Sunteți pe pagina 1din 27

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 DECONTAREA CHELTUIELILOR DE

TRANSPORT PENTRU
FUNCIONARII PUBLICI CU
STATUT SPECIAL

Ediia: 1
Revizia: 1
Pagina 1 din 27

PENITENCIARUL ________________

APROB,
Comisar sef de penitenciare ____________
Director
Penitenciarul __________

DECONTAREA CHELTUIELILOR DE TRANSPORT


PENTRU FUNCIONARII PUBLICI CU STATUT
SPECIAL
P/PMDB - 10

Exemplar nr :

Elaborat
Inspector principal

Funcia
CONTABIL EF

Data: 30.09.2011

Semntura

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 DECONTAREA CHELTUIELILOR DE


TRANSPORT PENTRU
FUNCIONARII PUBLICI CU
STATUT SPECIAL

Ediia: 1
Revizia: 1
Pagina 2 din 27

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea ediiei sau,


dup caz, a reviziei n cadrul procedurii operaionale privind decontarea
cheltuielilor de transport

Semnatura
Elemente
privind
responsabilii/
operatiunea

Numele si
prenumele

1.1.

1
Elaborat

2
Inspector principal

1.2.

Verificat

Comisar ef

1.3

Aprobat

Comisar ef

Functia

Data

3
Sef serviciu
financiar
contabil
Director
adjunct
economico
administrativ
Director

2. SITUAIA EDIIILOR I A REVIZIILOR N CADRUL EDIIILOR PROCEDURII


OPERAIONALE
Nr.
crt.

Ediia sau, dup caz, Componenta


revizia n cadrul ediiei
revizuit

Editare cf ordin
946/2005

Modalitatea
reviziei

Data de la care
se
aplic
prevederile
ediiei
sau
reviziei ediiei

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 DECONTAREA CHELTUIELILOR DE


TRANSPORT PENTRU
FUNCIONARII PUBLICI CU
STATUT SPECIAL

Ediia: 1
Revizia: 1
Pagina 3 din 27

3. Lista cuprizand persoanele responsabile cu informarea, aplicarea,verificarea


modului de aplicare i arhivarea procedurii operaionale privind decontarea
cheltuielilor de transport

Scopul

Serviciu/
Compartiment

Functia

1
2
3
3.1. Informare Seviciul paz
Director
i regim
adjunct
Informare Serviciul
Director
reintegrare
adjunct
social
Informare Serviciul
Sef serviciu
logistic
Informare Serviciul
Sef serviciu
producie i
venituri
Informare Serviciul
Medic ef
medical
Informare Serviciul
Contabil ef
financiar
contabil
Informare BRU
Sef BRU
Informare Compartiment
Sef birou
Informatica
Informare Compartiment
Ofiter
Secretariat
secretariat
3.2. Aplicare Financiar
Agent
contabil
administrativ
3.3. Verificare Financiar
Sef serviciu
contabil
financiar
contabil sef
3.4. Arhivare
Financiar
Agent
contabil
administrativ

Nume si
prenume

Data
primirii

Semntura

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 DECONTAREA CHELTUIELILOR DE


TRANSPORT PENTRU
FUNCIONARII PUBLICI CU
STATUT SPECIAL

Ediia: 1
Revizia: 1
Pagina 4 din 27

4. SCOP
4.1. Stabilirea unui set de reguli, operaiuni unitare i responsabiliti privind modul
de decontare a cheltuielilor de transport pentru funcionarii publici cu statut special;
4.2. Stabilirea responsabilitilor privind ntocmirea, avizarea i aprobarea
documentelor privind decontarea cheltuielilor de transport pentru salariaii unitii;
4.3. D asigurri cu privire la existena documentaiei adecvate i a documentelor
justificative necesare unei bune gestionri a fondurilor bneti alocate, precum i
circuitul acestora;
4.4. Asigur continuitatea activitii, inclusiv n condiii de fluctuaie a personalului;
4.5. Sprijinirea auditului i/sau altor organisme abilitate n aciuni de auditare i/sau
control.
5. DOMENIUL DE APLICARE A PROCEDURII OPERAIONALE
5.1. Prezenta procedur se aplic de salariaii Penitenciarului ______
5.2. Prin prezenta procedur se urmrete respectarea modului de acordare a
drepturilor privind decontarea transportului pentru personalul unitii, conform
prevederilor legale n vigoare.
6. DOCUMENTE DE REFERIN
6.1 Legislaie primar
- Hotrrea Guvernului 1398/2007, privind drepturile de transport ale
funcionarilor publici cu statut special din ANP;
- Hotrrea Guvernului 283/2010, pentru modificarea HG 1398/2007, privind
drepturile de transport ale funcionarilor publici cu statut special din ANP;
-

Hotrrea

Guvernului

1860/2006,

privind

drepturile

obligaiile

personalului autoritilor i instituiiilor publice pe perioada delegrii i detarii n alt


localitate, precum i n cazul deplasrii n cadrul localitii n interesul serviciului.
6.2. Legislaie secundar
- Legea 293/2004, privind Statutul funcionarilor publici din sistemul ANP
6.3. Alte documente
- Bugetul de venituri i cheltuieli
- Fia postului
- Alte ordine i precizri
7. Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 DECONTAREA CHELTUIELILOR DE


TRANSPORT PENTRU
FUNCIONARII PUBLICI CU
STATUT SPECIAL

Ediia: 1
Revizia: 1
Pagina 5 din 27

7.1. Definiii ale termenilor


Definiia i/sau, dac este cazul, Actul care
definete termenul

Nr.crt. Termenul
1

Procedur
de lucru

operaional Prezentarea formalizat, n scris, a tuturor


pailor ce trebuie urmai, a metodelor stabilite i
a regulilor de aplicat n vederea realizrii
activitii, cu privire la aspectul procesual

Ediie a unei proceduri Forma iniial sau actualizat, dup caz, a unei
operaionale
proceduri operaionale, aprobat i difuzat

Revizia n cadrul unei Aciunile de modificare, adugare, suprimare


ediii
sau alte asemenea, dup caz, a uneia sau a mai
multor componente ale unei ediii a procedurii
operaionale, aciuni care au fost aprobate i
difuzate

7.2. Abrevieri ale termenilor


Nr.crt.

