile reprezint componentele primare ale sistemului informaional.
Definiii ale informaiei sunt multe n literatura de specialitate.

Norbert Wiener, printele ciberneticii, spunea c informaia este informaie, nici materie,
nici energie. Pornind de la ideea c informaia este una dintre cele trei forme de
manifestare a materiei, ncercarea de o defini este un nonsens.
Din punct de vedere al teoriei comunicaiilor, informaia este un mesaj, un semnal ce
reflect starea unui sistem sau a mediului n care acesta funcioneaz i care
aduce receptorului un spor de cunoatere.
Informaia economic reprezint acele date care aduc receptorului un spor de cunoatere
privind ntreprinderea respectiv, ce i furnizeaz elemente noi, utilizabile n realizarea
sarcinilor n cadrul firmei respective.
Informaiile se obin n general din prelucrarea datelor, ele nu se confund ns cu acestea.
Data reprezint o niruire de caractere numerice sau alfa numerice, care au o anumit
semnificaie. Datele economice descriu aciuni, procese, fapte, fenomene referitoare la firm
sau la procese din afara acesteia.
n concluzie se poate spune c orice informaie este o dat dar nu orice dat este o
informaie, ci numai aceea care are pentru receptor un caracter de noutate.
n literatura de specialitate se ntlnesc diverse criterii de clasificare a informaiilor. Iat
cteva dintre acestea:
1.

dup modul de exprimare: orale, scrise, audio-vizuale;

2.

dup gradul de prelucrare: primare, intermediare, finale;

3.

dup direcie: descendente, ascendente, orizontale;

4.

dup provenien: exogene, endogene;

5.

dup destinaie: interne, externe;

6.

dup obligativitate: imperative, nonimperative

7.
dup natura proceselor reflectate: cercetare-dezvoltare, comerciale, producie,
financiar-contabile, personal.
Aceast clasificare se refer la informaia economic utilizat n procesele manageriale
pentru fundamentarea deciziilor.
Alte criterii de clasificare pot fi:
1.

dup form: analogic, digital;

2.

dup natura sa: date, texte, imagini fixe, secvene audio, secvene video;

3.

dup suport: magnetice, optice, opace, transparente.

Procese informaionale [2]


n raport cu natura lor specific, informaiile se proceseaz diferit, fapt pentru care se
disting mai multe tipuri de procese informaionale:
a) Procesarea datelor se caracterizeaz prin tratarea informaiei numerice, dup reguli
matematice i logice, i este larg rspndit n activitile care solicit un mare volum de
calcule, de situaii i de rapoarte: economie, proiectare, management, statistic etc.
Prelucrarea datelor n sisteme informatice se realizeaz n mod diferit, n funcie de modul
de organizare a acestora n colecii de date.
Datele organizate sub forma fiierelor de date se proceseaz cu ajutorul unor programe
de firm, denumite interpretoare sau compilatoare care difer n funcie de limbajul de
programare pentru care acestea sunt elaborate: BASIC, FORTRAN, COBOL, PASCAL etc.
Datele organizate sub forma bazelor de date sunt exploatate cu ajutorul unor pachete de
programe denumite sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD), dintre care cele mai
rspndite sunt: base iv, foxpro, paradox, access, aproach etc.
Datele organizate sub forma foilor de calcul electronic se prelucreaz fie folosind pachete
soft specializate cum sunt procesoarele de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO, fie
folosind funciile de procesare a tabelelor din cadrul pachetelor de programe cu posibiliti
integrate de tratare a informaiei (texte, tabele, baze de date, grafic etc.) cum sunt
sistemele integrate: WORKS, FRAMEWORK, OPEN ACCESS etc.
Din punct de vedere birotic, prelucrarea datelor organizate sub forma foilor de calcul
electronic prezint un interes deosebit datorit uurinei cu care pot fi utilizate procesoarele
de tabele i a mbinrii procesrii datelor cu procesarea de texte n cadrul foii de calcul
electronic.
b) Procesarea textelor reprezint un ansamblu de operaii specifice lucrului cu texte.
Obiectul procesrii, textul, structurat n pagini, n paragrafe, n fraze i n cuvinte, este
supus unor operaii viznd forma caracterelor i mrimea acestora, forma i mrimea
paginii, modul de aezare a textului n pagin.
Procesarea textelor presupune, de asemenea, operaii lingvistice cum sunt: desprirea
automat a cuvintelor n silabe, controlul gramatical, lexical i ortografic al textului analizat.
n urma acestor operaii rezult un document de tip text care poate fi consultat prin afiare
pe ecran ori imprimat pe hrtie sau pe microfilm n vederea arhivrii.

Procesarea textelor se realizeaz fie cu programe specializate cum sunt procesoarele de


texte wordstar, word, wordperfect, fie cu componente pentru tratare text ale unor sisteme
de programe avnd alt destinaie principal, spre exemplu editorul de texte WRITE al
sistemului grafic de operare WINDOWS, editoarele de texte ale procesoarelor de tabele
(LOTUS 1-2-3) i ale sistemelor integrate (WORKS).
c) Procesarea documentelor reprezint un mod de utilizare modern i eficient a tehnicilor
informatice i electronice n vederea receptrii, memorrii i prelucrrii grafice a imaginilor
coninute n documente.
Un document poate conine informaii provenite din surse diferite: situaii i rapoarte
rezultate din procesarea datelor, documente coninnd texte obinute n urma procesrii
textelor, tabele i reprezentri grafice realizate de un procesor de tabele, schie i desene
tehnice, grafic bidimensional sau tridimensional realizat cu ajutorul unor programe
speciale de grafic, desene alb-negru sau color, simboluri grafice la alegerea utilizatorului,
imagini i fotografii scanate (citite optic cu dispozitivul scanner) etc.
Procesarea informaiei vizuale, organizate sub forma documentelor, se realizeaz de ctre
programe specializate pentru procesarea documentelor (VENTURA, PAGE MAKER, QUARK
XPRESS, COREL DRAW) sau de ctre funcii specializate ale procesoarelor de texte sau de
tabele (WORD, WORDPERFECT, LOTUS 1-2-3, EXCEL, WORKS).
Documentele astfel procesate se memoreaz pe suporturi tehnice de date avnd o anumit
organizare pentru a putea fi apoi uor regsite, consultate la terminal, imprimate pe hrtie
sau pe microfilm, comunicate la distan sau introduse ntr-un nou proces de prelucrare
grafic.
d) Procesarea sunetului mbrac forme foarte variate, de la vocea uman (mesaje,
convorbiri telefonice, ntlniri, conferine) la sunete obinute prin sintez electronic, la
sunete naturale sau la sunete muzicale. Aceste multiple izvoare de informaie sonor sau
auditiv, perceput analogic i convertit n form digital, ofer materia prim ce
urmeaz a fi procesat digital cu ajutorul unor echipamente i programe specializate n
tratarea informaiei sonore, cum este sistemul SOUND BLASTER care poate funciona cuplat
la orice calculator personal. Se realizeaz n acest mod o interfa acustic a sistemului
informatic cu sistemele audio analogice uzuale (casetofon, magnetofon, compact-disk etc.),
precum i cu dispozitivele de comunicaie acustic de genul: telefon, interfon etc.
e) Procesarea de imagini (imagini n micare) completeaz gama de posibiliti oferite de
celelalte genuri de tratare a informaiei i constituie una din realizrile cele mai moderne ale
electronicii i informaticii.
Informaia vizual dinamic este rezultatul afirii i perceperii unui numr de imagini
succesive pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secund), genernd privitorului
uman senzaia vizual de micare. Sursele de informaie video (imagini n micare) sunt
diverse: realitatea, surprins cu tehnic de filmat (camer de luat vederi alb-negru sau
color), imagini transmise (analogic sau digital) prin sistemele de comunicaii video de natur

profesional, precum i imagini (animaie profesional, filme de specialitate) realizate pe


calculator cu ajutorul unor dispozitive fizice i logice.
n mod curent prelucrarea informaiei vizuale este nsoit i de prelucrarea informaiei
sonore, dup cum imaginea este nsoit de sunet sau de voce uman.
nsemntatea acestei clasificri, a tipologiei tratrii informaiei, rezid n aceea c ultimele
patru tipuri de procesare a informaiei sunt specifice domeniului biroticii. n cadrul acestora,
dei s-a plecat de la automatizarea i de la informatizarea prelucrrii textelor, care ocup un
loc important n activitatea de birou, se remarc o tendin de cretere a ponderii operaiilor
de prelucrare video i sunet, dar dinamica cea mai nalt o nregistreaz sistemele de
comunicare i de procesare a imaginilor fixe i mobile asistate de calculator.
Circuite i fluxuri informaionale
Toate aceste categorii de informaii circul n cadrul unitii ntre persoane i ntre
compartimente, precum i ntre uniti socio-economice, formnd circuite informaionale.
Circuitul informaional reprezint drumul pe care l parcurge informaia ntre emitor i
receptor (destinatar). O seciune prin acest circuit informaional formeaz un flux
informaional.
Fluxul informaional reprezint cantitatea de informaii care circul ntre emitor i
beneficiar. Fluxul informaional este caracterizat prin: coninut, sens, frecven, lungime,
vitez, fiabilitate, cost.
Circuitele i fluxurile informaionale pot fi clasificate dup mai multe criterii:
1.

dup direcie: verticale, orizontale, oblice;

2.

dup frecven: periodice, ocazionale;

3.

dup locul unde iau natere: interne, externe.

Proceduri informaionale
O component a sistemului informaional ce tinde s capete un rol preponderent n firmele
moderne o constituie procedurile informaionale.
Prin proceduri informaionale desemnm ansamblul elementelor prin care se stabilesc
modalitile de culegere, de nregistrare, de transmitere i de prelucrare a informaiilor cu
precizarea operaiilor de efectuat i succesiunea lor, a suporturilor, modelelor i mijloacelor
de tratare.
Caracteristicile procedurilor informaionale n prezent sunt:
-

au un caracter detaliat;

din ce n ce mai sofisticate;

grad ridicat de formalizare (standardizare);

caracter operaional.

Mijloace de tratare a informaiilor:


1.
Manuale: maini de dactilografiat, maini de calcul manual, maini de contabilizat i
de facturat.
2.

Mecanizate: echipamente mecanografice (maini cu cartele perforate).

3.

Automate: calculatoare.

Funciile sistemului informaional


Sistemul informaional al structurilor comerciale ndeplinete cumulativ trei funcii:
1.
Decizional. Aceast funcie exprim rolul sistemului informaional n asigurarea
elementelor necesare lurii deciziilor.
2.
Operaional. Sistemul informaional are drept scop declanarea aciunilor necesare
realizrii obiectivelor societii comerciale.
3.
Documentare. Sistemul informaional permite dezvoltarea i perfecionarea
personalului prin mbogirea cunotinelor.
Deficienele sistemului informaional
1.
Distorsiunea const n modificarea parial, neintenionat a coninutului mesajului
unei informaii.
2.

Filtrajul const n modificarea parial sau total a mesajului n mod intenionat.

3.
Redundana const n culegerea, n prelucrarea i n transmiterea repetat a unor
informaii.
4.
Suprancrcarea circuitelor informaionale const n depirea capacitii de
transport a circuitelor, ceea ce duce la blocarea sau la ntrzierea ajungerii mesajului la
receptor.
Parametrii calitativi ai informaiei
Informaia constituie materia prim a sistemului informaional. n consecin, pentru a
asigura o percepere realist a proceselor la care se refer, informaiile trebuie s

ndeplineasc o serie de condiii: s fie reale, multilaterale, sintetice i concise, precise i


sigure, s ajung la beneficiar n timp util, s aib un caracter dinamic, orientare
prospectiv i s fie adaptate nivelului de nelegere a personalului implicat.
Principiile sistemului informaional
1.
Subordonarea conceperii i funcionrii sistemului informaional cerinelor
managementului firmei.
2.

Corelarea sistemului informaional cu cel decizional i organizatoric.

3.

Unitatea metodologic n tratarea informaiilor.

4.

Concentrarea asupra abaterilor eseniale.

5.

Asigurarea unui timp corespunztor de reacie sistemului decizional.

6.

Asigurarea de maximum de informaii finale din fondul de informaii primare.

7.

Flexibilitatea.

8.

Eficacitatea i eficiena.

Toate aceste elemente (deficiene, parametrii calitativi ai informaiei i principiile) stau la


baza procesului de proiectare, de reproiectare a sistemului informaional i indirect a
sistemului birotic.
Tendine n conceperea i n funcionarea sistemelor informaionale:
1.

perfecionrile tehnice i creterea numeric a mijloacelor de tratare a informaiilor;

2.

modificarea raportului dintre soft i hard n privina preului n favoarea primului;

3.

utilizarea calculatoarelor n reea;

4.

organizarea de baze de date, n special de baze de date specializate;

5.
schimbri n mentalitatea managerilor n sensul nelegerii necesitii introducerii
calculatoarelor n firmele pe care le conduc.
2.2. Sistemul informatic
Sistemul informatic reprezint partea automatizat a sistemului informaional. Raportul
dintre sistemul informaional i cel informatic este de ntreg-parte.

Sistemul informatic este acea parte a sistemului informaional n care operaiile de culegere,
de prelucrare, de stocare i de transmitere a datelor se realizeaz cu ajutorul calculatorului.
Componentele sistemului informatic sunt:
1.
Componenta fizic (hard) este constituit dintr-un ansamblu de echipamente pentru
culegerea, pentru prelucrarea, pentru transmiterea i pentru stocarea datelor i
informaiilor.
2.

Componenta logic (soft) cuprinde sistemul de operare i programele de aplicaii.

3.
Baza de date cuprinde un ansamblu de colecii de date i descrierea legturile dintre
acestea.
4.
Resursele umane cuprinde personalul de specialitate (operatori, programatori,
analiti, ingineri de sistem).
5.
Cadrul organizatoric cuprinde cadrul legal necesar funcionrii sistemului informatic
(staii de calcul, oficiu de calcul, centru de calcul).
Prin intermediul acestor componente sistemul informatic realizeaz procesul de prelucrare
automat a datelor cu scopul obinerii de informaii n vederea fundamentrii deciziilor sau
realizrii produciei.

[1] O. NICOLESCU, I. VERBONCU, Management, Bucureti, Editura Economic, 1997, p.


241.
[2] A. PAN, B. IONESCU, V. MARE, Birotic. Bucureti, Editura All, 1996, p. 7.
2.3. Sistemul birotic
ntreaga gam de instrumente hard i soft utilizate n activitile de birou sunt integrate
raional n cadrul sistemelor informatice de birou (sisteme birotice) care dispun de un nucleu
informatic, de interfee specifice cu toate tipurile de periferice, precum i de echipamente de
stocare i de transmitere a informaiei sub diferite forme (analogic sau digital) sau genuri
(date, texte, documente, sunet i imagini).
Figura 1 sugereaz fluxurile informaionale care pun n eviden locul i rolul sistemului
birotic n cadrul unei organizaii. Din figur rezult o serie de concluzii referitoare la rolul
biroticii n activitatea unei ntreprinderi sau organizaii i raporturile acesteia cu sistemele

decizionale i operaionale, pe de o parte, i cu sistemele informatice i de comunicaii, pe


de alt parte.

