Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
funcia de cercetare-dezvoltare;
b)
c)
funcia de producie;
d)
funcia financiar-contabil;
e)
funcia de personal.
2. Postul
3. Ponderea ierarhic
4. Compartimentele (compartimente funcionale i compartimente operaionale)
5. Nivelurile ierarhice
6. Relaiile organizatorice
7. Activitile
La baza nfiinrii unei organizaii st Regulamentul de Organizare i Funcionare (ROF) care
este poate cel mai important element de reglementare a competenelor unei instituii. Este
un act normativ care reglementeaz funcionarea compartimentelor (stabilete
competentele pentru fiecare compartiment n parte, atribuii i responsabiliti) i este
adoptat de forul de conducere superior al organizaiei respective. Mai exist i Regulamentul
de Ordine Interioar (ROI) care reglementeaz regulile de conduit cerute angajailor n
relaiile de serviciu, programul de lucru, circulaia documentelor i este adoptat pe cale de
dispoziie de ctre conductorul unitii. Acest regulament intern trebuie permanent
actualizat, modificat i completat n conformitate cu dinamica de dezvoltare a
departamentelor.
Pe baza actelor normative de nfiinare i care le reglementeaz funcionarea (ROF),
unitile i elaboreaz propriile regulamente de organizare i funcionarea adaptate la
structura organizatoric, aprobate i completate cu sarcini specifice domeniului lor de
activitate.
Ansamblul activitilor, atribuiilor i sarcinilor de secretariat sunt cuprinse n ROF al
secretariatelor, care face parte din ROF al organizaiei respective.
ROF al organizaiei are un caracter general i este completat de Statul de Funcii. Statul de
Funcii are un caracter intern i prevede numrul de posturi pentru fiecare compartiment,
gradul i pregtirea angajailor, precum i relaiile dintre acetia. Este o completare
necesar a ROF pe baza creia se poate calcula bugetul de colarizare a personalului1.
La rndul su, este completat de fia postului care cuprinde atribuiile i obligaiile fiecrui
angajat n parte.
Legea reglementeaz explicit c organigrama unei instituii nu intr n vigoare pn la
adoptarea ROF i a Statului de Funcii.
1.2. Activitatea de secretariat
Printre activitile cu importan deosebit n cadrul unei organizaii economico-sociale este
i activitatea de secretariat.
Activitatea de secretariat este structurat n compartimente specializate i are o ampl
generalizare. Ea se desfoar la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale ale
administraiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primrii,
consilii locale), ct i la nivelul agenilor economici, al unitilor de profiluri diferite
(academii, instituii de nvmnt superior, coli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma
de organizare, amploarea, numrul de funcii i unele atribuii sunt diferite de la o
organizaie la alta.
Munca de secretariat n administraia public prezint unele particulariti fa de
secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului ca nsui managementul instituiilor
publice i structura organizaional sunt diferite de organizarea i conducerea companiilor i
firmelor private. Aici termenul de secretar a fost nlocuit cu cel de asistent manager.
Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu personalul angajat i cu
persoanele din afar instituiei i de asemenea, reprezint (n unele cazuri) o dublare a
direciilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuiilor specifice. Astfel
secretara preia o serie de atribuii privind personalul, activiti administrative, activiti de
relaii cu publicul.
Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin
degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, crendu-i astfel condiiile necesare realizrii
principalelor sale funcii: prevedere organizare comand coordonare control.
Secretara trebuie s creeze condiii optime pentru luarea deciziilor care reprezint actul
esenial al conducerii.
In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcii i
respectiv persoane care le ocup) cu activiti, atribuii i sarcini individuale complexe. Acest
grup de oameni specializai sunt reunii sub o autoritate ierarhic (directori de secretariate,
efi de serviciu, secretari-efi) autoritate subordonat la rndul su direct conducerii i care
are precizate atribuii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrrilor specifice muncii de
secretariat.
Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activiti.
1)
Activiti cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon,
stenografierea, multiplicarea, redactarea nscrisurilor dictate de efi, clasarea documentelor,
nregistrarea corespondenei).
2)
Activiti prin care duc la ndeplinire sarcinile i atribuiile prevzute n fia postului
(documentare, coresponden, protocol, organizarea manifestrilor, etc.)
3)
Activiti pe care le decid, le iniiaz singure (cursuri de perfecionare, instruire a
secretarelor din subordine),
4)
Activiti de reprezentare a efilor lor (primiri oficiale, participare la discuii cu
parteneri de afaceri, etc.)
Activitile se descompun n atribuii, iar atribuiile n sarcini. Atribuia reprezint sfera de
competen a unui compartiment, iar executarea atribuiilor de ctre un compartiment
presupune competena membrilor compartimentului n realizarea sarcinilor ce decurg din
aceste activiti.
1.3. Atribuiile i sarcinile secretariatelor
cunoaterea i folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maina de
multiplicat, fax, aparatura de nregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoaterea
tehnoredactrii computerizate i a programelor pentru aceasta.
un bun cunosctor al lucrrilor de secretariat i coresponden, capabil s
nregistreze, repartizeze i s urmreasc rezolvarea corespondenei primite, s pregteasc
rspunsul la scrisorile indicate de conducere, s prezinte la semnat corespondena mpreun
cu materialul de baz, s ntocmeasc formele de expediere a corespondenei;
spaiul de lucru ;
obiecte de iluminat;
n administraiile centrale i locale, n organizaii mari, aezarea fizic este parial
centralizata (birouri colective), parial descentralizata (efi de cabinet, secretarii
conductorilor).
Organizarea centralizat n secretariate prezint urmtoarele avantaje:
pregtirea noilor cadre este rapid, afectarea lor pe lng grupuri conduse
centralizat influeneaz pozitiv formarea i perfecionarea lor;
sistemul informaional ;
ntre sistemul operaional i cel decizional legtura se stabilete prin sistemul Informaional
(SI). Sistemul Informaional este definit n literatura de specialitate ca un ansamblu de
mijloace umane i materiale, surse i nivele consumatoare, canale de circulaie, proceduri i
mijloace de tratare a informaiilor menite s contribuie la stabilirea i la realizarea
obiectivelor organizaiei.
Mijloacele umane sunt reprezentate de persoanele care vehiculeaz emit sau transmit
informaii utile n cadrul sistemului organizaiei.