Abrevierea

Termenul abreviat

DIR

Directorul unitii

DIR EC ADM

Director adjunct economico administrativ

Contabil ef

CT

Contabil

SU

Secretariat

FPPS

Funcionar public cu statut special

Rspunde

Coordoneaz

Informeaz

10

Aprobare

11

Elaborare

12

Verificare

13

Ap

Aplicare

14

Ah

Arhivare

8. DESCRIEREA PROCEDURII

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 DECONTAREA CHELTUIELILOR DE


TRANSPORT PENTRU
FUNCIONARII PUBLICI CU
STATUT SPECIAL

Ediia: 1
Revizia: 1
Pagina 6 din 27

8.1. Generaliti
Prin prezenta procedur se stabilesc paii de urmat n vederea acordrii n
condiii de legalitate a drepturilor de transport pentru funcionarii publici cu statut
special din Penitenciarul_______. De asemenea se stabilesc documentele
justificative care trebuie prezentate n momentul decontrii transportului de ctre
salariaii unitii noastre.
La elaborarea procedurii s-au avut n vedere respectarea criteriilor privind
realitatea, legalitatea i oportunitatea decontrii transportului pentru personalul
unitii, conform reglementrilor legale.
Funcionarii publici din cadrul Penitenciarului _______ au dreptul la
decontarea cheltuielilor de transport n urmtoarele cazuri:
-

deplasare n interes de serviciu;

delegare i detaare;

mutarea n interesul serviciului, cu acordul lor scris, n uniti situate n alte


localiti dect cele n care i au domiciliul sau reedina;

deplasarea pentru efectuarea concediului de odihn, o singur dat pe an;

transportul la i de la locul de munc, dac i au reedina n alt


localitate situat pn la 70 km distan fa Penitenciarul ________.

la i de la locul de munc, atunci cnd se deplaseaz n zilele


nelucrtoare, pentru a intra sau a iei din serviciul de zi pe unitate ori
pentru a executa n afara orelor de program, controale inopinate sau alte
aciuni dispuse;

n alte localiti, pentru a participa la instructaje, cursuri perfecionare,


specializare, convocri, stagii de practic i alte forme de pregtire;

la internarea n spitale, sanatorii, centre de refacere a capacitii de efort;

n cazul n care sunt chemai la organele de urmrire penal sau la


instanele de judecat pentru a da informaii n probleme ce intereseaz
sistemul administraiei penitenciare;

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 DECONTAREA CHELTUIELILOR DE


TRANSPORT PENTRU
FUNCIONARII PUBLICI CU
STATUT SPECIAL

Ediia: 1
Revizia: 1
Pagina 7 din 27

Funcionarii publici cu statut special din Penitenciarul ________

au

dreptul s cltoreasc n urmtoarele condiii:


- cu mijloacele de transport ale unitii, dac se deplaseaz n interesul
serviciului
- cu trenul, n conformitate cu prevederile art. 3 din H.G. nr. 1398/2007( ofierii
la clasa I, pe orice distan; agenii, la clasa I, pe distane mai mari de 300 km i la
clasa a II-a, pe distane de pn la 300 km inclusiv)
- cu mijloace de transport aeriene sau navale, dac se deplaseaz n interesul
serviciului
- cu mijloace de transport auto n comun, dup tarifele stabilite pentru aceste
mijloace;
- cu autoturismul.
Se admit la decontare :
- Costul suplimentelor de vitez i al tichetelor de rezervare a locurilor, pentru toi
funcionarii publici, la orice fel de tren.
- Costul suplimentului de pat la vagonul de dormit i cuet, pentru toii
funcionarii publici, dac acetia cltoresc n interes de serviciu, pe timp de noapte,
pe distane mai mari de 300 km;
- Costul comisioanelor percepute de ageniile de voiaj;
- Cheltuielile pentru transportul efectuat cu mijloace de transport n comun la i
de la aeroport, gar, autogar sau port pn la locul de cazare, ori, dup caz locul
detarii sau delegrii;
- Cheltuielile de transport cu mijloace de transport n comun pe distana de la
locul de cazare i locul detarii sau delegrii;
- taxele pentru trecerea podurilor;
- taxe de traversare cu bacul;
- taxe de aeroport, gar, autogar sau port;
Nu se deconteaz:
-

taxele percepute suplimentar pentru bagaje personale;

cheltuielile de transport al persoanei care are asigurat, de ctre unitate,


transportul gratuit n interesul serviciului;

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 DECONTAREA CHELTUIELILOR DE


TRANSPORT PENTRU
FUNCIONARII PUBLICI CU
STATUT SPECIAL

Ediia: 1
Revizia: 1
Pagina 8 din 27

cheltuielile de transport pentru napoiere, n cazul n care persoana, dup


terminarea delegrii sau detarii, a rmas s i efectueze concediul de
odihn, sau datorit altor cauze de ordin personal;

cheltuielile de transport n cazul n care salariatul ntrerupe delegarea sau


detaarea din cauza unor interese personale.

