Sunteți pe pagina 1din 6

FUNCTIONALITATI CE TREBUIE SA EXISTE IN INTERIORUL UNUI ERP IN

VARIANTA ADAPTATA IN CONFORMITATE CU LEGISLATIA SI CU


PRACTICA (CUTUMA) MANAGERIALA DIN ROMANIA
Doriti sa va cumparati un ERP? - atunci sa stiti ca un ERP costa mult (printre
altele)
Acestea sunt elementele de care trebuie sa tineti cont cand intocmiti un caiet de
sarcini sau participati la o prezentare de produs ERP cu adaptare la practica
din Romania.
Daca vei intreba pe strada un contabil: Ce este acela un ERP? Ti se va raspunde ca este un program de
contabilitate cum ar fi CIEL, SAGA sau WinMentor.
La aceiasi ntrebare un inginer va spune ca este o aplicatie care trebuie neaparat sa i rezolve lui
productia si planificarea.
Un patron va raspunde ca un ERP este acela care i arata lui niste butoaie si niste placinti (grafice) o data
la 3 luni cand se mai uita prin aplicatie.
Un director ti va spune ca un ERP este o aplictie care trebuie sa faca de toate de la receptii, productie,
facturare si ca trebuie sa tina mult, fara reparatii (scalabila) adica n urmatorii 10 ani sa nu aiba bataie de
cap cu ea indiferent ce se ntampla cu economia tarii sau tehnologia IT s.a.m.d..
Un om de la vanzari ti va spune ca un ERP este chiar aplicatia pe care el o vinde si ca este cea mai
ieftina din lume iar tu trebuie sa o cumperi neaparat ca te ajuta n business si ti vei mari cifra de afaceri
daca o cumperi.
Un om de la IT ti va spune ca un ERP este acea aplicatie din cauza careia el si va pierde locul de munca
fiindca i-a spus lui cineva ca aplicatia face de toate si de el NU va mai fi nevoie (acelasi lucru pe care l
crede si dl. Director).
Inainte de a cumpara un ERP ar trebui sa stiti in primul rand ca:
0. Desi un ERP consacrat prin definitie are ca fundament cel putin o metoda sau tehnica
de management (cum ar fi MRP cu JIT, urmarirea pe comanda, Proiecte sau BUGET
s.a.m.d) in Romania nu veti scapa de contabilitate - contabilitatea fiind principala
metoda de conducere .
1. Contabilitatea din Romania este 100% sora cu contabilitatea aplicabila in FRANTA cu
diferenta ca fracenzii mai au 100 de analitice pe la cheltuieli pe care noi nu le avem.
Contabilitatea FRANCEZA este total diferita de contabilitatea anglo-saxona (GAAP).
2. Contabilitatea franceza pune pe primul loc statul si pe locul doi firma/managerul si
actionarii pe cand contabilitatea anglo-saxona (GAAP) are in centru firma+actionarii si
necesitatile lor si apoi statul si fiscalitatea.
3. Principalul instrument/tehnica de management in firmele din Romania este
tehnica/metoda urmaririi contului contabil prin solduri si componenta de rulaje spre
deosebire de contabilitatea anglo-saxona unde este urmarit soldul la data.
4. Balanta contabila GAAP (anglo-saxona) este o balanta de solduri cu 2 coloane (sold
initial sold final) pe cind balanta franco-romana este o balanta care are cel putin 8
coloane unde f. importante sunt coloanele de rulaj luna DEBIT/CREDIT si Total/SUME
(rulaj cumulat). In contabilitatea anglo-saxona GAAP nu exista notiunea de
DEBIT=CREDIT conturile functionand independent in nota contabila mixta N_DEBIT =
X_Credit neputand sa se faca imperecherea acestora. Neavand imperechere la nota
contabila atunci nici Registrul Jurnal General (ala care trebuia snuruit la Circa Financiara
candva) nu poate fi scos deoarece 401 nu stie cu cine a lucrat iar 4111 se uita ca curca
in lemne cind cauta pe 707,704,701 etc
Pagina 1/6