Informaia circul ntre emitor i receptor prin canale specifice (pot, telefon, etc.) i
poate fi sub form de : date, texte, imagini fixe, secvene audio sau video etc.
Cantitatea de informaii care se vehiculeaz ntre emitor i receptor constituie fluxul
informaional. Distingem un flux de intrare de informaii i un flux de ieire de informaii. De
exemplu, legtura cu alte organizaii aduce un flux de informaii din afar (o cerere de
ofert, o comand, etc.). n fluxul de ieire al informaiilor se pot ncadra diverse forme de
coresponden (oferta etc.). Se impune o organizare a informaiei care circul att n cadrul
organizaiei ct i ntre aceasta i exterior.
Comunicarea n cadrul unei organizaii sau n afar acesteia se desfoar n bune condiii
doar n cazul n care fluxul informaional cu elementele sale componente preluarea
prelucrarea i transmiterea informaiilor respect o serie de reguli referitoare la alegerea
sursei de informaii potrivite, la modificrile, transformrile, prelucrarea n vederea obinerii
obiectivelor stabilite (de consumatorul de informaii) prin respectiva informaie. De
asemenea, un rol important l are i forma de prezentare precum i alegerea canalului
adecvat pentru transmiterea informaiei. Este un lucru recunoscut c n acest proces
preluare prelucrare transmitere, secretarei (asistentei manager) i revin sarcini
importante.
O secretar trebuie s tie de unde s obin informaiile solicitate, cum s obin n timp
util i s le foloseasc eficient pentru fiecare situaie. Este cunoscut faptul c la angajare,
firmele solicit secretarei (asistentei manager) cunotine despre utilizarea Internetului, a
calculatorului i a altor mijloace moderne de informare.
Preluarea informaiei necesit cunoaterea surselor de informaii. Sursele de informaii pot fi
comenzile, minutele diverselor ntlniri de afaceri, cercetri de pia, baza proprie de date,
anuare, statistici, reviste specializate, contractele cu alte organizaii, programe de activitate,
serviciul de informaii teletext, Internetul, reeaua Intranet, manuale, fie, biblioteca proprie
etc.
Dup preluarea unei informaii aceasta trebuie transmis (prin intermediul canalelor interne
de transmitere a informaiei) persoanelor competente la rndul lor, acestea pot pstra
informaia sau o pot transmite mai departe la nivel intern pentru prelucrare sau la nivel
extern, sub forma unei informaii rspuns adecvate.
Informaia ce urmeaz a fi transmis capt un caracter special i n funcie de modul de
prezentare. Modalitatea de prezentare a informaiilor transmise constituie un element cheie
n dezvoltarea unei imagini favorabile a firmei. Indiferent ns de modul de prezentare
trebuie avut n vedere c mesajul s fie foarte clar, s rspund intereselor celor care au
cerut s fie ntr-o form ct mai atractiv.
Este, de asemenea, foarte important pentru exactitatea i coerena informaiei i canalul
ales pentru transmitere. n caz contrar pot aprea distorsiuni n receptarea informaiei.
Astfel :
dac informaia trebuie transmis rapid unui numr mare de oameni se va alege
fax-ul, e-mail-ul ;
dac se impune desfurarea unei edine i pentru a reduce costurile (timp i bani)
se va alege videoconferina ;
dac mesajul este mai complex i necesit i oferirea unor explicaii suplimentare se
va alege discuia fa n fa sau telefonul ;
comunicri verbale personale sau prin microfon, (n general pentru anunarea unor
chemri telefonice, prezentarea unor persoane la conducere, etc.)
prezentarea unor situaii statistice nsumate sau prelucrate sub forma unor grafice;
transmiterea oral a unor decizii personal sau prin telefon celor care trebuie s le
execute;
note scrise de conducere cu indicaii pentru efectuarea unor lucrri, constituind decizii
asupra modului de rezolvare a unor probleme;
Deciziile conducerii trebuie transmise cu precizie pentru a nu fi posibile interpretri
ulterioare care s genereze nendeplinirea sau ndeplinirea parial sau incorect a unor
sarcini.
A treia etap a circuitului informaional, n care secretariatului i revin sarcini importante
este din nou n sens ascendent n cursul executrii deciziei.
n aceast etap n afar informaiilor date de compartimentele operaionale, secretariatul
informeaz permanent conducerea asupra respectrii termenelor de execuie. Pentru
aceasta secretara (asistenta manager) i organizeaz un sistem de evidene operative,
(scadentarul de termene, agend, fiiere n care sunt incluse detaliat toate deciziile
conducerii) care i permit s urmreasc pentru informarea conducerii stadiului realizrii
acestora.
Schimbul de informaii ntre conducere i secretariat se realizeaz prin comunicri
permanente. Permanentul schimb de informaii, dei util prin operativitate poate duce
uneori la frecvente ntreruperi n munca de concepie a conducerii dar i a secretariatului.
Pentru evitarea acestui neajuns secretara amplaseaz n apropierea sa un raft cu mai multe
compartimente. Fiecare compartimente este destinat unei persoane sau unui serviciu i este
mprit n dou: o parte pentru comunicri ctre secretariat, iar cealalt parte de la
secretariat. Sunt exceptate informaiile foarte urgente care sunt transmise imediat.
2. ROLUL I LOCUL SECRETAREI (ASISTENTEI MANAGER) N LUMEA
PROFESIONAL CONTEMPORAN
educaia (specific nivelului de educaie cerut : liceu, studii superioare, coli sau
cursuri pregtitoare etc.) ;
multiplic materialele,
preiau mesaje,
nu au responsabiliti,
2) Tinere secretare
audio,
expediaz corespondena,
primete vizitatorii,
3) Secretare personale
primesc vizitatorii,
au cunotine de contabilitate,
4) Asistente personale
n spatele efilor eficieni vor sta n viitor, mai mult dect n prezent, nite administratoare
eficiente ale timpului. Asistentele calificate vor gestiona nu numai efii i totalitatea
fluxurilor organizatorice din secretariat, ci i pri din sarcinile lor, pe care le vor rezolva
independent (de exemplu: sub forma unor proiecte sau domenii proprii de specialitate);
2)
prestrile de servicii n mediul birotic: Aa cum am mai spus, tot mai multe firme
experimenteaz noi forme de organizare pentru prestrile de servicii birotice. O astfel de
form o constituie organizarea unui centru birotic intern al firmei cruia clienii i comand
ntocmirea utlrarapid a graficelor lor de prezentare, din care se organizeaz i se dirijeaz
video-conferinele, sau prin care se deruleaz organizarea i coordonarea edinelor,
congreselor.