Fig. 1. Locul sistemului birotic n cadrul firmei


Sistemul birotic este parte integrant a sistemului informaional al unitii i n aceast
postur sarcinile sale se nscriu n cadrul obiectivelor i sarcinilor generale ale ntregului
sistem informaional.
Astfel, deciziile i reglementrile provenite din sfera sistemului decizional sunt preluate i
transmise prin intermediul sistemului informaional (sistemul informatic, sistemul birotic i
sistemul de comunicaii intern) tuturor compartimentelor de execuie care formeaz
sistemul operaional.
n sens invers, informaiile referitoare la modul de execuie a deciziilor i la celelalte aspecte
eseniale privind situaia din sistemul operaional sunt percepute de sistemul informaional,
selectate, analizate, puse n form adecvat i transmise operativ cadrelor de conducere din
sistemul decizional.
Toate acestea reprezint fluxurile informaional-decizionale interne ale sistemului
ntreprinderii.
Sistemul informaional realizeaz, ns, i funcia de relaii informaionale ale sistemului
ntreprinderii cu mediul social economic: organe financiare i bancare, alte organizaii de
stat i private, organele ierarhic superioare i cele subordonate (filiale i agenii), parteneri
de afaceri, furnizori, clieni, acionari. Aceast funcie extern, de legtur permanent cu

mediul, ar fi de neconceput, n condiiile de astzi, fr valorificarea avantajelor oferite de


sistemele moderne de comunicare a informaiei (scrise i orale, vizuale i auditive), n cadrul
crora sistemele de telecomunicaii asistate de calculator ocup un loc central.
Din observarea acestor fluxuri informaionale se poate afirma c sistemele birotice joac tot
mai mult un rol de interfa ntre:

Sistemul ntreprinderii i mediul social-economic.

Sistemul decizional i sistemul operaional.

Sistemul de comunicaii (extern) i sistemul informatic operaional al


ntreprinderii. [1]
Funciile i structura sistemului birotic vor fi tratate pe larg n capitolele urmtoare.
2.4. Sistemul decizional
Din cele prezentate rezult c informaiile au un rol determinant n procesul de
fundamentare a deciziilor, n realizarea unei conduceri tiinifice a activitii dintr-o unitate
economic.
Decizia poate fi definit ca o informaie de comand pentru sistemul condus.
Decizia are caracter obligatoriu pentru sistemul condus. Sistemul informaional este
subordonat procesului decizional, ca urmare, calitatea deciziilor depinde de calitatea
informaiilor. De aceea trebuie s existe o preocupare permanent din partea factorilor de
conducere pentru perfecionarea continu a sistemelor informaionale i decizionale.
Una dintre cile principale pentru realizarea acestui obiectiv o constituie utilizarea
calculatoarelor n procesul de prelucrare a datelor, deci implementarea sistemelor birotice.
Ansamblul deciziilor adoptate i aplicate, structurate corespunztor sistemului de obiective
urmrit i configuraiei ierarhiei manageriale, alctuiesc sistemul decizional [2] .
Numrul, natura i caracteristicile deciziilor ncorporate n sistem prezint o mare varietate.
Astfel, tipurile de decizii pot fi clasificate dup 6 criterii:
1.

dup orizont: strategice, tactice, curente;

2.

dup ealonul managerial: superior, mediu, inferior;

3.

dup frecven: periodice, aleatorii, unice;

4.

dup posibilitatea anticiprii: anticipate, imprevizibile;

5.

dup amploarea sferei decizionale: integrale, avizate;

6.

dup sfera de cuprindere: participative, individuale.

n vederea ndeplinirii n mod eficient a multiplelor funcii ce-i revin, decizia la fel ca i
informaia trebuie s ntruneasc cteva cerine cum ar fi:
-

s fie fundamentat tiinific;

s fie asumat;

s fie integrat (armonizat n ansamblul deciziilor adoptate);

s se ncadreze n perioada optim de elaborare i de aplicare;

s fie formulat corespunztor.

Avnd n vedere complexitatea mediului ambiant decizional, adoptarea deciziilor a devenit


tot mai dificil. Din aceast cauz managerii apeleaz la modele, la metode i la tehnici
decizionale, multe dintre acestea avnd la baz calculatorul i programe specifice. Iat
cteva dintre acestea: ELECTRE, tabelul decizional, simularea decizional, arborele
decizional.

[1] Ibidem, p. 12.


[2] O. NICOLESCU, I. VERBONCU, op. cit., p. 140.
3. FUNCIILE I STRUCTURA SISTEMULUI BIROTIC
3.1. Funciile generale ale sistemului birotic
Funciile sistemului birotic decurg att din obiectivele de automatizare i de informatizare a
activitii de birou, dar i din mijloacele pe care electronica, informatica i comunicaiile le
ofer n vederea realizrii acestor obiective.
Un sistem birotic ndeplinete urmtoarele funcii generale:
1.

Funcia de introducere a informaiei n sistem.

2.

Funcia de memorare i de regsire a informaiei.

3.

Funcia de prelucrare.

4.

Funcia de ieire.

5.

Funcia de comand i de control.[1]

informaii
comenzi
Fig. 2. Funciile sistemului birotic
Funcia de introducere a informaiei n sistem se exercit ntr-o varietate de modaliti,
cum sunt:

preluarea informaiei provenite din reelele de comunicaii naionale sau internaionale,


publice sau private;

preluarea informaiei provenite din reeaua local de date;

introducerea manual a datelor i textelor sau nregistrarea cu echipament adecvat a


convorbirilor, imaginii i sunetului.
Informaia odat introdus n sistem fie se prelucreaz imediat, n timp real, fie se
memoreaz pentru prelucrri ulterioare, nefiind exclus nici posibilitatea transferrii ei, la
ieire, fr a fi memorat sau prelucrat de ctre sistem.
Funcia de memorare i de regsire a informaiei joac un rol important n funcionarea
unui sistem birotic. Capacitatea de stocare a informaiei i viteza de acces la date constituie
criterii fundamentale de apreciere a performanelor unui sistem birotic.
Informaiile se pot pstra astfel:

n memoria intern, pentru datele n curs de prelucrare;

n memoria extern, pentru datele care se consult periodic;

arhiva electronic, pentru informaiile care se consult rar.

Informaia aflat n memoria unui sistem birotic poate fi valorificat prin consultare local
ori comunicat solicitanilor prin intermediul reelelor de comunicaii.
Funcia de prelucrare se refer la o mare varietate de operaii i de procese:

conversia informaiei din form analogic n form digital, necesar memorrii i


procesrii ei cu mijloace informatice, precum i operaia de conversie din digital n analogic;

transferul informaiei de pe un tip de suport (magnetic, optic, grafic) pe altul


(conversie de suport);

copierea informaiei pe acelai tip de suport (operaie de reproducere a informaiei);

crearea i ncrcarea bazei informaionale a sistemului birotic. Presupune un


ansamblu de proceduri prin care se genereaz structura i modul de organizare a informaiei
pe suportul tehnic, ncrcarea bazelor de date, astfel create, cu informaia provenit din
memoria extern sau intern din reelele de comunicaie ori manual, de la terminale;

actualizarea bazei informaionale. Aceast operaie presupune eliminarea i


introducerea informaiilor i modificarea informaiilor deja existente;

tratarea propriu-zis a informaiei, care const n efectuarea celor mai variate operaii
care pot privi:
-

fie forma n cazul prelucrrii textelor, documentelor i imaginilor;

fie coninutul n cazul prelucrrii datelor.

informaia prelucrat trebuie consultat n timp real. Acest lucru se realizeaz cu


ajutorul unor programe care permit cutarea, selectarea i transmiterea informaiei
solicitate la un dispozitiv periferic de ieire (monitor, imprimant etc.);

punerea n form a informaiei solicitate la ieire presupune operaii diferite n raport


de natura informaiei solicitate. n cazul prelucrrii textelor, documentelor i imaginii
punerea n form este una din operaiile principale la care acest gen de informaii sunt
supuse.
Funcia de ieire a informaiei din sistem trebuie s satisfac mai multe cerine avnd n
vedere mai multe aspecte, dup cum urmeaz:

natura informaiei transferate la ieire: date, texte, documente, secvene sonore,


secvene vizuale;

coninutul efectiv al informaiilor solicitate la ieire;

natura suportului tehnic sau grafic pe care urmeaz a fi transferat informaia la


ieire;

forma, digital sau analogic, a informaiei transmise;

destinatarul i mijlocul de comunicare adecvat.

Funcia de comand i de control a sistemului birotic deine toate atributele necesare


pentru dirijarea i pentru reglarea funcionrii ntregului sistem, a tuturor funciilor sale,
alocarea optim a resurselor sistemului referitoare la echipamente, la memoria intern, la
baza de programe i la baza informaional. Tot aici are loc controlul proceselor de intrare,
de prelucrare i de ieire a informaiei n funcie de natura lor, de destinaia i de modul de
transmitere a rezultatelor.
1.2.

Structura sistemului birotic

Sistemul birotic este un concept informatic ce cuprinde un ansamblu interconectat de


echipamente i de programe, de mijloace hard i soft, avnd ca obiectiv procesarea
informaiei n activitatea de birou i care i exercit funciile sale n interdependen att cu
sistemele informatice operaionale, ct i cu sistemele de telecomunicaii, ntre care creeaz
un ansamblu de legturi funcionale[2].
Din aceast definiie rezult cele trei componente ale sistemului: echipamentul,
programele i informaiile. Acestea au roluri diferite n economia sistemului birotic.
Astfel, echipamentul (hard-ul) constituie componenta fizic a sistemului, programele (softul) reprezint componenta logic a acestuia, n timp ce informaiile ofer obiectul supus
procesrii cu ajutorul mijloacelor amintite. Toate acestea sunt reprezentate n figura 3.

Fig. 3. Structura sistemului birotic


1. Componenta fizic a sistemului birotic reprezint ansamblul de echipamente format din
urmtoarele subdiviziuni:
a. Unitatea central a sistemului. Este reprezentat de cele mai multe ori de unitatea
central a unui calculator personal dispunnd de un microprocesor din clasa Pentium (III
sau IV) cu o frecven de ordinul GHz (1-3), o memorie intern de 128 sau de 256 MB i o
memorie extern cu un disc fix (HDD) cu o capacitate de ordinul zecilor de GB (20-100) vezi figura 4.

Fig. 4. Structura standard a unui calculator personal

b. Unitile de intrare ieire ale sistemului birotic conin att periferice comune cu
celelalte sisteme informatice, ct i periferice specifice tratrii textelor, documentelor,
imaginii i sunetului.
Dintre perifericele de intrare necesare unui sistem birotic amintim:

Scanner;

Aparatul telefonic i interfa telefonic;

Aparatul telefax i interfa telefax;

Interfa de intrare telecopiator;

Interfa video;

Microfonul i interfaa pentru sunet adecvat;

Camera de luat vederi i interfaa audio-video necesar;

Lectorul optic de microfilme i interfaa specific.

Perifericele de ieire ale unui sistem informatic de birou sunt:

Imprimanta;

Plotter-ul;

Aparatul telefonic i interfaa sa cu sistemul informatic;

Aparatul telefax i interfaa sa specific;

Interfaa de ieire telecopiator;

Imprimanta pentru microfilm i interfaa sa;

Interfaa video;

Interfaa audio.

Perifericele de intrare-ieire ntlnite n configuraia unui sistem birotic sunt, n principal,


urmtoarele:

Terminalul informatic, compus din monitor alb-negru sau color i tastatura


alfanumeric;

Unitile digitale de disc magnetic (discuri fixe i discuri flexibile);

Unitile audio-analogice de band magnetic i interfaa acestora;

Uniti video-analogice de band magnetic i interfaa lor.

c) Echipamentul pentru comunicaii include totalitatea dispozitivelor tehnice de


conectare, de codificare, decodificare, de transmitere i de recepie local sau la distan a
informaiei utilizate n activitatea de birou.

Structura i funcionalitatea acestuia depinde de mai muli factori: echipamentul informatic


de birou utilizat, natura informaiei prelucrate, tipul de comunicaii practicate (locale sau la
distan), natura reelelor de telecomunicaii utilizate.
Echipamentele folosite n telecomunicaii vor fi tratate pe larg n capitolul urmtor.
2) Indiferent de gradul de complexitate a configuraiei fizice a unui sistem birotic, acesta nu
poate funciona fr existena subsistemului de programe care constituie componenta
logic (soft)a sistemului birotic.
Soft-ul reprezint ansamblul programelor care asigur funcionarea calculatorului sau a unor
aplicaii informatice. Acesta este compus din:
A.

Soft de baz (sistem de operare)

B.

Soft de aplicaii

A. Sistemul de operare reprezint totalitatea programelor de control care asigur accesul


optim la resursele hard i soft ale unui calculator sau ale unui grup de calculatoare.
Sistemul de operare n raport cu numrul de utilizatori i cu numrul de programe pe care le
poate executa la un moment dat se poate mpri n mai multe categorii:
1.
Monoutilizator i monotasking (DOS, MS-DOS). Permite rularea aplicaiilor una dup
alta; fiecare utilizator folosete resursele n mod serial.
2.
Monoutilizator i multitasking (Windows 3x). Admite rularea aplicaiilor pentru un
singur utilizator n paralel.
3.
Multiutilizator i multitasking (Windows 95, 98, Unix). Aplicaiile mai multor
utilizatori folosesc n comun sau separat resursele aflate n diferite puncte ale unei reele de
calcul.
4.
Sisteme de operare pentru reea (Novell/Netware). Permite accesul utilizatorilor de
la mai multe calculatoare (terminale), la fiiere comune sau individuale.
B. Softul de aplicaii este un program destinat rezolvrii unor anumite probleme. i acesta
se mparte n mai multe categorii:
1.
Soft-ul specializat este un produs la cheie, specializat n rezolvarea anumitor
sarcini pentru clientul care l-a comandat. Este mai costisitor fiind realizat de obicei ca un
unicat, dar prezint avantajul c este protejat mpotriva pirateriei, el putndu-se folosi doar
cu echipamentul respectiv.
2.
Soft semigeneralizat pachete de programe realizate de firme specializate care au o
arie de cuprindere mare din punct de vedere al utilizatorului. n Romnia exist o banc

naional de programe pe lng Institutul de Cercetare n Informatic unde sunt stocate


pachete de programe din aceast categorie. Utilizarea acestui tip de programe este mai
ieftin i reduce considerabil durata de proiectare/implementare a noilor sisteme de birou.
Ele asigur n acelai timp compatibilitatea diferiilor utilizatori, ceea ce favorizeaz
prelucrarea unor date folosite de mai multe firme.
3.
Softul generalizat programele din aceast categorie pot fi folosite de orice utilizator
fr nici o adaptare. Utilizatorul solicit programul de la firmele specializate n funcie de
tipul calculatorului, de capacitatea sa de memorie, de datele ce trebuie prelucrate. Tendina
n realizarea acestor programe este de automatizare a foarte multor funcii, n condiiile n
care utilizatorul nu este un specialist n informatic.
Soft-ul generalizat pentru birotic este format din urmtoarele grupe mari de programe:

Procesoare de text i de imagine fix, tip document: WORD, WORDSTAR,


WORDPERFECT, VENTURA PUBLISHER, PAGEMAKER, EXPRESS PUBLISHER.