Nu se deconteaz cheltuielile de transport, pe rutele unde unitatea are


asigurat transportul gratuit pentru personalul unitii.
8.2. Documente utilizate
8.2.1 Documentele necesare evidenei contabile privind decontarea
cheltuielilor de transport, sunt :
-

ordinul de serviciu

Registru de eviden a autoturismelor proprietate personal pentru


personalul care solicit decontarea cheltuielilor de transport

Referat ctre directorul unitii pentru aprobarea deplasrii la i de la locul


de munc cu alte mijloace de transport dect cele ale unitii

Referat privind decontarea transportului

Borderou centralizator cu rutele pe care se deconteaza contravaloarea


treansportului

Situaie centralizatoare

statul de plat

ordonanarea la plat

Documente justificative
Documentele justificative n baza crora se face decontarea sunt :
-

abonamentele, legitimaiile de cltorie, biletele de tren, biletele de avion,


tichetele,

dovada achitrii taxelor ce se pot deconta,( taxele pentru trecerea


podurilor, de traversare cu bacul, de aeroport, gar, autogar sau port, alte
taxe privind circulaia pe drumurile publice), ataate ordinului de serviciu,
vizat de sosire i de plecare n localitatea n care s-a efectuat deplasarea

Documentele justificative trebuie s aib nscrise preul i data eliberrii,


care trebuie s corespund cu perioada n care funcionarul public cu statut
special se afl n misiune.

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 DECONTAREA CHELTUIELILOR DE


TRANSPORT PENTRU
FUNCIONARII PUBLICI CU
STATUT SPECIAL

Ediia: 1
Revizia: 1
Pagina 9 din 27

n cazul deplasrii cu autoturismul, funcionarilor publici cu statut special li se


deconteaz contravaloarea a 7,5 litri carburant la 100 km parcuri pe distana cea
mai scurt dintre localiti, distan care se stabilete prin decizie emis de directorul
unitii, n funcie de condiiile de transport existente.
In acest caz, conductorul autoturismului are obligaia de a prezenta
copia certificatului de nmatriculare i bonul de carburant ( bonul de carburant
trebuie sa fie datat din perioada deplasrii).
Pentru decontarea transportului la i de la locul de munc, precum i
decontarea transportului pe timpul concediului de odihn se vor prezenta
urmtoarele documente justificative :
- referatul de decontare
- copie dup pontaj
- talonul mainii cu care s-a efectuat transportul ( n cazul n care autoturismul
nu este proprietate personal se va prezenta o
- copie dup actul de identitate
Decontarea cheltuielilor de transport se face numai pentru conductorul
autoturismului, chiar dac se deplaseaz mai multe persoane cu aceeai main, n
baza ordinului de serviciu i a documentelor justificative.
8.2.2. Coninutul i rolul documentelor
Ordinul de serviciu, servete ca :
- dispoziie ctre persoana delegat s efectueze deplasarea;
- document pentru decontarea de ctre titularul de avans a cheltuielilor
efectuate;
- document pentru stabilirea diferenelor de primit sau de restituit de titularul
de avans;
- document justificativ de nregistrare n contabilitate.
Se ntocmete ntr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de ctre persoana care
urmeaz s efectueze deplasarea, precum i pentru justificarea avansurilor acordate
la plecarea n misiune.

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 DECONTAREA CHELTUIELILOR DE


TRANSPORT PENTRU
FUNCIONARII PUBLICI CU
STATUT SPECIAL

Ediia: 1
Revizia: 1
Pagina 10 din 27

Registru de eviden a autoturismelor proprietate personal pentru


personalul care solicit decontarea cheltuielilor de transport ( Anexa 1)
Este un document de eviden i control al mijlocelor de transport proprietate
personal aparinnd personalului Penitenciarului _______ care solicit decontarea
cheltuielilor de transport la i de la locul de munc.
Registrul se completeaz de fiecare salariat care are aprobare de deplasare la
i de la locul de munc cu autoturismul proprietate personal i solicit decontarea
cheltuielilor de transport la i de la locul de munc. Completarea se face cronologic,
prin completarea tuturor rubricilor registrului. Nu se admite completarea retroactiv
a registrului.
Cu ocazia verificrilor, comisia numit prin decizia directorului, va
consemna n registru constatrile efectuate.
Referatul ctre directorul unitii pentru aprobarea deplasrii la i de la
locul de munc cu alte mijloace de transport dect cele ale unitii ( Anexa 2),
se ntocmete la nceputul fiecrui an, de ctre personalul unitii care solicit
decontarea transportului la i de la locul de munc.
Referatul pentru decontarea transportului (anexa 3), se ntocmete de
ctre persoanele care solicit decontarea transportului la i de la locul de munc.
Referatul va cuprinde specificaii privind :
-

ruta pentru care se solicit decontarea cheltuielilor

zilele pentru care se solicit decontarea cheltuielilor

declaraie pe proprie rspundere din care s reias c pe ruta respectiv


nu exist mijloce de transport n comun, care s asigure prezena la orele
de program

Borderou centralizator cu rutele pe care se deconteaza contravaloarea


treansportului ( anexa 4)
Se ntocmete folosind programul informatizat Kiut, care spre deosebire de
celelalte programe furnizeaza informaii cu privire la distana parcurs n cadrul
localitii, aa cum prevede HG 1398/2007 (distana dintre localitatea unde i au

10

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 DECONTAREA CHELTUIELILOR DE


TRANSPORT PENTRU
FUNCIONARII PUBLICI CU
STATUT SPECIAL

Ediia: 1
Revizia: 1
Pagina 11 din 27

domiciliul sau reedina i localitatea unde se afl locul de munc se calculeaz n


funcie de traseul parcurs pe cile de transport rutier i reprezint spaiul parcurs
ntre limita de demarcaie a localitii de care aparine administrativ-teritorial unitatea
n cauz i limita de demarcaie a localitii de domiciliu sau de reedin) .
Borderoul centralizator se supune aprobrii la nceputul fiecrui an i se
completeaza pe parcursul anului dac apar rute noi.
Situaia centralizatoare( Anexa 5) se ntocmete n baza referatelor depuse
i a borderoului centralizator al rutelor. Prin ntocmirea acestei situaii centralizatoare
se stabilesc rutele, distanele dus ntors conform referatelor, distanele dus ntors
conform borderoului centralizator al rutelor, numrul de cltorii conform pontajului,
suma cuvenit, calculat pe baza bonului de carburant.
Statul de plat ( Anexa 6) se ntocmete n baza situaiei centralizatoare.