3)
externalizarea unor funciuni din ntreprinderi: reprezint, poate, o nou ans pentru
secretare. Aceasta presupune i o anumit acceptare a riscului. Domeniul se ntinde de la
tradiionalul birou de dactilografiat, la organizarea manifestrilor, aranjamentele de cltorii,
traducerile i stagiile de formare profesional, cercetarea informaional sau coordonarea.
Multitudinea anselor profesionale este nc imprevizibil pentru persoanele care ndrznesc
s se califice continuu. Folosirea acestor anse nseamn conducerea secretariatelor i
posibilitatea acordrii asisten efilor, indiferent ce denumire vor purta atunci profesiunile
salariatelor. Formarea profesional continu devine obligaie, prin aceasta nu se nelege
formarea tradiional, ci nvarea pe tot parcursul vieii profesionale. Cu ct este mai
calificat competena profesional, cu att mai interesante sunt sarcinile (i salariile lor) i
cu att mai sigure sunt locurile lor de munc.
Prin mbuntirea performanei i eficienei muncii lor, ele contribuie la o nelegere mai
bun i la o percepie public apreciativ sporit a statutului profesional i social al
secretarei n societatea modern. A avea o prezen fizic agreabil, a stpni o limb
strin i lucrul pe calculator, sau a dispune de o diplom universitar sunt elemente
importante, ns departe de a suplini cei apte ani de acas, permanenta preocupare de a
nva, de a se autodepi, precum i grija constant de a pstra proporiile dictate de bunul
sim i de respectul pentru ceilali.
Competente i contiente de sine aa le dorim pe secretarele i asistentele manageriale de
mine. Sperm ca i n contiina concetenilor notri s se formeze acea imagine pe care o
merit secretarele de mult vreme.
n concluzie, putem spune c orict de multe schimbri vor fi n structura organizatoric a
instituiilor, orict de multe i sofisticate echipamente apar, acestea nu vor reui s
nlocuiasc niciodat o secretara competent, care se va perfeciona continuu.
2.2. Funcia de asistent manager
Asistentul manager face parte din structurile ierarhice superioare, ca prim subaltern i n
acelai timp colaborator apropiat al directorului (general sau de departament). Asistentul
manager nu poate da dispoziii nimnui, fr a fi delegat n acest sens de director, doar dac
la rndul su are subalterni (secretare). Sunt cazuri n care, prin delegare de autoritate,
asistentului manager i se subordoneaz directori de departamente, asistentele acestora etc.
Activitatea de asistent manager ofer nenumrate satisfacii personale i profesionale, dar i
o serie de constrngeri:
Avantaje:
contacte variate;
Constrngeri :
program flexibil ;
raportri permanente ;
stagii de perfecionare.
motivare-stimulare
rezolvare a conflictelor
luarea deciziilor
negocierea
controlul
delegarea responsabilitilor
raportarea activitii
comunicarea interpersonal
Aceste uniti de competen definesc n mare parte activitatea unei asistente manager, dar
aa cum am mai spus, ele se stabilesc n funcie de domeniul n care lucreaz i de poziia
pe care o ocup (n subordinea directorului general, a unui director de departament etc.).
Asistenta manager ocup o funcie reprezentativ n cadrul firmei, ea reprezentnd cartea
de vizit a firmei n faa partenerilor de afaceri. Lipsa de tact, comportamentul ursuz i
indiferena acioneaz n mod negativ asupra clienilor. De aceea, o bun asistent trebuie
s cunoasc i s respecte regulile bunelor maniere n afaceri, s dovedeasc respect fa
de clieni, s respecte timpul celorlali, s fie amabil, binevoitoare i s poat purta n mod
plcut o conversaie.
2.3. Calittile i aptitudinile secretarei (asistentei manager)
n condiiile organizrii moderne a unitilor este foarte important ca la selectarea
personalului din secretariat s se in cont nu numai de pregtirea profesional, de
cunotinele de cultur general, dar i de anumite caliti i aptitudini.
Este evident c nu exist nici o secretar sau asistent manager care s ndeplineasc toate
cerinele pe care le vom enumera mai jos, dar o secretar bun trebuie s aib ct mai
multe din aceste caliti, pe care, printr-o educaie permanent le poate dobndi sau
dezvolta.
1. Inteligena n cele dou forme ale sale, teoretic i practic, inteligena presupune:
preocuparea pentru realizarea unui mediu plcut, ordonat i confortabil, att n
spaiul propriu de lucru, ct i n cel al conducerii;
aranjarea cu bun gust n birou a unei vaze cu flori sau a unei plante, a unor tabele
sau grafice.
ordine n idei;
ordine n acte;
program cu publicul, etc. Este un act de impolitee s mesteci gum n timp ce vorbeti cu
cineva (chiar i la telefon).
11. Meticulozitatea este o alt calitate indispensabil n munca de secretariat. Ea
trebuie s priveasc faptele n profunzime, s ncerce s ptrund n esena fiecrei
probleme, astfel nct tot ceea ce face s fie riguros, exact, fie c este vorba de agenda de
ntlniri a efului, agenda ei cu adrese sau un referat. La corectitudine i precizie se ajunge
nu numai controlnd i verificnd informaiile pe care secretara le folosete dar i
documentele care ies din biroul ei. Fiecare proces sau fenomen presupune o analiz atent
nu numai a elementelor manifestate superficial, ci este necesar s se ptrund n esena
problematicii, astfel nct informaiile prezentate conducerii s fie ct mai exacte.
12. Tact i diplomaie nseamn capacitatea de a lucra, de a vorbi i de a da satisfacie
tuturor, de a-i face s se simt importani, chiar i atunci cnd au primit un rspuns negativ.
Se tie c nemulumiii sunt o constant a oricrui birou i c de multe ori colegii cer
secretarelor s le rezolve problemele lor personale ca i cnd acestea ar fi cele mai urgente.
Cu tact i diplomaie secretara trebuie s-i informeze asupra sarcinilor de serviciu pe care le
are i a necesitii rezolvrii lor, dndu-le de neles c problemele lor nu pot fi prioritare.