www.homecont.ro

5. Contabilitatea franco-romana este o contabilitate a statului si nu a managerului


acesta fiiind obligat sa tina pentru stat contabilitatea financiar-fiscala cu sute de conturi
de cheltuieli si venituri (cartea verde) si apoi sa transpuna prin postcalcul (sa ventileze)
aceste venituri si cheltuieli catre conturile de clasa 9 adica catre contabilitatea de
gestiune pentru a vedea conturile de calculatie si purtatorii de cost.
Alte cateva elemente ce diferentiaza contabilitatea franco-romana de cea anglosaxona:
Pretul de stoc in Romania este 100% FIFO cu identificare specifica pe lot/pret cu
formarea pretului complet de aprovizionare (nu va ganditi la FIFO din automatica).
Economia instabila+inflatia+cursul de schimb+importurile masive au fortat existenta
acestei metode.
Pretul de stoc in SUA este 100% standard (ala pe care il folosim noi doar la finite ) cu
actualizari periodice (lunare /anuale) datorita economiei stabile cu fluctuatii mici.
Diferente de pret (si la ei exista diferente de pret) ajung direct in rezultatul exercitiului
(121 la noi) prin cheltuiala/venit fiindca la ei se permite acest lucru la noi nu
diferentele de pret in Romania ajung intotdeauna in soldul stocului de clasa_3 378,348
etc.. si apoi se descarca doar cind produsul a fost consumat in productie sau vindut (esti
obligat sa faci k la descarcare).
Instumentul managerial (este chiar tehnica de management in acest sens) in
contabilitatea anglo-saxona este BUGETUL si PROIECTUL spre deosebire de Romania
unde principalul instument de conducere este CONTUL CONTABIL si apoi celelalte
instrumente.
SI ACUM CARE SUNT PUNCTELE DE CARE TREBUIE SA TINEM CONT LA ALEGEREA UNUI ERP:
1. Datele (NIR, facturi, transferuri etc) se introduc in timp REAL simultan si concomitent de la mai multe
puncte de lucru aflate la distanta. Datele sunt scrise instant in baza de date unica. Ceilalti utilizatori
beneficiaza imediat de: balante, solduri, fise cont, stocuri on-hand, contabilitate. Nu mai sunt necesare alte
prelucrari periodice suplimentare off-line/on-line sau de preluare a tranzactiilor distribuite (cum face SQLSERVERx s.a. de ex.).
2. Formarea costului complet la aprovizionare pe metoda FIFO prin alocarea costurilor suplimentare
simultan pe stoc si contabilitate (contul de clasa 3x trebuie sa bata ca sold si rulaj cu valoarea articolelor
din magaziile afectate).

- se aloca costuri din facturi de servicii diverse si facturi de transport


- se aloca costuri din DVI (taxe vamale + comision)
- se formeaza automat factura /obligatia de vama ce contine TVA vama + taxe vamale.
Efectul este urmatorul:
- Receptiile din NIRURI sunt blocate si asteapta a fi completate cu toate costurile
suplimentare
- Consumul nu se poate face pina cind costul nu este complet aici intervine maiestria
ERP-ului sa permita consumul la costul de AVIZ (minim) daca factura inca nu a venit.
- Se asteapta confirmarea receptiei
- Valoarea de incarcare a stocului /magazie/articol (cont clasa 3 ) este la cost complet si
este identica cu suma din contabilitate pe conturile sursa 401x (mai putin TVA 4426)
- Orice Articol de stoc aprovizionat ncarcat la cost complet traverseaza patrimoniu la acest
cost prin consum, transfer, productie, vinzare etc.
EFECTE:
Balanta contabila pe cont (301345381) bate cu balanta de stoc pe
magazine/cont/articol (in cutuma se spune ca analiticul sa bata cu sinteticul);
- nu exista stocuri cu cantitate = 0 si valoare (+/-)
3. AVIZE la Transfer de stocuri/marfa catre punctele de lucru prin functionalitate AVIZE catre punctele de
lucru proprii pentru controlul stocurilor si avizelor la transfer catre punctele de lucru.