Procesoare pentru desen i pentru reprezentri grafice: CORELDRAW, HARVARD


GRAPHICS.

Procesoare de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO.

Programe de gestiune a bazelor de date: ACCESS, APPROACH

Procesoare integrate: WORKS, FRAMEWORK, OPEN ACCESS, SYMPHONY.

Procesoare pentru comunicaii i pentru reele de date.

Unul dintre cele mai utilizare pachete de programe n activitatea de birou este Microsoft
Office. Pachetul cuprinde o suit de programe de aplicaii produse de compania Microsoft,
n care sunt incluse programele: Word, Excel, PowerPoint, Access.
Word este un procesor de texte care permite crearea i gestionarea fiierelor de tip text
precum i schimbul de date cu alte programe.
Funciile realizate de acesta sunt:
-

crearea de fiiere;

deschiderea unor fiiere existente;

selectarea textului;

editarea textului (mutri, copieri, tergeri);

formatarea documentului (formatarea caracterelor i a paragrafelor);

crearea de tabele;

inserarea de imagini i de grafice;

corectarea automat lexical i gramatical;

tiprirea la imprimant a documentelor.

Excel este un program de calcul tabelar. Funciile realizate sunt:


-

crearea fiierelor tip foaie de calcul tabelar;

formatarea foii de calcul;

copierea, mutare, tergerea datelor;

crearea de serii numerice i calendaristice;

calcule pe baza unor funcii;

inserarea graficelor pe baza datelor din tabele;

crearea unor baze de date simple;

tiprirea la imprimant a foilor de calcul.

Access este un program de gestiune a bazelor de date care permite:


-

crearea fiierelor tip baz de date (definirea cmpurilor, introducerea datelor);

modificarea informaiilor din baza de date;

adugarea sau tergerea unor cmpuri;

sortarea bazei de date dup diverse criterii;

interogarea bazei de date;

crearea de formulare;

crearea de rapoarte, de macrouri i de module;

tiprirea rapoartelor.

PowerPoint este un program de grafic, de prezentare atractiv i convingtoare a unor


date i informaii.

3) Sistemul de informaii al sistemului birotic ofer obiectul supus prelucrrii (elemente


de intrare) n activitatea de birou asistat de calculator i n acelai timp conine
multitudinea de rezultate intermediare precum i rezultatele finale ale activitii de birou
(elemente de ieire).
Informaiile de intrare pot proveni din mai multe surse: direct din realitate, introduse prin
tastare (date, texte), scanare (documente, faxuri), nregistrare audio (microfon) sau video
(camera de luat vederi):

Preluate din reelele de date i de comunicaii, locale sau la distan (date, texte,
documente, sunet i imagine).

Rezultate intermediare ale unor prelucrri anterioare sau n curs de desfurare.

Memoria extern i arhiva electronic sau pe microfilm a sistemului birotic.

Informaiile de ieire ale sistemului birotic au mai multe destinaii:

Consultare on-line, prin afiare imediat la terminal (date, grafice, texte,


documente), desenare la plotter (desene, schie, planuri), redare audio (speaker), redare
video (monitor, ecran).

Transmitere, local sau la distan, prin sistemele de comunicaii locale i prin


telecomunicaii de date, de texte, de sunet i de imagine.

Pstrare temporar n memoria intern sau extern n vederea unor prelucrri


imediate.

Pstrare pe termen mediu n memoria extern (disc magnetic) pentru consultri


ulterioare.

Pstrare pe termen ndelungat, prin arhivare pe suport magnetic (disc flexibil) sau
grafic (microfilm).
Din cele de mai sus se poate concluziona c funcionarea unui sistem informatic de birou
este posibil numai prin funcionarea sincron i intercorelat a celor trei subsisteme ale
acestuia: echipamentele, programele i informaiile.

[1] A. PAN, op. cit., p. 19.


[2] Ibidem, p. 23.

4. COMUNICAIILE I TELECOMUNICAIILE N CADRUL BIROURILOR

4.1. Comunicaiile
1.1.1.

Definirea comunicaiei

Comunicarea dintre manager i subordonai reprezint elementul dinamizator al proceselor


manageriale i n acelai timp condiie a unui climat organizaional i motivaional adecvat
realizrii obiectivelor organizaiei.
Comunicarea este un proces de transmitere a informaiilor, sub forma mesajelor simbolice,
ntre dou sau mai multe persoane, unele cu statut de emitor, altele cu statut de receptor,
prin intermediul unor canale specifice[1].
Rolul deosebit al comunicrii n asigurarea funcionalitii i eficacitii activitilor este
generat, n special, de activitatea managerial. Este unanim aprecierea potrivit creia un
manager afecteaz aproximativ 80% din timpul su pentru a comunica.
Rolurile managerului n cadrul firmei sunt:
1.

un rol interpersonal (simbol, lider, agent de legtur);

2.

un rol informaional (observator activ, difuzor, purttor de cuvnt);

3.

un rol decizional (ntreprinztor, regulator, repartitor de resurse, negociator).

1.1.2.

Principalele reprezentri ale procesului comunicrii

1.1.3.

Componentele procesului de comunicare

Emitorul persoana care iniiaz comunicaia (manager sau executant).


Mesajul forma fizic a informaiei transmis de emitor spre receptor.
Canalul calea de transmitere a informaiei, strns legat de mesaj.
Receptorul persoana sau grupul de persoane beneficiare a mesajului informaional
(executant sau manager).
1.1.4.

Tipologia comunicaiilor[2]

Varietatea comunicaiilor ntlnite n cadrul firmei este justificat de existena mai multor
criterii de clasificare:
a)

canalul de comunicare

comunicaii formale

comunicaii informale

b)

direcie (sens)

comunicaii verticale descendente

comunicaii verticale ascendente

comunicaii orizontale

comunicaii oblice

c)

coninut

comunicaii operatorii

comunicaii opionale

comunicaii generale

comunicaii motivaionale

d)

mod de transmitere
comunicaii verbale

comunicaii non-verbale

Tipuri de reele de comunicaii:


a)

reele descentralizate (n cerc sau n lan);

b)

reele centralizate (n Y sau n stea).

1.1.5.

Deficiene majore n procesul de comunicare

Cele mai semnificative bariere comunicaionale se refer la:


a)

bariera de limbaj, de exprimare

folosirea necorespunztoare a unor elemente ale procesului de comunicare (tonul


folosit, gesturi, expresia feei, poziia corpului etc.);

incapacitatea emitorului de a-i stpni emoiile n transmiterea mesajului


informaional;

b)

aceleai cuvinte au sensuri diferite pentru anumite persoane.


bariere de recepie

tendina de a auzi numai ceea ce ne-am obinuit s auzim;

ignorarea informaiilor care sunt n dezacord cu ceea ce cunoatem;

evaluarea subiectiv de ctre receptor a sursei obiective (emitorul) de transmitere


a mesajului;

recepionarea, n moduri diferite, de ctre diferite persoane din cadrul firmei, a


aceluiai mesaj.
c)

bariere contextuale

perceperea diferit a mesajelor funcie de presiunile exercitate de mediu asupra


receptorului (zgomot, climatul organizaional etc.).
d)

bariere mixte

discernerea insuficient a mesajelor relevante transmise sau primite de cele cu


semnificaie redus sau nul.
Aceste bariere declaneaz o serie de deficiene n sistemul de comunicaii:

filtrajul

distorsiunea

suprancrcarea canalelor de comunicare cu informaii inutile

1.1.6.
a)

Modaliti de amplificare a eficacitii comunicaiilor


motivarea adecvat a comunicrii prin:

determinarea cu exactitate a scopului fiecrei comunicaii;

clasificarea ideilor nainte de debutul procesului de comunicare;

stabilirea oportunitii comunicaiilor, a celui mai prielnic moment pentru efectuarea


acestora.
b)

asigurarea unei comunicri clare, concise n sensul:


cunoaterii detaliate a simbolurilor utilizate n codificarea mesajelor informaionale;

utilizrii unui limbaj simplu i direct, fr prea multe detalii care pot diminua
curiozitatea i interesul receptorului;

folosirii, cu prioritate, a comunicaiilor directe, reducndu-se la minimum


distorsiunea;

asigurrii unui nivel corespunztor de redundan n ceea ce privete transmiterea


mesajelor complexe, complicate i de mare importan, n sensul repetrii acestor mesaje n
moduri diferite i folosirea unor canale diferite.
c)
perfecionarea managerilor, ndeosebi n ceea ce privete comunicaiile i
mecanismele de transmitere i de receptare a acestora n interiorul firmei, cadrul i climatul
organizaional .a.
d)
perfecionarea capacitii de exprimare i de ascultare, ndeosebi la manageri,
corelarea organizrii formale cu organizarea informal.
e)
promovarea cu predilecie a unor stiluri participative de management ce
reclam folosirea pe scar larg a edinei i delegrii, concomitent cu o puternic
descentralizare a procesului decizional.
f)
perfecionarea structurii organizatorice, att n ceea ce privete flexibilizarea,
ct i n ceea ce privete aplatizarea sa.

[1] O. NICOLESCU i I. Verboncu, op. cit., p. 464.


[2] Ibidem, p. 467.
4.2

Telecomuncaiile

Telecomunicaiile reprezint partea procesului de comunicare n care mesajul este transmis


la distan (tele n limba greac nseamn departe) prin intermediul unor mijloace
specifice.
Posibilitatea de comunicare la distan a devenit o necesitate din cele mai vechi timpuri*.
Pn la sfritul secolului al XIX-lea numrul telefoanelor era de aproximativ 1.000.000 (n
prezent sunt peste 700.000.000). ntre anii 1830-1850 munca administrativ i cea n
birouri cunoate o cretere rapid. Probabil aceast cretere a fost influenat i de
utilizarea mainilor de scris i a telefoanelor.
Cert este c n prezent telefonul a devenit un instrument indispensabil care a impus crearea
unei ntregi reele de comunicaii. Aceast reea este folosit astzi pentru transmisiile prin
telex, prin fax sau mai recent prin intermediul calculatorului.
Totui acest echipament clasic nu este lipsit de probleme. Locuitorii britanici se plng c este
necesar o sptmn pentru instalarea unui nou post telefonic. n Romnia o astfel de
cerere este posibil s atepte 4-5 ani. n India exist peste 500000 de cereri nesatisfcute.
n Iran este necesar formarea de 3-4 ori a unui numr de telefon pentru a se stabili o
legtur. n privina numrului posturilor telefonice exist mari diferene ntre rile lumii.
Astfel New York-ul are mai multe posturi telefonice dect ntreaga Afric. La fiecare 1000 de
locuitori Suedia are 900 de posturi telefonice, n timp ce Portugalia are 200, iar India doar 5.
1.2.1.

Echipamente folosite n telecomunicaii

TELEFONUL este cel mai important mod de comunicaie n afaceri. Este direct, personal i
rapid.
Faciliti ale telefoniei moderne:

memorarea numerelor pentru cele mai utilizate numere;


reformarea ultimului numr se memoreaz ultimul numr format i se formeaz la
cerere;

butonul secret se ntrerupe sonorul n timpul convorbirii cu cineva din camer;

afiarea numrului format se indic actualul numr format;

memorarea i nregistrarea mai multor numere de telefon;

posibilitatea formrii numrului fr a ridica receptorul; acesta se ridic numai cnd


rspunde interlocutorul solicitat;

difuzor telefonul conine un difuzor care ofer posibilitatea efecturii unei


convorbiri chiar dac minile sunt ocupate.
Servicii oferite de telefonia modern:
1.

Servicii de urgen: Salvarea, Pompierii, Poliia, Salvamontul etc.;

2.

Servicii alarm;

3.
Servicii de informaii despre: starea vremii, ora exact, spectacole, evenimente
sportive etc.;
4.

Serviciul telefonic cu tax invers;

5.

Serviciul telefonic de conferine i de videoconferine;

6.
Serviciul de securitate. Pune la dispoziia abonailor senzori de securitate care
detecteaz eventualii intrui, incendii, tierea liniilor telefonice i alte disfuncionaliti.
Un alt dispozitiv utilizat destul de frecvent este robotul telefonic. Roboii sunt dispozitive
electronice ce primesc telefoanele, transmit un mesaj interlocutorului motivnd
imposibilitatea abonatului de a rspunde la telefon i l invit s lase un mesaj nregistrat
dup semnal.
Telefonia digital (Integrated System Digital Network) se refer la procesul de
transformare a reelelor analogice n digitale, adic informaia circul prin cabluri, sub forma
trenurilor de bii.
Ca aplicaii caracteristice ale ISDN putem aminti: videoconferina, videotex-ul i clasicul
teletex. Videoconferina este o teleconferin n care interlocutorii folosesc videofoanele.
Avantaje oferite de ISDN:

economie de cabluri, de spaiu;

costuri reduse de instalare i de exploatare, de ntreinere;

existena unor sisteme de autotestare;

folosirea telefonului prin intermediul calculatorului;

posibilitatea introducerii unui sistem modern de taxare.

Dispozitivul portabil de avertizare (Radio Pager) are forma unui mic portmoneu, care
se poate purta de ctre abonat. Atunci cnd acesta este cutat, este avertizat printr-un
semnal. Pe ecranul dispozitivului apare mesajul. O dat cu apariia telefoniei mobile
interesul pentru pagere a sczut.
TELEX-ul
Este una dintre mainile folosite pentru transmiterea textelor. Folosete pentru nregistrarea
informaiilor o band perforat. Fiecare liter sau cifr corespunde unei perforaii anume,
astfel nct banda citit (n cazul n care se cunoate limbajul) poate fi recunoscut i fr
decodificatoare (citirea se face de ctre un operator telex).
n prezent este un echipament de transmisie rudimentar, singurul lui avantaj fiind c se
poate comunica simultan indiferent de condiiile atmosferice.
FAX-ul (facsimil, telefax, telegrafie facsimil)
Este un dispozitiv folosit pentru transmisia textelor i a imaginilor.
Opereaz prin scanarea limii unei foi de hrtie, detectnd unde hrtia este alb i unde
este marcat, mutnd hrtia mai jos i rescannd. Rezultatele acestei scanri sunt
transmise apoi prin liniile telefonice. La destinaie informaia este tiprit pe o coal de
hrtie, dnd natere unei copii a coninutului originalului. Astfel, orice persoan poate obine
o copie a semnelor de pe original, indiferent de tipul acestora: litere, numere, desene, orice.
Evoluia tehnic a acestor aparate este extrem de rapid. Primele dou tipuri (G1 i G2),
create n urm cu doar civa ani, sunt desuete. Locul lor a fost luat de aparate mai
sofisticate din grupa G3.
Mainile din fiecare generaie pot comunica ntre ele. Viteza mainilor crete odat cu
grupele. Astfel, fax-urile din prima grup au nevoie de 6 minute pentru a transmite o pagin
de tip A4. A doua grup are nevoie de 3 minute. Fax-urile din a treia grup transmit numai
semnale analogice, de aceea au nevoie de aproximativ 5 secunde. Fax-urile din grupa G4
sunt n ntregime digitale, transmind documente prin reelele telefonice digitale. Unele din
ele dispun de faciliti de transmitere a informaiei, de videotext, de videofon, de
telefotografie, de teletratarea textelor i graficii.