De multe ori apare urmtoarea situaie : eful i cere s nu-l deranjeze o jumtate de or
orice s-ar ntmpla. Intre timp sun unul din clienii firmei i vrea s vorbeasc urgent cu el.
Secretara tie c cel care a sunat este un client cu care firma are o afacere foarte
important. n aceast situaie nu este cel mai indicat ca ea s respecte cu strictee
indicaia efului. l va ruga pe client s atepte puin i l va informa pe ef de situaia
aprut. Cu tact i diplomaie l asigur pe ef c a neles instruciunea lui, dar c mesajul
clientului i s-a prut suficient de important. eful va fi recunosctor c a neles situaia i c
l-a ntrerupt cu tact.
13. Punctualitatea presupune respectarea nu numai a orelor de program la serviciu, dar
i respectarea orelor de organizare a unor ntlniri de afaceri sau manifestri tiinifice.
14. Autocontrolul Se tie, c secretariatul este locul unde se lucreaz ntr-un ritm alert
i deci, posibilitatea de eroare n scris este foarte mare. n aceast situaie autocontrolul
este o operaie nu numai indispensabil, dar i obligatorie. Autocontrolul poate mbrca i
alte forme: n relaiile cu diferite persoane colaboratoare, este deosebit de important ca
secretara s se autocontroleze n vorbire, gestic, comportare.
15. Capacitatea de a comunica. Se pune tot mai mult accentul pe capacitatea
secretarelor (asistentelor manager) de a comunica pentru c, cu ct sunt mai mari
progresele tehnologice, cu att va fi mai necesar ca vocea uman s poat convinge, s
calmeze, s laude i s ncurajeze. efii au nevoie de persoane competente care s poat
comunica ct mai eficient cu angajaii firmei, dar i cu furnizorii i clienii. Cu ct capacitatea
de a comunica este mai mare cu att va fi mai bun imaginea sa i a firmei pentru care
lucreaz. Secretarele care vor beneficia cel mai mult de recompensri prin avansri i
mriri de salariu sunt cele cu abiliti de comunicare.
16. Independena. Dei secretara este o verig ntr-un lan, ea trebuie s fie capabil s
lucreze i independent : un director sau un avocat angajeaz o secretar pentru a organiza
activitatea de birou ct mai eficient i pentru a-l degreva pe el de anumite servicii. Ea nu
trebuie s-i cear mereu explicaii, sau soluii.
17. Capacitatea de a colabora. Secretara trebuie s colaboreze n bune condiii, pentru
realizarea sarcinilor, att cu eful ct i cu ceilali angajai ai firmei. Ea trebuie s le pun la
dispoziie toate informaiile necesare.
18. Atitudinea pozitiv fa de munc. n mod evident duce la productivitatea de
ansamblu a biroului. Iat cteva atitudini :
Negativ
Pozitiv
bine renunm
De ce s achiziionm un alt
dispozitiv ?
19. Buna dispoziie i simul umorului. este o atitudine pe care ar trebui s o aib
orice secretar n momentul n care trece pragul biroului su. ndeplinirea cu plcere a
sarcinilor de serviciu este o dovad a profesionalismului.
20. Loialitatea fa de eful direct i fa de firm, este una dintre cele mai importante
caliti ale unei secretare. Loialitatea presupune ataament fa de locul de munc, fa de
eful direct, aprarea secretului de serviciu, aprarea intereselor unitii ; orice ef i
dorete un subaltern loial pe care s poat baza oricnd.
21. Confidenialitatea. ncepe s devin o cerin care cntrete destul de greu atunci
cnd cineva trebuie s obin un post. Sunt instituii care pun foarte mare accent pe
confidenialitate (se acord chiar sporuri la salariu). Pstrarea confidenialitii informaiilor
fa de cei din afar sau chiar de cei din interiorul instituiei este o sarcin dificil. Presiune
exercitat cu scopul de a obine informaii se poate manifesta cu o intensitate crescut, mai
ales dac secretara lucreaz pentru o oficialitate aleas sau pentru un ef care ocup o
poziie cheie ntr-o instituie.
22. Eficiena secretara trebuie s tie s rezolve sarcinile importante ntr-un timp relativ
scurt, pentru ca eful s o poat aprecia la adevrata ei valoare. Ea trebuie s stabileasc
corect prioritile pentru a fi eficient.
24. Capacitatea de a lucra sub presiune. n secretariat se ntmpl s apar la un
moment dat mai multe probleme urgente care trebuie rezolvate. n birou intr mai multe
persoane, fiecare avnd cte o problem urgent de rezolvat. n astfel de mprejurri se
manifest ca reacie stresul i iritabilitatea. Fr s intre n panic i cu profesionalism
secretara (asistenta) trebuie s ia deciziile cele mai bune i s stabileasc care sunt
problemele urgente i importante, fr s jigneasc pe cineva.
In afar de aceste caliti i aptitudini, secretarei i se cere un anumit nivel de cultur
general, justificat de faptul c ea intr n contact cu muli oameni, diferii ca stil, mai ales
atunci cnd este un reprezentant al firmei n aceste contacte. Ea trebuie s aib cunotine
din diverse domenii. Astzi exist multe mijloace de informare n mas (radio, televiziune,
ziare, Internet etc.) care i permit s fim la curent cu evenimentele din ar i din lume. O
bun secretar trebuie s fie interesat de acestea.
Cerinele profesionale fa de o secretar sunt la fel de complexe ca i sarcinile pe care le
ndeplinete aceasta n cadrul firmei. Calitile profesionale se obin prin studiu permanent,
prin observarea celorlali i adaptarea la modul de lucru al organizaiei.
Cerinele profesionale se refer la:
tehnoredactare;
baze de date;
pota electronic;
dorina de a se perfeciona continuu n domeniul de activitate al firmei prin studierea
literaturii de specialitate i a publicaiilor de profil.
2)
3)
1)
Acest tip de relaie este permanent i n cadrul acestora, secretara trebuie s respecte
cerinelor de disciplin, punctualitate i ordine.
In acest context, disciplina nseamn respectarea legilor a reglementrilor de ordine
interioar, a ordinelor, indicativelor, deciziilor conducerii i pstrarea secretului profesional.
Intr-o organizaie pot fi civa directori executivi. Seful ei direct este un membru al echipei
manageriale i secretara are un rol important n funcionarea cu succes a acestei echipe.