Modulul trebuie nsotit de:


Pagina 2/6

www.homecont.ro

posibilitatea evidentierii marfii aflate in tranzit (cont 481-482) si blocarii stocului la


destinatar pna la confirmarea receptiei la destinatar. Contul 481x trebuie sa prezinte
sold daca marfa a plecat din filiala noastra din Port Constanta dar nu a fost receptionata
inca la Cluj.
Confirmare receptie la primire (cu evidentiere diferente)
Listare AVIZ la transfer
Listare NIR din transfer

4. AVIZE catre clienti altele decit punctele de lucru la livrare cu factura ulterioara

Acest tip de operare a livrarilor are o utilizare mare in practica livrarilor catre supermaket-uri gen
Carrefour / Metro unde facem lunar 5-10 avize si apoi le inchidem la sf. lunii intr-o singura
factura ce va cumula avizele mentionate. Contul 418 va contine sold corespunzator avizelor
nefacturate.
Functii: Comanda+listare AVIZ+facturare ulterioara finala
5. Facturare. Mecanisme de facturare care sa cuprinda cel putin:
Emiterea/listarea fizica a facturii la imprimanta;
Gestionarea clientilor pe puncte de lucru chiar daca avem un singur cod fiscal cu
sediul in bucuresti dar mai multe puncte de livrare (cazul Metro de ex.)
Gestionarea unor plaje multiple de numere facturi si avize / per user / per punct de
lucru
Gestionare liste de PRET active pe client/articol etc.
Gestionare prestatii specifice facturabile distinct sau impreuna cu articole de stoc
(taxa incarcare, taxa manipulare, taxa ambalare, taxa cintarire, taxa spalare)
Liste sau metode de acordare a discount-urilor global pe client/articol sau punctual pe
factura
Stornare facturi cu identificare factura initiala sau fara.
6. Factura emisa de tip storno cu variantele:
Totala/integrala cu original programul face stornarea automat
Partiala cu original programul face stornarea automat
fara original unde articolele se introduc manual linie cu linie
7. Control avansuri furnizori/clienti
Sa putem gestiona avansurile la furnizori /409 si clienti /419 prin generarea de
documente specifice care se vor stinge cu facturi ulterioare
gestionarea rapoartelor specifice
8. Control deconturi cu salariatii
Pilonul principal trebuie sa fie marca salariatului care trebuie sa fie unica in aplicatie si
sa fie aceiasi cu cea de la: Personal, din statul/programul de salarii si modulele de
gestiune a debitorilor, mijloace FIXE, obiecte de inventar aflate in folosinta.
se pot gestiona avansurile la salariati 542 si se pot nchide ulterior cu facturile aduse
de acestia de la alti terti. Exemplu: salariatul X primeste un avans pe 542 de 1000 lei.
El aduce un bon de benzina/Petrom (401), O factura de hotel (401) si doua diurne.
Avansul se va inchide cu facturile aduse. Se inchide 542 si 401.
Efect:
Facturile apar in J. Cumparari pe furnizorii lor,
Avansul se gestioneaza separat (542) si se nchide ulterior
9. Registru de casa:
Identificare registru zilnic la nivel de cod data calendaristica IBAN / ZI
imbinarea in acelasi registru a ncasarilor si a paltilor
Pagina 3/6

