MATRIZ DE RIES

PROCESO: GESTIN F

(1)
CDIGO

(2)
RIESGO

(3)
DESCRIPCIN

Hace referencia a los mecanismos o medios

Sobreestimacin presupuestal de
utilizados para la programacin del presupuesto
ingresos y/o subestimacin del
sin bases fidedignas, confiables y coherentes
gasto
para su correcta estimacin

Hace referencia a la omisin de los actos

administrativos que emiten los rganos de control
competentes para efectos de uniformidad en la
informacin contable pblica

Desactualizacin del Plan

General de Contabilidad Pblica
(PGCP)

Imcumplimiento, inoportunidad o
Define la inoportunidad en la tenencia de la
inexactitud en la presentacin de
informacin financiera consolidada en informes
informes financieros

Pago inoportuno de las

obligaciones

Expresa el incumplimiento de los pagos de las

obligaciones en las fechas correspondientes

Deterioro y prdida de los

soportes Fsicos.

Se refiere al extravio y/o dao de los documentos

que respaldan los diferentes hechos econmicos,
y que componen el archivo histrico y corriente
del Dpto. de Gestin Financiera.

Incumplimiento de plazos en
respuesta de requerimientos

Se refiere a la extemporaneidad en la respuesta

de las diferentes solicitudes o derechos de
peticin dirigidos al Departamento de Gestin
Financiera

Desconocimiento de principios bsicos en la

Falta de planeacin presupuestal elaboracin y ejecucin del presupuesto y la
gestin financiera

Trmites dispendiosos

El exceso de procedimientos y papeleos diluyen

la responsabilidad de los funcionarios y
fomentan el cobro depeajes para el pago de
cuentas.

Estacionalidad de fondos

Altas sumas de dinero son mantenidas en

cuentas corrientes o en caja sin generar ningn
rendimiento

MATRIZ DE RIESGOS
PROCESO: GESTIN FINANCIERA

(6)
CAUSAS

(7)
CONSECUENCIAS

Designacin de un funcionario incompetente

que desarrolle las actividades de
programacin

Bajo rendimiento en informes de

gestin

Carencia de estudios que soporten las cifras

estimadas

Dficit presupuestal

Fuente de la informacin no verz

Contnuas modificaciones
presupuestales

Falta de planificacin de las partidas

presupuestales de gastos e ingresos

Retrazos y limitacion en la ejecucin de

proyectos

Desconocimiento y/o desactualizacin de la

normatividad vigente

Errores al validar la informacin para el

envio de informes a la Contadura
General de la Nacin

Error en la parametrizacin del aplicativo

Falta de uniformidad con la codificacin

establecida para efectos de registro de
la informacin contable

Incompetencia de los funcionarios

responsables de la informacin
Dificultades de comunicacin con el rgano
competente

Retrasos en los envos de informes

correspondientes, debido a los errores
en la validacin que generan una
homologacin posterior

Falta de planificacin para el registro,

consolidacin y confeccin de informes de los Sancin a la entidad y/o representante
hechos econmicos desarrollados por la
legal
institucin
Incumplimiento de la programacin por
desarrollo de otras actividades necesarias
institucionalmente

Desconfianza de agentes o usuarios

externos

Deficiencia de tipo tecnolgico con el

aplicativo

Error en informacin suministrada por

el sistema. Retraso en la elaboracin
de registros

Falla en los equipos de computo y

Retraso de las actividades a realizar
dependencia de internet para el registro de la
diariamente
informacin
Prdida o error en la informacin
Fallas en el suministro del fluido elctrico
procesada
Ausencia o incumplimiento de un plan anual
mesualizado de caja (PAC)
Carencia de herramientras informaticas para
el efecto de ejecucion y control
Incompentencia del funcionario encargado

Inadecuada programacin de pagos.

Deterioro de la imagen institucional
frente a la prestacion de servicios
Distorcion de los flujos proyectados de
caja

Equivocacin en la informacin enviada a las

Devoluciones de cuentas
Fiducia para el pago de las obligaciones
Recibir la informacin incorrecta o incompleta
Rechazos en los pagos
para determinar la fuente de la obligacion
Falta de recursos
Posibles demandas por no pagos
Clientes insatisfechos

Falta de control de quien desarrolla los

proyectos en los diferentes procesos

Almacenamiento Incorrecto.

Posibles demandas por no pagos

Clientes insatisfechos

Incumplir con trminos mnimos

establecidos por Ley para dar
respuestas a las diversas solicitudes
realizadas a la entidad ya que no se
localizan los soportes

Infraestructura inadecuada para el

almacenamiento seguro.