Relaiile secretariat conducere trebuie s se bazeze pe respect i ajutor reciproc. Secretara
trebuie s tie care sunt sarcinile i politicile prioritare ale conducerii, ntocmind agenda de
lucru n funcie de acestea.
De asemenea, secretara trebuie :
s fie capabil s rezume esena unor lucrri, scutind conducerea de a le mai studia ;
s fie bine informat n tot ceea ce face conducerea, nct s-i poat fi de ajutor cnd
trebuie ;
La rndul su, eful trebuie s recunoasc dac unele erori au aprut din cauza lui ; s
permit secretarei s aib iniiativa n rezolvarea problemelor. Este indicat, ca eful s
aprecieze munca secretarei (dac nu material, mcar verbal) aceasta are o influen
pozitiv asupra psihologiei secretarei dndu-i mai mult ncredere n ea.
Ca secretar ea va stabili relaii i cu alte secretare ale personalului din conducere (de
exemplu : s anuleze sau s schimbe datele unei edine sau s cear informaii urgente).
De bunele relaii ce se stabilesc ntre ele depinde rezolvarea n bune condiii a sarcinilor de
serviciu.
2)
Pentru a colabora ct mai bine cu ceilali angajai, secretara trebuie s-i ndeplineasc
sarcinile de serviciu (s-i sprijine cu materiale documentare, fie, s le transmit imediat i
cu precizie hotrrile, dispoziiile conducerii, s le dea lmuriri), respectnd n acelai timp
i alte condiii de ordin comportamental.
Secretara trebuie s fie demn, serioas, modest, s arate solicitudine i politee fa de
colegii de munc diferit fa de cei n vrst, politee i amabilitate n general. Manifestrile
de arogan i ngmfare nu sunt admise, ele aducnd mari prejudicii relaiilor
interpersonale.
O bun relaie bazat pe ajutor i respect trebuie s aib secretara i cu personalul din
subordinea sa. n acest caz ea va lucra ca un supervizor i este important s se exprime clar
cnd mparte sarcinile i s stabileasc explicit standardele i timpul pentru fiecare
sarcin [1] . Ea trebuie s fie permanent un exemplu demn de urmat pentru cei din
secretariat. Secretara trebuie s ncurajeze personalul din subordine, s laude munca
acestora cnd este bun, iar pe de alt parte dac sarcinile nu sunt ndeplinite la nivelul
ateptat, cu tact i diplomaie, ea va arta acest lucru persoanei n cauz i o va ajuta s-i
mbunteasc munca. Comunicarea permanent cu personalul din subordine iat cheia
multor satisfacii personale.
3) Relaiile secretariat persoane din afara unitii
Secretariatul este un factor important n realizarea legturilor ntre instituia pe care o
reprezint i persoanele din afar, fie c sunt ceteni, fie c sunt parteneri sau viitori
parteneri de afaceri.
Priceperea de a ntmpina un vizitator determin calitatea relaiilor ntre cei care sunt viitori
colaboratori n afaceri.
Se impun cteva reguli pe care o secretar trebuie s le cunoasc :
secretara se oprete din lucru, d mna cu el, iar dac l vede pentru prima dat se
prezint. Se prezint i vizitatorul i spune scopul vizitei (secretara poate hotr dac
problema ridicat de vizitator poate fi rezolvat de alt persoan din unitate). Dac
vizitatorul nu dorete s spun scopul, eful este cel care va hotr dac l va primi sau nu.
Nu este de competena secretarei s resping un vizitator sau s se poarte nepoliticos pe
motiv c acesta dorete s-i comunice personal efului scopul vizitei.
s caute s recunoasc persoanele care nu vin pentru prima dat (n cadrul activitii
de secretariat memorarea figurilor i a numerelor de telefon este foarte important);
s aib o atitudine corect; s nu discute cu colegii cu voce tare i s-i supravegheze
convorbirile telefonice, atunci cnd n birou se afl o persoana strin;
vizitatorii din afar, nainte de a pleca vor fi rugai s-i comunice numrul de telefon
pentru a putea fi contactai;
[1] John Harrison, Curs de secretariat, Editura All, Bucureti, 1996, p. 219.
4. CORESPONDENA CA ACTIVITATE A SECRETARIATELOR
4.1. Noiuni introductive
Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre dou sau mai
multe persoane (de obicei sub forma unor scrisori). Dup cum scrisorile se adreseaz unor
persoane juridice, sau fizice, acestea alctuiesc subiectul corespondenei oficiale sau private.
Corespondena oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i actelor, care circul ntre persoane
juridice sau ntre o persoan fizic i o persoan juridic, n scopul stabilirii unor relaii ntre
ele.
ntre o scrisoare i act exist urmtoarele deosebiri:
scrisoarea este o comunicare adresat n scris unei persoane; actul este o dovad
scris prin care se constat un fapt, se reglementeaz o obligaie etc.
majoritatea actelor sunt tipizate; n cazul scrisorilor, tipizarea este rar ntlnit;
este un element de baz pentru stabilirea relaiilor ntre unitile economice, ntre
persoanele fizice i persoane juridice care sunt obligate s-i rezolve anumite probleme n
comun;
permite, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem, constituirea unui
ciclu de coresponden ce oglindete apariia, modificarea sau stingerea unor relaii ntre
persoane juridice sau ntre persoane fizice i persoane juridice.
devine o bogat surs de documentare prin constituirea unui fond arhivistic rednd
stadiile evoluiei raporturilor economice, precum i ale evoluiei vocabularului din domenii
diferite de activitate.
4.2. Clasificarea corespondenei
Corespondena oficial se poate clasifica dup mai multe criterii:
a)
d)
scrisoarea iniial;
de rspuns ;
de revenire;
f)
g)
documente tipizate ;
documente netipizate;
h)
copia simpl (de arhiv sau de dosar) se scrie odat cu originalul la indigo, nu are
tampil nici semntur original. Are numr de nregistrare.;
copia dup original se copiaz exact textul de pe original; se scrie copie, locul
sigiliului (LS) i s-a semnat (SS); ea poate fi :
extrasul constituie copia unei pri, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni mai
mari. Valabilitatea lui este condiionat de certificare.
4.3. Cerine actuale fa de coresponden oficial
Dac admitem c protocolul i eticheta fac parte din mijloacele de stabilire a relaiilor ntre
oameni, conform rolului fiecruia, corespondena se supune la rndul ei unor reguli la fel de
stricte: tot ceea ce este scris rmne.