11

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 DECONTAREA CHELTUIELILOR DE


TRANSPORT PENTRU
FUNCIONARII PUBLICI CU
STATUT SPECIAL

Ediia: 1
Revizia: 1
Pagina 12 din 27

8.2.3. Circuitul documentelor


Nr
Crt

1.

3.

4.

5.

Denumirea
documentelor

Ordinul de
serviciu

Registru de
eviden a
mijloacelor de
transport
proprietate
personal
Referatul
pentru
aprobarea
deplasrii cu
alte mijloace
de transport
dect cele ale
unitii

Referat pentru
decontarea
transportului

Borderou
centralizator

Situaia
centralizatoare

Statul de plat

Realizare

Data
ntocmirii

Se ntocmete ntr-un
exemplar, pentru
fiecare deplasare, de
ctre persoana care
urmeaz s efectueze
deplasarea, precum i
pentru justificarea
avansurilor acordate la
plecarea n misiune.

La data
Plecrii n
misiune

Se completeaz de
salariaii care solicit
decontarea
cheltuielilor de
transport la i de la
locul de munc
Se ntocmete de
persoana care solicit
decontarea
cheltuielilor de
transport la i de la
locul de munc

Destinaia

Termen
de
predare
La data
terminrii
misiunii
pentru
decontarea
cheltuielilor
sau
justificarea
avansului

- La secretariatul unitii pentru


ntocmirea i avizarea ordinului de
serviciu la plecarea n misiune
- La persoana pe numele creia se
emite ordinul de serviciu
- La compartimentul financiar
contabilitate dup sosirea din misiune
pentru decontarea cheltuielilor sau
justificarea avansului

Zilnic

Pn la
data de 05
ale lunii
ianuarie

- PC1 pentru completare


- Comisia de control la nevoie
- Com,partimentul financiar pentru
eviden i arhivare

La
nceputul
fiecrui an

Pn la
data de 05
ale lunii
ianuarie

- la secretariatul unitii pentru


nregistrare
- la directorul unitii spre aprobare
- la compartimentul financiar contabil
pentru luare n eviden i arhivare

Se ntocmete de
persoana care solicit
decontarea
cheltuielilor de
transport la i de la
locul de munc

La
expirarea
lunii

Pn la
data de 10
ale lunii
curente
pentru luna
precedent

Se ntocmete de
contabilul cu atribuii
privind calculul
drepturilor bneti
pentru transportul
personalului
Se ntocmete de
contabilul cu atribuii
privind calculul
drepturilor bneti
pentru transportul
personalului
Se ntocmete de
contabilul cu atribuii
privind calculul
drepturilor bneti
pentru transportul
personalului

-La
nceputul
anului i
dup
fiecare
modificare- Lunar

Pn la
data de 10
ale lunii
ianuarie

- la secretariatul unitii pentru


nregistrare
- la compartimentul financiar pentru
calculul sumei cuvenite
- la contabilul ef i directorul
economic al unitii pentru avizare
- la directorul unitii spre aprobare
- la compartimentul financiar contabil
pentru nregistrare i arhivare
- la secretariatul unitii pentru
nregistrare
- la directorul unitii spre aprobare
- la compartimentul financiar contabil
pentru nregistrare i arhivare

Pn la
datta de 13
ale fiecrei
luni

- la contabilul ef i directorul
economic al unitii pentru avizare
- la directorul unitii spre aprobare
- la compartimentul financiar contabil
pentru nregistrare i arhivare

- Lunar

Pn la
datta de 15
ale fiecrei
luni

- la contabilul ef i directorul
economic al unitii pentru avizare
- la directorul unitii spre aprobare
- la compartimentul financiar contabil
pentru nregistrare i arhivare
- la casierie pentru plat

12

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 DECONTAREA CHELTUIELILOR DE


TRANSPORT PENTRU
FUNCIONARII PUBLICI CU
STATUT SPECIAL

Ediia: 1
Revizia: 1
Pagina 13 din 27

8.3. Resurse necesare


8.3.1 Resurse materiale
- acces la baza de date, reea, imprimant, linie telefonic, aplicaii software
- materiale birotic, rechizite, mobilier
- legislaie financiar contabil
8.3.2. Resurse umane
- personalul din cadrul serviciului financiar contabil
8.3.3. Resurse financiare
- Alocaii bugetare i/ sau venituri proprii prevzute n bugetul de venituri i
cheltuieli al Penitenciarului _____________.

8.4. Modul de lucru


8.4.1. Planificarea operaiunilor i a aciunilor activitii
Decontarea cheltuielilor de transport efectuate n interes de serviciu se
face pe baza ordinului de serviciu emis de secretariatul unitii conform Deciziei de zi
pe unitate.
n decizia de zi pe unitate, se va preciza mijlocul de transport cu care
salariatul unitii se va deplasa.
n cazul n care condiiile de transport permit ca funcionarii publici s se
napoieze zilnic n localitatea de domiciliu sau de reedin, dup terminarea
programului de lucru, din localitatea n care sunt trimii n delegare sau detaare, se
pot deconta cheltuielile zilnice de transport sau costul unui abonament lunar de
transport, dac acestea sunt mai mici dect cele pentru plata indemnizaiei de
delegare sau detaare i a cazrii, cu condiia ca prin aceasta s nu se afecteze
bunul mers al activitilor care fac obiectul misiunii.
n acest caz, pe ordinul de serviciu se vor obine vizele de plecare i sosire
pentru fiecare zi de delegare.
n aceast situaie nu se acord indemnizaia zilnic de delegare sau
detaare.
Documentele justificative care se vor prezenta la decontarea cheltuielilor de
transport efectuate n interes de serviciu, sunt:

13

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 DECONTAREA CHELTUIELILOR DE


TRANSPORT PENTRU
FUNCIONARII PUBLICI CU
STATUT SPECIAL

Ediia: 1
Revizia: 1
Pagina 14 din 27

Ordinul de serviciu, completat cu toate datele cerute de formular ( data i


ora plecrii, respectiv data i ora sosirii din deplasare,mijlocul de transport
cu care se face deplasarea, semnturile celor n drept)

Copia documentului prin care se dispune deplasarea ( adres, decizie de


zi pe unitate )

Biletele la mijloace de transport n comun, bonul de carburant, trebuie sa

aib nscrise data emiterii, care trebuie s corespund cu perioada misiunii.


Decontarea cheltuielilor de transport, pn la 70 km, la i de la locul de
munc
Funcionarii publici cu statut special au dreptul la decontarea cheltuielilor de
transport, pn la 70 de km, n situaiile n care se deplaseaz la i de la locul de
munc, dac domiciliaz sau i au reedina n alt localitate fa de cea n care i
desfoar activitatea.
Deplasarea se efectueaz de regul cu mijloacele de transport n comun.
Pentru decontare se vor prezenta abonamente, legitimaii de cltorie, bilete
tren, tichete de transport, dovada achitrii taxelor valabile pentru perioada pentru
care se solicit decontarea, n original. Decontarea se va face cu respectarea
principiului eficienei fondurilor.
Atunci cnd transportul se efectueaz cu auto proprietate personal,
decontarea cheltuielilor de transport se face numai pentru proprietarul sau deintorul
de drept al autoturismului; se deconteaz contravaloarea a 7,5 litri carburant la 100
km parcuri pe distana dintre localitatea unde i au domiciliul sau reedina i
localitatea unde se afl locul de munc.
n cazul n care cu acelai autoturism se deplaseaz i ali funcionari publici cu
statut special acetia nu vor beneficia de decontarea cheltuielilor de transport.
Dac salariaii unitii se deplaseaz n zilele nelucrtoare, pentru a intra sau
a iei din serviciul de zi pe unitate, ori pentru a executa n afara orelor de program
controale inopinate sau alte aciuni dispuse, se pot deconta cheltuielile de transport
pn la limita de demarcaie a localitii unde se afl sediul unitii chiar dac
unitatea are asigurat transportul gratuit pe acele rute, cu condiia ca orarul de
circulaie al mijloacelor de transport n comun, n situaia prezentat mai sus, s nu

14

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 DECONTAREA CHELTUIELILOR DE


TRANSPORT PENTRU
FUNCIONARII PUBLICI CU
STATUT SPECIAL

Ediia: 1
Revizia: 1
Pagina 15 din 27

permit ncadrarea n programul normal de lucru sau n termenul de prezentare la


unitate pentru efectuarea controalelor sau a altor aciuni dispuse.
Decontarea cheltuielilor de transport se face n baza unui referat tipizat de
decontare prevzut n anex, nregistrat la secretariatul unitii i

aprobat de

directorul unitii, dup verificarea de ctre compartimentul financiar - contabilitate a


documentelor justificative anexate la cerere.
Cererea de decontare se va ntocmi lunar pn pe data de 10 ale lunii
urmtoare i va fi nsoit obligatoriu de urmtoarele documente:
-

copia pontajului cu prezena la lucru pentru luna pentru care se solicit

decontarea transportului, avizat de eful ierarhic;


-

copia CI/BI; n cazul reedinei, copia CI/BI va avea meniunea acesteia pe

documentul de identitate;
-

copia permisului de conducere ;

unul sau mai multe bonuri de carburant, emise n perioada pentru care se

solicit decontarea, care s acopere cantitatea de carburant solicitat a se deconta;


nu se accept la decontare, bonurile emise n perioada ct salariatul se afl n
timpul serviciului;
-

certificatul de nmatriculare al autoturismului utilizat;

documentele legale de deinere sau de folosin a autovehicului, n cazul n

care solicitanii sunt doar deintori de drept ai autoturismului cu care s-a efectuat
transportul ( contract vnzare cumprare, procur notarial, contract de comodat );
Conducerea

unitii are dreptul s efectueze verificri cu privire la

corectitudinea datelor nscrise n documentele prezentate la decontare i de a


dispune msuri legale n consecin. n acest sens, n postul de control nr 1, va
exista un registru unde personalul unitii care se deplaseaz la serviciu cu
autoturismul proprietate personal i solicit decontarea cheltuielilor de
transport, va consemna numrul mainii i locul de parcare, precum i
perioada de staionare. Verificarea exactitii datelor nscrise n registru se va
realiza de ctre comisia nominalizat prin decizia directorului Penitenciarului
_________. Comisia va cerifica prin sondaj, i va consemna n registru
prezena autoturismului n parcarea unitii sau la locul de parcare indicat de
persoana care solicit decontarea transportului la i de la locul de munc.