Demora en la radicacin de la solicitud en el

Departamento de Gestin Financiera desde
su recibo en la oficina de archivo.

Sanciones Disciplinarias - Clientes

Insatisfechos

Dificultad para encontrar la informacion

requerida
Sobre carga laboral

Incumplimiento de trminos.
Ordenar gastos sin facultad legal.
Falta de capacitacin del personal encargado Retardar el pago de obligaciones
de elaborar y ejecutar el presupuesto en
legales.
diferentes dependencias
Traslado irregular de fondos.
Prolongar la vigencia fiscal.
Compra de bienes innecesarios.
Frenar trmites por exceso de requisitos en
procedimimientos
Desconocimiento de los trmites
Falta de compromiso y lealtad de los
funcionarios que coordinan y hacen parte de
los procesos
Falta de control de los proceso

Pagos dobles.
Demora en el pago de obligaciones
legalmente contradas por favorecer
aquellas previamente acordadas.
Prdida de credibilidad en las
entidades

Falta de control en auditoras internas y

externas

Favorecimiento a entidades bancarias

con el propsito de obtener beneficios
personales (prstamos, comisiones,
etc.).

MATRIZ DE RIESGOS
PROCESO: GESTIN FINANCIERA

ANALISIS DE RIESGOS
(8)
VALOR

(9)
PROBABILIDAD

(10)
VALOR

10

Media

Baja

10

Media

20

Alta

Baja

Baja

Baja

Baja

Baja

ESGOS

N FINANCIERA

IESGOS
(11)
IMPACTO

(12)
SEVERIDAD
(Riego Inherente)

Media (Moderado)

20

(13)
CONTROL

Seguimiento a la ejecucin
presupuestal

Leve

Validador del sistema CHIP

Media (Moderado)

20

Programacin de cronograma
de confeccin de informes
financieros

Catastrofico

60

Planeacin oportuna de los

proyectos

10

Vigilancia y control de
insumos, espacio y archivo de
registros y documentos

Media (Moderado)

10

Evaluacin del servicio de

gestin documental en
especial de la conformidad del
procedimiento para la
recepcin, clasificacin y
distribucin de las
comunicaciones oficiales

Alto (Catastrofico)

15

Capacitacin

Alto (Catastrofico)

15

Revisin de procesos y
procedimientos

Alto (Catastrofico)

15

Auditora interna y externa por

Entes de Control

Media (Moderado)

MATRIZ DE RIESGOS
PROCESO: GESTIN FINANCIERA

EVALUACIN DE RIESGOS
(16) ESTA
(14)
(15)
DOCUMENTADO
DESCRIPCIN DEL CONTROL TIPO DE CONTROL
?

Revisar, Analizar y Evaluar el

proceso presupuestal y de
tesorera.

Detectivo

Si

(17) DONDE ESTA

DOCUMENTADO

Matriz de Indicadores del

proceso de gestin
financiera

Antes del envio de la informacin

hacia la Contadura General de
la Nacin se hace una validacin
de los datos para verificar que
los cdigos contables
correspondan a los establecidos
por el Ente de Control para la
Uniformidad de la Informacin
Pblica.a.

Correctivo

SI

Normatividad emitida por

la Contadura General de
la Nacin

Se hace una programacin

cronolgica para la correcta
confeccin de los diversos
informes solicitados a la
Universidad, definiendo
actividades y funcionarios
responsables, para cumplir con
los plazos establecidos por Ley.

Preventivo

Si

Caracterizacin del
Proceso Gestin
Financiera CAR-GF-001

Identificando las necesidades de

gastos durante la planeacin del
proyecto y estudiando el flujo de
caja con el fin de tener recursos
disponibles para ejecutarlos en
forma adecuada

Preventivo

Si

Estatuto presupuestal

forma adecuada

Verificar que el sitio asignado

para el archivo de documentos
sea adecuado para este fin.
vigilancia y control de insumos
comprendido en la solicitud, el
recibo, el uso y los resultados
que se obtengan con los mismos

Preventivo

Si

PRO-GD-002

De acuerdo al flujo de recepcin

de requerimientos, presentar
periodicamente al proceso de
gestin documental informacin
a cerca de la conformidad del
servicio prestado

Correctivo

Si

PRO-GD-001

Desarrollar las habilidades y

destrezas de los servidores en
un proceso de enseanzaaprendizaje de las funciones de
programacin y ejecucin de
presupuesto pblico, de forma
que les permitan un mejor
desempeo en sus labores
habituales.