Majoritatea fax-urilor aflate n funciune sunt din grupa G3. Gama modelelor este foarte
larg. Pot transmite o copie la fiecare 9 sau 15 secunde. Rezoluia pe orizontal este de 8
puncte/mm, iar cea vertical de minimum 4 linii/mm, caz n care fotografiile pot fi transmise
cu o calitate deosebit: pn la 16 nuane de gri i adesea 32 pe cele mai mari fax-uri.
Memoria permite stocarea nregistrrii unui document, transmisia fcndu-se mai trziu
(noaptea tarifele sunt mai reduse).
Anumite aparate sunt dotate cu sistem de multidifuzare, acelai document fiind transmis
ctre mai muli destinatari programai la ore diferite.
COPIATORUL
Alturi de telefon i de fax, copiatorul este unul dintre cele mai utilizate echipamente n
munca de birou. Dei nu este un echipament specific de telecomunicaii, copiatorul particip
indirect la procesul de comunicare, prin multiplicarea documentelor care au ca suport hrtia
sau foile transparente.
Acest echipament are la baz principiul laserului (Light Amplification by Stimulated Emission
of Radiation Amplificarea Luminii prin Emisie Stimulat a Radiaiei).
Imaginea documentului original este parcurs linie cu linie de o raz laser. Lumina reflectat
de la imagine cade pe un tambur senzitiv care se rotete cu o vitez corespunztoare n
jurul axului su. Tamburul, acoperit cu un material fotosensibil (seleniu), se electrizeaz
static i atrage particule fine de dispersie sau de suspensie ale tonerului (tonerul exist att
sub form de pulbere ct i lichid). Tonerul astfel atras este depus pe hrtie.
Copiatoarele actuale exist n numeroase configuraii, putnd fi grupate n patru categorii:
1. Modele mici, care pot produce sub 1000 de copii/lun;
2. Copiatoare de volum mediu (1000-3000 de copii/lun);
3. Copiatoare de volum nalt (de la 30000-100000 de copii/lun);
4. Copiatoare gigant (peste 100000 de copii/lun).
Factori ce trebuie avui n vedere la cumprarea unui copiator

Numr de copii pe lun;

Preul pe copie. Se obine adunnd costul tuturor consumabilelor (toner, developer,


hrtie, cilindru, rata de amortizare a copiatorului etc.) i mprind la numrul de copii
efectuate cu acestea. Cu ct copiatorul este mai performant, cu att costul pe copie este
mai mic.

Numrul de copii/minut;

Mrimea maxim de hrtie admis (A3, A4);

Sistemul de alimentare cu hrtie (automat sau nu);

Faciliti de micorare/mrire;

Calitatea copiilor din punct de vedere al contrastului, cureniei hrtiei i formei


caracterelor. Ideal este ca documentul s fie imposibil de deosebit de copie;

Copierea automat pe ambele fee ale hrtiei;

Posibilitatea de a copia n dou sau n mai multe culori;

Alimentarea automat cu documente, caz n care copiatorul va selecta i poziiona


documentul pe ecran, l va scoate afar i va lua urmtorul document automat;

Selectarea automat a dimensiunii hrtiei, care va face copiatorul s alimenteze


hrtie din tava care se potrivete dimensiunii documentului;

Posibilitatea de a relua copierea de la numrul de copii la care hrtia s-a blocat n


copiator.
1.2.2.

Servicii moderne de telecomunicaii

VIDEOTEX
Videotex-ul reprezint un grup de servicii care pune la dispoziia utilizatorilor informaii pe
calculator. Aceste informaii sunt prezentate pe monitoare sau pe ecrane TV la domiciliu.
Dou exemple cunoscute de videotex sunt: teletext-ul i viewdata.
TELECONFERINE
Reprezint un grup de servicii care permit inerea reuniunilor fr a mai fi necesar
deplasarea participanilor, ci doar prezena lor n faa unui telefon sau ntr-un studio.
Tipuri de teleconferine:
a)
audioconferina permite comunicarea ntr-o edin prin intermediul sistemului
telefonic;
b)

videoconferina

Fiecare dintre calculatoarele participanilor preia imaginea i sunetul prin intermediul unei
camere de luat vederi i a unui microfon. Odat prelucrate, aceste semnale sunt compactate

pe baza unor algoritmi compleci i apoi trimise pe liniile telefonice ctre ceilali participani
la videoconferin, unde are loc procesul de decodificare i de afiare pe ecran.
Punctul slab al unui astfel de sistem este suportul utilizat pentru transferul datelor ntre
calculatoare, i anume linia telefonic. De viteza acesteia depinde calitatea pe care o vor
avea imaginile i sunetul.
n cele din urm s-a apelat la serviciile liniilor telefonice digitale (Integrated Services Digital
Network ISDN), ntruct permit viteze de transmisie de patru ori mai mari dect liniile
obinuite i elimin paraziii i sunetul de fond.
c)
teleconferina pe computer. Permite comunicarea prin intermediul potei
electronice, chiar dac nu toi participanii utilizeaz calculatoarele n acelai timp.
Participanii pot trimite mesaje altor participani n orice moment i pot recepiona orice
parte din dezbaterile edinei.

* Astfel, arabii deineau n sec. VIII printre structurile de conducere ale statului un
minister al comunicaiilor. De asemenea dispuneau de o linie de turnuri-semafor pe o
lungime de 5000 de km., ntre Maroc i Bagdad i de un serviciu de porumbei cltori. O
mie de ani mai trziu flota de lup a britanicilor a folosit un sistem de steaguri
semnalizatoare n btlia din 1805 de la Trafalgar. n 1878, doar la cteva decenii de la
btlia de Trafalgar, s-a stabilit primul contact telefonic comercial. Astfel, dou invenii ale
secolului al XIX-lea (tastatura i telefonul) au pus bazele industriei telecomunicaiilor
moderne.
4.3.

Reele de calculatoare

O reea de calculatoare reprezint un grup de calculatoare (omogene sau eterogene) care


comunic ntre ele prin intermediul unor faciliti hard i soft.
O definiie mai riguroas ar putea fi: un grup de calculatoare (de orice tip) i de periferice
care partajeaz (folosesc n comun) resursele.
Tendina actual n utilizarea calculatoarelor este cuplarea acestora n reea. Acest lucru
ofer multiple avantaje:

programele pot fi pstrate ntr-o singur copie (pe server) i pot fi folosite de oricare
dintre utilizatorii reelei;

bazele de date pot fi exploatate de mai muli utilizatori simultan;


resursele hard (n special imprimantele) pot fi utilizate simultan de mai muli
utilizatori;

posibiliti de comunicare i de schimb de informaii ntre utilizatori.

Principalele componente ale unei reele sunt: server-ul (un calculator mai puternic care
gestioneaz activitatea ntregului sistem) i staiile de lucru (work-station).
Alte echipamente specifice reelelor sunt:
- bridge (punte) face legtura ntre dou sau mai multe reele
- gateway (poart) leag calculatoare de tipuri diferite
- modem permite conectarea calculatorului prin intermediul reelelor telefonice;
transform semnalul digital n analog prin modulare i demodulare
- transceiver conecteaz dou reele prin radio
4.3.1. Tipuri de reele
A.
1)

Dup aria geografic


LAN (Local Area Network) arie geografic restrns

Servicii - partajarea resurselor serverului


- partajarea perifericelor din sistem
- comunicare i interaciune ntre utilizatori
- posibilitatea de conectare cu alte reele
2)

WAN (Wide Area Network) larg rspndire geografic

permit transmiterea datelor la distan prin intermediul liniilor telefonice

sunt folosite pentru servicii de comunicare

conectarea unor sisteme de diferite tipuri (mainframe, minicalculatoare).

3)

PDN (Public Data Network) rspndite la nivel mondial

folosite pentru consultarea marilor baze de date ale lumii

Cele mai rspndite reele de acest tip sunt: TELNET, MINITEL.

B.

Dup topologie (pentru reelele de tip LAN)

1. RING (inel) presupune conectarea calculatoarelor pe un canal circular. Controlul


reelei este deinut pe rnd de fiecare dintre noduri ntr-un interval de timp bine determinat.
Avantaje:

toate nodurile sunt egale

intervalul de timp n care va fi transmis un mesaj poate fi estimat

necesarul de cablu e acceptabil

Dezavantaje:

viteza de comunicare mai redus

defectarea unui nod duce la blocarea ntregii reele

2) BUS (magistral) presupune un cablu liniar la care sunt conectate toate nodurile
reelei.
Avantaje:

necesar de cablu redus

vitez de lucru mai mare

interconectare simpl

defectarea unui nod nu afecteaz reeaua

Dezavantaje:

timpul de transmitere a unui mesaj dintr-un nod n altul nu poate fi determinat

3. STAR (stea) presupune un nod privilegiat n reea (cu rol de server) la care sunt
conectate toate celelalte.
Avantaje:

viteza de transmitere ridicat

posibilitate de rulare a aplicaiilor n timp real (timpul poate fi estimat)

costul cablului de conectare este sczut

Dezavantaje:

defectarea serverului face imposibil utilizarea reelei

cantitate de cablu necesar mai mare dect la celelalte tipuri

interconectarea este mai complicat

Pot exista i combinaii: STAR-BUS


STAR-RING
4.3.2. INTERNET-UL
Internet-ul nu este o reea de calculatoare cum de multe ori se spune greit, ci este o reea
de reele. Este o colecie mondial de tot felul de calculatoare i de reele de calculatoare
legate ntre ele.
n anii 60, Internet-ul a fost iniial un experiment al Departamentului Aprrii al Statelor
Unite, care urmrea s-i ajute pe oamenii de tiin i pe cercettorii rspndii pe suprafee
mari s lucreze mpreun, folosindu-se cu toii de puinele i de costisitoarele calculatoare i
de fiierele acestora. Acest obiectiv a necesitat crearea unui grup de reele interconectate
care s funcioneze ca o unitate coordonat.
Rzboiul rece a strnit interesul pentru o reea care s reziste unui atac aerian. Dac o
parte a reelei ar fi fost distrus, datele i informaiile ar fi continuat s circule spre
destinaie cu ajutorul prilor componente care au supravieuit. Astfel, n Internet
responsabilitatea dirijrii mesajelor a fost distribuit n toat reeaua, nefiind centralizat
ntr-un singur loc.
Impactul Internet-ului asupra vieii noastre este mai mare dect influena pe care a avut-o
Revoluia industrial n schimbarea societii secolului XVIII. Aceasta este concluzia la care a
ajuns un studiu efectuat de prestigiosul Centru de Cercetri Henley din Marea Britanie,
studiu finanat de corporaia american CISCO SYSTEM, liderul mondial n construcia
reelelor pentru Internet. Raportul Impactul Internet-ului n Europa relev schimbrile
radicale produse n modul nostru de a tri, de a munci, de a nva i de a ne petrece timpul
liber*.
Principalele servicii i resurse pe care le ofer Internet-ul sunt:
Pota electronic
O resurs obinuit oferit de Internet este un sistem internaional prin care se poate
trimite i primi pota electronic, cunoscut sub numele de e-mail. De fapt, pota
electronic reprezint o mare parte a traficului de pe Internet i pentru muli este singura
resurs pe care o utilizeaz.

Grupurile de discuii
Un alt serviciu bine cunoscut poart numele de Use Net. Acesta ofer accesul la newsgroup
pentru discuii n grup axate pe un anumit subiect.
O variant a acestui serviciu este sistemul de avizier electronic (BBS). Sistemele BBS sunt
asemntoare Use Net-ului, cu excepia faptului c toate fiierele sunt localizate pe un
singur calculator care de obicei este ntreinut de o persoan sau de un grup.
Partajarea fiierelor (transferul de fiiere)
Acest serviciu permite transferul fiierelor de date de la un calculator la altul. n felul acesta
se pot prelua de pe diferite calculatoare programe i orice tip de document electronic.
Pentru a utiliza acest serviciu este necesar un program FTP (File Transfer Protocol) cu
ajutorul cruia utilizatorul se poate conecta la un server FTP aflat la distan. Serverul este
identificat printr-o adres Internet. Accesul la un astfel de server este permis, de regul,
utilizatorilor nregistrai care au drept de acces.
World Wide Web (www)
Aceast component a Internet-ului numit mai simplu Web permite utilizatorilor s
foloseasc o idee demodat cea a notelor de subsol ntr-un mod cu totul nou. Cnd un
autor al unui articol de revist sau al unei cri introduce o not de subsol, cititorul
examineaz subsolul paginii i probabil este ndrumat spre o alt pagin sau spre alt carte.
Web-ul poate face n esen acelai lucru, folosind o tehnic ce va sublinia sau evidenia un
cuvnt, o expresie sau o imagine din document. Cuvntul sau expresia evideniat arat
utilizatorului c exist un alt document asociat primului. Acest document poate fi accesat i
afiat imediat pe ecran. Documentul de acest tip poart numele de hypertext.
De asemenea Web-ul face posibil i stocarea i regsirea sau redarea fotografiilor, a
imaginilor fixe i a celor animate i a secvenelor video i audio. Utiliznd un astfel de
instrument clienii pot s vad rapid i uor informaiile i imaginile grafice stocate, probabil,
pe calculatoare aflate la mii de km distan. Utilizarea unui browser Web seamn foarte
mult cu o cltorie adevrat, numai c aceasta se face mult mai uor. Acest tip de cltorie
poart numele de navigare pe Internet.
Societile comerciale i alte organizaii au nceput s foloseasc Web-ul ca mijloc de
publicitate pentru produsele sau pentru serviciile lor. Ei creeaz o pagin Web, un fel de
vitrin electronic. Odat ce adresa paginii Web este cunoscut, posibilii clieni pot afla
informaii despre firma respectiv.
Chat-ul (discuii prin Internet)
Acest serviciu permite unui grup de persoane s-i transmit mesaje ntr-un timp foarte
scurt. Dei este utilizat de diferite categorii de vrst, el este foarte popular n rndul

tinerilor. Odat conectat, utilizatorul este pus n legtur cu o mulime de ali utilizatori din
toat lumea.
Aa-numitele spaii de discuii permit gruparea acestora pe anumite teme cum ar fi sciencefiction, film sau sport. Toate mesajele tastate ntr-un astfel de spaiu apar aproape simultan
pe ecranele calculatoarelor tuturor participanilor la discuii. Aceste spaii sunt active n
general 24 de ore pe zi.
De la inventarea sa n 1980, numrul reelelor a crescut (dup unele estimri n prezent
sunt peste 30000), numrul utilizatorilor a crescut spectaculos an de an, astfel c la sfritul
anului 1999 acesta va ajunge la 400 de milioane. Este dificil de fcut o prognoz, dar se
pare c, n 10 ani, numrul utilizatorilor se va dubla. Cert este un singur lucru: firmele de
echipamente pentru Internet vnd astzi mai multe consumabile dect cele de echipament
pentru IT (tehnologia informaiei). Mai mult dect att, raportul Centrului de Cercetri
Henley a analizat i implicaiile sociale. Concluzia: cei care au acces la Internet la locul de
munc sunt mult mai bine informai, mai productivi, ns din cauza abundenei de date de
procesat, numrul orelor de lucru este n cretere, proporional cu acumularea oboselii i
stresului.
Ce fel de informaii putem localiza pe Internet? El ofer o colecie de date care se
mbogete ntr-un ritm rapid, colecie ce cuprinde subiecte de la medicin la tiin i la
tehnologie. El prezint un material complet din domeniul artelor, precum i materiale de
cercetare pentru studeni i materiale referitoare la recreere, la divertisment, la sport i
chiar posibiliti de gsire a unui loc de munc. Prin Internet putem avea acces la
almanahuri, la dicionare, la enciclopedii i la hri.