15

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 DECONTAREA CHELTUIELILOR DE


TRANSPORT PENTRU
FUNCIONARII PUBLICI CU
STATUT SPECIAL

Ediia: 1
Revizia: 1
Pagina 16 din 27

Decontarea cheltuielilor de transport n cazul concediului de odihn


n timpul concediului de odihn, funcionarii publici cu statut special au
dreptul, la decontarea cheltuielilor de transport dus-ntors pentru distana dintre
localitatea de domiciliu sau de reedin i localitatea din ar unde i petrec
concediul de odihn.
Dac salariatul unitii efectueaz concediul de odihn n strintate,va
beneficia de decontarea cheltuielilor de transport ntre localitatea de domiciliu sau de
reedin i punctul de trecere a frontierei.
Decontarea se face n baza ordinului de serviciu vizat n localitatea unde
salariaii unitii i-au petrecut concediul de odihn i a documentelor justificative
(certificatul de nmatriculare al autoturismului utilizat, copie CI, un bon fiscal de
carburant, emis n perioada pentru care se solicit decontarea, sau dup caz, bilete
tren, tichete de transport).
n situaia n care efectueaz concediul de odihn fracionat, funcionarul
public cu statut special beneficiaz de decontarea cheltuielilor de transport, o
singur dat pe an .

16

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 DECONTAREA CHELTUIELILOR DE


TRANSPORT PENTRU
FUNCIONARII PUBLICI CU
STATUT SPECIAL

Ediia: 1
Revizia: 1
Pagina 17 din 27

8.4.2. Derularea operaiunilor i activitilor privind decontarea cheltuielilor de


transport
Intrri
R
De la cine? Ce?
1.Decontarea cheltuielilor de transport in interesul serviciului
1.n baza adreselor i Secretariat
Ordin serviciu
Secretariat
deciziilor, secretariatul
unitii emite ordinul
de deplasare
2. Secretariatul pred
persoanei care
Secretariat
Ordin serviciu
Secretariat
urmeaz s execute
aprobat
misiunea, ordinul de
serviciu
3.Dup terminarea
misiunii, salariatul
Persoana
Ordin serviciu
Secretariat
prezint ordinul de
delegat
Documente
serviciu completat,
justificative
nsoit de
documentele
justificative la
directorul unitii
pentru confirmarea
prezentrii la serviciu
4. Dup certificare,
Persoana
Ordin serviciu
Contabilul c
salariatul prezint
delegat
Documente
u atribuii de
ordinul de serviciu i
justificative
calcul a
documentele
drepturilor
justificative la
de personal
compartimentul
financiar pentru calcul
5. Contabilul cu
Contabuilul
Stat plat
Contabilul c
atribuii de calcul a
c u atribuii Ordonanare de u atribuii de
drepturilor de
de calcul a plat
calcul a
personal verific i
drepturilor
drepturilor
analizeaz
de personal
de personal
documentele
justificative i
ntocmete statul de
plat i ordonanarea
la plat
5. Dup ntocmire
Contabilul c Stat plat
Contabilul c
statul de plat i
u atribuii de Ordonanare de u atribuii de
ordonanarea de plat calcul
a plat
calcul a
se prezint spre
drepturilor
drepturilor
avizare i aprobare
de personal
de personal
persoanelor n drept
6.Dup aprobare,
Secretariatul Stat plat
casier
statul de plat se
unitii
Ordonanare de
pred la caseria
plat
unitii pentru plat
Denumire activitate

17

nregistrri

Sefii de
servicii

Secretariat

Ordin
serviciu
aprobat

Secretariat

Ordin
serviciu
aprobat

Secretariat

Ordin
serviciu
Documente
justificative

Contabil ef

Contabil
ef

Ordin
serviciu
Documente
justificative
Baza calcul

Contabil ef

Contabil
ef

Stat plat
Ordonanare
de plat

Contabil ef

Secretariat
ul unitii

Stat plat
Ordonanare
de plat
aprobate

Contabil ef

Stat plat
aprobat

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 DECONTAREA CHELTUIELILOR DE


TRANSPORT PENTRU
FUNCIONARII PUBLICI CU
STATUT SPECIAL
Intrri
R
De la cine? Ce?
2.Decontarea cheltuielilor de transport la i de la locul de munc
1.Zilnic, salariaii care
Salariatii
Registrul de
Fiecare
solicit decontarea
unitii
eviden a
salariat
cheltuielilor, vor completa
mijloacelor de
registrul de eviden a
transport
mijloacelor de transport
proprietate
proprietate personal
personal
1.ntocmirea referatului
Salariatul
Referat pentru Secretariat
pentru aprobarea deplasrii
unitii
aprobarea
la i de la locul de munc cu
deplasrii cu
alte mijloace de transport
alte mijloace
dect acela ale unitii
de transport
dect acela
ale unitii
2.ntocmirea referatului de
Salariatul
Referat pentru Secretariat
decontare transport i
unitii
decontarea
prezentarea acestuia
cheltuielilor de
mpreun cu documentele
transport
justificative la secretariatul
unitii pentru nregistrare
3.Dup nregistrare,
secretariatul pred la
Secretariat Referat pentru Contabilul
serviciul financiar contabil
decontarea
cu atribuii
referatul mpreun cu
cheltuielilor de de calcul a
documentele justificative
transport
drepturilor
pentru verificare si calcul
nregistrat
de
personal
Denumire activitate

4. Contabilul c u atribuii de
calcul a drepturilor de
personal, verific
documentele justificative, si
ntocmete situaia
centralizatoare, conform
rutelor din borderoul
centralizator
5.Centralizatorul, nsoit de
referatele de decontare se
supun avizrii de ctre
contabilul ef, directorul
economico administrativ i
directorul unitii
6. Dup aprobare, Contabilul
c u atribuii de calcul a
drepturilor de personal,
ntocmete statul de plat i
ordonanarea de plat pe
care le prezint spre avizare
i aprobare persoanelor n
drept
7.Dup aprobare, statul de
plat se pred la caseria
unitii pentru plat

Ediia: 1
Revizia: 1
Pagina 18 din 27
I

Secretariat

nregistrri

Referat
pentru
decontarea
cheltuielilor
de transport
nregistrat
Referat
pentru
decontarea
cheltuielilor
de transport
nregistrat