Se impune din aceast cauz, din partea celor care ntocmesc corespondena o preocupare
permanent pentru nsuirea i respectarea unor principii ce stau la baza corespondenei,
dintre acestea amintim:
1)
Promptitudinea rspunsurilor implic operativitate n rezolvarea problemelor ce fac
obiectul corespondenei. Orice scrisoare trebuie s primeasc un rspuns. Dac rspunsul la
o solicitare vine prompt (chiar dac este negativ) i nu cu ntrziere, impresia care ne-o
facem despre persoana sau instituia respectiv este c tie s se organizeze activitatea, c
este eficient i c ne respect.
2)
Elaborarea corespondenei la costuri avantajoase. Costurile unei scrisori sunt adesea
subestimate. Costul real al unei scrisori include nu numai papetria i timbrele, ci i costul
manevrrii scrisorii prin sistemul potal sau alte mijloace de transmitere, ocupnd timp,
necesitnd echipament i spaiu i cel mai important dintre toate este salariul celor care
scriu scrisori, al dactilografei sau operatorului ce proceseaz cuvintele pe calculator. nainte
de toate trebuie s stabilim dac alegem scrisoarea ca mijloc de comunicare sau alte
mijloace mai puin costisitoare. Dac alegem scrisoarea, pentru reducerea costurilor, trebuie
s inem seama de urmtoarele aspecte.
folosirea modelelor de scrisori, modulelor de texte (abloanelor), astfel de accesri
fiind mult uurate de calculator;
s ne scuzm;
s felicitm;
4)
Nivelul ierarhic. Presupune diferenierea i limitarea corespondenei pe paliere
ierarhice.
5)
Eficien i credibilitate.
pretextele formulrile pretenioase n care vina este dat pe alii sau pe fora
major.
6) Corectitudinea i aspectul plcut:
asigurarea formatului adecvat (se refer la cum arat pagina scris i dac respect
anumite reguli). n general, scrisorile bine prezentate vizual ctig deja de la prima
impresie. Adesea acesta este momentul n care destinatarul decide s citeasc scrisoarea i
cu ce sentimente s o fac.
7) Efectul psihologic. Textul trebuie s respecte regulile de baz ale psihologiei i va fi astfel
formulat nct destinatarul s reacioneze n sensul dorit de expeditori (cazul ideal
motivare i nu manipulare).
8) Atitudinea i exprimarea pozitiv. Atitudinea pozitiv presupune o gndire pozitiv
sentimente pozitive i tendina de a aciona n mod pozitiv. Exist mai multe modaliti de a
asigura atitudinea pozitiv prin scriere. n mare parte aceste modaliti i gsesc expresia
prin intermediul limbajului non-verbal al mesajului scris. De exemplu, promptitudinea
trimiterii rspunsului (element al atitudinii pozitive) comunic politee i consideraie prin
intermediul limbajului timpului. Atitudinea pozitiv n scriere ine, deci de politee,
consideraie, concizie, mod de organizare a mesajului. Exprimarea pozitiv un ton pozitiv
poate genera ncredere destinatarului c expeditorul este capabil s rezolve problemele.
Chiar i un mesaj negativ poate fi exprimat ntr-un mod pozitiv. De exemplu, mesajul
negativ Nu putem s v satisfacem cererea, deoarece fondurile pe acest an au fost folosite
poate fi nlocuit cu mesajul pozitiv cererea dv. va fi rezolvat imediat ce vom primi fondurile
pe anul viitor sau Ne pare ru c nu putem s v pltim cecul la data de/cecul dv. va fi
achitat la data de)
Este foarte important s spunem ceea ce putem face, nu ceea ce nu putem face, ceea ce
avem, nu ceea ce nu avem.
De asemenea, dac destinatarul se face vinovat de ceva este total neproductiv s-l
admonestm sau s-l facem s se simt vinovat. Este mai productiv s ne pstrm
atitudinea pozitiv i s ne concentrm atenia asupra rezolvrii problemei.
4.4. Stilul corespondenei oficiale
Stilul corespondenei oficiale are caracteristicile stilului oficial-administrativ. Stilul oficialadministrativ se ntlnete n textele i activitile administrative, juridice, diplomatice i
economice. Este mai conservator dect celelalte stiluri; este realizat ndeosebi n forma
scris monologat, dar poate lua i forma dialogului (n corespondena oficial, n negocieri,
se folosete neconcordana ntre timpul real i cel gramatical, n unele situaii, prin
utilizarea prezentului n loc de viitor, cu scopul de a da impresia de sigurana i nu de
eventualitate. De ex.: marfa se livreaz la data .. n loc de se va livra sau pentru
numirea n funcie se numete n funcia de n loc de se va numi n funcia de .
frecvena mare a substantivelor, mai ales a celor provenite din infinitive lungi
(rezolvare, soluionare, reglementare, etc.), a pronumelor nepersonale (oricine, toi, fiecare
etc.) a prepoziiilor i conjunciilor, neutralizarea opoziiei de gen la unele substantive
personale (inculpat, nvinuit, donator, contribuabil, etc.) i predominarea singularului
(nvinuitul, proprietarul, reprezentantul are dreptul).
Particulariti de ordin sintactic
In scrisorile i actele oficiale se respect regulile stabilite de sintaxa limbii romne, dar i n
acest domeniu exist anumite particulariti:
folosirea ordinii directe n propoziie i fraz (subiect i determinanii si, predicatul
i determinanii s); ordinea invers este preferat de stilul literar, istoric.
construirea de propoziii i fraze scurte. Frazele lungi, topica inversat dau natere la
confuzii, producnd greuti n nelegere;
realiza prin fixarea ideilor n propoziii scurte, grupate logic n paragrafe i prin folosirea
obligatorie a terminologiei de specialitate.
Se pot elimina anumite cuvinte care nu aduc un plus de neles (ex. vom spune dispozitivul
este productiv n loc de dispozitivul este bun n ceea ce privete productivitatea, Acest
calculator este foarte performant n loc de acest calculator este de foarte buna calitate i
de aceea prezint performante foarte bune). n acelai timp, o scrisoare trebuie s fie
complet. Nimic din ceea ce poate duce la elucidarea problemelor tratate n scrisori nu
trebuie omis. Orice omisiune duce la scrisori suplimentare.