* Spre exemplu, cumprturile n cyberspaiu reprezint un paradis pentru 13% din


numrul brbailor care utilizeaz Internet-ul, datorit faptului c se fac mult mai rapid.
Acest motiv convinge, din pcate, numai 2% din femei s cumpere on-line. ns, din totalul
utilizatorilor, doar 19% privesc Internetul ca pe un mijloc de a cumpra diverse lucruri,
pentru c 46% l descriu ca pe o surs de informaii, 24% ca pe un mijloc de a fi n contact
cu ceilali oameni i 10% ca pe o surs de distracie.
5. ERGONOMIA LOCULUI DE MUNC N BIROU

5.1. Necesitatea organizrii ergonomice a muncii n birou


Dezvoltarea economiei de pia i extinderea proprietii private au fcut ca munca de birou
s cunoasc o amploare deosebit. n aceste condiii apar cerine noi fa de componentele
procesului de munc, fa de om, fa de mijloacele de munc i fa de ntregul sistem

om-main-mediu. Aceste aspecte ale organizrii tiinifice a muncii i gsesc rezolvare


prin aplicarea n serviciile i birourile firmelor a cercetrilor de ergonomie care s asigure
adaptarea muncii la om, creterea productivitii i scderea solicitrilor de efort n munc.
Introducerea cercetrilor de ergonomie n birouri poate fi susinut prin prisma unor
caracteristici proprii muncii din aceste structuri, cum ar fi:

caracterul muncii, gradul sczut de dotare tehnic i existena unor multiple solicitri
de efort fizic i psihic n munc;

amplificarea factorilor de stres i de oboseal;

varietatea i complexitatea operaiilor (n special de ordin intelectual) pe care trebuie


s le execute lucrtorii, relaiile cu clienii, rspunderea material i moral;

folosirea, uneori neraional, a potenialului uman, calitatea i structura acestuia.

Munca n birou se prezint n general ca o munc psihic ce solicit din partea personalului
un efort intelectual deosebit, ns exist numeroase activiti care necesit un efort fizic
intens.
Din punct de vedere fizic se poate considera c activiti precum cele de procesare a
corespondenei, introducere a datelor, cutarea i regsirea informaiilor sunt grele,
solicitnd ntr-un grad ridicat posibilitile fiziologice ale personalului, n special cele ale
secretarelor.
Pentru personalul secretariatelor apar alte cauze care pot determina creterea efortului fizic
i anume: fluxul clienilor, gradul de aglomeraie, cantitatea i varietatea informaiilor
solicitate.
Avnd n vedere toate aceste solicitri, necesitatea studiilor ergonomice este evident,
deoarece numai prin intermediul acestora se poate realiza adaptarea muncii la posibilitile
umane fireti, fr ameninarea sntii lucrtorilor. Printr-o organizare corespunztoare a
muncii pe baza principiilor ergonomice, prin mecanizarea i prin informatizarea unor
activiti i prin stabilirea corect a numrului i a structurii personalului se poate aciona
eficient pentru reducerea efortului fizic.
O alt caracteristic a activitii desfurate n birouri i, n acelai timp, un factor de
influen a efortului este poziia de lucru. Aceasta este poziia eznd, care uneori nu se
modific nici n timpul pauzelor, datorit condiiilor de amenajare a locurilor de munc.
Aceast caracteristic se ntlnete la toate categoriile de personal cu o pondere mai mic
sau mai mare, dar cu deosebire la cei implicai n procesul de ntocmire i de prelucrare a
documentelor. n acest caz studiile de ergonomie trebuie ndreptate spre organizarea
raional a timpului de lucru i spre crearea condiiilor de schimbare a poziiei corpului.
Solicitarea neuropsihic n birou este predominant fa de solicitrile de alt natur la
principalele categorii de personal. Aceasta apare n special la cei implicai n activiti de
cercetare-dezvoltare, financiar contabile, de ntocmire i de prelucrare a documentelor i la
cei din serviciile de relaii cu publicul.

n cadrul serviciilor de relaii cu publicul sau n secretariate exist elemente care au o


contribuie nsemnat la creterea efortului psihic. n acest sens se remarc ndeosebi
dialogul ce trebuie meninut cu fiecare persoan pentru stabilirea informaiilor dorite. Pentru
a se putea face fa acestor solicitri, studiile de ergonomie indic o serie de caliti pe care
trebuie s le aib lucrtorii dintr-un astfel de serviciu i anume: cunotine temeinice n
domeniul solicitat, arta de a vorbi cu oamenii, dinamism, atenie distributiv, spirit de
observaie, capacitate de decizie i iniiativ.
Practica a demonstrat c n serviciile de relaii cu publicul exist o serie de cauze care
conduc de regul la suprasolicitare. Acestea sunt diverse i pot fi provocate fie de lucrtori,
fie de clieni.
Din prima categorie face parte gradul de oboseal al lucrtorilor (zilnic plus cea acumulat)
cu implicaii asupra modului de comportare fa de clieni, manifestat prin lips de
amabilitate i prin nervozitate. n multe cazuri efortul lucrtorilor de a avea un
comportament civilizat poate duce la suprasolicitare.
Dificulti pot crea i clienii prin modul de comportare fa de lucrtorii serviciilor, care nu
vd n acesta un partener egal care contribuie prin munca sa la satisfacerea cererilor lor, ci o
persoan care trebuie n orice condiii s-i serveasc cu promptitudine i cu amabilitate.
Solicitarea neuropsihic a angajailor din serviciile de relaii cu publicul sau a celor din
secretariate mai este influenat i de neritmicitatea fluxului clienilor, de neadaptarea
orarelor de funcionare a acestora la fluxul clienilor i de existena unor lipsuri n
organizarea muncii. n legtur cu acest aspect trebuie menionat c organizarea
ergonomic a muncii trebuie s asigure concordana dintre numrul angajailor existeni i
afluena solicitanilor. Avnd n vedere c fluxul acestora este n general aleator, structurile
respective pot aciona printr-o mai mare flexibilitate n stabilirea programelor de lucru i
prin dimensionarea optim a formaiilor de lucrtori, prin folosirea unor grafice de munc.
Aceste msuri determin servirea civilizat a clienilor i creterea randamentului n munc
n condiii de solicitare normal a lucrtorilor.
Ali factori care influeneaz substanial solicitarea psihic sunt factorii de mediu (zgomotul,
temperatura, umiditatea i lumina), precum i relaiile dintre membrii colectivelor de munc.

5.2. Stresul i oboseala profesional


Stresul i oboseala profesional, numite i bolile secolului, sunt cele mai grave
disfuncionaliti care apar n munca de birou. Din aceast cauz a aprut necesitatea
organizrii ergonomice a muncii n birouri.
Stresul reprezint o dimensiune constant a vieii noastre cotidiene. Dac pn n 1989
factorii stresani ineau mai mult de sistemul politic, de aspectele negative ale dictaturii
comuniste, n prezent societatea de tranziie aduce pe scena vieii noi tipuri de situaii
stresante cum ar fi : incertitudinea, schimbrile rapide i adesea imprevizibile, concurena,
omajul, necesitatea reorientrii i recalilificrii rapide i, nu n ultimul rnd, scderea
nivelului de trai.

Oamenii, ca indivizi izolai, au rareori posibilitatea de a influena evenimentele stresante


externe. Tot ce pot face este s-i nsueasc nite strategii adaptative care s-i fac mai
rezisteni la agresiunile psihice i mai eficieni n activitatea profesional.
Dac stresul este prea mare fiecare dintre noi poate ceda psihic; chiar dac persoana
respectiv este una extrem de echilibrat pot aprea tulburri psihologice temporare.
Individul poate tri o stare de disfuncionalitate sau chiar o cdere psihic brusc n urma
unei psihotraume severe (accident, incendiu, decesul unui membru apropiat din familie).
Reacia la stres se instaleaz treptat atunci cnd individul este supus un timp ndelungat
unor condiii de tensiune psihic, mai ales atunci cnd este atins imaginea sa, situaia
marital, profesional sau material. De obicei individul i revine cnd situaia stresant a
fost nlturat, dei uneori pot rmne unele sechele sau o vulnerabilitate crescut fa de
anumii factori de stres*.
Factorii de mediu reprezint, de asemenea, factori de stres pentru organismul uman i
animal, producnd perturbri la nivelul diferitelor sisteme fiziologice. Aceti factori, dintre
care amintim: temperatura (prea ridicat sau prea sczut), umiditatea, zgomotul, agenii
poluani pot produce traume fizice, dar i psihice.
Exist i stresori de natur psihosocial cum ar fi: situaiile conflictuale, presiunea social
prea mare, factori care pun n pericol situaia material sau statutul social al individului,
care sunt percepui ca o ameninare pentru individ. Stresul nu este influenat numai de
situaiile externe ci i de vulnerabilitatea, de tolerana la stres a individului sau de unele
trsturi ale personalitii acestuia.
Exist, de asemenea, situaii de via care sunt considerate stresori universali, ca de
exemplu: rzboiul, detenia, calamitile naturale, accidentele care produc invaliditate sau
bolile incurabile, pierderea unor persoane apropiate. Unele situaii de via nu sunt la fel de
stresante pentru toat lumea. De pild, pierderea unui examen, dezaprobarea sau critica
efului determin reacii diferite de la un individ la altul. Chiar i n cazul unor dezastre sau
calamiti naturale exist persoane care i pstreaz calmul i acioneaz oportun i
eficient, n timp ce alii intr n panic sau manifest un comportament bizar.
Lazarus arat c cercetrile asupra unor combatani din rzboiul din Vietnam sau din
rzboiul arabo-israelian din 1973 au demonstrat c doar la un anumit procent dintre acetia
au aprut simptome emoionale grave, temporare sau permanente, care i-au fcut inapi
pentru lupt, ceilali nedezvoltnd ceea ce specialitii numesc nevroza de rzboi.
Oboseala reprezint o reacie a organismului de readaptare, de refacere a funciilor sale. Ea
reprezint un fenomen fiziologic normal care apare n urma solicitrilor prezente n
activitatea uman.
n general oboseala este un fenomen reversibil, deoarece dac este urmat de o perioad
de odihn sau de somn, organismul i reface plenitudinea funciilor sale. Ea nu este o

boal, dar poate avea consecine temporare asupra organismului precum slbirea ateniei
fa de munca ndeplinit i fa de mediu.
Specialitii clasific oboseala n urmtoarele grupe:

Oboseala muscular (dinamic i static) determinat de efortul muscular i de


contractarea muscular fix.

Oboseala neurosenzorial cauzat de tensiunea nervoas a simurilor (ochi, urechi).

Oboseala psihic determinat de factori de natur psihic.

Oboseala poate fi provocat de o mulime de cauze, dintre care cele mai des ntlnite sunt:

intensitatea i durata muncii fizice i intelectuale;

factorii de mediu (temperatura, lumina, zgomotul);

factorii de natur psihic (responsabiliti, griji, conflicte);

monotonia sau rutina muncii;

boli i dureri.

Formele de manifestare a oboselii la om sunt multiple:

scderea ateniei;

ncetinirea i inhibarea percepiei;

inhibarea capacitii de gndire;

scderea randamentului activitii fizice i intelectuale.

n birouri oboseala profesional este o stare produs de stres i afecteaz mai ales
persoanele care lucreaz cu publicul. Cei mai muli cred c munca n birouri i secretariate
este lipsit de stres sau cu stres redus, ns lucrurile nu stau deloc aa. Tensiunile psihice i
stresul contactelor inter-umane determin oboseal sau chiar epuizare. Cercetrile efectuate
asupra lucrtorilor din birouri arat c peste 50% dintre acetia sunt afectai de un sindrom
de epuizare emoional. Cauzele ar consta n lipsa de spaiu i de intimitate a locului de
munc, precum i n dificultatea sarcinilor de serviciu.
n general, persoanele care manifest simptome de oboseal fizic i psihic au o atitudine
negativist n relaiile cu ceilali i resimt o diminuare a respectului de sine.*

n afara programului normal de lucru, remedierea i prevenirea oboselii se poate realiza prin
reglementarea duratei zilei de lucru, a duratei sptmnii de lucru i a concediilor de odihn.
n munca de birou remediile pentru epuizarea i pentru oboseala profesional se pot asigura
la dou niveluri. La nivelul vieii personale angajaii trebuie s-i structureze activitile
astfel nct acestea s le dea un sentiment de confort i de siguran. Salariaii trebuie s
aib o via activ n afara serviciului i mediului acestuia.
Al doilea nivel se refer la responsabilitile manageriale care trebuie s vizeze ajutorarea
salariailor afectai de oboseal profesional prin recunoaterea simptomelor acestui
fenomen i prin instruirea personalului n vederea depistrii lor, prin organizarea de ntruniri
ce pot fi folosite pentru ntrajutorarea membrilor personalului i prin promovarea spiritului
de echip.
Pentru serviciile de relaii cu publicul, n situaia n care schema de personal permite,
managerii pot s restructureze anumite posturi sau s refac programul de lucru astfel nct
contactul dintre lucrtori i solicitani s nu fie prea mare. De asemenea, poate fi util i
organizarea de seminarii privind managementul stresului sau timpului [1] .
Este foarte important s se previn starea de oboseal profesional pentru c aceasta nu
afecteaz un singur membru al personalului ci este transmis i celorlali. n acest sens,
Beth Belevins arta: Cnd un angajat se plnge de condiiile de lucru i/sau se ndoiete de
utilitatea, de rostul sau de satisfacia muncii sale, aceast atitudine va avea cu siguran
influen i asupra colegilor si.
Pentru a nu permite rspndirea acestor simptome, managerii trebuie s le recunoasc i
s le previn ori de cte ori este posibil. De asemenea, managerul are un rol esenial n
gsirea unor corelaii i alternative optime ntre durata perioadelor de munc, durata
pauzelor pentru odihn, numrul, coninutul i momentul introducerii acestor pauze, astfel
nct s se asigure o eficien sporit, un nivel optim al capacitii de munc i o bun stare
a sntii.