www.homecont.ro

plata si/sau ncasarea extinsa cu: marca salariat , numar document/chitanta, tip
document
listare registru de casa cu toate atributele necesare
10. Alte Instrumente de plata la termen client Trata/CEC/BO.
Trebuie sa existe modul de gestionare a instrumentelor de plata/incasare la termen mai ales
I zona de clienti care sa permita:
Evidentierea CEC-ului/BO
Asocierea la CEC/BO a unui numar de facturi prin blocarea lor la alte incasari
accidentale si mutarea soldului din 411 in contul de BO in asteptare 413 / 5112
Stornarea/Anulare CEC/BO inregistrat eronat sau neplatit la termen de catre clientul
rau platnic si mutarea lor in litigiu si eliberarea facturilor agatate pt. a putea fi platite
sau stinse ulterior (anulare trata/CEC cu refacere sold facturi asociate).

11. Analiza clienti si furnizori. Prezenta unor rapoarte de analiza si pe clienti si pe furnizori
separate astfel:

BALANTA Client cu analiza pe punct de lucru, cont, cod_tert


Fise CLIENT cu analiza pe punct de lucru, cont, cod_tert
Scrisori de avertizare catre clienti emise automat cu formate predefinite diverse (marii distribuitori sufera de
lipsa unui astfel de instrument deoarece pierd f. mult timp cu scrisorile de amenintare catre clientii rau
platnici)
Situatia facturilor emise cu plati associate pe tipuri de plati si date de incasare/plata
Situatia ncasarilor pe case_banci /clienti /agent /perioada_emitere /perioada_ncasare /facturi/
document_ncasare/puncte_de_lucru
AGING (Aging Report = imbatrinire pe perioade ) Raport complex privind situatia soldurilor scadente pe
clienti / furnizori pe termene scadente, data efectiva (contabila), data factura cu analiza dinamica pe mai
mult de 3 intervale calendaristice (30,60,90,120 zile)

12. STOCURI:
FUNCTII de baza operare STOC:
Intrari: Nir de la FURNIZOR LA PRET COMPLET pe baza de factura (408/401), Nir de la
puncte de lucru din cadrul grupului pe baza de aviz (481), Retur la furnizor, intrari ocazionale
cu pret , reglaje inventar
Iesiri: Vinzare cu factura pe baza de comanda, vinzare pe baza de aviz la client, iesiri
ocazionale, iesiri pe baza de aviz la TRANSFER in cadrul grupului (481), retur de marfa de
la client (cu factura sau fara)
Rapoarte
a.) Stocuri de materii prime, materiale, produse finite:
Balanta de stoc (STOC_Initial/SOLD_initial, Intrari, Iesiri, Sfinal, pret) in cutuma contabila
romaneasca se mai numeste balanta de stoc SI_IN_IE_SF.
Listare NIR la pret complet (cu posibilitatea listarii la pret de furnizor)
Raport confirmare nir cu toate componentele (Pret_furnizor + taxe_dvi + alte_servicii)
Bon de consum
Situatia intrarilor pe tipuri de intrari/conturi/magazii
Situatia iesirilor pe tipuri de intrari/conturi/magazii
b.) Gestionare Obiecte inventar/angajat (OBINV).
Cumparare OBINV, dare in consum OBINV (pe marca), transfer intre marci (salariati)
Rapoarte balanta de stoc a OBINV, fisa OBINV pe salariat
13. Contabilitate:
Functionalitati de baza:
1. Control si verificare a notelor din toate sub-modulele (Mfixe, Clienti, Furnizori, incasari, plati,
STOC, Salarii, Productie)

Pagina 4/6

www.homecont.ro

2. Preluare usoara si facila prin functie separata a notelor manuale prin intermediul EXCEL
provenite din alte sisteme cum ar fi program de salarii sau alte note gestionate prin alte
programe
3. Validare note contabile si control la nivel de utilizator (cine si cind a contat, modificat sau
sters)
4. Operare tranzactii manuale direct pe cont contabil altele decit cele provenite din module
5. Functie de reevaluare periodica a conturilor de valuta provenite din modulele de clienti,
furnizori valuta si incasari si plati:
-

Functii de reevaluare in modulele cu transmiterea automata a notelor contabile de diferente de


curs valutar si evidentierea lor pe factura / cont;
platile/ncasarile ulterioare reevaluarii tin cont de emiterea notei initiale de curs valutar si de noua
rata de evaluare.