Secretariat

Referat
pentru
decontarea
cheltuielilor
de transport
nregistrat
Referat
pentru
decontarea
cheltuielilor
de transport
nregistrat
Documente
justificative

Contabil
ef

Contabilul
c u atribuii
de calcul a
drepturilor
de pers

Situatie
centralizatoare

Contabilul
cu atribuii
de calcul a
drepturilor
de
personal

Contabil
ef

Contabil
ef

Situatie
centralizatoa
re

Contabilul
cu atribuii
de calcul a
drepturilor
de
personal
Contabilul
cu atribuii
de calcul a
drepturilor
de
personal

Situaie
centralizatoare
Referate de
necesitate

Contabilul
c u atribuii
de calcul a
drepturilor
de
personal
Contabilul
c u atribuii
de calcul a
drepturilor
de
personal

Contabil
ef

Contabil
ef

Situaie
centralizatoa
re
Referate de
necesitate

Contabil
ef

Contabil
ef

Stat plat
Ordonanare
de plat

Secretariat
ul unitii

Stat plat
Ordonanare
de plat

casier

Contabil
ef

Stat plat
Ordonanare
de plat

18

Stat plat
aprobat

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 DECONTAREA CHELTUIELILOR DE


TRANSPORT PENTRU
FUNCIONARII PUBLICI CU
STATUT SPECIAL
Intrri
R
C
De la cine? Ce?
3.Decontarea cheltuielilor de transport pe timpul concediului de odihn
1.n baza referatului
Secretariat
Ordin serviciu
Secretariat
Sefii de
pentru acordarea
servicii
concediului de odihn
i a deciziei de zi,
secretariatul
ntocmete ordinul de
serviciu
2. Secretariatul pred
persoanei care
Secretariat
Ordin serviciu
Secretariat
urmeaz plece n
aprobat
concediu
3.Dup terminarea
concediului, salariatul Persoana
Ordin serviciu
Secretariat
prezint ordinul de
delegat
Documente
serviciu completat,
justificative
nsoit de
documentele
justificative la
directorul unitii
pentru confirmarea
prezentrii la serviciu
4. Dup certificare,
Persoana
Ordin serviciu
Contabilul c Contabil ef
salariatul prezint
delegat
Documente
u atribuii de
ordinul de serviciu i
justificative
calcul a
documentele
drepturilor
justificative la
de personal
compartimentul
financiar pentru calcul
5. Contabilul cu
Contabilul c Stat plat
Contabilul c Contabil ef
atribuii de calcul a
u atribuii de Ordonanare de u atribuii de
drepturilor de
calcul
a plat
calcul a
personal verific i
drepturilor
drepturilor
analizeaz
de personal
de personal
documentele
justificative, verifica
daca salariatul a mai
beneficiat de
decontarea
transportului pe timpul
CO i ntocmete
statul de plat i
ordonanarea la plat
5. Dup ntocmire
Contabilul c Stat plat
Contabilul c Contabil ef
statul de plat i
u atribuii de Ordonanare de u atribuii de
ordonanarea de plat calcul
a plat
calcul a
se prezint spre
drepturilor
drepturilor
avizare i aprobare
de personal
de personal
persoanelor n drept
6.Dup aprobare,
Secretariatul Stat plat
casier
Contabil ef
statul de plat se
unitii
Ordonanare de
pred la caseria
plat
unitii pentru plat
Denumire activitate

19

Ediia: 1
Revizia: 1
Pagina 19 din 27
I

nregistrri

Secretariat

Ordin
serviciu
aprobat

Secretariat

Ordin
serviciu
aprobat

Secretariat

Situatie
centralizatoa
re

Contabil
ef

Ordin
serviciu
Documente
justificative
Baza calcul

Contabil
ef

Stat plat
Ordonanare
de plat

Secretariat
ul unitii

Stat plat
Ordonanare
de plat
aprobate
Stat plat
aprobat

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 DECONTAREA CHELTUIELILOR DE


TRANSPORT PENTRU
FUNCIONARII PUBLICI CU
STATUT SPECIAL

Ediia: 1
Revizia: 1
Pagina 20 din 27

9. Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii


9.1.
Nr.
Crt
1.
2.

2.

3.
3

5.

Activiti
Emitere i ridicare ordin de
deplasare
Prezentarea ordinului de
deplasare la sosirea n
unitate
ntocmire, referat de
decontare a cheltuielilor de
transport
ntocmire
borderou
centralizator al rutelor
Verificarea documentelor
justificative i ntocmirea
situatiei centralizatoare
ntocmirea i aprobarea
statului de plat i a
ordonanrii de plat
Plata drepturilor bneti

DIR

DIR ADJ
EC ADM

CT

FP

Ap

Ap

Ap

E
A

Ap

Ap

Ap
Ap

20

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 DECONTAREA CHELTUIELILOR DE


TRANSPORT PENTRU
FUNCIONARII PUBLICI CU
STATUT SPECIAL

Ediia: 1
Revizia: 1
Pagina 21 din 27

10. Anexe, nregistrri, arhivri

Nr. Denumirea Elaboreaza


Crt anexei
Referat privind Formular
1

2.

3.
4.