* Conceptul de stres apare pentru prima dat n cercetrile de fiziologie ntreprinse pe


animale de ctre Hans Selye n 1950, care descrie aa-numitul sindrom general de
adaptare ce caracterizeaz reacia organismelor biologice la stres.
* Tina Roose, referindu-se la cei care lucreaz n biblioteci, susine aceast idee, artnd c:
muli specialiti n informare, proaspei absolveni ai facultilor de profil, vin la primul lor
loc de munc plini de entuziasm, nerbdtori s se remarce i s-i ajute pe oameni n
satisfacerea cerinelor de informare. Nu mult timp dup angajare ns, noii bibliotecari
realizeaz c nevoile i c speranele lor personale nu corespund ntotdeauna cu cele ale
instituiei sau ale utilizatorilor. Volumul de munc este deseori prea mare pentru timpul

alocat; membrii personalului sunt obligai s ndeplineasc simultan mai multe sarcini;
activitatea depus este rareori apreciat att de beneficiari ct i de ctre instituie. Multe
organizaii nu ofer personalului nici o posibilitate de a-i aduce contribuia la structurarea
propriului destin. Acestea sunt cteva dintre motivele permanente de stres care pot
transforma entuziasmul n inerie, n frustrare i, mai trziu, n apatie.
[1] Beth. BLEVINS, Burnout in Special Library, n Library Management Quarterly, nr. 11,
1988, p. 20.
5.3. Analiza ergonomic a locului de munc
Pentru a asigura eficiena sistemului om-mijloace de munc-mediu i a micora
posibilitile de eroare, n condiiile reducerii solicitrilor, concomitent cu creterea
satisfaciei n munc, este necesar, att pentru proiectant ct i pentru organizatorii i
pentru conductorii proceselor de munc, s se foloseasc metode adecvate, care s se
bazeze pe cunoaterea posibilitilor i a cerinelor omului n procesul muncii. n aceste
condiii analiza, proiectarea i reproiectarea ergonomic a locului de munc este de mare
utilitate.
Procedeul are ca punct de plecare analiza condiiilor de munc existente sau proiectate
pentru a se realiza n diferite variante i pentru fiecare loc de munc, n funcie de factorii
de evaluare i de criteriile de influen [1] .
5.4. Proiectarea ergonomic a mobilierului de birou
Cteva din cerinele la care trebuie s rspund un loc de munc organizat pe baza
principiilor ergonomice ce au ca obiectiv optimizarea relaiei om-mijloc de munc-mediu se
refer la mobilier:
- amplasarea i combinarea adecvat a mobilierului, din punct de vedere funcional i
estetic;
- mobilierul s fie simplu, s asigure poziia corect a prilor corpului n timpul executrii
operaiilor i s corespund cerinelor ergonomice i estetice.
Mobilierul de birou a fcut obiectul unor norme i recomandri precise care le stabilesc
dimensiunile, capacitatea de stocare, spaiul necesar pentru utilizare; acestui mobilier i se
asociaz echipamentele i materialele utilizate n mod curent sau cu intermitene n serviciile
i ]n posturile de lucru.
Alegerea mobilierului va fi relativ uoar dac beneficiarul se adreseaz unor productori
specializai. Cea mai mare parte dintre acetia au experien i dispun de echipe care se pot
deplasa i pot propune proiecte de implementare care s corespund ct mai exact posibil
nevoilor beneficiarului, posibilitilor financiare i planurilor arhitectului. ncercnd s obin
cel mai bun pre, beneficiarul poate apela la mai muli furnizori, reinnd pe cei care ofer
livrarea i montarea pe loc n termene rezonabile. Nu trebuie pierdut din vedere i faptul c

implementarea mobilierului nu este niciodat definitiv i dup un timp pot fi necesare unele
modificri; de aceea este preferabil mobilierul format din module mici, demontabile, uor de
deplasat i de aezat (rafturi independente cu fa dubl, scaune ergonomice sau pliante,
fotolii dispuse individual sau n banchete, mese de lucru ce pot lua diferite forme). Multe
probleme datorate unei previziuni deficitare la nivelul stabilirii planurilor se pot rezolva sau
ameliora prin dispunerea variabil a mobilierului.
Alegerea cu grij a mobilierului de birou poate avea o contribuie important asupra
moralului personalului i de asemenea poate fi o cale de cretere a eficienei n munc.
Mobilierul nepotrivit poate avea serioase repercusiuni asupra sntii i strii fizice a
personalului, care n final se poate transpune ntr-un nivel ridicat de absenteism i ntr-un
randament redus.
Mobilierul unui birou modern dotat cu aparatur electronic (computere, terminale,
imprimante, echipamente pentru microfilme) trebuie s fie proiectat astfel nct s satisfac
toate necesitile personalului care lucreaz cu aceste echipamente. De asemenea, este
necesar s existe cabluri suficient de lungi care s fie aezate astfel nct s fie ct mai
puin vizibile. Cablurile pot fi ncorporate n birouri astfel nct computerele, telefoanele sau
sursele de lumin s poat fi poziionate n locuri corespunztoare, n felul acesta
securitatea n lucru crete i se creeaz economii importante de cablu.
Numeroase firme ofer astzi mobilier modern pentru personalul care lucreaz n grup cu
echipamente legate la reea. Aceste staii de lucru faciliteaz colaborarea iar mobilierul se
adapteaz uor la necesitile echipamentelor. Pupitrele pentru terminale pot avea extensii
de tastatur pentru operare confortabil, iar mesele pentru imprimante pot avea un sertar
dedesubt n care este pstrat hrtia .
Pentru mobilierul de birou se pot folosi mai multe materiale, dar uzuale sunt: lemnul,
plasticul i metalul.
n opinia multor specialiti, cea mai important pies de mobilier n birouri este scaunul, de
aceea alegerea scaunului perfect va fi tratat pe larg n acest capitol.
Dei pentru muli poate s par o problem lipsit de importan, chiar hilar, alegerea
scaunului pentru locul de munc a devenit n ultimul timp un subiect mult discutat i studiat
de specialitii n ergonomie.
Pentru cei mai muli oameni cel mai important echipament de birou este calculatorul. ntradevr, att calculatorul ct i proiectarea ntregii staii de lucru este astzi important, dar
s nu uitm c fr un scaun confortabil, munca lucrtorilor nu poate fi eficient.
Majoritatea lucrtorilor din birou stau n medie opt ore pe zi pe scaun la masa de lucru, de
aceea nu este deloc uimitor c scaunul a devenit astzi cea mai important pies de
mobilier n birouri. Statul pe scaun o perioad mare de timp poate provoca diverse probleme
cum ar fi: dureri ale picioarelor, datorit marginilor platformei; dureri de spate, cauzate de

poziia ncordat a coloanei i a muchilor dorsali, poziie care provoac vasoconstricii ce


ncetinesc circulaia sngelui, deci i oxigenarea*.
Scaunul trebuie, de asemenea, s ofere, n special pentru oamenii mai scunzi, posibilitatea
de sprijin a picioarele pe podea sau pe un suport (condiie obligatorie pentru cei care
lucreaz n poziia eznd). Acest suport, ns, trebuie s permit extensia picioarelor i
pstrarea poziiei verticale a corpului sau puin aplecat pe spate.
Ajustabilitatea este cea mai important trstur de calitate a scaunelor de birou. Pentru
alegerea scaunului perfect este necesar consultarea unor standarde realizate de firme
specializate*.
La fel de important n munca de birou este ajustarea meselor de lucru. nlimea planului
de lucru trebuie dimensionat n funcie de distana optim de vedere pentru meninerea
corpului n poziie natural, precum i n funcie de mrimea efortului solicitat de brae.
Pentru a putea respecta aceste dimensiuni, mesele de lucru trebuie s dispun de un
mecanism care permite ajustarea nlimii pn la nivelul corespunztor.
n prezent firmele specializate n producerea mobilierul de birou pun tot mai mult accent pe
aspectul ergonomic al produselor lor.

[1] Les profils des postes, Paris, Ed. Masson, 1976, p. 20-40.
* Peste 31 de milioane de americani sufer n prezent de dureri de spate. Dar aceste dureri
reprezint numai una din problemele de sntate pe care lucrtorii din birouri din Statele
Unite le au la locurile lor de munc. Centrul Naional pentru Statistica Sntii arat c
aproximativ 20% din durerile de spate sunt cauzate de poziia la locul de munc,
determinnd o scdere a productivitii cu 25%. Acelai centru menioneaz c durerile de
spate reprezint aproximativ 40% din totalul durerilor musculare aprute la locurile de
munc. Aetna Life and Casualty estimeaz c durerile repetitive, inclusiv cele de spate,
determin n Statele Unite pierderi de 20 de miliarde de dolari pe an cuprinse n costuri
medicale i n reduceri de salariu.
Geoff Wright, un specialist canadian n ergonomie arat c: Astzi majoritatea specialitilor
recunosc c staia de lucru i scaunul trebuie proiectate astfel nct s se adapteze
diferenelor fizice dintre lucrtori. Dac acest lucru nu este fcut, angajaii nu vor putea
lucra la ntreaga lor capacitate, iar riscul durerilor de gt, de umeri, de spate, de brae sau
de ncheieturi este deosebit de mare.
Un scaun ergonomic ar trebui s ofere spatelui, n special zonei lombare, un suport. Dr.
Wright spune c acest suport ar trebui s fie ajustabil. De asemenea, sptarul scaunului ar

trebui s permit i o ajustare pe vertical pentru a se adapta lungimii spatelui lucrtorilor,


dei aceast soluie, arat profesorul Burloiu, nu rezolv problema durerilor de spate.
Durerea este provocat de nclinarea n fa a corpului, nsoit de ncordarea coloanei i a
muchilor dorsali, de aceea este necesar o nclinare a planului de lucru spre operator (ca
un pupitru) astfel nct corpul s nu se mai ncline n fa, s stea drept sau chiar puin
nclinat pe spate. Dei muli specialiti spun c este necesar o ajustare nainte a sptarului
pentru a reduce durerile de spate, proiectarea, n ultimul timp, a unor tastaturi pentru
calculatoare cu un sistem care permite schimbarea unghiului de lucru, ntrete ideea
profesorului Burloiu.
* De exemplu, n Statele Unite, American Naional Standards Institute-Human Factors and
Ergonomics Society (ANSI-HFES), un grup independent, analizeaz i produce astfel de
standarde. Aceast instituie recomand pentru scaunele de birou urmtoarele caracteristici:
- s permit lucrtorilor s stea cu braele drepte de la umr i cu coatele ndoite;
- s permit lucrtorilor s stea pe scaun cu genunchii ndoii i cu picioarele sprijinite pe
podea sau pe un suport;
- s dispun de un sptar care s pstreze poziia dreapt a spatelui.
Standardele ergonomice sunt mbuntite periodic iar standardele ANSI-HFES sunt n mod
curent revizuite. Administraia Clinton s-a ocupat n mod deosebit de aceast problem,
cernd Occupational Safety and Health Administration (OSHA) s fac noi propuneri n acest
sens.
n acelai timp, un mare numr de state din America au propus propriile standarde
ergonomice. Semnificativ este propunerea California Occupational Safety and Health
Administration (CALOSHA). Conform acestor standarde platforma scaunelor trebuie s fie
ajustabil att n nlime ct i n adncime, sptarul trebuie s fie ajustabil, n special
pentru zona lombar, i de asemenea suportul pentru brae.
Propunerile OSHA i revizuirea standardelor staiilor de lucru de ctre ANSI-HFES au ca
obiectiv creterea productivitii i reducerea riscurilor de apariie a unor dureri determinate
de echipamentele i de mobilierul de birou. n acelai timp specialitii n ergonomie sprijin
activitile de realizare a unor noi produse care s asigure siguran i sntate la locurile
de munc.
i n Marea Britanie exist o mare preocupare pentru realizarea unor astfel de standarde
ergonomice. n acest sens, British Standard ofer urmtoarele dimensiuni pentru scaunele
ajustabile ale dactilografelor i operatorilor pe calculator:

nlimea scaunului de la pmnt 393,7-495,3 mm

Limea scaunului s nu fie mai mic de 330,2 mm

Lrgimea scaunului 406,1 i 431,8 mm

nlimea sptarului de la nivelul platformei ntre 203,2 mm i 301,8 mm

Adncimea sptarului ntre 127mm i 152,4 mm

Lrgimea sptarului nu mai mare de 304,8 mm

Aceste dimensiuni sunt proiectate s asigure poziia confortabil pe scaun cu spatele


rezemat de sptar i cu picioarele sprijinite pe podea. Totui ele nu trebuie considerate ca
etalon deoarece sunt valabile numai n condiiile antropometrice specifice rii respective.
Majoritatea managerilor accept ideea c scaunul ergonomic este ntr-adevr important
pentru creterea confortului lucrtorilor, pentru eliminarea problemelor de sntate care n
final pot duce la creterea productivitii, numai c acest scaun i n general mobilierul
ergonomic este nc prea scump (cel puin pentru firmele romneti). Totui trebuie s ne
gndim la faptul c pierderile determinate de nefolosirea lor sau necunoaterea utilizrii lor
(20 de miliarde de dolari pe an n SUA) depesc cu mult aceste costuri. S reflectm
asupra vorbei englezului: Sunt prea srac pentru a cumpra lucruri ieftine.
5.4.1. Proiectarea i mbuntirea factorilor de ambian fizic
Ambiana fizic reprezint o component important a procesului de proiectare ergonomic
a locului de munc. Etimologic noiunea de ambian se refer la mediul material i social n
care o persoan sau o colectivitate i desfoar activitatea.
n birouri proiectarea factorilor de ambian trebuie s aib n vedere: caracteristicile
generale ale muncii, coninutul specific al muncii, solicitrile impuse n procesul muncii,
factorii psiho-sociali. De asemenea, importante sunt i posibilitile materiale, tehnicoeconomice ale acestor structuri.
Principalii factori de ambian fizic sunt: iluminatul, microclimatul (temperatura,
umiditatea, viteza aerului, puritatea aerului), coloritul i zgomotul.
Iluminatul este unul dintre factorii care exercit o influen important asupra
productivitii angajailor i asupra gradului lor de oboseal. O iluminare defectuoas poate
cauza disconfort vizual i o poziie nenatural a corpului, fiind deci o piedic n calea
performanei.
Cercetrile arat c 80% pn la 85% din cantitatea de informaie pe care o asimilm
parvine pe cale vizual, de aceea confortul vizual este esenial. Dar modul de iluminare nu
afecteaz numai confortul vizual ci i pe cel fizic.
Iluminatul la locul de munc poate fi mprit n 4 categorii:

1.
Iluminarea ambiental este dat de obicei de o surs de lumin montat n tavan (tub
fluorescent). Uneori este singura surs de lumin la locul de munc.
2.
Iluminarea cu ajutorul lmpilor de birou. Dei ofer confortul individual, acest tip de
iluminare este absent n cele mai multe locuri de munc.
3.
Iluminarea direcionat este de obicei asigurat de surse de lumin orientate n jos,
sau de lumini de urmrire. Este folosit pentru iluminatul anumitor obiecte sau pentru
creterea nivelului de intensitate.
4.
Iluminarea natural provine prin geamuri, ui sau perei de sticl. Are un efect pozitiv
asupra omului, dar nu este disponibil permanent.
Poziionarea. Locul de munc trebuie astfel poziionat nct linia vizual s fie paralel cu
lumina i cu ferestrele. Lumina care cade ntr-un unghi corespunztor pe suprafaa de lucru
previne reflexia care poate ntuneca imaginea sau poate crea contraste de fundal.
Comutatorul. Diferitele tipuri de comutatoare permit lucrtorilor s aprind pe rnd cte o
serie de lumini, ceea ce permite reglarea nivelurilor de lumin ambiental.
Jaluzelele. Permit controlul luminii naturale pe parcursul ntregii zile.
O alt problem a iluminatului o reprezint ntreinerea. O bun ntreinere a elementelor
componente ale lmpilor include o schimbare regulat la 2/3 din via a acestora, controale
atunci cnd ncep s dea mai puin lumin i curirea regulat. O nou generaie de
startere electro-magnetice i de tuburi fluorescente cu eficien i cu via mrite sunt din
ce n ce mai folosite, reducnd foarte mult aceste probleme de ntreinere.
Iluminarea eficient determin i scderea costurilor. Studiile arat c 85 de ceni dintr-un
dolar cheltuit pe un sistem de iluminat deja existent se duc la costul de electricitate.
Investiiile n sisteme eficiente de iluminare duc la reducerea acestor costuri, vor reduce
munca de ntreinere i vor mbunti calitatea luminii.
Cromatica (coloritul) constituie un alt factor de ambian fizic ce influeneaz
productivitatea muncii i care are un rol important asupra capacitii vizuale, n asigurarea
unui iluminat eficient i a unui confort sporit. Folosirea culorilor n munca de birou se
bazeaz pe efectele fiziologice i psihologice ale culorilor asupra omului (tabelul 3).
Astfel:
Roul are efecte benefice asupra sistemului nervos, stimuleaz circulaia sngelui i pofta de
mncare, vasele limfatice i metabolismul. Roul accelereaz ritmul cardiac i respiraia,
combate frigul, d impresia de mrire a spaiului, d rezisten la efort psihic i fizic,
creeaz o ambian vesel i optimist. Dar privitul intens i timp ndelungat a acestei culori
determin oboseala care se va resimi la nivelul ntregului organism. Roul ajut n

urmtoarele afeciuni: rceli, stri subfebrile, dureri reumatice provocate de frig i de


oboseal, eczeme, TBC, depresie nervoas, paralizie, astenie fizic.
Verdele este calmant i d senzaia de odihn. Este culoarea naturii i a speranei, dilat
vasele de capacitate mic, scade tensiunea arterial, echilibreaz. Lumina verde favorizeaz
sugestia i autosugestia, dar obosete dac nuanele sunt prea ntunecate.
Oranjul tonific aparatul respirator, combate strile de anxietate, stimuleaz atenia, fixeaz
calciul n oase, este afrodiziac. De asemenea, este tonifiant pentru ficat i pentru funciile de
nutriie. Oranjul este indicat n bronite cronice, sclerodermii, enfizem pulmonar, astm
bronic, rinite cronice, litiaz biliar, boli de rinichi. Oranjul nu are contraindicaii.
Albastrul are ca efect scderea presiunii sanguine, a tonusului muscular, calmeaz respiraia
i reduce frecvena pulsului. Ca efecte psihologice, este o culoare foarte rece, odihnitoare i
linititoare care ndeamn la calm i la reverie, la predispoziie spre concentrare i spre
linite interioar. n exces, albastrul poate duce la depresie. Albastrul confer seriozitate,
tendina spre evocare, spaialitate, ngduin, pace interioar, nostalgie.
Violetul este culoarea regal prin excelen. Recunoscut ca sedativ, violetul stimuleaz
producerea globulelor albe, crete tensiunea arterial i frecvena ritmului cardiac.
Culorile birourilor ergonomice se aleg i n funcie de coeficientul de reflexie. Astfel se
recomand vopsirea plafoanelor n culori cu coeficient de reflexie ridicat, ns mat, pentru a
mpiedica strlucirea. Pardoseala s aib un coeficient de reflexie de 15-30%. Pentru
mobilier se recomand culori deschise, avnd un coeficient de reflexie de 30% pn la 50%.
Pentru maini de scris sau pentru calculatoare sunt indicate culori neutre (gri, bej).
Zgomotul. Nivelul general al zgomotelor trebuie s se nscrie n limite corespunztoare
specificului muncii de birou, al crui coninut implic un anumit grad de solicitare psihic i
nervoas.
Limitele maxime admisibile pentru zgomot sunt:

70 db n secretariate i n centre de calcul ;

50-60 db n servicii financiar-contabile i n celelalte birouri cu lucrri repetitive care


necesit o anumit concentrare.
Intensiti mai mari de 110 db situeaz zgomotele dincolo de limitele suportabile. [1]
Pentru evitarea efectelor determinate de intensitile mari ale zgomotului, n special cele
neuro-psihice (tulburri de atenie, sustragere, ncordare, oboseal) sunt necesare msuri
de prevenire precum:

acte normative de limitare a zgomotelor;

soluii silenioase pentru tehnologia de birou;

dimensionarea corespunztoare a ncperilor;

dispersarea i dispunerea raional a echipamentelor;

perei, plafoane i planee din materiale fonoabsorbante;

sli pentru recreere n timpul pauzelor;

control ORL periodic.

Microclimatul. Acesta se refer la starea fizic a aerului la locul de munc, ce se


caracterizeaz prin temperatur, umiditate, cureni de aer i radiaiile termice ale corpurilor
nclzite [2] .
Un microclimat necorespunztor poate reduce capacitatea de munc a executantului,
poate spori riscul de mbolnviri i implicit reduce productivitatea muncii. Temperatura
optim n ncperile birourilor stimuleaz lucrul, crete eficiena.
Senzaia de bun stare fiziologic apare atunci cnd diferena dintre temperatura aerului i
cea a suprafeei ncperii nu depete 2-30C.
Temperatura aerului recomandat pentru munca intelectual n poziia eznd este de 21230C, iar pentru munca uoar n poziia eznd este de 190C. De asemenea, specialitii cer,
n general, ca diferena ntre temperatura exterioar i cea interioar n timpul sezonului
cald s nu depeasc 40C.
n stabilirea temperaturii optime trebuie s se ia n calcul i micarea i umiditatea aerului.
Micarea aerului trebuie s fie mai mic de 0,2 m/s; n cazul lucrrilor deosebit de delicate
care cer o imobilitate prelungit a corpului, nu trebuie s depeasc 0,1 m/s.
Igiena modern recomand ca n ncperile nclzite umiditatea relativ a aerului s fie
cuprins ntre 50 i 70%. De asemenea, cercetrile efectuate demonstreaz c pentru o
relaie optim ntre umiditatea relativ i temperatura aerului, aceti indicatori trebuie s
aib urmtoarele perechi de valori:
Umiditate relativ (%) Temperatura aerului (C)
70 21,3 50 22,5 30 23,9
Dac aceste proporii nu se pstreaz apar efecte negative asupra aparatului respirator.
Acestea ar fi posibilitile pe care le are la dispoziie specialistul n ergonomie pentru a
conferi locului de munc mai mult personalitate, confort i funcionalitate.

[1] F. TOMESCU, Ergonomia n comer. Bucureti, ASE, 1998, p. 132.


[2] P. BURLOIU, op. cit., p. 986.
6. SISTEMUL INTEGRAT DE BIROU

Cnd n sistemul informaional predomin mijloacele tehnice de culegere, prelucrare,


msurare a datelor i informaiilor, sistemul respectiv devine informatic partea
automatizat a sistemului informaional. Prin evoluia tehnicii de calcul s-a ajuns la
automatizarea unui numr nsemnat de operaii i lucrri, dar nu este posibil nlocuirea
total a sistemului informaional de ctre cel informatic.
Pentru a fi eficient folosirea calculatorului n prelucrarea datelor, acestea din urm trebuie
s ndeplineasc o serie de condiii:
a) s fie n volum mare;
b) s aib grad ridicat de complexitate;
c) calculele s necesite volum important de munc;
d) s existe necesitatea prelucrrii repetate a acestui tip de date.
n rile cu tradiie n informatic, n urma studiilor efectuate s-a ajuns la concluzia c un
sistem informatic optim trebuie s aib urmtoarele structuri:

80% prelucrare automat;

15% mecanizat;

5% manual.

Fiind o component a sistemului informaional, cel informatic nu reprezint un scop n sine,


la fel ca i cel informaional n care este integrat, ci ajut sistemul decizional n obinerea
unor informaii de calitate, n vederea conducerii procesului sau unitii respective. Fiind
considerat intern este structurat, n funcie de complexitatea elementelor sale i de mrimea
sa, pe mai multe niveluri.
Prin folosirea tot mai larg a computerului s-a ajuns la prelucrarea integral a informaiilor.
Cu ajutorul calculatorului se pot efectua o serie de operaiuni, precum:

planificarea primar;

planificarea de timp i capaciti;

elaborarea comenzilor i ordinea lor;

date de producie i analiz.

Prin noul concept, CIM (Computer Integrated Manufacturing) se obine optimizarea


fabricaiei, a organizrii unei ntreprinderi n general. Instrumentele integrrii sunt introduse
pe mai multe etape:
1. legtura organizatoric ntre sistemele tehnice;
2. cnd sistemele de baz sunt nelegate, se vor realiza reelele necesare;
3. legturi de date (transferul de date ntre sisteme);
4. crearea bazei comune de date pentru CIM.
Conceptul de sistem, ca i cel de control al proceselor, este foarte important pentru
managerul unei organizaii. O organizaie este privit, n general, ca un sistem cu un anumit
numr de subsisteme i un scop comun. Aceste subsisteme trebuie s fie legate mpreun i
controlate pentru a realiza acest scop. Sistemele informatice furnizeaz date n legtur cu
cadrul intern i extern i ajut conducerea n luarea deciziilor ce au impact deosebit asupra
existenei i funcionrii n continuare a organizaiei.
Sistemele informatice de birou integreaz tehnologii variate, ce includ: comunicarea datelor,
textelor, sunetelor sau imaginilor. Pregtirea documentelor i comunicarea mesajelor n
forme variate produc o serie de beneficii, cum ar fi:
a) creterea accesului interpersonal, prin facilitatea comunicrii ntre diferite persoane;
b) accesul la informaie care poate fi gsit n diferite locuri i sub diferite forme,
economisind i timpul pentru descoperirea ei;
c) creterea productivitii individuale, prin folosirea sistemelor suport personale ce fac
posibil creterea randamentului;
d) creterea gradului de continuitate ntre diferite activiti;
e) mbuntirea controlului asupra activitilor personale.
Sistemul integrat implic existena a dou elemente fundamentale: o baz de date central
i o reea de telecomunicaii.
La mijlocul secolului trecut, Samuel F.B. Morse a deschis epoca telecomunicaiilor,
declannd una dintre cele mai dramatice confruntri comerciale a timpului.

Dat fiind c o parte mare din afaceri depinde acum de obinerea i trimiterea de informaii,
companiile din toat lumea s-au grbit s-i interconecteze angajaii prin reele electronice.
Aceste reele formeaz infrastructura cheie a secolului XXI, la fel de important pentru
mersul afacerilor i dezvoltarea economiei naionale asemenea cilor ferate pe timpul lui
Morse afirma A. Toffler n celebra sa carte Puterea n micare.
Fr telecomunicaii nu ar fi posibil dect o parial automatizare a biroului. O reea de
telecomunicaii permite computerelor i terminalelor din diferite locuri s comunice unele cu
altele. Aceasta are diverse forme i mrimi. Mrimea reelei depinde att de locul unde sunt
instalate terminalele interconectate, ct i de numrul de conectri necesar. O reea poate
include un cablu coaxial ce conecteaz dou birouri, sau un satelit ce leag cldirile din
diferite orae sau ri. Reelele sunt de diferite tipuri, n funcie de datele care sunt
transmise prin reea. Acestea pot fi texte, semnalele audio, video care circul cu anumit
vitez.
Raportat la un birou, o reea care poate s opereze cu diferite tipuri de date este cea mai
potrivit. Astfel de reele sunt de dimensiuni mici dar sunt foarte scumpe. De aceea se
urmrete la nceput planificarea ctorva noduri, adic o reea local (LAN) spune Myles E.
Walsh n lucrarea Sisteme informaionale computerizate.
Companiile devin din ce n ce mai dependente de reelele lor electronice pe care le folosesc
n activitile zilnice. Privite cndva ca instrumente strict administrative, reelele informative
sunt considerate tot mai mult arme strategice, ajutnd companiile s-i protejeze pieele
constituite i s le atace pe cele noi.
Computerele, terminalele, reelele de telecomunicaii formeaz corpul i structura scheletic
a unui sistem, atribuindu-i o anumit form de organizare. Software-ul este cel ce d via
acestui sistem i i permite s realizeze funciile de birou.
Sistemul integrat, prin intermediul modulelor sale, poate realiza o multitudine de procesri
ale informaiei.
Primul pas n automatizarea biroului a fost introducerea sistemului de procesare a textului
cu logic distribuit. Acest sistem este echipat cu capaciti de telecomunicare i de
procesare a datelor. ntr-un sistem cu logic distribuit software-ul este nmagazinat n
computerul principal. Fiecare terminal folosete acelai program din computer pentru a-i
realiza sarcina.
ntr-un sistem cu resurse distribuite, fiecare terminal va avea propria memorie i putere de
procesare. n acest fel va reine propria copie a software-ului de procesare. Caracteristicile
mai avansate ale acestor sisteme includ interfee cu echipament foto, copiatoare pentru
ieiri i echipamente cu OCR (Optical Character Recognition) pentru intrri.
ntr-un birou nu se lucreaz numai cu cifre, rapoarte, bugete sau planuri, procesarea
imaginilor fixe sau mobile, proiectarea asistat, realizarea de grafice sunt tot mai des
utilizate.