Precizia se asigur prin utilizarea terminologiei de specialitate, prin folosirea obligatorie a
unitilor de msur oficiale, prin exprimarea n litere, alturi de exprimarea cifric ori de
cte ori este vorba de sume, cantiti, etc.
Sobrietatea i oficialitatea este impus de faptul c actele oficiale trebuie s aib un
caracter obiectiv, impersonal. Sobrietatea este nrudit cu concizia, dar n plus, ea se
apropie de aspectul oficial, pe care trebuie s-l ofere certificrile i toate relatrile care se
fac n coresponden. Comunicarea n actele oficiale trebuie s fie lipsit de ncrctura
afectiv.
Politeea i demnitatea stilul corespondenei trebuie s fie prin definiie un stil al
politeii i demnitii. Politeea este ceva elementar, ceva ce sta n firea oricrui om civilizat.
Nu costa i poate aduce profit i alte beneficii. A spune mulumesc, va rog, apreciez,
sunt recunosctor, etc. sunt formulri care trebuie s fie prezente n orice scriere. n
coresponden nu se admite, sub nici o form, polemica i limbajul de indignare, chiar i
atunci cnd emitentul scrisorii a suferit din partea corespondentului anumite neplceri.
Folosirea pluralului autoritii, al pronumelor de politee asigura aceste cerine.
Naturaleea i simplitatea. n baza acestor condiii, stilul corespondenei, este i trebuie
s fie direct i firesc, neforat; se impune folosirea cuvintelor simple, nepretenioase.
Trebuie s scriem pentru a exprima i nu pentru a imprima (prin cuvintele folosite).
Stilul, n scrierea mesajelor este subordonat unui scop precis, controleaz un anumit impact
i ton i este definit de acea alegere a cuvintelor, propoziiilor i formatului paragrafelor care
prin calitatea de a fi potrivita situaiei, contextului i destinatarului, produce reacia i
rezultatul dorit. Tonul unui mesaj este definit de percepia destinatarului, de ceea ce citete
ele printre rnduri i n spatele cuvintelor. Tonul se definete astfel prin capacitatea pe
care o are stilul unei scrisori de a produce anumite reacii cititorului (destinatarului).
Dificultatea controlrii tonului unei scrisori const n faptul c acesta este dependent i de
percepia cititorului, percepie care este strict individual.
Abrevieri folosite n corespondena oficial
Folosirea abrevierilor prezint un triplu avantaj: economie de timp n ce privete
redactarea, citirea, dactilografierea documentelor; economie de spaiu n pagin
Decisive pentru succesul unei scrisori sunt nu numai canalele de transmitere i stilul, ci i
forma, structura i mai ales coninutul. Un coninut i neadecvat, erorile de adresare,
greelile gramaticale, tonul, impactul i stilul greit sunt doar cteva dintre elementele care
pot crea o imagine nefavorabil att celui care scrie scrisoarea ct i firmei pe care o
reprezint.
consultarea actelor normative care reglementeaz probleme de tipul celor care fac
obiectul mesajului respectiv;
Aceste informaii nu sunt introduse ca atare n text, ci sunt supuse unui proces de selecie,
modificare prin operaiile de analiza, sinteza, etc.
3) Sistematizarea materialului deja cules sub forma unei schie care poate fi simpl sau
dezvoltat;
4) Scrierea ciornei. Uneori pot fi scrise mai multe ciorne pn la obinerea formei finale.
n aceast etap se acord atenie deosebit introducerii (care constituie cartea de vizit a
textului) cuprinsului (care trebuie s se deruleze logic) i ncheierii (care sintetizeaz
mesajul textului, reprezentnd ultima impresie cu care rmne destinatarul).
5) Revizuirea i corectarea nu reprezint o etap formal. Textul este citit de mai multe ori
din perspectiva ansamblului i pe fragmente mai mari sau mai mici, verificnd organizarea
textului (structura, ierarhizarea i ordonarea ideilor), controlnd i corectnd greelile
gramaticale, de punctuaie i stngciile lingvistice.
6) Dactilografierea scrierea cu ajutorul calculatorului sau a maini de scris, apoi
formatarea i editarea (scoaterea la imprimant).
Folosirea pe scar tot mai larg a calculatorului determin uneori pericolul ca forma s
predomine asupra coninutului. Noile posibiliti de concepie aduc cu ele i tentaia de a
prezenta opere de art n loc de simple scrisori.
[1] Ion Toma, Ioana Dinca, Stilistic i compoziie, Ed. Niculescu, Bucureti 1998, p. 18.
4.6. Forma de prezentare a scrisorilor
n ceea ce privete forma estetic de prezentare a scrisorilor trebuie respectate
urmtoarele cerine:
continuarea textului pe o fil nou numai dac acesta conine minimum dou
rnduri;
distana dintre rnduri trebuie s in cont att de cantitatea de text care trebuie
s intre pe pagina respectiv, ct i de scopul scrisorii.
prin liniue;
1.
prin cifre;
a)
evitarea P.S. care poate crea destinatarului impresia unei neglijene din partea
expeditorului;
n uzana internaional exist dou forme de aranjare a textului n pagin:
Plicurile sunt diferite ca mrime, greutate i culoare. Unele au sigla firmei (instituiei)
imprimate cele mai utilizate sunt tipurile cu fereastr prin care se vede numele i
adresa destinatarului scrise n interiorul scrisorii. Pe plic se fac urmtoarele meniuni:
adresa destinatarului care coincide cu adresa interioar att din punct de vedere
al coninutului, ct i a firmei. Aceasta trebuie s fie complet (numele persoanei i/sau
al firmei, strada, localitatea, codul potal, eventual ara, (atunci cnd corespondena se
expediaz n alte ri). Pot exista ca i n scrisoare, indicaii de transmitere a
corespondenei ctre un anumit serviciu sau persoan. Ex: n atenia
adresa expeditorului poate fi plasat n colul din stnga sus sau pe verso.
Unele firme expeditoare au deja antet tiprit pe plic.
indicaii pentru pot (se refer la categoria sau tariful potal, fie la modul de
trimitere a corespondenei). Putem ntlni una din meniunile, par-avion, prin curier,
recomandat, post-restant, etc. (acestea sunt scrise fie de expeditor, fie de ctre
serviciile potale, la cererea expeditorului).