Preventivo

No

Gestin del mejoramiento

continuo de los procesos y
procedimientos asegurando la
eficacia en los resultados
Realizar un examen de los
procesos y de la actividad
econmica de la organizacin
para confirmar si se ajustan a lo
fijado por las leyes o los buenos
criterios.

Constitucin Poltica de
Colombia
Ley anticorrupcin
Cdigo Contencioso
Administrativo

Preventivo

Preventivo

No

No

Constitucin Poltica de
Colombia
Ley anticorrupcin
Cdigo Contencioso
Administrativo
Constitucin Poltica de
Colombia
Ley anticorrupcin
Cdigo Contencioso
Administrativo

(18)
APLICACIN

(19)
EFICACIA DEL
CONTROL

Si

Media

(20)
FRECUENCIA DEL
CONTROL

Mensual

(21)
VALOR

(22)
PROBABILIDAD

10

Media

Si

Alta

Trimestral

20

Baja

Si

Alta

Mensual

10

Media

Si

Media

Mensual

10

Media

Si

Media

Cada vez que se

requiera

10

Media

Si

Media

Cada vez que se

requiera

10

Media

Si

Alta

Cada vez que se

requiera

10

Media

Si

Alta

Cada vez que se

requiera

10

Media

Si

Alta

Cada vez que se

requiera

10

Media

(23)
VALOR

(24)
IMPACTO

(25)
SEVERIDAD

Media (Moderado)

20

Leve

20

Media (Moderada)

20

Media (Moderado)

20

Media (Moderado)

20

Media (Moderado)

20

Media (Moderado)

20

Media (Moderado)

20

Media (Moderado)

20

MATRIZ DE RIESGOS
PROCESO: GESTIN FINANCIERA

TRATAMIENTO
(26)
ACCIN DE TRATAMIENTO

Capacitacin al personal encargado de elaborar el

presupuesto de las diferentes dependencias

(27)
TIEMPO DE
IMPLEMENTACIN

(28)
COSTO

Un mes (de acuerdo al

cronograma de
programacin del
presupuesto)

Medio

Establecer polticas claras y definidas sobre el control

de la ejecucin del presupuesto para cada
dependencia

Un mes (de acuerdo al

cronograma de
programacin del
presupuesto)

Revisin peridica de la normatividad emitida por el

ente de control

Semanal
Bajo

Establecimiento de canales de comunicacin claros

entre la universidad y el ente de control

Semanal

Hacer constante seguimiento del cumplimiento del

cronograma establecido y de los funcionarios
responsables para la oportuna confeccin de los
Informes financieros.

Semanal

Realizar seguimientos peridicos a la ejecucin de

los diferentes proyectos

Mensual

Bajo

Bajo
Auditorias al presupuesto de cada dependencia.

Seis meses

Auditorias al presupuesto de cada dependencia.

Seis meses

Adquisicin de Muebles para el correcto y seguro

archivo de los diversos documentos emitidos por
Gestin Financiera

Un ao

Medio

Una semana

Bajo

Un ao

Medio

Quince das

Bajo

Control y vigilancia por entes de control internos y

externos

Un mes

Medio

Control y vigilancia por entes de control internos y

externos

Un mes

Medio

Control y vigilancia por entes de control internos y

externos

Un mes

Medio

Delegacin de personal autorizado para el manejo de

los documentos soportes de Gestin Financiera

Adecuacin de Espacios Fsicos exclusivos para el

seguro almacenamiento de los muebles
archivadores.

Establecer una Plantilla de Seguimiento

CODIGO: DOC-GF-004
VERSIN: 2
PAGINA: 1 DE 5

(29)
RESPONSABLE

Rector, Vicerrector
Administrativo y
Financiero, Jefe del
Departamento de Gestin
Financiera

Profesional Universitario
con funciones de contador

Vicerrector Administrativo y
Financiero, Jefe del
Departamento de Gestin
Financiera, Profesional
Universitario con
Funciones de Contador

Jefe del Departamento de

Gestin Financiera

Jefe del Departamento de

Gestin Financiera

Jefe del Departamento de

Gestin Financiera

Rector
Vicerrector Administrativo y
Financiero
Jefe del departamento de
Gestin Financiera
Rector
Vicerrector Administrativo y
Financiero
Jefe del departamento de
Gestin Financiera
Rector
Vicerrector Administrativo y
Financiero
Jefe del departamento de
Gestin Financiera