Un alt mod de a procesa documentele include digitizarea i stocarea datelor fr a mai fi


necesar introducerea de la tastatur. Textele sau imaginile fotografice, de exemplu, pot
cpta o form digital folosind un scanner (echipament ce poate transforma informaia
analogic n digital).
Procesarea vocii este o alt realizare a tehnicii moderne. Sistemele de introducere a vocii
continu s fie limitate datorit modului n care decurge procesul vorbirii. Pentru
introducerea informaiei ntr-un astfel de sistem este necesar o central telefonic sau o
combinaie telefon-terminal. Pentru a utiliza sistemul, se introduc comenzile n procesor prin
intermediul butoanelor, apoi se introduce mesajul audio vorbind direct n receptor. Mesajele
sunt stocate sub form digital, dar pot fi transformate i n form analogic.
Imaginea i vocea formeaz un tandem n timpul videoconferinelor.
Una dintre cele mai importante realizri ale unui birou automatizat este teleconferina
capacitatea de a lega persoane aflate la distan, care au acces la propriile fiiere i la baza
de date a organizaiei respective.
Videotextul este de asemenea rezultatul utilizrii noilor tehnologii birotice. Este o form de
editare electronic ce ofer un potenial uria pentru afaceri i guvern. Procesarea de date,
texte, voce i a imaginii precum i transmiterea acestora se potrivesc unui numr tot mai
mare de aplicaii de birou.
Sistemele suport personale formeaz o categorie aparte de sisteme informatice de birou ce
ofer asisten celor din executiv, managerilor i altor utilizatori.
Acest tip de sisteme ofer potenialul necesar pentru creterea eficienei prin mbuntirea
organizrii activitilor. Ele pot furniza urmtoarele servicii:
a) calendare de management;
b) programe de ntruniri;
c) pota electronic;
d) pregtirea documentelor;
e) localizarea documentelor i gruparea acestora;
f) note i comentarii.
n concluzie, prin automatizarea activitilor de birou se urmrete o integrare a unora
dintre tehnologiile computerizate dezvoltate ncepnd cu anii 60. Este punctul culminant al
unor ani ntregi de cercetri, experimentri i al politicii miilor de persoane din industria
computerelor. (Burton V. Dean Management strategic)

7. BIROUL VIITORULUI

7.1. Sisteme informatice viitoare. Sisteme expert i inteligen artificial


Tehnologiile i noile moduri de organizare existente au creat, prin extensie, o nou
terminologie aplicat unei stri de fapt. La aceast or aproape oricine a auzit de
automatizarea biroului i de biroul viitorului.
n viitor computerele vor deveni mai ieftine i mai puternice datorit progresului tehnologic
continuu. O cantitate echivalent de putere computerizat actual va costa cu 20-30% mai
puin n viitor.
Dac n 1980 un computer principal pentru afaceri de mare ntindere costa 4,5 mil.$ i
avea capacitatea s execute 4,5 MIPS (milioane de instruciuni pe secund) se folosete
ca etalon IBM 3033 iar n deceniul 90 acelai computer, suferind mbuntiri de 30% pe
an, costa 125 000$. dup cum afirm James A. Senn n Sisteme informatice n
management, n prezent costul lui este de cteva mii de dolari.
Computerele personale se nlocuiesc cu modele noi la fiecare 3 ani i sunt indicii c acest
termen se va scurta.
Capacitatea de stocare secundar se mbuntete, de asemenea, cu 40% pe an.
Nevoia de interconectare va asigura existena capacitii de a lega utilizatorii i managerii cu
datele din mainframe-uri. Comunicarea datelor de toate tipurile va fi larg rspndit i tot
mai multe companii vor investi n serviciile de baze de date comerciale.
Va crete considerabil interesul pentru sistemele expert i inteligena artificial, care vor
facilita construirea bazei de cunotine i procedurilor de interferen. Managerii sistemelor
informatice vor avea o preocupare sporit n activitatea de organizare, influennd natura
activitilor. n prezent, probabil cea mai prosper ramur a inteligenei artificiale este cea a
sistemelor expert destinate rezolvrii de probleme n domenii de specialitate.
Sistemele expert preiau cunotinele bazate pe informare direct sau pe experien,
acumulate de ctre specialist, relativ la un set bine delimitat de probleme, i i asum
sarcina rezolvrii acestora, urmrind minimalizarea interveniei utilizatorului n cursul
rezolvrii.
Extinderea rapid pe care a cunoscut-o domeniul implementrii de sisteme expert a avut ca
suport permanent dezvoltarea unei categorii specializate de instrumente complexe dedicate
acestui domeniu, denumite sisteme cadru sau sisteme anvelop, care permit preluarea
n mod eficient a seturilor de cunotine specifice din domeniul de specialitate pentru care
este realizat sistemul expert respectiv.
De regul un sistem expert se construiete utilizndu-se un limbaj specializat (LISP,
PROLOG, SNARK etc.). El se realizeaz, pe de o parte, de ctre specialitii n informatic,
dispunnd eventual de un produs-program adecvat, iar pe de alt parte, de expertul uman
sau de experii n domeniul vizat.

Unul dintre obiectivele activitii de cercetare n domeniul sistemelor expert este ca


utilizatorul calculatorului s devin invizibil. n afara unor cunotine standard, practic
toate cunotinele urmeaz s fie introduse n memoria mainii de ctre viitorul utilizator, n
scopul soluionrii unor probleme de care creatorul sistemului nu va avea niciodat
cunotin. Inteligena acestuia din urm intr doar n preul iniial de vnzare a produsului.
Din acest punct de vedere, cel mai semnificativ aspect se refer la codificarea cunotinelor.
Datorit msurilor ntreprinse a fost creat o baz larg i sofisticat de cunotine, existnd
posibilitatea ca acestea acumulate i stocate s fie distribuite la cererea celor interesai.
ntr-o vreme n care limbajul tiinific este att de diversificat, n care minii umane i vine
din ce n ce mai greu s aspire ctre disciplinaritate, perspectiva unei integrri viitoare a
sistemelor expert ofer o alternativ reconfortant.
7.2. Reele de telecomunicaii. Internet intermarketing
Telecomunicaiile reprezint unul dintre cele mai dinamice domenii ale economiei mondiale,
fapt ilustrat de cel puin trei elemente:
- sistemul de dezvoltare a reelelor de telecomunicaii, care depete constant ritmul mediu
de cretere a produsului naional brut;
- are loc o reutilare a reelelor pe baza celor mai noi realizri tehnico-tiinifice n domeniul
microelectronicii, tehnicii de calcul, materialelor cu transparen ridicat etc.;
- ca urmare a extinderii reelelor, crete n mod constant numrul de utilizatori/beneficiari,
se lrgesc funciile i posibilitile reelelor.
Conceptul INS (Information Network System) presupune dezvoltarea funciilor reelei de
comunicaii pentru a se oferi posibiliti noi i diversificate de comunicaie ntre calculatoare
sau ntre calculatoare i terminale, folosind mediul vocal, de date sau imagini, disponibile la
un pre de cost convenabil.
n reelele viitoare de comunicaii va crete mult rolul canalelor de transmitere a
informaiilor video, ceea ce va permite realizarea unei concordane ntre posibilitile acestor
reele i particularitile psihofiziologice ale omului care obine informaiile de baz cu
ajutorul vzului i auzului. (Mary J. Cronon Afaceri prin Internet)
n ceea ce privete utilizarea sateliilor geostaionari de telecomunicaii, n ultimii ani se
constat apariia unor mutaii importante. Dac iniial sateliii de acest tip aveau rolul s
asigure fluxul de informaii solicitate de diferite organisme statale i guvernamentale, de
marile firme sau companii industriale, de curnd i-au fcut apariia utilizatorii particulari.
ISDN (Integrated Services Digital Network) reprezint n momentul de fa formula
acceptat pe larg de comunitatea internaional a telecomunicaiilor, att n ceea ce privete
echipamentele ct i serviciile asigurate.
Transmisiile sincron prin fibr optic reprezint o noutate n domeniu. Un exemplu n acest
sens l constituie reeaua Metrobus a firmelor BELLABS i AT&T. Aceasta are o capacitate
echivalent cu 13 000 de circuite telefonice, reprezentnd prima implementare comercial a
reelei sincron cu fibre optice SONET.

Internetul va cunoate i el profunde schimbri, greu de imaginat.


Internetul este un adevrat beneficiu pentru companiile cu tehnologie avansat, care au
nevoie de personal foarte bine pregtit n aplicaiile i proiectele lor specifice. Noile strategii
n afaceri acord o importan deosebit nelegerii corecte a informaiilor transmise i
primite prin reea. Dac ar fi s ne referim numai la marketing, folosind Internetul
departamentele implicate n acest domeniu se pot familiariza rapid cu dorinele i
necesitile clienilor. Infrastructura complex a Internetului a transformat n realitate un vis
al celor care prospecteaz piaa, chiar dac firma american DIGITAL folosea Internetul
pentru a distribui anunuri ctre editori, consultani i analiti, nc din 1980.
7.3. Noua logic de organizare i adaptare a biroului
Prima faz de organizare uman ce i-a dovedit eficiena din antichitate pn aproape de
zilele noastre a fost i este cea piramidal. Acest tip de structur, utilizat n armat pe
timpul romanilor, n organizarea bisericii mai trziu, a fost preluat i n ntreprinderi precum
General Motors i IBM pentru un timp, ca apoi s fie nlocuit cu forme mai flexibile care
asigurau o mai mare mobilitate procesului de producie i de informare arta Jay R.
Galbraith n lucrarea sa Organizarea n viitor.
Organizaiile i ntreprinderile n care domin informaia presupun o comunicare rapid,
intercomunicare ntre conductori i executani, legturi directe i puternice ntre toi
lucrtorii i decidenii procesului de producie.
n SUA a aprut principiul high tech high touch, adic o tehnologie nalt ce implic
relaii intense ntre oameni, cooperare, o mai mare interaciune interpersonal care s
suplineasc golul uman creat de raportul om-tehnic.
Peter Drucker, sociolog i economist american, reia n lucrrile sale ideea piramidei ntr-o
nou viziune: n instituia bazat pe informaie, tiina se va afla cu precdere la baza
piramidei, unde se afl productorii direci. Azi i n viitor, organizarea va fi deci mult mai
puin ierarhic. Organizarea de tip lateral va crea posibilitatea contactelor spontane transfuncionale, ducnd la o mai bun comunicare i coordonare.
Cadrul afacerilor se schimb n mod dramatic iar rolul personalului n organizaie apare tot
mai mult sub semnul schimbrii. Legat de un proces decizional mai rapid, descentralizarea
poate conduce la fragmentare, multiplicare, lips a coordonrii n organizaie. Modelul
organizrii distribuite este cel n care se mut din sfera conducerii n subsidiar. Ierarhia este
deci n descretere. n multe cazuri organizaiile trebuie s neleag importana pstrrii
unor informaii confideniale, rezervndu-i astfel un avantaj n competiie.
Urmtoarea list conine anumite atribute care descriu noul mod de organizare comparativ
cu cel vechi.
Moduri de organizare (comparaie)

Nou

Vechi

Dinamic

Stabil

Abundena informaiei

Lipsa informaiei

Global

Local

Dimensiuni reglabile

Dimensiuni mari

Orientat spre producie, clieni

Funcional

Orientat spre aptitudini

Orientat spre activitate

Spirit de echip

Spirit individualist

Implicare

Comand, control

Reea lateral (orizontal)

Ierarhic

n esen, exist o nou logic de organizare care cere ca nevoile practice s fie asociate cu
toate sistemele manageriale ale unei organizaii. Noile organizaii trebuie s adopte
conceptul de auto-structurare n ceea ce privete organizarea activitii. n multe cazuri
noua structur n ansamblu necesit o tehnologie avansat i ar fi total nerealist s le
solicitm de la nceput perfeciune.
7.4. Noul loc de munc
Biroul viitorului va deine o tehnologie avansat dar i utilizatori care trebuie s-i fac fa,
s o exploateze i chiar s participe la dezvoltarea ei. Conceptul include urmtoarele
elemente:

stocarea i localizarea rapid a datelor;

mesajele transmise i primite;

sistemele de suport decizional;

distribuirea muncii n diferite locuri.

Elementele sale funcionale de baz sunt:

pregtirea i reproducerea documentelor;

comunicaiile;

stocarea i localizarea informaiei pe diverse medii.

Sistemele birotice create n ultimul timp sunt parte integrant a sistemului informaional al
unitii, i n aceast postur, obiectivele i sarcinile sale se nscriu n cadrul obiectivelor i
sarcinilor generale ale organizaiei.
Computerele uureaz munca n domeniul administrativ, dar schimb i faa locului de
munc.
n sistemul de educaie al zilei de mine, locul de munc centralizat va pierde din
importan (). O bun parte din studiu se va realiza chiar n camera studentului, acas sau
ntr-un dormitor comun, la orele pe care el nsui le va alege afirma A. Toffler n ocul
viitorului.
n societatea actual, n care mediul de schimb a devenit informaia electronic, a aprut
conceptul de autostrzi informaionale. Se pot transmite astfel date de mare importan
ctre persoanele de rspundere, din diferite puncte geografice n care se afl, la un moment
dat, chiar i n mijloacele de transport. Tot n acelai mod vor aprea birourile mobile, din
care se vor putea ncheia tranzacii cu parteneri situai n birourile lor din cldiri.
Companii puternice din SUA ca General Motors, IBM au trecut la ncorporarea factorilor
psihologici n bunurile fabricate, ceea ce va reprezenta marca de calitate a produciei n
viitor.
Epistemologia biroticii nu permite separarea dimensiunilor psihosociologice ale comunicrilor
ntreprinderii de analiza i modificarea sistemelor de informare. Birotica confer noiunii de
totalitate organizaional puterea unui concept operaional i reglat. Birotica poate fi aplicat
pretutindeni, deoarece noile tehnologii vor permite reducerea efortului fizic, documentele
vor avea o calitate superioar, condiiile de munc vor fi ameliorate iar confortul, securitatea
i satisfacia vor crete.

BIBLIOGRAFIE
Burloiu, Petre. Managementul resurselor umane, Bucureti, Lumina-Lex, 1997.
Drucker, Peter. Managing for the future, New York, Truman Tally Books, 1992.
Enache, I. Birotica. Note de curs, Bucureti, CREDIS, 2000
Enache, I. Organizarea ergonomic a muncii n birou, Bucureti, Ed. Universitii, 1999.
George, Claude S. The history of management thought, Englewood Cliffs, N.J.: Prentice Hall
Inc., 1982.
Gheorghe, Adrian V. Birotic, Bucureti, 1989.
Godnig, E.; Hacunda, J. Computerul i stresul, Bucureti, Antet, 1995.
Harrison, J. Curs de secretariat, Bucureti, All, 1996.

Hascal, A.; Preotesiu, L. Corespondena i tehnica secretariatului, Bucureti, EDP, 1997.


Heigl, Lyn. The electronic office and you, Glasgow: Whitelaw & Palmer, 1985.
Levine, R. L.; Baroudi, C. Internet pentru toi, Bucureti, Teora, 1996.
Morris, S. The automated office, London: Proffessional Publishing House, 1989.
Nftnil, I. Birotica i performana managerial, Bucureti, ASE, 2000.
Nftnil, I.; Colesca, S.E. Birotica cu aplicaii n management, Bucureti, ASE, 1998.
Nicolescu, O.; Verboncu, I. Management, Bucureti, Ed. Economic, 1998.
Pan, A.; Ionescu, B.; Mare, V. Birotic, Bucureti, 1996.
Roca, D.; Roca, V; Popescu, D. Birotic: suport de curs, Craiova, 1994.
Scoot, Michael S. The Corporation of the 1990s, New York, Oxford University Press, 1991.
Socobeanu, I.; Socobeanu, Iordana. Secretele secretariatelor, Bucureti, Eficient, 1998.
Somnea, D.; Calciu, M.; Dumitrescu, E. Birotica, Bucureti, Ed. Tehnic, 1998.
Toffler, Alvin. ocul viitorului, Bucureti, Editura Politic, 1973.
Toffler,, Alvin. Puterea n micare, Bucureti, Editura Antet, 1995.
Vivien, G.; Arne, V. Secretara perfect, Bucureti, Sigma, 1995.
Walsh, Myles E. Realizing the potential of computer based information system, New York,
Macmillan Publishing Company, 1984.