Aprob

Nr
ex

decontarea
transportului

tipizat

Director
penitenciar

Borderou
centralizator
privind
decontarea
transportului
Situatia
centralizatoare

Compartiment
financiar

Director
penitenciar

Compartiment
financiar

Director
penitenciar

Stat plat

Compartiment
financiar

Director
penitenciar

Difuzare Arhivare
Loc
Serviciu
financiar
contabil
Serviciu
financiar
contabil

10 ani

Serviciu
financiar

Serviciu
financiar
contabil
Serviciu
financiar
contabil

10 ani

Serviciu
financiar
1

21

Perioada

Salariatii
unitii
Serviciu
financiar
Salariatii
unitii
Serviciu
financiar

10 ani

10 ani

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 DECONTAREA CHELTUIELILOR DE


TRANSPORT PENTRU
FUNCIONARII PUBLICI CU
STATUT SPECIAL

Ediia: 1
Revizia: 1
Pagina 22 din 27

ANEXA 1
Registru de eviden a mijloacelor de transport proprietate personal

Data si ora

Numele i
prenumele
solicitantului

Nr.nmatriculare
autoturism

22

Adresa si
locul de
parcare

Perioada de
stationare/Data
i intervalul
orar

Observaii
comisie de
verificare

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 DECONTAREA CHELTUIELILOR DE


TRANSPORT PENTRU
FUNCIONARII PUBLICI CU
STATUT SPECIAL

Ediia: 1
Revizia: 1
Pagina 23 din 27

ANEXA 2

Aprob,
Director penitenciar
Avizat
Director adjunct economico administrativ
Domnului Comisar ef _______
Director al Penitenciarului _______
Stimate domnule director,
V rog s binevoii a-mi aproba, n conformitate cu prevederile art. 6 aliniatul (1) litera a) din
H.G. 1398/2007 privind drepturile de transport ale funcionarilor publici cu statut special din sistemul
administraiei penitenciare, modificat si completat, decontarea cheltuielilor de transport dus intors, de la domiciliu la locul de munca, avnd n vedere c domiciliez / am reedina n localitatea
________________, situat la ____ de km distan fa de localitatea _____________, unde mi
desfor activitatea.
Deplasarea s-a efectuat cu __________________
Menionez c n luna______________am efectuat____deplasri n timpul programului normal
de lucru i _________deplasri n afara programului de lucru( controale, misiuni, programri n afata
orelor de circulatie a mijloacelor de transport din dotarea unitii)
Declar pe propria rspundere, cunoscnd prevederile Codului Penal cu privire la falsul n
declaraii, faptul c pe ruta ____________( localitatea de domiciliu) _________________(localitatea
de unde unitatea asigur transport, sau dup caz, sediul unitii) , nu exist alt mijloc de transport
(transport n comun sau tren) care s mi asigure prezena la Penitenciarul__________________
conform programului de lucru.
(Se completeaz cnd se solicit decontarea transportului cu auto personal.)
Anexez la prezenta documentele justificative conform procedurii de decontare/deciziei
directorului.
Cu stim,

Gradul, numele, prenumele i


semntura solicitantului

Data______________

____________________
Propun spre aprobare,
Compartiment financiar
Nr deplasri ________________ ___ pe ruta _____________________
Nr deplasri ___________________ pe ruta _____________________
Nr deplasri ____________________ pe ruta _____________________
Suma decontat __________
Verificat
Contabil ef
Contabil financiar ,

23

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 DECONTAREA CHELTUIELILOR DE


TRANSPORT PENTRU
FUNCIONARII PUBLICI CU
STATUT SPECIAL

Ediia: 1
Revizia: 1
Pagina 24 din 27

ANEXA 3
APROB,

BORDEROU CENTRALIZATOR DISTANTE INTRE LOCALITATI


PENTRU DECONTAREA TRANSPORTULUI LA I DE LA LOCUL DE
MUNC
DISTANTA INTRE
LOCALITATI

RUTA

Verificat,

DISTANTA
CONFORM
H.G.
283/2010

DISTANTA
DUS/INTORS

Intocmit,

Avizat

24

OBS

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 DECONTAREA CHELTUIELILOR DE


TRANSPORT PENTRU
FUNCIONARII PUBLICI CU
STATUT SPECIAL

Ediia: 1
Revizia: 1
Pagina 25 din 27

ANEXA 4
Aprob,
Director

Situaia persoanelor care beneficiaz de transportul la i de la locul de munc

Nr.crt.

Nume i
prenume

Ruta de la
... ....pn
la

Nr.km.parcuri
zilnic dusntors

Nr.km.
decontai
zilnic

Contabil ef,

Nr. zile
decontate
aferente
lunii
6

Valoare
litru de
carburant

Valoarea
lunar
decontat

8=5x6x7x7,5%

ntocmit,

Director ec-adm.,

25

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 DECONTAREA CHELTUIELILOR DE


TRANSPORT PENTRU
FUNCIONARII PUBLICI CU
STATUT SPECIAL

Ediia: 1
Revizia: 1
Pagina 26 din 27

ANEXA 5

APROB DIRECTOR,

PENITENCIARUL ________

STAT PLAT DECONTARE TRANSPORT LA I DE LA LOCUL DE MUNC


Nr.
crt.

Nume i prenume

Sum de
plat

CONTABIL EF,

Semntura

INTOCMIT,

26

PROCEDURA - P/PMDB/F 10 DECONTAREA CHELTUIELILOR DE


TRANSPORT PENTRU
FUNCIONARII PUBLICI CU
STATUT SPECIAL

11. Cuprins
Numrul
componentei
din cadrul
procedurii
operaionale

Denumirea componentei
din cadrul procedurii
operaionale

Coperta
Lista cuprinznd persoanele
la care se difuzeaz ediia
sau, dup caz revizia din
cadrul ediiei procedurii
operaionale
Situaia ediiilor i a
reviziilor n cadrul ediiilor
procedurii operaionale
Lista cuprinznd
persoanele la care se
difuzeaz ediia sau, dup
caz revizia din cadrul ediiei
procedurii operaionale
Scopul procedurii
operaionale

Pagina

Domeniul de aplicare

Documente de referin

4
4

Definiii i abrevieri
ale
termenilor
utilizai
n
procedura operaional
Descrierea procedurii

8
9
10
11

Responsabilitati

6- 19
20

Anexe, nregistrri, arhivri


Cuprins

27

21-26
27

Ediia: 1
Revizia: 1
Pagina 27 din 27