4.7. Elementele componente ale scrisorii
Conform uzanelor internaionale scrisoarea oficial are urmtoarea structur:
antet,
coninutul,
numrul i data,
formula de ncheiere,
referinele,
formula de salut,
adresa destinatarului,
semntura,
formula de salut,
referiri,
formula de adresare,
anexe.
obiectul scrisorii,
ANTETUL
n general, hrtia folosit pentru coresponden are antetul tiprit sau gravat, plasat n
partea superioar pe mijloc sau n partea stng a paginii. Uneori apar completri ale
antetului n subsolul paginii. n lipsa unui antet tiprit acesta este dactilografiat.
Forma i grafica antetelor este extrem de variat, dar el trebuie s fie simplu i cu aspect
plcut, fr elemente ornamentale inutile, ndeplinind, pe lng funcia de identificare i
informare i pe cea de publicitate.
Antetul cuprinde:
elementul grafic (sigla sau logo-ul. Numai pentru antetele instituiilor centrale de
stat, sunt folosite n antet tricolorul i stema rii.);
denumirea societii;
forma sa juridic;
adresa i sediul central (se indic strada, numrul, localitatea, codul potal, ara);
codul fiscal;
numrul de fax;
e-mail-ul;
devine obligatorie.
REFERINELE
Se plaseaz de obicei n partea stng a colii de hrtie sau n acelai rnd din dat n
partea dreapt. Referinele sunt incluse n scrisoare n scopul identificrii cu mai mare
uurin a departamentului sau persoanei care a redactat scrisoarea. Referina se
noteaz prin abrevierea Ref. i include inialele angajatului care a redactat scrisoarea
(persoana care se ocup de problem care face obiectul scrisorii), precum i diferite
numere de ordine emise de secretariat sau registratur, numrul de dosar al
contractului, etc.
Exemplu:
Ref.: VN/822/1.X.2002.
Exist uzana includerii n scrisoare nu numai a referinelor firmei expeditoare, (our Ref)
dar i cele ale firmei destinatare (your Ref) n scopul identificrii cu uurin a
corespondenei anterioare.
ADRESA DESTINATARULUI
Se plaseaz fie n partea stng a colii de hrtie (pentru forma bloc), fie n partea
dreapt (pentru forma semi-bloc) i se scrie dup sistemul bloc.
Aceasta cuprinde:
-
adresa (localitatea precedat de codul potal, str. i nr., judeul, sectorul (pentru
Bucureti), ara (pentru strintate). Adresa poate fi precedat de cuvntul ctre (dup
care nu se pune virgul).
Cele mai utilizate forme de adresare sunt:
1)
unei persoane fizice de la o anumit firm sau instituie ne adresm cu numele su
complet. Numele va fi precedat de formula de politee Domnului, Doamnei precum i
de funciile oficiale sau onorifice ale persoanei respective. Exemplu: Domnului Profesor
Mihai Popescu Director ASIROM S.A.
2)
unui funcionar al crui nume nu l cunoatem sau unui serviciu din cadrul unei
instituii, ne adresm denumind funcia acestuia sau serviciul. Aceast indicaie poate fi
scris i la sfritul adresei interioare cu dou rnduri mai jos, precedat de cuvintele:
n atenia Directorului General / Serviciului Import Export;
3)
paragraful de introducere;
ncheierea;
Cele trei pri se scriu cu aliniat i se separ eventual printr-un spaiu dublu fa de
distana dintre rnduri la care este scris textul, obiectivul.
INTRODUCEREA
Este strns legat de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care l conine, de
exemplu: confirmarea primirii unei corespondene, mrfuri, documente, formularea unui
rspuns la o scrisoare anterioar, etc.
n corespondena comercial, introducerea const n formule tip, dar care nu trebuie s
fie lipsite de politee i de un anumit caracter personal (n funcie de destinatar).
Exemple:
1)
s v informm despre
s v anunm
s v avertizm de
pentru mesajele care conin veti bune (exemplu: aprobarea unor solicitri, cereri,
anunarea promovrii)
pentru mesajul care exprim bun voin (felicitri, aprecieri pozitive, etc.)
Nu este ns potrivit pentru anumite situaii n care mesajul este de convingere sau
conine elemente ce vin n contradicie cu interesele destinatarului (rspuns nefavorabil
la o solicitare sau cerere, refuzarea unei convenii etc.) .
n cazul acestor mesaje negative se adopt metoda direct care presupune pregtirea
destinatarului pentru vestea negativ. Alegerea metodei se face n funcie de importana
care se d motivrii; dac este nevoie de o documentare i o argumentare mai ampl se
folosete metoda direct, iar dac motivarea este simpl se folosete metoda indirect.
NCHEIEREA
ncheierea mesajului trebuie s reprezinte concluzia logic a punctului de vedere cuprins
n mesaj. Aceasta se poate materializa n exprimarea unei promisiuni, a unei dorine de
continuare sau ntrire a relaiilor de colaborare cu partenerul, a mulumirilor pentru
modul n care acesta a rezolvat unele probleme, a unor scuze pentru unele erori, etc.
Exemplu:
Ateptm cu nerbdare rspunsul dumneavoastr.
V mulumim pentru ncrederea /sprijinul/confirmarea acordat
V rugm s primii/acceptai scuzele noastre
Dorim s tim care este opinia dumneavoastr n legtur cu propunerea fcut mai sus
i sperm c aceast regretabil eroare nu va afecta buna noastr cooperare.
De asemenea, tot n aceast parte a scrisorii se poate face referire la documentele care
se anexeaz:
Anexm acestei scrisori
FORMULA DE NCHEIERE / DE SALUT
Se plaseaz la 2-3 rnduri sub text, naintea semturii.
Pentru scrisorile destinate unor oficialiti nalte, cele mai folosite formule de salut sunt:
V rog s acceptai expresia distinselor mele sentimente
V rog s binevoii a agrea/a accepta/ a primi, expresia sentimentelor mele
distinse/celor mai bune sentimente ale mele.
De reinut c, pentru a respecta armonia ntre formula de adresare (salut) i formula de
TAMPILA
Se aplic pe semntura conductorului. n documentele tipizate se aplic pe locul
marcat cu iniialele LS.
Elementele ocazionale sunt:
Iniialele celui care a redactat scrisoarea n colul din stnga jos, desprite prin
linie de fracie (bar).