6. Generare si gestionare diferente de curs valutar (665/765) la plata/incasarea facturilor in


valuta provenite de la furnizori si clienti externi.
7. Mecanism de gestionare ACCIZE si Taxa verde necesar in industria de alcool/bere si
electonice cu evidenta pe cont contabil si tip acciza.
8. Inchidere cont 121 cu generare / regenerare pina la inchiderea completa a lunii
9. Lucru cu calendare contabile pe perioade financiare si pe module care se inchid/deschid de
catre administratori.
14. Alte Rapoarte:
1. registru jurnal detaliat (toate notele din luna cu sute de pagini)
2. registru jurnal cumulat prin debitul si creditul conturilor poate nlocui registrul jurnal general detaliat care
poate avea sute/mii de pagini
3. Carte mare; Fisa cont
4. Balanta contabila 8-10 coloane cu sumar pe cont sau detaliat pe analitic: detaliu/cont, sintetic/analitic,
detaliere pe centre de cost cu posibilitatea emiterii in EXCEL.
5. Balanta contabila pe puncte de lucru (fabrici sau filiale)
6. Declaratia 390
7. Declaratia 394
8. Jurnale de Cumparari si Jurnale de vnzari dinamice, configurabile cu numar de coloane variabil conform
modificari 2007 jurnalele sa fie independente si sa fie dinamice putind fi configurate in functie de numarul
de coloane necesare (AIC, LIC, operatii interneRomania: TVA 9%, 24 %, servicii, TAXARE inversa etc.. )

15. Mijloace fixe


Functionalitate
standard
de
inregistrare
MF,
calcul
amortizare
pe
registre/locatii/conturi/numere de inventar.
Rapoarte: diverse rapoarte de analiza Balanta MF, sit. amortizarilor, fisa MF, situatia
intrarilor/iesirilor/transferurilor
16. Alte Programe diverse asociate sistemului care trebuie "sa fie legate" de ERP:

Intrastat
BILANT
Postcalcul necesita analiza si configurari specifice miniproiect separat intotdeauna deoarece
postcalculul de la clientul X nu se potriveste niciodata cu clientul Y

17. MRP 2 :
Daca gestionati stocuri diverse si in cantitati mari atunci MRP este unul din instrumentele
ERP de gestiune si conducere (management) pt. care ati cumparat sistemul asta face
practic toti banii. Daca asta nu exista atunci nu putem discuta despre un ERP si
inseamna ca doriti o alta aplicatie.
Ce face MRP? . MRP este mecanismul prin care putem stabili:
- ce comenzi de vinzare (cu ce articole pe ele) de la clienti sunt inregistrate si sunt
posibile a fi onorate pe perioada analizata (orizont de timp 1-2 luni poate 6 luni);
- ce comenzi de lucru trebuie lansate in productie pe baza comenzilor client?
- ce capacitati de productie se vor incarca si cum le gestionam, care sunt locurile
inguste?
Pagina 5/6

www.homecont.ro

ce materiale/materii prime ne lipsesc acum pentru alimentarea fabricatiei si de la ce


furnizori si in cit timp putem face aprovizionarea - aproape JIT (Just in Time)?
18. Antecalculatia completa a prod. finite si a semifabricatelor (in strinsa legatura cu MRP) ce
cuprinde:
- costul complet ANTECALCULAT la nivel de produs finit
- costul ANTECALCULAT detaliat pe componente semifabricate
- costul ANTECALCULAT detaliat pe componente materiale si materii prime

Pagina 6/6

www.homecont.ro